Pipelines (Grundlegend): Wie Automatisierungen funktionieren

Automatisierungen helfen Ihnen, Zeit zu sparen. Sie fügen sie hinzu, damit automatisch eine Aktion als nächster Schritt in der workflow beim Verschieben eines Auftrag durch die verschiedenen Phasen Ihrer workflow.

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Hier finden Sie folgende Informationen:

Automatisierungen, erklärt

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Für den Fall, dass Sie sich am Kopf kratzen, ein Automatisierung ist ein Mechanismus, der ein System automatisch arbeiten lässt. TaxDomeDie Automatisierungen von initiieren Aktionen für Sie, Ihre Teammitglieder oder Ihre Kunden in den verschiedenen Phasen Ihrer Arbeitsabläufe. Als Auftrag durchläuft die verschiedenen Stadien eines pipelineklicken, lösen die von Ihnen eingerichteten Automatisierungen Aktionen aus, die ausgeführt werden müssen, damit die Auftrag zu vervollständigen.

Zu den Automatisierungen gehört außerdem der Aufträge automove Merkmal. Sie sind in der Lage, Ursache-Wirkungs-Auslöser einzurichten, so dass ein Auftrag wird automatisch in die nächste Stufe Wenn alle Anforderungen an die aktuelle Stufe erfüllt sind. Wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt und eine Fragebogen, z. B. die Auftrag wechselt automatisch zum nächsten Stufe im pipeline, bei dem eine neue Automatisierung ausgelöst wird (z. B. ein Aufgabe für Ihr Team erstellt wird).

Ein Beispiel: Ihre Firma hat einen Prozess für persönliche Steuern. Sie möchten vielleicht eine Einführungs-E-Mail und ein individuelles Fragebogen automatisch an den Kunden senden. Wenn der Kunde dann die Fragebogen abschickt, wird Auftrag für sein Konto automatisch zum nächsten Stufe weitergeleitet, z. B. Tax Prep. Sie können dann ein Aufgabe für ein Teammitglied zum Ausfüllen initiieren, und so weiter.

Hier sehen Sie, wie ein Beispielprozess für Ihren Kunden aussehen könnte. Sie können sehen, dass jeder Stufe Automatisierungen haben kann, die Ihre Routine vereinfachen.

Tipp

Tipp! Bitte lesen Sie Pipelines (Basic): Ihr erstes pipeline mit Automatisierungen, wo wir erklären, wie ein typisches pipeline mit Vorlagen und Automatisierungen erstellt wird, und was passiert, wenn Sie eine Auftrag hinzufügen und sie weiter verschieben.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Laden Sie eine pipeline vom Marketplace. Dadurch werden auch alle Vorlagen kopiert, die in Automatisierungen verwendet werden.

2. Wählen Sie eine Stufe aus, fügen Sie Automatisierung hinzu oder bearbeiten Sie sie als Folgemaßnahme, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Entscheiden Sie, ob Sie die Funktion Aufträge automove verwenden möchten. Sie können sie für jede Stufe ein- oder ausschalten, außer für die letzte.

4. Sichern Sie die Datei pipeline. Sobald die Automatisierung hinzugefügt wird, können Sie es sehen, indem Sie auf die pipeline und klicken Sie auf die Schaltfläche Automatisierung Symbol über dem Symbol Stufe.

Hinzufügen von Automatisierungen

Bevor Sie Automatisierungen erstellen, sollten Sie sich Gedanken über die verschiedenen Phasen Ihres Arbeitsprozesses machen, die eine bestimmte Art der Nachbereitung erfordern:

  1. Wenn Sie einen Auftrag haben, schreiben Sie die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses auf.

  2. Kreise die Phasen ein, die Folgemaßnahmen erfordern.

  3. Definieren Sie, was diese Aktionen sind, damit Sie sie als Automatisierungen hinzufügen können, wenn Sie eine neue pipeline auf TaxDome.

Sobald Sie wissen, welche Automatisierungen Sie erstellen möchten, besteht Ihr nächster Schritt darin, sie zu einem pipeline:

1. When editing pipeline stages, select the stage you want to link the automation to, click on the Add automations button or on any automation if you already have one, then select the automation type:

