Wie Stufe in pipelines funktionieren

Automatisierungen sparen Ihnen Zeit, indem sie automatisch Aktionen zum richtigen Zeitpunkt in Ihrem workflow. Wenn Sie eine Auftrag durch verschiedene Phasen bewegen, wird der nächste Schritt ohne manuellen Aufwand eingeleitet.

Automatisierungen, erklärt

Eine Automatisierung ist ein Mechanismus, der Ihren workflow automatisch ablaufen lässt. TaxDome initiieren Aktionen für Sie, Ihre Teammitglieder oder Ihre Kunden während der verschiedenen Phasen oder in benutzerdefinierten Auftrag Ihrer Arbeitsabläufe:

• As a job moves through the different stages of a pipeline , the automations you set up trigger actions that need to be taken in order for the job to be completed.

• Wenn Sie einen benutzerdefiniertenstatus zuweisenstatus lösen die von Ihnen eingerichteten Automatisierungen Aktionen aus, mit denen Ihr Auftrag von einem benutzerdefinierten status z. B. „Fehlende Informationen“) in den status „Aktiv“ Auftrag . 

Zu den Automatisierungen gehört auch die Funktion Aufträge automove. Sie können Auslöser für Ursache und Wirkung einrichten, so dass ein Auftrag automatisch zum nächsten Stufe verschoben wird, wenn alle Anforderungen für das aktuelle Stufe erfüllt sind. 

Wenn ein Kunde beispielsweise eine Rechnung bezahlt und eine Fragebogen einreicht, wird die Auftrag automatisch zum nächsten Stufe im pipelinewo eine neue Automatisierung ausgelöst wird (z. B. wird eine Aufgabe für Ihr Team erstellt).

Ein Beispiel: Ihre Firma hat einen Prozess für persönliche Steuern. Sie möchten vielleicht eine Einführungs-E-Mail und ein individuelles Fragebogen automatisch an den Kunden senden. Wenn der Kunde dann die Fragebogen abschickt, wird Auftrag für sein Konto automatisch zum nächsten Stufe weitergeleitet, z. B. Tax Prep. Sie können dann ein Aufgabe für ein Teammitglied zum Ausfüllen initiieren, und so weiter.

Hier sehen Sie, wie ein Beispielprozess für Ihren Kunden aussehen könnte. Sie können sehen, dass jede Stufe Automatisierungen haben kann, die Ihre Routine vereinfachen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Download a pipeline from the Marketplace . This will also copy all templates used inside automations.

2. Wählen Sie eine Stufe aus, fügen Sie Automatisierung(en) als Folgeaktivität hinzu oder bearbeiten Sie sie, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Entscheiden Sie, ob Sie die Funktion Aufträge verwenden möchten. Sie können sie für jede Stufe der letzten ein- oder ausschalten.

4. Save the pipeline. Once the automation is added, you can see it by going to the pipeline page and clicking the automation icon above the stage.

   

Automatisierungen hinzufügen

Warnung

Neu hinzugefügte Automatisierungen werden nicht für Aufträge ausgelöst, die in eine Stufe verschoben wurden, bevor die Automatisierung erstellt wurde.

Bevor Sie Automatisierungen erstellen, sollten Sie sich Gedanken über die verschiedenen Phasen Ihres Arbeitsprozesses machen, die eine bestimmte Art der Nachbereitung erfordern:

1. Wenn Sie einen Auftrag haben, schreiben Sie die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses auf.

2. Kreise die Phasen ein, die Folgemaßnahmen erfordern.

3. Definieren Sie, was diese Aktionen sind, damit Sie sie als Automatisierungen hinzufügen können, wenn Sie eine neue pipeline auf TaxDome.

Sobald Sie wissen, welche Automatisierungen Sie erstellen möchten, besteht Ihr nächster Schritt darin, sie zu einem pipeline:

1. When editing pipeline stages or custom job statuses , select the stage you want to link the automation to, click Add automations or click Edit automations on any automation if you already have one:

   

   Wählen Sie dann den Typ Automatisierung :

• Ordnervorlage anwenden: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird die Ordnerstruktur seiner Dokumente an die einer ausgewählten Vorlage angepasst.

• Update Kontotags: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird ein ausgewähltes Tag automatisch auf dessen Konto angewendet oder daraus gelöscht. Sie können auch entscheiden, alle Konto-Tags zu löschen.

• Rechnung senden: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird ihm eine Rechnung auf Basis einer ausgewählten Vorlage zugesandt. Diese wird automatisch mit dem Auftrag verknüpft.

• Fragebogen erstellen: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird ihm ein Fragebogen einer ausgewählten Vorlage zugesandt. Dieser wird automatisch mit dem Auftrag verknüpft.

• Aufgabe erstellen: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird eine Aufgabe Basis einer ausgewählten Vorlage erstellt. Diese wird automatisch mit dem Auftrag verknüpft.

• Mandantenanfrage senden: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird ihm eine Mandantenanfrage Basis einer ausgewählten Vorlage zugesandt. Diese wird automatisch mit dem Auftrag verknüpft. 

• Angebot senden/EL: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird ihm ein auf einer ausgewählten Vorlage basierender Vorschlag zugesandt. Dieser wird automatisch mit dem Auftrag verknüpft.

