Die Veranstalter erklärten

Sie möchten den Prozess straffen onboarding und alle erforderlichen Informationen schnell erfassen? Sie brauchen Formulare, die Ihre Kunden auch wirklich ausfüllen? Informieren Sie sich über TaxDome und entdecken Sie die wichtigsten Funktionen.

Die Veranstalter im Überblick

Ein Fragebogen ein anpassbares Aufnahmeformular, mit dem Sie Kundeninformationen und Dokumente erfassen können. Organisatoren können bis zu drei Teile einfügen:

• Einleitung: Bietet Kunden zu Beginn des Fragebogen Hintergrundinformationen und Anweisungen. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um den Zweck zu erläutern, Erwartungen zu formulieren oder wiederkehrende Kunden willkommen zu heißen. Der Abschnitt „Einleitung“ ist erforderlich, wenn die Dokumenten-Checkliste aktiviert ist. Sie können ihn bearbeiten, aber nicht deaktivieren.

• Fragebogen: Sammelt Informationen durch Fragen. Gruppieren Sie Fragen in Abschnitte, machen Sie sie abhängig von vorherigen Antworten und fordern Sie Dokumente zusammen mit bestimmten Fragen an.

• Dokumenten-Checkliste: Listet alle erforderlichen Dokumente an einem Ort auf. Kunden können Dokumente für jeden Punkt hochladen oder Punkte als nicht verfügbar markieren.

Hier sehen Sie, was mit TaxDome Organisatoren möglich ist:

• Fordern Sie Dokumente von Ihren Kunden an. Diese können sie direkt im Fragebogen hochladen Fragebogen sogar mit ihrem Smartphone einscannen.

• Kürzen Sie die Formulare, indem Sie zusätzliche Fragen bedingt einfügen. Beispielsweise werden Personen, die die Frage „Haben Sie Kinder?“ mit „Nein“ beantworten, keine Fragen zum Thema Kinder sehen.

• Füllen Sie die Formulare im Namen Ihres Kunden aus. Das kann praktisch sein, wenn Ihre Kunden in Ihr Büro kommen und Sie ihnen helfen möchten, Dinge schneller zu erledigen.

• Sparen Sie Ihren Kunden Zeit, indem Sie wiederkehrenden Kunden die Möglichkeit geben, bestimmte Angaben vorab auszufüllen . Beispielsweise können ihre persönlichen Daten möglicherweise dieselben wie im letzten Jahr bleiben.

• Reduzieren Sie manuelle Verarbeitungsinformationen, indem Sie auf Grundlage der Antworten automatisch Kontotags zuweisen .

• Sparen Sie Zeit beim Sammeln von Kundeninformationen, indem Sie Fragebogen mit benutzerdefinierten Feldern des Kontos/Kontakts synchronisieren.

• Erstellen Sie personalisierte Dokumenten-Checklisten. Listen Sie die erforderlichen Dokumente in Organisatoren auf, damit Kunden genau wissen, was sie bereitstellen müssen. Kunden können hochgeladene Dokumente mit den Punkten auf der Checkliste abgleichen oder angeben, wenn etwas nicht verfügbar ist.

So funktionieren Ordner

Im Allgemeinen läuft der gesamte Prozess der Informationssammlung mit Hilfe von Organizern wie folgt ab:

1. Sie erstellen für jeden Anwendungsfall eine Fragebogen . Für einige gängige Anwendungsfälle können Sie Vorlagen aus demMarketplace herunterladen und anpassenMarketplace

2. Sie wählen eine Vorlage aus und senden einen Fragebogen Ihren Kunden.

3. Der Kunde wird über die Fragebogen informiert.

4. Der Kunde füllt das Formular Fragebogen aus und schickt es ab.

5. Sie werden über die eingereichten Fragebogen benachrichtigt.

6. Sie beginnen, mit den Informationen zu arbeiten.

Sie können auf alle Ihre Organizer zugreifen, indem Sie im Seitenleistenmenü zur Seite„Organizer“ navigieren.

Veranstalter vs. Kundenwünsche

In einigen Fällen ist die Verwendung von Client-Anfragen bequemer als die Verwendung von Organisatoren:

• Organizer helfen Ihnen bei der Erfassung umfassender Daten und verfügen über Funktionen, die die Prozesse für zurückkehrende Kunden und die Wiederholung von Aufnahmeformularen vereinfachen. Die Kunden müssen sich im Portal anmelden, um einen Fragebogen auszufüllen. Organizer benötigen immer Vorlagen.

• Mit Kundenanfragen können Sie schnell direkte Fragen stellen und fehlende Dokumente anfordern. Sie können sie in Chat-Threads oder separat versenden . Sie können Kunden erlauben, Kundenanfragen auszufüllen, ohne Anmelden zu müssen. Um eine Mandantenanfrage zu versenden, benötigen Sie keine Vorlage.

Zugriff und Berechtigungen

Organisatoren stehen dem Firmeninhaber, dem Administrator und den Teammitgliedern mit den Zugriffsrechten „Organisatoren verwalten“ zur Verfügung . Wenn Sie also möchten, dass jemand aus Ihrem Team Formulare erstellt oder an Kunden versendet, sollten Sie ihm zunächst diese Zugriffsrechte gewähren. 

Bitte beachten Sie, dass die Zugriffsberechtigung „Organisatoren verwalten“ Zugriff auf alle in Organisatoren verwendeten Daten gewährt, einschließlich Dokumenten, unabhängig davon, über welche anderen Zugriffsberechtigungen die Teammitglieder verfügen. 

Wenn Sie einem Teammitglied zudem erlauben möchten, im Namen des Kunden Antworten in den Fragebögen zu ändern oder hinzuzufügen, sollten Sie ihm die Zugriffsrechte zum Bearbeiten Fragebogen erteilen. 

Automatisieren Sie Prozesse mit Organisatoren

Organizers can be automated via pipeline automations . This means that the organizer is automatically sent to the client the moment a job reaches the specified stage.

Häufige Automatisierung :

• Geschäftsdokumente und Unternehmensinformationen für neue Buchhaltungskunden
• Alle persönlichen Informationen und Dokumente, die für die Steuererklärung benötigt werden
• Tabellen mit Arbeitsstunden, W-4-Formularen, Bankdaten für die Gehaltsabrechnung, Steueridentifikationsnummern und Mitarbeiterdaten für Ihre Kunden im Bereich Gehaltsabrechnung

Ansicht des Kunden

Wenn Sie einen Fragebogen versenden, erhält der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail, mobile App und Mandantenportal Nun muss er diesen öffnen und ausfüllen.

Bei Organisatoren, die sowohl eine Dokumenten-Checkliste als auch einen Fragebogen verwenden, sehen Kunden die Einleitung, den Fragebogen und die Liste der erforderlichen Dokumente, die hochgeladen werden müssen. Sie können diese in beliebiger Reihenfolge ausfüllen. Weitere Informationen dazu , wie Kunden die Checkliste ausfüllen, finden Sie hier .