Chats (Basic): Anzeigen, Drucken, Archivieren, Löschen

TaxDome gibt Ihnen viele Werkzeuge an die Hand, um die Nachrichten Ihrer Kunden zu verwalten und im Auge zu behalten. Sie können alle Antworten auf einmal oder nur die eines einzelnen Kunden anzeigen. Sie können auch Ihre Chats archivieren, sie wieder öffnen und löschen, herausfinden, wann ein Kunde eine Nachricht erhalten hat, und vieles mehr.

Antwort auf Kundennachrichten

Team members receive an email and a notification in their Inbox+ whenever one of their assigned clients creates a new chat thread, replies to a chat, or changes a task. 

Immer wenn jemand auf ein Thema antwortet, wird die Inbox+ Benachrichtigung aktualisiert; es wird nur eine Benachrichtigung pro Chat-Thread angezeigt. Wenn es eine neue Nachricht in einem Thema gibt, wird die Benachrichtigung aktualisiert und an den Anfang verschoben (mehr über Benachrichtigungen).

Um die neueste Nachricht anzuzeigen und darauf zu antworten, klicken Sie auf den Namen des Themas oder auf den Link Gehe zu....

Hinweis: Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen, wann immer Sie es für nötig halten.

Sie können den Chat eines Kunden ansehen und darauf antworten, indem Sie die Registerkarte " Kommunikation" in dessen Konto aufrufen. Auf der Registerkarte geschieht alles in Echtzeit, genau wie bei DMs. Klicken Sie auf ein Thema, um es anzuzeigen.

In Chat-Themen können Sie das:

• Nachrichten in das Eingabefeld schreiben
• Senden Sie eine Nachricht durch Drücken von ctrl + enter unter Windows oder cmd + enter auf dem Mac
• Vom Kunden hochgeladene Dateien anzeigen und herunterladen
• Hinzufügen, Anzeigen, Herunterladen und Löschen von Dateien, die von Firmen hochgeladen wurden
• Erstellen von Kundenanfragen und Verknüpfen der vorhandenen Anfragen mit Chat-Themen
• Hinzufügen, Überprüfen und Abhaken von Kundenaufgaben

Wenn Sie eine Antwort von einem Kunden erhalten, dessen Konto andere Benutzer umfasst - zwei oder mehr Kontakte, diedas Loginaktiviert haben -wissen Sie immer, wer im Chat-Thread antwortet, da der Name des Kontakts als Autor angezeigt wird.

Alle Chats von Kundenkonten anzeigen 

Um alle Chat-Threads für ein Kundenkonto anzuzeigen, gehen Sie zu Kunden, wählen Sie das Konto aus und öffnen Sie dann die Registerkarte Kommunikation . Der Kreis auf der rechten Seite der Registerkarte " Kommunikation" zeigt an, wie viele ungelesene Chats und SMS-Nachrichten ein Konto hat. Der grüne Punkt auf der Registerkarte Chats zeigt ungelesene Threads darunter an.

Die Seite Chats listet alle Chats für das Kundenkonto auf und sortiert sie chronologisch nach der letzten Antwort. Es gibt auch eine Seite für die SMS-Kommunikation .

Dies ist der Inhalt der Seite Chats:

1. Die Abschnitte Ungelesen und Gelesen. Themen mit ungelesenen Nachrichten befinden sich ganz oben. Ein Thema gilt als gelesen, wenn mindestens ein Firmenmitglied alle darin enthaltenen Nachrichten gelesen hat. Sobald Sie alle Nachrichten gelesen haben, verschwinden die Abschnittsnamen. 
2. Status und Autor. Themen mit ungelesenen Nachrichten sind mit einem grünen Papierflieger-Symbol und einem Punkt gekennzeichnet, während gelesene Themen mit einem lila Papierflieger-Symbol und archivierte Themen mit einem grauen Symbol gekennzeichnet sind. Sie können auch den Namen der Person sehen, die die letzte Nachricht in einem Thema gesendet hat.
3. Betreff und Antwortzeit. Hier werden der Inhalt der letzten Nachricht und das Datum/Uhrzeit des Versands angezeigt, ob angehängte Dokumente vorhanden sind und ob sich Client-Aufgaben in einem Thread befinden.
4. Aufgaben des Kunden status. Hier wird angezeigt, wie viele Aufgaben des Threads von der Gesamtzahl der Aufgaben bereits erledigt wurden. Die Anzahl der unvollständigen Aufgaben ist blau hervorgehoben, die abgeschlossenen Aufgaben sind grau unterlegt.
5. Filtern. Filtern Sie Chat-Threads nach Zeitintervall, Abschluss von Client-Aufgaben oder Thread status (siehe unten).

