Mit Kunden-Chat-Threads arbeiten
Kunden-Chat-Threads organisieren Unterhaltungen nach Themen – wie Steuererklärung 2024, Gehaltsabrechnung oder Kontoauszugsantrag –, sodass Sie ganz einfach durch Ihren Nachrichtenverlauf navigieren und mehrere Diskussionen mit demselben Kunden verfolgen können. Weisen Sie Threads bestimmten Teammitgliedern zu, um Verantwortlichkeiten zu klären, nach status Bearbeiter zu filtern und sicherzustellen, dass keine Unterhaltung unbeantwortet bleibt.
Chat-Threads anzeigen
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Um alle Chat-Threads mit allen zugewiesen anzuzeigen, gehen Sie zu „Kommunikation“ > „Chat“.
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Um Threads mit einem bestimmten Kunden anzuzeigen, gehen Sie zu Kunden > Konten > Kommunikation > Chat.
Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten wird durch einen grünen Kreis neben dem Abschnitt „Kommunikation“ und der Registerkarte „Kommunikation“ innerhalb des Kontos angezeigt. Chats werden chronologisch nach der letzten Antwort sortiert. Das finden Sie auf der Seite „Chats “:
a. Ungelesene und gelesene Threads. Threads mit ungelesenen Nachrichten befinden sich oben und sind mit einem grünen Punkt markiert. Ein Thread wird als gelesen markiert, wenn mindestens ein Mitglied des Unternehmens alle darin enthaltenen Nachrichten gelesen hat.
b. Autor und Kontoname. Sie können den Namen des Kontos und der Person sehen, die die letzte Nachricht in einem Thread gesendet hat.
c. Betreff und Antwortzeit. Hier werden der Inhalt der letzten Nachricht und das Datum/die Uhrzeit der Übermittlung angezeigt, ob Anhänge vorhanden sind und ob Client-Aufgaben in einem Thread enthalten sind.
d. status der Client-Aufgaben. Hier wird angezeigt, wie viele Aufgaben im Thread von der Gesamtzahl der Aufgaben abgeschlossen wurden.
Auf dem Chats- Bildschirm sind die Client-Threads in die Registerkarten „Aktiv“ und „Archiviert“ unterteilt und chronologisch angeordnet. Jeder Thread zeigt seinen Betreff, ungelesene Nachrichten (mit einem roten Symbol gekennzeichnet) und abgeschlossene oder noch nicht abgeschlossene Client-Aufgaben an, sodass Sie die relevantesten Konversationen schnell finden und beantworten können.
Chat-Threads zuweisen
Kunden-Chat-Threads können einzeln oder in großen Mengen bestimmten zugewiesen werden zugewiesen um Kundengespräche effektiver zu verwalten. Der Avatar des Bearbeiters wird sowohl in der Kopfzeile des Threads als auch in der Liste angezeigt, um die Identifizierung zu erleichtern.
Sie können Ihre Aufgaben ganz einfach im Bereich „Kommunikation“ unter zugewiesen Threads“ verwalten.
Erfahren Sie mehr über die Zuweisung von Threads, um Threads zuzuweisen und die Zuweisung aufzuheben, nach Zuweisungsempfänger zu filtern oder mehrere Threads gleichzeitig mithilfe von Massenaktionen zuzuweisen, in dem speziellen Artikel .
Chat-Themen filtern
Sie können Ihre Chat-Threads filtern, indem Sie nur die relevanten anzeigen. Durch das Filtern können Sie beispielsweise schnell alle Threads mit unvollständigen Kundenaufgaben oder solche, die archiviert wurden, finden. So filtern Sie eine Liste:
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Klicken Sie oben rechts in der Chatliste auf „Filter “.
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Wählen Sie die Filter aus. Sie können so viele Filter auswählen, wie Sie benötigen:
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Der Filter steuert, welche Threads Sie basierend auf Ihrer Zugriffsebene sehen können.
- Alle Konten (Standard): Zeigen Sie Threads aus allen Kundenkonten an, auf die Sie Zugriff haben.
- Gefolgte Konten: Zeige nur Threads von Konten an, denen du folgst.
- Teammitglied: Zeigen Sie nur Threads von Konten an, zugewiesen Sie zugewiesen sind (am besten geeignet, um sich auf Ihre direkten Aufgaben zu konzentrieren).
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Der Kontenfilter zeigt Threads von einem oder mehreren bestimmten Kundenkonten an. Verwenden Sie diese Funktion, um vor einem Meeting die gesamte Kommunikation mit einem bestimmten Kunden zu überprüfen oder sich auf eine Untergruppe von Kunden zu konzentrieren.
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Der Filter status“ zeigt Threads basierend auf der Zuweisung an. Wählen Sie zugewiesen , um Threads anzuzeigen, zugewiesen bestimmten Teammitgliedern zugewiesen . Wählen Sie nicht zugewiesen , um Threads anzuzeigen, die noch keinem Teammitglied zugewiesen .
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Der Zeitintervallfilter zeigt Threads mit Aktivitäten innerhalb eines ausgewählten Datumsbereichs an. Legen Sie das Start- und Enddatum fest, um Konversationen aus einem bestimmten Zeitraum zu finden (z. B. um die Kommunikation während der Steuersaison zu überprüfen oder Berichte für bestimmte Zeiträume zu erstellen).
