Team verwalten (Basic): Zugang zum Konto

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Es gibt viele Möglichkeiten, Mitarbeitern Zugang zu Konten zu gewähren. Sie können ihnen standardmäßig Zugriff auf alle Konten gewähren, sie nur ausgewählten Konten zuweisen, ihnen Konten in bestimmten Auftrag Stufen zuweisen, indem Sie unsere pipeline Automatisierungzuweisen, und vieles mehr.

Kontozugang, erklärt

Mindestens ein Teammitglied sollte Zugriff auf das Kundenkonto haben. Wenn das Teammitglied zugewiesen ist, kann es all dies tun:

  • Die Kontoinformationen anzeigen
  • Client-Dokumente anzeigen und herunterladen
  • Anzeigen und Senden von Kundenanfragen an die ihnen zugewiesenen Konten
  • alle Chat-Themen für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und auf sie antworten
  • alle SMS-Threads für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und SMS versenden
  • alle E-Mails der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und darauf antworten
  • alle Notizen der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und neue Notizen erstellen
  • die Zeiteinträge der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und neue Zeiteinträge erstellen
  • alle Aufgaben der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen
  • Aufgaben für zugewiesene Konten erstellen
  • Anzeigen von Kontakten, die mit den ihnen zugewiesenen Konten verknüpft sind
  • Aufträge für pipelines hinzufügen, die für sie verfügbar sind

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, was ein Mitarbeiter tun kann, besuchen Sie eine schreibgeschützte Ansicht seines Portals.

Die dem Konto zugewiesenen Firmenmitglieder erhalten außerdem Benachrichtigungen über alle Kontoaktivitäten.

Tipp

Hinweis: Teammitglieder können Konten zugewiesen werden, ohne Benachrichtigungen zu erhalten. Hier finden Sie weitere Informationen zu Konto-Followern.

Standard-Kontozugriff, erklärt

Standardzugriff auf Konten bedeutet, dass ein Teammitglied automatisch allen neu erstellten Konten zugewiesen wird.

Ein Firmeninhaber hat standardmäßig Zugriff auf das Konto. Es ist jedoch auch möglich, allen Teammitgliedern Standardzugriff auf das Konto zu gewähren.

So richten Sie den Standard-Kontozugriff für ein Teammitglied ein:

Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen . Suchen Sie den Abschnitt Standardkontozugriff , wählen Sie ein oder mehrere Teammitglieder aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Speichern.

Einem Mitarbeiter Zugang gewähren

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einem Mitarbeiter Zugang zu einem Konto zu gewähren:

Zugang zu einem bestimmten Konto gewähren

Um einem Mitarbeiter Zugang zu einem neuen Konto zu gewähren, wählen Sie beim Anlegen des Kontos dessen Namen aus.

Um einem Mitarbeiter Zugang zu einem bestehenden Konto zu gewähren:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen des Kunden. Sie können den Kunden auch sofort finden, indem Sie seinen Namen in das Suchfeld eingeben.

2. Gehen Sie zum Abschnitt Info und klicken Sie rechts neben Kontodetails auf Bearbeiten. Fügen Sie im Feld Teammitglieder die Mitarbeiter hinzu, denen Sie Zugriff auf das Konto gewähren möchten. Jedem Konto muss mindestens ein Teammitglied zugewiesen werden. Standardmäßig wird der Zugriff auf das Konto dem Firmeninhaber gewährt. 

3. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Speichern.

Verwaltung des Teamzugangs in großen Mengen

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Um Mitarbeiter gleichzeitig vielen verschiedenen Konten zuzuweisen:

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Kunden > Konten und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Konten, die Sie den Mitarbeitern zuweisen möchten. Um alle Konten auszuwählen, klicken Sie auf das oberste Kästchen.

2. Klicken Sie auf Team verwalten.

3. Es wird eine Liste der Teammitglieder der Firma angezeigt. Wählen Sie für jedes Teammitglied eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Nichts tun: Das Teammitglied wird den Konten nicht zugewiesen; wenn das Teammitglied jedoch bereits Konten zugewiesen ist, wird es diesen Konten weiterhin zugewiesen.
  • Allen zuweisen: Das Teammitglied wird allen ausgewählten Konten zugewiesen.
  • Aus allen entfernen: Das Teammitglied wird keinem der ausgewählten Konten mehr zugewiesen.

4. Klicken Sie auf Zuweisen.

Zuweisung von Teammitgliedern beim Importieren

Beim Import von Kundenkonten haben Sie zwei Möglichkeiten, Teammitglieder zuzuweisen:

Teammitglieder in Ihr Arbeitsblatt einbeziehen

Diese Methode ist eine enorme Zeitersparnis, da Sie verschiedenen Teammitgliedern unterschiedliche Konten zuweisen können. 

1. Fügen Sie bei der Vorbereitung einer CSV-Datei für den Import die Spalte Teammitglieder hinzu und geben Sie die entsprechenden Teammitglieder an. Wenn einem Konto mehrere Teammitglieder zugewiesen werden sollen, trennen Sie deren Namen durch Kommata.

