Einmalrechnungen versenden

Send one-time invoices to charge clients for services. You can send them to one client, in bulk, or create them from a proposal, time entry, or pipeline automation.

Hinweis

Einmalrechnungen können vom Firmeninhaber oder jedem Teammitglied erstellt und versendet werden dem Konto zugewiesen mit Verwalten von Rechnungen Zugriffsrecht .

Eine einmalige Rechnung an einen Kunden senden

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einmalige Rechnung zu erstellen und zu versenden:

1. Erstellen Sie eine Rechnung auf eine der beiden Arten:

   • Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Rechnung.

   • Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie zur Registerkarte Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.

2. Geben Sie entweder den Rechnungsbetrag ein oder wählen Sie eine Vorlage aus.

3. Geben Sie die Rechnungsdaten ein. Weitere Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie unter „Übersicht über die Rechnungsfelder “.

4. Klicken Sie auf „Erstellen“, um die Rechnung zu erstellen und zu versenden.

Der Kunde erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und eine Push-Benachrichtigung in der mobilen App.

Senden Sie einmalige Rechnungen an mehrere Kunden

So senden Sie dieselbe Rechnung an mehrere Kunden:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf „Konto > Kunden“, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, denen Sie die Rechnung senden möchten, und klicken Sie dann auf „Rechnung erstellen“.

2. Geben Sie entweder den Rechnungsbetrag ein oder wählen Sie eine Vorlage aus.

3. Geben Sie die Rechnungsdaten ein. Weitere Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie unter „Übersicht über die Rechnungsfelder “.

4. Klicken Sie auf „Erstellen“, um die Rechnung an alle ausgewählten Kunden zu senden.

Die Kunden erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und eine Push-Benachrichtigung über die mobile App.

Hinweis

Sie können Rechnungen an Kunden senden, deren Konten entweder online oder offline . Beispielsweise möchten Sie vielleicht Offline-Kunden eine Rechnung schicken, wenn diese Zahlungen offline vornehmen, diese Informationen aber in Ihrem Portal speichern.

Weitere Möglichkeiten, Einmalrechnungen zu versenden

Entdecken Sie weitere Möglichkeiten, Einmalrechnungen zu erstellen und zu versenden:

• Erstellen Sie eine Vorlage und versenden Sie Rechnungen über Automatisierung

• Rechnungen zusammen mit Angeboten versenden

• Erstellen Sie einmalige Rechnungen für die in den Angeboten

• Erstellen Sie eine einmalige Rechnung von Zeiteintrag

Vorschau Rechnung

Die Vorschau (oben rechts) zeigt genau das PDF an, PDF Kunde erhalten wird. Klicken Sie im Vorschau auf „Erstellen & schließen“, um zu bestätigen. Um das Erscheinungsbild anzupassen und Rechnungen als White-Label-Rechnungen zu erstellen , klicken Sie im Vorschau auf „Rechnungseinstellungen “.

Rechnungsentwurf speichern

Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um eine Rechnung fertigzustellen, bevor Sie sie an einen Kunden senden, speichern Sie sie als Entwurf. Auf diese Weise können Sie die Rechnung erstellen, ohne dass Benachrichtigungen an den Kunden ausgelöst werden, und später darauf zurückkommen, um die Bearbeitung fortzusetzen. Klicken To do auf „Als Entwurf speichern “ statt auf „Erstellen“.

Entwürfe werden unter „Abrechnung > Rechnungen“ mit dem status „Entwurf“ gespeichert. Sie werden nicht an QuickBooks Online gesendet, und Kunden können sie erst sehen, wenn Sie die Rechnung versenden. Sie können einen Entwurf mit Auftrag verknüpfen, ohne dass dadurch Automatisierungen blockiert werden.

Tipp

Um alle Rechnungsentwürfe schnell zu finden, verwenden Sie Filter: Legen Sie fest Status Entwurf.

Wenn Sie einen Entwurf nicht mehr benötigen, können Sie ihn löschen. Gehen Sie To do zu „Abrechnung > Rechnungen“, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Entwurf und wählen Sie „Löschen“.

Rechnung aus dem Entwurf versenden

So bestätigen Rechnung aus dem Entwurf:

1. Gehen Sie zu „Abrechnung“ > „Rechnungen“ und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Entwurf.

2. Wählen Sie „Bearbeiten“, wenn Sie Änderungen vornehmen möchten.

3. Klicken Sie auf „Senden“. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und eine Push-Benachrichtigung in der mobilen App.

Rechnungserinnerungen einrichten

Erinnerungen sind automatische Folge-E-Mails, die Kunden, die eine Rechnung noch nicht bezahlt haben, daran erinnern.

Um diese Funktion zu aktivieren, schalten Sie beim Versenden der Rechnung die Option „Erinnerungen“ ein und nehmen Sie dann folgende Einstellungen vor:

• Tage bis zur nächsten Erinnerung – wie oft die Erinnerung wiederholt wird (Standard: 3)
• Anzahl der Erinnerungen – wie viele Erinnerungen insgesamt versendet werden sollen (Standard: 1)

Du kannst update diese Einstellungen später ändern, indem Sie die offene Rechnung bearbeiten.

Um eine Rechnung jederzeit manuell erneut zu versenden, klicken Sie in der Liste auf die drei Punkte rechts neben der Rechnung und wählen Sie „Rechnung per E-Mail versenden“.

Tipp

Weitere Informationen zu Erinnerungen — genaue Standardwerte für Felder, Stoppbedingungen und die Menüaktion für jeden manuellen erneuten Versand.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird ihm mitgeteilt, dass er eine Rechnung erhalten hat. Ihre Kunden können Rechnungen auf verschiedene Arten einsehen und öffnen:

• Über das Mandantenportal die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt „Ausstehende Aktion“ oder auf den Link auf der Seite „Abrechnung “.
• Aus der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf „Rechnung bezahlen “. Sie müssen sich nicht im Mandantenportal anmelden, Mandantenportal die Rechnung zu bezahlen – die Rechnung ist der E-Mail als PDF-Datei beigefügt.

Wenn sie die Rechnung bezahlen, status deren status von „Unbezahlt“ zu „Bezahlt“, und Sie erhalten eine Benachrichtigung.

Um die versendete Rechnung aus Sicht des Kunden anzuzeigen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.

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