Verwaltung von Unterzeichnern und Signatur für Vorschläge

Inhaltsübersicht

Unterzeichner in Vorschlägen, erklärt
Unterschriftsberechtigung
- Wann sollte die Zeichnungsberechtigung deaktiviert werden?
Unterschriftspflicht
Unterzeichner verwalten
Kundenkonten mit anhängigen/teilweise unterzeichneten Angeboten anzeigen

Einige Ihrer Konten können mit mehreren Kontakten verknüpft sein. Wenn Sie Vorschläge oder wiederkehrende Rechnungen besprechen, müssen Sie dies unbedingt berücksichtigen, denn Sie müssen verstehen und einrichten, welche Kontonutzer unterschreiben müssen. Im Folgenden erklären wir Ihnen dies im Detail und geben Ihnen eine Anleitung, wie Sie sehen können, ob ein Vorschlag signiert ist.

Unterzeichner in Vorschlägen, erklärt

Wenn Sie nur einen Kontakt in Ihrem Konto haben, ist die Signaturlogik einfach: Sie senden einen Vorschlag, der Kunde unterschreibt, und das war's. Was aber, wenn Sie mehrere Kontakte in Ihrem Konto haben? Müssen alle unterschreiben oder Signatur eine Signatur ? Wie kann ich das verwalten? Das hängt von Ihren Anforderungen ab:

Sie senden einen Vorschlag an einen Geschäftskunden, und sowohl der Finanzdirektor als auch die Geschäftsleitung müssen ihn unterzeichnen.
Sie senden ein Angebot an einen einzelnen Kunden (Ehepaar), und jeder der Ehepartner kann unterschreiben.
Sie senden einen Vorschlag an einen Kunden mit Angehörigen, die als Kontakte verknüpft sind; nur der Hauptkontakt kann unterschreiben.

Alle Fälle können in TaxDome mit Hilfe der folgenden Funktionen leicht bearbeitet werden:

Unterschriftsberechtigung: Das Recht eines einzelnen Kontakts zu unterschreiben. Wenn Sie wissen, dass einige Kontaktpersonen nicht unterschreiben können sollten (z. B. Angehörige), deaktivieren Sie dies im Voraus.
Einstellung für die Signaturanforderung: Bei der Erstellung einer Vorlage oder beim Versenden eines Angebots können Sie entscheiden, ob Sie Unterschriften von allen Kontakten oder nur von einem einzigen benötigen.
Verwaltung der Unterzeichner: Auch wenn Ihr Vorschlag bereits abgeschickt wurde, können Sie die nicht benötigten Unterzeichner überprüfen und löschen.

Unterschriftsberechtigung

Standardmäßig ist für alle Kontakte mit Login-Zugang die Unterschriftsberechtigung aktiviert. Sie können die Unterschriftsberechtigung für jeden Kontakt separat auf der Registerkarte „Info“ konfigurieren, indem Sie das Kontrollkästchen „Unterschriftsberechtigt“ aktivieren oder deaktivieren.

Wenn aktiviert, können Kontakte:

Unterschreiben Sie die Angebote und geben Sie die Zahlungsdetails für die darin enthaltenen Rechnungen ein.
Wiederkehrende Rechnungen unterschreiben und Zahlungsdetails dafür eingeben.

Allerdings gibt es bei beiden Funktionen einen Unterschied in der Funktionsweise:

Bei Vorschlägen legen Sie fest, ob alle Benutzer mit Signaturberechtigungunterschreiben müssen oder nur einer von ihnen, damit der Vorschlag als unterzeichnet gilt. Wenn mehrere Benutzer unterschreiben und ein Vorschlag eine Rechnung oder eine Anzahlungsanforderung enthält, können alle Benutzer vor der Unterschrift die Zahlungsdetails eingeben. Die Eingabe der Zahlungsdetails ist jedoch nur für den letzten Unterzeichner erforderlich; für andere Unterzeichner kann dieser Schritt übersprungen werden.
Bei wiederkehrenden Rechnungen muss mindestens ein Benutzer mit aktivierter Zeichnungsberechtigung die Zahlungsdetails eingeben und signieren. Nachdem ein Benutzer signiert hat, wird eine wiederkehrende Rechnung aktiv, und es ist keine weitere Aktion seitens der anderen Kontakte des Kontos erforderlich.

