Buchhaltungstransaktionen bearbeiten

Über den Buchhaltungs-Hub können Sie Kundentransaktionen prüfen, kategorisieren und klären, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen . Nutzen Sie ihn, um die aus QuickBooks Online synchronisierten Transaktionen durchzugehenOnline kategorisieren Sie die eindeutigen Posten, fragen Sie Kunden bei Unklarheiten nach und verfolgen Sie die eingehenden Antworten.

Die meisten Vorgänge werden im Bereich „Transaktionen“ des Kundenkontos durchgeführt.

Daten synchronisieren

Um die Transaktionen auf dem neuesten Stand zu halten, wird jede Nacht automatisch eine regelmäßige Synchronisierung ausgelöst. Das Datum der letzten Synchronisierung wird oben rechts auf der Seite „Transaktionen“ angezeigt.

Wenn Sie aktuelle Daten aus QuickBooks benötigen, können Sie auch eine manuelle Synchronisierung starten. Um die Daten manuell zu aktualisieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mit QBO synchronisieren “.

Transaktionen kategorisieren

Sie können die Kategorie in der Spalte „Aufteilung“ für jede Transaktion ändern, die keine Untertransaktionen oder untergeordneten Einzelposten enthält. Dadurch wird automatisch update in QuickBooks.

Um eine Transaktionskategorie zu ändern, klicken Sie in der Spalte „Aufteilung“ auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die entsprechende Kategorie aus. Das Dropdown-Menü zeigt alle aktiven Optionen aus dem Kontenplan des Kunden an.

Beachten Sie das Folgende:

• Alle Kategorieänderungen werden von QuickBooks Online seinen internen Geschäftsregeln validiert.
• Wenn die Einzahlungstransaktion mit einer anderen Transaktion verknüpft ist, kann die Kategorie nicht geändert werden. Stattdessen wird die Schaltfläche „In QBO öffnen“ angezeigt.
• Bei Kauftransaktionen, die untergeordnete Positionen enthalten, kann die Kategorie nicht direkt in TaxDome geändert werden, aber Sie können dies in QuickBooks Online tun.
• Um die Details einer Transaktion anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf das Datum in der Spalte „Datum“ neben der Transaktion – dadurch wird die Transaktion direkt in QuickBooks Online geöffnet.

Fragen zu Transaktionen stellen

Über die Transaktionsliste können Sie Kunden zu unklaren Transaktionsdetails befragen – entweder zu einer einzelnen Transaktion oder zu mehreren gleichzeitig.

Fragen Sie nach einer Transaktion

Eine Frage zur Transaktion stellen:

1. Klicken Sie in der Spalte „Kommunikation mit dem Kunden “ auf „Kunden fragen“.

2. Wählen Sie eine der Fragenvorlagen aus oder verfassen Sie eine neue Frage.

3. Klicken Sie auf Senden.

Nachdem Sie die Frage gesendet haben:

• Wenn eine Frage zu einer Transaktion unbeantwortet bleibt, wird diese geklärt, und Ihre neue Frage löst eine neue Kommunikation aus.
• Wenn eine Transaktion als „Überprüft“ markiert ist, wird sie wieder auf „Überprüfung erforderlich“ zurückgesetzt und die Kommunikation wird wieder aufgenommen.

In großen Mengen fragen

Wenn Sie dieselbe Frage zu mehreren Transaktionen stellen müssen, können Sie dies auf einmal tun:

1. Wählen Sie die Transaktionen, zu denen Sie Fragen haben, aus der Liste aus.

2. Klicken Sie auf „Kunden fragen“.

   

3. Wählen Sie eine der Fragenvorlagen aus oder verfassen Sie eine neue Frage.

4. Klicken Sie auf „Frage senden“ und bestätigen Sie die Aktion.

   

Fragenvorlagen erstellen

Um häufige Fragen nicht erneut eingeben zu müssen, erstellen Sie wiederverwendbare Fragenvorlagen. Geben Sie Ihre Frage in das Nachrichtenfeld ein und klicken Sie auf „Zu Favoriten hinzufügen“. Die Vorlage wird sofort gespeichert und ist für alle Kundenkonten verfügbar.

Um eine Fragenvorlage zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben der Frage.

Ein Gespräch führen

Alle Gesprächsfunktionen sind über das Drei-Punkte-Menü neben der Nachricht verfügbar.

Um Ihre Frage zu bearbeiten, bevor der Kunde antwortet, wählen Sie „Frage bearbeiten“.

Um das Gespräch zu beenden, ohne auf eine Antwort zu warten, wählen Sie „Kommunikation beenden“.

