CRM (Basic): Kontakte hinzufügen

Kontakte sind die Menschen, mit denen Sie während Ihrer Arbeitszeit zu tun haben. In unserer Funktion Kontakte speichern Sie alle persönlichen Daten dieser Personen. Die dort aufgeführten E-Mail-Adressen ermöglichen den Kunden den Zugang zum Portal TaxDome (ohne eine E-Mail in den Kontakten können sich die Kunden nicht anmelden). Außerdem können Sie die Kontakte nutzen, um die Daten von Mitarbeitern, potenziellen Kunden, Partnern und Familienmitgliedern der Kunden zu speichern. Informieren Sie sich hier über die verschiedenen Möglichkeiten, Kontakte zum System hinzuzufügen.

Hinweis! Wenn Sie Kundenkontakte hinzufügen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie nicht die E-Mail-Adressen von Firmenmitgliedern verwenden, um Probleme bei der Anmeldung zu vermeiden.

Neue Kontakte können auf TaxDome von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter mit Zugriffsrechten für die Kontakte zu verwalten.

Hier sind verschiedene Möglichkeiten to do :

• Kontakte beim Erstellen eines neuen Kontos hinzufügen
• Kontakte über die Schaltfläche Neu hinzufügen
• Hinzufügen von Kontakten in großen Mengen durch Importieren einer CSV-Datei
• Hinzufügen von Kontakten in großen Mengen durch Importieren einer Kontaktliste aus der E-Mail (vcard)
• Hinzufügen von Kontakten beim Hochladen von Dokumenten in der Windows-App

Kontakte über die Schaltfläche Neu hinzufügen

Mit dieser Option können Sie jeweils einen Kontakt hinzufügen, was hilfreich ist, wenn Sie potenzielle Kunden oder jemanden, mit dem Sie in Kontakt bleiben müssen, hinzufügen möchten.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oben links und wählen Sie dann Kontakt aus dem Pulldown-Menü.

2. Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein.

3. Das war's! Klicken Sie auf Erstellen , um den Kontakt mit dem Standard-Namensformat zu speichern.

Lesen Sie mehr über die Funktionen zur Erstellung von Kontakten im Detail:

1. Kontaktinformationen: Die Eingabe der persönlichen Daten jedes Kunden stellt sicher, dass Sie diese Informationen zur Hand haben, z. B. die Telefonnummer oder die Adresse. 

2. Benutzerdefinierte Felder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Kontakte erstellt haben, werden diese hier angezeigt. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten CRM Felder erstellen können.

3. E-Mail: Die Kunden benötigen eine E-Mail-Adresse, um sich bei ihrem Portal anzumelden. Wenn ein Kunde keine hat, kann er nicht auf sein TaxDome Konto zugreifen. Fügen Sie bei Bedarf weitere E-Mail-Felder hinzu: Dazu müssen Sie benutzerdefinierte CRM Felder erstellen.

4. Tags: Weisen Sie Tags zu, um Ihre Kontakte zu organisieren (mehr über Tags).

5. Rufnummern: Sie können alle Telefonnummern in diesem Block hinzufügen. Mit der Optionsschaltfläche neben jeder Telefonnummer können Sie die primäre Telefonnummer auswählen, die für SMS verwendet werden soll.

6. Adresse: Fügen Sie die vollständige Adresse des Kontakts hinzu, um sicherzustellen, dass er organisiert und leicht zu finden ist.

7. Verknüpfte Konten: Um Zeit zu sparen, können Sie Ihr(e) Konto(s) direkt mit dem neuen Kontakt verknüpfen. Klicken Sie auf " Konten verknüpfen" und wählen Sie dann das vorhandene Konto aus.

8. Erstellen: Klicken Sie hier, um Ihren Kontakt zu speichern.

Hinzufügen von Kontakten durch Importieren einer CSV-Datei

Mit unserem Import-Tool können Sie Kontakte in großen Mengen zu TaxDome hinzufügen. Obwohl es in erster Linie zum Hinzufügen von Kontakten zusammen mit Konten verwendet wird, können Sie auch einzelne Kontakte aus CSV-Dateien importieren. So geht's.

1. Sobald Sie Ihre CSV-Datei mit den Daten von CRM haben, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten oder Kunden > Kontakte , klicken Sie auf Importieren und laden Sie dann Ihre Datei hoch. 

2. Da Sie keine Konten importieren werden, klicken Sie im Schritt Konten zuordnen auf X rechts neben der Spalte CSV auswählen für das Feld Kontoname. Dadurch werden auch die Abschnitte ausgeblendet, die sich auf den Kontenimport beziehen.

3. Überprüfen Sie im Schritt " Kontakte zuordnen " die Namen der Spaltenüberschriften in Ihrer Kalkulationstabelle auf der linken Seite. Die Namen der Spaltenüberschriften in Ihrer Kalkulationstabelle, die mit den Namen der Kontakteigenschaften von TaxDome übereinstimmen (z. B.Vorname, Telefon, E-Mail, Ort), werden automatisch zugeordnet. Für jede CSV-Eigenschaft können Sie:

• Wählen Sie eines der vorhandenen Kontaktfelder oder erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld. 
• Wählen Sie im Feld Aktion die Option Ignorieren , um sie nicht zu importieren. 
• Weisen Sie den neu erstellten Kontakten automatisch Tags zu. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel über das Zuweisen von Tags.

4. Im Schritt " Überprüfung" können Sie sehen, welche Kontakte mit welchen Namen und E-Mail-Adressen erstellt werden. Wenn alles gut aussieht, klicken Sie aufImport starten . Wenn nicht, gehen Sie zurück und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.

Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Sie sehen die hinzugefügten Kontakte auch auf der Seite Kunden > Kontakte .

Wenn Sie diese Kontakte später mit Konten verknüpfen müssen, können Sie dies entweder bei der Bearbeitung eines Kontakts oder über ein Kundenkontoprofil tun.