Aktionen mit Rechnungen

Learn everything you need to know about managing your invoices: how to download, print and edit them. Plus, learn how to quickly check whether your clients have paid—and more!

Wissen, wann eine Rechnung bezahlt oder vorausbezahlt wurde

If you enabled prepayment for clients , they can either prepay in any amount or pay when an invoice is due. In the client’s account, prepayments show up as credit to use for future invoices.

You’ll always receive an email when a client makes a prepayment, pays an invoice in full or partially or has an invoice that has become overdue. This email will also include the invoice as an attachment. You’ll also get a notification in your Inbox+ . Click Go to… to get to the client’s Invoices page.

Hinweis

Sie können Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu jeder Zeit.

Eine Rechnung aus Kundensicht anzeigen

Sie können sich vor dem Versand oder jederzeit nach der Erstellung anzeigen lassen, wie eine Rechnung Ihrem Kunden angezeigt wird. So können Sie das Layout, die Beträge und die Formatierung genau so überprüfen, wie sie Ihrem Kunden angezeigt werden.

Zur Vorschau Rechnung:

1. Gehen Sie zu „Abrechnung“ > „Rechnungen“.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Rechnung und wählen Sie Vorschau.

   

Die Rechnung wird in einer Seitenleiste geöffnet und zeigt die PDF an, die Ihr Kunde beim Anzeigen oder Herunterladen der Rechnung erhält. Wenn zur Begleichung der Rechnung Gutschriften verrechnet wurden, wird der verrechnete Betrag ebenfalls im Abschnitt „Zahlungsaufschlüsselung“ der Vorschau angezeigt.

Einsicht in den Zahlungsverlauf einer Rechnung

To view an invoice’s payment history, click its number in the Invoices list. The history will be displayed in the sidebar.

Tipp

Das Datum der letzten Zahlung wird in der Liste Rechnungen (Spalte Letzte Zahlung) angezeigt. Wenn Ihr Kunde jedoch in Teilen zahlt, können Sie die Rechnung öffnen und alle Zahlungen sehen.

Die Zahlungshistorie zeigt die Zahlungsmethode, das Datum, den Betrag und gegebenenfalls die Rückerstattung an. Klicken Sie auf die Nummer in der Spalte„Zahlungsnummer“, um zu den Zahlungsinformationen zu gelangen.

Wenn die Rechnung mit einem Guthaben beglichen wurde, enthält die Zahlungshistorie diese Information.

Die Historie der Rechnung einsehen

You’ll always be able to see what took place with any invoice. TaxDome’s Activity feed is sorted chronologically by the most recent event and allows you to find out when…

• ...eine Rechnung manuell oder per Automatisierung versendet wurde
• ...wurde eine geplante Rechnung erstellt
• ...eine Rechnung wurde geändert
• ...der status einer Rechnung wurde geändert
• …die Gutschrift wurde zur Begleichung einer Rechnung verwendet.
• …eine Rechnung wurde gelöscht
• ...eine Rechnung per E-Mail oder eine automatische Mahnung erneut versandt wurde
• ...wurde eine Rechnung heruntergeladen
• ...wurde eine Rechnung gedruckt
• ...wurde eine Rechnung exportiert.

So zeigen Sie die Historie einer Rechnung an:

1. Go to Billing > Invoices, click on the three-dots icon to the far right of the invoice’s name or inside the invoice itself, then click Activity.

2. Dadurch werden die Ereignisse angezeigt, die sich auf diese bestimmte Rechnung beziehen. Filtern Sie den Aktivitäts-Feed nach Typ = Rechnungen, um alle rechnungsbezogenen Ereignisse anzuzeigen.

Rechnungsquelle anzeigen

Sie können jederzeit herausfinden, was die Erstellung einer Rechnung ausgelöst hat, indem Sie deren Rechnungsquelle überprüfen. So können Sie schnell den Ursprung einer Rechnung identifizieren, ohne pipelines, Angebote, Aufträge oder wiederkehrende Rechnungen einzeln überprüfen zu müssen.

