Rechnungen (Basic): Bearbeiten, Drucken, Herunterladen, Löschen
Erfahren Sie alles, was Sie über die Verwaltung Ihrer Rechnungen wissen müssen: wie Sie sie herunterladen, drucken und bearbeiten können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie schnell überprüfen können, ob Ihre Kunden gezahlt haben - und mehr!
Wissen, wann eine Rechnung bezahlt oder vorausbezahlt wurde
Wenn Sie die Vorauszahlung für Kunden aktiviert haben, können diese entweder einen beliebigen Betrag vorauszahlen oder bei Fälligkeit einer Rechnung zahlen. Im Kundenkonto werden Vorauszahlungen als Guthaben angezeigt, das für zukünftige Rechnungen verwendet werden kann.
Sie erhalten immer eine E-Mail, wenn ein Kunde eine Vorauszahlung leistet, eine Rechnung ganz oder teilweise bezahlt oder eine Rechnung überfällig geworden ist. Diese E-Mail enthält auch die Rechnung als Anhang. Sie erhalten außerdem eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+. Klicken Sie auf Gehe zu..., um zur Seite Rechnungen des Kunden zu gelangen.
Einsicht in den Zahlungsverlauf einer Rechnung
Um das Zahlungsverhalten einer Rechnung anzuzeigen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung und wählen Sie dann Rechnung anzeigen. Der Verlauf wird in der Seitenleiste angezeigt.
Tipp! Das Datum der letzten Zahlung wird in der Tabelle angezeigt (Spalte Letzte Zahlung ). Wenn Ihr Kunde jedoch in Teilen zahlt, können Sie die Rechnung öffnen und alle Zahlungen sehen.
Das Zahlungsverhalten zeigt die Quelle, das Datum, den Betrag und die Rückerstattung, falls vorhanden. Klicken Sie auf die Zahlungsart in der Spalte Quelle , um zu den Zahlungsinformationen zu gelangen. Wenn die Rechnungen mit Guthaben bezahlt wurden, enthält das Zahlungsverhalten diese Information.
Rechnungen drucken oder herunterladen PDF
Um unbezahlte Rechnungen zu drucken, gehen Sie zu Rechnungen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung und wählen Sie Drucken aus der Dropdown-Liste. Um bezahlte oder überfällige Rechnungen zu drucken, gehen Sie zu Rechnungen, klicken Sie auf drei Punkte und Rechnung anzeigen. Klicken Sie in der Seitenleiste auf drei Punkte und wählen Sie Drucken.
Wenn Sie eine Rechnung für Ihre Unterlagen speichern möchten, können Sie eine PDF auf Ihren Desktop herunterladen, indem Sie im Dropdown-Menü die Option Download wählen.
Das Erscheinungsbild der Rechnung hängt davon ab, wie Sie das Aussehen in den Einstellungen anpassen. Sie können Ihre Rechnungen komplett weiß kennzeichnen und sicherstellen, dass Ihre Kunden nur das sehen, was Sie wollen.
Unbezahlte Rechnungen enthalten einen Link " Jetzt bezahlen ", um eine Zahlung vorzunehmen.
Bezahlte Rechnungen - ein Link " Rechnung anzeigen" , um die Details und den roten Stempel " Bezahlt" zu sehen.
Rechnungen bearbeiten
Sowohl einmalige als auch wiederkehrende Rechnungen sind bearbeitbar.
Einmalige Rechnungen bearbeiten
Tipp: Sie können keine einmaligen Rechnungen bearbeiten, die der Kunde ganz oder teilweise bezahlt hat( StatusBezahlt, Teilweise bezahlt und In Bearbeitung ). In diesen Fällen ist die Rechnung ein Datensatz und kann nicht geändert werden. Sie können jedoch eine Rückerstattung ausstellen, wenn Sie dem Kunden z. B. versehentlich zu viel in Rechnung gestellt haben.
Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts auf der Rechnung und wählen Sie Bearbeiten , um den Betrag oder die Zahlungsmethode zu ändern, eine Mahnung einzurichten oder die Rechnungsdetails zu ändern.
Anmerkung: Wenn Sie eine Rechnungsnummer ändern, wird sie automatisch in QuickBooks.
Doppelte Rechnungen
Um eine Kopie einer bestehenden Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Rechnungen oder zur Registerkarte Rechnungen eines Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Rechnungsnamen und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Duplizieren.
Sie sehen die Seitenleiste Rechnung erstellen, in der alle Details Ihrer ursprünglichen Rechnung bereits ausgefüllt sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oder bearbeiten Sie die Rechnung nach Ihren Vorstellungen.
Rechnungen löschen
Hinweis: Sie können bezahlte und teilweise bezahlte Rechnungen nicht löschen, da es sich um Datensätze handelt.
Um eine Rechnung zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung, wählen Sie dann Löschen und bestätigen Sie die Aktion im Pop-up-Fenster.
