Automove (Basic): Aufgaben erstellen & verknüpfen mit Aufträge

Sie können Ihre Aufgaben automatisch erstellen und zugewiesen lassen, um Zeit für Aufgabe Verteilungs- und Delegationsprozesse zu sparen. Obwohl TaxDome die meisten Ihrer routinemäßigen und sich wiederholenden Prozesse automatisiert, muss Ihr Team immer noch die manuellen Aspekte von Auftrag erledigen, wie z. B. Aufgaben vorbereiten oder Formulare überprüfen. Wenn Ihre Mitarbeiter ihren Teil des Auftrag erledigen und Aufgaben als erledigt markieren, kann Ihr Aufträge automatisch zum nächsten Stufe des pipeline.

Richten Sie die Aufgabe-distribution Stufe ein und aktivieren Sie automove

Jedes Auftrag erfordert eine Reihe von Aufgaben, z. B. einen Kunden dazu zu bringen, ein Angebot zu unterschreiben, ein Fragebogen auszufüllen oder ein Dokument hochzuladen. TaxDome ermöglicht es Ihnen, Ihre pipelines zu automatisieren, so dass die Aufgaben nach und nach Aufträge erstellt werden. Es ist eine enorme Zeitersparnis, wenn Sie Ihr pipelines so einrichten, dass es in verschiedenen Phasen automatisch Aufgaben erstellt.

Brauchen Sie ein Beispiel? Fügen Sie einen Manager Review Aufgabe in der Review Stufe eines pipelineein, so dass die für Aufträge zuständigen Teammitglieder automatisch zugewiesen die Aufgabe zur Überprüfung der Rücksendungen erhalten, wenn Aufträge auf diese Stufe trifft.

Der Startpunkt für die automatisierte Erstellung von Aufgabe ist die Auswahl eines geeigneten Stufe in Ihrem workflow. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Sie benötigen eine Aufgabe Vorlage mit Zuordnungen, die Sie automatisch delegieren möchten. Wenn Sie noch keine haben, können Sie sie erstellen, indem Sie auf Neue Vorlage klicken, wenn Sie die Automatisierung. Die Vorlage kann Unteraufgaben enthalten, um alle manuellen Arbeiten aufzulisten, die in Ihrem Team für jeden Kunden verarbeitet werden (z. B.Signatur, Anfordern einer Genehmigung, Sperren eines Dokuments an eine Rechnung usw.)
2. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Stufe in Ihrem pipeline für neue Aufgaben einrichten, dann fügen Sie das Feld Aufgabe Automatisierunghinzu. Sobald Auftrag diese Stufe eingibt, wird dem zuständigen Teammitglied automatisch eine neue Aufgabe zugewiesen zugewiesen. Gleichzeitig wird sie automatisch mit der Auftrag verknüpft und Ihr Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung über die neue Arbeit.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie die Automove Aufträge für die Stufe aktiviert haben. Auf diese Weise wird der Auftrag automatisch zum nächsten Stufe verschoben, sobald alle Aufgaben erledigt sind. 

Hinweis! Wenn der Auftrag die Aufgabe-Verteilung Stufe ohne einen Empfänger eingibt, wird die Umschaltfunktion Aufgabe zu Auftrag Empfänger zuordnen für die Aufgabe Automatisierung erstellen den Aufgabe Empfänger anwenden, der in der Aufgabe Vorlage ausgewählt wurde (falls vorhanden).

Verknüpfen Sie Aufgabe manuell mit einer Auftrag

In einigen Fällen möchten Sie vielleicht auch Aufgaben manuell mit Aufträge verknüpfen. Zum Beispiel könnten Sie die Aufgabe Aufgabe Den Kunden nach zusätzlichen Einkommensinformationen fragen mit der Aufgabe Individuelle Steuererklärung Auftrag verknüpfen. Sobald die Aufgabe manuell verknüpft ist, funktioniert die Funktion "Automatisch verschieben" Aufträge genauso wie bei Aufgaben, die automatisch gesendet und verknüpft werden: Wenn die Aufgabe abgeschlossen oder abgebrochen wird, wird die Auftrag auf die nächste Stufe verschoben.

Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben manuell mit Aufträge verknüpfen und innerhalb von pipelines verwenden können.

Hinweis! Wenn Aufgabe nicht abgeschlossen oder abgebrochen ist und Sie Auftrag manuell in ein anderes Stufe verschieben, werden Sie aufgefordert, zu entscheiden, was to do mit dem ausstehenden Aufgabe zu tun hat (weitere Einzelheiten finden Sie unter Behandlung unfertiger Elemente beim Verschieben Aufträge).

Automatisieren Sie die Erstellung von Aufgabe , wenn der Kunde seinen Teil erledigt hat.

Die Erbringung von Dienstleistungen für Ihre Kunden ist wie ein Hin- und Herschieben des Balls. Aber wie finden Ihre Teammitglieder heraus, dass der Ball in ihrem Spielfeld ist? In diesem Fall sind automatisierte Aufgaben sehr nützlich. Wenn Sie Aufgabe Automatisierungen zum pipelinehinzugefügt haben, werden sie erstellt und automatisch zugewiesen nur dann, wenn der Kunde seinen Teil der Auftrag erledigt hat.  

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Gehaltsabrechnung pipeline bei der die Aufgabe für das Team erst erstellt wird, wenn der Kunde fertig ist und die Formulare hochgeladen hat, die Sie von ihm erwarten.

Das heißt, dass pipeline hat zwei Hauptstufen:

• Die "Formulare gesendet" Stufe -- Der Ball liegt beim Kunden: Eine Ordner-Vorlage für den Kunden mit einem zu bearbeitenden Formular wird automatisch erstellt und eine Nachricht mit der Aufforderung zum Ausfüllen des Formulars gesendet. Die Nachricht enthält einen Kunden Aufgabe, der die automatische Bearbeitung auslöst.
• Die "In prep" Stufe - Der Ball liegt bei der Firma: Sobald der Kunde das Formular ausfüllt und die Aufgabe in einem Chat-Thread als abgeschlossen markiert, wird automatisch eine Aufgabe für das entsprechende Teammitglied erstellt. Es kann nun mit der Gehaltsabrechnung fortfahren.

Auf diese Weise können Sie mit diesen Automatisierungen den Arbeits- und Überwachungsaufwand minimieren to do.

Verwenden Sie Aufgaben, um die Arbeit zwischen den Teammitgliedern zu verteilen 

Dank pipelines können Aufgaben miteinander verknüpft werden, so dass nach Abschluss einer Aufgabe automatisch die nächste erstellt wird. Auf diese Weise können Sie automatisierte Aufgaben verwenden, um Personen zu benachrichtigen, ihren Teil zu beginnen, wenn mehrere Personen an derselben Auftrag arbeiten. 

Unten finden Sie ein Beispiel für einen Teil einer Steuererklärung pipeline wo die Aufgabe für die Person, die die Steuererklärung überprüft, erstellt wird, sobald ein anderes Teammitglied die Steuererklärung hochgeladen und seine Aufgabe als abgeschlossen markiert hat.

Dieser Teil des Prozesses besteht also aus zwei Hauptphasen:

• Die "In Vorbereitung" Stufe - Teammitglied 1 erhält die automatisch erstellte Aufgabe , um die Steuererklärung vorzubereiten. Sobald es das Dokument hochgeladen und mit Auftrag verknüpft hat, markiert es Aufgabe als abgeschlossen. Dadurch wird der automatische Vorgang ausgelöst. 
• Die "In Prüfung" Stufe -- Die Aufgabe für Teammitglied 2 wird erstellt, es erhält eine Benachrichtigung und kann nun die hochgeladene Meldung prüfen.

Auf diese Weise können Sie mit diesen Automatisierungen unnötige Kommunikation vermeiden und sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.