Dienstleistungen und Zahlungen in Angeboten: Einrichtungsanleitung

Bei der Erstellung von Angeboten stehen Ihnen umfangreiche Anpassungsoptionen zur Verfügung, um diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen die verfügbaren Konfigurationsoptionen und wie Sie diese einrichten können.

Der Einrichtungsprozess konzentriert sich auf zwei wichtige Entscheidungen: wie Sie Ihre Dienstleistungen Ihren Kunden präsentieren und welche Zahlungsbedingungen Sie anwenden möchten .

Hinweis

Das Einrichten von Dienstleistungen, Zahlungen und Paketen in Angeboten ist möglich, wenn Sie Arbeiten an der Vorlage für die Vorschläge oder einen Vorschlag vorbereiten für Ihren Kunden, stellen Sie daher bitte sicher, dass Sie sich auf der Dienstleistungen Schritt der Angebots-/Vorlagenerstellung.

Schritt 1. Wählen Sie, wie Sie Ihre Dienstleistungen präsentieren möchten.

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Dienstleistungen präsentieren, kann die Entscheidungsfindung Ihrer Kunden beeinflussen. Sie können entweder gestaffelte Pakete anbieten, die Kunden zu verschiedenen Servicelevels führen, oder eine einzige Liste von Dienstleistungen präsentieren.

• Gestaffelte Pakete eignen sich gut, wenn Sie verschiedene Servicelevels anbieten oder Kunden bei der Auswahl zwischen mehreren Optionen unterstützen möchten. Dieser Ansatz wird häufig für die Differenzierung von Servicelevels (Basis-, standard und Premium-Stufen) oder für umfangbasierte Pakete (Strukturierung der Stufen anhand des Umfangs der enthaltenen Services) verwendet.

• Die Liste der Dienstleistungen eignet sich am besten, wenn der Umfang bereits vereinbart wurde oder für einmalige Projekte mit klaren Ergebnissen.

Schritt 2. Wählen Sie Ihre Zahlungsbedingungen und geben Sie die Details ein.

Nachdem Sie sich für eine Art der Präsentation Ihrer Dienstleistungen entschieden haben, wählen Sie Ihre Zahlungsmethode aus. TaxDome drei Optionen, die auf gängigen Anwendungsfällen und Abrechnungsanforderungen basieren:

• Nur eine Preisliste senden
• Rechnung zusammen mit dem Angebot ausstellen
• Eine Anzahlung innerhalb des Angebots anfordern

Sobald Sie den Schritt „Dienstleistungen“ abgeschlossen haben, können Sie mit der Erstellung Ihres Angebots fortfahren. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel .

Nur ein Angebot mit Preisliste senden

If you don’t want to collect payment from the client immediately within the proposal, you can send a price list only. This works with both tiered packages and fixed-price proposals. This option is ideal for engagement letters with new leads where you want to outline the scope and pricing, but will invoice later based on actual work performed.

Einrichtung

1. Gehen Sie zum Schritt „Dienstleistungen“ Ihres Angebots oder Ihrer Vorlage.
2. Wählen Sie entweder Stufenpakete oder Liste der Dienstleistungen . Wenn Sie Stufenpakete verwenden, fügen Sie bis zu 3 Pakete hinzu .
3. Wählen Sie im Abschnitt „Zahlung“ eine Zahlungsstrategie aus:

• Für die Kaution: Wählen Sie „Nein – keine Kaution einziehen“.
• Für „Rechnung für Restbetrag ausstellen“: Wählen Sie „Nein – keine Rechnung ausstellen“.

4. Fügen Sie Einzelposten hinzu und überprüfen Sie die Zusammenfassung.
5. Klicken Sie auf „Speichern“ (bei der Konfiguration eines Pakets) oder fahren Sie einfach mit dem nächsten Schritt fort, wenn es nur eine einzige Dienstliste gibt.

