Steuererklärung: Kommunikation mit Kunden

Wie einer unserer Kunden es formulierte: „Durch gutes Zeitmanagement und gute Kommunikation mit den Kunden kann ein erfahrener Steuerexperte jede Steuererklärung nur einmal bearbeiten.“ Hier finden Sie einen Spickzettel mit den hilfreichsten Tipps, wie Sie dies erreichen können.

Personalisierte E-Mails versenden

Regelmäßige und persönliche Kommunikation gibt sowohl Ihnen als auch Ihrem Kunden ein gutes Gefühl. Sie wissen, dass Ihr Kunde informiert ist; er hat das Gefühl, dass Sie sich regelmäßig bei ihm melden. Die folgenden TaxDome helfen Ihnen, Ihre Interaktionen zu rationalisieren:

• E-Mail-Vorlagen : Erstellen Sie für jede Kommunikation mit Kunden eine E-Mail-Vorlage. Verwenden Sie Marketplace Vorlagen, um schnell loszulegen.

• Verwenden Sie shortcodes Personalisierung: Sie müssen nicht jede E-Mail manuell verfassen.

• Personalisierte E-Mails in großen Mengen versenden : Wenn Sie eine Gruppe von Kunden über etwas informieren müssen.

• Send automated emails : Notifications when your job is moving through a pipeline.

Zeitplan für E-Mails

Sie können auch planen, dass E-Mails automatisch versendet werden, wenn Sie genau wissen, wann sie verschickt werden sollen. Schreiben Sie Ihre E-Mails im Voraus und legen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Versand fest. Hier erfahren Sie mehr über die Vorausplanung .

Aufgrund der Erfahrungen anderer Kanzleien, die unser System nutzen, empfehlen wir Ihnen, diese Funktion für die Auftakt-E-Mail zur Steuersaison zu nutzen, um Ihre Kunden zu informieren:

• Änderungen bei Ihren Kanzlei/Dienstleistungen in diesem Jahr

• Ihre Bürozeiten

• Wie Ihre Kunden Sie erreichen können

• Informationen über die Kaution, die Sie für den Beginn Ihrer Arbeit benötigen

• Wie Sie dafür sorgen, dass ihre Dokumente sicher sind

• Wie können Kunden auf ihre Mandantenportal

Lassen Sie Ihre Kunden direkt von ihrem Computer aus einen Termin buchen. Mandantenportal

Sie können die Zeit sparen, die Sie normalerweise für die Planung eines Anrufs aufwenden. Gehen Sie zur Seite„Einstellungen“, wählen Sie die Registerkarte„Integrationen“ und klicken Sie dann auf die Unterregisterkarte„Scheduler “. Hier können Sie die TaxDome mit Acuity, Calendly, YouCanBook.Me und Schedulista einrichten. Weitere Informationen finden Sie hier .

Auch wenn Ihre Kunden Termine über die Schaltfläche oben rechts in ihrem Portal vereinbaren können, empfehlen wir Ihnen, eine separate E-Mail mit Anweisungen zur Terminvereinbarung zu erstellen.

Dokumente sammeln

Das Zusammenstellen von Dokumenten ist eine Routineaufgabe, die Sie bei jedem Kunden wiederholen. Außerdem kann es zu Überraschungen kommen – beispielsweise wenn Sie bei der Vorbereitung der Steuererklärung feststellen, dass Dokumente fehlen. Mit TaxDome können Sie den Prozess zum Sammeln von Dokumenten einrichten und sicherstellen, dass Ihre Kunden ihn befolgen. Beachten Sie dazu unsere folgenden Hinweise:

• Automatisierte Erfassung mit Organizern

• Verwenden Sie Dokumenten-Checklisten für eine klare Erfassung

• Fertigstellung der Dokumente

Automatisierte Erfassung mit Organizern

Die gängigste Methode, um Informationen und Dokumente von Ihren Kunden zu sammeln, ist PDF. Dies ist jedoch ebenfalls veraltet und ineffizient. TaxDome Ihnen Organizer , die sich leicht automatisieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.

Die Verwendung von Organizern kann Ihnen viel Zeit und Ärger ersparen - sehen Sie sich die folgenden Funktionen an:

• Bedingte Logik: Legen Sie die Bedingungen fest, um die nicht zutreffenden Fragen zu überspringen.

