Buchhaltungstransaktionen bearbeiten

Transaktionen (der Buchhaltungs-Hub) ist eine neue TaxDome , die die Kommunikation zwischen Buchhaltern und Kunden optimiert. Der Buchhaltungs-Hub ist in QuickBooks Online integriertOnline ermöglicht es Buchhaltern, Transaktionen mit fehlenden oder falschen Informationen zu finden, mit Kunden zu kommunizieren und Probleme zu lösen – alles direkt in TaxDome.

Transaktionen, erklärt

Um Buchhaltungstransaktionen direkt in TaxDome überprüfen und kategorisieren zu können, müssen Firmeninhaber oder Administratoren eine Verbindung zum QuickBooks Ihres Kunden herstellen QuickBooks Anschließend TaxDome die Transaktionsliste in den Abschnitt „Transaktionen” des Kundenkontos.

Transaktionen werden in einem übersichtlichen, tabellenbasierten Format angezeigt , sodass Sie leicht erkennen können, welche Transaktionen Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Alle in TaxDome updates TaxDome automatisch mit QuickBooks Online synchronisiert, wodurch manuelle Arbeit reduziert wird und die Aufzeichnungen korrekt bleiben.

Für Kunden bietet diese Funktion ein nahtloses Erlebnis: Nachdem Sie ihr QuickBooks Online mit TaxDome verbunden haben, finden alle Kommunikationen und Aktionen direkt im Mandantenportal statt. Es ist nicht notwendig, zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln – alles findet in einer sicheren Oberfläche statt.

Fragen zu Transaktionen stellen

Sie können Kunden direkt im Bereich „Transaktionen“ um Klärung der Transaktionsdetails bitten – entweder für eine einzelne Transaktion oder für mehrere gleichzeitig .

Fragen Sie nach einer Transaktion

Eine Frage zur Transaktion stellen:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Transaktionen“ des Kundenkontos.

2. Klicken Sie in der Spalte „Kommunikation mit dem Kunden “ auf „Kunden fragen“.

3. Wählen Sie eine der Fragenvorlagen aus oder verfassen Sie eine neue Frage.

4. Klicken Sie auf Senden.

In großen Mengen fragen

Wenn Sie dieselbe Frage zu mehreren Transaktionen stellen müssen, können Sie dies auf einmal tun:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Transaktionen“ des Kundenkontos.

2. Wählen Sie die Transaktionen, zu denen Sie Fragen haben, aus der Liste aus.

3. Klicken Sie auf „Kunden fragen“.

   

4. Wählen Sie eine der Fragenvorlagen aus oder verfassen Sie eine neue Frage.

5. Klicken Sie auf „Frage senden“ und bestätigen Sie die Aktion.

   

Nachdem Sie die Frage gesendet haben:

• Wenn eine Frage zu einer Transaktion unbeantwortet bleibt, wird diese geklärt, und Ihre neue Frage löst eine neue Kommunikation aus.
• Wenn eine Transaktion als „Überprüft“ markiert ist, wird sie wieder auf „Überprüfung erforderlich“ zurückgesetzt und die Kommunikation wird wieder aufgenommen.

Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Kunde geantwortet hat. Wenn Sie keine weiteren Nachfassaktionen mehr durchführen müssen, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Kommunikation beenden”.

Sie können jederzeit weitere Fragen stellen, auch nachdem Sie die vorherige Kommunikation abgeschlossen haben. Klicken To do die drei Punkte neben der abgeschlossenen Kommunikation und wählen Sie „Eine weitere Frage stellen“.

Fragenvorlagen erstellen

Um häufige Fragen nicht erneut eingeben zu müssen, erstellen Sie wiederverwendbare Fragenvorlagen. Geben Sie Ihre Frage in das Nachrichtenfeld ein und klicken Sie auf „Zu Favoriten hinzufügen“. Die Vorlage wird sofort gespeichert und ist für alle Kundenkonten verfügbar.

