Einmalige Rechnungen (Basic): Erstellen, Senden und Einrichten von Mahnungen

Versenden Sie einmalige Rechnungen an Kunden, entweder einzeln oder in großen Mengen - und beschleunigen Sie den Prozess, indem Sie Vorlagen erstellen und Automatisierungen nutzen. Mit TaxDome können Sie Rechnungen direkt aus Ihren Zeiteinträgen erstellen!

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Erstellung und Versand einmaliger Rechnungen

Einmalige Rechnungen können von einem Firmeninhaber oder einem Teammitglied , das dem Konto zugewiesen ist und über Zugriffsrechte zur Verwaltung von Rechnungen verfügt, erstellt und versendet werden.

Sie können Rechnungen allein erstellen oder sie in Ihre Angebote oder Angebotsvorlagen einfügen.

Es gibt drei Möglichkeiten, einmalige Rechnungen zu erstellen und zu versenden:

Erstellen und Versenden einer einmaligen Rechnung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einmalige Rechnung zu erstellen und zu versenden:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + NEU in der linken Seitenleiste und wählen Sie dann Rechnung aus dem Slide-out.

2. Geben Sie entweder den Betrag der Rechnung ein oder wählen Sie eine Vorlage aus.

3. Klicken Sie dann auf Erstellen, um die Rechnung zu erstellen und zu versenden (es sei denn, das Kontrollkästchen Rechnung planen ist aktiviert - in diesem Fall müssen Sie die Rechnung planen).

Neben dem Betrag gibt es noch weitere Details, die Sie angeben können. Sehen Sie sich die nummerierten Punkte an, um zu sehen, was Sie noch hinzufügen können:

1. Verknüpfung mit Aufträge: Verknüpfen Sie Ihre Rechnung mit einer bestehenden Auftrag , damit sie in Ihrem workflow verfügbar ist. Klicken Sie auf Verknüpfung mit Aufträgeund wählen Sie dann Aufträge. Nach der Verknüpfung wird der Aufträge Abschnitt angezeigt, und Sie können die Aufträge und die dazugehörigen Pipelines sehen.

2. Rechnungstyp: Wählen Sie, ob Sie eine einmalige oder eine wiederkehrende Rechnung erstellen möchten.

3. Kontoname, ID oder E-Mail: Wählen Sie ein Konto aus, an das die Rechnung gesendet werden soll.

4. Rechnungsvorlage: Klicken Sie auf und wählen Sie eine der von Ihnen erstellten Rechnungsvorlagen aus dem Pulldown-Menü aus. Rechnungsvorlagen sind besonders nützlich für Rechnungen, die Sie häufig an Kunden senden.

5. Rechnungsnummer: Sie können eine Rechnungsnummer wählen oder das Feld leer lassen, und TaxDome wird eine für Sie generieren.

6. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: Auf diese Weise sollen Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, per Bankabbuchung oder mit beidem). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsarten.

7. Datum: Geben Sie das Datum für die Rechnung ein. Sie können eine Rechnung sowohl für das aktuelle Datum (das als Standard eingestellt ist) als auch für ein beliebiges zukünftiges Datum ausstellen.

8. Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das die Zahlung erhalten soll (standardmäßig erhält die Person, die die Rechnung erstellt hat, die Zahlung).

9. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, aus der hervorgeht, was in der Rechnung enthalten ist (optional).

10, 13. Shortcode hinzufügen: Fügen Sie dynamische Daten ein, um Ihre Rechnungen zu individualisieren. Sie können auf benutzerdefinierten Feldern basierende Konto-Shortcodes sowie Datums-Shortcodes verwenden. Hier erfahren Sie mehr über Shortcodes.

11. Rechnung mit Kundenguthaben bezahlen: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass die Rechnung automatisch als bezahlt markiert wird. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Kunden über genügend Guthaben verfügen, um die Rechnung zu bezahlen.

12. Rechnung per E-Mail an den Kunden senden: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass der Kunde die Rechnung per E-Mail erhält und sie bezahlen kann, ohne sich anzumelden. Die E-Mail enthält einen Zahlungslink. Sie können der E-Mail auch eine eigene Nachricht hinzufügen. Wenn Rechnung per E-Mail an den Kunden nicht aktiviert ist, erhalten die Kunden die Rechnung nur in ihrem Portal.

14. Mahnungen: Schalten Sie diese Option auf , um eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden zu senden, wenn er die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt hat(weitere Details unten).

15. Rechnung planen: Legen Sie fest, wann die Rechnung versandt werden soll. Lesen Sie mehr über das Planen von Rechnungen.

16. QuickBooks-Einstellungen: Wählen Sie den Ort, an den die Rechnung an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht.

