Aufträge (Grundlegend): Elemente verknüpfen mit Aufträge

Elemente (wie Aufgaben, Rechnungen, Zahlungen und Dokumente) werden automatisch mit Aufträge verknüpft, sobald Automatisierungen ausgelöst werden. Sie können verschiedene Elemente auch manuell mit Aufträge verknüpfen, damit sie bei Bedarf sofort verfügbar sind.

Verknüpfte Elemente, erklärt

Elemente können mit Aufträge entweder durch Hinzufügen von Automatisierungen oder manuell verknüpft werden. Während das Hinzufügen verschiedener Elemente zu einer pipeline mit Hilfe von Automatisierungen eine Änderung der Vorlage erfordert, ermöglicht die manuelle Verknüpfung die Verfolgung aller zugehörigen Daten von Auftraginnerhalb einer pipeline zu verfolgen, ohne die Vorlage zu ändern.

Elemente manuell verknüpfen

Bevor Sie beginnen, Elemente mit Aufträge zu verknüpfen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Eine Auftrag kann eine beliebige Anzahl von verknüpften Elementen haben.
• Eine Notiz, Mandantenanfrage, ein Chat, ein Vorschlag & EL, ein Dokument, Zeiteintrag, eine Rechnung, eine Zahlung, Fragebogen, eine Wiki-Seite, ein Vorschlag oder Auftrag können mit einer beliebigen Anzahl von Aufträge verknüpft werden.
• Ein Aufgabe kann nur mit einem Auftrag verknüpft werden. Wenn ein Aufgabe bereits mit einem Auftrag verknüpft ist, können Sie es nicht mit einem anderen Auftrag verknüpfen. Wenn Sie die Verknüpfung eines Aufgabe mit einem Auftrag aufheben, können Sie es mit einem anderen Auftrag verknüpfen.

So verknüpfen Sie Elemente einer Karte Auftrag :

• Um ein vorhandenes Element zu verknüpfen, klicken Sie auf Verknüpfen, wählen Sie den Elementtyp und die zu verknüpfenden Elemente aus. Speichern Sie dann die Änderungen auf der Karte Auftrag .

• Um ein neues Element zu verknüpfen, ohne die Karte Auftrag zu verlassen, klicken Sie auf Neu und wählen Sie den Elementtyp. Geben Sie die Elementdetails ein und speichern Sie die Änderungen in der Karte Auftrag .

Sobald die Elemente verknüpft sind, erscheinen sie unter dem entsprechenden verknüpften Abschnitt auf der rechten Seite der Karte Auftrag . Klicken Sie auf x, um nicht mehr benötigte Elemente von einer Auftrag zu entfernen (dadurch werden sie nicht von anderen Stellen auf TaxDome gelöscht).

Für einige Elemente benötigen Sie bestimmte Zugriffsrechte, um sie zu verknüpfen. Hier sind die Details:

Identifizieren Sie unfertige Elemente im Zusammenhang mit Aufträge

Für einige Auftrag sind bestimmte Benutzeraktionen erforderlich (entweder von einem Teammitglied oder einem Kunden), für andere nicht. Sie können jederzeit in der Kanban-Ansicht oder auf der Auftrag feststellen, ob es unerledigte Elemente gibt.

In der Kanban-Ansicht

Die Überprüfung der ausstehenden Maßnahmen in der Kanban-Ansicht ist für eine schnelle Analyse praktisch. Auf diese Weise können Sie sehen, welche Aufträge blockiert sind, und die zu erledigenden Aufgaben priorisieren.

Wenn es innerhalb eines Auftrag ausstehende Elemente gibt, wird ein Zähler angezeigt. Die Zahl gibt die Anzahl der unerledigten Elemente an, während die Farbe je nach Fälligkeitsdatum von Aufgabe und Auftrag unterschiedlich ist. Wenn das Fälligkeitsdatum für den Auftrag festgelegt ist, richtet sich die Farbe danach, trotz des Fälligkeitsdatums der verknüpften Aufgabe. Wenn es nicht festgelegt ist, basiert es auf dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe:

Sowohl der Auftrag als auch die verlinkte Aufgabe haben kein Fälligkeitsdatum. 

Entweder der Auftrag oder die damit verbundene Aufgabe ist überfällig. 

Entweder der Auftrag oder die damit verbundene Aufgabe haben eine dreitägige oder kürzere Frist.

Entweder der Auftrag oder die damit verbundene Aufgabe haben eine Frist, die noch nicht zu kurz ist.

