TaxDome Laufwerk: Automatische Synchronisierung von Client-Dateien mit Ihrem PC

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

TaxDome Drive funktioniert auf die gleiche Weise wie Dropbox oder Google Drive. Sobald Sie die Anwendung auf Ihrem Desktop und Anmelden starten, werden Sie aufgefordert, ein TaxDome Laufwerk zu erstellen. Sie können dann alle Dokumente Ihrer Kunden in diesem Laufwerk anzeigen, hochladen und verwalten, ohne dass sie kostbaren Speicherplatz auf Ihrem Computer belegen.

Hier abgedeckt:

So verwenden Sie TaxDome Drive

Sobald Sie TaxDome Drive auf Ihrem Desktop installiert haben, sind Sie per Fernzugriff mit unserem Server verbunden. Sie werden einen Ordner sehen, der alle Ihre Client-Dateien enthält. Sie können diese dann auf Ihren Desktop ziehen und umgekehrt und dabei alle bekannten Dateiverwaltungstools verwenden.

Der Ordner TaxDome (Z:) wird auf Ihrem Desktop verbleiben. Er ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Ihre TaxDome Dateien, ohne dass Sie einen Browser öffnen müssen, um Anmelden zu Ihrem Portal zu gelangen. Sie können auch offline auf Dateien zugreifen und sie bearbeiten.

Hochladen, Kopieren oder Verschieben von Dateien und Ordnern in TaxDome Drive

Bei der Arbeit auf TaxDome Drive:

  • Ordner und Dateien sind mit einem status Symbol gekennzeichnet:

Synchronisiert: wird eine Datei oder ein Ordner mit allen darin enthaltenen Dateien auf Ihren Desktop heruntergeladen und mit der Kopie im Portal TaxDome synchronisiert. Sie können bearbeiten diese Dateien auch im Offline-Modus.

Nicht synchronisiert: eine Datei oder ein Ordner mit allen darin enthaltenen Dateien wird nicht mit Ihrem Desktop synchronisiert und ist nur im Portal TaxDome gespeichert. Öffnen Sie die Datei, um sie zu synchronisieren und erhalten Sie die Synchronisiert status.

Hochladen: eine Datei oder ein Ordner mit allen darin enthaltenen Dateien auf Ihrem Desktop mit dem Portal TaxDome synchronisiert wird. Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Internet verbunden sind, damit die Datei oder der Ordner hochgeladen werden kann und die Synchronisiert status.

  • Sie können Ordner der obersten Ebene und Unterordner darin erstellen. Die Dokumente werden in einen der Unterordner oder in den Hauptordner hochgeladen.
  • Wenn Sie Top-Level-Ordner erstellen, werden diese mit der Option Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugangsstufe. Hier finden Sie mehr über Zugriffsebenen.
  • Sie können Dokumente und Ordner umbenennen und löschen, mit Ausnahme des Standardordners mit der Taste Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugangsstufe.
  • Sie können Dateien zwischen Ordnern verschieben (z. B. von Privat/Docs in Firmendokumente, die mit dem Mandanten/2020 geteilt werden).
  • Sie können keine Dokumente direkt in Kontoordner hochladen oder Ordner darin erstellen.
  • Beim Hochladen von Ordnern mit Dokumenten wird Ihre ursprüngliche Ordnerstruktur übernommen.
Tipp

Hinweis: Wenn Sie beim Bearbeiten Ihrer Ordner im Datei-Explorer unter Windows eine Fehlermeldung erhalten, laden Sie das Datei-Explorer-Fenster neu, um das Problem zu beheben.

Aufgepasst!

  • Sie können keine Ordner hochladen, deren Namen Kommas oder Punkte enthalten.
  • Sie können keine Dokumente oder Ordner von einem Kundenkonto in ein anderes verschieben. Sie können jedoch die Dokumente/Ordner von einem Kundenkonto kopieren und in ein anderes verschieben.
  • Sie können keine Zip-Archive auf TaxDome Drive hochladen. Wenn Sie dies mit to do versuchen, müssen Sie das Problem über den Abschnitt Synchronisierungsprobleme beheben. Oder verwenden Sie die Desktop-App oder die Web-App, wenn Sie ZIP-Archive hochladen müssen.

Behandlung von Synchronisationsfehlern

Manchmal treten beim Kopieren von Dateien auf TaxDome Drive Fehler auf, die Ihr Handeln erfordern.

Ist ein Fehler aufgetreten, wird die Datei mit einem Fehlersymbol gekennzeichnet:

Achtung Zeichen: Dateierweiterung nicht unterstützt wird, oder es sich um ein Zip-Archiv handelt.

Rote Blockmarkierung: ein unerwarteter Fehler aufgetreten ist, obwohl die Dateierweiterung gültig ist (z. B. weil die Datei beschädigt ist).

Befolgen Sie diese Schritte, um das Problem zu beheben:

1. Klicken Sie entweder auf die Benachrichtigung unten rechts auf Ihrem Bildschirm oder auf den Link Probleme synchronisieren in der App (er wird nur angezeigt, wenn es Probleme beim Hochladen gibt)

2. Sie sehen die Liste der Dateien mit Fehlerbeschreibungen und Aktionsschaltflächen für jede einzelne Datei:

Je nach Fehlertyp haben Sie drei Möglichkeiten, das Problem zu beheben:

  • Klicken Sie auf Entpacken, um ein Zip-Archiv als Ordner hochzuladen, oder auf Entfernen, um es zu löschen.
  • Die Schaltfläche Entfernen ist die einzige Option für Dateien mit einer nicht unterstützten Erweiterung
  • Klicken Sie auf Wiederholen, um das Hochladen zu wiederholen, wenn ein unerwarteter Fehler aufgetreten ist. Wenn das Problem erneut auftritt, entfernen Sie es.
Hinweis

Hinweis! Wenn Sie eine Datei während der Fehlerbehandlung entfernen, wird sie in den Windows-Papierkorb verschoben, wo Sie sie wiederfinden können.

