Pipelines (Grundlegend): Wie Stufe Automatisierungen funktionieren

Automatisierungen sparen Ihnen Zeit, indem sie automatisch Aktionen zum richtigen Zeitpunkt in Ihrem workflow. Wenn Sie eine Auftrag durch verschiedene Phasen bewegen, wird der nächste Schritt ohne manuellen Aufwand eingeleitet.

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Automatisierungen, erklärt

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Ein Automatisierung ist ein Mechanismus, der Ihre workflow automatisch ablaufen lassen. TaxDome Automatisierungen initiieren Aktionen für Sie, Ihre Teammitglieder oder Ihre Kunden während der verschiedenen Phasen oder benutzerdefinierten Auftrag Status Ihrer Arbeitsabläufe:

Während eine Auftrag die verschiedenen Phasen eines Projekts durchläuft, lösen die von Ihnen eingerichteten pipelinedurchläuft, lösen die von Ihnen eingerichteten Automatisierungen Aktionen aus, die durchgeführt werden müssen, damit die Auftrag abgeschlossen werden kann.
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Auftrag status zuweisen, lösen die von Ihnen eingerichteten Automatisierungen Aktionen aus, die es ermöglichen, Ihr Auftrag von einem benutzerdefinierten status (z. B. fehlende Informationen) in das aktive status zu verschieben.

Zu den Automatisierungen gehört auch die Funktion Aufträge automove. Sie können Auslöser für Ursache und Wirkung einrichten, so dass ein Auftrag automatisch zum nächsten Stufe verschoben wird, wenn alle Anforderungen für das aktuelle Stufe erfüllt sind.

Wenn ein Kunde beispielsweise eine Rechnung bezahlt und eine Fragebogen einreicht, wird die Auftrag automatisch zum nächsten Stufe im pipelinewo eine neue Automatisierung ausgelöst wird (z. B. wird eine Aufgabe für Ihr Team erstellt).

Ein Beispiel: Ihre Firma hat einen Prozess für persönliche Steuern. Sie möchten vielleicht eine Einführungs-E-Mail und ein individuelles Fragebogen automatisch an den Kunden senden. Wenn der Kunde dann die Fragebogen abschickt, wird Auftrag für sein Konto automatisch zum nächsten Stufe weitergeleitet, z. B. Tax Prep. Sie können dann ein Aufgabe für ein Teammitglied zum Ausfüllen initiieren, und so weiter.

Hier sehen Sie, wie ein Beispielprozess für Ihren Kunden aussehen könnte. Sie können sehen, dass jeder Stufe Automatisierungen haben kann, die Ihre Routine vereinfachen.

Tipp! Bitte lesen Sie Pipelines (Basic): Ihr erstes pipeline mit Automatisierungen, wo wir erklären, wie ein typisches pipeline mit Vorlagen, benutzerdefinierten Status und Automatisierungen erstellt wird, und was passiert, wenn Sie eine Auftrag hinzufügen und sie weiter verschieben.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Laden Sie eine pipeline vom Marketplace. Dadurch werden auch alle Vorlagen kopiert, die in Automatisierungen verwendet werden.

2. Wählen Sie eine Stufe aus, fügen Sie Automatisierung hinzu oder bearbeiten Sie sie als Folgemaßnahme, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Entscheiden Sie, ob Sie die Funktion Aufträge automove verwenden möchten. Sie können sie für jede Stufe ein- oder ausschalten, außer für die letzte.

4. Sichern Sie die Datei pipeline. Sobald die Automatisierung hinzugefügt wird, können Sie es sehen, indem Sie auf die pipeline und klicken Sie auf die Schaltfläche Automatisierung Symbol über dem Symbol Stufe.

Automatisierungen hinzufügen

Achtung! Neu hinzugefügte Automatisierungen werden nicht für Aufträge ausgelöst, die auf Stufe verschoben wurden, bevor Automatisierung erstellt wurde.

Bevor Sie Automatisierungen erstellen, sollten Sie sich Gedanken über die verschiedenen Phasen Ihres Arbeitsprozesses machen, die eine bestimmte Art der Nachbereitung erfordern:

Wenn Sie einen Auftrag haben, schreiben Sie die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses auf.
Kreise die Phasen ein, die Folgemaßnahmen erfordern.
Definieren Sie, was diese Aktionen sind, damit Sie sie als Automatisierungen hinzufügen können, wenn Sie eine neue pipeline auf TaxDome.

Sobald Sie wissen, welche Automatisierungen Sie erstellen möchten, besteht Ihr nächster Schritt darin, sie zu einem pipeline:

1. Wenn Sie pipeline Stufen oder benutzerdefinierte Auftrag Zustände bearbeiten, wählen Sie die Stufe aus, mit der Sie die Automatisierung verknüpfen möchten, und klicken Sie auf Automatisierungen hinzufügen oder auf Automatisierungen bearbeiten auf einer Automatisierung , wenn Sie bereits eine haben:

Wählen Sie dann den Typ Automatisierung :