Alle Auftrag Elemente für die Stufe sind abgeschlossen. Das Häkchen erscheint nur, wenn der Schalter Automove Aufträge für das aktuelle Stufe ausgeschaltet ist oder wenn es sich um das letzte Stufe der pipeline. Wenn der Schalter "Automove Aufträge " eingeschaltet ist, wird Auftrag automatisch zum nächsten Stufe verschoben.

Wenn es keine Elemente gibt, die Aktionen erfordern, wird der Zähler nicht angezeigt.

In der Auftrag

Wenn Sie eine Auftrag öffnen, können Sie alle Elemente überprüfen, von denen der Automove- und der benutzerdefiniertestatus abhängen:

• Wenn die automatische Verschiebung für die aktuelle Stufe aktiviert ist und derstatus nicht in den benutzerdefinierten Status geändert wurde, zeigt die Auftrag alle ausstehenden Aktionen an, die abgeschlossen werden müssen, damit der Auftrag automatisch in die nächste Stufe verschoben werden kann. 

Wenn der Auftrag keine verknüpften Aktionselemente hat und die automatische Verschiebung aktiviert ist, wird eine Meldung angezeigt, dass mindestens ein Auslöser erforderlich ist, damit er funktioniert.

• Wenn derstatus in einen benutzerdefinierten Status geändert wurde, werden alle ausstehenden Aktionen angezeigt, die abgeschlossen werden müssen, um denstatus in Aktiv zu ändern. Wenn Sie auf die drei Punkte neben dem ausstehenden Element klicken, können Sie die Verknüpfung mit dem Auftrag aufheben oder das Element vollständig löschen. 

Zusätzlich werden alle verknüpften Entitätstypen in Tabellen im Abschnitt Verknüpfte angezeigt. Wenn die Arbeit an der Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist (z.B. derstatus Aufgabe ist nicht " Abgeschlossen" oder " Storniert"), zeigt die Spalte " Automove" an, ob diese Aufgabe Auswirkungen auf den Automove oder die status hat:

Auswirkungen automove zur nächsten Stufe.

Ändert den status in "Aktiv" (falls sich der Auftrag derzeit im benutzerdefinierten status befindet).

Umgang mit unvollendeten Elementen beim Umzug Aufträge

Wenn Sie einen Auftrag mit unfertigen Elementen manuell verschieben oder den benutzerdefinierten status ändern, wird ein Pulldown-Menü angezeigt, in dem Sie auswählen können, was mit diesen Elementen to do . Details dazu finden Sie weiter unten:

• Unerledigte Aufgaben
• Anhängige Organisatoren
• Anhängige Kundenanfragen
• Nicht unterzeichnete Vorschläge
• Dokumente, die zur Zahlung anstehen (durch Rechnungen gesperrt)
• Anhängige Dokumente Signatur
• Zur Genehmigung anstehende Dokumente
• Anstehende Kundenaufgaben in Chats
• Nicht bezahlte/teilweise bezahlte Rechnungen

Unerledigte Aufgaben

• Beauftragte: Hier können Sie Aufgabe Empfänger hinzufügen, löschen oder ändern.
• Vollständig markieren: Dies ändert die status der Aufgabe in Erledigt.
• Ignorieren: Wenn Sie den benutzerdefinierten status wieder auf Aktiv setzen, wird die Aufgabe als Automove-Auslöser für die aktuelle Stufe hinzugefügt.
• Zum nächsten Stufe: Hiermit wird Aufgabe zum nächsten Stufe verschoben, ohne dessen status zu ändern.
• Löschen: Damit wird die Seite Aufgabe aus der Auftrag gelöscht.
• Link aufheben: Dies hebt die Verknüpfung zwischen Aufgabe und Auftrag auf. (Es ist weiterhin verfügbar, aber nicht mehr mit Auftrag verknüpft.)

Anhängige Organisatoren

• Zur nächsten Stufe verschieben: Verschiebt den Fragebogen auf die nächste Stufe , ohne seinen status zu ändern.
• Ignorieren: Wenn der benutzerdefinierte status wieder auf Aktiv gesetzt wird, fügt dies den Fragebogen als Automove-Auslöser für die aktuelle Stufe hinzu.
• Link aufheben: Dies hebt die Verknüpfung zwischen Fragebogen und Auftrag auf. (Sie ist dann zwar noch verfügbar, aber nicht mehr mit Auftrag verknüpft).
• bestätigen. Dadurch wird die Seite Fragebogen status in Erledigt geändert. Sie können dies unabhängig davon tun, ob die Fragebogen unbeantwortete Fragen enthält.

