Bereiten Sie Ihre CSV-Datei für den Import vor.

TaxDome CSV-Dateien können Sie mehrere Kundendatensätze TaxDome in TaxDome importieren, anstatt sie einzeln hinzuzufügen. Sie können Ihre Datei manuell erstellen oder den Kundenimportkonverter verwenden, um einen Export aus Ihrem aktuellen CRM neu zu formatieren.

CSV, erklärt

Eine CSV-Datei (Comma-Separated Values) ist ein einfaches Format zum Speichern und Organisieren von Daten in einer Tabelle, ähnlich wie eine Excel-Tabelle. Jede Zeile steht für einen Datensatz (z. B. einen Kunden), und jede Spalte enthält spezifische Details (z. B. Kontoname, Kontotyp, E-Mail usw.). Im Gegensatz zu Excel-Tabellen enthält eine CSV-Datei keine Formatierungen oder Formeln, sondern nur reinen Text mit durch Kommata getrennten Werten. CSV-Dateien werden häufig für den Import von Daten in CRM wie TaxDome verwendet, da sie es Ihnen ermöglichen, Daten zu erstellen oder update schnell mehrere Kundendatensätze auf einmal erstellen oder aktualisieren können. Anstatt Kunden einzeln hinzuzufügen, können Sie eine CSV-Datei mit allen erforderlichen Details vorbereiten und diese in TaxDome hochladen. Das sollten Sie beachten:

• Sie können eine CSV-Datei in Excel genauso erstellen wie eine Tabellenkalkulation. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie beim Speichern angeben müssen, dass es sich um eine CSV-Datei handelt .  

• Wenn Sie CRM TaxDome bereits CRM anderes CRM verwendet haben, müssen Sie keine CSV-Datei von Grund auf neu erstellen, sondern können diese einfach von Ihrem aktuellen Anbieter exportieren .

• Die Datei sollte UTF-8 kodiert sein und 300 kB nicht überschreiten.

Option 1: Verwenden Sie den Client-Import-Konverter

Wenn Sie CRM TaxDome bereits CRM anderes CRM verwendet haben, müssen Sie keine CSV-Datei von Grund auf neu erstellen. Der Kundenimport-Konverter – verfügbar als Excel-Makro oder Google Sheets-Skript – formatiert Ihren CRM automatisch neu, erstellt separate Zeilen für Ehepartner und gibt eine Datei aus, die für TaxDome bereit ist.

Es sind zwei Versionen verfügbar:

So verwenden Sie den Konverter:

1. Öffnen Sie die Datei und lesen Sie zuerst die Registerkarte „READ ME “. Wenn Sie die Google Sheets-Version verwenden, klicken Sie auf „Datei“ > „Kopie erstellen“ und speichern Sie diese in Ihrem Ordner (z. B. „Mein Laufwerk“).

2. Fügen Sie Ihren CRM in die Registerkarte „Daten einfügen“ ein. Die Reihenfolge der Spalten in Ihrer Quelldatei spielt keine Rolle – der Konverter ordnet sie automatisch zu.

3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ aus, wie Kontonamen aufgebaut sein sollen (z. B. Nachname, Vorname und Ehepartner).

4. Führen Sie das Makro aus, indem Sie auf die grüne Schaltfläche „Start“ klicken. Eine importfertige CSV-Datei wird im selben Ordner wie der Konverter gespeichert und trägt den Namen „DATE – TaxDome “. Für die Google Sheets-Version laden Sie die Ausgabe über „Datei > Herunterladen > Durch Kommas getrennte Werte (.csv)“ herunter.

Hinweis

Für die MS Excel-Version müssen Makros aktiviert sein. Wenn Ihre Office-Version das Makro blockiert, schließen Sie die Datei, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Eigenschaften, klicken Entsperrenund öffnen Sie die Datei erneut.

Nachdem das Tool ausgeführt wurde, kann Ihre CSV-Datei in TaxDome importiert werden TaxDome

Option 2: CSV-Datei manuell erstellen

Wenn Sie die Datei lieber manuell formatieren möchten oder wenn Sie Ihre Datei von Grund auf neu erstellen, verwenden Sie diese Option, um Ihre CSV-Datei zu erstellen.

Bevor Sie beginnen

• Unterscheiden Sie zwischen Konten und Kontakten:Kontakte sind Personen, mit denen Sie interagieren. Konten sind Unternehmen, für die Sie arbeiten und denen Sie Rechnungen stellen, z. B. ein Unternehmen, eine Familie oder eine Einzelperson. Bei der Arbeit mit CSV-Dateien ist es wichtig zu beachten, dass der Import auf Kontakten basiert, nicht auf Konten. Der Grund dafür ist, dass ein einzelnes Konto ( z. B. ein Unternehmen oder ein Ehepaar) mehrere Kontakte haben kann (z. B. mehrere Mitarbeiter oder beide Ehepartner). 

