Pipelines (Grundlagen): Wie Automatisierungen funktionieren

Automatisierungen helfen Ihnen, Zeit zu sparen. Sie fügen sie hinzu, damit eine Aktion automatisch als nächster Schritt im workflow Prozess eingeleitet wird, wenn Sie eine Auftrag durch die verschiedenen Phasen Ihres workflow bewegen.

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserer kostenlosen Online-Drehscheibe für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Hier abgedeckt:

Automatisierungen, erklärt
Hinzufügen von Automatisierungen
Die Reihenfolge der Automatisierungen
Löschen von Automatisierungen
Anzeigen von Automatisierungen in Pipelines

Automatisierungen, erklärt

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Falls Sie sich den Kopf zerbrechen: Ein Automatisierung ist ein Mechanismus, der ein System automatisch arbeiten lässt. TaxDomeDie Automatisierungen des Systems leiten Aktionen für Sie, Ihre Teammitglieder oder Ihre Kunden in den verschiedenen Phasen Ihrer Arbeitsabläufe ein. Wenn eine Auftrag die verschiedenen Phasen einer Pipeline durchläuft, lösen die von Ihnen eingerichteten Automatisierungen Aktionen aus, die durchgeführt werden müssen, damit die Auftrag abgeschlossen werden kann.

Zu den Automatisierungen gehört außerdem der Aufträge automove Funktion. Sie können Auslöser für Ursache und Wirkung einrichten, so dass ein Auftrag automatisch zum nächsten Stufe verschoben wird, wenn alle Anforderungen für das aktuelle Stufe erfüllt sind. Wenn ein Kunde beispielsweise eine Rechnung bezahlt und eine Fragebogen einreicht, wird die Auftrag automatisch zur nächsten Stufe in der Pipeline verschoben, wo eine neue Automatisierung ausgelöst wird (z. B. wird eine Aufgabe für Ihr Team erstellt).

Ein Beispiel: Ihre Firma hat einen Prozess für persönliche Steuern. Sie möchten vielleicht eine Einführungs-E-Mail und ein individuelles Fragebogen automatisch an den Kunden senden. Wenn der Kunde dann die Fragebogen abschickt, wird Auftrag für sein Konto automatisch zum nächsten Stufe weitergeleitet, z. B. Tax Prep. Sie können dann ein Aufgabe für ein Teammitglied zum Ausfüllen initiieren, und so weiter.

Hier sehen Sie, wie ein Beispielprozess für Ihren Kunden aussehen könnte. Sie können sehen, dass jeder Stufe Automatisierungen haben kann, die Ihre Routine vereinfachen.

Tipp! Bitte lesen Sie Pipelines (Basic): Ihr erstes Pipeline mit Automatisierungen Tutorial, in dem wir erklären, wie eine typische Pipeline mit Vorlagen und Automatisierungen erstellt wird, und was passiert, wenn Sie eine Auftrag hinzufügen und sie weiter verschieben.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Kopieren Sie eine Pipeline aus unserer Bibliothek. Dabei werden auch alle in den Automationen verwendeten Vorlagen kopiert.

2. Wählen Sie eine Stufe aus, fügen Sie Automatisierung hinzu oder bearbeiten Sie sie als Folgemaßnahme, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Entscheiden Sie, ob Sie die Funktion Aufträge automove verwenden möchten. Sie können sie für jede Stufe ein- oder ausschalten, außer für die letzte.

4. Speichern Sie die Pipeline. Sobald die Automatisierung hinzugefügt wurde, können Sie sie sehen, indem Sie die Pipeline-Seite aufrufen und auf das Symbol Automatisierung oberhalb von Stufe klicken.

Hinzufügen von Automatisierungen

Bevor Sie Automatisierungen erstellen, sollten Sie sich Gedanken über die verschiedenen Phasen Ihres Arbeitsprozesses machen, die eine bestimmte Art der Nachbereitung erfordern:

Wenn Sie einen Auftrag haben, schreiben Sie die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses auf.
Kreise die Phasen ein, die Folgemaßnahmen erfordern.
Definieren Sie, was diese Aktionen sind, so dass Sie sie als Automatisierungen hinzufügen können, wenn Sie eine neue Pipeline auf TaxDome erstellen.

Sobald Sie wissen, welche Automatisierungen Sie erstellen möchten, können Sie diese zu einer Pipeline hinzufügen:

1. Wählen Sie in den Pipeline-Einstellungen die Stufe aus, mit der Sie Automatisierung verknüpfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Automatisierungen hinzufügen oder auf eine beliebige Automatisierung , wenn Sie bereits eine haben, und wählen Sie dann den Typ Automatisierung :

