Update Konto-Tags automatisch

Let your pipelines do the work for you: automate applying and removing account tags at any pipeline stage. For example, your leads will automatically get the New client tag instead of the Leads tag after they make a prepayment. 

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Schritt 1. Tags erstellen

Before adding the automation , you have to decide which tag must be applied or removed automatically. Use the following questions for reference: 

• Which client group would you like to see by filtering the account list? Returning clients, Tax clients, etc.

• Which client group requires a different process with specific automations? E.g. Weekly, Monthly, Quaterly.

• For which client group do my team members need a specific set of tasks to proceed with the provided services? E.g. QBO Clients

• Und so weiter

Make sure you’ve created tags for particular groups of clients.

Schritt 2. Fügen Sie die Update Konto-Tags Automatisierung zu den pipeline

Hinweis

Hinzufügen der Update Account-Tags Automatisierung wird die Stufe für das manuelle Verschieben von Auftrag für Teammitglieder ohne das Zugriffsrecht "Tags verwalten" gesperrt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um von Ihnen erstellte Tags automatisch anzuwenden oder zu entfernen:

1. Select the stage on your pipeline, when tags must be applied or removed, then add the Update account tags automation. While adding, select tags you want to be automatically added or removed to the client account at this stage.

2. Sobald der Auftrag in die Stufe eintritt, werden die Etiketten entsprechend angebracht und entfernt. 

Hinweis

Für die Update account tags Automatisierung spielt es keine Rolle, ob automove Aufträge für die Stufe eingeschaltet ist. Die Automatisierung wird automatisch ausgelöst und benötigt weder vom Kunden noch von der Firma Aktionen, um abgeschlossen zu werden. Auch werden keine Elemente mit dem Auftrag verknüpft, wenn die Automatisierung ausgelöst wird.

Diese Automatisierung kann auf verschiedene Weise hinzugefügt werden:

• Vorhandene Kontotags löschen ist eingeschaltet, und das Feld Tags hinzufügen ist leer: Wenn ein Auftrag diese Stufe betritt, werden alle angelegten Tags aus dem Konto entfernt.

• Vorhandene Kontotags löschen ist aktiviert, und das Feld Tags hinzufügen ist ausgefüllt: Wenn ein Auftrag diese Stufe betritt, werden alle angewendeten Tags aus dem Konto entfernt, und die Tags, die im Feld Feld " Tags hinzufügen" ausgewählten Tags werden auf das Konto angewendet.

• Vorhandene Kontotags löschen ist ausgeschaltet, und das Feld Tags hinzufügen ist ausgefüllt: Wenn ein Auftrag diese Stufe betritt, bleiben alle angewendeten Tags dem Konto zugewiesen , und die Tags, die im Feld Feld " Tags hinzufügen" aufgeführten Tags werden auf das Konto angewendet.

• Vorhandene Kontotags löschen ist ausgeschaltet, und das Feld Tags entfernen ist ausgefüllt: Wenn ein Auftrag die Stufe betritt, werden die im Feld Feld " Tags entfernen" aufgeführten Tags aus dem Konto entfernt.

• Die Felder " Tags hinzufügen" und " Tags entfernen" sind ausgefüllt: Wenn ein Auftrag die Stufe betritt, werden die im Feld Feld " Tags hinzufügen" aufgeführten Tags auf das Konto angewendet, und die im Feld " Tags entfernen" aufgeführten Tags werden aus dem Konto entfernt.

Warnung

Try to use this feature along with conditional stages and automations so that the next events in your pipeline will be triggered for the accounts to which the tags are automatically applied.

Schritt 3. Beachten Sie die Reihenfolge der Automatisierungen

Beim Aufbau komplexer pipelines mit Kontotags Automatisierung und bedingte Phasen und AutomatisierungenUpdate , achten Sie auf die Reihenfolge der Automatisierungen. Berücksichtigen Sie, dass Automatisierungen nacheinander ausgelöst werden, von der ersten bis zur letzten. 

Vergleichen Sie zum besseren Verständnis die beiden folgenden Bilder. 

• Im Beispiel auf der linken Seite wird eine Aufgabe für alle Konten erstellt, die ein "Ext Needed" -Tag haben, dann wird das "Ext Needed" -Tag für die Konten entfernt und "Ext Filed" angewendet.

• Im Beispiel auf der rechten Seite wird das Ext Needed-Tag für die Konten entfernt und Ext Filed angewendet, und da es keine Konten mit Ext Needed-Tag mehr gibt, wird die Aufgabe nicht erstellt.

Um die Reihenfolge der Automationen zu ändern, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, bewegen Sie die Maus über das Verschieben-Symbol und ziehen Sie es dann per Drag-and-Drop. 

Ändern von Tags beim Verschieben oder Hinzufügen Aufträge

Die Optionen, die Sie in den pipeline Einstellungen gewählten Optionen sind die Standardoptionen. Sie können jedoch jederzeit entscheiden, welche Tags angewendet oder entfernt werden sollen, wenn Sie Ihre Aufträge manuell verschieben oder sie zur pipeline.

Wenn es eine Update Account Tags Automatisierung innerhalb einer ausgewählten Stufe , in die Sie Aufträge verschieben, erstellt wurde, wird dies in einem Pop-up-Fenster angezeigt. Sie haben die folgenden Optionen:

• Wenn Sie möchten, dass Automatisierung mit den Standardeinstellungen ausgelöst wird, lassen Sie sie unverändert.
• Wenn Sie nicht wollen, dass die Automatisierung ausgelöst wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen 
• Wenn Sie die Einstellungen für die Tags ändern möchten, fügen Sie die gewünschten Tags hinzu oder entfernen Sie sie
• Wenn Sie alle vorhandenen Tags für das/die Konto/Konten löschen möchten, aktivieren Sie die Option Kontotags löschen

Also, you can see applied tags from the kanban view, as well as add or remove tags by editing a job card on the spot.

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