Aufgaben automatisch erstellen & mit Aufträge verknüpfen

Sie können Ihre Aufgaben automatisch erstellen und zugewiesen lassen, um Zeit für Aufgabe Verteilungs- und Delegationsprozesse zu sparen. Obwohl TaxDome die meisten Ihrer routinemäßigen und sich wiederholenden Prozesse automatisiert, muss Ihr Team immer noch die manuellen Aspekte von Auftrag erledigen, wie z. B. Aufgaben vorbereiten oder Formulare überprüfen. Wenn Ihre Mitarbeiter ihren Teil des Auftrag erledigen und Aufgaben als erledigt markieren, kann Ihr Aufträge automatisch zum nächsten Stufe des pipeline.

Richten Sie die Aufgabe-distribution Stufe ein und aktivieren Sie automove

Jedes Auftrag erfordert eine Reihe von Aufgaben, z. B. einen Kunden dazu zu bringen, ein Angebot zu unterschreiben, ein Fragebogen auszufüllen oder ein Dokument hochzuladen. TaxDome ermöglicht es Ihnen, Ihre pipelines zu automatisieren, so dass die Aufgaben nach und nach Aufträge erstellt werden. Es ist eine enorme Zeitersparnis, wenn Sie Ihr pipelines so einrichten, dass es in verschiedenen Phasen automatisch Aufgaben erstellt.

Need an example? Add a  Manager Review task in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.

Der Ausgangspunkt für Aufgabe automatisierte Aufgabe ist die Auswahl einer geeigneten Stufe in Ihrem workflow. Befolgen Sie diese Schritte:

• Sie benötigen eine Aufgabe mit Aufgaben, die Sie automatisch delegieren möchten. Wenn Sie keine haben, können Sie diese erstellen, indem Sie beim Hinzufügen der Automatisierung auf„Neue Vorlage“klicken. Die Vorlage kann Unteraufgaben enthalten, um alle manuellen Arbeiten aufzulisten, die in Ihrem Team für jeden Kunden bearbeitet werden (z. B. AnfordernSignatur, Anfordern einer Genehmigung, Sperren eines Dokuments für eine Rechnung usw.).

• Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufträge „Automove Aufträge für die Stufe haben. Auf diese Weise Auftrag der Auftrag automatisch zur nächsten Stufe verschoben, sobald alle Aufgaben erledigt sind. 

Hinweis

Wenn der Auftrag Stufe einen Bearbeiter Auftrag die Stufe Auftrag ,Automatisierung die Option Aufgabe Auftrag zuweisen“ für dieAutomatisierung Aufgabe erstellen“ den in der Aufgabe ausgewählten Aufgabe Automatisierung (falls vorhanden).

Verknüpfen Sie Aufgabe manuell mit einer Auftrag

In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise auch Aufgaben Aufträge mit Aufträge verknüpfen. Beispielsweise möchten Sie vielleicht die Aufgabe  „Kunden um zusätzliche Einkommensinformationen bitten”mitAuftragzur individuellen Steuererklärungverknüpfen. Sobald die Aufgabe manuell verknüpft Aufgabe , funktioniert die Aufträge automatisch verschieben” genauso wie bei automatisch gesendeten und verknüpften Aufgaben: Wenn sie abgeschlossen oder storniert ist, Auftrag der Auftrag in die nächste Stufe verschoben.

Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben Aufträge mit Aufträge verknüpfen und in pipelines verwenden können pipelines

Automatisieren Sie die Erstellung von Aufgabe , wenn der Kunde seinen Teil erledigt hat.

Die Erbringung von Dienstleistungen für Ihre Kunden ist wie ein Hin- und Herschieben des Balls. Aber wie finden Ihre Teammitglieder heraus, dass der Ball in ihrem Spielfeld ist? In diesem Fall sind automatisierte Aufgaben sehr nützlich. Wenn Sie Aufgabe Automatisierungen zum pipelinehinzugefügt haben, werden sie erstellt und automatisch zugewiesen nur dann, wenn der Kunde seinen Teil der Auftrag erledigt hat.  

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Gehaltsabrechnung pipeline bei der die Aufgabe für das Team erst erstellt wird, wenn der Kunde fertig ist und die Formulare hochgeladen hat, die Sie von ihm erwarten.

Das heißt, dass pipeline hat zwei Hauptstufen:

• Der Status „Formulare gesendet“ – Der Ball liegt beim Kunden: Es wird automatisch eine Ordnervorlage für den Kunden mit einem zu bearbeitenden Formular erstellt und eine Nachricht gesendet, in der der Kunde gebeten wird, das Formular auszufüllen. Die Nachricht enthält eine Aufgabe automove auslöst.

• Die Stufe „In Vorbereitung“– Der Ball liegt bei der Firma: Sobald der Kunde das Formular ausgefüllt und die Aufgabe einem Chat-Thread als erledigt markiert hat, Aufgabe automatisch eine Aufgabe für das zuständige Teammitglied erstellt. Dieses kann nun mit der Gehaltsabrechnung fortfahren.

  Auf diese Weise können Sie mit diesen Automatisierungen den Arbeits- und Überwachungsaufwand minimieren to do.

Verwenden Sie Aufgaben, um die Arbeit zwischen den Teammitgliedern zu verteilen

Due to the pipelines, tasks can be linked to each other, so that when one is completed, the next is automatically created. This way, you can use automated tasks to notify people to start their part when several people are working on the same job.  Below, find the example of a part of a tax preparation pipeline where the task for the person who reviews the return is created once another team member has uploaded the return and marked their task as completed.

Dieser Teil des Prozesses besteht also aus zwei Hauptphasen:

• Die Stufe „In Vorbereitung“– Teammitglied 1 erhält die automatisch erstellte Aufgabe Rückgabe Aufgabe . Sobald es diese hochgeladen und das Dokument mit einem Auftrag verknüpft hat, markiert es die Aufgabe erledigt. Dadurch wird die automatische Verschiebung ausgelöst. 

• Die Stufe „In Überprüfung“– Die Aufgabe Teammitglied 2 wird erstellt, es erhält eine Benachrichtigung und kann nun die hochgeladene Steuererklärung überprüfen.

  Auf diese Weise können Sie mit diesen Automatisierungen unnötige Kommunikation vermeiden und sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren. 

  

  Tipp

  Sie können Aufgaben dynamisch zuweisen, basierend auf den Personen, zugewiesen dem Kunden bestimmte Rollen zugewiesen . Wenn die Zuweisungen in der Vorlage durch Kontorollen bestimmt werden, werden alle Teammitglieder, zugewiesen diese Rollen zugewiesen automatisch zu den Zuweisungen für die Aufgaben.

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