Dateien direkt im TaxDome Laufwerk oder offline bearbeiten

TaxDome Mit Drive können Sie Dokumente direkt vom Windows Explorer aus mit allen Anwendungen von Drittanbietern bearbeiten, die Sie auf Ihrem Computer verwenden. 

If you open a file in TaxDome Drive and make changes, the file automatically updates in the client account profile. You don’t need to download a file, make changes and upload it again.

Dateien mit dem  Synchronisiert status können offline bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung bleiben sie Hochladen und wird zu Synchronisiert sobald Sie mit dem Internet verbunden sind.

Upload von Dateien in großen Mengen über TaxDome Drive

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Mit TaxDome Drive können Sie viele Dokumente in mehrere Kundenkonten auf einmal hochladen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Dokumente in großen Mengen hochzuladen:

  1. Erstellen Sie auf Ihrem Computer einen Ordner, der einen Unterordner mit dem Namen enthält, der dem Kontonamen auf TaxDome entspricht. Wiederholen Sie dann die Ordnerstruktur, die Sie in Ihren TaxDome Konten verwenden.
  2. Sie können auch zusätzliche Ordner erstellen, die noch nicht auf TaxDome vorhanden sind. Diese werden mit einem Kunde kann einsehen und bearbeiten  Zugangsstufe.
  3. Legen Sie die Dokumente in Ihren lokalen Ordnern ab. Denken Sie daran, dass die Dokumente nicht direkt in den Kontoverzeichnissen gespeichert werden können: Legen Sie sie in Unterordnern ab.
  4. Kopieren Sie die Ordner Ihres lokalen Kontos auf TaxDome Drive.

Tipp

Dateiaktionen vom Laufwerk aus durchführen

Während Sie mit Ihren Dateien in TaxDome Drive arbeiten, können Sie einige Aktionen durchführen, ohne das Portal zu öffnen:

  • Link zu Auftrag: Klicken Sie auf das Dokument, um das Fenster Link zu Auftrag zu öffnen, wählen Sie ein Auftrag aus dem Dropdown-Menü Auftrag und klicken Sie auf LINK. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel über die Verknüpfung von Dokumenten mit Aufträge.
  • Für Kunden als gelesen markieren: Sobald Dokumente für einen Kunden als gelesen markiert sind, werden das NEW-Badge und die Benachrichtigung in Warten auf Aktion nicht mehr angezeigt.
  • Im Web öffnen: Damit können Sie ein Dokument in der Web-App über Ihren Browser anzeigen.
  • Dokument versiegeln: Versiegelt das Dokument, so dass der Kunde es nicht löschen, bearbeiten oder in einen anderen Ordner verschieben kann.
  • Signatur anfordern: Klicken Sie auf das Dokument, um das Fenster Signatur zu öffnen, geben Sie die Unterschriften ein und klicken Sie auf SENDEN. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel über das Anfordern von Unterschriften.

Archivierte Konten in TaxDome Drive anzeigen

Standardmäßig sind archivierte Konten im TaxDome Laufwerk ausgeblendet. Um archivierte Konten in Ihrem TaxDome Drive anzuzeigen, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Anwendung TaxDome und wählen Sie dann Archivierte Konten anzeigen.

Installation des TaxDome Laufwerks

Um TaxDome Drive auf Ihren Computer zu bekommen, verwenden Sie die TaxDome Desktop-Anwendung für Windows. Sobald Sie die Anwendung und Anmelden starten, werden Sie aufgefordert, das Laufwerk zu erstellen. Klicken Sie auf Ja, um eine Verbindung einzurichten.

Tipp

Hinweis: Die Installation kann einige Minuten dauern.

Wenn Sie auf Nein klicken, können Sie die Verbindung auch später noch herstellen. Wenn nicht, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Laufwerk verbinden TaxDome .

Öffnen Sie den Datei-Explorer. Sie werden sehen, dass TaxDome jetzt als Laufwerk unter Dieser PC hinzugefügt wurde. Jetzt können Sie alle Ihre TaxDome Client-Dokumente anzeigen, sie in Ordner kopieren und per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle ziehen (siehe Verwendung des Laufwerks TaxDome ).

Tipp

Hinweis: Sie können TaxDome Drive nur verwenden, wenn Sie bei der Anwendung angemeldet sind.

Trennen der Verbindung TaxDome Laufwerk

Wenn Sie die Verbindung zu TaxDome Drive unterbrechen müssen, gibt es zwei Möglichkeiten to do :

1. Öffnen Sie zunächst die Anwendung TaxDome .
2. Klicken Sie dann auf die drei Punkte oben rechts in der Anwendung TaxDome und wählen Sie Laufwerk trennen TaxDome aus.

Eine andere Möglichkeit to do ist die Verwendung der Systemablage.

1. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf das Taskleistensymbol der Anwendung TaxDome .
2. Wählen Sie dann TaxDome Laufwerk trennen.

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