Team (Basic): Kontozugriff

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Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeitern Zugriff auf Konten zu gewähren. Sie können ihnen standardmäßig Zugriff auf alle Konten gewähren, sie nur ausgewählten Konten zuweisen oder ihnen mithilfe unserer Pipeline-Automatisierungen Konten in bestimmten Stadien zuweisen Auftrag .

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Zugang zum Konto

Mindestens ein Mitarbeiter sollte Zugriff auf alle Konten haben. Dann kann er die Daten jedes Kunden einsehen und bearbeiten, Dokumente hochladen und Rechnungen erstellen. Außerdem erhalten sie Benachrichtigungen über alle Kontoaktivitäten.

Tipp

Hinweis: Teammitglieder können Konten zugewiesen werden, ohne Benachrichtigungen zu erhalten. Hier finden Sie weitere Informationen zu Konto-Followern.

Sobald ein Mitarbeiter Zugang zu einem Kundenkonto hat, kann er standardmäßig alle diese Funktionen ausführen:

  • Die Kontoinformationen anzeigen
  • Kundendokumente anzeigen und herunterladen
  • alle Chat-Themen für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und auf sie antworten
  • alle E-Mails der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und darauf antworten
  • alle Notizen der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und neue Notizen erstellen
  • die Zeiteinträge der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen und neue Zeiteinträge erstellen
  • alle Aufgaben der Firma für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen
  • Aufgaben für zugewiesene Konten erstellen
  • Anzeigen von Kontakten, die mit den ihnen zugewiesenen Konten verknüpft sind

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, was ein Mitarbeiter tun kann, besuchen Sie eine schreibgeschützte Ansicht seines Portals.

Standard-Kontozugang

Ein Firmeninhaber hat standardmäßig Zugriff auf das Konto. Ein Firmeninhaber oder Administrator kann jedoch auch einem oder mehreren Teammitgliedern automatischen Zugriff auf alle manuell erstellten neuen Konten oder auf Kunden, die sich selbst registrieren, gewähren.

So richten Sie den Standard-Kontozugriff für ein Mitarbeiter ein:

Gehen Sie zu Einstellungen und öffnen Sie dann die Registerkarte Firmeneinstellungen. Suchen Sie den Abschnitt Standardkontozugriff , wählen Sie ein oder mehrere Mitarbeiter aus der Liste aus und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

Einem Mitarbeiter Zugang zu einem Konto geben

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einem Mitarbeiter Zugriff auf ein Konto zu gewähren:

Um einem Mitarbeiter Zugang zu einem neuen Konto zu gewähren, wählen Sie seinen Namen beim manuellen Anlegen des Kontos oder beim Importieren von Kundendaten aus.

Um einem Mitarbeiter Zugriff auf ein bestehendes Konto zu gewähren:

1. Gehen Sie zu Kunden und klicken Sie dann auf den Namen des Kunden in der Liste. Sie können den Kunden auch sofort finden, indem Sie auf einer beliebigen Seite das Menü in der linken Seitenleiste aufrufen und den Namen des Kunden in das Suchfeld eingeben.

2. Gehen Sie zum Abschnitt Info und klicken Sie auf den Link Bearbeiten rechts neben Kontodetails. Fügen Sie im Feld Teammitglieder die Mitarbeiter hinzu, denen Sie Zugriff auf das Konto geben möchten. Jedem Konto muss mindestens ein Teammitglied zugewiesen werden. Standardmäßig wird der Zugriff auf das Konto dem Firmeninhaber gewährt. 

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und dann auf Speichern.

Einem Mitarbeiter Zugang zu mehreren Konten geben

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Um Mitarbeiter gleichzeitig vielen verschiedenen Konten zuzuweisen:

1. Gehen Sie zu Kunden und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Konten, die Sie den Mitarbeitern zuweisen möchten. Um alle Konten auszuwählen, klicken Sie auf das oberste Kästchen.

2. Klicken Sie auf Team verwalten.

3. Es wird eine Liste der Mitarbeiter der Firma angezeigt. Wählen Sie für jeden Mitarbeiter eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Nichts tun: Der Mitarbeiter wird den Konten nicht zugewiesen; wenn der Mitarbeiter jedoch bereits Konten zugewiesen ist, wird er diesen Konten weiterhin zugewiesen sein.
  • Allen zuweisen: Der Mitarbeiter wird allen ausgewählten Konten zugewiesen sein.
  • Aus allen entfernen: Der Mitarbeiter wird keinem der ausgewählten Konten mehr zugewiesen sein.

4. Klicken Sie auf ZUWEISEN.

Einem Mitarbeiter Zugang zu allen Konten gewähren

Um einen Mitarbeiter allen Konten zuzuweisen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, navigieren Sie zu  Aktive Mitarbeiter und klicken Sie dann auf den Namen des Mitarbeiters.

2. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol Zugriffsrechte bearbeiten und schalten Sie dann auf Alle Konten anzeigen um.

3. Klicken Sie auf Speichern. Jetzt kann der Mitarbeiter alle Konten der Firma einsehen und nicht nur die ihm zugewiesenen.

Ermöglichung des Kontozugangs für Mitarbeiter über die Pipeline Automatisierung

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Für Zeitarbeitskräfte können Sie einen begrenzten Zugriff auf Konten gewähren. So könnte ein Zeitarbeiter beispielsweise auf ein in ein Konto hochgeladenes Dokument zugreifen müssen, aber nur während eines bestimmten Stufe des Arbeitsprozesses.

Dies lässt sich leicht einrichten und innerhalb einer Pipeline automatisieren. So geht's:

1. Entscheiden Sie, unter welcher Adresse Stufe die Zeitarbeitskraft auf Kundenkonten zugreifen soll. (Sie können mehr über Automatisierungen lesen.)

2. Gehen Sie zu den Pipeline-Einstellungen, wählen Sie die Stufe, zu der Sie die Automatisierung hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link Automatisierungen hinzufügen und wählen Sie dann Update account access im Pull-down-Menü. Wählen Sie den/die Mitarbeiter aus der Kontoliste aus.

Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:

  • Ersetze zugewiesene Mitarbeiter durch Standardbenutzer auf + Kontozugriff gewährenleer:
    Wenn der Auftrag diese Stufe erreicht, werden zugewiesene Mitarbeiter nicht mehr zugewiesen sein, und stattdessen werden Mitarbeiter mit Standard-Kontozugriff dem Konto zugewiesen.
  • Ersetze zugewiesene Mitarbeiter durch Standardbenutzer auf + Kontozugriff gewähren ausgefüllt:
    Wenn der Auftrag diese Stufe erreicht, werden zugewiesene Mitarbeiter nicht mehr zugewiesen sein, und die im Feld " Konto hinzufügen" aufgeführten Mitarbeiter werden stattdessen dem Konto zugewiesen.
  • Ersetze zugewiesene Mitarbeiter durch Standardbenutzer aus + Feld Kontozugriff gewähren ausgefüllt:
    Wenn der Auftrag diese Stufe erreicht, bleiben die zugewiesenen Mitarbeiter dem Konto zugewiesen, und die im Feld "Konto hinzufügen " aufgeführten Mitarbeiter werden ebenfalls zugewiesen.
  • Zugewiesene durch Standardbenutzer ersetzen aus + Kontozugriff entfernen ausgefüllt:
    Wenn ein Auftrag diese Stufe erreicht, werden die im Feld " Kontozugriff entfernen " aufgeführten Mitarbeiter nicht mehr zugewiesen sein.
  • Kontozugriff gewähren ausgefüllt + Kontozugriff entfernen ausgefüllt:
    Wenn der Auftrag diese Stufe erreicht, werden die Mitarbeiter, die im Feld " Kontozugriff gewähren" aufgeführt sind, dem Konto zugewiesen, und die, die im Feld " Kontozugriff entfernen " aufgeführt sind, werden nicht mehr zugewiesen sein.

Beantragung/Gewährung des Zugriffs für ein Konto

Wenn ein Firmenmitarbeiter ohne Zugriff auf das Kundenkonto auf eine beliebige Seite im Kundenprofil klickt, wird ein 401-Fehler angezeigt. Das kann passieren:

  • Wenn ein Teammitglied einen Mitarbeiter in einem Chat-Thread mit einem Kunden erwähnt, auf dessen Konto der Mitarbeiter keinen Zugriff hat
  • Wenn ein Teammitglied einen Mitarbeiter in einer Auftrag für einen Kunden erwähnt, zu dessen Konto der Mitarbeiter keinen Zugang hat, oder in einer Auftrag , die sich innerhalb der Pipeline befindet, auf die der Mitarbeiter keinen Zugriff hat

Um Zugriff auf ein Kundenkonto und/oder eine Pipeline zu anfordern, muss ein Mitarbeiter entweder in der Benachrichtigung oder auf der Fehlerseite auf Zugriff anfordern klicken.

Firmeninhaber und Mitarbeiter mit der Erlaubnis, Teamkollegen zuzuweisen, werden über Inbox+ benachrichtigt. Sobald sie auf den Link Zugriff gewähren in der Inbox+ Benachrichtigung klicken, wird dem Mitarbeiter der Zugriff gewährt.

