Team verwalten (Basic): Kontorollen
Aufgabe und Auftrag Zuweisungen können anstrengend sein, vor allem, wenn ein Team aus mehr als drei Personen besteht. Deshalb sollten Sie stattdessen die Verwendung von Kontorollen in Betracht ziehen. Hier erfahren Sie, wie Sie Kontorollen in Ihrem Portal einrichten und damit die Zuweisung von Aufgabe/Auftrag vereinfachen können.
Kontorollen, erklärt
Die automatische Zuweisung von Aufgaben/Aufträge an die richtigen Teammitglieder ist einer der wichtigsten Schritte in Ihrem workflowum sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter rechtzeitig mit der Bearbeitung ihrer Aufgaben beginnen. Wenn Sie jedoch viele Mitarbeiter haben, können Sie den Empfänger nicht einfach zur Vorlage Aufgabe/Auftrag hinzufügen, da bei der Verwendung in pipeline Automatisierungen hängt der Empfänger nicht nur von der Art der Aufgabe , sondern auch vom Kunden ab. An dieser Stelle kommen die Kontorollen ins Spiel.
Mit Kontorollen können Sie Aufträge und Aufgaben nicht einem bestimmten Teammitglied, sondern einer Kontorolle zuweisen, z. B. Steuerberater, Berater, Buchhalter, Kundenbetreuer, Prüfer usw. Die Liste dieser Rollen ist vollständig anpassbar und kann auf Portalebene entweder vom Firmeninhaber oder von Administratoren eingerichtet werden.
Sobald Sie Kontorollen erstellt haben, können Sie festlegen, welche Teammitglieder für welche Kunden zuständig sein sollen. So können Sie z. B. Teammitglied 1 für einige Kunden als Buchhalter festlegen, während für andere Kunden stattdessen Teammitglied 2 mit dieser Rolle betraut wird.
Auf diese Weise wird bei der automatischen Erstellung von Aufgabe/Auftrag der Empfänger auf der Grundlage der Auswahl der Kontorolle für das jeweilige Kundenkonto festgelegt.
Im Allgemeinen läuft die Verwendung von Kontorollen wie folgt ab:
1. Sie definieren die Kontorollen und fügen sie dem Portal hinzu.
2. Sie update alle Kundenkonten, um das/die Teammitglied(er) einzubeziehen, die jede Rolle für den Kunden ausführen. Dies kann in großen Mengen erfolgen.
3. Sie fügen Kontorollen zu Aufgabe/Auftrag Vorlagen anstelle von bestimmten Teammitgliedern hinzu.
4. Bei der Verwendung von Aufgabe Vorlagen in pipeline Automatisierungen und Auftrag Vorlagen bei der automatischen Auftrag Erstellung werden Aufgaben/Aufträge automatisch zugewiesen Teammitgliedern zugewiesen, die diesen Rollen für bestimmte Kunden zugeordnet sind.
Kontorollen sollen bei der Verteilung von Aufgaben helfen, indem sie Aufschluss darüber geben, wer für was zuständig ist. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Kontorollen keinen Einfluss auf Systemrollen wie Admin oder Mitarbeiter haben. Sie haben auch keinen Einfluss auf die Zugriffsrechte des jeweiligen Mitarbeiters.
Schritt 1. Kontorollen hinzufügen
Um mit der Verwendung von Kontorollen zu beginnen, müssen Sie zunächst festlegen, welche Kontorollen Sie benötigen, und diese zu Ihrem Portal hinzufügen. Sie können eine von zwei Möglichkeiten nutzen, um sie hinzuzufügen:
- Über die Einstellungen: Gehen Sie zu Einstellungen > Team & Pläne und wechseln Sie auf die Registerkarte Rollen . Klicken Sie auf Neue Rolle oder Rolle erstellen. Geben Sie den Rollennamen ein und klicken Sie auf Speichern.
- Von Kundenkonten aus: Öffnen Sie ein Kundenkonto und wechseln Sie auf die Registerkarte Info . Klicken Sie im Abschnitt Kontorollen auf Rolle erstellen. Geben Sie den Rollennamen ein und klicken Sie auf Speichern. Diese Rolle wird für alle Kundenkonten verfügbar sein.
Schritt 2. Weisen Sie den Teammitgliedern die Rollen für jeden Kunden zu
Sobald Sie Ihre Kontorollen erstellt haben, müssen Sie die Teammitglieder den Rollen für jeden Kunden zuweisen. Ein einzelnes Teammitglied kann zugewiesen je nach Kunde verschiedene Rollen haben, ein Teammitglied kann mehrere Rollen gleichzeitig innehaben, und mehrere Teammitglieder können einer Rolle zugewiesen werden.
Sie können dies für jeden Kunden einzeln oder in großen Mengen tun:
- Einzeln: Öffnen Sie das Kundenkonto und wechseln Sie auf die Registerkarte Info . Wählen Sie im Abschnitt Kontorollen ein oder mehrere Teammitglieder aus, denen Sie bestimmte Rollen zuweisen möchten.
- In großen Mengen: Wenn Sie Kontorollen für viele Kunden auf einmal hinzufügen müssen (z. B. wenn Sie diese Funktion für einen bestehenden Kundenstamm nutzen möchten), können Sie das Import-Tool verwenden (siehe unten).
Zuweisung von Teammitgliedern zu Rollen in großen Mengen über das Import-Tool
Diese Methode ist eine enorme Zeitersparnis, da Sie Teammitgliedern in großen Mengen Rollen zuweisen können, sowohl für neue als auch für bestehende Konten.