Rechnung in Angebote aufnehmen

Durch die Einbindung von Rechnungen in Angebote bleibt Ihre Rechnungsstellung übersichtlich, da Zahlungen direkt mit den von den Kunden vereinbarten Dienstleistungen verknüpft werden. Sie können die Zahlung entweder sofort nach Unterzeichnung des Angebots einziehen oder eine Rechnung für eine spätere Zahlung ausstellen. Häufige Szenarien sind:

• Abonnementbasierte Dienste: Umfassen wiederkehrende Rechnung automatischer Zahlung für die monatliche Buchhaltung oder die fortlaufende Einhaltung von Vorschriften.
• Rabattpreise: Fügen Sie einen Rabatt zu einer einmaligen Rechnung mit manueller Zahlung für Treueangebote hinzu.
• Meilensteinbasierte Projekte: Stellen Sie mehrere einmalige Rechnungen in verschiedenen Phasen aus.
• Stundenweise oder variable Arbeitsumfang: Verwenden Sie eine einmalige Rechnung mit manueller Zahlung für Aufträge, die nach Aufwand bezahlt werden.

Einrichtung

1. Gehen Sie zum Schritt „Dienstleistungen“ Ihres Angebots oder Ihrer Vorlage.
2. Wählen Sie entweder Stufenpakete oder Liste der Dienstleistungen . Wenn Sie Stufenpakete verwenden, fügen Sie bis zu 3 Pakete hinzu .
3. Wählen Sie im Abschnitt „Zahlung“ eine Zahlungsstrategie aus:

• Für die Kaution: Wählen Sie „Nein – keine Kaution einziehen“.
• Für „Rechnung für Restbetrag ausstellen“: Wählen Sie „Ja – Rechnung ausstellen“.

4. Richten Sie die Anforderungen für Rechnungen ein.
5. Zeilen hinzufügen .
6. Klicken Sie auf „Speichern“ (bei der Konfiguration eines Pakets) oder fahren Sie einfach mit dem nächsten Schritt fort, wenn es nur eine einzige Dienstliste gibt.

7. Gehen Sie zum Schritt „Senden“ , um die Option für automatische Zahlungen zu aktivieren . Wenn diese Option aktiviert ist, geben Kunden ihre Zahlungsdaten einmalig ein und Rechnungen werden automatisch ohne zusätzliche Autorisierung abgebucht.

Anzahlung im Voraus verlangen

Sie können eine Anzahlung einziehen , wenn der Kunde den Vorschlag unterzeichnet. So stellen Sie sicher, dass Sie die Zahlung erhalten, bevor Sie mit der Arbeit an Steuererklärungen, Prüfungen oder Beratungsprojekten beginnen.

Einrichtung

1. Gehen Sie zum Schritt „Dienstleistungen“ Ihres Angebots oder Ihrer Vorlage.
2. Wählen Sie entweder Stufenpakete oder Liste der Dienstleistungen . Wenn Sie Stufenpakete verwenden, fügen Sie bis zu 3 Pakete hinzu .
3. Wählen Sie im Abschnitt „Zahlung“ eine Zahlungsstrategie aus:

• Für die Kaution: Wählen Sie „Ja – Kaution einziehen“.
• Für „Rechnung für Restbetrag ausstellen“: Wählen Sie „Nein – keine Rechnung ausstellen“.

4. Zeilen hinzufügen .

5. Richten Sie eine Einzahlung ein .

6. Klicken Sie auf „Speichern“ (bei der Konfiguration eines Pakets) oder fahren Sie einfach mit dem nächsten Schritt fort, wenn es nur eine einzige Dienstliste gibt.

Dienstleistungen-Bildschirm: Übersicht

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Felder und Optionen, die Ihnen bei der Konfiguration des Schritts „Services“ Ihres Angebots zur Verfügung stehen.

Paketdetails

Nachdem Sie im Schritt „Services“ der Angebots-/Vorlagenerstellung die Option „Tiered packages“ (Gestaffelte Pakete ) ausgewählt haben, müssen Sie Pakete hinzufügen. Klicken Sie auf „Set up package“ (Paket einrichten).