Die Rechnungsquelleninformationen sind unter „Abrechnung > Rechnungen“ und unter „Konto > Rechnungen“ verfügbar und werden auch beim Bearbeiten einer Rechnung angezeigt.

Es zeigt, wo die Rechnung erstellt wurde:

• Vorschlag – der Vorschlag, der zur Rechnung geführt hat
• wiederkehrende Rechnung die übergeordnete wiederkehrende Rechnung
• Auftrag der Auftrag die Rechnung generiert hat

Das Feld bleibt leer, wenn die Rechnung manuell erstellt wurde oder wenn der ursprüngliche Vorschlag, Auftrag oder wiederkehrende Rechnung gelöscht wiederkehrende Rechnung .

Rechnungen bearbeiten

Sowohl einmalige als auch wiederkehrende Rechnungen sind bearbeitbar.

• Bearbeitung von einmaligen Rechnungen

• Wiederkehrende Rechnungen bearbeiten

Einmalige Rechnungen bearbeiten

To edit the invoice, click the three dots to the far right of the invoice and click Edit.

• For Unpaid invoices, you can make changes to all the invoice details, including its financial details.

• Bei Rechnungen mit anderen Status ( Bezahlt, Teilweise bezahlt und In Bearbeitung) können Sie alle Angaben außer den Finanzdaten ändern. Wenn die Rechnung bezahlt oder teilweise bezahlt ist, können Sie die Finanzdaten nur bearbeiten, wenn Sie eine Rückerstattung vornehmen und eine neue Rechnung ausstellen oder eine Offline-Zahlung löschen und die Rechnung bearbeiten, nachdem sie auf Unbezahlt gesetzt wurde.

Hinweis

Wenn Sie eine Rechnungsnummer ändern, wird sie automatisch in QuickBooks aktualisiert.

Doppelte Rechnungen

To create a copy of an existing invoice, go to Invoices or Invoices tab of a client account, click the three dots to the far right of the invoice name and select Duplicate from the drop-down menu.

Sie sehen dann die Rechnung erstellen mit allen Details Ihrer ursprünglichen Rechnung bereits ausgefüllt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oder bearbeiten Sie die Rechnung nach Ihren Vorstellungen.

Rechnungen drucken oder herunterladen PDF

Um Rechnungen auszudrucken, gehen Sie zu „Rechnungen“, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung und wählen Sie „Drucken“ aus dem Dropdown-Menü. Alternativ können Sie die Rechnung öffnen, auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken und „Drucken“ auswählen.

Sie können Rechnungen auch direkt aus der Auftrag heraus drucken, indem Sie auf die drei Punkte neben der verknüpften Rechnung klicken und „Drucken“ auswählen.

Or, if you want to save an invoice for your records, download a PDF to your desktop by selecting Download from the drop-down menu.

The visual appearance of the invoice depends on how you customize its look in the settings . You can completely white-label your invoices and ensure your clients see only what you want.

Unpaid invoices contains a Pay now link to make a payment.

Paid invoices—a View invoice link to view the details and red Paid stamp.

Wenn Gutschriften auf eine Rechnung angerechnet werden, wird der angerechnete Betrag in der Vorschau der Kanzlei, Mandantenportal und Mandantenportal der PDF mit einer Aufschlüsselung der verwendeten Gutschriften angezeigt.

Rechnungen löschen

Hinweis

You cannot delete paid and partially paid invoices because they are records.

Sie können Rechnungen einzeln oder in großen Mengen löschen:

• To delete a single invoice, click the three dots to its far right, then select Delete and confirm the action in the pop-up.

• Um mehrere Rechnungen zu löschen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Rechnungen, klicken Sie oben auf der Seite auf „Löschen“ und bestätigen Sie den Vorgang.

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