🏁 Ihre erste Woche mit TaxDome: Onboarding Checkliste
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Hallo, TaxDome Benutzer. Herzlich willkommen!
Hier führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, wie Sie Ihre Kanzlei auf TaxDome zum Laufen bringen. Lernen Sie hier alle Grundlagen kennen, um sofort loslegen zu können.
Gehen Sie die einzelnen Schritte unten durch und führen Sie dann die erforderlichen Aktionen in Ihrem Portal durch.
Tipp: Laden Sie die Checkliste zum Onboarding herunter, um Ihre Fortschritte zu verfolgen.
Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:
- Erste Schritte mit TaxDome Workflow
- Richten Sie Ihr CRM ein
- Grundlagen der Kundenkommunikation
- Laden Sie Ihr Team ein
Erste Schritte mit TaxDome Workflow
Ziel: Erstellen Sie schnell alle notwendigen Inhalte - wie E-Mails, Fragebogen und Auftragsschreiben - um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Probieren Sie dann Ihre wichtigsten Automatisierungen an einem Testkundenkonto aus.
Empfohlene Schritte: Tun Sie dies sofort!
- Erstellen Sie ein Testkundenkonto auf TaxDome mit einer nicht-beruflichen E-Mail-Adresse. So können Sie alles überprüfen, bevor Sie echte Kunden hinzufügen. Außerdem können Sie TaxDome sowohl von der Firmen- als auch von der Kundenseite aus einsehen.
- Kopieren Sie das TaxDome Onboarding : Beispielvorlage Workflow aus unserer Bibliothek. Wir haben eine vollautomatische Pipeline-Vorlage für Sie erstellt. Schauen Sie sich an wie alles funktioniert.
- Fügen Sie den ersten Auftrag zur Pipeline für Ihr Beispielkundenkonto hinzu. Prüfen Sie den automatisierten Workflow Prozess von Seiten der Firma und des Kunden.
- Automatisieren Sie das Hinzufügen von Aufträge. Wenn Aufträge automatisch erstellt wird, müssen Sie to do nicht immer wieder die gleiche Routine durchführen.
Achtung! Probieren Sie eine neue Pipeline immer mit einem Testkonto aus, bevor Sie es mit echten Aufträgen verbinden. Auf diese Weise sehen Sie, ob alles funktioniert oder ob Sie Änderungen vornehmen müssen.
Optionale Schritte: Wir bieten viele weitere großartige Funktionen, die Sie erkunden sollten.
- Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben: Erstellen Sie automatisch die Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen.
- Fügen Sie Wenn-Dann-Regeln zu Ihren Pipelines hinzu: Richten Sie spezifische Automatisierungen ein, die für bestimmte Kundenkonten ausgelöst werden, und verschieben Sie bestimmte Aufträge automatisch in bestimmte Phasen.
- Passen Sie Auftragskarten an: Fügen Sie relevante Informationen zu den Auftragskarten hinzu, damit ihre wichtigen Details angezeigt werden, während sie sich durch eine Pipeline bewegen.
Richten Sie Ihr CRM ein
Ziel: Alle Kundendaten auf TaxDome
Empfohlene Schritte: Und sofort geht's los!
- Kennen Sie den Unterschied zwischen Konten und Kontakten. Ein Konto ist eine Einheit, ein Kontakt eine Person. Sie verwalten Konten auf TaxDome: Einige können persönliche Konten sein, andere geschäftliche Konten. Die eigentlichen Personen (auch Kunden genannt), die Konten auf TaxDome haben, werden durch Kontakte identifiziert, d. h. durch Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse.
- Bereiten Sie Ihre Kundenkontenliste für den Import vor. Erfassen Sie alle Ihre Kunden auf TaxDome, indem Sie deren Daten aus einer CSV-Datei importieren. Die meisten Steuersoftwares und E-Mail-Plattformen können eine CSV-Datei erstellen.
- Importieren Sie Ihre CSV-Datei auf TaxDome. Sobald die CSV-Datei vorbereitet ist, können Sie Ihre Kundendaten an TaxDome übertragen.
- Laden Sie Ihre Kunden zu TaxDome ein. Schicken Sie Ihren Kunden Einladungen zur Nutzung ihres TaxDome Portals. Dort können sie Steuererklärungen ausfüllen, wichtige Dokumente austauschen, Rechnungen bezahlen, ihr Zahlungsverhalten einsehen, sich über anstehende Fristen informieren, Fragen beantworten und vieles mehr - alles an einem Ort.
Optionale Schritte: Wir bieten viele weitere großartige Funktionen, die Sie erkunden sollten.
- Tags erstellen: Erstellen Sie Tags, um Ihre verschiedenen Kundentypen zu identifizieren, und wenden Sie sie dann beim Importieren an. Tags ist besonders praktisch, wenn Sie Listen filtern. Einige Beispiele für Tags für verschiedene Arten von Kunden: Buchhaltung, Ertrag, Monatlich, Vierteljährlich.