Wann sollte die Zeichnungsberechtigung deaktiviert werden?

In folgenden Situationen möchten Sie möglicherweise die Zeichnungsberechtigung für bestimmte Kontakte deaktivieren:

Einer der Kontakte des Familienkontos ist ein Ehepartner oder ein Angehöriger. Durch die Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung für diese Personen wird sichergestellt, dass der Vorschlag oder die wiederkehrende Rechnung nur an den Hauptkontakt gesendet wird.
Sie haben verschiedene Firmenmitglieder, die dem Geschäftskonto hinzugefügt wurden. Durch die Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung für diejenigen, die keine Entscheidungsträger sind, können Sie sicherstellen, dass sie nicht versehentlich die wiederkehrende Rechnung unterzeichnen.

Hinweis

Wenn Unterschriftsberechtigung ist für alle mit einem Konto verknüpften Kontakte deaktiviert, gibt es niemanden,wiederkehrende Rechnung einwiederkehrende Rechnung gesendet werden kann. Wenn Sie to do , erhalten Sie eine Fehlermeldung und eine Inbox+ Benachrichtigung mit einer Liste der Konten, die sich nicht anmelden können. Diese Kontakte erhalten keine Benachrichtigungen.

Unterschriftspflicht

Standardmäßig müssen Angebote von allen Kontakten mit Unterschriftsberechtigung unterzeichnet werden. Wenn Sie jedoch ein Angebot oder dessen Vorlage erstellen, können Sie im Dropdown-Menü „Unterschriftsanforderung“ die Option „Ein Unterzeichner muss unterschreiben“ auswählen. Sobald ein Unterzeichner das Angebot unterzeichnet hat, status dessen status in „Unterzeichnet“. Wenn sich das Angebot auf einen Auftrag auswirkt, gilt das Angebot ebenfalls als unterzeichnet.

Unterzeichner verwalten

Wenn Sie bereits einen Vorschlag abgeschickt haben und einen oder mehrere Unterzeichner entfernen möchten, können Sie dies tun:

Gehen Sie zu Fakturierung > Vorschläge & ELs in der Seitenleiste.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Vorschlag, den Sie update und wählen Sie Unterzeichner verwalten.
Entfernen Sie einen oder mehrere Unterzeichner und klicken Sie auf Übernehmen. Mindestens einer der Kontakte muss in der Liste verbleiben.

Sie können auch update die Signatur für mehrere gesendete Angebote gleichzeitig anpassen:

Wählen Sie in „Vorschläge & ELs“ die Vorschläge aus, indem Sie die Kästchen daneben anklicken (oder wählen Sie alle aus, indem Sie das Kästchen oben anklicken).
Wählen Sie im oberen Menü die Option „Nur eine Signatur erforderlich “ aus.
Klicken Sie Update.

Dokumente mit mindestens einer Signatur sofort als signiert markiert, während nicht signierte Dokumente als signiert markiert werden, sobald sie eine Signatur erhalten.

Kundenkonten mit anhängigen/teilweise unterzeichneten Angeboten anzeigen

Sie können sehen, welche Vorschläge teilweise unterzeichnet sind, indem Sie zu Abrechnung > Vorschläge & ELs in der linken Menüleiste oder auf der Registerkarte Vorschläge & ELs im Profil eines Kundenkontos. Die erste Zahl in der Spalte Unterzeichnet zeigt die Anzahl der mit dem Konto verknüpften Kontakte, die den Vorschlag unterzeichnet haben, die zweite die Gesamtzahl der erforderlichen Unterzeichner.