Aktionen mit Rechnungen

Erfahren Sie alles, was Sie über die Verwaltung Ihrer Rechnungen wissen müssen: wie Sie sie herunterladen, ausdrucken und bearbeiten können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie schnell überprüfen können, ob Ihre Kunden bezahlt haben – und vieles mehr!

Wissen, wann eine Rechnung bezahlt oder vorausbezahlt wurde

Wenn Sie die Vorauszahlung für Kunden aktiviert haben , können diese entweder einen beliebigen Betrag im Voraus bezahlen oder bei Fälligkeit der Rechnung. Im Kundenkonto werden Vorauszahlungen als Guthaben für zukünftige Rechnungen angezeigt.

You’ll always receive an email when a client makes a prepayment, pays an invoice in full or partially or has an invoice that has become overdue. This email will also include the invoice as an attachment. You’ll also get a notification in your Inbox+ . Click Go to… to get to the client’s Invoices page.

Hinweis

Sie können Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu jeder Zeit.

Eine Rechnung aus Kundensicht anzeigen

Sie können sich vor dem Versand oder jederzeit nach der Erstellung anzeigen lassen, wie eine Rechnung Ihrem Kunden angezeigt wird. So können Sie das Layout, die Beträge und die Formatierung genau so überprüfen, wie sie Ihrem Kunden angezeigt werden.

Zur Vorschau Rechnung:

1. Gehen Sie zu „Abrechnung“ > „Rechnungen“.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Rechnung und wählen Sie Vorschau.

   

Die Rechnung wird in einer Seitenleiste geöffnet und zeigt die PDF an, die Ihr Kunde beim Anzeigen oder Herunterladen der Rechnung erhält.

Einsicht in den Zahlungsverlauf einer Rechnung

Um den Zahlungsverlauf einer Rechnung einzusehen, klicken Sie auf die Rechnungsnummer in der Liste ListeRechnungen. Der Verlauf wird dann in der Seitenleiste angezeigt.

Tipp

Das Datum der letzten Zahlung wird in der Liste Rechnungen (Spalte Letzte Zahlung) angezeigt. Wenn Ihr Kunde jedoch in Teilen zahlt, können Sie die Rechnung öffnen und alle Zahlungen sehen.

Die Zahlungshistorie zeigt die Zahlungsmethode, das Datum, den Betrag und gegebenenfalls die Rückerstattung an. Klicken Sie auf die Nummer in der Spalte„Zahlungsnummer“, um zu den Zahlungsinformationen zu gelangen. 

Wenn die Rechnung mit einem Guthaben beglichen wurde, enthält die Zahlungshistorie diese Information.

Die Historie der Rechnung einsehen

Sie können jederzeit nachverfolgen, was mit jeder Rechnung geschehen ist. Der Aktivitätsfeed von TaxDome ist chronologisch nach dem neuesten Ereignis sortiert und ermöglicht es Ihnen, herauszufinden, wann...

• ...eine Rechnung manuell oder per Automatisierung versendet wurde
• ...wurde eine geplante Rechnung erstellt
• ...eine Rechnung wurde geändert
• ...der status einer Rechnung wurde geändert
• …die Gutschrift wurde zur Begleichung einer Rechnung verwendet.
• …eine Rechnung wurde gelöscht
• ...eine Rechnung per E-Mail oder eine automatische Mahnung erneut versandt wurde
• ...wurde eine Rechnung heruntergeladen
• ...wurde eine Rechnung gedruckt
• ...wurde eine Rechnung exportiert.

So zeigen Sie die Historie einer Rechnung an:

1. Gehen Sie zu„Abrechnung“ > „Rechnungen“, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben dem Namen der Rechnung oder innerhalb der Rechnung selbst und klicken Sie dann auf „Aktivität“. 

2. Dadurch werden die Ereignisse angezeigt, die sich auf diese bestimmte Rechnung beziehen. Filtern Sie den Aktivitäts-Feed nach Typ = Rechnungen, um alle rechnungsbezogenen Ereignisse anzuzeigen.

Rechnungsquelle anzeigen

Sie können jederzeit herausfinden, was die Erstellung einer Rechnung ausgelöst hat, indem Sie deren Rechnungsquelle überprüfen. So können Sie schnell den Ursprung einer Rechnung identifizieren, ohne pipelines, Angebote, Aufträge oder wiederkehrende Rechnungen einzeln überprüfen zu müssen.