17. Einzelposten: Geben Sie die erbrachten Leistungen und etwaige Rabatte an.

Position: Klicken Sie auf Position und wählen Sie dann entweder eine vorhandene Leistung aus oder legen Sie eine neue an. Füllen Sie das Feld Satz aus, legen Sie die Anzahl der Leistungen und die Steuer fest (hier finden Sie weitere Informationen zu Steuersätzen in Rechnungen) und geben Sie die Beschreibung ein (optional). Wählen Sie Klasse, die an QuickBooks gesendet werden soll (dieses Feld wird den Kunden nicht angezeigt).
Rabatt: Um eine Position hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt und füllen dann das Feld Satz aus.

Sie können dieselben Positionsfelder auch auf der Seite " Position bearbeiten" bearbeiten, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben der Position klicken, " Bearbeiten" wählen und dann auf " Speichern" klicken, wenn Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben.

18. Zusammenfassung:

Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen, vor Steuern.
Steuersatz: Sobald die Mehrwertsteuer hinzukommt, wird sie in der Gesamtsumme berücksichtigt (hier finden Sie weitere Informationen zur Mehrwertsteuer).

19. Erstellen: Klicken Sie auf , um die Rechnung zu versenden.

Senden Sie eine einmalige Rechnung an mehrere Kunden

Um dieselbe Rechnung an mehrere Kunden zu senden, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Kunden, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie die Fragebogen senden möchten, und klicken Sie dann auf Rechnung erstellen.

Sie können Rechnungen an Kunden senden, deren Konten entweder aktiv oder offline sind. Sie können zum Beispiel eine Rechnung an Offline-Kunden senden, wenn diese Offline-Zahlungen vornehmen, Sie diese Informationen aber in Ihrem Portal speichern möchten.

Hier haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie oben.

Rechnungserinnerungen einrichten

Aktivieren Sie beim Erstellen einer einmaligen Rechnung oder beim Hinzufügen einer Rechnung Automatisierung die Option Mahnungen. Wenn Sie dies tun, erhält der Kunde eine Erinnerung an die Rechnung, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt wurde; die Standardanzahl der Tage ist drei, aber Sie können dies ändern:

Tage bis zur nächsten Mahnung: Dies ist die Anzahl der Tage, bevor dem Kunden eine Mahnung geschickt wird. Standardmäßig wird eine Mahnung drei Tage nach der Rechnungsstellung versandt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
Anzahl der Mahnungen: Dies ist die Anzahl der Erinnerungen, die der Kunde erhält. Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch ändern, wie Sie es wünschen.

Die Erinnerungen hören auf, wenn...

...der Kunde die Rechnung nicht bezahlt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
...der Kunde hat die Rechnung bezahlt.

Wie Rechnungsnummern generiert werden

Wenn Sie keine Rechnungsnummer eingeben, sondern das Feld beim Erstellen einer Rechnung leer lassen, wird eine Nummer für Sie generiert.

Sobald TaxDome und QuickBooks synchronisiert sind, stimmen die Rechnungsnummern in QuickBooks überein.
Nach der Synchronisierung werden die bearbeiteten Rechnungsnummern automatisch in QuickBooks update angezeigt.
Jede Rechnung in Ihrem Unternehmen hat eine eindeutige Nummer.
Wenn Rechnungsnummern automatisch generiert werden, sind sie fortlaufend.
Zwangsläufig sind keine zwei Rechnungsnummern identisch.

Auswahl der ersten Rechnungsnummer

Sie können die erste Rechnungsnummer auf TaxDome wählen, wenn Sie Firmeninhaber oder Verwalter sind. Dies ist nützlich, wenn Ihr Unternehmen beispielsweise bereits 1.500 Rechnungen hat und Sie nicht mit der Nummer 1 beginnen möchten, da dies die Synchronisierung mit QuickBooks stören würde.

To do gehen Sie zuEinstellungen und dann zu Firmeneinstellungen. Füllen Sie im Abschnitt Rechnungsnummerierung das Feld aus, und klicken Sie auf Speichern. Nun beginnt TaxDome mit der Nummerierung der Rechnungen ab der angegebenen Nummer.

Tipp! Um Fehler durch doppelte Nummern zu vermeiden, schalten Sie die Option Rechnungsnummern mit QuickBooks Online synchronisieren an.

Was Kunden sehen, wenn Sie einmalige Rechnungen erstellen

Ihr Kunde kann einmalige Rechnungen auf verschiedene Weise einsehen und bezahlen:

Durch Anklicken der Benachrichtigung auf ihrem Dashboard
Durch Anklicken des Links auf der Seite Rechnungen in ihrem Portal
Durch Anklicken des Links in der E-Mail-Benachrichtigung (eine Anmeldung auf Kundenportal ist nicht erforderlich)

Wenn Sie sehen möchten, wie TaxDome aus der Sicht eines Kunden aussieht, können Sie eine schreibgeschützte Ansicht seines Portals aufrufen.