2. Starten Sie den Importvorgang. Im zweiten Schritt des Imports (Konten zuordnen) wird die Spalte " Teammitglieder" in Ihrer CSV-Datei automatisch mit der Eigenschaft TaxDome verknüpft. 

Ist dies nicht der Fall, überprüfen Sie bitte die Benennung Ihrer Spalte in der Kalkulationstabelle und starten Sie den Import erneut. 

Das war's! Wenn der Import abgeschlossen ist, sind Ihre Teammitglieder bestimmten Konten zugewiesen.

Achtung

Achtung! Bitte überprüfen Sie die Namen der Teammitglieder zweimal. Wenn es einen nicht existierenden Mitarbeiter in der Tabelle gibt, wird das entsprechende Konto nicht erstellt. 

Teammitglieder beim Import zuweisen

Wenn Sie Ihrer Kalkulationstabelle keine Teammitglieder hinzufügen möchten, können Sie sie dennoch während des Imports Konten zuweisen. To do :

Starten Sie den Importvorgang. Wählen Sie im dritten Schritt des Imports (Einstellungen) die Teammitglieder aus, die Sie den Konten zuordnen möchten, die Sie auf TaxDome verschieben.

Tipp

Hinweis! Die von Ihnen ausgewählten Teammitglieder werden allen importierten Konten zugewiesen. Wenn Sie also verschiedene Teammitglieder für verschiedene Konten verwenden möchten, ist es besser, entweder Teammitglieder in Ihre Tabelle aufzunehmen oder die Zuweiser nach Abschluss des Imports zu ändern.

Geben Sie Mitarbeitern vorübergehend Zugang zu einem Konto über pipeline Automatisierung

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Für Zeitarbeitskräfte können Sie einen begrenzten Zugriff auf Konten gewähren. So könnte ein Zeitarbeiter beispielsweise auf ein in ein Konto hochgeladenes Dokument zugreifen müssen, aber nur während eines bestimmten Stufe des Arbeitsprozesses.

Dies kann einfach in einem pipeline. Und so geht's:

1. Entscheiden Sie, unter welcher Adresse Stufe die Zeitarbeitskraft auf Kundenkonten zugreifen soll. (Sie können mehr über Automatisierungen lesen.)

2. Wann Bearbeitung pipeline Phasen, wählen Sie das Symbol Stufe zu dem Sie die Automatisierung, klicken Sie auf den Link Automatisierungen hinzufügen und wählen Sie dannUpdate Kontozugriff im Pulldown-Menü. Wählen Sie die Teammitglieder aus der Kontoliste aus.

Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:

  • Ersetze zugewiesene Mitarbeiter durch Standardbenutzer auf + Kontozugang hinzufügen leer:
    Wenn Auftrag dies Stufe eingibt, werden zugewiesene Mitarbeiter nicht mehr zugewiesen, und stattdessen werden Mitarbeiter mit Standard-Kontozugang dem Konto zugewiesen.
  • Ersetze zugewiesene Mitarbeiter durch Standardbenutzer auf + Zugang zum Konto hinzufügen ausgefüllt:
    Wenn ein Auftrag dies Stufe eingibt, werden zugewiesene Mitarbeiter nicht mehr zugewiesen und stattdessen werden die im Feld " Konto hinzufügen" aufgeführten Mitarbeiter dem Konto zugewiesen.
  • Ersetze zugewiesene Mitarbeiter durch Standardbenutzer aus + Feld Kontozugang hinzufügen ausgefüllt:
    Wenn Auftrag dies Stufe eingibt, bleiben die zugewiesenen Mitarbeiter dem Konto zugewiesen, und die im Feld "Zugang zum Konto hinzufügen " aufgeführten Mitarbeiter werden ebenfalls zugewiesen.
  • Empfänger durch Standardbenutzer ersetzen aus + Kontozugriff entfernen gefüllt:
    Wenn ein Auftrag diese Stufe eingibt, werden die im Feld " Zugriff auf Konto entfernen " aufgeführten Mitarbeiter nicht mehr zugeordnet.
  • Zugang zum Konto hinzufügen ausgefüllt + Zugang zum Konto entfernen ausgefüllt:
    Wenn Auftrag dies Stufe eingibt, werden die Mitarbeiter, die im Feld " Zugang zum Konto hinzufügen " aufgeführt sind, dem Konto zugewiesen, und die, die im Feld " Zugang zum Konto entfernen " aufgeführt sind, werden nicht zugewiesen.

Einem Mitarbeiter Zugang zu allen Konten geben

So ordnen Sie einen Mitarbeiter allen Konten zu (sowohl den bestehenden als auch den zukünftigen):

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Einstellungen > Team & Pläne, navigieren Sie zu Teammitglieder > Aktive Mitglieder und klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen des Mitarbeiters, wählen Sie Bearbeiten und schalten Sie dann Alle Konten anzeigen ein.