Hier können Sie alle Informationen zu einem Paket hinzufügen:

Paketdetails

a) Paketname: Zum Beispiel Basic, Gold, Ultimate usw.

b) Beschreibung: Eine kurze Zusammenfassung zum Paket. Sie können Informationen darüber hinzufügen, wann dieses Paket die richtige Wahl ist und in welchen Situationen es nützlich sein kann.

Kundenpräsentation

c) Verkaufsargumente: Fügen Sie bis zu 20 Verkaufsargumente hinzu, um Ihre Dienstleistungen zu präsentieren. Sie können diese aus den hinzugefügten Dienstleistungen kopieren oder auf „Zeile hinzufügen” klicken, um sie manuell hinzuzufügen.

d) Highlight-Paket: Aktivieren Sie die Umschaltfunktion, um die Aufmerksamkeit auf das Angebot zu lenken, das Sie häufiger verkaufen möchten. Sie können auch eine Bezeichnung hinzufügen.

e) Update : Aktivieren Sie die Umschaltfunktion, um Konto-Tags automatisch zuzuweisen oder zu entfernen , nachdem der Kunde den Vorschlag unterzeichnet hat.

Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau wie das Paket dem Kunden präsentiert wird.

Weitere Pakete hinzufügen

Sie sollten mindestens zwei Pakete hinzufügen. Das Hinzufügen von nur einem Paket funktioniert wie ein Festpreisangebot. Sie können alle Pakete von Grund auf neu erstellen oder die vorhandenen duplizieren und die Kopie bearbeiten. Um ein neues Paket hinzuzufügen, klicken Sie auf „Weiteres Paket hinzufügen” und wählen Sie eine der Optionen aus.

Sobald Sie zwei oder mehr Pakete hinzugefügt haben, können Sie diese per Drag & Drop neu anordnen.

Rechnung

Hier können Sie alle Informationen zu einer Rechnung hinzufügen:

a) Rechnungsart: Wählen Sie aus, ob Sie eine einmalige oder wiederkehrende Rechnung für diesen Vorschlag erstellt werden soll. Vergessen Sie nicht, dass alle wiederkehrenden Rechnungen unterschrieben werden müssen. Das bedeutet, dass Ihre Kunden, nachdem sie den Vorschlag unterschrieben haben, auch eine wiederkehrende Rechnung unterschreiben müssen wiederkehrende Rechnung

b) Rechnungsvorlage: Wählen Sie eine Ihrer einmaligen oder wiederkehrenden Rechnungsvor lagen aus dem Dropdown-Menü aus.

c) Teammitglied: Wählen Sie ein Teammitglied aus, das für den Kunden verantwortlich ist .

d) Rechnung ausstellen: Wählen Sie aus, wann die Rechnung ausgestellt werden soll, entweder bei Annahme des Angebots oder zu einem bestimmten Datum. Das Verhalten der Rechnung hängt davon ab, ob es sich um eine wiederkehrende oder einmalige Rechnung handelt, sowie von der gewählten Ausstellungsoption:

Für wiederkehrende Rechnungen:

• Bei Annahme: Die erste Rechnung verwendet das Datum der Unterzeichnung des Angebots als Buchungsdatum; zukünftige Rechnungen folgen dem festgelegten Wiederholungsplan.
• Bestimmtes Datum: Die erste Rechnung verwendet das angegebene Datum; nachfolgende Rechnungen folgen dem Wiederholungsplan.

Für einmalige Rechnungen:

• Bei Annahme: Wird unmittelbar nach Unterzeichnung des Angebots erstellt.
• Bestimmtes Datum: Erstellt am angegebenen Datum; wenn das Datum bereits vergangen ist, wird die Rechnung sofort erstellt.

e) Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, in der Sie darlegen, was in der Rechnung enthalten ist (optional).

f) Hinweis für Kunden: Fügen Sie Ihrer Rechnung eine Nachricht hinzu und personalisieren Sie sie mit shortcodes . Dieser Hinweis wird im Mandantenportal auf der PDF angezeigt.