  • Ordner-Vorlage anwenden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe betritt, wird die Ordnerstruktur seiner Dokumente auf die einer ausgewählten Vorlage geändert.
  • Update Konto-Tags: Einmal ein Auftrag für einen Mandanten gibt dies ein Stufeklicken, wird ein ausgewähltes Tag automatisch auf das Konto angewendet oder aus dem Konto gelöscht. Sie können auch alle Konto-Tags löschen.
  • Rechnung erstellen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird ihm eine Rechnung auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage zugesandt. Sie wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
  • Fragebogen erstellen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird ein Fragebogen auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an ihn gesendet. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
  • Aufgabe erstellen: Sobald ein Auftrag für einen Kunden in dieses Stufe eingegeben wird, wird ein Aufgabe auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage erstellt. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
  • Vorschlag senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird ihm ein Vorschlag auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage zugesandt. Es wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
  • E-Mail senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe eingibt, wird eine E-Mail auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an den Kunden gesendet.
  • Nachricht senden: Sobald ein Auftrag für einen Kunden diese Stufe betritt, wird eine Nachricht auf der Grundlage einer ausgewählten Vorlage an ihn gesendet. Sie wird auch automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
  • Update Kontozugriff: Einmal Auftrag für einen Mandanten gibt dies ein Stufeklicken, werden die Kontozugriffsberechtigungen für die Teammitglieder, die Zugriff auf das Konto haben, aktualisiert.
  • Update Auftrag Abtretungsempfänger: Einmal ein Auftrag für einen Mandanten gibt dies ein Stufewerden die Teammitglieder automatisch dem Auftrag und/oder nicht mehr zugewiesen werden.
  • Update mandantenseitig Auftrag status : Sobald ein Auftrag für einen Mandanten in dieses Stufe eintritt, werden die mandantenseitigen Status entsprechend aktualisiert.

2. Wählen Sie eine Vorlage für Ihre Automatisierung oder klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Sobald die Vorlage erstellt und gespeichert ist, können Sie sie in der Liste auswählen.

3. Wenn Sie möchten, dass zusätzliche E-Mails an Ihre Kunden gesendet werden, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antworten, aktivieren Sie die Funktion " Erinnerungen" (diese Automatisierungen funktionieren für Organisatoren, Angebote, Rechnungen und Nachrichten). Lesen Sie mehr über Erinnerungen.

4. Wenn Sie möchten, dass Ihre Automatisierung nur bei bestimmten Kunden ausgelöst wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingungen bearbeiten und fügen Sie dann eine Bedingung hinzu. Hier erfahren Sie mehr über bedingte Stufen.

5. Fügen Sie für jedes Stufe so viele Automatisierungen wie nötig hinzu. 

6. Entscheiden Sie, ob Ihre Aufträge automatisch auf die nächste Stufe verschoben werden soll, sobald alle damit verbundenen Aktionen abgeschlossen sind, z.B. die Fragebogen abgeschlossen ist, die Rechnung bezahlt wurde, usw. Lesen Sie mehr über das automatische Verschieben von Aufträge.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern , um Ihre Änderungen zu speichern.

Die Reihenfolge der Automatisierungen

In der Regel sollte man sich nicht über die Reihenfolge der Automatisierungen innerhalb eines Stufe im Klaren sein. Sie werden nacheinander ausgelöst, sobald ein Auftrag die Stufe betritt. Wenn also eine Nachricht an den Kunden zusammen mit Fragebogen gesendet wird, finden diese beiden Ereignisse fast gleichzeitig statt. 

In einigen Fällen kann es jedoch vorkommen, dass Automatisierung Die Reihenfolge ist wichtig, da einige Automatisierungen von anderen abhängen können. Wenn Sie z. B. die Berechtigung Update Konto Tags Automatisierung , die alle Tags aus Kundenkonten löscht, und die bedingte Automatisierung , die Organisatoren nur an die Konten mit einem bestimmten Tag senden, sollten Sie die Reihenfolge sorgfältig überprüfen. Im letzteren Beispiel können Sie dieUpdate Konto Tags Automatisierung an zweiter Stelle oder die Bedingung Automatisierung wird nicht funktionieren.

Sie können die Reihenfolge der Automatisierungen ändern. Um auf die Automations-Seitenleiste zuzugreifen, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, fahren Sie mit der Maus über das Symbol " Verschieben" und ziehen Sie es dann per Drag & Drop. 

Löschen von Automatisierungen

Sie können Automatisierungen löschen, während Sie eine pipeline.

1. When editing pipeline stages, select the stage with the automation. You can see the number of automations in a stage on the middle.

2. Click on any automation inside the stage or the Edit automations link to access the Automations sidebar.

3. Klicken Sie auf das Symbol für den Mülleimer rechts neben Automatisierung und dann auf Speichern.

Anzeigen von Automatisierungen in pipelines

Sie können jederzeit herausfinden, welche Automatisierungen in einem pipeline. Sie können Automatisierungen auch schnell hinzufügen oder löschen.

  • Über jedem Stufe befindet sich ein Automatisierung Symbol mit einem Zähler. Klicken Sie auf das Symbol, um die Details zu sehen: welche Automatisierungen die Stufe hat und welche Vorlagen verwendet werden. Wenn es bedingte Automatisierungen gibt,  werden sie entsprechend markiert. Zeigen Sie mit dem Cursor auf den Tag, der die Automatisierung auslöst.
  • Wenn es eine Bedingung Stufe gibt, sehen Sie darüber den Link Stufe conditions. Klicken Sie darauf, um zu erfahren, welche Tags als Auslöser verwendet werden.
  • Um Änderungen an der pipelineklicken, klicken Sie auf den Link Automatisierungen hinzufügen oder Tags hinzufügen . Dadurch wird die Redigieren pipeline Fenster.

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