• Zusätzliche Abschnitte: Lassen Sie Ihre Kunden die sich wiederholenden Abschnitte kopieren (z. B. die Adresse beider Ehepartner).

• Erläuterungen zu Fragen: Fügen Sie Ihren Fragen eine Beschreibung hinzu, damit Ihre Kunden genau wissen, was von ihnen verlangt wird.

• Textblöcke: Fügen Sie Textblöcke hinzu, um jeden Abschnitt detailliert zu beschreiben oder wichtige Informationen zu vermitteln.

Dokumenten-Checklisten senden

Dokumenten-Checklisten bieten eine personalisierte Liste von Steuerdokumenten für jeden Kunden, die über Fragebogen bereitgestellt wird. Anstatt zu raten, was sie hochladen sollen, sehen Kunden genau, was benötigt wird – und wenn etwas fehlt, können sie angeben, warum (nicht zutreffend, wird später hochgeladen, bereits bereitgestellt oder einen Kommentar hinzufügen). Hier sind einige Tipps zur Verwendung von Dokumenten-Checklisten:

• Erstellen Sie Checklisten in der Nebensaison, damit sie bereit sind, wenn die Steuersaison beginnt. Sie können sie manuell erstellen , indem Sie aus über 42 Dokumenttypen (W-2, 1099, 1098 und mehr) auswählen, oder sie AI aus PDF des Vorjahres AI (derzeit verfügbar für das Formular 1040 mit Drake, Lacerte und ProSeries).

• Fügen Sie Checklisten zu Ihren Fragebogen hinzu, damit diese zusammen versendet werden. Aktivieren Sie die Option „Checklisten anhängen“, wenn Sie eine Fragebogen erstellen oder bearbeiten.

• Senden Sie Checklisten gleichzeitig an mehrere Kunden. Filtern Sie Ihre Kundenliste nach „Checkliste > Erstellt“, wählen Sie die Kunden aus und senden Sie den Fragebogen der angehängten Checkliste.

• Automate checklist delivery through your pipeline by adding a Create organizer automation at the appropriate stage. Turn on job automove , and it will automatically progress once the client completes all checklist items and submits the organizer.

• Verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit mithilfe der Spalte „Checkliste“ im Abschnitt „Organisatoren “. Filtern Sie nach status der Checkliste, status schnell Kunden zu identifizieren, die eine Nachverfolgung benötigen.

Fertigstellung der Dokumente

Befolgen Sie immer diese Regel: Beginnen Sie mit der Vorbereitung Ihrer Steuererklärung erst, nachdem Sie alle Unterlagen erhalten haben.

Wir haben hier einige Empfehlungen ausgesprochen:

• Öffnen Sie den Fragebogen die Dokumente des Kunden erst, nachdem Sie eine Benachrichtigung erhalten haben, dass alle Dokumente auf TaxDome hochgeladen wurden. Ihre Kunden haben dafür das Kontrollkästchen „Firma benachrichtigen, wenn Sie mit dem Hochladen fertig sind “.

• Schalten Sie die Benachrichtigungen in Organizern über das Hochladen von Dokumenten aus, damit Sie nicht zu früh abgelenkt werden.

  

• Bitten Sie Ihre Kunden, Ihnen nach Abschluss des Uploads eine E-Mail zu senden, oder gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie Automatisierungen und Kundenaufgaben in Chats verwenden.

• Make a separate stage for the automation for sending the confirmation message in your pipeline.

• Erstellen Sie eine Chat-Vorlage, um Ihre Kunden zu bitten, zu bestätigen, dass sie das Hochladen von Dokumenten abgeschlossen haben – und fügen Sie Aufgabe eine Aufgabe hinzu.

• Erheben Sie eine Gebühr für nicht beantwortete oder nach Ablauf der Frist eingereichte Organisatoren.

Verwenden Sie die eingebetteten Tools von PDF zur Vorbereitung und Überprüfung von Steuererklärungen.

TaxDome Ihnen integrierte PDF , die sich zum Anzeigen, Bearbeiten , Markieren, für die Zusammenarbeit und vieles mehr eignen . Um Dokumente griffbereit zu haben, können Sie diese Hacks verwenden:

• Führen Sie Dokumente direkt in TaxDome zusammen , TaxDome Ihr Kunde sie als einzelne Dateien gescannt hat.

• Verwenden Sie Stempel, wenn Sie PDFs überprüfen, damit Ihr Team weiß, welche Dokumente bereits geprüft wurden.