Um eine Fragenvorlage zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben der Frage.

Wie erfahre ich, dass ich neue Antworten vom Kunden erhalten habe?

Um über neue Transaktionsantworten auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie Benachrichtigungen aktivieren . Sie erhalten nur Benachrichtigungen zu Kunden, auf die Sie Zugriff haben.

So aktivieren Sie die Transaktionsbenachrichtigungen:

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen .

2. Aktivieren Sie im Abschnitt „Benachrichtigungseinstellungen “ die Option „Transaktionen“.

You will then receive a daily Email or Inbox+ notification at 9:00 AM. It will contain:

• Anzahl der in den letzten 24 Stunden eingegangenen Kundenantworten
• Gesamtzahl der Antworten, die noch geprüft werden müssen
• Fünf aktuelle Antworten mit dem Link. Über den Link gelangen Sie direkt zur Transaktionstabelle, die so gefiltert ist, dass nur Transaktionen mit Antworten angezeigt werden.

Transaktionen kategorisieren

Sie können die Kategorie in der Spalte „Split“ für jede Transaktion ändern, die keine Untertransaktionen oder untergeordneten Einzelposten enthält. Dadurch wird automatisch update in QuickBooks aktualisiert.

So ändern Sie eine Transaktionskategorie:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Transaktionen“ des Kundenkontos.

2. Klicken Sie in der Spalte „Aufteilen“ auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die entsprechende Kategorie aus. Das Dropdown-Menü zeigt alle aktiven Optionen aus dem Kontenplan des Kunden an.

Transaktionen als geprüft markieren

Sie können eine Transaktion als geprüft markieren, sobald Sie eine Antwort erhalten haben. So können Sie sich ganz auf die Transaktionen konzentrieren, die noch bearbeitet werden müssen, und den Überblick über bereits geprüfte Transaktionen behalten.

Um eine Transaktion in der Transaktionstabelle als geprüft zu markieren, klicken Sie neben der Transaktion in der Spalte „Aktionen” auf „Als geprüft markieren ”. Die Transaktion wird dann vom Reiter „Muss geprüft werden ” zum Reiter „Geprüft” verschoben.

Um Ihre Arbeit zu beschleunigen, können Sie Transaktionen gesammelt als geprüft markieren. Wählen To do die Transaktionen aus, klicken Sie auf „Als geprüft markieren” und bestätigen Sie die Aktion.

Transaktion erneut öffnen

Wenn zusätzliche Kommunikation oder Überprüfung erforderlich ist, können Sie die Transaktion jederzeit wieder öffnen. Gehen To do auf die Registerkarte „Überprüft“ und klicken Sie neben der Transaktion auf „Wieder öffnen “. Sie können auch eine Frage zu einer Transaktion stellen, woraufhin diese automatisch wieder auf die Registerkarte „Überprüfung erforderlich“ verschoben wird.

Um Transaktionen in großen Mengen wieder zu öffnen, wählen Sie die Transaktionen aus, klicken Sie auf „Wieder öffnen“ und bestätigen Sie die Aktion.

Arbeiten mit Transaktionen aus Bank Feeds

Um mit Bankfeed-Transaktionen in TaxDome zu arbeiten, weisen Sie diese zunächst einem beliebigen Konto in QuickBooks Online zuOnline einschließlich eines nicht kategorisierten Kontos). Nach zugewiesen werden die Transaktionen TaxDome der nächsten manuellen oder automatischen Synchronisierung automatisch mit TaxDome synchronisiert , und Sie können wie gewohnt damit arbeiten: Fragen stellen und kategorisieren.

Mit hochgeladenen Dokumenten arbeiten

Zusammen mit den Antworten können Kunden mehrere Dateien hochladen und diese in Ordnern mit Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten ablegen. Diese Dateien werden in der Tabelle „Transaktionen“ in der Spalte „Anhänge“ angezeigt. Die grüne Beschriftung zeigt die Anzahl der angehängten Dateien an.

