Inbox+ Benachrichtigungen

Inbox+ ist nicht nur zum Durchsuchen von E-Mails da. Hier beginnen und beenden Sie Ihre Projekte, erhalten wichtige Benachrichtigungen, erstellen Aufgaben, zeigen Dokumente und Nachrichten an, speichern Anhänge, laden herunter und vieles mehr - alles auf einer einzigen, leicht zu navigierenden Seite.

Inbox+ Benachrichtigungen, erklärt

Sie erhalten eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+ wenn auf TaxDome etwas passiert. Sie können auch unterwegs über die AppTaxDome benachrichtigt werden.

Es gibt viele verschiedene Arten von Benachrichtigungen, aber allgemein gesprochen, Inbox+ ist der Ort, an dem Sie das können:

• Verfolgung der von den Kunden durchgeführten Vorgänge (z. B. Hochladen von Dokumenten, Übermittlung der Fragebogen)
• Interne Kommunikation mit dem Team durch Entgegennahme von Aufgaben und Verwendung von Erwähnungen im System
• Verfolgen Sie die Ergebnisse von Massenaktionen und Auftrag Automatisierung , und beheben Sie dann mögliche Probleme (z. B. Massenversand von Organisatoren) usw.

Im Menü der Seitenleiste zeigt der grüne Kreis neben dem Symbol Inbox+ Symbol an, wie viele neue (nicht archivierte) Benachrichtigungen Sie haben. Der Kreis verschwindet, wenn alle Ihre Benachrichtigungen als archiviert abgehakt worden sind.

Die allgemeinen Meldevorschriften sind:

• Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein Kunde , dessen Konto sie verfolgen, eine Aktion durchführt.
• Die Firmeninhaber werden über die Handlungen der Teammitglieder informiert, während die Teammitglieder nicht über die Handlungen der Teammitglieder und des Firmeninhabers informiert werden, es sei denn, sie erwähnen sie direkt.
• Vergessen Sie nicht: Sie können Ihre Benachrichtigungseinstellungen jederzeit ändern. 

Beachten Sie die Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungen werden chronologisch angezeigt. Klicken Sie auf Neueste zuerst/Älteste zuerst auf der rechten Seite, um sie zu sortieren. Um weitere Details zu den Benachrichtigungen zu sehen, klicken Sie einfach darauf und erweitern Sie sie. 

Alle in den Benachrichtigungen genannten Stellen sind anklickbar, so dass Sie dorthin navigieren können:

• Kundenkonten
• Rechnungen und Zahlungen
• Organisatoren und Vorschläge
• Pipelines, Aufträge und Aufgaben
• Dokumente
• E-Mails, Chats, Kundenanfragen und SMS

Benachrichtigungen archivieren

Wenn Sie eine Benachrichtigung gelesen haben, wird sie nicht automatisch aus der Aufgabenliste verschwinden, da Sie eine Benachrichtigung möglicherweise als Erinnerung für eine spätere Aktion benötigen. Solange Sie sie also nicht archivieren, wird sie auf der Registerkarte " Zu erledigen" angezeigt, und der Zähler in der Seitenleiste zählt sie zur Anzahl der Benachrichtigungen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn Sie eine Benachrichtigung nicht mehr benötigen, können Sie sie archivieren. Dies kann nur für Ihr Konto oder für alle Teammitglieder geschehen, die sie erhalten haben. Archivierte Benachrichtigungen werden sechs Monate lang aufbewahrt, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Um Benachrichtigungen in großen Mengen zu archivieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Benachrichtigungen und klicken Sie dann entweder auf Für mich archivieren oder Für alle archivieren. Jedes Teammitglied, das eine Benachrichtigung in seinem Inbox+ erhalten hat, kann dies tun.

Achtung! Derzeit ist die Option Archiv für alle begrenzt und gilt nicht für Meldungen, die vor Dezember 2024 erschienen sind.

Um eine einzelne Meldung zu archivieren, klicken Sie auf ein grünes Häkchen neben der Meldung oder erweitern Sie sie und wählen Sie dann eine der Archivierungsoptionen.

Wenn Sie eine Meldung versehentlich archiviert haben, können Sie sie jederzeit über die Registerkarte Archiviert wiederherstellen. Hier haben Sie die gleichen Optionen wie beim Archivieren: Für mich wiederherstellen und Für alle wiederherstellen. Sie können die Wiederherstellung entweder einzeln oder als Gruppe durchführen. Die Benachrichtigung kehrt dann auf die Registerkarte "Zu erledigen" zurück.

Benachrichtigungen filtern 

Mit Hilfe von Filtern können Sie Ihre Benachrichtigungsliste eingrenzen. So können Sie beispielsweise alle Benachrichtigungen über Rechnungen finden, die von allen Kunden bezahlt wurden.

