💸 Steuervorbereitung: Kommunikation mit dem Kunden

Wie es einer unserer Kunden ausdrückte: "Ein gutes Zeitmanagement und eine gute Kommunikation mit dem Mandanten ermöglichen es einem erfahrenen Steuerberater, jede Steuererklärung nur einmal zu bearbeiten." Hier finden Sie einen Spickzettel mit den hilfreichsten Tipps, wie Sie dies erreichen können.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Personalisierte E-Mails senden

Regelmäßige und persönliche Kommunikation gibt sowohl Ihnen als auch Ihrem Kunden ein gutes Gefühl. Sie wissen, dass er informiert ist; er hat das Gefühl, dass Sie sich regelmäßig melden.

Die folgenden Funktionen von TaxDome werden Ihnen helfen, Ihre Interaktionen zu optimieren:

  • E-Mail-Vorlagen. Bereiten Sie eine E-Mail-Vorlage vor, wenn Sie mit Kunden kommunizieren müssen. Nutzen Sie unsere Vorlagenbibliothek für einen einfachen Start.
  • Verwenden Sie shortcodes für die Personalisierung - Sie müssen nicht jede E-Mail manuell verfassen.
  • Senden Sie personalisierte E-Mails in Massen (z. B. wenn Sie eine Gruppe von Kunden über etwas informieren müssen).
  • Senden Sie automatisierte E-Mails (d. h. Benachrichtigungen, wenn Ihre Auftrag bewegt sich durch eine pipeline).

Zeitplan für E-Mails

Sie können auch den automatischen Versand von E-Mails planen, wenn Sie genau wissen, wann sie versendet werden sollen. Schreiben Sie Ihre E-Mails im Voraus und geben Sie das Datum und die Uhrzeit für den Versand an. Hier erfahren Sie mehr über die Planung im Voraus.

Aufgrund der Erfahrungen anderer Kanzleien, die unser System nutzen, empfehlen wir Ihnen, diese Funktion für die Auftakt-E-Mail zur Steuersaison zu nutzen, um Ihre Kunden zu informieren:

  • Änderungen bei Ihren Kanzlei/Dienstleistungen in diesem Jahr
  • Ihre Bürozeiten
  • Wie Ihre Kunden Sie erreichen können
  • Informationen über die Kaution, die Sie für den Beginn Ihrer Arbeit benötigen
  • Wie Sie dafür sorgen, dass ihre Dokumente sicher sind
  • Wie können Kunden auf ihre Mandantenportal

Lassen Sie Ihre Kunden direkt von ihrem Computer aus einen Termin buchen. Mandantenportal

Sie können die Zeit sparen, die Sie normalerweise für die Planung eines Anrufs benötigen. Gehen Sie zur Seite Einstellungen, wählen Sie die Registerkarte Integrationen und klicken Sie dann auf die Unterregisterkarte Planer. Hier können Sie die TaxDome Integration mit Acuity, Calendly, YouCanBook.Me und Schedulista einrichten. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Auch wenn Ihre Kunden über die Schaltfläche oben rechts in ihrem Portal Termine vereinbaren können, empfehlen wir Ihnen, eine separate E-Mail mit Anweisungen zur Terminvereinbarung zu erstellen.

Sammeln von Dokumenten

Die Zusammenstellung von Unterlagen ist eine Routine, die Sie bei jedem Kunden wiederholen. Außerdem kann es eine Quelle von Überraschungen sein - wie z. B. die Feststellung, dass mitten in der Vorbereitung der Steuererklärung Unterlagen fehlen. Mit TaxDome können Sie den Prozess der Dokumentensammlung einrichten und sicherstellen, dass Ihre Kunden ihn befolgen. Siehe unsere Ratschläge unten:

Automatisierte Erfassung mit Organizern

Die gebräuchlichste Art, Informationen und Dokumente von Ihren Kunden zu sammeln, ist die über PDF. Aber auch das ist veraltet und ineffizient. TaxDome bietet Ihnen Organisatoren, die Sie leicht automatisieren und Ihren Bedürfnissen entsprechend einrichten können.

Die Verwendung von Organizern kann Ihnen viel Zeit und Ärger ersparen - sehen Sie sich die folgenden Funktionen an:

  • Bedingte Logik: Legen Sie die Bedingungen fest, um die nicht zutreffenden Fragen zu überspringen.

  • Zusätzliche Abschnitte: Lassen Sie Ihre Kunden die Abschnitte kopieren, die sich wiederholen (z. B. die Adresse für beide Ehegatten).

  • Erklärungen für Fragen: Fügen Sie Ihren Fragen eine Beschreibung hinzu, damit Ihre Kunden genau wissen, was von ihnen verlangt wird.

  • Textblöcke: Fügen Sie Textblöcke hinzu, um jeden Abschnitt detailliert zu beschreiben oder um wichtige Informationen zu vermitteln.

Fertigstellung der Dokumente

Halten Sie sich immer an diese Regel: Beginnen Sie mit der Vorbereitung Ihrer Steuererklärung erst, wenn Sie alle Unterlagen von der Bank erhalten haben.

Wir haben hier eine Reihe von Empfehlungen ausgesprochen:

  • Bitten Sie Ihre Kunden, Ihnen eine E-Mail zu schicken, sobald sie mit dem Hochladen fertig sind, oder gehen Sie einen Schritt weiter, indem Sie Automatisierungen und Kundenaufgaben in Chats verwenden.

  • Erstellen Sie eine separate Stufe fürs Automatisierung für das Versenden der Bestätigungsnachricht in Ihrem pipeline.

  • Erstellen Sie eine Chat-Vorlage, um Ihre Kunden aufzufordern, zu bestätigen, dass sie mit dem Hochladen von Dokumenten fertig sind - und fügen Sie dort einen Kunden Aufgabe hinzu.

  • Erheben Sie eine Gebühr für nicht beantwortete oder nach Ablauf der Frist eingereichte Organisatoren.

Verwenden Sie die eingebetteten Tools von PDF zur Vorbereitung und Überprüfung von Steuererklärungen.

TaxDome bietet Ihnen eingebettete PDF Tools zum Anzeigen, Bearbeiten, Markieren, Zusammenarbeiten und mehr. Mit diesen Hacks haben Sie Dokumente immer griffbereit:

  • Verwendung von Stempeln bei der Überprüfung von PDF-Dateien, damit Ihr Team weiß, welche Dokumente geprüft wurden

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