Die Rechnungsquelleninformationen sind unter „Abrechnung > Rechnungen“ und unter „Konto > Rechnungen“ verfügbar und werden auch beim Bearbeiten einer Rechnung angezeigt.

Es zeigt, wo die Rechnung erstellt wurde:

• Vorschlag – der Vorschlag, der zur Rechnung geführt hat
• wiederkehrende Rechnung die übergeordnete wiederkehrende Rechnung
• Auftrag der Auftrag die Rechnung generiert hat

Das Feld bleibt leer, wenn die Rechnung manuell erstellt wurde oder wenn der ursprüngliche Vorschlag, Auftrag oder wiederkehrende Rechnung gelöscht wiederkehrende Rechnung .

Rechnungen drucken oder herunterladen PDF

Um Rechnungen auszudrucken, gehen Sie zu „Rechnungen“, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung und wählen Sie „Drucken“ aus dem Dropdown-Menü. Alternativ können Sie die Rechnung öffnen, auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken und „Drucken“ auswählen.

Sie können Rechnungen auch direkt aus der Auftrag heraus drucken, indem Sie auf die drei Punkte neben der verknüpften Rechnung klicken und „Drucken“ auswählen.

Wenn Sie eine Rechnung für Ihre Unterlagen speichern möchten, können Sie eine PDF auf Ihren Desktop herunterladen, indem Sie Download aus dem Dropdown-Menü wählen.

Das Aussehen der Rechnung hängt davon ab, wie Sie das Design in den Einstellungen anpassen . Sie können Ihre Rechnungen vollständig mit Ihrem Branding versehen und sicherstellen, dass Ihre Kunden nur das sehen, was Sie möchten. 

Unbezahlte Rechnungen enthalten einen Link„Jetzt bezahlen“, über den Sie eine Zahlung vornehmen können. 

Bezahlte Rechnungen – ein Link „Rechnung anzeigen“, um die Details anzuzeigen, und ein roter Stempel „Bezahlt “.

Wenn Gutschriften auf eine Rechnung angerechnet werden, wird der angerechnete Betrag sowohl in der Mandantenportal als auch in der PDF mit einer Aufschlüsselung der verwendeten Gutschriften angezeigt.

Rechnungen bearbeiten

Sowohl einmalige als auch wiederkehrende Rechnungen sind bearbeitbar. 

• Bearbeitung von einmaligen Rechnungen

• Wiederkehrende Rechnungen bearbeiten

Einmalige Rechnungen bearbeiten

Um die Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung und dann auf Bearbeiten. 

• Bei unbezahlten Rechnungen können Sie alle Rechnungsdetails, einschließlich der finanziellen Details, ändern. 

• Bei Rechnungen mit anderen Status ( Bezahlt, Teilweise bezahlt und In Bearbeitung) können Sie alle Angaben außer den Finanzdaten ändern. Wenn die Rechnung bezahlt oder teilweise bezahlt ist, können Sie die Finanzdaten nur bearbeiten, wenn Sie eine Rückerstattung vornehmen und eine neue Rechnung ausstellen oder eine Offline-Zahlung löschen und die Rechnung bearbeiten, nachdem sie auf Unbezahlt gesetzt wurde.

Hinweis

Wenn Sie eine Rechnungsnummer ändern, wird sie automatisch in QuickBooks aktualisiert.

Doppelte Rechnungen

Um eine Kopie einer bestehenden Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Rechnungen oder die Registerkarte Rechnungen eines Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Rechnungsnamen und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Duplizieren.

Sie sehen dann die Rechnung erstellen mit allen Details Ihrer ursprünglichen Rechnung bereits ausgefüllt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oder bearbeiten Sie die Rechnung nach Ihren Vorstellungen.

Rechnungen löschen

Hinweis

Sie können bezahlte und teilweise bezahlte Rechnungen nicht löschen, da es sich um Datensätze handelt.

Sie können Rechnungen einzeln oder in großen Mengen löschen:

• Um eine einzelne Rechnung zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts, wählen dann Löschen und bestätigen Sie die Aktion im Pop-up-Fenster.

• Um mehrere Rechnungen zu löschen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Rechnungen, klicken Sie oben auf der Seite auf „Löschen“ und bestätigen Sie den Vorgang. 

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