Add and allocate account roles

Aufgabe und Auftrag Zuweisungen können anstrengend sein, vor allem, wenn ein Team aus mehr als drei Personen besteht. Deshalb sollten Sie stattdessen die Verwendung von Kontorollen in Betracht ziehen. Hier erfahren Sie, wie Sie Kontorollen in Ihrem Portal einrichten und damit die Zuweisung von Aufgabe/Auftrag vereinfachen können.

Kontorollen, erklärt

Assigning tasks/jobs to proper team members automatically is one of the most important steps in your workflow, ensuring the right employees start working on their assignments timely. However, if you have many employees, you can’t just add the assignee to the task/job template because when used in pipeline automations the assignee will depend not only on the type of the task but also on the client. This is where account roles come into play.

Mit Kontorollen können Sie Aufträge und Aufgaben nicht einem bestimmten Teammitglied, sondern einer Kontorolle zuweisen, z. B. Steuerberater, Berater, Buchhalter, Kundenbetreuer, Prüfer usw. Die Liste dieser Rollen ist vollständig anpassbar und kann auf Portalebene entweder vom Firmeninhaber oder von Administratoren eingerichtet werden.

Sobald Sie Kontorollen erstellt haben, können Sie festlegen, welche Teammitglieder für welche Kunden zuständig sein sollen. So können Sie z. B. Teammitglied 1 für einige Kunden als Buchhalter festlegen, während für andere Kunden stattdessen Teammitglied 2 mit dieser Rolle betraut wird. 

Auf diese Weise wird bei der Erstellung der Auftrag Aufgabe der Empfänger auf der Grundlage der Auswahl der Kontorolle für das spezifische Kundenkonto festgelegt. 

Im Allgemeinen läuft die Verwendung von Kontorollen wie folgt ab:

1. Sie definieren die Kontorollen und fügen sie dem Portal hinzu.

   

2. Sie update alle Kundenkonten, um die Teammitglieder einzubeziehen, die die jeweilige Rolle für den Kunden übernehmen. Dies kann in großen Mengen geschehen.

3. Bei der manuellen Erstellung von Aufträge oder bei der Einrichtung der Vorlagen wählen Sie Rollen anstelle von bestimmten Teammitgliedern aus.

   

4. When task or job is created with an assignee as a role (either in pipeline automations, job recurrence or via manual task/job creation), it is automatically assigned to team members allocated to these roles for particular clients.

   

5. You can view role assignment in the Accounts list, and filter it based on this information:

• filter Role without assignee shows accounts where no team member holds a specific role;
• Filter Role with assignee shows accounts with a specific team member assigned.

  

Account roles are designed to help distribute tasks by providing visibility into who is responsible for what. However, it’s important to note that account roles do not influence system roles , such as admin or employee. Also, they do not influence access rights of the particular employee.

Hinweis

When a team member is added to an account using account roles, they are automatically getting access to that client account. If a team member is later unassigned from the client account, their role assignment on the account will also be cleared.

Schritt 1. Kontorollen hinzufügen

Um mit der Verwendung von Kontorollen zu beginnen, müssen Sie zunächst festlegen, welche Kontorollen Sie benötigen, und diese zu Ihrem Portal hinzufügen. Sie können eine von zwei Möglichkeiten nutzen, um sie hinzuzufügen:

• Über die Einstellungen: Gehen Sie zu Einstellungen > Team & Pläne und wechseln Sie auf die Registerkarte Rollen. Klicken Sie auf Neue Rolle oder Rolle erstellen. Geben Sie den Rollennamen ein und klicken Sie auf Speichern.

  

• Von Kundenkonten aus: Öffnen Sie ein Kundenkonto und wechseln Sie auf die Registerkarte Info. Klicken Sie im Abschnitt Kontorollen auf Rolle erstellen. Geben Sie den Rollennamen ein und klicken Sie auf Speichern. Diese Rolle wird für alle Kundenkonten verfügbar sein.

• Von der Seitenleiste für Massenaktionen aus: Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Kunden > Konten und wählen Sie mehrere oder alle Konten in der Liste aus. Klicken Sie auf Weitere Aktionen und wählen Sie Rollen verwalten. Klicken Sie in der Seitenleiste der Massenrollenzuweisung auf Neue Rolle. Geben Sie den Rollennamen ein und klicken Sie auf Speichern. Diese Rolle wird für alle Kundenkonten verfügbar sein.

Schritt 2. Weisen Sie den Teammitgliedern die Rollen für jeden Kunden zu

Once you have your account roles created, you need to allocate team members to roles for each client. A single team member can be assigned different roles depending on the client, one team member can hold multiple roles simultaneously, and several team members can be allocated to one role. You can do it for each client individually or in bulk:

• Einzeln: Öffnen Sie das Kundenkonto und wechseln Sie auf die Registerkarte Info. Wählen Sie im Abschnitt Kontorollen ein oder mehrere Teammitglieder aus, denen Sie bestimmte Rollen zuweisen möchten. 