Chat-Themen filtern

Sie können Ihre Chat-Themen für ein Kundenkonto filtern, indem Sie nur die relevanten anzeigen. So können Sie z. B. schnell alle Threads mit unerledigten Kundenaufgaben oder die archivierten Threads finden. Es gibt drei Möglichkeiten zu filtern:

• Zeitintervall: siehe Chat-Threads mit Antworten oder Client-Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitintervall erstellt wurden.
• Kundenaufgaben: Hier werden Chat-Threads mit unvollständigen oder abgeschlossenen Kundenaufgaben angezeigt, oder wählen Sie Alle , um nur Threads mit Kundenaufgaben anzuzeigen.
• Status: nur Chat-Themen mit der Option Aktiv oder Archiviert status sehen.

Um eine Liste zu filtern, klicken Sie auf  Filter in der oberen rechten Ecke, wählen Sie die gewünschten Filter aus und klicken Sie dann auf Bewerbung. Sie können so viele oder so wenige Filter wie nötig anwenden. 

Sobald Sie die ausgewählten Filter angewendet haben, wird die Liste entsprechend eingegrenzt. Die ausgewählten Filter werden oben in der Seitenleiste Filter angezeigt. Sie können die Filter leicht ändern, indem Sie sie hinzufügen oder löschen; andernfalls klicken Sie auf Zurücksetzen , um alle Filter zu löschen und neu zu beginnen. Hier erfahren Sie mehr über die Anwendung von Filtern.

Verknüpfung von Chat-Themen mit Aufträge

Durch die Verknüpfung von Chat-Threads mit Aufträge können Sie über pipelines einfach auf verbundene Unterhaltungen zugreifen und Details, Kundenanfragen und Aufgaben schnell überprüfen. 

Um ein neues Auftrag zu verknüpfen, gehen Sie auf die Registerkarte " Verknüpft" Aufträge eines Themas und klicken Sie auf "Mit Auftrag verknüpfen", wählen Sie ein oder mehrere Aufträge aus, indem Sie auf die Kontrollkästchen auf der linken Seite klicken, und klicken Sie dann auf " Speichern". Verwenden Sie das Suchfeld, um ein bestimmtes Auftrag zu finden, oder klicken Sie auf die Auf-Ab-Pfeile, um Aufträge nach dem Namen oder pipelines zu sortieren.

Alle verknüpften Aufträge werden auf der Registerkarte Verknüpft Aufträge angezeigt. Klicken Sie auf das X rechts neben dem Namen Auftrag , um die Verknüpfung aufzuheben, oder klicken Sie auf den Namen Auftrag , um die Details auf einer neuen Seite anzuzeigen.

Senden/Verknüpfen von Kundenanfragen

Chats ermöglichen es Ihnen, Kundenanfragen direkt aus Threads heraus zu senden. Auf diese Weise können Sie zusätzliche Informationen oder Dokumente direkt aus dem Chat-Thread anfordern, wenn Sie diese benötigen.

• So erstellen Sie eine neue Anfrage und verknüpfen sie mit dem Chat-Thread:

1. Click Client request.
2. Select New client request.
3. Follow the steps required to create a new client request.

• Zur Verknüpfung einer bestehenden Anfrage oder von Anfragen, die an den Client gesendet wurden:

1. Click Client request.
2. Wählen Sie Aus dem Vorhandenen auswählen.
3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben allen Kundenanfragen, die Sie benötigen, und klicken Sie auf Senden.

Ihre Kunden sehen die Anfrage Vorschau (Name und Symbol) und einen direkten Link zu ihr:

Bearbeiten Sie Ihre Nachrichten

Teammitglieder können Nachrichten bearbeiten, die sie in den letzten 24 Stunden gesendet haben. Wenn Sie also Änderungen an einer Nachricht vornehmen müssen:

1. Eröffnen Sie einen Chat-Thread.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Nachricht und wählen Sie dann Bearbeiten.

3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Textfeld vor und drücken Sie dann ✔, um die Änderungen zu übernehmen, oder X, um sie zu verwerfen.

Hinweis! Die Bearbeitung von Nachrichten ist für Ihre Kunden nicht möglich. Sie können auch keine von anderen gesendeten Nachrichten bearbeiten.