Ordner-Vorlage anwenden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe betritt, wird die Ordnerstruktur seiner Dokumente auf die einer ausgewählten Vorlage geändert.
Update Konto-Tags: Einmal ein Auftrag für einen Mandanten gibt dies ein Stufeklicken, wird ein ausgewähltes Tag automatisch auf das Konto angewendet oder aus dem Konto gelöscht. Sie können auch alle Konto-Tags löschen.
Rechnung erstellen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird ihm eine Rechnung auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage zugesandt. Sie wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
Fragebogen erstellen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird ein Fragebogen auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an ihn gesendet. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
Aufgabe erstellen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden in dieses Stufe eingegeben wird, wird ein Aufgabe auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage erstellt. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
Mandantenanfrage senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden dieses Stufe eingibt, wird ein Mandantenanfrage auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an ihn gesendet. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
Vorschlag senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird ihm ein Vorschlag auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage zugesandt. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
E-Mail senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird eine E-Mail auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an den Kunden gesendet.
Nachricht senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe betritt, wird eine Nachricht auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an ihn gesendet. Sie wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
Update Kontozugriff: Einmal Auftrag für einen Mandanten gibt dies ein Stufeklicken, werden die Kontozugriffsberechtigungen für die Teammitglieder, die Zugriff auf das Konto haben, aktualisiert.
Update Auftrag Beauftragter: Sobald ein Auftrag für einen Kunden in dieses Stufe eintritt, werden die Teammitglieder automatisch zugewiesen zu diesem Auftrag und/oder werden nicht zugewiesen.
Update mit Kundenkontakt Auftrag status: Sobald ein Auftrag für einen Kunden in diese Stufe eingetragen ist, wird der Status des Kunden entsprechend aktualisiert.

2. Wählen Sie eine Vorlage für Ihre Automatisierung oder klicken Sie auf Neue Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Sobald die Vorlage erstellt und gespeichert ist, können Sie sie in der Liste auswählen.

3. Wenn Sie möchten, dass zusätzliche E-Mails an Ihre Kunden gesendet werden, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antworten, aktivieren Sie die Funktion "Erinnerungen" . Diese Automatisierungen funktionieren für die Organisatoren, Kundenanfragen, Angebote, Rechnungen und Nachrichten.

4. Wenn Sie möchten, dass Ihre Automatisierung nur für bestimmte Kunden ausgelöst wird, klicken Sie auf Bedingungen hinzufügen oder Bedingungen bearbeiten (wenn die Logis bereits eingerichtet ist), und fügen Sie dann eine Bedingung hinzu. Hier erfahren Sie mehr über bedingte Phasen und Automatisierungen.

5. Fügen Sie für jedes Stufe so viele Automatisierungen wie nötig hinzu.

6. Entscheiden Sie, ob Ihre Aufträge automatisch auf die nächste Stufe verschoben werden soll, sobald alle damit verbundenen Aktionen abgeschlossen sind, z.B. die Fragebogen abgeschlossen ist, die Rechnung bezahlt wurde, usw. Lesen Sie mehr über das automatische Verschieben von Aufträge.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern , um Ihre Änderungen zu speichern.

Die Reihenfolge der Automatisierungen

Normalerweise sollten Sie sich nicht über die Reihenfolge der Automatisierungen innerhalb eines Stufe oder benutzerdefinierten Auftrag status im Klaren sein. Sie werden nacheinander ausgelöst, sobald ein Auftrag die Stufe betritt oder mit status verknüpft wird. Wenn also eine Nachricht zusammen mit Fragebogen an den Client gesendet wird, finden diese beiden Ereignisse fast gleichzeitig statt.

In einigen Fällen ist jedoch die Reihenfolge Automatisierung wichtig, da einige Automatisierungen von anderen abhängen können. Wenn Sie z.B. die Update account tags Automatisierung haben, die alle Tags von Kundenkonten löscht, und die bedingte Automatisierung , die Organisatoren nur an die Konten mit einem bestimmten Tag sendet, sollten Sie die Reihenfolge sorgfältig prüfen. Im letztgenannten Beispiel sollten Sie die Update Kontomarken Automatisierung an die zweite Stelle setzen, sonst funktioniert die bedingte Automatisierung nicht.

Sie können die Reihenfolge der Automatisierungen ändern. Um auf die Automations-Seitenleiste zuzugreifen, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, fahren Sie mit der Maus über das Symbol " Verschieben" und ziehen Sie es dann per Drag & Drop.

Automatisierungen löschen

Sie können Automatisierungen löschen, während Sie eine pipeline.

1. Beim Bearbeiten der pipeline wählen Sie auf der Registerkarte Stufen die Stufe oder eine benutzerdefinierte Auftrag status mit der Automatisierung aus. Sie können die Anzahl der Automatisierungen in einer Stufe in der Mitte sehen.

2. Klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe oder auf den Link Automationen bearbeiten, um die Seitenleiste Automationen aufzurufen.

3. Klicken Sie auf das Mülleimersymbol rechts neben Automatisierung und dann auf Speichern.

Automationen anzeigen in pipelines

Sie können jederzeit herausfinden, welche Automatisierungen in einem pipeline. Sie können Automatisierungen auch schnell hinzufügen oder löschen.

Über jedem Stufe befindet sich ein Automatisierung Symbol mit einem Zähler. Klicken Sie auf das Symbol, um die Details zu sehen: welche Automatisierungen die Stufe hat und welche Vorlagen verwendet werden. Wenn es bedingte Automatisierungen gibt, werden sie entsprechend markiert. Zeigen Sie mit dem Cursor auf den Tag, der die Automatisierung auslöst.
Wenn es eine Bedingung Stufe gibt, sehen Sie darüber den Link Stufe conditions. Klicken Sie darauf, um zu erfahren, welche Tags als Auslöser verwendet werden.
Um Änderungen an der pipelineklicken, klicken Sie auf den Link Automatisierungen hinzufügen oder Tags hinzufügen . Dadurch wird die Redigieren pipeline Fenster.