Einmalige Rechnungen (Basic): Erstellen, versenden & Mahnungen einrichten

Versenden Sie einmalige Rechnungen an Kunden, entweder einzeln oder in großen Mengen - und beschleunigen Sie den Prozess, indem Sie Vorlagen erstellen und Automatisierungen nutzen. Mit TaxDome können Sie Rechnungen direkt aus Ihren Zeiteinträgen erstellen!

Hinweis

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Möglichkeiten zum Versenden einmaliger Rechnungen

Einmalige Rechnungen können von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied zugewiesen mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Rechnungen erstellt und versendet werden.

Sie können Rechnungen allein erstellen oder sie in Ihre Angebote oder Angebotsvorlagen einfügen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einmalige Rechnungen zu erstellen und zu versenden:

Einmalige Rechnungen erstellen und versenden

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einmalige Rechnung zu erstellen und zu versenden:

  1. Erstellen Sie eine Rechnung auf eine der beiden Arten:
    • Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Rechnung.
    • Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie zur Registerkarte Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.
  2. Geben Sie entweder den Rechnungsbetrag ein oder wählen Sie eine Vorlage aus.
  3. Klicken Sie dann auf Erstellen, um die Rechnung zu erstellen und zu versenden (es sei denn, das Kontrollkästchen Rechnung planen ist aktiviert - in diesem Fall müssen Sie die Rechnung planen).

Neben dem Betrag gibt es noch weitere Details, die Sie eventuell angeben möchten. Das Fenster Rechnung erstellen ist in mehrere Abschnitte unterteilt:

Art der Rechnung

Das Fenster Rechnung erstellen ist für einmalige und wiederkehrende Rechnungen gleich. Wählen Sie aus, ob Sie eine einmalige oder eine wiederkehrende Rechnung erstellen möchten.

Allgemein

  1. Kontoname, ID oder E-Mail: Wählen Sie ein Konto aus, an das die Rechnung gesendet werden soll. 
  2. Rechnungsvorlage: Klicken Sie auf und wählen Sie eine der von Ihnen erstellten Rechnungsvorlagen aus der Dropdown-Liste aus. Rechnungsvorlagen sind besonders nützlich für Rechnungen, die Sie häufig an Kunden senden.
  3. Rechnungsnummer: Sie können eine Rechnungsnummer wählen oder das Feld leer lassen, und TaxDome wird eine für Sie generieren.
  4. Zahlungsmethode wählen: Wählen Sie, wie Ihre Kunden die Rechnungen bezahlen sollen (entweder per Kreditkarte, Bankeinzug oder beides). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsarten.
  5. Datum: Geben Sie das Datum für die Rechnung ein. Sie können eine Rechnung für das aktuelle Datum (das als Standard eingestellt ist) und ein beliebiges Datum in der Vergangenheit ausstellen.
  6. Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das die Zahlung erhalten soll (standardmäßig erhält die Person, die die Rechnung erstellt hat, die Zahlung).
  7. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die beschreibt, was in der Rechnung enthalten ist, oder deaktivieren Sie sie auf der Seite Einstellungen > Rechnung . Sie können das Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datum shortcodes. Hier finden Sie mehr über shortcodes.

QuickBooks Einstellungen

Wählen Sie Ort und Klasse für die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht. 

Beachten Sie, dass der Bereich QuickBooks nur angezeigt wird, wenn Sie ihn unter QuickBooks aktivieren. To do , gehen Sie zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien und aktivieren Sie das Tracking von Orten und/oder Klassen.

Zusätzlich

In der Zusätzlich müssen Sie nur dann Details hinzufügen, wenn Sie die Kippschalter einschalten:

1. Rechnung mit Kundenguthaben bezahlen: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass die Rechnung automatisch als bezahlt markiert wird. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Kunden über genügend Guthaben verfügen, um die Rechnung zu bezahlen.

2. E-Mail-Rechnung an den Kunden: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung des Systems, die zusammen mit der Rechnung versandt wird. Die E-Mail ist für Sie nicht mehr zugänglich, nachdem Sie die Anfrage gesendet haben. Um sie wiederzuverwenden, sollten Sie sie der Rechnungsvorlage hinzufügen. Sie können auch Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datum shortcodes.

3. Mahnungen: Schalten Sie dies ein, um eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden zu senden, wenn er die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt hat. Lesen Sie mehr über Mahnungen.

4. Rechnung planen: Legen Sie fest, wann die Rechnung versandt werden soll. Lesen Sie mehr über das Planen von Rechnungen.

Einzelposten & Zusammenfassung

Sowohl in den Einzelposten als auch in der Zusammenfassung wird der Rechnungsbetrag angezeigt. Wenn Sie keine ausführliche Beschreibung Ihrer Leistungen und des Preises einfügen möchten, können Sie direkt zum Abschnitt " Zusammenfassung" gehen und den Betrag einfügen.

Andernfalls können Sie eine kundenorientierte Liste der Produkte und Dienstleistungen, die Sie anbieten, im Abschnitt " Positionen" erstellen. Alle Daten aus diesem Bereich werden automatisch auch in den Bereich Zusammenfassung übernommen.

Einzelposten helfen Ihnen dabei, das Leistungsverzeichnis aufzuschlüsseln und Ihre Rechnungsstellung transparenter zu gestalten, wenn Ihre Arbeit beispielsweise nicht nur ein "All-in-One"-Steuererklärungspaket umfasst, sondern auch Beratungen oder andere Dienstleistungen, die separat in Rechnung gestellt werden. 

