Tax Preparation: Client communication

As one of our clients put it: “Proper time management and client communication allow an experienced tax professional to handle each tax return only one time.” Here, you’ll find a cheat sheet with the most helpful tips on how you can achieve this. Send personalized emails {#1}

Regelmäßige und persönliche Kommunikation gibt sowohl Ihnen als auch Ihrem Kunden ein gutes Gefühl. Sie wissen, dass Ihr Kunde informiert ist; er hat das Gefühl, dass Sie sich regelmäßig bei ihm melden. Die folgenden TaxDome helfen Ihnen, Ihre Interaktionen zu rationalisieren:

• Email templates . Prepare an email template for each time you need to communicate with clients. Use our templates library for an easy start.

• Use shortcodes for personalization - you don’t have to compose every email manually.

• Send personalized emails in bulk (i.e. when you need to inform a group of clients about something).

• Send automated emails (i.e. notifications when your job is moving through a pipeline).

Zeitplan für E-Mails

You can also plan for emails to be sent automatically if you know exactly when they should be sent. Write your emails in advance and specify the date and time for the dispatch. Here’s more on scheduling ahead .

Aufgrund der Erfahrungen anderer Kanzleien, die unser System nutzen, empfehlen wir Ihnen, diese Funktion für die Auftakt-E-Mail zur Steuersaison zu nutzen, um Ihre Kunden zu informieren:

• Änderungen bei Ihren Kanzlei/Dienstleistungen in diesem Jahr

• Ihre Bürozeiten

• Wie Ihre Kunden Sie erreichen können

• Informationen über die Kaution, die Sie für den Beginn Ihrer Arbeit benötigen

• Wie Sie dafür sorgen, dass ihre Dokumente sicher sind

• Wie können Kunden auf ihre Mandantenportal

Lassen Sie Ihre Kunden direkt von ihrem Computer aus einen Termin buchen. Mandantenportal

You can save the time you usually spend scheduling a call. Go to the  Settings page, select the Integrations tab, then click on the Scheduler subtab. Here, you can set up the TaxDome integration with Acuity, Calendly, YouCanBook.Me, and Schedulista. For more details, go here .

Even though your clients will be able to schedule appointments using the button on the top right of their portal , we recommend you create a separate email with instructions on how to schedule an appointment.

Sammeln von Dokumenten

Die Zusammenstellung von Unterlagen ist eine Routine, die Sie bei jedem Kunden wiederholen. Außerdem kann es eine Quelle von Überraschungen sein - wie zum Beispiel die Feststellung, dass mitten in der Vorbereitung der Steuererklärung Unterlagen fehlen. Mit TaxDome können Sie den Prozess der Dokumentensammlung einrichten und dafür sorgen, dass Ihre Kunden ihn befolgen. Siehe unsere Ratschläge unten:

• Automatisierte Erfassung mit Organizern

• Fertigstellung der Dokumente

Automatisierte Erfassung mit Organizern

The most common way to collect info and documents from your clients is via PDF. However, this is also outdated and inefficient. TaxDome provides you with organizers , which can be easily automated and set up to your needs.

Die Verwendung von Organizern kann Ihnen viel Zeit und Ärger ersparen - sehen Sie sich die folgenden Funktionen an:

• Conditional logic : set the conditions to skip the questions that are not applicable

• Additional sections : let your clients copy the sections that repeat (e.g. the address for both spouses)

• Explanations for questions : add a description to your questions so that your clients know exactly what’s required from them

• Text blocks : add text blocks to describe each section in detail or to convey important information

Fertigstellung der Dokumente

Halten Sie sich immer an diese Regel: Beginnen Sie mit der Vorbereitung Ihrer Steuererklärung erst, wenn Sie alle Unterlagen von uns erhalten haben. Wir haben hier eine Reihe von Empfehlungen ausgesprochen:

• Open the client’s organizer or documents only after you got a notification that all the documents are uploaded to TaxDome. Your clients have the Notify firm if you are done uploading checkbox for that.

• Schalten Sie die Benachrichtigungen in Organizern über das Hochladen von Dokumenten aus, damit Sie nicht zu früh abgelenkt werden.

  

• Ask your clients to send an email to you once they’re finished uploading, or take it one step further by using automations and client tasks in chats.

• Make a separate stage for the automation for sending the confirmation message in your pipeline.

• Create a chat template to request that your clients confirm that they are done uploading documents — and add a client task there.

• Erheben Sie eine Gebühr für nicht beantwortete oder nach Ablauf der Frist eingereichte Organisatoren.

Verwenden Sie die eingebetteten Tools von PDF zur Vorbereitung und Überprüfung von Steuererklärungen.

TaxDome provides you with embedded PDF Tools suitable for viewing, editing , markup, collaboration and more. To keep docs handy, you can use these hacks:

• Merge documents right inside TaxDome if your client scanned them as single files

• Use stamps when reviewing PDFs so that your team knows which docs have been checked