• Verwenden Sie verschiedene Tabellen für verschiedene Kundengruppen. Diese können einzeln importiert werden, wobei unterschiedliche Einstellungen angewendet werden können.

• Wenn Ihre Quellsoftware eine Datei erstellt, in der der Steuerzahler und der Ehepartner in derselben Zeile aufgeführt sind, müssen Sie die CSV-Datei nicht manuell bearbeiten. Befolgen Sie stattdessen die Anweisungen zum Importieren einer Datei, in der der Steuerzahler und der Ehepartner in einer Zeile aufgeführt sind .

Erstellen und beschriften Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei

Formatieren Sie Ihre CSV-Datei ordnungsgemäß, bevor Sie sie in TaxDome hochladen, um einen reibungslosen Importprozess zu gewährleisten. Bitte befolgen Sie diese Schritte, um eine gut strukturierte Datei zu erstellen, die den Anforderungen des Systems entspricht. Wenn Sie die Spalten benennen, steht jede Spaltenüberschrift für eine andere Dateneigenschaft. Diese wird beim Import mit der entsprechenden TaxDome verknüpft. Einige Spalten werden Konten zugeordnet, andere wiederum Kontakten. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Regeln, die Sie für einen reibungslosen Import beachten sollten:

• Jede Zeile darf nur einen Kontakt enthalten.

• Um sicherzustellen, dass bei der Übertragung Ihrer Daten Konten erstellt werden, prüfen Sie, ob es eine Spalte Kontoname gibt.

• Wenn Sie Spalten für benutzerdefinierte Felder hinzufügen möchten, achten Sie auf das Datenformat. Verschiedene Arten von benutzerdefinierten Feldern unterstützen unterschiedliche Zeichen:

Trennen Sie Optionen mit einem Komma oder Semikolon ("," oder ";") für benutzerdefinierte Dropdown-Felder mit Mehrfachauswahl. Die Daten sollten im entsprechenden Format ausgefüllt werden:

MM/TD/YYYY oder MMM/TD/YYYY für US-Firmen. TT/MM/JJJJ für Nicht-US-Firmen.

Sehen wir uns nun die üblichen Spalten an, die in CSV für den Import verwendet werden.

Kontofelder/kundenspezifische Felder (Spalten A-J)

Denken Sie daran, dass diese sich auf die Geschäftseinheit beziehen sollten, für die Sie arbeiten werden. Da ein Konto mit mehreren Kontakten verknüpft sein kann, könnte Ihr Arbeitsblatt mehrere Zeilen für verschiedene Kontakte enthalten, die sich auf dasselbe Konto beziehen.

• Spalte A | Kontoname: Der Name eines Unternehmens oder einer Treuhandgesellschaft (nicht-persönliches Konto) oder der Name einer Einzelperson oder Familie (persönliches Konto). Für Ehegatten wird empfohlen, zwei Namen und einen Nachnamen zu verwenden.

• Spalte B | Tags: Bezeichnung(en) Sie können für die Gruppierung von Konten verwenden. Wenn Sie mehrere verwenden möchten, trennen Sie diese bitte durch Kommas. 

• Spalte C | Kontotyp: Einzelperson oder Unternehmen.

• Spalte D | Teammitglieder: Teammitglieder, die beim Import automatisch dem Konto zugewiesen werden sollen. Geben Sie den genauen Namen ein, wie er im Webportal erstellt wurde, und trennen Sie die Namen mit Kommas, wenn es mehrere gibt.

• Spalten E-G | Name der Kontorolle (z. B. Steuerersteller, Prüfer): Geben Sie den genauen Namen der Kontorolle ein, wie er im Webportal erstellt wurde. Führen Sie die Teammitglieder auf zugewiesen dieser Rolle zugewiesen , und trennen Sie die Namen durch Kommas, wenn es mehrere gibt. Verwenden Sie für jede zusätzliche Rolle eine eigene Spalte (z. B. Spalte G für Manager).

• Spalten H-J | Benutzerdefinierte Felder: Zusätzliche Felder für Konten, die während des Imports erstellt werden. Diese können wichtige Informationen enthalten, die Sie Ihren Konten hinzufügen möchten, wie z. B. Status, SNN/EIN oder Stadt. Sie können beliebig viele Felder hinzufügen, indem Sie zusätzliche Spalten erstellen.

Kontaktfelder/kundenspezifische Felder (Spalten K-V)

Diese sollten sich auf Personen beziehen, mit denen Sie zu tun haben: Ehepartner, Firmenmitarbeiter usw. 

• Spalte K | Kontaktname: Hier geben wir den Vor- und Nachnamen des Kontakts an. 