Löschen Sie Ihre Nachrichten

Nur ein Firmeninhaber und ein Administrator können ihre eigenen Nachrichten löschen. To do so:

1. Eröffnen Sie einen Chat-Thread.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Nachricht und wählen Sie dann Löschen

Hinweis! Wenn Sie eine Nachricht mit angehängten Dokumenten löschen, werden diese Dokumente auch aus der Registerkarte " Dokumente" des Chatverlaufs entfernt.

Sehen Sie, welche Nachrichten eingegangen sind und gelesen wurden

Graue oder grüne Häkchen erscheinen neben jeder Nachricht, die Sie oder eines der Teammitglieder gesendet haben. Alle Teammitglieder sehen immer, ob die Nachricht der Kanzlei von einem Kunden gelesen wurde, unabhängig davon, wer sie gesendet hat.

Was die Häkchen bedeuten, erfahren Sie hier:

Die Nachricht wurde erfolgreich gesendet.

Der Kunde hat die Nachricht gelesen. Wenn mehrere Benutzer mit dem Kundenkonto verbunden sind, zeigen grüne Häkchen an, dass mindestens einer die Nachricht gelesen hat.

Der Kunde sieht nicht, ob Sie seine Nachrichten gelesen haben. Daher müssen Sie sich nicht gezwungen fühlen, sofort zu antworten, damit er nicht denkt, Sie würden ihn ignorieren. 

Filtern Sie Ihre Kontoliste, um zu sehen, welche Kunden offene Fragen oder ungelesene Nachrichten haben:

1. Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann auf Filter.

2. Wählen Sie Chats in der Dropdown-Liste aus und markieren Sie die gewünschte Option:

• Aktiv: alle Konten mit aktiven Chat-Themen.
• Ungelesen: alle Konten mit ungelesenen Chat-Themen.
• Archiviert: alle Konten mit archivierten Chat-Themen.

Chats drucken

Um einen Chat-Thread auszudrucken, klicken Sie auf die drei Punkte ganz oben rechts im Chat-Fenster und wählen dann Drucken aus der Dropdown-Liste.

Chat-Themen archivieren und wieder öffnen

Sobald Sie alle benötigten Informationen von einem Kunden in einem Chat-Thread erhalten haben, archivieren oder löschen Sie ihn, um Unordnung zu vermeiden. Wenn Sie einen Chat-Thread archivieren, haben Sie immer noch Zugriff auf ihn. Wenn er jedoch noch unvollständige Aufgaben enthält, können die Kunden diese nicht mehr auf ihrer Website dashboard einsehen.

Um Chat-Threads zu archivieren, klicken Sie auf die drei Punkte ganz oben rechts, dann auf Archivieren und anschließend im Popup-Fenster Chat archivieren auf Ja.

Standardmäßig werden die Chat-Themen nach dem aktiven status gefiltert. Um zwischen den angezeigten Chats zu wechseln, wenden Sie die Filterung nach dem Chat an status. Um sowohl aktive als auch archivierte Chats anzuzeigen, setzen Sie die Filter zurück. 

Wenn Sie ein Chat-Thema archivieren, aber später feststellen, dass Sie es brauchen, öffnen Sie es erneut.

1. Gehen Sie auf die Seite Chats auf der Registerkarte Kommunikation des Kundenkontos.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter ganz rechts auf der Seite, wählen Sie Archiv aus dem Status und klicken Sie auf Anwenden.
3. Öffnen Sie den Chat-Thread, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts im Chat und dann aufWieder öffnen.

Archivierte Chats werden automatisch aktiv, wenn die folgenden Aktionen im Thema durchgeführt werden (entweder von der Firma oder einem Kunden):

• Versenden einer neuen Nachricht
• Versenden, erneutes Versenden oder Bearbeiten von Kundenaufgaben
• Adding a new or existing client request
• Hochladen von Dokumenten

Chat-Themen als ungelesen markieren

Sie können ein Chat-Thema zurück in den Abschnitt " Ungelesen" verschieben, so dass es am Anfang der Liste angezeigt wird. Um einen Chat-Thread als ungelesen zu markieren, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Chat-Thread und wählen Sie Als ungelesen markieren.

Chat-Themen löschen

Im Gegensatz zu archivierten Nachrichten-Threads können gelöschte Threads nicht wiederhergestellt werden. So entfernen Sie ein Chat-Thema dauerhaft:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Chat-Thread und dann auf Löschen.

2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster " Chat löschen" auf "Löschen".