Prepare your CSV file for import

CSV, erklärt

Eine CSV-Datei (Comma-Separated Values) ist ein einfaches Format zum Speichern und Organisieren von Daten in einer Tabelle, ähnlich wie eine Excel-Tabelle. Jede Zeile steht für einen Datensatz (z. B. einen Kunden), und jede Spalte enthält spezifische Details (z. B. Kontoname, Kontotyp, E-Mail usw.). Im Gegensatz zu Excel-Tabellen enthält eine CSV-Datei keine Formatierungen oder Formeln, sondern nur reinen Text mit durch Kommata getrennten Werten. CSV-Dateien werden häufig für den Import von Daten in CRM wie TaxDome verwendet, da sie es Ihnen ermöglichen, Daten zu erstellen oder update schnell mehrere Kundendatensätze auf einmal erstellen oder aktualisieren können. Anstatt Kunden einzeln hinzuzufügen, können Sie eine CSV-Datei mit allen erforderlichen Details vorbereiten und diese in TaxDome hochladen. Das sollten Sie beachten:

• You can create a CSV file in Excel just like you would create a spreadsheet. The only difference is that you need to specify that it’s CSV when you are saving it . 

• If you’ve used another accounting CRM before TaxDome, you don’t need to create a CSV from scratch; just export it from your current provider .

Die Datei sollte UTF-8 kodiert sein und 300 kB nicht überschreiten.

Bevor Sie beginnen

• Distinguish accounts and contacts: Contacts are individuals you interact with. Accounts are entities you work for and bill, such as a company, a family or an individual. When working with CSV files, it’s important to remember that the import is based on contacts, not accounts. This is because a single account (like a business or a married couple) can have multiple contacts (such as several employees or both spouses). 

• Use different spreadsheets for different client groups. These can be imported one by one, with different settings applied .

• If your source software generates a file with the taxpayer and spouse on the same row, you don’t need to manually edit the CSV. Instead, follow the instructions for importing a file with the taxpayer and spouse on one row .

  👋   We can help! If your CSV file ends up with multiple contacts per row and you don’t know how to fix it, let us know. Our support team is happy to help: Follow these steps to get assistance . 

Erstellen und beschriften Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei

Formatieren Sie Ihre CSV-Datei ordnungsgemäß, bevor Sie sie in TaxDome hochladen, um einen reibungslosen Importprozess zu gewährleisten. Bitte befolgen Sie diese Schritte, um eine gut strukturierte Datei zu erstellen, die den Anforderungen des Systems entspricht. Wenn Sie die Spalten benennen, steht jede Spaltenüberschrift für eine andere Dateneigenschaft. Diese wird beim Import mit der entsprechenden TaxDome verknüpft. Einige Spalten werden Konten zugeordnet, andere wiederum Kontakten. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Regeln, die Sie für einen reibungslosen Import beachten sollten:

• Jede Zeile darf nur einen Kontakt enthalten.

• Um sicherzustellen, dass bei der Übertragung Ihrer Daten Konten erstellt werden, prüfen Sie, ob es eine Spalte Kontoname gibt.

• If you plan to add columns for custom fields, pay attention to the data format. Different types of custom fields support different characters:

Trennen Sie Optionen mit einem Komma oder Semikolon ("," oder ";") für benutzerdefinierte Dropdown-Felder mit Mehrfachauswahl. Die Daten sollten im entsprechenden Format ausgefüllt werden:

MM/TD/YYYY oder MMM/TD/YYYY für US-Firmen. TT/MM/JJJJ für Nicht-US-Firmen.

Sehen wir uns nun die üblichen Spalten an, die in CSV für den Import verwendet werden.

Kontofelder/kundenspezifische Felder (Spalten A-J)

Denken Sie daran, dass diese sich auf die Geschäftseinheit beziehen sollten, für die Sie arbeiten werden. Da ein Konto mit mehreren Kontakten verknüpft sein kann, könnte Ihr Arbeitsblatt mehrere Zeilen für verschiedene Kontakte enthalten, die sich auf dasselbe Konto beziehen.

• Spalte A | Kontoname: Der Name eines Unternehmens oder einer Treuhandgesellschaft (nicht-persönliches Konto) oder der Name einer Einzelperson oder Familie (persönliches Konto). Für Ehegatten wird empfohlen, zwei Namen und einen Nachnamen zu verwenden.

• Column B | Account Tags: Label(s) you can apply for grouping accounts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

• Spalte C | Kontotyp: Einzelperson oder Unternehmen.

• Spalte D | Teammitglieder: Teammitglieder, die beim Import automatisch dem Konto zugewiesen werden sollen. Geben Sie den genauen Namen ein, wie er im Webportal erstellt wurde, und trennen Sie die Namen mit Kommas, wenn es mehrere gibt.

