Gebühren für Zahlungstechnologie

Wenn Kunden Rechnungen bezahlen oder Vorauszahlungen per Kreditkarte leisten, können Sie ihnen eine Zahlungsgebühr in Höhe von 3 % für Kreditkartenzahlungen berechnen. Dies hilft Ihrem Unternehmen, die Bearbeitungskosten auszugleichen. Erfahren Sie, wie Sie diese Einstellung konfigurieren und Ausnahmen verwalten können.

So funktionieren Gebühren für Zahlungstechnologien

Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird automatisch eine Gebühr von 3 % zum Zahlungsbetrag hinzugefügt, wenn Kunden per Kreditkarte über TaxDome oder Stripe. Die Gebühr deckt die Kosten für die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen und hilft Ihrem Unternehmen, die Rentabilität aufrechtzuerhalten, ohne diese Kosten zu tragen.

So funktioniert es in Kanzlei.

Wenn ein Kunde eine Vorauszahlung leistet oder eine Rechnung über 1.000 Dollar mit Kreditkarte bezahlt:

• Zahlungstechnologiegebühr (3 %): 1000 $ × 3 % = 30 $
• Gesamtbetrag für den Kunden: 1000 $ + 30 $ = 1030 $
• Transaktionsgebühr (2,9 % + 0,30 $): 1030 $ × 2,9 % + 0,30 $ = 30,17 $
• Ihr Verdienst: 1030 $ – 30,17 $ = 999,83 $

Die Gebühr gilt für verschiedene Zahlungsarten:

• Vorauszahlungen, die Kunden leisten, um Guthaben auf ihr Konto aufzuladen
• Einmalige Rechnungszahlungen, einschließlich Massenrechnungszahlungen
• wiederkehrende Rechnung
• Vorschlagszahlungen
• Massenzahlungen

Achtung

Die Gebühr gilt nur für Kreditkartenzahlungen. Wenn Kunden sich für eine Zahlung per Banküberweisung (ACH) oder Debitkarte entscheiden, fallen keine zusätzlichen Gebühren an, da Banküberweisungen geringere Bearbeitungskosten verursachen.

Die tatsächliche Transaktionsgebühr, die vom Zahlungsanbieter erhoben wird, kann aufgrund der spezifischen Gebührenstruktur des Anbieters geringfügig von der Kundengebühr von 3 % abweichen. Der Satz von 3 % stellt jedoch sicher, dass Sie den Großteil Ihrer Bearbeitungskosten zurückerhalten und gleichzeitig innerhalb der gesetzlichen Grenzen bleiben.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungseinstellungen korrekt konfiguriert sind, bevor Sie die Funktion für Zahlungstechnologiegebühren aktivieren. Nur Firmeninhaber und Administratoren haben Zugriff auf diese Einstellungen.

Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Zahlungen und überprüfen Sie Folgendes:

1. TaxDome oder Stripe müssen verbunden sein . Wenn Sie einen anderen Zahlungsanbieter verwenden, ist diese Funktion nicht verfügbar.

2. Ihre Zahlungsmethode sollte Kredit- oder Debitkarte als Option enthalten. Die Gebühr gilt nur für Kreditkartentransaktionen, auch wenn Zahlungen per Bankabbuchung ebenfalls ausgewählt sind.

Gebühr für Zahlungstechnologie aktivieren

Die Aktivierung der Zahlungstechnologiegebühr erfolgt in zwei Schritten. Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Integrationen“ > „Zahlungen“ und klicken Sie dann auf „Aktivieren“.

Überprüfen Sie die Compliance-Anforderungen

Als Händler sind Sie für die Einhaltung der für Ihr Unternehmen geltenden Vorschriften verantwortlich. Wichtige Compliance-Maßnahmen können Folgendes umfassen:

• Überprüfung der Zuständigkeitsanforderungen für den Standort Ihres Unternehmens
• Registrierung im Kartennetzwerk (Anforderungen variieren je nach Netzwerk)
• Benachrichtigung des Kunden (die zeitlichen Anforderungen variieren je nach Gerichtsbarkeit und Netzwerk)

Die spezifischen Anforderungen variieren je nach Standort und Kartennetzwerk und können sich ändern. In diesem Schritt werden Sie gebeten, zu bestätigen, dass Sie diese Anforderungen verstanden und erfüllt haben.

Lesen und befolgen Sie unbedingt den Compliance-Leitfaden , bevor Sie fortfahren. Wir empfehlen Ihnen, sich mit Ihrem Rechts- oder Compliance-Berater in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass Sie alle geltenden Anforderungen erfüllen.

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die Compliance-Anforderungen zu bestätigen, und klicken Sie dann auf „Weiter“.

Ausnahmen auswählen

Möglicherweise möchten Sie bestimmte Kunden von der Zahlungstechnologiegebühr ausnehmen, beispielsweise aufgrund langjähriger Beziehungen oder besonderer Vereinbarungen. Die Ausnahmeliste bietet Ihnen diese Flexibilität sowohl auf Unternehmensebene als auch auf Ebene einzelner Kunden.

Wählen Sie im Schritt „Ausnahmen“ aus, welche Kunden von der Gebühr befreit werden sollen, und klicken Sie dann auf „Aktivieren“.

Ausnahmen verwalten

Sie können diese Einstellung jederzeit ändern, indem Sie auf der Seite „Zahlungsintegration“ auf „Verwalten“ klicken.

Sie können die Gebühreneinstellungen für einzelne Kunden auch direkt über deren Kontoprofil steuern. Dieser Ansatz ist nützlich, wenn Sie bereits im Konto eines Kunden arbeiten und eine schnelle Anpassung vornehmen möchten.

