Verfolgen Sie den Dokumenteneingang und interne Fristen für Aufträge.

Bleiben Sie organisiert und halten Sie Termine ein, indem Sie den Eingang von Dokumenten verfolgen und interne Fertigstellungsziele festlegen. Dieser Artikel behandelt die neuen Felder „Eingangsdatum“ und „Interne Frist“ in Auftrag und wie Sie diese effektiv in Ihrem workflow.

Was sind Anmeldedatum und interne Frist?

Mit den neuen Datumsfeldern können Sie zwei wichtige Meilensteine für Ihre Aufträge verfolgen:

• Aufnahmedatum: Das Datum, an dem Sie tatsächlich das vom Kunden benötigte Material erhalten haben und der Auftrag wirklich startbereit Auftrag . Dies unterscheidet sich vom Datum, an dem der Auftrag erstellt Auftrag oder an dem Sie den Kunden zum ersten Mal kontaktiert haben.
• Interne Frist: Ihr persönlicher Puffer vor dem offiziellen Abgabetermin, der Ihnen Zeit zum Überprüfen gibt und Stress in letzter Minute vermeidet.

Diese Daten funktionieren unabhängig von den Feldern „Startdatum” und „Fälligkeitsdatum” in Aufträge und ermöglichen Ihnen eine detailliertere Nachverfolgung Ihres workflow . Beide Felder sind optional und können je nach Bedarf separat oder zusammen verwendet werden. Sie können update sie entweder manuell oder automatisch aktualisieren.

Warum sie für die Steuererklärung wichtig sind

Tax season involves processing hundreds or thousands of returns with varying complexity. These fields help you track the actual start of productive work (when documents arrive) versus administrative setup, giving you clearer visibility into your pipeline.

• Besseres workflow : Wenn Sie wissen, wann Dokumente tatsächlich eingegangen sind, können Sie die tatsächlichen Bearbeitungszeiten berechnen und besser einschätzen, wie lange ähnliche Rückgaben in Zukunft dauern werden. Sie können leicht erkennen, welche Kunden noch keine Dokumente eingereicht haben (leeres Eingangsdatum), und entsprechend Prioritäten für die Nachverfolgung setzen.

• Interne Verantwortlichkeit: Durch die Festlegung interner Fristen, die vor den Kundenfristen liegen, entsteht Pufferzeit für Qualitätsprüfungen, Kundenfragen und unerwartete Komplikationen, die bei der Steuererklärung häufig auftreten. Dadurch wird das Risiko von Last-Minute-Eilaufträgen verringert, die zu Fehlern oder Terminüberschreitungen führen können.

• Konsistente Organisation: Durch die Verwendung dieser Daten mit Automatisierungen können Sie die Arbeit nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out) organisieren, da jeder Auftrag einen eindeutigen Erfassungszeitstempel Auftrag . Dieser Ansatz gewährleistet Fairness und eine systematische Bearbeitung in Ihrem gesamten Team.

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Diese Daten dienen nicht nur der Nachverfolgung – sie sind die Grundlage für die ArbeitsprognoseDas System verwendet diese Informationen, um anzuzeigen, welche Aufträge bereit Aufträge , begonnen zu werden, wie lange jede Stufe voraussichtlich dauern Stufe und welche Aufträge im Zeitplan Aufträge und welche gefährdet Aufträge . Dadurch werden Termine in eine vorausschauende Arbeitsauslastung umgewandelt, sodass Sie Kapazitäten planen, Engpässe vermeiden und Kundentermine ohne Überraschungen einhalten können.

Aufträge mit Erfassungsdatum und interner Frist versehen

Sie können diese Termine beim Anlegen neuer Aufträge beim Bearbeiten bestehender Aufträge festlegen:

1. Erstellen Sie einen neuen Auftrag öffnen Sie einen bestehenden Auftrag.

2. Wählen Sie im Feld „Eingangsdatum“ aus, wann Sie die Dokumente des Kunden erhalten haben.

3. Legen Sie im Feld „Interne Frist “ Ihr internes Fertigstellungsziel fest.

4. Speichern Sie Ihre Änderungen

Beide Datumsangaben verwenden dasselbe Datumsauswahlformat wie die Felder „Startdatum“ und „Fälligkeitsdatum “. Sie können ohne Einschränkungen Datumsangaben in der Vergangenheit oder Zukunft festlegen, und die Datumsangaben müssen keiner bestimmten Reihenfolge folgen.