• E-Mail senden: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird ihm eine E-Mail auf Basis einer ausgewählten Vorlage zugesandt.

• Nachricht senden: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird ihm eine Nachricht auf Basis einer ausgewählten Vorlage gesendet. Diese wird automatisch mit dem Auftrag verknüpft.

• Update Kontozugriff: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, werden die Kontozugriffsberechtigungen für die Teammitglieder, die Zugriff auf das Konto haben, aktualisiert.

• Auftrag Update : Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, werden das Eingangsdatum und/oder die interne Frist automatisch entsprechend Ihrer Konfiguration aktualisiert (z. B. Datum, an dem Auftrag Stufe Auftrag , Stufe ein anderes Referenzdatum).

• Update Auftrag :  Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, werden Teammitglieder automatisch zugewiesen Auftrag zugewiesen Auftrag werden nicht zugewiesen.

• Wiki-Seite hinzufügen: Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, wird automatisch eine veröffentlichte Wiki-Seite mit Anweisungen mit dem Auftrag verknüpft, sodass sie für Ihre Teammitglieder leicht zugänglich ist.

• status Update status Sobald ein Auftrag einen Kunden diese Stufe erreicht, werden die für Kunden sichtbaren Status entsprechend aktualisiert.

2. Wählen Sie eine Vorlage für Ihre Automatisierung oder klicken Sie auf Neue Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Sobald die Vorlage erstellt und gespeichert ist, können Sie sie in der Liste auswählen.

   

3. Wenn Sie möchten, dass zusätzliche E-Mails an Ihre Kunden gesendet werden, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antworten, aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion . Diese Automatisierungen funktionieren für Organisatoren, Kundenanfragen, Angebote, Rechnungen und Nachrichten.

   

4. Wenn Sie möchten, Automatisierung Ihre Automatisierung nur für bestimmte Kunden ausgelöst wird, klicken Sie auf Bedingungen hinzufügen oderBedingungen bearbeiten(wenn die Logik bereits eingerichtet ist) und fügen Sie dann eine Bedingung hinzu. Hier finden Sie weitere Informationen zu bedingten Phasen und Automatisierungen .

   

5. Fügen Sie für jede Stufe so viele Automatisierungen wie nötig hinzu. 

   

6. Entscheiden Sie, ob Ihre Aufträge automatisch zur nächsten Stufe verschoben Aufträge sollen, Stufe alle zugehörigen Aktionen abgeschlossen sind, z. B. der Fragebogen , die Rechnung bezahlt usw. Lesen Sie mehr zum Thema Automatisches Verschieben Aufträge

   

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

Die Reihenfolge der Automatisierungen

Normalerweise sollten Sie sich nicht über die Reihenfolge der Automatisierungen innerhalb einer Stufe oder eines benutzerdefiniertenstatus im Klaren sein. Sie werden nacheinander ausgelöst, sobald ein Auftrag die Stufe betritt oder einen status zugewiesen bekommt. Wenn also eine Nachricht zusammen mit dem Fragebogen an den Kunden gesendet wird, passieren diese beiden Ereignisse fast gleichzeitig.

In einigen Fällen ist die Reihenfolge der Automatisierung jedoch von Bedeutung, da einige Automatisierungen von anderen abhängen können. Zum Beispiel, wenn Sie die Update account tags Automatisierung , die alle Tags von Kundenkonten löscht, und die bedingte Automatisierung , die Organisatoren nur an die Konten sendet, denen ein bestimmtes Tag zugewiesen wurde, sollten Sie die Reihenfolge sorgfältig prüfen. Im letztgenannten Beispiel sollten Sie die Automatisierung Update zweiter Stelle platzieren, da sonst die bedingte Automatisierung nicht funktioniert.

Sie können die Reihenfolge der Automatisierungen ändern. Für den Zugriff auf die Automations-Seitenleiste zu gelangen, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, fahren Sie mit der Maus über das Symbol " Verschieben" und ziehen Sie es dann per Drag-and-Drop. 

Automatisierungen löschen

Sie können Automatisierungen löschen, während Sie eine pipeline.

1. When editing the pipeline in the Stages tab, select the stage or a custom job status with the automation. You can see the number of automations in a stage on the middle.

2. Klicken Sie auf eine Automatisierung innerhalb der Stufe oder auf den Link Automationen bearbeiten, um die Automations-Seitenleiste zu öffnen.

3. Klicken Sie auf das Mülleimersymbol rechts neben der Automatisierung und dann auf Speichern.

   

Automationen anzeigen in pipelines

Sie können jederzeit herausfinden, welche Automatisierungen in einem pipeline. Sie können Automatisierungen auch schnell hinzufügen oder löschen.

• Über jedem Stufe befindet sich ein Automatisierung Symbol mit einem Zähler. Klicken Sie auf das Symbol, um die Details zu sehen: welche Automatisierungen die Stufe hat und welche Vorlagen verwendet werden. Wenn es bedingte Automatisierungen gibt, werden sie entsprechend markiert. Zeigen Sie mit dem Cursor auf den Tag, der die Automatisierung auslöst.

• Wenn es eine bedingte Stufe gibt, sehen Sie den Link Stufe über dieser Stufe. Klicken Sie darauf, um zu erfahren, welche Tags als Auslöser verwendet werden.

• To make changes to the pipeline, click the Add automations or Add tags link. This will open the Edit pipeline window.

  

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