Rechnungen erstellen, versenden und Mahnungen einrichten
Versenden Sie einmalige Rechnungen an Kunden, entweder einzeln oder in großen Mengen - und beschleunigen Sie den Prozess, indem Sie Vorlagen erstellen und Automatisierungen nutzen. Mit TaxDome können Sie Rechnungen direkt aus Ihren Zeiteinträgen erstellen!
Möglichkeiten zum Versenden einmaliger Rechnungen
One-time invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices .
You can create invoices alone or include them in your proposals or proposal templates .
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einmalige Rechnungen zu erstellen und zu versenden:
Einmalige Rechnungen erstellen und versenden
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einmalige Rechnung zu erstellen und zu versenden:
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Erstellen Sie eine Rechnung auf eine der beiden Arten:
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Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Rechnung.
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Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie zur Registerkarte Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.
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Geben Sie entweder den Rechnungsbetrag ein oder wählen Sie eine Vorlage aus.
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Klicken Sie dann auf Erstellen, um die Rechnung zu erstellen und zu versenden (es sei denn, das Kontrollkästchen Rechnung planen ist aktiviert - in diesem Fall müssen Sie die Rechnung planen).
Neben dem Betrag gibt es noch weitere Details, die Sie eventuell angeben möchten. Das Fenster Rechnung erstellen ist in mehrere Abschnitte unterteilt:
Art der Rechnung
The Create invoice window is common for one-time and recurring invoices. Select whether you want to create a one-time or recurring invoice.
Allgemein
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Kontoname, ID oder E-Mail: Wählen Sie ein Konto aus, an das die Rechnung gesendet werden soll.
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Rechnungsvorlage: Klicken Sie auf und wählen Sie eine der von Ihnen erstellten Rechnungsvorlagen aus der Dropdown-Liste aus. Rechnungsvorlagen sind besonders nützlich für Rechnungen, die Sie häufig an Kunden senden.
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Invoice number: The field is pre-filled with the next available invoice number. You can keep it as is or change it manually. If the integration with QuickBooks (QBO) is enabled, the number will be generated based on the last invoice number from QBO.
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Choose payment method: Choose how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods .
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Datum: Geben Sie das Datum für die Rechnung ein. Sie können eine Rechnung für das aktuelle Datum (das als Standard eingestellt ist) und ein beliebiges Datum in der Vergangenheit ausstellen.
Hinweis
The default invoice date format follows the default date format for e-signature set in Firm Settings > Signatures.-
Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das die Zahlung erhalten soll (standardmäßig erhält die Person, die die Rechnung erstellt hat, die Zahlung).
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Description: Add a description outlining what’s included in the invoice or turn it off in your Settings > Invoice page. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .
QuickBooks Einstellungen
Wählen Sie Ort und Klasse für die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht.
Beachten Sie, dass der Abschnitt QuickBooks nur angezeigt wird, wenn Sie ihn in QuickBooks aktivieren. Gehen Sie To do zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien und aktivieren Sie die Verfolgung von Orten und/oder Klassen.
Zusätzlich
Im Abschnitt Zusätzliche Angaben müssen Sie nur Details hinzufügen, wenn Sie die Kippschalter einschalten:
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Rechnung mit Kundenguthaben bezahlen: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass die Rechnung automatisch als bezahlt markiert wird. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Kunden über genügend Guthaben verfügen, um die Rechnung zu bezahlen.
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Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.
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Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Read more about reminders .
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Schedule invoice: Schedule when the invoice will be sent out. Read more about scheduling invoices .
Einzelposten & Zusammenfassung
Sowohl in den Einzelposten als auch in der Zusammenfassung wird der Rechnungsbetrag angezeigt. Wenn Sie keine ausführliche Beschreibung Ihrer Leistungen und des Preises einfügen möchten, können Sie direkt zum Abschnitt " Zusammenfassung" gehen und den Betrag einfügen.
Andernfalls können Sie eine kundenorientierte Liste der Produkte und Dienstleistungen, die Sie anbieten, im Abschnitt " Positionen" erstellen. Alle Daten aus diesem Bereich werden automatisch auch in den Bereich Zusammenfassung übernommen.