Um neuen Konten Rollen hinzuzufügen, folgen Sie dem üblichen Importverfahren und stellen Sie sicher, dass Sie für jede Kontorolle eine Spalte einfügen.
Wenn Sie Teammitgliedern Rollen für Ihre bestehenden Konten zuweisen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Exportieren Sie zunächst alle Ihre Konten. To do Gehen Sie dazu im Menü der Seitenleiste auf Kunden > Konten und klicken Sie dann auf das Export-Symbol. Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Download-Link.
2. Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei und löschen Sie alle Spalten aus der Tabelle mit Ausnahme der Spalte für den Kontonamen. Fügen Sie Spalten für jede Kontorolle hinzu, die Sie hinzufügen möchten, geben Sie die Daten ein und speichern Sie die Datei. Beachten Sie die folgenden Hinweise:
- Prüfen Sie, ob die Spalten der Kontorollen den Kontorollen im System entsprechen (auf diese Weise werden die Spalten automatisch zugeordnet).
- Überprüfen Sie die Namen der Teammitglieder zweimal. Wenn ein Mitarbeiter in der Tabelle nicht vorhanden ist, wird er der Rolle nicht zugewiesen.
3. Laden Sie die Kalkulationstabelle auf TaxDome hoch, indem Sie auf der Seite Kunden > Konten auf die Schaltfläche Importieren klicken.
4. Wählen Sie für den Kontotyp Ignorieren, damit dieses Feld nicht aktualisiert wird.
5. Markieren Sie das Feld Kontorolle für jede Kontorollenspalte. Wenn die Spaltentitel in Ihrer Kalkulationstabelle mit den Kontorollen im System übereinstimmen, werden sie automatisch zugewiesen.
6. Überspringen Sie die anderen Schritte des Imports. Achten Sie darauf, dass Sie für alle Kontaktfelder die Option Ignorieren wählen.
7. Klicken Sie im letzten Schritt auf Import starten . Es werden keine neuen Konten oder Kontakte erstellt. Stattdessen werden die Teammitglieder den Kontorollen in Ihren bestehenden Kundenkonten zugewiesen.
8. Überprüfen Sie die zugewiesenen Teammitglieder in den Konten der Kunden.
Schritt 3. Beginnen Sie mit der Verwendung von Kontorollen in Ihrem workflow
Sobald Sie Kontorollen erstellt und ihnen Teammitglieder für jeden Kunden zugewiesen haben, können Sie sie in Ihrem workflow. Im Moment ist dies auf zwei Arten möglich:
- Durch Hinzufügen von Kontorollen zur Vorlage Aufgabe anstelle von Beauftragten und anschließende Verwendung dieser Vorlage in pipeline Automatisierungen (z. B. automatische Zuweisung der Überprüfung Aufgabe an die Teammitglieder, die als Überprüfer für bestimmte Kunden festgelegt wurden)
- Durch Hinzufügen von Kontorollen zur Vorlage Auftrag anstelle von Empfängern und anschließende Verwendung in Auftrag Wiederholungen (z. B. wiederkehrende Auftrag immer zugewiesen an den dem Kunden zugewiesenen Buchhalter)
3.1. Kontorolle zu einer Auftrag/Aufgabe Vorlage hinzufügen
Um mit der Verwendung von Kontorollen in Ihrem workflowzu verwenden, müssen Sie eine Vorlage einrichten:
1. Gehen Sie zu Vorlagen >Firmenvorlagen und wechseln Sie auf die Registerkarte Aufgaben oder Aufträge Registerkarte. Klicken Sie auf Vorlage erstellen oder wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus, die Sie anpassen möchten.
2. Im Abschnitt Beauftragte(r) Abschnitt wählen Sie Rollen. Fügen Sie im Feld zugewiesen Rollen eine Rolle hinzu, die Sie mit dieser Vorlage verknüpfen möchten.
3.2a Einrichten von pipeline Automatisierungen mit Aufgabe Vorlage
Jetzt können Sie die von Ihnen erstellte Vorlage Aufgabe in pipeline automations verwenden:
1. Öffnen Sie die pipeline die Sie zur Bearbeitung benötigen, und wählen Sie eine Stufe aus, der Sie die Automatisierung hinzufügen möchten.
2. Fügen Sie die Seite Aufgabe Automatisierung hinzu und wählen Sie die Vorlage, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.
Wenn Aufträge nun diese Stufe eingibt, werden Aufgabe Empfänger automatisch zugewiesen basierend auf den Kontorollen im Kundenkonto.
3.2b. Einrichten von Auftrag Wiederholungen mit Auftrag Vorlage
Sie können die Vorlage Auftrag verwenden, die Sie unter Auftrag recurrences erstellt haben:
1. Öffnen Sie die Auftrag Wiederholung, die Sie zur Bearbeitung benötigen.
2. Wählen Sie im Feld Auftrag die Vorlage, die Sie im vorherigen Schritt eingerichtet haben.
Wenn nun neue Aufträge aus dieser Wiederholung erstellt werden, werden Auftrag Empfänger automatisch zugewiesen auf der Grundlage der Kontorollen.
Wer kann das tun?
Nur Firmeninhaber und Administratoren können Kontorollen erstellen und ändern. Die Zuweisung/Neuzuweisung bestehender Rollen zu Konten kann jedoch auch von Teammitgliedern mit denZugriffsrechten "Konten verwalten" und " Teammitglieder zuweisen " vorgenommen werden.
