Aufgaben automatisch erstellen & mit Aufträge verknüpfen

Sie können Ihre Aufgaben automatisch erstellen und zugewiesen lassen, um Zeit für Aufgabe Verteilungs- und Delegationsprozesse zu sparen. Obwohl TaxDome die meisten Ihrer routinemäßigen und sich wiederholenden Prozesse automatisiert, muss Ihr Team immer noch die manuellen Aspekte von Auftrag erledigen, wie z. B. Aufgaben vorbereiten oder Formulare überprüfen. Wenn Ihre Mitarbeiter ihren Teil des Auftrag erledigen und Aufgaben als erledigt markieren, kann Ihr Aufträge automatisch zum nächsten Stufe des pipeline.

Richten Sie die Aufgabe-distribution Stufe ein und aktivieren Sie automove

Jedes Auftrag erfordert eine Reihe von Aufgaben, z. B. einen Kunden dazu zu bringen, ein Angebot zu unterschreiben, ein Fragebogen auszufüllen oder ein Dokument hochzuladen. TaxDome ermöglicht es Ihnen, Ihre pipelines zu automatisieren, so dass die Aufgaben nach und nach Aufträge erstellt werden. Es ist eine enorme Zeitersparnis, wenn Sie Ihr pipelines so einrichten, dass es in verschiedenen Phasen automatisch Aufgaben erstellt.

Need an example? Add a  Manager Review task in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.

The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

• You need a task template with assignments you want to delegate automatically. If you don’t have one, you can create it by clicking New template when you add the automation. The template may include subtasks to list all manual work processed in your team for each client (e.g. requesting e-signature, requesting approval, locking a doc to an invoice, etc.)

• Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.

• Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. This way, once all tasks are done, the job is automatically moved to the next stage. 

Hinweis

If the job enters the task-distribution stage without an assignee, the Assign task to job assignee toggle for the Create task automation will apply the task assignee selected in the task template (if any).

Verknüpfen Sie Aufgabe manuell mit einer Auftrag

In some cases, you may also want to link tasks to jobs manually. For instance, you might want to link the task  Ask the client for additional income info to a Individual tax return job. Once the task is manually linked, the automove jobs feature works the same as for tasks sent and linked automatically: when it is completed or canceled, the job is moved to the next stage.

Learn how to link tasks to jobs manually and use them inside pipelines .

Automatisieren Sie die Erstellung von Aufgabe , wenn der Kunde seinen Teil erledigt hat.

Die Erbringung von Dienstleistungen für Ihre Kunden ist wie ein Hin- und Herschieben des Balls. Aber wie finden Ihre Teammitglieder heraus, dass der Ball in ihrem Spielfeld ist? In diesem Fall sind automatisierte Aufgaben sehr nützlich. Wenn Sie Aufgabe Automatisierungen zum pipelinehinzugefügt haben, werden sie erstellt und automatisch zugewiesen nur dann, wenn der Kunde seinen Teil der Auftrag erledigt hat.  

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Gehaltsabrechnung pipeline bei der die Aufgabe für das Team erst erstellt wird, wenn der Kunde fertig ist und die Formulare hochgeladen hat, die Sie von ihm erwarten.

Das heißt, dass pipeline hat zwei Hauptstufen:

• The “Forms sent” stag - The ball in the client’s court: a folder template for the client with a form to be processed is automatically created and a message is sent asking the client to fill out form. The message includes a client task that triggers automove.

• The “In prep” stage — The ball is in the firm’s court: once the client fills out the form and marks the task in a chat thread as completed, a task is automatically created for the appropriate team member. They can now proceed with the payroll process.

  Auf diese Weise können Sie mit diesen Automatisierungen den Arbeits- und Überwachungsaufwand minimieren to do.

Verwenden Sie Aufgaben, um die Arbeit zwischen den Teammitgliedern zu verteilen

Due to the pipelines, tasks can be linked to each other, so that when one is completed, the next is automatically created. This way, you can use automated tasks to notify people to start their part when several people are working on the same job.  Below, find the example of a part of a tax preparation pipeline where the task for the person who reviews the return is created once another team member has uploaded the return and marked their task as completed.

Dieser Teil des Prozesses besteht also aus zwei Hauptphasen:

• The “In prep” stage — Team member 1 gets the automatically created task to prepare the return. Once they have uploaded it and linked the document to a job, they mark the task as completed. That triggers automove. 

• The “In review” stage — The task for Team member 2 is created, they get a notification and can now review the uploaded return.

  Auf diese Weise können Sie mit diesen Automatisierungen unnötige Kommunikation vermeiden und sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren. 

  

  Tipp

  You can assign tasks dynamically based on the individuals assigned to specific roles for the client. If the assignees in the template are determined by account roles, all team members assigned to those roles will automatically become the assignees for the tasks.

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