Ordner-Vorlage anwenden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe betritt, wird die Ordnerstruktur seiner Dokumente auf die einer ausgewählten Vorlage geändert.
Update Konto-Tags: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe betritt, wird ein ausgewähltes Tag automatisch auf sein Konto angewandt oder daraus gelöscht. Sie können auch entscheiden, alle Konto-Tags zu löschen.
Rechnung erstellen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird ihm eine Rechnung auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage zugesandt. Sie wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
Fragebogen erstellen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird ein Fragebogen auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an ihn gesendet. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
Aufgabe erstellen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden in dieses Stufe eingegeben wird, wird ein Aufgabe auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage erstellt. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
Vorschlag senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird ihm ein Vorschlag auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage zugesandt. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
E-Mail senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird eine E-Mail auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an den Kunden gesendet.
Nachricht senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe betritt, wird eine Nachricht auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an ihn gesendet. Sie wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
Update Kontozugriff: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, werden die Zugriffsberechtigungen für die Teammitglieder, die Zugriff auf das Konto haben, aktualisiert.
Update Auftrag zugewiesen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe betritt, werden Teammitglieder automatisch der Auftrag zugewiesen und/oder werden nicht mehr zugewiesen.

2. Wählen Sie eine Vorlage für Ihre Automatisierung oder klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Sobald die Vorlage erstellt und gespeichert ist, können Sie sie in der Liste auswählen.

Wenn Sie mehr über die Erstellung von Vorlagen erfahren möchten, folgen Sie diesen Links:

3. Wenn Sie möchten, dass zusätzliche E-Mails an Ihre Kunden gesendet werden, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antworten, aktivieren Sie die Funktion " Erinnerungen" (diese Automatisierungen funktionieren für Organisatoren, Angebote, Rechnungen und Nachrichten). Lesen Sie mehr über Erinnerungen.

4. Wenn Sie möchten, dass Ihre Automatisierung nur bei bestimmten Kunden ausgelöst wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingungen bearbeiten und fügen Sie dann eine Bedingung hinzu. Hier erfahren Sie mehr über bedingte Stufen.

5. Fügen Sie für jedes Stufe so viele Automatisierungen wie nötig hinzu.

6. Entscheiden Sie, ob Ihre Aufträge automatisch auf die nächste Stufe verschoben werden soll, sobald alle damit verbundenen Aktionen abgeschlossen sind, z.B. die Fragebogen abgeschlossen ist, die Rechnung bezahlt wurde, usw. Lesen Sie mehr über das automatische Verschieben von Aufträge.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern , um Ihre Änderungen zu speichern.

Die Reihenfolge der Automatisierungen

In der Regel sollte man sich nicht über die Reihenfolge der Automatisierungen innerhalb eines Stufe im Klaren sein. Sie werden nacheinander ausgelöst, sobald ein Auftrag die Stufe betritt. Wenn also eine Nachricht an den Kunden zusammen mit Fragebogen gesendet wird, finden diese beiden Ereignisse fast gleichzeitig statt.

In einigen Fällen ist jedoch die Automatisierung Reihenfolge wichtig, da einige Automatisierungen von anderen abhängen können. Wenn Sie z. B. Update Konto Tags Automatisierung haben, das alle Kennzeichen von Kundenkonten löscht, und die bedingte Automatisierung , die Organisatoren nur an Konten mit einem bestimmten Kennzeichen sendet, sollten Sie die Reihenfolge sorgfältig prüfen. Im letztgenannten Beispiel sollten Sie Update Konto Tags Automatisierung an die zweite Stelle setzen, sonst funktioniert die bedingte Automatisierung nicht.

Sie können die Reihenfolge der Automatisierungen ändern. Um auf die Automations-Seitenleiste zuzugreifen, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, fahren Sie mit der Maus über das Symbol " Verschieben" und ziehen Sie es dann per Drag & Drop.

Löschen von Automatisierungen

Sie können Automatisierungen löschen, während Sie eine Pipeline bearbeiten.

1. Wählen Sie in den Pipeline-Einstellungen das Stufe mit dem Automatisierung aus. Die Anzahl der Automationen in einem Stufe sehen Sie in der Mitte.

2. Klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe oder auf den Link Automationen bearbeiten, um die Seitenleiste Automationen aufzurufen.

3. Klicken Sie auf das Symbol für den Mülleimer rechts neben Automatisierung und dann auf Speichern.

Anzeigen von Automatisierungen in Pipelines

Sie können jederzeit herausfinden, welche Automatisierungen in einer Pipeline verwendet werden. Sie können auch schnell Automationen hinzufügen oder löschen.

Über jedem Stufe befindet sich ein Automatisierung Symbol mit einem Zähler. Klicken Sie auf das Symbol, um die Details zu sehen: welche Automatisierungen die Stufe hat und welche Vorlagen verwendet werden. Wenn es bedingte Automatisierungen gibt, werden sie entsprechend markiert. Zeigen Sie mit dem Cursor auf den Tag, der die Automatisierung auslöst.
Wenn es eine Bedingung Stufe gibt, sehen Sie darüber den Link Stufe conditions. Klicken Sie darauf, um zu erfahren, welche Tags als Auslöser verwendet werden.
Um Änderungen an der Pipeline vorzunehmen, klicken Sie auf den Link Automatisierungen hinzufügen oder Tags hinzufügen . Daraufhin wird das Fenster Pipeline bearbeiten geöffnet.