Contacts & accounts

What are contacts and what are accounts? How do you set up your accounts and make them as convenient as possible? Let’s find out.

Was sind Kontakte und Konten?

The first thing that’s helpful to know on TaxDome is the difference between contacts and accounts:

• Kontakte sind die Menschen, mit denen Sie während Ihrer Arbeitszeit zu tun haben. In unserer Funktion Kontakte speichern Sie alle persönlichen Daten dieser Personen. Die dort aufgeführten E-Mail-Adressen ermöglichen den Kunden den Zugang zum Portal TaxDome (ohne eine E-Mail in den Kontakten können sich die Kunden nicht anmelden). Außerdem können Sie die Kontakte nutzen, um die Daten von Mitarbeitern, potenziellen Kunden, Partnern und Familienmitgliedern von Kunden zu speichern.

• Konten können entweder ein Unternehmen oder eine Einzelperson sein; sie sind die Einheiten, für die Sie arbeiten und Rechnungen stellen. Ein Konto ist immer mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft, je nachdem, wie viele Personen es nutzen. Durch die Verknüpfung von Konten mit Kontakten ermöglichen Sie Kunden den Zugang zu ihrem TaxDome Portal.

Here’s more on how to link contacts to accounts .

Hinweis

You can’t create a client account without contacts. At least one contact should be linked to it.

Wie man Konten einrichtet

In der Regel sollten Sie für jede Person oder Gruppe, die eine Steuererklärung einreichen wird, ein Konto anlegen. Dann können Sie die Kontakte je nach Situation entsprechend verknüpfen. Dies kann von Fall zu Fall variieren. Im Folgenden finden Sie Beispiele für verschiedene Situationen und wie Sie die Konten so einrichten, dass sie den Bedürfnissen Ihrer Kunden am besten entsprechen.

Unternehmen, Lohnbuchhaltung und Buchhaltung: ein Konto mit mehreren Ansprechpartnern

First, create an account for the company, then link all relevant contacts to it: business partners, controllers, managers, etc. For each contact, check the desired boxes for their email addresses so that they can log into the portal, receive notifications, or sync their email.

Ehegatten mit einer gemeinsamen Steuererklärung: ein Konto

For a married couple who file jointly and both want portal access, create one account, then link the two contacts (their separate email addresses) to it. If there are other family members, such as children, grandparents, etc., who also need portal access, they too can be linked to the account.

Tipp

If only one spouse has an email address, you can use plus addressing (e.g., john+1@gmail.com ) to add both spouses as separate contacts and request their e-signatures in the same inbox. Learn more about plus addressing in this article .

Ehegatten mit individueller Steuererklärung: zwei Konten

If you’re preparing two individual returns for a couple, create a separate account for each person. You would then link spouse one to their own account. Plus, if they want to have access to the other’s account, link their contact to it, then check the Login box for their email address. This way, they can log into either account—or even receive the same notifications and sync their email if they choose to.

Ein Unterhaltsberechtigter, der seine eigene Steuererklärung benötigt: ein separates Konto

If you’re preparing a tax return for a dependent, use a separate account—you can then link other contacts , such as those who claim this dependent, to the account. 

Unten sehen Sie ein Video mit verschiedenen Beispielen, wie Sie Angehörige als TaxDome Konten und Kontakte einrichten können.

Accounts with shared contacts: linked accounts

When you are preparing a tax return for spouses with different accounts, you may want to check something in the spouse’s account. The same option may be useful when you are searching for an individual account of the company’s CEO who is also your company client. You don’t need to search for that account, since all the accounts with shared contacts are listed in the Linked accounts section at the bottom of the account’s Info tab. Clicking the account name will open this account’s Info tab.

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