Wenn Sie nach Abschluss der Frage eine weitere Frage stellen möchten, wählen Sie „Eine weitere Frage stellen“.

Kunden mit ausstehenden Antworten ermitteln

Im Abschnitt „Konten “ können Sie schnell erkennen, welche Kunden Transaktionen haben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Um herauszufinden, welche Transaktionen noch unbeantwortet sind und welche zur Kategorisierung bereit sind, verwenden Sie den Filter „Transaktionsfragen“ und beobachten Sie die Zähler in den Spalten „Transaktionen: Warten auf Antwort “ und „Transaktionen: Beantwortet “.

Um Transaktionen anzuzeigen, die Aufmerksamkeit erfordern:

1. Gehen Sie in der Menüleiste auf „Kunden > Konten “.

2. Klicken Sie auf „Filter“ und wählen Sie den Filter „Transaktionsfragen“ aus.

3. Wählen Sie aus, welche Art von Mitteilungen Sie anzeigen möchten: beantwortet oder auf Antwort wartend, und wenden Sie den Operator an. Erfahren Sie mehr über die Arbeit mit Filtern .

4. Suchen Sie nach dem Zähler in den Spalten „Transaktionen: Warten auf Antwort “ und „Transaktionen: Beantwortet “.

5. Klicken Sie auf einen Zähler, um direkt zur Transaktionsseite dieses Kunden zu gelangen, wobei der entsprechende Filter bereits angewendet ist.

Anschließend wird eine gefilterte Liste der Transaktionen basierend auf ihrem status angezeigt, sodass Sie ausstehende Fragen leicht nachverfolgen oder Kundenantworten überprüfen können.

Kunden an offene Fragen erinnern

Standardmäßig erhält der Kunde einmal pro Woche, jeweils montags um 9:00 Uhr in seiner Zeitzone, eine Benachrichtigung über unbeantwortete Fragen zu seinen Transaktionen.

Sie können dem Kunden auch jederzeit manuell eine E-Mail-Erinnerung senden. To do :

1. Klicken Sie oben in der Transaktionsliste auf die Schaltfläche „Kunden benachrichtigen “.

2. Es öffnet sich ein Fenster mit einer vorab ausgefüllten E-Mail-Nachricht. Sie können den Text bei Bedarf bearbeiten.

3. Klicken Sie auf Senden.

Lassen Sie sich über Kundenantworten benachrichtigen

Um über neue Transaktionsantworten auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie Benachrichtigungen aktivieren . Sie erhalten nur Benachrichtigungen zu Kunden, auf die Sie Zugriff haben.

So aktivieren Sie Transaktionsbenachrichtigungen:

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen .

2. Aktivieren Sie im Abschnitt „Benachrichtigungseinstellungen “ die Option „Transaktionen“.

Sie erhalten dann täglich eine E-Mail oder Inbox+ Benachrichtigung um 9:00 Uhr. Sie enthält:

• die Anzahl der in den letzten 24 Stunden eingegangenen Kundenantworten
• die Gesamtzahl der noch zu prüfenden Antworten
• die fünf letzten Antworten mit direkten Links zur Transaktionstabelle, gefiltert, um nur Transaktionen mit Antworten anzuzeigen

Transaktionen als geprüft markieren

Sie können eine Transaktion als geprüft markieren, sobald Sie eine Antwort erhalten haben. So können Sie sich ganz auf die Transaktionen konzentrieren, die noch bearbeitet werden müssen, und den Überblick über bereits geprüfte Transaktionen behalten.

Um eine Transaktion in der Transaktionstabelle als geprüft zu markieren, klicken Sie neben der Transaktion in der Spalte „Aktionen” auf „Als geprüft markieren ”. Die Transaktion wird dann vom Reiter „Muss geprüft werden ” zum Reiter „Geprüft” verschoben.

Um Ihre Arbeit zu beschleunigen, können Sie Transaktionen gesammelt als geprüft markieren. Wählen To do die Transaktionen aus, klicken Sie auf „Als geprüft markieren” und bestätigen Sie die Aktion.

Transaktion erneut öffnen

Wenn zusätzliche Kommunikation oder Überprüfung erforderlich ist, können Sie die Transaktion jederzeit wieder öffnen. Gehen To do auf die Registerkarte „Überprüft“ und klicken Sie neben der Transaktion auf „Wieder öffnen “. Sie können auch eine Frage zu einer Transaktion stellen, woraufhin diese automatisch wieder auf die Registerkarte „Überprüfung erforderlich“ verschoben wird.

Um Transaktionen in großen Mengen wieder zu öffnen, wählen Sie die Transaktionen aus, klicken Sie auf „Wieder öffnen“ und bestätigen Sie die Aktion.