3. Klicken Sie auf Speichern. Jetzt kann der Mitarbeiter alle Konten der Firma einsehen und nicht nur die ihm zugewiesenen.

Einsicht in die Konten eines Mitarbeiters

Filtern Sie Ihre Kontenliste, um zu sehen, welche Kundenkonten bestimmten Mitarbeitern zugewiesen sind:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und klicken Sie dann auf Filter.

2. Wählen Sie die Teammitglieder im Bereich Team aus.

Statistiken zum Mitarbeiterkonto anzeigen

Firmeninhaber und Administratoren können die Statistiken aller Mitarbeiter für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen. Diese Statistiken sind im Widget " Ausstehende Kundenaktivitäten " auf der Seite "Einblicke" zu finden. 

Dieses Widget zeigt Rechnungen, Organisatoren, Signaturen, Vorschläge und Genehmigungen an, die für einen bestimmten Mitarbeiter auf die Bearbeitung durch den Kunden warten. 

Wenn Sie die Kundenaktivitäten für zwei oder mehr Teammitglieder verfolgen möchten, können Sie so viele Widgets für ausstehende Kundenaktivitäten hinzufügen, wie Sie benötigen. Hier erfahren Sie mehr über das Widget"Ausstehende Kundenaktivitäten".

Eine weitere Möglichkeit, die Kontostatistiken einzusehen, ist die Seite Aktuelle Kunden des Mitarbeiters. Gehen Sie dazu in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Team & Pläne . Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters und gehen Sie dann auf die Registerkarte Kunden . Die Statistiken sind für die aktuellen und früheren Konten des Mitarbeiters verfügbar.

Sie werden diese Information sehen:

  • ID: Die Einzigartigkeit des Kontos ID
  • Name: der Vor- und Nachname des Kunden
  • Zugewiesen: das Datum, an dem der Mitarbeiter einem Konto zugewiesen wurde
  • Gebuchte Rechnungen: die Anzahl der gebuchten Rechnungen
  • Einnahmen: der Gesamtbetrag der bezahlten Rechnungen
  • Hochgeladene Dokumente: die Anzahl der hochgeladenen Dokumente
  • Genehmigt: die Anzahl der genehmigten Dokumente

Zugriff eines Mitarbeiters auf ein Konto entfernen

Angenommen, Sie haben ein persönliches Konto in Ihrer Firma und möchten nicht, dass andere Teammitglieder es sehen können. Oder die Rollen und Aufgaben Ihrer Mitarbeiter haben sich geändert und Sie möchten nicht, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Konten haben.

Sie können Mitarbeiter aus jedem Kundenkonto entfernen. (Oder Sie können es umgekehrt machen: Konten aus der Liste der zugewiesenen Kunden eines Mitarbeiters entfernen). Bitte sehen Sie sich die folgenden Optionen an.

Tipp

Achtung! Wenn Sie Mitarbeiter haben, deren Zugriffsrecht "Alle Konten anzeigen" aktiviert ist, müssen Sie dieses Zugriffsrecht zunächst deaktivieren. Dies funktioniert jedoch nicht für Ihre Administratoren, da diese immer Zugriff auf alle Konten haben.

So entfernen Sie Mitarbeiter aus einem Kundenkonto:

  1. Gehen Sie zum Abschnitt Info des Kundenprofils und klicken Sie auf den Link Bearbeiten rechts neben Kontodetails. Alle Mitarbeiter mit Kontozugang werden im Feld Teammitglieder angezeigt.
  2. Klicken Sie auf × rechts neben einem Teammitglied, um ihm den Zugriff auf ein Kundenkonto zu entziehen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und dann auf Speichern.

Tipp

Hinweis! Die Zuweisung eines Kontos kann nicht aufgehoben werden. Wenn Sie alle Mitarbeiter entfernen, wird das Konto automatisch jedem zugewiesen, der über einen Standard-Zugang zum Konto verfügt.

Sie können auch ein Konto aus der Liste der zugewiesenen Kunden eines Mitarbeiters entfernen:

  1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen > Team & Pläne , klicken Sie dann auf den Namen des Teammitglieds und gehen Sie auf die Registerkarte Kunden .
  2. Klicken Sie auf das rote Löschsymbol ganz rechts neben dem Kontonamen.
  3. Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung der Löschung auf . Das ausgewählte Konto wird dann in die Registerkarte "Vergangenheit" des Mitarbeiters verschoben.

Wer kann Mitarbeitern Zugang zu Konten gewähren?

Firmeninhaber und Administratoren können Mitarbeitern jederzeit Zugriffsrechte auf Konten erteilen. Sie können auch Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Teammitgliedern Kunden zuzuweisen. Wenn Sie Firmeninhaber oder Administrator sind und möchten, dass jemand anderes im Team Konten zuweist, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Team & Pläne , navigieren Sie zu Aktive Teammitglieder und klicken Sie dann auf den Namen des Mitarbeiters.

2. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol Zugriffsrechte bearbeiten und schalten Sie dann die Option Teammitglieder zuweisen um.

3. Klicken Sie auf Speichern.

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