Mit Hilfe von Einzelposten können Sie das Leistungsverzeichnis aufschlüsseln und Ihre Rechnungsstellung transparenter gestalten, wenn Ihre Arbeit beispielsweise nicht nur ein "All-in-One"-Steuererklärungspaket umfasst, sondern auch Beratungen oder andere Dienstleistungen, die separat in Rechnung gestellt werden.
Im Abschnitt " Positionen" können Sie:
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Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
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Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus.
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Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.
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Einstellungen: Klicken Sie auf Einstellungen, um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen. Wenn die Felder Beschreibung und Leistungsdatum leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten Preis & Menge und Steuer gilt eine andere Logik: Sie sollten sie in den Einstellungen ausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist.
Die Zusammenfassung zeigt es Ihnen:
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Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.
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VAT rate: If you don’t have line items, you can edit. If you have line items, to edit VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).
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Mehrwertsteuerbetrag: Wird automatisch berechnet aus Zwischensumme x Mehrwertsteuersatz.
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Gesamtbetrag: Wird automatisch aus Zwischensumme + Mehrwertsteuerbetrag berechnet.
Hinweis an den Kunden
Sie können dem Client eine Notiz hinzufügen und sie mit folgenden Shortcodes personalisieren shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird im Mandantenportal und in der PDF angezeigt.
Vorschau
Klicken Sie auf Vorschau oben rechts, um die genaue PDF , die Ihr Kunde erhalten wird, im Voraus zu sehen. Wenn Sie mit dem, was Sie sehen, zufrieden sind, klicken Sie im Vorschau auf Erstellen und schließen.
If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .
Link zu Aufträge
Verknüpfen Sie Ihre Rechnung mit einem bestehenden Auftrag , damit sie in Ihrem workflow. Klicken Sie auf . Mit Aufträge verknüpfen, und wählen Sie dann den Aufträge aus. Nach der Verknüpfung wird unten der Abschnitt Verknüpfte Aufträge angezeigt, und Sie können die Aufträge und die pipelines sehen, zu denen sie gehören.
Senden Sie einmalige Rechnungen an mehrere Kunden
Um die gleiche Rechnung an mehrere Kunden zu senden, gehen Sie zu Konto > Kunden in der linken Menüleiste, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie den Fragebogen senden möchten, und klicken Sie dann auf Rechnung erstellen.
You can send invoices to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an invoice to offline clients if they make offline payments, but you want to store this information in your portal.
Here, you have the same options as above .
Ansicht des Kunden
If notifications for the client are on, they are informed that they have received an invoice. Your clients can see and open invoices in different ways:
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Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf eine Aktion" oder auf den Link auf der Seite " Abrechnung".
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In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Rechnung bezahlen. Sie müssen sich nicht in das Mandantenportal einloggen, um zu bezahlen. Die Rechnung im PDF wird an die E-Mail angehängt.
Dann werden die Kunden mit Ihrer Rechnung interagieren.
When they pay the invoice, its status changes from Unpaid to Paid, and you receive a notification .
To see the sent invoice from the client’s perspective, access the read-only view .
Rechnungserinnerungen einrichten
Wann immer Sie Rechnungen an Kunden senden, werden diese benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Benachrichtigung aktiviert ist. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte Benachrichtigung in der Kontenliste überprüfen.
Beim Erstellen einer einmaligen Rechnung oder beim Hinzufügen einer Rechnung erstellen Automatisierung, schalten Sie Mahnungen ein. Wenn Sie dies tun, erhält der Kunde eine Erinnerung an die Rechnung, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt wurde; die Standardanzahl von Tagen ist drei, aber Sie können dies ändern:
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Tage bis zur nächsten Mahnung: Dies ist die Anzahl der Tage, bevor dem Kunden eine Mahnung geschickt wird. Standardmäßig wird eine Mahnung drei Tage nach der Rechnungsstellung versandt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
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Anzahl der Mahnungen: Dies ist die Anzahl der Erinnerungsmails, die an den Kunden gesendet werden. Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.
Die Erinnerungen hören auf, wenn:
- Der Kunde hat die Rechnung nicht bezahlt, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.
- Der Kunde hat die Rechnung bezahlt.
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