Vor dem Import: Tags, benutzerdefinierte Felder und Ordnervorlagen erkunden

Bevor Sie Ihre Kundenliste in TaxDome importieren, sollten Sie sich unbedingt mitTags, Ordnervorlagenund benutzerdefinierten Feldern vertraut machen, damit Sie den Überblick behalten und Ihren workflow. Wenn Sie diese im Voraus einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten von Anfang an effizient strukturiert sind.

Tags: Kunden organisieren für besseren workflow

Tags sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihre Kundenliste zu kategorisieren und zu filtern. Während viele Benutzer ihre Bedeutung erst nach der Einrichtung von workflows pipelines vollständig verstehen, kann das Hinzufügen von Tags während des CSV-Imports später Zeit und Mühe sparen.

Mithilfe Tags können Sie Ihre Kunden zur einfacheren Verwaltung und Automatisierung segmentieren. Einige häufige Anwendungsfälle sind:

• Steuerformulare und Dienstleistungen: Kategorisieren Sie Kunden auf der Grundlage der von ihnen benötigten Dienstleistungen.

• status:Kennzeichnen Sie Kunden als neu oder wiederkehrend, um eine bessere Nachverfolgung zu ermöglichen.

• VIP-Stufen:Weisen Sie Tags wie Gold, Silber oder Bronze zu, um die Kundenbetreuung zu priorisieren.

• Zahlungsmethode: Identifizieren Sie Kunden, die mit verschiedenen Methoden bezahlen (Kreditkarte, Banküberweisung usw.).

• Standort: Sortieren Sie Kunden anhand ihres geografischen Standorts für eine gezielte Kommunikation.

  

In TaxDome können Sie überall im System Tags verwenden. Einige der häufigsten Fälle sind:

• Pipelines: Verwenden Sie Tags, um Clients durch workflow Stufen automatisch zu bewegen.

• Massen-E-Mails: Filtern Sie Kunden nach Tags, um gezielte E-Mails zu versenden.

• Nach Typ filtern: Finden Sie ganz einfach bestimmte Kundengruppen, um ihnen Dienstleistungen hinzuzufügen, mit ihnen zu kommunizieren, die für sie zuständigen Teammitglieder neu zuzuweisen usw.

• Dokumente finden: Finden Sie wichtige Dokumente anhand von zugewiesen Tags ganz einfach.

Sie können Tags zwar auch später hinzufügen, es empfiehlt sich jedoch, Ihr Tagging-System bereits vor dem Import einzurichten. Auf diese Weise können Sie Ihrer CSV-Datei eine Spalte für Tags hinzufügen, sodass diese während des Importvorgangs automatisch erstellt und angewendet werden.

Benutzerdefinierte Felder: Erfassen Sie Kundeninformationen

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie zusätzlich zu den standard weitere kundenspezifische Details speichern. Entscheiden Sie vor dem Import Ihrer Kundenliste, welche zusätzlichen Daten Sie erfassen möchten. 

TaxDome ermöglicht verschiedene benutzerdefinierte Felder für Konten (geschäftsbezogene Daten) und Kontakte (personenbezogene Daten). Wenn sie hinzugefügt und ausgefüllt werden, können benutzerdefinierte Felder im gesamten System verwendet werden (in PDF , in E-Mail-Vorlagen für den Massenversand personalisierter E-Mails usw.).

Beispiele für nützliche benutzerdefinierte Felder:

• Name des Ehepartners - Wichtig für gemeinsame Steuererklärungen.

• Bevorzugte Kontaktmethode - E-Mail, Telefon oder persönliche Vorsprache.

• Unternehmensform - Einzelunternehmer, GmbH, Unternehmen usw.

• Jahresenddatum - Nützlich für Geschäftskunden.

Durch das vorherige Einrichten benutzerdefinierter Felder stellen Sie sicher, dass Ihre importierten Kundendaten vollständig und einsatzbereit sind. Wenn Sie sicher sind, dass Sie bestimmte kundenbezogene Daten in TaxDome übertragen möchten, fügen Sie Ihrer CSV-Datei für jedes Feld eine Spalte hinzu. Auf diese Weise werden sie während des Importvorgangs automatisch erstellt und ausgefüllt. Sie können jedoch jederzeit später zusätzliche CRM in großen Mengen hinzufügen .

Ordner-Vorlagen: Kundendokumente strukturieren

Bevor Sie Ihre Kunden importieren, ist es wichtig, eineOrdnerstruktureinzurichten, die mit dem Arbeitsablauf Ihres Unternehmens übereinstimmt. workflow. So stellen Sie sicher, dass Dokumente von Anfang an logisch gespeichert und leicht zugänglich sind.

Standardmäßig haben Sie für alle Ihre Kunden die folgende Ordnerstruktur ausgewählt:

• Vom Kunden hochgeladene Dokumente: Ein spezieller Ordner, in den Kunden Dokumente hochladen können. Alle angeforderten Uploads werden hier angezeigt.

• Mit Kunden geteilte Firmendokumente: Ein gemeinsamer Ordner für Dokumente, die an Kunden gesendet werden, wie z. B. Signatur oder abgeschlossene Steuererklärungen.

• Privat: Ein interner Ordner, der nur für Ihr Unternehmen sichtbar ist, ideal für Arbeitsunterlagen, Entwürfe oder sensible Informationen.

Die Ordnerstruktur wird durch Ordnervorlagen definiert . Am besten bearbeiten Kanzlei die Ordnervorlage „Standard-Steuerjahre“ nach Ihren Wünschen oder erstellen eine neue Vorlage, bevor Sie Ihren Kundenstamm importieren. Hier einige Tipps:

• Fügen Sie einen privaten Ordner mit dem Namen „Importiert“hinzu – dadurch wird sichergestellt, dass die ursprüngliche Ordnerstruktur der importierten Dokumente erhalten bleibt.

• Überlegen Sie, ob Sie für verschiedene Arten von Kunden (z. B. Buchhaltung und Steuererstellung) unterschiedliche Vorlagen für Ordner haben wollen.

Sobald Ihre Ordnervorlage(n) vorbereitet ist/sind, können Sie sie im Portal direkt während des Imports auswählen und Zeit sparen (keine Sorge, Ordnervorlagen können später jederzeit angewendet werden).