- Erstellen/bearbeiten Sie eine Standard-Ordner-Vorlage: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur für Ihre Kundendokumente verwenden, erstellen Sie vor dem Importieren Ihrer Kunden eine Ordnervorlage für diese auf TaxDome .
- Richten Sie benutzerdefinierte Felder ein: Sie müssen mehr über Ihre Kunden wissen als nur deren Namen und E-Mail-Adressen. To do Dazu benötigen Sie benutzerdefinierte Felder. Denken Sie an: Adresse, Postleitzahl , Geburtstag mit einem leeren Feld, das mit den Details der jeweiligen Person ausgefüllt wird. Sie können diese benutzerdefinierten Felder auch als Shortcodes verwenden (ein Code, der in einer Nachricht oder E-Mail zum Namen einer Person wird), um Zeit zu sparen und die Kommunikation zu personalisieren.
- Stellen Sie Ihren Kunden TaxDome vor: Sehen Sie sich unsere tollen Tipps und Vorlagen an.
Grundlagen der Kundenkommunikation
Ziel: Machen Sie sich mit allen Möglichkeiten vertraut, wie Sie Dokumente austauschen und mit Ihren Kunden und Teammitgliedern kommunizieren.
Empfohlene Schritte: Tun Sie dies sofort!
- Entdecken Sie, wie Dokumente funktionieren. Jedes Kundenkonto hat eine Registerkarte " Dokumente", auf der die Dokumente gespeichert werden.
- Erfahren Sie, wie Sie E-Signaturen anfordern können. E-Signaturen ermöglichen es Kunden, ihre vorbereiteten Dokumente und Formulare direkt auf ihrem Portal TaxDome zu unterzeichnen. Ein oder mehrere Kunden können ein Dokument elektronisch unterzeichnen.
- Synchronisieren Sie Ihre E-Mails. Sobald Ihre E-Mails mit TaxDome synchronisiert sind, haben Sie einen gemeinsamen Posteingang mit jedem Kunden. Außerdem werden Sie über neue E-Mails von Kunden benachrichtigt.
- Nutzen Sie unser sicheres Messaging. Mit unserer Chats-Funktion können Sie sicher und in Echtzeit mit Kunden und Teammitgliedern kommunizieren. Nutzen Sie Chats, um Termine zu vereinbaren oder Kunden nach fehlenden Dokumenten oder anderen Dingen zu fragen, die Sie von ihnen benötigen.
Optionale Schritte: Wir bieten viele weitere großartige Funktionen, die Sie erkunden sollten.
- Laden Sie die TaxDome Desktop-App herunter und installieren Sie sie. Damit können Sie Dokumente auf TaxDome auf viele verschiedene Arten hochladen, ohne einen Browser zu benutzen.
- Verwenden Sie TaxDome Drive, um Dokumente zu kopieren. Mit diesem großartigen Tool können Sie Dokumente per Drag-and-Drop von Ihrem Dateimanager auf TaxDome kopieren.
Laden Sie Ihr Team ein
Ziel: Ein schönen und makellosen Workflow mit dem Team
Empfohlene Schritte: Tun Sie dies sofort!
- Fügen Sie Ihre Teammitglieder als Benutzer zu TaxDome hinzu. Wählen Sie ein Jahres- oder Monatsabonnement für Ihre Teammitglieder. Geben Sie ihnen je nach ihren Aufgaben die erforderlichen Zugriffsrechte.
- Weisen Sie Ihre Teammitglieder Kunden zu. Solange Teammitglieder keinen Zugriff auf Kundenkonten haben, sind sie auf TaxDome eingeschränkt. Geben Sie ihnen nur Zugriff auf bestimmte Kundenkonten oder auf alle Kundenkonten. Sie können auch Zugang zu Konten erhalten, wenn ihnen bestimmte Aufgaben zugewiesen werden.
- Machen Sie Pipelines für Ihre Teammitglieder verfügbar. Teammitglieder müssen zu Pipelines hinzugefügt werden, um Zugriff darauf zu haben. Selbst wenn ein Auftrag für das zugewiesene Konto eines Teammitglieds zu einer Pipeline hinzugefügt wird, haben sie keinen Zugriff darauf, bis Sie die Pipeline bearbeiten.
Optionale Schritte:
- Verstehen Sie die Rollen der Teammitglieder: So können Sie Ihre Arbeit effizienter gestalten.
- Verstehen Sie die Beauftragten der Aufgaben: Weisen Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zu, sowohl innerhalb als auch außerhalb Pipelines.
- Erkunden Sie die Möglichkeiten der Teamkommunikation: Verwenden Sie @-Erwähnungen für die In-App-Kommunikation mit Teammitgliedern.
Tipp: Informieren Sie sich über die unterhaltsamen, interaktiven Kurse, die wir an der TaxDome Akademie kostenlos anbieten.