Vorschläge (Basic): Unterzeichner & Signatur verwalten

Einige Ihrer Konten können mit mehreren Kontakten verknüpft sein. Wenn Sie Vorschläge oder wiederkehrende Rechnungen besprechen, müssen Sie dies unbedingt berücksichtigen, denn Sie müssen verstehen und einrichten, welche Kontonutzer unterschreiben müssen. Im Folgenden erklären wir Ihnen dies im Detail und geben Ihnen eine Anleitung, wie Sie sehen können, ob ein Vorschlag signiert ist.

Unterzeichner in Vorschlägen, erklärt

Wenn Sie nur einen Kontakt im Konto haben, ist die Logik für die Unterzeichnung einfach: Sie senden ein Angebot, der Kunde unterschreibt, und das war's. Was aber, wenn Sie mehrere Ansprechpartner in dem Konto haben? Müssen alle unterschreiben, oder reicht eine Signatur aus? Wie kann ich das verwalten?

Das hängt von Ihren Bedürfnissen ab:

• Sie schicken ein Angebot an einen Geschäftskunden, und sowohl der Finanzdirektor als auch der Geschäftsführer müssen unterschreiben.
• Sie senden einen Vorschlag an einen einzelnen Kunden (Ehepaar), und jeder der beiden Ehepartner kann unterschreiben
• Sie senden ein Angebot an einen Kunden, dessen Angehörige als Kontakte verknüpft sind; nur der Hauptkontakt kann unterschreiben.

Alle Fälle können in TaxDome mit Hilfe der folgenden Funktionen leicht bearbeitet werden:

1. Unterschriftsberechtigung: Das Recht eines einzelnen Kontakts zu unterschreiben. Wenn Sie wissen, dass einige Kontaktpersonen nicht unterschreiben können sollten (z. B. Angehörige), deaktivieren Sie dies im Voraus.
2. Die Einstellung für die Unterschriftspflicht: Bei der Erstellung einer Vorlage oder beim Versenden eines Vorschlags können Sie entscheiden, ob Sie die Unterschrift von allen oder nur von einem Kontakt benötigen.
3. Verwaltung der Unterzeichner: Auch wenn Ihr Vorschlag bereits abgeschickt wurde, können Sie die nicht benötigten Unterzeichner überprüfen und löschen.

Unterschriftsberechtigung

Die Einstellung der Zeichnungsberechtigung auf der Registerkarte Info des Kontoprofils wird für jeden Kontakt separat konfiguriert. Betrachten Sie diese Einstellung als eine Art "Zugangsrechte" für Ihre Kunden. 

Beachten Sie, dass unter der E-Mail-Adresse des Kontakts " Unterschriftsberechtigung " steht.

Wenn aktiviert, können Kontakte:

• Unterschreiben Sie Angebote und geben Sie die Zahlungsdaten für die darin enthaltenen Rechnungen ein.
• Signieren Sie wiederkehrende Rechnungen und geben Sie deren Zahlungsdaten ein. 

Allerdings gibt es bei beiden Funktionen einen Unterschied in der Funktionsweise: 

• Bei Vorschlägen legen Sie fest, ob alle Benutzer mit aktivierter Unterschriftsberechtigung unterschreiben müssen oder nur einer von ihnen, damit der Vorschlag als unterzeichnet gilt. Wenn mehrere Benutzer unterschreiben und der Vorschlag eine Rechnung enthält, können alle Benutzer vor dem Unterschreiben die Zahlungsdetails eingeben. Die Eingabe der Zahlungsdaten ist jedoch nur für den letzten Unterzeichner erforderlich; für die anderen Unterzeichner kann sie übersprungen werden.
• Bei wiederkehrenden Rechnungen muss mindestens ein Benutzer mit aktivierter Unterschriftsberechtigung die Zahlungsdetails eingeben und unterschreiben. Nachdem ein Benutzer unterschrieben hat, wird wiederkehrende Rechnung aktiv, und die anderen Kontakte des Kontos müssen nichts weiter unternehmen.

Beachten Sie die folgenden Hinweise zur Einstellung der Unterschriftsberechtigung :

• Wenn die Unterschriftsberechtigung für alle mit einem Konto verknüpften Kontakte deaktiviert ist, gibt es niemanden, an den ein Vorschlag/wiederkehrende Rechnung gesendet werden kann. Wenn Sie also versuchen, to do zu ändern, erhalten Sie eine Fehlermeldung und eine Inbox+ Benachrichtigung mit einer Liste der Konten, die nicht unterschreiben können. Diese Kontakte werden keine Benachrichtigungen erhalten.

Unterschriftsberechtigung deaktivieren

Standardmäßig ist bei allen Kontakten mit Login-Zugang die Einstellung Unterschriftsberechtigung aktiviert. Sie können sie deaktivieren, indem Sie zur Registerkarte Info des Kundenprofils navigieren und auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Kontakts klicken.

Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie die Unterschriftsberechtigung für die Benutzer deaktivieren möchten: 

• Einer der Kontakte des Familienkontos ist ein Ehepartner oder ein Angehöriger. Wenn Sie die Unterschriftsberechtigung für diese Personen deaktivieren, wird der Vorschlag oder die wiederkehrende Rechnung nur an den Hauptkontakt gesendet.
• Sie haben verschiedene Firmenmitglieder, die dem Geschäftskonto hinzugefügt wurden. Durch die Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung für diejenigen, die keine Entscheidungsträger sind, können Sie sicherstellen, dass sie nicht versehentlich die wiederkehrende Rechnung unterzeichnen. 

Unterschriftspflicht

Standardmäßig müssen alle Kontokontakte mit Unterschriftsberechtigung einen Vorschlag unterzeichnen. Wenn Sie jedoch einen Vorschlag oder eine Vorlage erstellen, können Sie in der Dropdown-Liste Unterschriftspflicht die Option Ein Unterzeichner muss unterschreiben auswählen. Nachdem ein Unterzeichner den Vorschlag unterschrieben hat, ändert sich sein status in Unterzeichnet. Wenn sich der Vorschlag auf einen Auftrag auswirkt, gilt der Vorschlag ebenfalls als unterzeichnet.

Unterzeichner verwalten

Wenn Sie bereits einen Vorschlag abgeschickt haben und einen oder mehrere Unterzeichner entfernen möchten, können Sie dies tun:

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Abrechnung > Vorschläge & ELs.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Vorschlag, den Sie update und wählen Sie Unterzeichner verwalten.

3. Entfernen Sie einen oder mehrere Unterzeichner und klicken Sie auf Übernehmen. Mindestens einer der Kontakte muss in der Liste verbleiben.

Kundenkonten mit anhängigen/teilweise unterzeichneten Angeboten anzeigen

Sie können sehen, welche Vorschläge teilweise unterzeichnet sind, indem Sie in der linken Menüleiste auf Abrechnung > Vorschläge & ELs oder im Profil eines Kundenkontos auf die Registerkarte Vorschläge & ELs gehen. Die erste Zahl in der Spalte Unterschrieben zeigt die Anzahl der mit dem Konto verknüpften Kontakte, die den Vorschlag unterschrieben haben; die zweite Zahl zeigt die Gesamtzahl der erforderlichen Unterzeichner.

Es ist auch möglich, die Liste Ihrer Kundenkonten zu filtern, um zu sehen, welche Angebote teilweise unterzeichnet wurden:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und klicken Sie dann auf die Dropdown-Liste + Filter .

2. Wählen Sie unter Vorschläge & ELs die Option Teilweise unterschrieben.