• Spalte L | Vorname

• Spalte M | Nachname

• Spalte N | E-Mail: Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist für alle Kontakte, die Zugang zum Portal erhalten sollen, unerlässlich.

• Spalte O | Telefonnummer. Diese Information in einem Kontakt zu haben, ist besonders nützlich, wenn Sie die SMS-Funktion verwenden .

• Spalte P | Straße und Hausnummer

• Spalte Q | Benutzerdefinierte Felder: Zusätzliche Felder für Kontakte, die während des Imports erstellt werden. Diese können wichtige Informationen enthalten, die Sie Ihrem Kontakt hinzufügen möchten, wie z. B.Geburtstag oder beste Zeit für einen Anruf. Sie können beliebig viele Felder hinzufügen, indem Sie zusätzliche Spalten erstellen.

• Spalte R | Tags: Sie können Labels zum Gruppieren von Kontakten verwenden. Wenn Sie mehrere Labels verwenden möchten, trennen Sie diese bitte durch Kommas. 

Übliche Importszenarien

Je nach Art der Kunden müssen Sie verschiedene Arten von Konten einrichten, z. B. die eines Ehepaars, das getrennt lebt. Nachfolgend finden Sie einige häufig vorkommende Situationen, die Ihnen helfen sollen, die Zeilen des Arbeitsblatts korrekt auszufüllen.

• Mehrere Unternehmen importieren, die demselben Geschäftsinhaber gehören

• Ehegatten/Geschäftspartner einführen

• Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

• Nur Kontakte importieren

Mehrere Unternehmen importieren, die demselben Geschäftsinhaber gehören

Dazu benötigen Sie verschiedene Konten, die mit derselben Person verknüpft sind. Erstellen Sie für jedes Konto eine Zeile und geben Sie dann für jedes Konto die gleichen Kontaktinformationen in die entsprechenden Spalten ein. In der folgenden Beispiel-Tabelle wird TaxDome dem Import ein Kontakt für Brian Ross zu TaxDome hinzugefügt. Außerdem werden fünf verschiedene Konten erstellt, die jeweils mit den Kontaktinformationen von Brian Ross verknüpft sind. Brian Ross kann Anmelden dann TaxDome [email protected] bei TaxDome anmelden und zwischen den Konten wechseln. 

Ehegatten/Geschäftspartner einführen

Dazu müssen Sie mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpft haben. Verwenden Sie für jeden Kontakt eine Zeile und geben Sie dann für jede Person denselben Kontonamen in der entsprechenden Spalte ein.

In der folgenden Beispiel-Tabelle werden drei Konten erstellt: zwei für Familien und eines für das Unternehmen. Das Konto für Simpsons wird mit zwei Kontakten von Ehepartnern verknüpft, das Konto für Flanders wird mit vier Kontakten (Ehepartner und deren Kinder) verknüpft und das Unternehmenskonto für American Wheels wird mit drei Kontakten verknüpft – Mitarbeitern dieses Unternehmens.

Kontakte in zwei Konten gleichzeitig importieren

Sie können einen Kontakt mit zwei oder mehr Konten in der Tabelle verknüpfen. Zum Beispiel Kinder, die ihre eigenen Konten benötigen, aber dennoch mit dem Familienkonto verknüpft sein müssen. Kopieren Sie in diesem Fall die Zeile für den Kontakt und ändern Sie den Kontonamen, während Sie die Kontaktdaten beibehalten.

Im folgenden Beispiel werden Bart und Lisa Simpson mit dem Konto der Simpsons und gleichzeitig mit ihren eigenen Konten verknüpft.

Nur Kontakte importieren

Wenn Sie Ihre Kontakte nicht mit Konten verknüpfen müssen (z. B. wenn Sie die Informationen über Ihre Interessenten übertragen), lassen Sie die Zeile in der Spalte SpalteKontoname leer. 

Speichern Sie die Kalkulationstabelle im CSV-Format

TaxDome erkennt nur Tabellenkalkulationen, die als CSV-Dateien gespeichert sind. Bitte stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei UTF-8 kodiert ist und eine Größe von 300 kB nicht überschreitet. Wählen Sie in der Menüleiste Ihrer Tabellenkalkulation"Datei" und dann " Als CSV speichern" oder "Als CSV herunterladen" (der Wortlaut kann je nach dem von Ihnen verwendeten Programm variieren).

Microsoft Excel: Wählen Sie im Feld Dateityp wählen Sie CSV (Comma delimited). Wählen Sie im Dropdown-Menü Extras die Option Weboptionen. Öffnen Sie die Registerkarte Kodierung. Wählen Sie im Dropdown-Menü Dieses Dokument speichern unter die Option Unicode (UTF-8) und klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie Ihre Tabelle als CSV-Datei gespeichert und sichergestellt haben, dass sie UTF-8-kodiert ist, können Sie Ihre Kontakte in TaxDome importieren .

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