Verwaltung von Unterzeichnern und Signatur für Vorschläge

Inhaltsübersicht

Unterzeichner in Vorschlägen, erklärt
Unterschriftsberechtigung
- When to disable signatory authority
Unterschriftspflicht
Unterzeichner verwalten
Kundenkonten mit anhängigen/teilweise unterzeichneten Angeboten anzeigen

Einige Ihrer Konten können mit mehreren Kontakten verknüpft sein. Wenn Sie Vorschläge oder wiederkehrende Rechnungen besprechen, müssen Sie dies unbedingt berücksichtigen, denn Sie müssen verstehen und einrichten, welche Kontonutzer unterschreiben müssen. Im Folgenden erklären wir Ihnen dies im Detail und geben Ihnen eine Anleitung, wie Sie sehen können, ob ein Vorschlag signiert ist.

Unterzeichner in Vorschlägen, erklärt

If you have only one contact in the account, then the signing logic is simple—you send a proposal, the client signs, and that’s it. However, what if you have multiple contacts in the account? Do they all need to sign it, or is one signature enough? How can I manage it? It depends on your needs:

You’re sending a proposal to a business client, and both the financial director and executive need to sign.
You’re sending a proposal to an individual client (married couple), and either of the spouses can sign
You’re sending a proposal to a client with dependents linked as contacts; only the main contact can sign.

Alle Fälle können in TaxDome mit Hilfe der folgenden Funktionen leicht bearbeitet werden:

Unterschriftsberechtigung: Das Recht eines einzelnen Kontakts zu unterschreiben. Wenn Sie wissen, dass einige Kontaktpersonen nicht unterschreiben können sollten (z. B. Angehörige), deaktivieren Sie dies im Voraus.
Signature requirement setting: When preparing a template or sending a proposal, you can decide if you need signatures from all contacts or only one.
Verwaltung der Unterzeichner: Auch wenn Ihr Vorschlag bereits abgeschickt wurde, können Sie die nicht benötigten Unterzeichner überprüfen und löschen.

Unterschriftsberechtigung

By default, all contacts with login access have signatory authority enabled. You can configure signatory authority separately for each contact in the Info tab by checking or unchecking the Signatory box.

Wenn aktiviert, können Kontakte:

Sign proposals and enter payment details for the invoices inside them.
Sign recurring invoices and enter payment details for them.

Allerdings gibt es bei beiden Funktionen einen Unterschied in der Funktionsweise:

Bei Vorschlägen legen Sie fest, ob alle Benutzer mit aktivierter Unterschriftsberechtigung unterschreiben müssen oder nur einer von ihnen, damit der Vorschlag als unterzeichnet gilt. Wenn mehrere Benutzer unterschreiben und der Vorschlag eine Rechnung enthält, können alle Benutzer vor dem Unterschreiben die Zahlungsdetails eingeben. Die Eingabe der Zahlungsdaten ist jedoch nur für den letzten Unterzeichner erforderlich; für die anderen Unterzeichner kann sie übersprungen werden.
Bei wiederkehrenden Rechnungen muss mindestens ein Benutzer mit aktivierter Zeichnungsberechtigung die Zahlungsdetails eingeben und signieren. Nachdem ein Benutzer signiert hat, wird eine wiederkehrende Rechnung aktiv, und es ist keine weitere Aktion seitens der anderen Kontakte des Kontos erforderlich.

When to disable signatory authority

You may want to disable signatory authority for certain contacts in these situations:

Einer der Kontakte des Familienkontos ist ein Ehepartner oder ein Angehöriger. Durch die Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung für diese Personen wird sichergestellt, dass der Vorschlag oder die wiederkehrende Rechnung nur an den Hauptkontakt gesendet wird.
Sie haben verschiedene Firmenmitglieder, die dem Geschäftskonto hinzugefügt wurden. Durch die Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung für diejenigen, die keine Entscheidungsträger sind, können Sie sicherstellen, dass sie nicht versehentlich die wiederkehrende Rechnung unterzeichnen.

Hinweis

Wenn signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.

Unterschriftspflicht

By default, proposals require signatures from all contacts with signatory authority. However, when you create a proposal or its template, you can select One signatory must sign in the Signature requirement dropdown. Then, after any signatory signs the proposal, its status changes to Signed. If the proposal impacts a job automove, the proposal is considered signed as well.

Unterzeichner verwalten

Wenn Sie bereits einen Vorschlag abgeschickt haben und einen oder mehrere Unterzeichner entfernen möchten, können Sie dies tun:

Gehen Sie zu Fakturierung > Vorschläge & ELs in der Seitenleiste.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Vorschlag, den Sie update und wählen Sie Unterzeichner verwalten.
Entfernen Sie einen oder mehrere Unterzeichner und klicken Sie auf Übernehmen. Mindestens einer der Kontakte muss in der Liste verbleiben.

You can also update the signature requirement for multiple sent proposals at once:

In Proposals & ELs, select the proposals by checking the boxes next to them (or select all by clicking the checkbox at the top).
Select Require only one signature from the top menu.
Click Update.

Documents with at least one signature will be marked as signed immediately, while unsigned documents will be marked as signed once they receive one signature.

Kundenkonten mit anhängigen/teilweise unterzeichneten Angeboten anzeigen

Sie können sehen, welche Vorschläge teilweise unterzeichnet sind, indem Sie zu Abrechnung > Vorschläge & ELs in der linken Menüleiste oder auf der Registerkarte Vorschläge & ELs im Profil eines Kundenkontos. Die erste Zahl in der Spalte Unterzeichnet zeigt die Anzahl der mit dem Konto verknüpften Kontakte, die den Vorschlag unterzeichnet haben, die zweite die Gesamtzahl der erforderlichen Unterzeichner.