Erläuterungen zu Kontakten und Konten

Kontakte und Konten sind die beiden Grundbausteine der Kundenverwaltung in TaxDome. Wenn Sie verstehen, wie diese beiden Elemente zusammenhängen, können Sie Ihre Kunden von Anfang an korrekt anlegen.

Konten im Überblick

Kundenkonten sind die Unternehmen oder Privatpersonen, für die Sie arbeiten und denen Sie Rechnungen stellen. Alle kundenbezogenen Vorgänge in TaxDome in diesen Konten organisiert: Dokumente, Rechnungen, Aufträge, Nachrichten und Organizer sind dort zu finden.

Da an einer steuerlichen Situation unter Umständen mehrere Personen beteiligt sind, kann ein Konto mit mehreren Kontakten verknüpft werden . So können beispielsweise Ehepartner, die eine gemeinsame Steuererklärung einreichen, über ein einziges Konto Zugriff auf das Portal haben, und ein Unternehmer kann gleichzeitig mit seinem privaten Konto und seinem Firmenkonto verknüpft sein.

Ansprechpartner auf einen Blick

Kontakte sind Personen, mit denen Sie während Ihrer Arbeit interagieren. Mit der Kontaktfunktion können Sie deren persönliche Daten speichern, darunter Informationen über Kunden, Kollegen, potenzielle Kunden, Partner und Familienangehörige von Kunden.

Jeder mit einem Konto verknüpfte Kontakt kann eigenständig auf das Konto zugreifen, Benachrichtigungen erhalten oder E-Mails synchronisieren – so haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer was sieht. Jedem Konto muss mindestens ein Kontakt zugeordnet sein.

Beispiele für die Kontoeinrichtung

Im Allgemeinen sollten Sie für jede Person oder Gruppe, die eine Steuererklärung einreichen wird, ein Konto anlegen und dann die Kontakte je nach Situation verknüpfen. Dies kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein.

Unternehmen, Lohnbuchhaltung und Buchhaltung: ein Konto mit mehreren Ansprechpartnern

Erstellen Sie zunächst ein Konto für das Unternehmen und verknüpfen Sie dann alle relevanten Kontakte damit: Geschäftspartner, Controller, Führungskräfte und so weiter. Nehmen Sie für jeden Kontakt die gewünschten Einstellungen vor, damit er sich im Portal anmelden, Benachrichtigungen erhalten oder seine E-Mails synchronisieren kann.

Ehegatten mit einer gemeinsamen Steuererklärung: ein Konto

Wenn ein Ehepaar eine gemeinsame Steuererklärung einreicht und beide Zugang zum Portal wünschen, erstellen Sie ein Konto und verknüpfen Sie dann die beiden Kontakte ( ihre jeweiligen E-Mail-Adressen) damit. Falls weitere Familienmitglieder wie Kinder, Großeltern usw. ebenfalls Zugang zum Portal benötigen, können auch diese mit dem Konto verknüpft werden.

Tipp

Wenn nur ein Ehepartner eine E-Mail-Adresse hat, können Sie die Plus-Adressierung verwenden (z. B. [email protected] ) um beide Ehepartner als separate Kontakte hinzuzufügen und ihre elektronischen Unterschriften im selben Posteingang anzufordern. Erfahren Sie mehr über Plus-Adressierung in dieser Artikel .

Ehegatten mit individueller Steuererklärung: zwei Konten

Wenn Sie zwei separate Steuererklärungen für ein Ehepaar erstellen, richten Sie für jede Person ein eigenes Konto ein. Verknüpfen Sie den ersten Ehepartner mit seinem eigenen Konto. Wenn er Zugriff auf das Konto des anderen haben möchte, verknüpfen Sie dessen Kontaktdaten damit und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anmelden“ für dessen E-Mail-Adresse. Auf diese Weise kann er sich bei beiden Konten anmelden – oder, falls er dies wünscht, dieselben Benachrichtigungen erhalten und seine E-Mails synchronisieren.

Ein Unterhaltsberechtigter, der seine eigene Steuererklärung benötigt: ein separates Konto

Wenn Sie eine Steuererklärung für eine unterhaltsberechtigte Person erstellen, verwenden Sie ein separates Konto – Sie können dann andere Kontakte, beispielsweise diejenigen, die diese unterhaltsberechtigte Person geltend machen, mit dem Konto verknüpfen .

Im folgenden Video finden Sie verschiedene Beispiele dafür, wie Sie Familienangehörige als TaxDome und Kontakte einrichten können.

Verknüpfte Konten

Wenn Sie eine Steuererklärung für Ehepartner mit unterschiedlichen Konten erstellen, möchten Sie möglicherweise etwas im Konto des Ehepartners überprüfen. Dieselbe Option kann auch nützlich sein, wenn Sie nach einem persönlichen Konto des Geschäftsführers eines Unternehmens suchen, das ebenfalls Kunde Ihres Unternehmens ist. Sie müssen nicht nach diesem Konto suchen – alle Konten mit gemeinsamen Kontakten werden im Abschnitt „Verknüpfte Konten“ unten auf der Registerkarte „Info“ des Kontos aufgelistet. Durch Klicken auf den Kontonamen wird die Registerkarte „Info“ dieses Kontos geöffnet.

Mit Kontakten und Konten arbeiten

Im Allgemeinen sind die Kontakte und Konten workflow wie folgt:

1. Legen Sie für jeden Kunden – sei es eine Privatperson (oder eine Familie) oder ein Unternehmen – ein Konto an . In diesem Konto werden alle kundenbezogenen Vorgänge gespeichert: Dokumente, Aufträge, Nachrichten, Rechnungen und Organizer.

2. Verknüpfen Sie einen oder mehrere Kontakte mit dem Konto. Jedes Konto muss mindestens einen Kontakt enthalten. Ein und derselbe Kontakt kann mit mehreren Konten verknüpft sein – so kann beispielsweise ein Ehepartner sowohl im persönlichen Konto als auch in einem gemeinsamen Konto aufgeführt sein, und ein Geschäftsinhaber kann zusätzlich in seinem Firmenkonto erscheinen.

3. Konfigurieren Sie die Kontakteinstellungen für jeden verknüpften Kontakt. Sie können für jede Person individuell festlegen, ob sie Anmelden Portal Anmelden , Systembenachrichtigungen erhalten, ihre E-Mails in TaxDome synchronisieren lassen sowie Angebote und wiederkehrende Rechnungen unterzeichnen darf.

4. Laden Sie Kunden zum Portal ein. Sobald die Anmeldung für einen Kontakt freigeschaltet ist, erhält dieser eine Einladung per E-Mail, legt ein Passwort fest und erhält Zugriff auf das Konto. Ist ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft, kann er nach der Anmeldung zwischen diesen wechseln.

Tipp

Wenn Sie bereits Mandanten in einer anderen Steuer-Software haben, müssen Sie diese nicht von Grund auf neu anlegen – Sie können sie TaxDome großen Mengen in TaxDome importieren .

Zugriff und Berechtigungen

Das Anlegen eines Kontakts ist ein interner Vorgang, der nur für Ihr Unternehmen sichtbar ist. Dadurch erhalten Kunden keinen Zugriff auf das Portal. Damit sich Kunden Anmelden können Anmelden müssen Sie das Kontrollkästchen „Anmelden“ für den jeweiligen Kontakt aktivieren und sie zum Portal einladen.

Neue Kontakte und Konten können in TaxDome einem Firmeninhaber, einem Administrator oder jedem Mitarbeiter hinzugefügt werden, dem Zugriffsrechte zur Verwaltung von Kontakten oder Konten erteilt wurden.

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