Update Aufnahmedatum und interne Frist in großen Mengen

Sparen Sie Zeit, indem Sie mit der Massenbearbeitung Termine für mehrere Aufträge festlegen:

1. Gehen Sie zu Workflow Aufträge

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Aufträge , die Aufträge update

3. Klicken Sie Bearbeiten im Aktionsmenü über der Tabelle

4. Legen Sie in der Seitenleiste für die Massenbearbeitung Ihr Aufnahmedatum und/oder Ihre interne Frist fest.

5. Klicken Sie Speichern , um die Änderungen auf alle ausgewählten Aufträge anzuwenden.

Der Massenvorgang läuft im Hintergrund, daher kann es einen Moment dauern, bis die Daten nach dem Speichern in Ihrer Auftrag angezeigt werden.

Aufträge Eingangsdatum und interner Frist anzeigen

You can see all the intake and internal deadline dates directly on the job cards in the Kanban view of your pipeline. This is managed by toggles in the pipeline’s settings (they are turned on by default).

Die Felder „Eingangsdatum“ und „Interne Frist“ werden ebenfalls als Spalten in Ihrer Auftrag angezeigt und können sortiert und gefiltert werden:

• Verwenden Sie das Einstellungssymbol in der Tabellenüberschrift, um diese Spalten auszublenden/anzuzeigen oder zu verschieben.
• Klicken Sie auf eine beliebige Datumsspaltenüberschrift, um Aufträge diesem Datum zu sortieren. Wechseln Sie zwischen aufsteigender (älteste zuerst) und absteigender (neueste zuerst) Reihenfolge. Aufträge leeren Datumsfeldern werden immer am Ende der sortierten Liste angezeigt.

Aufträge Eingangsdatum und interner Frist filtern

So filtern Sie Ihre Auftrag nach Eingangsdatum und/oder interner Frist:

1. Klicken Sie Filter über der Auftrag

2. Aufnahmedatum oder interne Frist auswählen

3. Wählen Sie aus voreingestellten Datumsbereichen, wählen Sie „Benutzerdefiniertes Datum“ für bestimmte Daten oder verwenden Sie „Nicht festgelegt“, um Aufträge Daten zu finden.

4. Wenden Sie mehrere Datumsfilter gleichzeitig an, um präzise Auftrag zu erstellen.

Erfahren Sie mehr über das Filtern von Aufträge

Verwenden Sie das Erfassungsdatum und die interne Frist in Auftrag

Sie können Standarddaten in Auftrag festlegen . Wenn Sie eine Auftrag erstellen, können Sie Regeln für das Fälligkeitsdatum, die interne Frist und andere Felder vorab festlegen. So wird sichergestellt, dass das System jedes Mal, wenn Sie einen Auftrag starten Auftrag z. B. „Steuererklärung 2025“), automatisch die richtigen Zeitrahmen ausfüllt.

So funktionieren Vorlagen mit diesen Datumsfeldern:

• Sie können die Daten vor dem Speichern bei Bedarf für bestimmte Aufträge ändern.
• Set a template as the default for a pipeline, and all new jobs will include the preset dates
• Verwenden Sie Datumsvorlagen in wiederkehrenden Auftrag , um eine konsistente Datumseinstellung sicherzustellen.
• Sie werden immer noch update das Aufnahmedatum aktualisieren, sobald der Kunde tatsächlich Dokumente vorlegt.

Dieser Ansatz sorgt für Konsistenz – jedes Mal, wenn Sie einen Auftrag erstellen, sind bereits die richtigen Fristen festgelegt. Dann fügen Sie das Eingangsdatum hinzu, an dem die Dokumente des Kunden eintreffen.

So fügen Sie das Erfassungsdatum und die interne Frist zu Ihrer Auftrag hinzu:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen > Registerkarte Aufträge

2. Klicken Sie auf „Vorlage erstellen“ oder bearbeiten Sie eine vorhandene Vorlage.

3. Legen Sie Ihre Standardwerte für das Aufnahmedatum und die interne Frist fest.

4. Die Vorlage speichern

Automatisierung updates von Eingangsdatum und interner Frist

Sie können Automatisierungen verwenden, um update diese Daten ohne manuelle Eingabe zu aktualisieren. Wenn ein Kunde beispielsweise seinen Fragebogen ausfüllt, können Sie das Aufnahmedatum automatisch auf den heutigen Tag setzen. Sie können updates auch verketten: Wenn das Aufnahmedatum auf den heutigen Tag gesetzt ist, setzen Sie die interne Frist automatisch auf 14 Tage später. Diese Konsistenz hilft Ihnen, die Arbeit nach FIFO (first in, first out) zu organisieren, da jeder Auftrag einen eindeutigen Aufnahmestempel Auftrag .

Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie Auftrag automatisch update können .

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