Importieren (Basis): Bereiten Sie Ihre CSV-Datei vor

CSV, erklärt

Eine CSV-Datei (Comma-Separated Values) ist ein einfaches Format zum Speichern und Organisieren von Daten in einer Tabelle, ähnlich wie eine Excel-Tabelle. Jede Zeile steht für einen Datensatz (z. B. einen Kunden), und jede Spalte enthält spezifische Details (z. B. Kontoname, Kontotyp, E-Mail usw.). Im Gegensatz zu Excel-Tabellen enthält eine CSV-Datei keine Formatierungen oder Formeln, sondern nur einfachen Text mit durch Kommas getrennten Werten.

CSV-Dateien werden häufig für den Import von Daten in CRM wie TaxDome verwendet, da sie es Ihnen ermöglichen, Daten zu erstellen oder update schnell mehrere Kundendatensätze auf einmal erstellen oder aktualisieren können. Anstatt Kunden einzeln hinzuzufügen, können Sie eine CSV-Datei mit allen erforderlichen Details vorbereiten und sie in TaxDome hochladen.

Das sollten Sie sich merken:

  • Sie können eine CSV-Datei in Excel genauso erstellen wie eine Tabellenkalkulation. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie beim Speichern der Datei angeben müssen, dass es sich um eine CSV-Datei handelt. 
  • Wenn Sie vor TaxDome ein anderes CRM für die Buchhaltung verwendet haben, müssen Sie keine CSV-Datei von Grund auf neu erstellen; exportieren Sie sie einfach von Ihrem aktuellen Anbieter.
  • Die Datei sollte UTF-8 kodiert sein und 300 kB nicht überschreiten.

Bevor Sie beginnen

  • Unterscheiden Sie zwischen Konten und Kontakten: Kontakte sind Personen, mit denen Sie interagieren. Konten sind Einheiten, für die Sie arbeiten und die Sie in Rechnung stellen, z. B. ein Unternehmen, eine Familie oder eine Einzelperson. Bei der Arbeit mit CSV-Dateien ist es wichtig zu wissen, dass der Import auf Kontakten und nicht auf Konten basiert. Das liegt daran, dass ein einzelnes Konto (z. B. ein Unternehmen oder ein Ehepaar) mehrere Kontakte haben kann (z. B. mehrere Mitarbeiter oder beide Ehepartner). 
  • Verwenden Sie verschiedene Arbeitsblätter für verschiedene Kundengruppen. Diese können einzeln importiert werden, wobei unterschiedliche Einstellungen angewendet werden.
  • Wenn Ihre Ausgangssoftware eine Datei erzeugt, in der der Steuerzahler und der Ehegatte in derselben Zeile stehen, müssen Sie die CSV-Datei nicht manuell bearbeiten. Befolgen Sie stattdessen die Anweisungen zum Importieren einer Datei mit dem Steuerzahler und dem Ehepartner in einer Zeile.

👋 Wir können helfen! Wenn Ihre CSV-Datei mehrere Kontakte pro Zeile enthält und Sie nicht wissen, wie Sie das Problem lösen können, lassen Sie es uns wissen. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne: Folgen Sie diesen Schritten, um Hilfe zu erhalten. 

Erstellen und beschriften Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei

Formatieren Sie Ihre CSV-Datei ordnungsgemäß, bevor Sie sie in TaxDome hochladen, um einen reibungslosen Importprozess zu gewährleisten. Bitte befolgen Sie diese Schritte, um eine gut strukturierte Datei zu erstellen, die den Anforderungen des Systems entspricht. 

