Aktionen mit Rechnungen

Learn everything you need to know about managing your invoices: how to download, print and edit them. Plus, learn how to quickly check whether your clients have paid—and more!

Wissen, wann eine Rechnung bezahlt oder vorausbezahlt wurde

If you enabled prepayment for clients , they can either prepay in any amount or pay when an invoice is due. In the client’s account, prepayments show up as credits to use for future invoices.

You’ll always receive an email when a client makes a prepayment, pays an invoice in full or partially or has an invoice that has become overdue. This email will also include the invoice as an attachment. You’ll also get a notification in your Inbox+ . Click Go to… to get to the client’s Invoices page.

Hinweis

Sie können change your notification preferences zu jeder Zeit.

View an invoice from the client’s perspective

You can view how an invoice displays to your client before sending it or at any time after creation. This lets you check the layout, amounts, and formatting exactly as your client will see it.

To preview an invoice:

1. Go to Billing > Invoices.

2. Click the three dots to the right of the invoice and select Preview.

   

The invoice opens in a sidebar, displaying the PDF version that your client receives when viewing or downloading the invoice.

Einsicht in den Zahlungsverlauf einer Rechnung

Um den Zahlungsverlauf einer Rechnung einzusehen, klicken Sie auf die Rechnungsnummer in der Liste ListeRechnungen. Der Verlauf wird dann in der Seitenleiste angezeigt.

Tipp

Das Datum der letzten Zahlung wird in der Liste Rechnungen (Spalte Letzte Zahlung) angezeigt. Wenn Ihr Kunde jedoch in Teilen zahlt, können Sie die Rechnung öffnen und alle Zahlungen sehen.

Das Zahlungsverhalten zeigt die Quelle, das Datum, den Betrag und die Rückerstattung, falls vorhanden. Klicken Sie auf die Zahlungsart in der Spalte SpalteQuelle, um zu den Zahlungsinformationen zu gelangen. Wenn die Rechnungen mit Guthaben bezahlt wurden, enthält das Zahlungsverhalten diese Informationen.

Die Historie der Rechnung einsehen

You’ll always be able to see what took place with any invoice. TaxDome’s Activity feed is sorted chronologically by the most recent event and allows you to find out when…

• ...eine Rechnung manuell oder per Automatisierung versendet wurde
• ...wurde eine geplante Rechnung erstellt
• ...eine Rechnung wurde geändert
• ...der status einer Rechnung wurde geändert
• ...ein Guthaben zur Begleichung einer Rechnung verwendet wurde ...eine Rechnung gelöscht wurde
• ...eine Rechnung per E-Mail oder eine automatische Mahnung erneut versandt wurde
• ...wurde eine Rechnung heruntergeladen
• ...wurde eine Rechnung gedruckt
• ...wurde eine Rechnung exportiert.

So zeigen Sie die Historie einer Rechnung an:

1. Go to Billing > Invoices, click on the three-dots icon to the far right of the invoice’s name or inside the invoice itself, then click Activity. 

2. Dadurch werden die Ereignisse angezeigt, die sich auf diese bestimmte Rechnung beziehen. Filtern Sie den Aktivitäts-Feed nach Typ = Rechnungen, um alle rechnungsbezogenen Ereignisse anzuzeigen.

View invoice source

You can always find out what triggered the creation of an invoice by checking its Invoice source. This lets you quickly identify the origin of an invoice without having to check pipelines, proposals, jobs, or recurring invoices one by one.

The Invoice source information is available in Billing > Invoices and in Account > Invoices, and is also visible when editing an invoice.

It shows where the invoice was created from:

• Proposal — the proposal that generated the invoice
• Recurring invoice — the parent recurring invoice
• Job — the job that generated the invoice

The field will be blank if the invoice was created manually or if the original proposal, job, or recurring invoice has been deleted.

Rechnungen drucken oder herunterladen PDF

To print invoices, go to Invoices, click the three dots to the far right of the invoice, and select Print from the drop-down menu. Alternatively, open the invoice, click the three dots in the top right corner, and select Print.

You can also print invoices directly from the job card by clicking the three dots next to the linked invoice and selecting Print.

Wenn Sie eine Rechnung für Ihre Unterlagen speichern möchten, können Sie eine PDF auf Ihren Desktop herunterladen, indem Sie Download aus dem Dropdown-Menü wählen.

The visual appearance of the invoice depends on how you customize its look in the settings . You can completely white-label your invoices and ensure your clients see only what you want. 

Unpaid invoices contains a Pay now link to make a payment. 

Paid invoices—a View invoice link to view the details and red Paid stamp.

Rechnungen bearbeiten

Sowohl einmalige als auch wiederkehrende Rechnungen sind bearbeitbar. 

• Bearbeitung von einmaligen Rechnungen

• Wiederkehrende Rechnungen bearbeiten

Einmalige Rechnungen bearbeiten

Um die Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung und dann auf Bearbeiten. 

• Bei unbezahlten Rechnungen können Sie alle Rechnungsdetails, einschließlich der finanziellen Details, ändern. 

• For invoices in other statuses (Paid, Partially paid and In progress), you can change all the details apart from the financial details. If the invoice is Paid or Partially paid, you can only edit its financial details if you issue a refund and issue a new invoice or delete an offline payment and edit the invoice after it becomes Unpaid.

  

Hinweis

Wenn Sie eine Rechnungsnummer ändern, wird sie automatisch in QuickBooks aktualisiert.

Doppelte Rechnungen

Um eine Kopie einer bestehenden Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Rechnungen oder die Registerkarte Rechnungen eines Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Rechnungsnamen und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Duplizieren.

Sie sehen dann die Rechnung erstellen mit allen Details Ihrer ursprünglichen Rechnung bereits ausgefüllt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oder bearbeiten Sie die Rechnung nach Ihren Vorstellungen.

Rechnungen löschen

Hinweis

Sie können bezahlte und teilweise bezahlte Rechnungen nicht löschen, da es sich um Datensätze handelt.

Sie können Rechnungen einzeln oder in großen Mengen löschen:

• Um eine einzelne Rechnung zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts, wählen dann Löschen und bestätigen Sie die Aktion im Pop-up-Fenster.

  

• To delete multiple invoices, select checkboxes next to them, click Delete at the top of the page and confirm the action. 

  

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