Einsicht in die Konten eines Mitarbeiters

Filtern Sie Ihre Kontenliste, um zu sehen, welche Kundenkonten bestimmten Mitarbeitern zugewiesen sind:

1. Gehen Sie zu Kunden und klicken Sie dann oben rechts auf Filter .

2. Wählen Sie die Mitarbeiter im Abschnitt Team aus und klicken Sie dann auf Übernehmen.

Einsicht in die Statistik der Mitarbeiterkonten

Firmeninhaber und Administratoren können die Statistiken aller Mitarbeiter für die ihnen zugewiesenen Konten einsehen. Diese Statistiken sind im Widget " Ausstehende Kundenaktivitäten " auf der Seite "Einblicke" zu finden. 

Dieses Widget zeigt Rechnungen, Organisatoren, Unterschriften, Verträge und Genehmigungen an, die vom Kunden für einen bestimmten Mitarbeiter bearbeitet werden müssen. 

Wenn Sie die Kundenaktivitäten für zwei oder mehr Teammitglieder verfolgen möchten, können Sie so viele Widgets für ausstehende Kundenaktivitäten hinzufügen, wie Sie benötigen. Hier erfahren Sie mehr über das Widget"Ausstehende Kundenaktivitäten".

Eine weitere Möglichkeit, Kontostatistiken einzusehen, ist die Seite Aktuelle Kunden des Mitarbeiters. Gehen Sie dazu auf Einstellungen und dann auf Team & Plan. Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters und gehen Sie dann auf die Registerkarte Kunden . Die Statistiken sind für die aktuellen und früheren Konten dieses Mitarbeiters verfügbar.

Sie werden diese Information sehen:

  • ID: die eindeutige ID des Kontos
  • Name: der Vor- und Nachname des Kunden
  • Zugewiesen: das Datum, an dem der Mitarbeiter einem Konto zugewiesen wurde
  • Gebuchte Rechnungen: die Anzahl der gebuchten Rechnungen
  • Einnahmen: der Gesamtbetrag der bezahlten Rechnungen
  • Hochgeladene Dokumente: die Anzahl der hochgeladenen Dokumente
  • Genehmigt: die Anzahl der genehmigten Dokumente

Entzug des Zugriffs eines Mitarbeiters auf ein Konto

Angenommen, Sie haben ein persönliches Konto in Ihrer Firma und möchten nicht, dass andere Mitarbeiter es sehen können. Oder die Rollen und Aufgaben Ihrer Mitarbeiter haben sich geändert und Sie möchten nicht, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Konten haben.

Sie können Mitarbeiter aus jedem Kundenkonto entfernen. (Oder Sie können es umgekehrt machen: Konten aus der Liste der zugewiesenen Kunden eines Mitarbeiters entfernen). Bitte sehen Sie sich die folgenden Optionen an.

Tipp

Achtung! Wenn Sie Mitarbeiter haben, deren Zugriffsrecht "Alle Konten anzeigen" aktiviert ist, müssen Sie dieses Zugriffsrecht zunächst deaktivieren. Dies funktioniert jedoch nicht für Ihre Administratoren, da diese immer Zugriff auf alle Konten haben.

So entfernen Sie Mitarbeiter aus einem Kundenkonto:

  1. Gehen Sie zum Abschnitt Info des Kundenprofils und klicken Sie auf den Link Bearbeiten rechts neben Kontodetails. Alle Mitarbeiter mit Zugriff auf das Konto werden im Feld Mitarbeiter angezeigt.
  2. Klicken Sie auf × rechts neben einem MItarbeiter, um ihm den Zugriff auf ein Kundenkonto zu entfernen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und dann auf Speichern.

Tipp

Hinweis! Die Zuweisung eines Kontos kann nicht aufgehoben werden. Wenn Sie alle Mitarbeiter entfernen, wird das Konto automatisch jedem zugewiesen, der über einen Standard-Zugriff auf das Konto verfügt.

Sie können auch ein Konto aus der Liste der zugewiesenen Kunden eines Mitarbeiters entfernen:

  1. Gehen Sie auf Einstellungen,, dann auf Team & Pläne, klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters und gehen Sie auf die Registerkarte Kunden .
  2. Klicken Sie auf das rote Löschsymbol ganz rechts neben dem Kontonamen.
  3. Klicken Sie im Popup-Fenster " Löschbestätigung " auf . Das ausgewählte Konto wird dann in die Registerkarte " Vergangenheit" des Mitarbeiters verschoben.

Wer kann Mitarbeitern Zugang zu Konten gewähren?

Firmeninhaber und Administratoren können Mitarbeitern jederzeit Zugriffsrechte auf Konten erteilen. Sie können auch Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Teammitgliedern Kunden zuzuweisen. Wenn Sie Firmeninhaber oder Administrator sind und möchten, dass jemand anderes im Team Konten zuweist, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, navigieren Sie zu Aktive Mitarbeiterund klicken Sie dann auf den Namen des Mitarbeiters.

2. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol Zugriffsrechte bearbeiten und schalten Sie dann die Option MItarbeiter zuweisen um.

3. Klicken Sie auf Speichern.

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