Sie können diese Dateien öffnen und mit ihnen arbeiten , genauso wie mit allen anderen Dokumenten in TaxDome.

Kunden an offene Fragen erinnern

Standardmäßig erhält der Kunde einmal pro Woche, jeweils montags um 9:00 Uhr in seiner Zeitzone, eine Benachrichtigung über unbeantwortete Fragen zu seinen Transaktionen.

Sie können dem Kunden auch jederzeit manuell eine E-Mail-Erinnerung senden. To do :

1. Klicken Sie oben in der Transaktionsliste auf die Schaltfläche „Kunden benachrichtigen “.

2. Es öffnet sich ein Fenster mit einer vorab ausgefüllten E-Mail-Nachricht. Sie können den Text bei Bedarf bearbeiten.

3. Klicken Sie auf Senden.

Regelmäßige und manuelle Datenaktualisierung

Um die Transaktionen auf dem neuesten Stand zu halten, wird jede Nacht automatisch eine regelmäßige Synchronisierung ausgelöst. Das Datum der letzten Synchronisierung wird oben rechts auf der Seite „Transaktionen“ angezeigt.

Wenn Sie aktuelle Daten aus QuickBooks benötigen, können Sie auch eine manuelle Synchronisierung starten. So aktualisieren Sie die Daten manuell:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Transaktionen“ des Kundenkontos.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mit QBO synchronisieren “.

   

Kunden nach status filtern

Im Abschnitt „Konten “ können Sie schnell erkennen, welche Kunden Transaktionen haben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Um herauszufinden, welche Transaktionen noch unbeantwortet sind und welche zur Kategorisierung bereit sind, verwenden Sie den Filter „Transaktionsfragen“ und beobachten Sie die Zähler in den Spalten „Transaktionen: Warten auf Antwort “ und „Transaktionen: Beantwortet “.

Um Transaktionen anzuzeigen, die Aufmerksamkeit erfordern:

1. Gehen Sie in der Menüleiste auf „Kunden > Konten “.

2. Klicken Sie auf „Filter“ und wählen Sie den Filter „Transaktionsfragen“ aus.

3. Wählen Sie aus, welche Art von Mitteilungen Sie anzeigen möchten: beantwortet oder auf Antwort wartend, und wenden Sie den Operator an. Erfahren Sie mehr über die Arbeit mit Filtern .

4. Suchen Sie nach dem Zähler in den Spalten „Transaktionen: Warten auf Antwort “ und „Transaktionen: Beantwortet “.

5. Klicken Sie auf einen Zähler, um direkt zur Transaktionsseite dieses Kunden zu gelangen, wobei der entsprechende Filter bereits angewendet ist.

Anschließend wird eine gefilterte Liste der Transaktionen basierend auf ihrem status angezeigt, sodass Sie ausstehende Fragen leicht nachverfolgen oder Kundenantworten überprüfen können.

Ansicht des Kunden

Die Buchhaltungstransaktionen-Funktion bietet Kunden einen übersichtlichen und gut organisierten Mini-Chat für jede Transaktion mit einer transparenten Kommunikationshistorie. Kunden finden Fragen zu Transaktionen in ihrem TaxDome im Abschnitt „To-do-Liste “ und „Transaktionen “.

Jede ungelöste Transaktion mit einer Frage des Unternehmens wird als separate Karte angezeigt, auf der der Nachrichtenverlauf zwischen dem Unternehmen und dem Kunden dargestellt wird. Kunden können:

• Fragen beantworten.
• Bearbeiten Sie ihre Antwort, bis sie als „Beantwortet“ markiert ist.
• Bis zu 5 der neuesten Nachrichten im Thread anzeigen.

Um sicherzustellen, dass unbeantwortete Fragen nicht verloren gehen, erhalten Kunden wöchentlich eine E-Mail mit allen Transaktionen, die auf ihre Antwort warten.