Account access for team members

Es gibt viele Möglichkeiten, Mitarbeitern Zugang zu Konten zu gewähren. Sie können ihnen standardmäßig Zugriff auf alle Konten gewähren, sie nur ausgewählten Konten zuweisen, ihnen Konten in bestimmten Auftrag Stufen zuweisen, indem Sie unsere pipeline Automatisierungzuweisen, und vieles mehr.

Kontozugang, erklärt

Mindestens ein Teammitglied sollte Zugriff auf das Kundenkonto haben. Wenn das Teammitglied zugewiesen ist, kann es Folgendes tun:

• Sehen Sie sich die Kontoinformationen an.
• Client-Dokumente anzeigen und herunterladen.
• View and send client requests to their assigned accounts.
• Alle Chat-Themen für ihre zugewiesen Konten einsehen und darauf antworten.
• Sie können alle SMS-Themen für ihre zugewiesen Konten einsehen und SMS versenden.
• Anzeigen und Beantworten aller E-Mails der Firma für ihre zugewiesen Konten.
• Alle Notizen der Firma für ihre zugewiesen Konten einsehen und neue anlegen.
• Sie können die Zeiteinträge der Firma für ihre zugewiesen Konten einsehen und neue Zeiteinträge erstellen.
• Alle Aufgaben der Firma für ihre zugewiesen Konten einsehen.
• Erstellen Sie Aufgaben für zugewiesen Konten.
• Anzeigen von Kontakten, die mit ihren zugewiesen Konten verknüpft sind.
• Add jobs for pipelines that are available for them .

Hinweis

Das Zuweisen und Entfernen von Teammitgliedern wird auf der Seite Aktivitäten-Feed angezeigt.

You can assign an account role (e.g., bookkeeper or reviewer) to a team member. This automatically gives them access to the client’s account and clearly defines their responsibilities within the team.

To get a sense of what an employee can do, visit a read-only view of their portal .

Firmenmitglieder zugewiesen erhalten außerdem Benachrichtigungen über alle Kontoaktivitäten.

Hinweis

Teammitglieder können Konten zugewiesen werden, ohne Benachrichtigungen zu erhalten. Hier finden Sie mehr über Account-Follower.

Standard-Kontozugriff, erklärt

Standardzugriff auf Konten bedeutet, dass ein Teammitglied automatisch zugewiesen für alle neu erstellten Konten ist.

Ein Firmeninhaber hat standardmäßig Zugriff auf das Konto. Es ist jedoch auch möglich, allen Teammitgliedern Standardzugriff auf das Konto zu gewähren.

So richten Sie den Standard-Kontozugriff für ein Teammitglied ein:

Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen. Suchen Sie den Abschnitt Standard-Kontozugriff, wählen Sie ein oder mehrere Teammitglieder aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Speichern.

Hinweis

Alle Änderungen, die Sie an den Standardeinstellungen für den Kontozugang vornehmen, werden auf der Seite Aktivitäts-Feed angezeigt.

Einem Mitarbeiter Zugang gewähren

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einem Mitarbeiter Zugang zu einem Konto zu gewähren:

• By setting them up with default account access

• Beim Erstellen eines neuen Kontos 

• Durch die Bearbeitung eines bestehenden Kontos zu einem beliebigen Zeitpunkt

• By using the manage team access feature at any point

• Zuweisung von Teammitgliedern beim Importieren

• Durch die Verwendung eines pipeline Automatisierung

• Indem man ihnen ein Zugriffsrecht auf alle Konten einräumt

Zugang zu einem bestimmten Konto gewähren

Um einem Mitarbeiter Zugang zu einem neuen Konto zu gewähren, wählen Sie beim Anlegen des Kontos dessen Namen aus.

Um einem Mitarbeiter Zugang zu einem bestehenden Konto zu gewähren:

1. Gehen Sie zu Kunden > Konten in der linken Menüleiste und klicken Sie dann auf den Namen des Kunden in der Liste. Sie können den Kunden auch sofort finden, indem Sie seinen Namen in das Suchfeld eingeben.

2. Go to the Info section and click Edit to the right of Account info. Add employees you want to give account access to in the Team members field. Each account needs to have at least one team member assigned to it. By default, account access is given to the firm owner. 

3. Klicken Sie auf . Weiter und dann auf Speichern.

Verwaltung des Teamzugangs in großen Mengen

Um Mitarbeiter gleichzeitig vielen verschiedenen Konten zuzuweisen:

1. Gehen Sie zu Kunden > Konten in der Seitenleiste und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Konten, die Sie den Mitarbeitern zuweisen möchten. Um alle Konten auszuwählen, klicken Sie auf das oberste Kästchen.

2. Click Manage team.

3. Es wird eine Liste der Teammitglieder der Kanzlei angezeigt. Wählen Sie für jedes Teammitglied eine der folgenden Möglichkeiten:

• Nichts tun: Das Teammitglied wird den Konten nicht zugewiesen ; wenn das Teammitglied jedoch bereits Konten zugewiesen ist, wird es diesen Konten weiterhin zugewiesen .

