Rechnungen (Basic): Bearbeiten, Drucken, Herunterladen, Löschen
Erfahren Sie alles, was Sie über die Verwaltung Ihrer Rechnungen wissen müssen: wie Sie sie herunterladen, drucken und bearbeiten können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie schnell überprüfen können, ob Ihre Kunden gezahlt haben - und mehr!
Hier abgedeckt:
- Erkennen, wann eine Rechnung bezahlt oder vorausbezahlt wurde
- Anzeige des Zahlungsverlaufs einer Rechnung
- Drucken oder Herunterladen von PDF-Rechnungen
- Bearbeiten von Rechnungen
- Rechnungen per E-Mail versenden
- Duplizieren einer Rechnung
- Löschung von Rechnungen
- Verknüpfen und automatisches Verschieben von Rechnungen in Aufträge
Erkennen, wann eine Rechnung bezahlt oder vorausbezahlt wurde
Kunden können entweder eine Vorauszahlung ( sofern in den Einstellungen erlaubt) in beliebiger Höhe leisten oder bei Fälligkeit einer Rechnung zahlen. Im Kundenkonto werden Vorauszahlungen als Guthaben angezeigt, das für zukünftige Rechnungen verwendet werden kann.
Sie erhalten immer eine E-Mail, wenn ein Kunde eine Vorauszahlung leistet, eine Rechnung vollständig bezahlt oder eine Rechnung überfällig geworden ist. Dieser E-Mail ist auch die bezahlte Rechnung beigefügt. Sie erhalten außerdem eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+. Klicken Sie auf Gehe zu..., um die Seite Rechnungen des Kunden aufzurufen.
Einsicht in den Zahlungsverlauf einer Rechnung
Um das Zahlungsverhalten für eine Rechnung anzuzeigen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung und wählen dann Rechnung anzeigen. Die Rechnung wird dann in der Seitenleiste angezeigt.
Das Zahlungsverhalten zeigt die Quelle, das Datum, den Betrag und die Rückerstattung, falls vorhanden. Klicken Sie auf die Zahlungsart in der Spalte Quelle , um zu den Zahlungsinformationen zu gelangen.
Wenn die Rechnungen mit Krediten bezahlt wurden, enthält das Zahlungsverhalten diese Information.
Drucken oder Herunterladen von PDF-Rechnungen
Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserer kostenlosen Online-Drehscheibe für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.
Drucken Sie direkt von der Seite Rechnungen aus, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung klicken. Wählen Sie Drucken aus der Dropdown-Liste. Die Druckoption ist auch während der Bearbeitung oder Anzeige einer Rechnung verfügbar.
Wenn Sie eine Rechnung für Ihre Unterlagen speichern möchten, können Sie eine PDF-Datei auf Ihren Desktop herunterladen, indem Sie im Pulldown-Menü die Option Download wählen.
Es wird automatisch eine Rechnung angezeigt:
- Ihr Firmenname, Logo, Kontaktdaten und die angebotenen Dienstleistungen
- Für jede unbezahlte Rechnung einen Link, um eine Zahlung zu leisten
- Für jede bezahlte Rechnung wird ein Link angezeigt, über den die Details der bezahlten Rechnung eingesehen werden können. Außerdem wird ein roter Stempel "PAID" angezeigt.
- Sie können auch kontoangepasste Felder verwenden, um der PDF-Rechnung bestimmte Informationen hinzuzufügen. Wenn Sie auf diese Weise die benutzerdefinierten Felder für die Adresse, den Ort und das Bundesland hinzufügen, werden sie in der Kopfzeile der PDF-Rechnung platziert:
Bearbeiten von Rechnungen
Sowohl einmalige als auch wiederkehrende Rechnungen sind bearbeitbar.
Einmalige Rechnungen bearbeiten
Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung und wählen Sie Bearbeiten , um den Betrag oder die Zahlungsmethode zu ändern, eine Mahnung einzurichten oder die Rechnungsdetails zu ändern.
Hinweis: Wenn Sie eine Rechnungsnummer ändern, wird sie automatisch in QuickBooks aktualisiert.
Tipp: Sie können eine Rechnung nicht mehr bearbeiten, sobald der Kunde bezahlt hat. Zu diesem Zeitpunkt ist die Rechnung ein Datensatz und kann nicht mehr geändert werden. Sie können jedoch eine Rückerstattung ausstellen, wenn Sie dem Kunden z. B. versehentlich zu viel in Rechnung gestellt haben.
Duplizieren einer Rechnung
Um eine Kopie einer bestehenden Rechnung zu erstellen, gehen Sie auf die Seite Rechnungen oder die Registerkarte Rechnungen eines Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Rechnungsnamen und wählen Sie aus der Pulldown-Liste Duplizieren.
Sie sehen die Seite Rechnung erstellen, auf der alle Details Ihrer ursprünglichen Rechnung bereits ausgefüllt sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oder bearbeiten Sie die Rechnung nach Ihren Vorstellungen.
Löschung von Rechnungen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Rechnung zu entfernen:
1. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung und wählen Sie dann Löschen.
2. Klicken Sie im Popup-Fenster " Bestätigung der Rechnungslöschung " auf Löschen.
Hinweis: Sie können bezahlte Rechnungen nicht löschen, da es sich um Datensätze handelt.