Wenn Sie die Spalten benennen, steht jede Spaltenüberschrift für eine andere Dateneigenschaft. Diese wird beim Import mit der entsprechenden TaxDome verknüpft. Einige Spalten werden Konten zugeordnet, andere wiederum Kontakten. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Regeln, die Sie für einen reibungslosen Import beachten sollten:

  • Jede Zeile darf nur einen Kontakt enthalten.
  • Um sicherzustellen, dass bei der Übertragung Ihrer Daten Konten erstellt werden, prüfen Sie, ob es eine Spalte Kontoname gibt.
  • Wenn Sie Spalten für benutzerdefinierte Felder hinzufügen möchten, achten Sie auf das Datenformat. Verschiedene Arten von benutzerdefinierten Feldern verschiedene Zeichen unterstützen:
    • Trennen Sie Optionen mit einem Komma oder Semikolon ("," oder ";") für benutzerdefinierte Dropdown-Felder mit mehreren Auswahlmöglichkeiten.
    • Die Daten sind in dem entsprechenden Format einzutragen:
      • MM/DD/YYYY oder MMM/DD/YYYY für US-Unternehmen.
      • DD/MM/YYYY für nicht-amerikanische Unternehmen.

Sehen wir uns nun die üblichen Spalten an, die in CSV für den Import verwendet werden.

Kontofelder/kundenspezifische Felder (Spalten A-J)

Denken Sie daran, dass diese sich auf die Geschäftseinheit beziehen sollten, für die Sie arbeiten werden. Da ein Konto mit mehreren Kontakten verknüpft sein kann, könnte Ihr Arbeitsblatt mehrere Zeilen für verschiedene Kontakte enthalten, die sich auf dasselbe Konto beziehen.

  • Spalte A | Kontoname: Der Name eines Unternehmens oder einer Treuhandgesellschaft (nicht-persönliches Konto) oder der Name einer Einzelperson oder Familie (persönliches Konto). Für Ehegatten wird empfohlen, zwei Namen und einen Nachnamen zu verwenden.
  • Spalte B | Tags: Bezeichnung(en), die Sie für die Gruppierung von Konten verwenden können. Wenn Sie mehrere verwenden möchten, trennen Sie sie durch Kommas. 
  • Spalte C | Kontotyp: Einzelperson oder Unternehmen.
  • Spalte D | Teammitglieder: Teammitglieder, die beim Import automatisch dem Konto zugewiesen werden sollen. Geben Sie den genauen Namen ein, wie er im Webportal erstellt wurde, und trennen Sie die Namen mit Kommas, wenn es mehrere gibt.
  • Spalten E-G | Name der Kontorolle (z. B. Steuerersteller, Prüfer): Geben Sie den genauen Namen der Kontorolle ein, wie er im Webportal erstellt wurde. Führen Sie die Teammitglieder auf zugewiesen dieser Rolle zugewiesen , und trennen Sie die Namen durch Kommas, wenn es mehrere gibt. Verwenden Sie für jede zusätzliche Rolle eine eigene Spalte (z. B. Spalte G für Manager).
  • Spalten H-J | Benutzerdefinierte Felder: Zusätzliche Felder für Konten, die während des Imports erstellt werden. Diese Felder können wichtige Informationen enthalten, die Sie Ihren Konten hinzufügen möchten, z. B. Status, SNN/EIN oder Stadt. Sie können so viele Felder wie nötig hinzufügen, indem Sie zusätzliche Spalten erstellen.

Kontaktfelder/kundenspezifische Felder (Spalten K-V)

Diese sollten sich auf Personen beziehen, mit denen Sie zu tun haben: Ehepartner, Firmenmitarbeiter usw. 

  • Spalte K | Kontaktname: Hier geben wir den Vor- und Nachnamen des Kontakts an. 
  • Spalte L | Vorname
  • Spalte M | Nachname
  • Spalte N | E-Mail: Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist für alle Kontakte, die Zugang zum Portal erhalten sollen, unerlässlich.
  • Spalte O | Telefonnummer. Diese Informationen in einem Kontakt zu haben, ist besonders nützlich, wenn Sie die SMS-Funktion verwenden.
  • Spalte P | Straße undHausnummer
  • Spalte Q | Benutzerdefinierte Felder: Zusätzliche Felder für Kontakte, die während des Imports erstellt werden. Dies können wichtige Informationen sein, die Sie zu Ihrem Kontakt hinzufügen möchten, wie z. B. Geburtstag, beste Anrufzeit. Sie können so viele Felder wie nötig hinzufügen, indem Sie zusätzliche Spalten erstellen.
  • Spalte R | Tags: Kennzeichnung(en), die Sie für die Gruppierung von Kontakten verwenden können. Wenn Sie mehrere verwenden möchten, trennen Sie sie durch Kommas. 

