Nachrichten in Client-Chats senden

Sie können Kunden Textnachrichten, Bilder, Videos, Dokumente und Anfragen senden. Um auf einen Chat zu antworten, gehen Sie zu „Kommunikation“ > „Chat“ oder zum entsprechenden Abschnitt im Profil des Kunden und wählen Sie den gewünschten Thread aus.

Um auf einen Chat-Thread zu antworten, tippen Sie auf eine Benachrichtigung auf der Registerkarte „Posteingang“, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten, oder öffnen Sie den Thread direkt auf der Registerkarte „Chats “.

Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein. Um Informationen in einem leicht lesbaren Format darzustellen, nutzen Sie die Formatierungsoptionen: Sie können die Schriftgröße und -farbe ändern, verschiedene Stile anwenden, Listen und Links hinzufügen, shortcodes verwenden. Senden Sie eine Nachricht, indem Sie unter Windows Strg + Eingabetaste oder unter Mac Cmd + Eingabetaste drücken.

Kunden, zugewiesen , Administratoren und der Eigentümer können diese Nachricht sehen, nachdem Sie sie gesendet haben.

Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein. Verwenden Sie die Formatierungsoptionen, um Ihre Nachricht lesbarer zu gestalten: Ändern Sie den Textstil, fügen Sie Listen oder Links hinzu. Senden Sie Ihre Nachricht, indem Sie auf die blaue Senden-Schaltfläche tippen.

In jedem Chat-Thread können Sie interne Nachrichten senden, die nur für Teammitglieder sichtbar und für Kunden unsichtbar sind. Um eine Nachricht intern zu machen, aktivieren Sie die entsprechende Option im Editorbereich. Interne Nachrichten werden farblich hervorgehoben: Normale, für Kunden sichtbare Nachrichten sind weiß, interne Nachrichten hingegen gelb.

Für eine effektive Kommunikation kombinieren Sie interne Nachrichten mit @Erwähnungen , um bestimmte Kollegen zu benachrichtigen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder benachrichtigt werden und nahtlos zusammenarbeiten können.

Tippen Sie auf das Symbol neben dem Anhangssymbol, um eine interne Notiz zu senden (es wird orange), geben Sie dann Ihre Nachricht wie gewohnt ein und senden Sie sie.

Ein Firmeninhaber, ein Administrator oder ein Teammitglied mit der Berechtigung zum Dokumente verwalten , kann Dateien an Nachrichten anhängen. Zu diesem Zweck können Sie Dateien entweder von Ihrem Computer oder von TaxDome verwenden TaxDome :

• Kunde kann einsehen und bearbeiten Genehmigungsstufe.

• Der Kunde kann sehen Genehmigungsstufe.

So hängen Sie Dateien an einen bestehenden Chat-Thread an:

1. Klicken Sie oben links im Nachrichtenfeld auf „Anhängen“ > „Dokumente “.

2. Auswählen:

• Wählen Sie in TaxDome eines der vorhandenen Dokumente aus.
• Wählen Sie auf meinem Computer das Dokument aus und wählen Sie den Ordner zum Hochladen aus . Klicken Sie auf „Hochladen “.

Tipp

Sie können ZIP-Dateien von Ihrem Desktop hochladen, die dann automatisch entpackt werden.

Um alle in den Thread hochgeladenen Dokumente anzuzeigen, klicken Sie oben im Chat auf das Büroklammer-Symbol. Von dort aus können Sie sie herunterladen, anzeigen oder löschen. Durch das Löschen von Dokumenten werden diese auch aus dem Chat-Thread entfernt.

Um Dateien an einen Chat-Thread anzuhängen, tippen Sie auf die Schaltfläche „+“ und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Dokumentenscanner: Fotografieren Sie Ihre Dokumente und erstellen Sie mit dem Scanner PDF-Dateien. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in diesem Artikel .

• Dateimanager: Wählen Sie Dateien von Ihrem Mobilgerät aus.

• Hochgeladene Dokumente: Wählen Sie ein Dokument aus, das bereits in TaxDome hochgeladen wurde.

  

Um alle an den Thread angehängten Dokumente anzuzeigen, tippen Sie oben auf „Anhänge “. Von dort aus können Sie sie anzeigen, herunterladen, verschieben, drucken oder löschen. Durch das Löschen eines Dokuments wird es auch aus dem Chat-Thread entfernt.