So filtern Sie eine Benachrichtigungsliste:

1. Klicken Sie auf Filter.

2. Verwenden Sie die Filterung nach Kontoname, Zeitintervall und/oder Benachrichtigungstyp: Rechnungen, Dokumente, E-Mails, Aufgaben, Organisatoren, Chats, Signaturen, Vorschläge, neue Konten, Aufträge, Erwähnungen, Kundenanfragen, SMS, Kontoeinstellungen (Benachrichtigungen über Massenaktionen mit Login, Notify und E-Mail-Synchronisierung für Konten) und Systembenachrichtigungen. Wählen Sie einen oder mehrere Filter aus. 

3. Klicken Sie auf Anwenden. Die ausgewählten Filter bleiben unverändert, wenn Sie die Seite verlassen und erneut öffnen. Inbox+.

Sie können die Filtereinstellungen zurücksetzen oder, im Gegenteil, als Vorlage speichern. 

E-Mail-Benachrichtigungen

Teammitglieder mit Zugriff auf das Konto eines Kunden erhalten eine Benachrichtigung in ihrem Inbox+ wenn ein Kunde eine neue E-Mail an Ihr Unternehmen sendet oder auf einen bestehenden Thread antwortet. Beachten Sie, dass die E-Mail synchronisiert sein sollte, da sonst keine E-Mail-Benachrichtigungen verfügbar sind. 

Die Meldung umfasst:

• Link zum Kundenkonto
• Teammitglieder und Kontakt-E-Mails
• E-Mail-Text
• Anhänge, falls vorhanden

Sie können auch:

• Erstellen Sie Aufgaben aus E-Mails: Erfahren Sie hier mehr.
• Speichern Sie einen Anhang zuClient Docs: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht der Datei, klicken Sie auf das Speichersymbol und laden Sie sie dann hoch. Sie können Anhänge, die Ihnen Kunden per E-Mail schicken, auch automatisch speichern.

Demnächst verfügbar: Antworten Sie sofort auf E-Mails von Inbox+!

Chat-Benachrichtigungen

Team members get notifications in their Inbox+ for chat thread replies related to the accounts they have access to or for completed client tasks. A notification includes:

• Der Ereignistyp (jemand hat in einem Chat-Thread geantwortet oder die Aufgabe ausgefüllt)
• Der Chatname und der Link zum Thema.
• Der Name der Person, die das Thema aktualisiert hat.

Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um die letzte Nachricht im Thema und ihren Verfasser zu sehen.

SMS-Benachrichtigungen

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen:

• Wenn ein Kunde Ihrer Firma eine neue SMS schickt.
• Jedes Mal, wenn ein Teammitglied eine neue SMS an ein Kundenkonto sendet, auf das Sie zugreifen können.
• Wenn der Massenversand von SMS beendet ist. Sie werden sehen, wie viele SMS gesendet wurden und wie viele fehlgeschlagen sind. Sie können auch die CSV-Datei mit dem vollständigen Prüfprotokoll für diesen Massenversand herunterladen.
• Immer, wenn ein Nicht-Kontakt eine neue SMS an Ihr Unternehmen sendet. Sie enthält den Text der SMS und die Telefonnummer des Absenders, und Sie werden aufgefordert, einen neuen Kontakt zu erstellen.
• Wenn der Versand einer SMS fehlschlägt.

Wenn Sie einem Konto folgen und der verknüpfte Kontakt mit einem anderen Konto verbunden ist, dem Sie nicht folgen, erhalten Sie SMS-Benachrichtigungen für beide Konten.

Ein SMS-Thread hat immer eine entsprechende Benachrichtigung ( updates , wenn neue Ereignisse auftreten). Wenn jemand auf einen SMS-Thread antwortet, wird die entsprechende Benachrichtigung aktualisiert und an den Anfang verschoben.

Eine Benachrichtigung umfasst:

• Der Ereignistyp (jemand hat eine neue SMS gesendet oder auf Ihre SMS geantwortet)
• Kontoname, Kontaktname und Link zum SMS-Thread
• Die Telefonnummer des Absenders (für Nicht-Kontakte).

Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um die letzte SMS im Thread und ihren Absender zu sehen. Von hier aus können Sie zu dem SMS-Thread gehen, um eine Antwort zu senden.

Mandantenanfrage Benachrichtigungen

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen über Kundenanfragen, die von Kunden, denen sie folgen, abgeschlossen wurden. 

Die Benachrichtigung umfasst:

• Das Konto, an das die Anfrage gesendet wurde.
• Der Ereignistyp (eingereicht).
• Der Link zur Anfrage.