Übliche Importszenarien

Je nach Art der Kunden müssen Sie verschiedene Arten von Konten einrichten, z. B. die eines Ehepaars, das getrennt lebt. Nachfolgend finden Sie einige häufig vorkommende Situationen, die Ihnen helfen sollen, die Zeilen des Arbeitsblatts korrekt auszufüllen.

Mehrere Unternehmen importieren, die demselben Geschäftsinhaber gehören 

Hierfür müssen Sie verschiedene Konten haben, die mit derselben Person verknüpft sind. Erstellen Sie für jedes Konto eine Zeile und geben Sie dann für jedes Konto die gleichen Kontaktinformationen in die entsprechenden Spalten ein.

In der Beispieltabelle unten wird nach dem Import ein Kontakt für Brian Ross zu TaxDome hinzugefügt. Außerdem werden fünf verschiedene Konten erstellt, von denen jedes mit den Kontaktinformationen von Brian Ross verknüpft ist. Brian Ross kann Anmelden dann über email@example.com bei TaxDome Anmelden und zwischen den Konten wechseln. 

Ehegatten/Geschäftspartner einführen

Dazu müssen Sie mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpft haben . Verwenden Sie für jeden Kontakt eine Zeile und geben Sie dann für jede Person denselben Kontonamen in der entsprechenden Spalte ein.

In der Beispieltabelle unten werden drei Konten erstellt: zwei für die Familie und eines für das Unternehmen. Das Konto für die Simpsons wird mit zwei Kontakten von Ehepartnern verknüpft, das Konto für die Flansers mit vier Kontakten (Ehepartnern und deren Kindern), und das Unternehmenskonto für Americal Wheels mit drei Kontakten - Mitarbeitern dieser Geschäftseinheit.

Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

Sie können einen Kontakt mit zwei oder mehr Konten in der Tabelle verknüpfen. Zum Beispiel Kinder, die ihre eigenen Konten benötigen, aber dennoch mit dem Familienkonto verknüpft sein müssen. Kopieren Sie in diesem Fall die Zeile für den Kontakt und ändern Sie den Kontonamen, während Sie die Kontaktdaten beibehalten.

Im folgenden Beispiel werden Bart und Lisa Simpson mit dem Konto der Simpsons und gleichzeitig mit ihren eigenen Konten verknüpft.

Nur Kontakte importieren

Wenn Sie Ihre Kontakte nicht mit Konten verknüpfen müssen (z. B. wenn Sie die Informationen über Ihre potenziellen Kunden übertragen), lassen Sie die Zeile in der Spalte Kontoname leer. 

Speichern Sie die Kalkulationstabelle im CSV-Format

TaxDome erkennt nur Tabellenkalkulationen, die als CSV-Dateien gespeichert sind. Bitte stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei UTF-8 kodiert ist und nicht größer als 300 kB ist.

Gehen Sie in der Menüleiste Ihrer Tabellenkalkulation auf Datei und wählen Sie dann Als CSV speichern oder Als CSV herunterladen (der Wortlaut kann je nach dem von Ihnen verwendeten Programm variieren).

Microsoft Excel: Wählen Sie im FeldDateityp die Option CSV (Comma delimited). Wählen Sie im Dropdown-Menü Extras die Option Weboptionen. Öffnen Sie die Registerkarte Kodierung . Wählen Sie im Dropdown-Menü Dieses Dokument speichern unter die Option Unicode (UTF-8) und klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie Ihre Kalkulationstabelle als CSV-Datei gespeichert und sichergestellt haben, dass sie UTF-8-kodiert ist, können Sie Ihre Kontakte in TaxDome importieren .

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