Sie können Clips von Loom, Vimeo, YouTube und Google Drive einfügen, wenn es einfacher ist, etwas zu zeigen als zu erklären. Klicken Sie auf das Videosymbol in der Symbolleiste für die Textformatierung und fügen Sie dann einen Link in das Popup-Fenster„Video einbetten“ ein. Ihr Kunde sieht das Video direkt in Ihrem gemeinsamen Chat-Thread. 

Tippen Sie im Chat auf die Schaltfläche „+“, wählen Sie „Video einbetten“ und fügen Sie einen Videolink von Loom, YouTube, Google Drive oder Vimeo ein. Das Video wird direkt im Chat angezeigt und kann von allen angesehen werden.

Sie können Bilder und Screenshots entweder von Ihrem Gerät oder von einer beliebigen website. Verwenden Sie To do eine der folgenden Optionen:

• Laden Sie ein Bild von Ihrem Gerät oder aus dem Internet über das Bildsymbol hoch. Um ein Bild aus dem Internet hochzuladen, fügen Sie dessen Adresse in das Feld „Dateiname“ ein, nachdem Sie auf das Bildsymbol geklickt haben, und klicken Sie dann auf „Öffnen“.

• Kopieren Sie ein beliebiges Bild aus dem Internet oder von Ihrem Gerät und fügen Sie es in das Nachrichtenfeld ein.

• Ziehen Sie ein Bild von Ihrem Gerät in das Nachrichtenfeld und legen Sie es dort ab.

  

Sie können Bilder in einem Chat-Thread anhängen, indem Sie auf die Schaltfläche „+“ im Chat tippen und „Fotobibliothek“ auswählen, um ein Bild von Ihrem Gerät auszuwählen.

Über Chats können Sie auf verschiedene Weise Informationen von Ihren Kunden anfordern:

• Aufgaben : Erstellen Sie To-Do-Checklisten, die Kunden abarbeiten können. Ideal für die Verfolgung des Fortschritts mehrerer Aufgaben und die Automatisierung workflows.

• Anfragen : Senden Sie direkte, dringende Anfragen für eine schnelle Antwort direkt aus Threads. Sie können eine neue Anfrage erstellen oder eine bestehende verlinken. To do :

1. Klicken Sie im Chat-Thread auf „Anhängen “.

2. Auswählen Mandantenanfrage.

3. Wählen Sie: Neue Mandantenanfrage oder Aus bestehenden auswählen.

4. Wenn Sie Aus bestehenden auswählen gewählt haben, können Sie einen aus der Liste auswählen. Wenn Sie Neue Mandantenanfrage gewählt haben, führen Sie die folgenden Schritte aus .

Ihre Kunden sehen die Anfrage in ihrer Aufgabenliste und im Bereich „Anfragen “.

Um Kundenaufgaben zu verwalten, gehen Sie in einem Chat-Thread mit einem Kunden auf die Registerkarte „Aufgaben ”. Dort können Sie neue Aufgaben hinzufügen, abgeschlossene Aufgaben anzeigen oder diese löschen.

Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke einer Nachricht (öffentlich oder intern), um eine der folgenden Aktionen zu wählen:

• Antwort: Wenn die Nachricht, auf die Sie antworten, intern war, sind auch die Antworten intern.

• Bearbeiten: Teammitglieder können Nachrichten bearbeiten, die sie in den letzten 24 Stunden gesendet haben. Die Bearbeitungsmarkierung wird neben der Nachricht angezeigt und ist für Ihre Kunden sichtbar. Das Bearbeiten von Nachrichten ist für Ihre Kunden nicht möglich. Außerdem können Sie keine Nachrichten bearbeiten, die von anderen gesendet wurden.

• Link kopieren: Sie können den Link zu einer Nachricht kopieren und an den Teamkollegen senden, um ihn in den Kontext einzubeziehen.

• An den Chat anheften: Damit wichtige Nachrichten leicht zu finden sind, können Sie sie oben im Chat anheften. Die angeheftete Nachricht ist für alle Chat-Teilnehmer sichtbar und bleibt oben stehen. Um eine Nachricht wieder abzuheften, klicken Sie auf das X-Symbol daneben.

• Löschen: Das Löschen ist endgültig und die Nachricht kann nicht wiederhergestellt werden. Nur der Benutzer, der die Nachricht gesendet hat, kann sie löschen. Durch das Löschen einer Nachricht mit angehängten Dokumenten werden diese Dokumente auch aus der Registerkarte „Dokumente“ des Chat-Threads entfernt.

  

Tippen Sie lange auf eine Nachricht, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen.