Kundenkonten hinzufügen

Ein Firmeninhaber, Administrator oder jeder Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Konten kann neue Kundenkonten erstellen.

Um ein neues Konto zu erstellen:

1. Klicken Sie oben auf„Neu“ und wählen Sie dann „Konto“ aus. Sie können auch auf der Seite „Konten“ auf „Neu“ klicken.

2. Wählen Sie den Kontotyp aus (Privatperson oder Unternehmen) und klicken Sie dann auf „Weiter“. 

3. Auf der Registerkarte„Kontakte“ verknüpfen Sie entweder den bestehenden Kontakt oder erstellen einen neuen: Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein, die mit einem Konto verknüpft ist, und fügen Sie dann deren E-Mail-Adresse hinzu. 

4. Klicken Sie auf„Erstellen“.

Warnung

Vermeiden Sie bei Vor- und Nachnamen die Verwendung von Sonderzeichen, die in Windows-Verzeichnisnamen nicht zulässig sind. Vermeiden Sie beispielsweise Satzzeichen oder Sonderzeichen wie Doppelpunkt (:), Anführungszeichen (”), Schrägstrich (/), umgekehrten Schrägstrich (), senkrechten Strich oder Pipe (|), Fragezeichen oder Sternchen (*). Andernfalls können Sie nicht über das TaxDome fahren.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die nummerierten Elemente in der Seitenleiste„Neues Konto “.

Schritt 1. Konto-Informationen

Ein Konto ist eine Einheit, mit der Sie interagieren. Wählen Sie seinen Typ und einige Einstellungen für Ihr neues Konto.

a. Kundentyp: Wenn Ihr Kunde ein Unternehmen ist, wählen Sie Firma . Wenn es sich um eine Person oder eine Familie handelt, wählen Sie Einzelperson .

b. Kontoname: Dieser Name wird auf der Kundenseite angezeigt. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird der Name aus dem Vor- und Nachnamen des Kontakts (oder aus dem Firmennamen bei der Erstellung eines Firmenkontos) generiert.

c. Firmenname: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie „Firmentyp“ auswählen. Dies wird standardmäßig als Kontoname verwendet. 

d. Adresse: Geben Sie die vollständige Adresse des Kontos ein.

e. Tags: Weisen Sie Tags zu, um Konten zu kategorisieren. Hier erfahren Sie mehr über Tags .

f. Teammitglieder: Gewähren Sie einem oder mehreren Teammitgliedern Zugriff auf ein Konto, indem Sie sie aus der Dropdown-Liste „Teammitglieder“ auswählen. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung. Standardmäßig wird der Zugriff auf ein Konto dem Benutzer gewährt, der das Konto erstellt hat, sowie allen Mitarbeitern mit Standardzugriff auf das Konto .

g. Ordnervorlage: Wenden Sie eine Ordnervorlage an, die benutzerdefinierte Ordner und Unterordner enthält. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird eine vordefinierte Ordnerstruktur mit dem obersten Ordner„Vom Kunden hochgeladene Dokumente“ erstellt. Weitere Informationen zu Ordnervorlagen .

h. Benutzerdefinierte Felder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten erstellt haben, werden diese hier angezeigt. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten CRM hinzufügen können .

Schritt 2. Kontakte

Die tatsächlichen Personen (auch bekannt als Kunden), die Konten bei TaxDome haben, TaxDome immer anhand ihrer Kontaktdaten identifiziert: also mit Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse. Sie müssen mindestens einen Kontakt zu Ihrem Konto hinzufügen – entweder einen neuen erstellen oder einen bestehenden verknüpfen.

a. Kontakte verknüpfen:Wenn Sie ein Konto mit einem bereits hinzugefügten Kontakt verknüpfen möchten, klicken Sie auf diesen Link, geben Sie den Namen des Kontakts ein und klicken Sie dann auf „Hinzufügen”. Andernfalls füllen Sie die folgenden Felder aus, um einen neuen Kontakt hinzuzufügen.

b. Kontakt erstellen: Erstellen Sie weitere Kontakte für dieses Konto.

c. Kontaktdaten: Geben Sie den Vor- und Nachnamen des Kunden ein. Der Name des Ansprechpartners wird automatisch anhand des Standardformatierungsformats generiert.

d. E-Mail:Ein Kunde kann nur dann auf sein Portal zugreifen, wenn seine Kontaktdaten seine E-Mail-Adresse enthalten. 

e.Kontrollieren Sie den Zugriff auf das Konto für jeden Kontakt mithilfe der Umschaltflächen (dies kann später gesamte Kontakte oder einzelne Kontakte betreffen ) :

• Anmelden: Wenn aktiviert, kann der Kontakt auf die TaxDome Mandantenportal um auf das Konto zuzugreifen. Sie können die Anmeldung aktivieren, die Kunden aber später einladen (siehe Abschnitt zum Hinzufügen des Portalzugriffs weiter unten).

• Notify: When toggled on, the contact receives all system notifications (e.g., messages, invoices, organizers, etc.), all emails and bulk emails sent to the account from TaxDome, and all emails sent to the account via pipeline automation .

• Email sync: When toggled on, all emails received from the contact will show in your Inbox+ as well as in the Email tab of the account, and you’ll be able to reply to the contact from TaxDome. All history between your synced email addresses and the contact’s email address will automatically populate on TaxDome and can be accessed in the Email tab of the account. 

f. Primäre Telefonnummer:Die primäre Telefonnummer des Kunden. 

g. Adresse:Fügen Sie die vollständige Adresse des Kontakts hinzu, damit diese übersichtlich und leicht zu finden ist.

h. Tags:Weisen Sie Tags zu, um Kontakte zu kategorisieren. Hier erfahren Sie mehr über Tags .

i. Benutzerdefinierte Felder:Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Kontakte erstellt haben, werden diese hier angezeigt. Erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte CRM hinzufügen können .

j. Erstellen:Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Konto zu erstellen.

Konten können vom Firmeninhaber, vom Administrator oder von jedem Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Konten erstellt werden.  

Folgen Sie diesen Schritten:

1. Starten Sie den Upload-Vorgang auf eine der in Windows-App: Dokumente hochladen beschriebenen Arten . Wählen Sie anschließend den Link Neues Konto erstellen unten im Auswahlfeld.

2. Wählen Sie den Kontotyp (Einzelperson oder Unternehmen) und füllen Sie die Namensfelder aus.

   

3. Im Feld „Kontakte verknüpfen “ können Sie entweder einen bestehenden Kontakt verknüpfen oder einen neuen Kontakt erstellen, indem Sie unten im Fenster auf „Kontakt hinzufügen“ klicken: Geben Sie den Vor- und Nachnamen sowie den Kontaktnamen der mit dem Konto verbundenen Person ein, fügen Sie dann deren E-Mail-Adresse hinzu und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

4. Klicken Sie auf „Erstellen“.

Warnung

Vermeiden Sie bei Vor- und Nachnamen die Verwendung von Sonderzeichen, die in Windows-Verzeichnisnamen nicht verwendet werden können. Vermeiden Sie zum Beispiel Satzzeichen oder Sonderzeichen wie Doppelpunkt (:), Anführungszeichen ("), Schrägstrich (/), umgekehrter Schrägstrich (), senkrechter Strich oder Pipe (|), Fragezeichen oder Sternchen (*). Wenn Ihre Ordnernamen Sonderzeichen enthalten, können Sie über das TaxDome nicht auf Ihre Dateien zugreifen.