Bei Bedarf können Sie mehrere Rechnungen hinzufügen, indem Sie auf „Eine weitere Rechnung hinzufügen” klicken.

Einzelposten & Zusammenfassung

Dienstleistungen sind die einzelnen Arbeitsaufgaben oder Angebote, die Sie Ihren Kunden bereitstellen und die in Angeboten und Rechnungen aufgeführt und mit Preisen versehen werden müssen.

a) Einzelposten: Führen Sie die erbrachten Leistungen einzeln auf. Klicken Sie auf „Einzelposten“ und erstellen Sie eine neue Leistung oder wählen Sie eine bereits vorhandene aus. Sie können beliebig viele Einzelposten hinzufügen. Hier finden Sie weitere Details zu den Feldern für Einzelposten:

• Beschreibung: Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung des Dienstes hinzu. Wenn die Beschreibung zu lang ist, können Sie sie durch Drücken der Eingabetaste in Absätze aufteilen.

• Steuer:Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie Steuersätze hinzufügen müssen .  

• Tarif: Geben Sie den Tarif oder die Rate an, der/die für die in der Rechnung angegebenen Dienstleistungen gilt. Wenn Sie ihn im Angebot ändern, bleibt er für die Dienstleistung selbst gleich.

• Anzahl: Ändern Sie, wenn die Anzahl der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen größer als eins ist (Standardwert).

• Betrag: Der Wert wird automatisch durch Multiplikation des Tarifs mit der Menge festgelegt. Sie brauchen den Standardwert nicht zu ändern, wenn Sie nur eine Dienstleistung aufnehmen.

b) Rabatt: Klicken Sie auf„Rabatt“, um den reduzierten Preis für die Dienstleistung festzulegen.

c) Einstellungen: Legen Sie fest, welche Spalten in den Einzelposten angezeigt werden sollen .

d) Zusammenfassung:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern.
• Steuersatz: Sobald das Kontrollkästchen „Steuer“ für die Dienstleistung aktiviert ist, Steuersatz automatisch auf Basis des Steuersatz zur Zusammenfassung hinzugefügt Steuersatz
• Steuer insgesamt: Summe der Steuern für die erbrachten Dienstleistungen.
• Gesamt: Summe aus Zwischensumme und Steuerbetrag.

Einzahlung

Im Abschnitt „Zusammenfassung“ können Sie die Einzahlungsdetails eingeben:

• Einzahlungsart: Auswählen Behoben (geben Sie einen bestimmten Betrag ein) oder Prozent (Prozentsatz der Gesamtsumme eingeben)
  • Betrag: Geben Sie den Einzahlungsbetrag oder Prozentsatz an:
    • Festgeld: Geben Sie einen beliebigen Betrag ein. Wenn Sie den endgültigen Umfang noch nicht kennen, können Sie eine Festgeldanlage beantragen, die den Zwischensummenbetrag übersteigt.
    • Prozentuale Einzahlung: Geben Sie 1–100 % ein (kann nicht 0 % sein).

Der Saldo entspricht dem nach Abzug der Anzahlung fälligen Betrag. Nach Abschluss der Arbeiten können Sie eine Schlussrechnung über diesen Saldo ausstellen, wobei die Anzahlung automatisch als Gutschrift angerechnet wird.

• Wenn die Zwischensumme = 0 $ beträgt, wird die Zeile „Saldo” sowohl für die Firma als auch für den Kunden ausgeblendet.
• Wenn die Einzahlung den Zwischensumme (negativer Saldo) übersteigt, wird dies nur in der Firmenansicht angezeigt.
• Negativer Saldo wird Kunden niemals angezeigt und erscheint auch nicht in PDF-Dateien.

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