Gehen Sie zu „Kunden > Konten“ und wählen Sie den Kunden aus, dessen Einstellungen Sie ändern möchten. Klicken Sie auf „Info“, um dessen Profildetails anzuzeigen.

Wenn die Funktion „Zahlungstechnologiegebühren“ auf Unternehmensebene aktiviert ist, wird im Profil des Kunden die Option „Zahlungstechnologiegebühren aktivieren“ angezeigt. Diese Option ist nur für Unternehmensinhaber und Administratoren sichtbar.

Der Standardstatus des Schalters hängt davon ab, ob der Kunde in Ihrer Ausnahmeliste auf Unternehmensebene aufgeführt ist:

• Wenn sie bereits auf der Ausnahmeliste stehen, beginnt der Schalter in der Aus-Position.
• Wenn sie nicht auf der Liste stehen, beginnt es in der Position „Ein“.

Wenn Sie die Umschaltfunktion ändern, wird updates Ausnahmeliste auf Unternehmensebene automatisch updates . Durch Deaktivieren der Umschaltfunktion wird der Kunde zur Ausnahmeliste hinzugefügt, während durch Aktivieren die Kunden aus der Liste entfernt werden. Diese bidirektionale Synchronisierung gewährleistet die Konsistenz zwischen den Unternehmenseinstellungen und den individuellen Kundeneinstellungen.

Wenn Sie die Funktion für die Zahlungstechnologiegebühr auf Unternehmensebene nicht aktiviert haben, wird die Umschaltfunktion im Kundenprofil mit einer Erklärung deaktiviert. Sie müssen die Funktion zunächst in den Unternehmenseinstellungen aktivieren, bevor Sie sie auf Kundenebene verwalten können.

Ansicht des Kunden

Wenn Kunden Zahlungen vornehmen, sehen sie vor Abschluss ihrer Transaktion klare Informationen über die Gebühr für die Zahlungstechnologie.

Hinweis

Wenn diese Funktion aktiviert ist, ist die Gastkasse nicht mehr verfügbar. Kunden müssen Anmelden ihrem Mandantenportal Anmelden Mandantenportal die mobile App verwenden, um Zahlungen vorzunehmen. Diese Anforderung besteht, da die Funktion auf gespeicherten Zahlungsmethoden basiert, die nur authentifizierten Benutzern zur Verfügung stehen. Kunden, die von der Zahlungstechnologiegebühr ausgenommen sind, können weiterhin die Gastkasse nutzen.

Eine Rechnung bezahlen

Bei der Bezahlung einer Rechnung im Mandantenportal müssen Kunden immer zuerst speichern und dann eine Zahlungsmethode auswählen. Bei Auswahl einer Kreditkarte wird automatisch eine Zahlungstechnologiegebühr berechnet und zum Gesamtbetrag hinzugerechnet. Bei Auswahl einer Debitkarte oder ACH wird keine Zahlungstechnologiegebühr erhoben.

Nach Auswahl einer Kreditkarte updates das Feld „Zu zahlender Gesamtbetrag “ updates den ursprünglichen Rechnungsbetrag zuzüglich der Zahlungsgebühren updates . Kunden können diese Angaben vor Abschluss der Zahlung überprüfen.

Vorauszahlung/Kaution beantragen

Bei einer Vorauszahlung müssen Kunden zunächst den Vorauszahlungsbetrag eingeben, dann speichern und eine Zahlungsmethode auswählen. Wenn eine Debitkarte oder ACH ausgewählt wird, fällt keine Zahlungstechnologiegebühr an. Wenn eine Kreditkarte ausgewählt wird, wird eine Benachrichtigung über die Zahlungstechnologiegebühr angezeigt und der Gesamtbetrag wird um die Gebühr angepasst.

Das Gleiche gilt für die Zahlung einer Anzahlung aus einem Angebot.

Zahlungsbestätigung

Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird der Zahlungsverlauf angezeigt:

• Zahlungsbetrag
• Gebühr für Zahlungstechnologie (falls zutreffend)
• Gesamtbetrag

Wenn Sie die Zahlungsdetails im Firmenportal einsehen, sehen Sie einen Vermerk, dass der Kunde die Zahlungstechnologiegebühr bezahlt hat. Diese Information ist auch in der PDF der bezahlten Rechnungen enthalten und bietet einen vollständigen Überblick über die Transaktion.

Erstattungszahlungen

Wenn Sie eine Zahlung zurückerstatten, die eine Technologiegebühr enthielt, wird auch diese Gebühr zurückerstattet – bei vollständigen Rückerstattungen in voller Höhe, bei teilweisen Rückerstattungen anteilig. Wenn Sie beispielsweise 50 $ einer Zahlung in Höhe von 103 $ (ursprünglich 100 $ + 3 $ Gebühr) zurückerstatten, erhält der Kunde 51,50 $ zurück.

Um alle Details einer erstatteten Zahlung anzuzeigen, klicken Sie in der Zahlungshistorie auf die Zahlungsnummer. In der Seitenleiste „Zahlung“ werden der Zahlungsbetrag, die Gebühr für die Zahlungstechnologie und der gezahlte Betrag sowie die vom Zahlungsanbieter berechnete Transaktionsgebühr, der erstattete Betrag und der Netto-Gesamtbetrag angezeigt.

Bewegen Sie den Mauszeiger über das i-Symbol neben „Rückerstattet“, um den Betrag der zurückerstatteten Gebühr anzuzeigen.

Um eine Rückerstattung zu bearbeiten, befolgen Sie die Schritte unter Rückerstattungen bearbeiten .

Integration mit QuickBooks Online

Die Gebühren für die Zahlungstechnologie werden in QuickBooks Online als Ausgaben synchronisiertOnline wenn die Einstellung „Ausgaben erstellen“ in denOnline QuickBooks Online aktiviert ist.

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