• Allen zuweisen: Das Teammitglied wird allen ausgewählten Konten zugewiesen .

• Aus allen entfernen: Das Teammitglied wird keinem der ausgewählten Konten mehr zugewiesen .

4. Klicken Sie auf Zuweisen.

Zuweisung von Teammitgliedern beim Importieren

Beim Import von Kundenkonten haben Sie zwei Möglichkeiten, Teammitglieder zuzuweisen:

• Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet .

• Assign team members during import — this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.

Teammitglieder in Ihr Arbeitsblatt einbeziehen

Diese Methode ist eine enorme Zeitersparnis, da Sie verschiedenen Teammitgliedern unterschiedliche Konten zuweisen können. 

1. Wenn Sie eine CSV-Datei für den Import vorbereiten, fügen Sie die Spalte Teammitglieder hinzu und geben Sie die entsprechenden Teammitglieder an. Wenn Sie mehrere Teammitglieder einem Konto zugewiesen möchten, trennen Sie deren Namen durch Kommas.

2. Starten Sie den Importvorgang. Im zweiten Schritt des Imports (Konten zuordnen), wird die Spalte "Teammitglieder" Ihrer CSV-Datei automatisch mit den TaxDome verknüpft. 

Ist dies nicht der Fall, überprüfen Sie bitte die Benennung Ihrer Spalte in der Kalkulationstabelle und starten Sie den Import erneut. 

Das war's! Wenn der Import abgeschlossen ist, haben Sie Ihre Teammitglieder den angegebenen Konten zugewiesen .

Warnung

Bitte überprüfen Sie die Namen der Teammitglieder zweimal. Wenn es einen nicht existierenden Mitarbeiter in der Tabelle gibt, wird das entsprechende Konto nicht erstellt.

Teammitglieder beim Import zuweisen

Wenn Sie Ihrer Kalkulationstabelle keine Teammitglieder hinzufügen möchten, können Sie sie dennoch während des Imports Konten zuweisen. To do dies:

Starten Sie den Importvorgang. Wählen Sie im dritten Schritt des Imports (Einstellungen) die Teammitglieder aus, die Sie den Konten zuordnen möchten, die Sie auf TaxDome verschieben.

Hinweis

Die von Ihnen ausgewählten Teammitglieder werden allen importierten Konten zugewiesen . Wenn Sie also verschiedene Teammitglieder für verschiedene Konten verwenden möchten, ist es besser, entweder Teammitglieder in Ihre Kalkulationstabelle aufzunehmen oder die zugewiesenen Personen nach Abschluss des Imports einzeln zu ändern.

Geben Sie Mitarbeitern vorübergehend Zugang zu einem Konto über pipeline Automatisierung

Für Zeitarbeitskräfte können Sie einen begrenzten Zugriff auf Konten gewähren. So könnte ein Zeitarbeiter beispielsweise auf ein in ein Konto hochgeladenes Dokument zugreifen müssen, aber nur während eines bestimmten Stufe des Arbeitsprozesses.

Dies kann einfach in einem pipeline. Und so geht's:

1. Decide at what stage you need the temporary worker to access client accounts. (You can read more about automations .)

2. When editing pipeline stages , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update account access in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:

• Ersetzen Sie Zugewiesene durch Standardbenutzer auf + Add Account Access empty: Wenn ein Auftrag diese Stufe betritt, werden zugewiesen Mitarbeiter nicht zugewiesen, und solche mit Standard-Kontozugriff werden stattdessen dem Konto zugewiesen .

• Ersetze Zugewiesene durch Standardbenutzer auf + Add Account Access gefüllt: Wenn ein Auftrag diese Stufe betritt, werden zugewiesen Mitarbeiter nicht zugewiesen, und diejenigen, die im Feld Feld "Kontozugang hinzufügen" aufgeführten Mitarbeiter werden stattdessen dem Konto zugewiesen .

• Ersetze Zugewiesene durch Standardbenutzer aus + Feld Kontozugang hinzufügen ausgefüllt: Wenn ein Auftrag diese Stufe betritt, bleiben zugewiesen Mitarbeiter dem Konto zugewiesen , und die im Feld Feld "Kontozugang hinzufügen" aufgeführten Mitarbeiter werden ebenfalls zugewiesen .

• Beauftragte durch Standardbenutzer ersetzen aus + Kontozugriff entfernen gefüllt: Wenn ein Auftrag in diese Stufe eintritt, werden die Mitarbeiter, die im Feld Remove Account Access aufgeführten Mitarbeiter nicht zugewiesen mehr nicht zugewiesen.

• Kontozugang hinzufügen gefüllt + Kontozugang entfernen gefüllt: Wenn ein Auftrag in diese Stufe eintritt, werden die Mitarbeiter, die im Feld Zugang zum Konto hinzufügen aufgeführt sind, dem Konto zugewiesen , und diejenigen, die im Feld Zugang zum Konto entfernen aufgeführt sind, sind nicht zugewiesen.