Von hier aus können Sie direkt zum Kundenkonto oder zur Antragsseite gehen.

Benachrichtigungen über Rechnungen

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen in ihrem Inbox+ wenn:

• Rechnung ist überfällig
• Rechnung ist ganz oder teilweise bezahlt
• Der Kunde hat eine Vorauszahlung geleistet

Sie erhalten sie für alle Konten, auf die sie Zugriff haben. Die Benachrichtigung enthält die Art des Ereignisses und den Namen des Kunden.

Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um die Rechnungsnummer und status zu sehen. Von hier aus können Sie zu der Rechnung und dem Konto gehen. Die Rechnungen sind nach Konto, Datum und allgemein status (bezahlt oder unbezahlt) gruppiert. Wenn also zwei Rechnungen für einen Kunden am selben Tag überfällig sind, werden sie in einem Benachrichtigungsfeld angezeigt.

Dokumente Benachrichtigungen

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen in ihren Inbox+ über alle Ereignisse, die mit den Dokumenten der Konten geschehen, auf die sie Zugriff haben. Die Benachrichtigung enthält die Beschreibung des Ereignisses, das Dokument selbst und den Namen des Kunden.

Sie werden benachrichtigt, wenn:

• Ein Kunde öffnet ein Dokument zum ersten Mal
• Ein Kunde lädt Dokumente hoch
• Ein Kunde unterschreibt die Dokumente oder wählt sein Signatur aus.
• Ein Kunde genehmigt/ablehnt die Dokumente
• Ein Kunde klickt auf "Hochladen beendet" in der Mandantenportal
• IRS Abschriften werden heruntergeladen

Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um auf die Anlage(n) zuzugreifen. Von hier aus können Sie direkt auf das Konto und die Dokumente zugreifen.

Aufgaben-Benachrichtigungen

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen in ihrem Inbox+ über:

• Neue Aufgaben zugewiesen für sie
• Aufgaben fällig in 3 Tagen
• Updates die von anderen Teammitgliedern gemacht wurden - nur Aufgabe Beauftragte erhalten diese Benachrichtigungen

Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um weitere Details zu sehen. Von hier aus können Sie direkt zu Aufgabe und dem Konto gehen.

Die Benachrichtigung umfasst:

• Die Beschreibung der Veranstaltung
• Der Link Aufgabe
• den Start- und Fälligkeitstag, wenn sie festgelegt sind
• Das Konto, für das Aufgabe bestimmt ist
• Alle Abtretungsempfänger
• Die Aufgabe status

Benachrichtigungen der Organisatoren

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen in ihrem Inbox+ über Organisatoren, die von Ihren Kunden und anderen Teammitgliedern erstellt wurden, und über Organisatoren, die von Ihren Kunden abgeschlossen wurden.

Wenn Sie Firmeninhaber sind, erhalten Sie auch Benachrichtigungen über Organisatoren, die von Ihren Teammitgliedern eingereicht wurden. 

Die Benachrichtigung umfasst:

• Der Ereignistyp
• Der Akteur des Ereignisses (bestimmter Kunde oder Teammitglied)
• Der Link Fragebogen

Von hier aus können Sie direkt auf das Kundenkonto oder auf die Fragebogen gehen.

Signaturen Benachrichtigungen

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen in ihren Inbox+ über alle Signatur-bezogenen Ereignisse, die mit den Konten geschehen, auf die sie Zugriff haben.

Die Benachrichtigung umfasst:

• Der Ereignistyp
• Das entsprechende Dokument
• Checkliste der Unterzeichner - z. B. wenn einer von drei Unterzeichnern das Dokument unterzeichnet, wird sein Name durchgestrichen

Sie werden benachrichtigt, wenn:

• Der Kunde unterschreibt die Dokumente oder wählt sein Signatur aus.
• Der Firmeninhaber oder ein Teammitglied annulliert eine Signatur für ein Konto, dem Sie folgen.

Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um zu sehen, wer bereits unterzeichnet hat. Von der Benachrichtigung aus können Sie direkt zu dem Konto, dem Kontakt und dem Dokument gehen.

Meldungen von Vorschlägen

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen in ihrem Inbox+ über signierte Vorschläge für die Konten, auf die sie Zugriff haben. Sie werden auch benachrichtigt, wenn alle nicht signierten Kontakte entfernt werden, und der Vorschlag wird automatisch signiert.

Die Benachrichtigung umfasst:

• Der Vorschlag
• Checkliste der Unterzeichner - z. B. wenn einer von drei Unterzeichnern das Dokument unterzeichnet, wird sein Name durchgestrichen

Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um zu sehen, wer bereits unterzeichnet hat und welcher Vorschlag angehängt ist. Von der Benachrichtigung aus können Sie direkt zu dem Konto, dem Kontakt und dem Vorschlag gehen.