Anhängige Kundenanfragen 

• Zur nächsten Stufe verschieben: Verschiebt die Client-Anfrage in die nächste Stufe , ohne ihren status zu ändern.
• Ignorieren: Wenn der benutzerdefinierte status wieder auf Aktiv gesetzt wird, werden die Client-Anfragen als Automove-Auslöser für die aktuelle Stufe hinzugefügt.
• Verknüpfung aufheben: Damit werden die Client-Anfragen vom Auftrag entkoppelt. (Sie sind dann zwar noch verfügbar, aber nicht mehr mit dem Auftrag verknüpft.)
• bestätigen. Dadurch wird der status der Kundenanfragen auf Erledigt geändert. Sie können dies unabhängig davon tun, ob die Kundenanfragen unbeantwortete Fragen enthalten.

Nicht unterzeichnete Vorschläge

• Zum nächsten Stufe: Hiermit wird der Vorschlag zum nächsten Stufe verschoben, ohne seinen status zu ändern.
• Ignorieren: Wenn Sie den benutzerdefinierten status wieder auf Aktiv setzen, wird der Vorschlag als automatischer Auslöser für die aktuelle Stufe hinzugefügt.
• Link aufheben: Damit wird die Verknüpfung des Vorschlags mit der Website Auftrag aufgehoben (der Vorschlag ist zwar noch verfügbar, aber nicht mehr mit der Website Auftrag verknüpft).

Dokumente, die zur Zahlung anstehen (durch Rechnungen gesperrt)

• Zum nächsten Stufe: Hiermit werden die Dokumente zum nächsten Stufe verschoben.
• Ignorieren: Wenn Sie den benutzerdefinierten status wieder auf Aktiv setzen, wird das Dokument als automatischer Auslöser für die aktuelle Stufe hinzugefügt.
• Link aufheben: Dies hebt die Verknüpfung des Dokuments mit Auftrag auf (das Dokument bleibt weiterhin verfügbar, ist aber nicht mehr mit Auftrag verknüpft).

Anhängige Dokumente Signatur

• Zum nächsten Stufe: Hiermit werden die Dokumente zum nächsten Stufe verschoben.
• Ignorieren: Wenn Sie den benutzerdefinierten status wieder auf Aktiv setzen, wird das Dokument als automatischer Auslöser für die aktuelle Stufe hinzugefügt.
• Link aufheben: Damit wird die Verknüpfung des Dokuments mit Auftrag aufgehoben (das Dokument ist zwar noch verfügbar, aber nicht mehr mit Auftrag verknüpft).

Zur Genehmigung anstehende Dokumente

• Zum nächsten Stufe: Hiermit werden die Dokumente zum nächsten Stufe verschoben.
• Ignorieren: Wenn Sie den benutzerdefinierten status wieder auf Aktiv setzen, wird das Dokument als automatischer Auslöser für die aktuelle Stufe hinzugefügt.
• Link aufheben: Damit wird die Verknüpfung des Dokuments mit Auftrag aufgehoben (das Dokument ist zwar noch verfügbar, aber nicht mehr mit Auftrag verknüpft).

Anstehende Kundenaufgaben in Chats

• Zum nächsten Stufe: Verschiebt den Chat-Thread zum nächsten Stufe ohne dessen status zu ändern.
• Ignorieren: Wenn Sie den benutzerdefinierten status auf Aktiv zurücksetzen, wird der Thread als automatischer Auslöser für die aktuelle Stufe hinzugefügt.
• Nachricht entkoppeln: Damit wird der Chat-Thread von Auftrag getrennt. (Er ist dann immer noch aktiv, aber nicht mehr mit Auftrag verbunden.)
• Als abgeschlossen markieren: Damit werden automatisch alle Kundenaufgaben überprüft.

Nicht bezahlte/teilweise bezahlte Rechnungen

• Zum nächsten Stufe: Hiermit wird die Rechnung auf die nächste Stufe verschoben, ohne dass die status geändert wird.
• Ignorieren: Wenn Sie den benutzerdefinierten status wieder auf Aktiv setzen, wird die Rechnung als automatischer Auslöser für die aktuelle Stufe hinzugefügt.
• Verknüpfung aufheben: Dies hebt die Verknüpfung der Rechnung mit Auftrag auf. (Die Rechnung ist weiterhin verfügbar, aber nicht mehr mit Auftrag verknüpft.)