Im Abschnitt " Positionen" können Sie:

  1. Einzelposten hinzufügen: Klicken Sie auf Position und wählen Sie dann entweder eine bestehende Leistung aus oder erstellen Sie eine neue. Füllen Sie das Feld Tarif aus, legen Sie die Anzahl der Leistungen und die Steuer fest (hier finden Sie weitere Informationen zu Steuersätzen in Rechnungen), und geben Sie die Beschreibung ein (optional). Wählen Sie die Klasse aus, die an QuickBooks gesendet werden soll (dieses Feld wird den Kunden nicht angezeigt).
  2. Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus. 
  3. Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.
  4. Einstellungen: Klicken Sie auf Einstellungen , um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen.
    Wenn die Felder Beschreibung und Leistungsdatum leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten Preis & Menge und Steuer gilt eine andere Logik: Sie sollten sie in den Einstellungen ausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist. 

Die Zusammenfassung zeigt es Ihnen:

  • Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.
  • Mehrwertsteuersatz: Wenn Sie keine Einzelposten haben, können Sie ihn bearbeiten. Wenn Sie Einzelposten haben, müssen Sie zur Bearbeitung des MwSt.-Satzes die MwSt. -Spalte für die Einzelposten aktivieren (hier finden Sie weitere Informationen zur MwSt.).
  • Mehrwertsteuerbetrag: Wird automatisch berechnet aus Zwischensumme x Mehrwertsteuersatz.
  • Gesamtbetrag: Wird automatisch aus Zwischensumme + Mehrwertsteuerbetrag berechnet.

Hinweis an den Kunden

Sie können hinzufügen Hinweis an den Kunden und personalisieren Sie es mit shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird auf Mandantenportal und auf der Rechnung PDF angezeigt.

Vorschau

Klicken Sie auf Vorschau oben rechts, um im Voraus zu sehen, was Ihr Kunde genau erhalten wird: PDF . Wenn Sie mit dem, was Sie sehen, zufrieden sind, klicken Sie im Modus Vorschau auf Erstellen und schließen .

Wenn Sie das Aussehen Ihrer Rechnungen anpassen und sie mit einem weißen Etikett versehen möchten, klicken Sie im Modus Vorschau auf Rechnungseinstellungen und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das Aussehen der Rechnungen anpassen können.

Link zu Aufträge

Verknüpfen Sie Ihre Rechnung mit einer bestehenden Auftrag , um sie in Ihrem System verfügbar zu machen. workflow. Klicken Sie auf Verknüpfung mit Aufträge und wählen Sie dann Aufträge. Nach der Verknüpfung wird unten der Abschnitt Verknüpfte Aufträge angezeigt, und Sie können die Aufträge und die pipelines sehen, zu denen sie gehören.

Senden Sie einmalige Rechnungen an mehrere Kunden

Um dieselbe Rechnung an mehrere Kunden zu senden, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Konto > Kunden, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie die Fragebogen senden möchten, und klicken Sie dann auf Rechnung erstellen.

Sie können Rechnungen an Kunden senden, deren Konten entweder aktiv oder offline sind. Sie können zum Beispiel eine Rechnung an Offline-Kunden senden, wenn diese Offline-Zahlungen vornehmen, Sie diese Informationen aber in Ihrem Portal speichern möchten.

Hier haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie oben.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden eingeschaltet sind, wird er darüber informiert, dass er eine Rechnung erhalten hat. Ihre Kunden können Rechnungen auf verschiedene Arten sehen und öffnen:

  • Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf eine Aktion" oder auf den Link auf der Seite " Abrechnung". 
  • In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Rechnung bezahlen. Sie müssen sich nicht in das Mandantenportal einloggen, um zu bezahlen. Die Rechnung im PDF wird an die E-Mail angehängt.

Dann werden die Kunden mit Ihrer Rechnung interagieren. 

Wenn der Kunde die Rechnung bezahlt, ändert sich der status von unbezahlt auf bezahlt, und Sie erhalten eine Benachrichtigung.

Um die gesendete Rechnung aus der Sicht des Kunden zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf. 

Rechnungserinnerungen einrichten

Wann immer Sie Rechnungen an Kunden senden, werden diese benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Benachrichtigung aktiviert ist. Überprüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte Benachrichtigung in der Kontenliste überprüfen.   

Aktivieren Sie beim Erstellen einer einmaligen Rechnung oder beim Hinzufügen einer Rechnung Automatisierung die Option Mahnungen. Wenn Sie dies tun, erhält der Kunde eine Erinnerung an die Rechnung, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt wurde; die Standardanzahl der Tage ist drei, aber Sie können dies ändern:

  • Tage bis zur nächsten Mahnung: Dies ist die Anzahl der Tage, bevor dem Kunden eine Mahnung geschickt wird. Standardmäßig wird eine Mahnung drei Tage nach der Rechnungsstellung versandt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.

  • Anzahl der Mahnungen: Dies ist die Anzahl der Erinnerungsmails, die an den Kunden gesendet werden. Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.

Die Erinnerungen hören auf, wenn:

  • Der Kunde hat die Rechnung nicht bezahlt, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.
  • Der Kunde hat die Rechnung bezahlt.
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