How tags, folder templates, and custom fields can streamline your workflow

Before importing your client list into TaxDome, it’s essential to understand how tags, folder templates and custom fields can help you stay organized and optimize your workflow. Setting these up beforehand will ensure that your data is structured efficiently from the start.

Tags: Kunden organisieren für besseren workflow

Tags are a powerful way to categorize and filter your client list. While many users fully grasp their importance only after setting up workflows and pipelines, adding tags during the CSV import can save time and effort later.

Mithilfe Tags können Sie Ihre Kunden zur einfacheren Verwaltung und Automatisierung segmentieren. Einige häufige Anwendungsfälle sind:

• Steuerformulare und Dienstleistungen: Kategorisieren Sie Kunden auf der Grundlage der von ihnen benötigten Dienstleistungen.

• Client status: Label clients as new or returning for better follow-up.

• VIP tiers: Assign tags like gold, silver, or bronze to prioritize client handling.

• Zahlungsmethode: Identifizieren Sie Kunden, die mit verschiedenen Methoden bezahlen (Kreditkarte, Banküberweisung usw.).

• Location: Sort clients based on their geographic location for targeted communication.

  

In TaxDome können Sie überall im System Tags verwenden. Einige der häufigsten Fälle sind:

• Pipelines: Verwenden Sie Tags, um Clients durch workflow Stufen automatisch zu bewegen.

• Massen-E-Mails: Filtern Sie Kunden nach Tags, um gezielte E-Mails zu versenden.

• Filter by type: Easily find specific groups of clients to add services for them, communicate, reassign team members responsible for them, etc.

• Dokumente finden: Finden Sie wichtige Dokumente anhand von zugewiesen Tags ganz einfach.

Though you can always add tags later, it’s a good idea to start establishing your tagging system before import. This way, you can add a column for tags to your CSV file so that they are automatically created and applied during the import process.

Ordner-Vorlagen: Kundendokumente strukturieren

Before importing your clients, it is crucial to set up a folder structure that aligns with your firm’s workflow. This ensures that documents are stored logically and easily accessible from the beginning.

Standardmäßig haben Sie für alle Ihre Kunden die folgende Ordnerstruktur ausgewählt:

• Vom Kunden hochgeladene Dokumente: Ein spezieller Ordner, in den Kunden Dokumente hochladen können. Alle angeforderten Uploads werden hier angezeigt.

• Mit Kunden geteilte Firmendokumente: Ein gemeinsamer Ordner für Dokumente, die an Kunden gesendet werden, wie z. B. Signatur oder abgeschlossene Steuererklärungen.

• Privat: Ein interner Ordner, der nur für Ihr Unternehmen sichtbar ist, ideal für Arbeitsunterlagen, Entwürfe oder sensible Informationen.

The folder structure is defined by folder templates . The best practice is to edit the Default Tax Years folder template to your liking or create a new one before you import your client base. Here are some advice:

• Include a private folder named Imported—this ensures that bulk-imported documents retain their original folder structure.

• Überlegen Sie, ob Sie für verschiedene Arten von Kunden (z. B. Buchhaltung und Steuererstellung) unterschiedliche Vorlagen für Ordner haben wollen.

Sobald Ihre Ordnervorlage(n) vorbereitet ist/sind, können Sie sie im Portal direkt während des Imports auswählen und Zeit sparen (keine Sorge, Ordnervorlagen können später jederzeit angewendet werden).

Benutzerdefinierte Felder: Erfassen Sie Kundeninformationen

Custom fields allow you to store additional client-specific details beyond the standard information fields. Before importing your client list, decide what extra data you need to track. 

TaxDome ermöglicht verschiedene benutzerdefinierte Felder für Konten (geschäftsbezogene Daten) und Kontakte (personenbezogene Daten). Wenn sie hinzugefügt und ausgefüllt werden, können benutzerdefinierte Felder im gesamten System verwendet werden (in PDF , in E-Mail-Vorlagen für den Massenversand personalisierter E-Mails usw.).

Beispiele für nützliche benutzerdefinierte Felder:

• Name des Ehepartners - Wichtig für gemeinsame Steuererklärungen.

• Bevorzugte Kontaktmethode - E-Mail, Telefon oder persönliche Vorsprache.

• Unternehmensform - Einzelunternehmer, GmbH, Unternehmen usw.

• Jahresenddatum - Nützlich für Geschäftskunden.

By setting up custom fields in advance, you ensure that your imported client data is complete and ready for use. If you know for sure that you want to transfer some client-related data to TaxDome, make sure to add a column for each field to your CSV file . This way, they are automatically created and filled in during the import process. However, you can always add additional CRM data in bulk later .