• Spalten E-G | Name der Kontorolle (z. B. Steuerersteller, Prüfer): Geben Sie den genauen Namen der Kontorolle ein, wie er im Webportal erstellt wurde. Führen Sie die Teammitglieder auf zugewiesen dieser Rolle zugewiesen , und trennen Sie die Namen durch Kommas, wenn es mehrere gibt. Verwenden Sie für jede zusätzliche Rolle eine eigene Spalte (z. B. Spalte G für Manager).

• Columns H-J | Custom Fields: Additional fields for accounts that will be created during the import. These may include important information that you would like to add to your accounts, like Tax Filing Status, SNN/EIN or City. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

Kontaktfelder/kundenspezifische Felder (Spalten K-V)

Diese sollten sich auf Personen beziehen, mit denen Sie zu tun haben: Ehepartner, Firmenmitarbeiter usw. 

• Spalte K | Kontaktname: Hier geben wir den Vor- und Nachnamen des Kontakts an. 

• Spalte L | Vorname

• Spalte M | Nachname

• Spalte N | E-Mail: Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist für alle Kontakte, die Zugang zum Portal erhalten sollen, unerlässlich.

• Column O | Phone Number. Having this info in a contact is particularly useful when using the SMS feature .

• Spalte P | Straße und Hausnummer

• Column Q | Custom Fields: Additional fields for contacts that will be created during the import. These may include important information you want to add to your contact, like Birthday, Best time to call. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

• Column R | Contact Tags: Label(s) you can apply for grouping contacts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

Übliche Importszenarien

Je nach Art der Kunden müssen Sie verschiedene Arten von Konten einrichten, z. B. die eines Ehepaars, das getrennt lebt. Nachfolgend finden Sie einige häufig vorkommende Situationen, die Ihnen helfen sollen, die Zeilen des Arbeitsblatts korrekt auszufüllen.

• Mehrere Unternehmen importieren, die demselben Geschäftsinhaber gehören

• Ehegatten/Geschäftspartner einführen

• Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

• Nur Kontakte importieren

Mehrere Unternehmen importieren, die demselben Geschäftsinhaber gehören

For these, you need to have different accounts that are linked to the same person. Create one row for each account, then enter the same contact information for each account in the appropriate columns. In the example spreadsheet below, a contact for Brian Ross is added to TaxDome after import. Also, five different accounts are created, each one linked to Brian Ross’s contact information. Brian Ross can then log in to TaxDome using email@example.com and switch between accounts. 

Ehegatten/Geschäftspartner einführen

Dazu müssen Sie mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpft haben. Verwenden Sie für jeden Kontakt eine Zeile und geben Sie dann für jede Person denselben Kontonamen in der entsprechenden Spalte ein.

In der Beispieltabelle unten werden drei Konten erstellt: zwei für die Familie und eines für das Unternehmen. Das Konto für die Simpsons wird mit zwei Kontakten von Ehepartnern verknüpft, das Konto für die Flansers mit vier Kontakten (Ehepartnern und deren Kindern), und das Unternehmenskonto für Americal Wheels mit drei Kontakten - Mitarbeitern dieser Geschäftseinheit.

Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

Sie können einen Kontakt mit zwei oder mehr Konten in der Tabelle verknüpfen. Zum Beispiel Kinder, die ihre eigenen Konten benötigen, aber dennoch mit dem Familienkonto verknüpft sein müssen. Kopieren Sie in diesem Fall die Zeile für den Kontakt und ändern Sie den Kontonamen, während Sie die Kontaktdaten beibehalten.

Im folgenden Beispiel werden Bart und Lisa Simpson mit dem Konto der Simpsons und gleichzeitig mit ihren eigenen Konten verknüpft.

Nur Kontakte importieren

Wenn Sie Ihre Kontakte nicht mit Konten verknüpfen müssen (z. B. wenn Sie die Informationen über Ihre Interessenten übertragen), lassen Sie die Zeile in der Spalte SpalteKontoname leer. 

Speichern Sie die Kalkulationstabelle im CSV-Format

TaxDome erkennt nur Tabellenkalkulationen, die als CSV-Dateien gespeichert sind. Bitte stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei UTF-8 kodiert ist und eine Größe von 300 kB nicht überschreitet. Wählen Sie in der Menüleiste Ihrer Tabellenkalkulation"Datei" und dann " Als CSV speichern" oder "Als CSV herunterladen" (der Wortlaut kann je nach dem von Ihnen verwendeten Programm variieren).

Microsoft Excel: Wählen Sie im Feld Dateityp wählen Sie CSV (Comma delimited). Wählen Sie im Dropdown-Menü Extras die Option Weboptionen. Öffnen Sie die Registerkarte Kodierung. Wählen Sie im Dropdown-Menü Dieses Dokument speichern unter die Option Unicode (UTF-8) und klicken Sie auf OK.

Now that you’ve saved your spreadsheet as a CSV file and made sure it is UTF-8 encoded, you’re ready to import  your contacts to TaxDome.