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Der Filter „Kundenaufgaben“ zeigt Threads basierend auf status Aufgabe an. Wählen Sie „Alle“, um alle Threads unabhängig vomstatus Aufgabe anzuzeigen, „Unvollständig“, um Threads mit ausstehenden Kundenaufgaben anzuzeigen, oder „Abgeschlossen“, um Threads anzuzeigen, bei denen alle Kundenaufgaben erledigt sind. Hilfreich für die Nachverfolgung ausstehender Anfragen und die Überwachung der Reaktionsfähigkeit von Kunden.
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Status Der Filter zeigt Threads basierend auf status aktiven oder archivierten status an. Wählen Sie „Aktiv“ für derzeit aktive Threads (Standardansicht) oder „Archiviert“ für Threads, die Sie zur Aufbewahrung archiviert haben. Das Archivieren von Threads hilft Ihnen dabei, Ihren aktiven Arbeitsbereich aufzuräumen und gleichzeitig den Zugriff auf historische Kommunikation zu behalten.
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Der Filter status zeigt Threads basierend auf status an. Wählen Sie „Alle“, um sowohl gelesene als auch ungelesene Threads anzuzeigen (Standard), oder „Ungelesen“, um nur Threads mit ungelesenen Nachrichten anzuzeigen. Dies ist entscheidend, um keine Kundennachrichten zu verpassen und Antworten zu priorisieren.
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Klicken Sie auf„Anwenden“.
Sobald Sie Filter angewendet haben, wird die Liste entsprechend eingegrenzt. Sie können die Filter ganz einfach ändern, indem Sie Filter hinzufügen oder löschen oder alle Filter löschen, indem Sie auf „Zurücksetzen“ klicken. Hier finden Sie weitere Informationen zum Anwenden von Filtern .
Konto-Liste nach Chat-Thread status filtern
Sie können Ihre Kundenliste filtern, um zu sehen, welche Kunden offene Fragen oder ungelesene Nachrichten haben:
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Gehen Sie zu „Kunden > Konten“ und klicken Sie dann auf „Filter“.
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Wählen Sie „Chats“ aus dem Dropdown-Menü und aktivieren Sie die gewünschte Option:
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Aktiv: alle Konten mit aktiven Chat-Threads.
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Ungelesen: alle Konten mit ungelesenen Chat-Threads.
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Archiviert: alle Konten mit archivierten Chat-Themen.
Chat-Threads archivieren und aus dem Archiv entfernen
Sobald Sie alle erforderlichen Informationen von einem Kunden in einem Chat-Thread erhalten haben, können Sie diesen archivieren oder löschen , um Unordnung zu vermeiden. Wenn Sie einen Chat-Thread archivieren, haben Sie weiterhin Zugriff darauf. Wenn jedoch noch unvollständige Aufgaben vorhanden sind, können Kunden diese nicht auf ihrem dashboard anzeigen.
Chat-Threads archivieren
So archivieren Sie einen Chat-Thread:
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Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts.
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Thread archivieren
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Klicken Sie im Popup-Fenster auf „Archiv “.
Sie können auch mehrere Chat-Threads gleichzeitig archivieren .
Tippen Sie lange auf einen Chat-Thread und wählen Sie „Archivieren“.
Archivierte Chat-Threads anzeigen
Standardmäßig werden Chat-Threads nach dem status „Aktiv“ gefiltert. Um zwischen den angezeigten Chats zu wechseln, wenden Sie die Filterung nach status an. Um sowohl aktive als auch archivierte Chat-Threads anzuzeigen, setzen Sie die Filter zurück.
Tippen Sie oben im Chat- Bildschirm auf „Archiviert“, um archivierte Chats anzuzeigen.
Chat-Threads aus dem Archiv entfernen
Wenn Sie einen Chat-Thread archivieren, später jedoch feststellen, dass Sie ihn benötigen, können Sie ihn wieder öffnen.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter“ ganz rechts auf der Chat-Seite und wählen Sie „Archivieren“ aus der Status und klicken Sie auf „Übernehmen“.
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Öffnen Sie den Chat-Thread, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts im Chat und dann auf „Thread aus Archiv entfernen“.
Sie können auch mehrere Chat-Threads gleichzeitig aus dem Archiv entfernen .
Archivierte Chats werden automatisch aktiv, wenn die folgenden Aktionen im Thread durchgeführt werden:
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Senden, erneutes Senden oder Bearbeiten von Kundenaufgaben
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Hinzufügen einer neuen oder bestehenden Mandantenanfrage
Tippe im Tab „Archiviert “ lange auf einen Chat-Thread und wähle „Wiederherstellen“.
Chat-Themen löschen
Im Gegensatz zu archivierten Nachrichten-Threads können gelöschte Threads nicht wiederhergestellt werden.
Der Firmeninhaber und ein Administrator können beliebige Chat-Threads löschen, während Teammitglieder nur die von ihnen erstellten Threads löschen können. Um einen Chat-Thread dauerhaft zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts im Chat-Thread, wählen Sie „Löschen“ und bestätigen Sie die Aktion im Popup-Fenster.
Sie können auch mehrere Chat-Threads gleichzeitig löschen .
Chat-Threads als ungelesen markieren
Sie können einen Chat-Thread als ungelesen markieren, um sich daran zu erinnern, später darauf zurückzukommen. Klicken To do auf die drei Punkte ganz rechts im Chat-Thread und wählen Sie „Als ungelesen markieren“.
Sie können auch mehrere Chat-Threads gleichzeitig als gelesen oder ungelesen markieren .
Chat-Thread drucken
Um einen Chat-Thread auszudrucken, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts im Chat-Thread-Fenster und wählen Sie dann „Drucken“ aus dem Dropdown-Menü.
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