Einem Mitarbeiter Zugang zu allen Konten geben

So ordnen Sie einen Mitarbeiter allen Konten zu (sowohl den bestehenden als auch den zukünftigen):

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Einstellungen > Team & Pläne, navigieren Sie zu Teammitglieder > Aktive Mitglieder, und klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen des Mitarbeiters, wählen Sie Bearbeiten und schalten Sie dann Alle Konten anzeigen ein.

3. Klicken Sie auf . Speichern. Jetzt kann der Mitarbeiter alle Konten der Firma einsehen und nicht nur die, denen er zugewiesen wurde.

Einsicht in die Konten eines Mitarbeiters

Filtern Sie Ihre Kontenliste, um zu sehen, welche Kundenkonten zugewiesen bestimmten Mitarbeitern zugeordnet sind:

1. Gehen Sie zu Kunden > Konten in der linken Menüleiste und klicken Sie dann auf Filter.

2. Wählen Sie die Teammitglieder im AbschnittTeam.

Statistiken zum Mitarbeiterkonto anzeigen

Firmeninhaber und Administratoren können die Statistiken aller Mitarbeiter für ihre zugewiesen Konten einsehen. Diese Statistiken finden Sie im Widget WidgetAusstehende Kundenaktivitäten auf der Seite Einblicke. 

Dieses Widget zeigt Rechnungen, Organisatoren, Signaturen, Vorschläge und Genehmigungen, die vom Kunden für einen bestimmten Mitarbeiter zu bearbeiten sind. 

If you want to track client activity for two or more team members, you can add as many Pending client activity widgets as you need. Here’s more about the Pending client activity widget .

Eine weitere Möglichkeit, Kontostatistiken einzusehen, ist die SeiteAktuelle Kunden des Mitarbeiters. Gehen Sie dazu in der linken Menüleiste auf Einstellungen > Team & Pläne. Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters und gehen Sie dann auf die Registerkarte Kunden. Die Statistiken sind für die aktuellen und früheren Konten des Mitarbeiters verfügbar.

Sie werden diese Information sehen:

• ID: Die Einzigartigkeit des Kontos ID

• Name: der Vor- und Nachname des Kunden

• zugewiesen: das Datum, an dem der Arbeitnehmer einem Konto zugewiesen wurde

• Gebuchte Rechnungen: die Anzahl der gebuchten Rechnungen

• Einnahmen: der Gesamtbetrag der bezahlten Rechnungen

• Hochgeladene Dokumente: die Anzahl der hochgeladenen Dokumente

• Genehmigt: die Anzahl der genehmigten Dokumente

Zugriff eines Mitarbeiters auf ein Konto entfernen

If you have a personal account or need to adjust team members’ roles and responsibilities, you can remove employees from a client account. Alternatively, you can remove accounts from an employee’s list of assigned clients.

Hinweis

If you have employees with Alle Konten anzeigen access right turned on, you’ll first need to toggle off that access right. However, this doesn’t work for your admins, as they always have access to all accounts.

So entfernen Sie Mitarbeiter aus einem Kundenkonto:

1. Go to the Info section of the client’s profile and click on the Edit link to the right from Account info. All employees with account access are displayed in the Team members field.

2. Klicken Sie auf × rechts neben einem Teammitglied, um ihm den Zugriff auf ein Kundenkonto zu entziehen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und dann auf Speichern.

   

Hinweis

Ein Konto kann nicht nicht zugewiesen werden. Wenn Sie alle Mitarbeiter entfernen, wird das Konto automatisch jedem mit Standard-Kontozugang zugewiesen .

Sie können auch ein Konto aus der Liste der zugewiesen Kunden eines Mitarbeiters entfernen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen > Team & Pläne, klicken Sie dann auf den Namen des Teammitglieds und gehen Sie auf die Registerkarte Kunden.

2. Klicken Sie auf das rote Löschsymbol ganz rechts neben dem Kontonamen.

3. Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung des Löschens auf Löschen. Das ausgewählte Konto wird dann in die Registerkarte "Vergangenheit" des Mitarbeiters verschoben.

   

Hinweis

If a team member is removed from a client account, any account roles accocated to them for that account are automatically cleared.

Wer kann Mitarbeitern Zugang zu Konten gewähren?

Firmeninhaber und Administratoren können Mitarbeitern jederzeit Zugriffsrechte auf Konten erteilen. Sie können auch Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Teammitgliedern Kunden zuzuweisen. Wenn Sie Firmeninhaber oder Administrator sind und möchten, dass jemand anderes im Team Konten zuweist, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Team & Pläne in der linken Menüleiste, navigieren Sie zu Aktive Teammitglieder, und klicken Sie dann auf den Namen des Mitarbeiters.

2. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol fürZugriffsrechte bearbeiten und schalten Sie dann die Option Teammitglieder zuweisen ein.

3. Klicken Sie auf . Speichern.

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