Automove (Basic): Aufgaben erstellen & Link zu Aufträge
You can have your tasks created and assigned automatically to save time spent on task distribution and delegation processes. Though TaxDome automates most of your routine and repeated processes, your team still has to perform the manual aspects of the job, such as assignments to prepare or forms to review. As your employees do their part of the job and mark tasks as completed, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline.
Hier abgedeckt:
- Richten Sie die Aufgabe-distribution Stufe ein und aktivieren Sie automove
- Verknüpfen Sie Aufgabe manuell mit einer Auftrag
- Automatische Erstellung von Aufgabe , wenn der Kunde seinen Teil erledigt hat
- Verwendung von Aufgaben zur Verteilung der Arbeit zwischen den Teammitgliedern
Richten Sie die Aufgabe-distribution Stufe ein und aktivieren Sie automove
Each job requires a set of tasks, such as getting a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created on their own as jobs progress. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages.
Need an example? Add a Manager Review task in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.
The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:
- Sie benötigen eine Aufgabe Vorlage mit Aufgaben, die Sie automatisch delegieren möchten. Wenn Sie keine haben, können Sie sie erstellen, indem Sie beim Hinzufügen von Automatisierung auf " Neue Vorlage" klicken. Die Vorlage kann Unteraufgaben enthalten, um alle manuellen Arbeiten aufzulisten, die in Ihrem Team für jeden Kunden bearbeitet werden (z. B. Anfordern von e-Signatur, Anfordern von Genehmigungen, Sperren eines Dokuments mit einer Rechnung usw.)
- Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Automove Aufträge für die Stufe aktiviert haben. Auf diese Weise wird der Auftrag automatisch zum nächsten Stufe verschoben, sobald alle Aufgaben erledigt sind.
Verknüpfen Sie Aufgabe manuell mit einer Auftrag
In einigen Fällen möchten Sie vielleicht auch Aufgaben manuell mit Aufträge verknüpfen. Zum Beispiel könnten Sie die Aufgabe Aufgabe Den Kunden nach zusätzlichen Einkommensinformationen fragen mit der Aufgabe Individuelle Steuererklärung Auftrag verknüpfen. Sobald die Aufgabe manuell verknüpft ist, funktioniert die Funktion "Automatisch verschieben" Aufträge genauso wie bei Aufgaben, die automatisch gesendet und verknüpft werden: Wenn die Aufgabe abgeschlossen oder abgebrochen wird, wird die Auftrag auf die nächste Stufe verschoben.
Learn how to link tasks to jobs manually and use them inside pipelines.
Hinweis! Wenn Aufgabe nicht abgeschlossen oder abgebrochen ist und Sie Auftrag manuell in ein anderes Stufe verschieben, werden Sie aufgefordert, zu entscheiden, was to do mit dem ausstehenden Aufgabe zu tun hat (weitere Einzelheiten finden Sie unter Behandlung unfertiger Elemente beim Verschieben Aufträge).
Automatisieren Sie die Erstellung von Aufgabe , wenn der Kunde seinen Teil erledigt hat.
Performing services for your clients is like passing the ball back and forth. But how do your team members find out that the ball is in their court? This is when automated tasks come in handy. When you have task automations added to the pipeline, they are created and automatically assigned only when the client has completed their part of the job.
Below you will find the example of a payroll pipeline where the task for the team is created only when the client is done and has uploaded the forms that you expect from them.
So, this pipeline has two main stages:
- Die "Formulare gesendet" Stufe -- Der Ball liegt beim Kunden: Eine Ordner-Vorlage für den Kunden mit einem zu bearbeitenden Formular wird automatisch erstellt und eine Nachricht mit der Aufforderung zum Ausfüllen des Formulars gesendet. Die Nachricht enthält einen Kunden Aufgabe, der die automatische Bearbeitung auslöst.
- Die "In prep" Stufe - Der Ball liegt bei der Firma: Sobald der Kunde das Formular ausfüllt und die Aufgabe in einem Chat-Thread als abgeschlossen markiert, wird automatisch eine Aufgabe für das entsprechende Teammitglied erstellt. Es kann nun mit der Gehaltsabrechnung fortfahren.
Auf diese Weise können Sie mit diesen Automatisierungen den Arbeits- und Überwachungsaufwand minimieren, den Sie haben to do.
Verwendung von Aufgaben zur Verteilung der Arbeit zwischen den Teammitgliedern
Due to the pipelines, tasks can be linked to each other, so that when one is completed, the next is automatically created. This way, you can use automated tasks to notify people to start their part when several people are working on the same job.
Below, find the example of a part of a tax preparation pipeline where the task for the person who reviews the return is created once another team member has uploaded the return and marked their task as completed.
Dieser Teil des Prozesses besteht also aus zwei Hauptphasen:
- Die "In Vorbereitung" Stufe - Teammitglied 1 erhält die automatisch erstellte Aufgabe , um die Steuererklärung vorzubereiten. Sobald es das Dokument hochgeladen und mit Auftrag verknüpft hat, markiert es Aufgabe als abgeschlossen. Dadurch wird der automatische Vorgang ausgelöst.
- Die "In Prüfung" Stufe -- Die Aufgabe für Teammitglied 2 wird erstellt, es erhält eine Benachrichtigung und kann nun die hochgeladene Meldung prüfen.
Auf diese Weise können Sie mit diesen Automatisierungen unnötige Kommunikation vermeiden und sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.