Importieren (Basic): Warum man sich um Tags, Ordnervorlagen und benutzerdefinierte Felder kümmern sollte

Bevor Sie Ihre Kundenliste in TaxDome importieren, sollten Sie wissen, wie Sie mit Hilfe von Tags, Ordnervorlagen und benutzerdefinierten Feldern Ihre Arbeitsabläufe organisieren und rationalisieren können. workflow. Wenn Sie diese im Vorfeld einrichten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten von Anfang an effizient strukturiert sind.

Tags: Kunden organisieren für besseren workflow

Tags sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihre Kundenliste zu kategorisieren und zu filtern. Während viele Benutzer ihre Bedeutung erst nach der Einrichtung von workflows und pipelines voll erfassen, kann das Hinzufügen von Tags während des CSV-Imports später Zeit und Mühe sparen.

Mithilfe Tags können Sie Ihre Kunden zur einfacheren Verwaltung und Automatisierung segmentieren. Einige häufige Anwendungsfälle sind:

  • Steuerformulare und Dienstleistungen: Kategorisieren Sie Kunden auf der Grundlage der von ihnen benötigten Dienstleistungen.
  • status: Kennzeichnen Sie Kunden als neu oder wiederkehrend für eine bessere Nachverfolgung.
  • VIP-Stufen: Weisen Sie Tags wie Gold, Silber oder Bronze zu, um die Kundenbetreuung zu priorisieren.
  • Zahlungsmethode: Identifizieren Sie Kunden, die mit verschiedenen Methoden bezahlen (Kreditkarte, Banküberweisung usw.).
  • Standort: Sortieren Sie Kunden nach ihrem geografischen Standort für eine gezielte Kommunikation.

In TaxDome können Sie überall im System Tags verwenden. Einige der häufigsten Fälle sind:

  • Pipelines: Verwenden Sie Tags, um Clients durch workflow Stufen automatisch zu bewegen.
  • Massen-E-Mails: Filtern Sie Kunden nach Tags, um gezielte E-Mails zu versenden.
  • Nach Typ filtern. Finden Sie ganz einfach bestimmte Kundengruppen, um Dienstleistungen für sie hinzuzufügen, zu kommunizieren, die für sie zuständigen Teammitglieder neu zuzuweisen usw.
  • Dokumente finden: Finden Sie wichtige Dokumente anhand von zugewiesen Tags ganz einfach.

Sie können zwar auch später noch Tags hinzufügen, aber es empfiehlt sich, Ihr Tagging-System bereits vor dem Import einzurichten. Auf diese Weise können Sie Ihrer CSV-Datei eine Spalte für Tags hinzufügen, so dass diese automatisch erstellt und während des Importvorgangs angewendet werden.

Ordner-Vorlagen: Kundendokumente strukturieren

Bevor Sie Ihre Kunden importieren, müssen Sie unbedingt eine Ordnerstruktur einrichten, die mit dem Arbeitsablauf Ihrer Kanzlei übereinstimmt. workflow. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente logisch gespeichert und von Anfang an leicht zugänglich sind.

Standardmäßig haben Sie für alle Ihre Kunden die folgende Ordnerstruktur ausgewählt:

  • Vom Kunden hochgeladene Dokumente: Ein spezieller Ordner, in den Kunden Dokumente hochladen können. Alle angeforderten Uploads werden hier angezeigt.
  • Mit Kunden geteilte Firmendokumente: Ein gemeinsamer Ordner für Dokumente, die an Kunden gesendet werden, wie z. B. Signatur oder abgeschlossene Steuererklärungen.
  • Privat: Ein interner Ordner, der nur für Ihr Unternehmen sichtbar ist, ideal für Arbeitsunterlagen, Entwürfe oder sensible Informationen.

Die Ordnerstruktur wird durch Ordnervorlagen definiert. Die beste Kanzlei ist es, die Ordner-Vorlage Standard-Steuerjahre nach Ihren Wünschen zu bearbeiten oder eine neue zu erstellen, bevor Sie Ihren Mandantenstamm importieren. Hier sind einige Ratschläge:

  • Fügen Sie einen privaten Ordner mit dem Namen " Importiert"ein. Dadurchwird sichergestellt, dass bei massenweise importierten Dokumenten die ursprüngliche Ordnerstruktur erhalten bleibt.
  • Überlegen Sie, ob Sie für verschiedene Arten von Kunden (z. B. Buchhaltung und Steuererstellung) unterschiedliche Vorlagen für Ordner haben wollen.

Sobald Ihre Ordnervorlage(n) vorbereitet ist/sind, können Sie sie im Portal direkt während des Imports auswählen und Zeit sparen (keine Sorge, Ordnervorlagen können später jederzeit angewendet werden).

Benutzerdefinierte Felder: Erfassen Sie Kundeninformationen

In benutzerdefinierten Feldern können Sie über die standard hinaus zusätzliche kundenspezifische Details speichern. Bevor Sie Ihre Kundenliste importieren, sollten Sie entscheiden, welche zusätzlichen Daten Sie erfassen möchten. 

TaxDome ermöglicht verschiedene benutzerdefinierte Felder für Konten (geschäftsbezogene Daten) und Kontakte (personenbezogene Daten). Wenn sie hinzugefügt und ausgefüllt werden, können benutzerdefinierte Felder im gesamten System verwendet werden (in PDF , in E-Mail-Vorlagen für den Massenversand personalisierter E-Mails usw.).

Beispiele für nützliche benutzerdefinierte Felder:

  • Name des Ehepartners - Wichtig für gemeinsame Steuererklärungen.
  • Bevorzugte Kontaktmethode - E-Mail, Telefon oder persönliche Vorsprache.
  • Unternehmensform - Einzelunternehmer, GmbH, Unternehmen usw.
  • Jahresenddatum - Nützlich für Geschäftskunden.

Wenn Sie im Voraus benutzerdefinierte Felder einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre importierten Kundendaten vollständig und einsatzbereit sind. Wenn Sie sicher wissen, dass Sie einige mandantenbezogene Daten an TaxDome übertragen möchten, fügen Sie Ihrer CSV-Datei eine Spalte für jedes Feld hinzu. Auf diese Weise werden sie während des Importvorgangs automatisch erstellt und ausgefüllt. Sie können jedoch auch später noch weitere CRM in großen Mengen hinzufügen.

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