Automatisierungen erklärt

Automatisierungen sparen Ihnen Zeit, indem sie Aktionen zum richtigen Zeitpunkt in Ihrem workflow. Während Sie einen Auftrag verschiedene Phasen führen, wird der nächste Schritt ohne manuellen Aufwand eingeleitet. In diesem Artikel wird erklärt , wie Automatisierungen funktionieren – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen finden Sie in der entsprechenden Anleitung.

Automatisierungen in pipelines einen Blick

An automation is a mechanism that makes your workflow operate automatically. TaxDome automations initiate actions for you, your team members, or your clients during different pipeline stages or custom job statuses:

• Pipeline stage automations: trigger actions as a job moves through the stages of a pipeline .

• Benutzerdefiniertestatus : Lösen Sie Aktionen aus, die einen Auftrag einem benutzerdefiniertenstatus z. B. „Fehlende Informationen“) zurück in den Status „Aktiv“ versetzen.

• Aufträge : Verschiebt einen Auftrag automatisch Auftrag die nächste Stufe alle Anforderungen für die aktuelle Stufe erfüllt Stufe .

Ein Beispiel: Ihre Firma hat einen Prozess für persönliche Steuern. Sie möchten vielleicht eine Einführungs-E-Mail und ein individuelles Fragebogen automatisch an den Kunden senden. Wenn der Kunde dann die Fragebogen abschickt, wird Auftrag für sein Konto automatisch zum nächsten Stufe weitergeleitet, z. B. Tax Prep. Sie können dann ein Aufgabe für ein Teammitglied zum Ausfüllen initiieren, und so weiter.

Das Erstellen eigener Automatisierungen beginnt mit dem workflow selbst. Legen Sie die Phasen eines Prozesses fest, identifizieren Sie die Punkte, an denen eine Folgeaktion erforderlich ist – das Versenden eines Dokuments, das Erstellen einer Aufgabe, das Aktualisieren des Kontozugangs – und jede dieser Folgeaktionen wird zu einer möglichen Automatisierung.

Hier sehen Sie, wie ein Beispielprozess für Ihren Kunden aussehen könnte. Sie können sehen, dass jede Stufe Automatisierungen haben kann, die Ihre Routine vereinfachen.

So funktionieren Automatisierungen

EineAutomatisierung zwei Komponenten: einem Auslöser, der sie startet, und einer Aktion, die sie für den Auftrag ausführt. Für jeden einzelnen Auftrag lautet die Abfolge wie folgt:

1. The job enters a stage of a pipeline, or is assigned a custom job status .
2. Alle für diese Stufe status Automatisierung status der Reihe nach status . Bedingte Automatisierungen werden nur ausgeführt , wenn der Client die Bedingung erfüllt.

3. Jede Automatisierung einen Aktionspunkt im Auftrag: einen Fragebogen die Übermittlung durch den Kunden Fragebogen , eine Aufgabe die Erledigung durch ein Teammitglied Aufgabe , eine Rechnung, die auf die Zahlung wartet, und so weiter.
4. Wenn Aufträge aktiviert ist , Auftrag der Auftrag zur nächsten Stufe oder ein benutzerdefinierter status zum Status „Aktiv“ status ), sobald alle Aufgaben in der aktuellen Stufe erledigt Stufe . Ist die automatische Weiterleitung deaktiviert, Auftrag der Auftrag an seinem Platz, bis er manuell verschoben wird.

Automatisierungen vs. Auftrag “

„Automations“ und Auftrag “ arbeiten zusammen, decken jedoch unterschiedliche Bereiche des workflow. Automationen legen fest, was innerhalb einer Stufe geschieht; Auftrag automove“ entscheidet, wann der Auftrag zur nächsten Stufe Auftrag .

• Automatisierungen lösen Aktionen aus, sobald ein Auftrag eine Stufe einen benutzerdefiniertenstatus Auftrag status einen Fragebogen den Kunden senden, eine Aufgabe ein Teammitglied erstellen, eine Rechnung oder ein Angebot versenden, eine Ordnervorlage anwenden, update den Kontozugang aktualisieren und vieles mehr. Sie definieren die Arbeit, die in der Stufe erledigt werden muss.
• Job automove moves the job to the next stage automatically once all action items in the current stage are completed, or changes a custom job status to Active once the configured conditions are fulfilled. Automove can be toggled on or off per stage, except for the last stage of a pipeline.

Diese beiden Funktionen bilden eine Ursache-Wirkungs-Kette. So Automatisierung beispielsweise die Fragebogen Automatisierung einen Fragebogen Automatisierung , Fragebogen der Auftrag die jeweilige Stufe Auftrag , und „automove“ versetzt den Auftrag die nächste Stufe der Kunde ihn absendet. Nicht jede Automatisierung „automove“ Automatisierung – eine vollständige Übersicht finden Sie im entsprechenden Artikel.

Zugriff und Berechtigungen

The firm owner and admins can add and manage automation in the pipeline by default. Other team members need the Manage pipelines access right .

Hinweis

Gewährung Verwalten Sie pipelines also grants edit rights to every pipeline the team member can access. Use the Verfügbar für Dropdown-Menü, um festzulegen, für welche pipelines gilt.

Ansicht des Kunden

Die Automatisierungen laufen vollständig auf der Unternehmensseite ab. Kunden sehen weder pipelines noch Phasen oder Automatisierung und können nicht erkennen, ob ein Fragebogen, eine Rechnung, ein Angebot oder eine E-Mail manuell von einem Teammitglied versendet oder automatisch generiert wurde, als ein Auftrag in eine neue Stufe Auftrag . Aus Kundensicht erscheint jede automatisierte Aktion wie eine normale Benachrichtigung im Mandantenportal, in der mobilen App oder im Posteingang.

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