Benachrichtigungen über neue Konten

Firmeninhaber erhalten Benachrichtigungen in ihrem Inbox+ über alle neu registrierten Konten und ihre Antworten auf das Formular, wenn sie auf das Formular antworten.

Die Benachrichtigung enthält den Kontonamen und den Link sowie die Antwort auf das Formular. Von hier aus können Sie zu dem Konto gehen. Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um die Antwort auf das Formular zu sehen. 

Aufträge Benachrichtigungen

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen in ihren Inbox+ wenn geplante Aufträge zu einer pipeline oder wenn das Hinzufügen eines Auftrag zu einem pipeline aus irgendeinem Grund fehlschlägt.

Die Meldung umfasst:

• Der Ereignistyp
• Die pipeline 
• Das Konto
• Der Grund für das Scheitern

Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um die Liste Auftrag und die Konten zu sehen. Von hier aus können Sie zur Liste pipeline, Auftrag und Konto.

Wenn das Hinzufügen einer Auftrag fehlschlägt, erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, klicken Sie auf pipeline und versuchen Sie, das Problem zu beheben.

Erwähnungen Benachrichtigungen

Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen in ihrem Inbox+ wenn andere Teammitglieder sie markieren. Das ist nützlich, wenn Sie mit ihnen zusammenarbeiten oder etwas diskutieren möchten, ihnen aber keine Aufgaben zuweisen wollen.

Erweitern Sie das Benachrichtigungsfeld, um die Nachricht mit der Erwähnung und ihrem Absender zu sehen. Von hier aus können Sie zu der Nachricht gehen, in der Sie erwähnt wurden, und weitere Details erhalten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Erwähnungen funktionieren.

Marketplace Benachrichtigungen

Firmeninhaber erhalten Benachrichtigungen in ihrem Inbox+ wenn ein Teammitglied eine Vorlage von der Website Marketplace herunterlädt.

Von hier aus können Sie zur Bibliothek der Firmenvorlagen gehen.

System-Benachrichtigungen

Systembenachrichtigungen werden angezeigt, wenn ein Fehler auftritt, einschließlich fehlgeschlagener Auftrag, fehlgeschlagener Versand von E-Mail-/Chat-Nachrichten, fehlgeschlagene Erstellung/Zuweisung von Entitäten und fehlgeschlagene Zahlungsbenachrichtigungen. 

Zusätzlich zu Fehlern erhalten Mitarbeiter mit der Berechtigung, Teammitglieder zuzuweisen, Systembenachrichtigungen, wenn ein Teammitglied Zugriff auf ein Konto beantragt. Zu den Systembenachrichtigungen gehören auch Benachrichtigungen über Kontoeinstellungen. 

Um alle Systembenachrichtigungen in Ihrem Inbox+anzuzeigen, wenden Sie den Systemfilter an (detaillierte Anweisungen finden Sie unter Filtern von Benachrichtigungen). Hier erfahren Sie, wie Sie Fehler bei Systembenachrichtigungen beheben können. Informationen zur Fehlerbehebung von Auftrag finden Sie in dem entsprechenden Artikel.

Manchmal bietet die Benachrichtigung selbst Möglichkeiten zur Behebung des Problems. Bei einer fehlgeschlagenen E-Mail-Benachrichtigung wird beispielsweise vorgeschlagen, die E-Mail-Synchronisierungseinstellungen aufzurufen oder die E-Mail erneut zu senden.

Benachrichtigungen über Kontoeinstellungen

Die Benachrichtigungen bei der Kontoeinrichtung enthalten kurze Berichte über Massenvorgänge mit den Umschaltmöglichkeiten Anmelden, Benachrichtigen und E-Mail-Synchronisierung von Kontakten. Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit den folgenden Informationen:

• Liste der abgeschlossenen Vorgänge (z. B. Benachrichtigung: Aktivieren für alle Kontakte)
• Zusammenfassung der Informationen:
  • Gesamtzahl der Konten
  • Anzahl der erfolgreichen Operationen
  • Anzahl der fehlgeschlagenen Operationen

Das Symbol in der Betriebsleiste auf der linken Seite hängt davon ab, ob der Vorgang erfolgreich war (blaue Taste) oder fehlgeschlagen ist (rotes Ausrufezeichen).

Wenn die Vorgänge mit Fehlern ausgeführt wurden, können Sie eine CSV-Datei herunterladen, in der die Konten, für die der Vorgang nicht ausgeführt wurde, zusammen mit den Gründen aufgeführt sind.