  

• In großen Mengen: Wenn Sie Kontorollen für viele Kunden auf einmal hinzufügen müssen (z. B. wenn Sie diese Funktion für einen bestehenden Kundenstamm nutzen möchten), können Sie dies in großen Mengen auf der Seite Konten tun oder das Import-Tool verwenden (siehe unten).

Zuweisung von Teammitgliedern zu Rollen über die Seite Konten

To set up the same team member roles for several existing accounts at once :

1. Go to Clients > Accounts from the sidebar menu. Select checkboxes next to the accounts you want to update. The fastest way to do this is to apply an appropriate filter to the account list and select the Select All checkbox. If you don’t have an appropriate filter, just select clients manually.

2. Klicken Sie auf . Weitere Aktionen oberhalb der Liste und wählen Sie Rollen verwalten.

3. Wählen Sie in der Seitenleiste Rollen zuweisen in der Spalte Aktionen für jedes Teammitglied, dem Sie Rollen zuweisen möchten. Wählen Sie dann die zuzuweisenden Rollen aus und klicken Sie auf Fertig. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Sie erhalten eine E-Mail, wenn die Rollen aktualisiert wurden.

Zuweisung von Teammitgliedern zu Rollen in großen Mengen über das Import-Tool

This method is a huge time-saver as you can allocate team members to roles in bulk, both to your new and existing accounts.  For adding roles to new accounts, follow the common import procedure and make sure to include a column for each account role. 

Wenn Sie Teammitgliedern Rollen für Ihre bestehenden Konten zuweisen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Exportieren Sie zunächst alle Ihre Konten. Gehen Sie To do zu Kunden > Konten in der Seitenleiste und klicken Sie dann auf das Export-Symbol. Sie erhalten eine E-Mail mit dem Download-Link.

2. Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei und löschen Sie alle Spalten mit Ausnahme der Spalte für den Kontonamen aus dem Arbeitsblatt. 

   

   Hinweis

   Stellen Sie sicher, dass Sie keine Spalten haben, die sich auf Kontakte beziehen. Auf diese Weise werden beim Massenimport keine Kontaktschaltflächen oder andere kontaktbezogene Einstellungen geändert.

3. Fügen Sie für jede Kontorolle, die Sie hinzufügen möchten, Spalten hinzu, geben Sie die Daten ein und speichern Sie die Datei dann. Beachten Sie das Folgende:

• Prüfen Sie, ob die Spalten der Kontorollen den Kontorollen im System entsprechen (auf diese Weise werden die Spalten automatisch zugeordnet).

• Überprüfen Sie die Namen der Teammitglieder zweimal. Wenn ein Mitarbeiter in der Tabelle nicht vorhanden ist, wird er der Rolle nicht zugewiesen.

  

4. Laden Sie die Kalkulationstabelle in TaxDome hoch, indem Sie auf die Schaltfläche SchaltflächeImportieren auf der Seite Kunden > Konten klicken.

   

5. Für die Kontotyp wählen Sie Ignorieren, damit dieses Feld nicht aktualisiert wird.

   

6. Wählen Sie das Feld FeldKontorolle für jede Kontorollenspalte. Wenn die Spaltentitel in Ihrer Kalkulationstabelle mit den Kontorollen im System übereinstimmen, werden sie automatisch zugewiesen.

   

7. Überspringen Sie die anderen Schritte des Imports. Achten Sie darauf, dass Sie Ignorieren für alle Kontaktfelder.

   

8. Klicken Sie auf . Import starten im letzten Schritt. Es werden keine neuen Konten oder Kontakte erstellt. Stattdessen werden die Teammitglieder Kontorollen in Ihren bestehenden Kundenkonten zugewiesen.

   

9. Überprüfen Sie die zugewiesenen Teammitglieder in den Konten der Kunden. 

   

Schritt 3. Beginnen Sie mit der Verwendung von Kontorollen in Ihrem workflow

Sobald Sie Kontorollen erstellt und ihnen Teammitglieder für jeden Kunden zugewiesen haben, können Sie damit beginnen, sie in Ihrem workflow:

• Sie können Rollenzuweisungen in Aufgabe Vorlagen und verwenden Sie sie für pipeline Automatisierungen. 

• Sie können in Ihren Auftrag Rollen zuordnen und diese bei der Erstellung von Auftrag verwenden. 

• Oder Sie können bei der Erstellung einzelner Artikel Rollen verwenden, die auf den Vorlagen basieren oder nicht. 

  To learn more, go the detailed article on using account roles in your workflow.

Wer kann das tun?

Only firm owners and admins can create account roles and change them.  However, assigning/reassigning existing roles to accounts could also be done by team members with the View all accounts (or, instead, have access to accounts where they are updating the role assignees), Manage accounts and Assign team members access rights granted .

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