Verfolgen Sie den Dokumenteneingang und interne Fristen für Aufträge.

Behalten Sie den Überblick und halten Sie Termine ein, indem Sie den Eingang von Dokumenten nachverfolgen und interne Fertigstellungsziele festlegen. In diesem Artikel werden die neuen Felder „Eingangsdatum“ und „Interne Frist“ in Auftrag sowie deren effektive Nutzung in Ihrem workflow.

Was sind die Anmeldefristen und internen Fristen?

Mit den neuen Datumsfeldern können Sie zwei wichtige Meilensteine für Ihre Aufträge verfolgen:

• Aufnahmedatum: Das Datum, an dem Sie die erforderlichen Unterlagen vom Kunden tatsächlich erhalten haben und der Auftrag nun wirklich startbereit Auftrag . Dies unterscheidet sich von dem Zeitpunkt, zu dem der Auftrag angelegt Auftrag , oder dem Zeitpunkt, zu dem Sie erstmals Kontakt mit dem Kunden aufgenommen haben.
• Interne Frist: Ihr persönlicher Zeitpuffer vor dem offiziellen Abgabetermin, der Ihnen Zeit zum Überprüfen gibt und Stress in letzter Minute vermeidet.

Diese Daten sind unabhängig von den Feldern „Startdatum “ und „Fälligkeitsdatum“ in Aufträge und ermöglichen Ihnen eine detailliertere Nachverfolgung Ihres workflow ermöglichen. Beide Felder sind optional und können je nach Bedarf separat oder gemeinsam verwendet werden. Sie können update entweder manuell oder automatisch aktualisieren.

Warum sie für die Steuererklärung wichtig sind

Die Steuersaison umfasst die Bearbeitung von Hunderten oder Tausenden von Steuererklärungen unterschiedlicher Komplexität. Diese Felder helfen Ihnen, den tatsächlichen Beginn der produktiven Arbeit (Eintreffen der Dokumente) von der administrativen Vorbereitung zu unterscheiden und bieten Ihnen so einen besseren Überblick über Ihre... pipeline Die

• Besseres workflow : Wenn Sie wissen, wann Dokumente tatsächlich eingegangen sind, können Sie die tatsächlichen Bearbeitungszeiten ermitteln und besser abschätzen, wie lange ähnliche Rückgaben in Zukunft dauern werden. Sie können leicht erkennen, welche Kunden noch keine Dokumente eingereicht haben (leeres Eingangsdatum), und die Nachverfolgung entsprechend priorisieren.

• Interne Verantwortlichkeit: Durch die Festlegung interner Fristen, die vor den Kundenfristen liegen, entsteht Pufferzeit für Qualitätsprüfungen, Kundenfragen und unerwartete Komplikationen, die bei der Steuererklärung häufig auftreten. Dadurch wird das Risiko von Last-Minute-Eilaufträgen verringert, die zu Fehlern oder Terminüberschreitungen führen können.

• Konsistente Organisation: Durch die Verwendung dieser Daten mit Automatisierungen können Sie die Arbeit nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out) organisieren, da jeder Auftrag einen eindeutigen Erfassungszeitstempel Auftrag . Dieser Ansatz gewährleistet Fairness und eine systematische Bearbeitung in Ihrem gesamten Team.

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Diese Daten dienen nicht nur der Nachverfolgung – sie sind die Grundlage für die ArbeitsprognoseDas System verwendet diese Informationen, um anzuzeigen, welche Aufträge bereit Aufträge , begonnen zu werden, wie lange jede Stufe voraussichtlich dauern Stufe und welche Aufträge im Zeitplan Aufträge und welche gefährdet Aufträge . Dadurch werden Termine in eine vorausschauende Arbeitsauslastung umgewandelt, sodass Sie Kapazitäten planen, Engpässe vermeiden und Kundentermine ohne Überraschungen einhalten können.

Füge den Aufträge Eingangs- und interne Fristen hinzu

Sie können diese Termine beim Anlegen neuer Aufträge beim Bearbeiten bestehender Aufträge festlegen:

1. Erstellen Sie einen neuen Auftrag öffnen Sie einen bestehenden.

2. Wählen Sie im Feld „Eingangsdatum“ aus, wann Sie die Unterlagen des Kunden erhalten haben.

3. Geben Sie im Feld „Interner Stichtag“ Ihr internes Fertigstellungsziel ein.

4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Beide Datumsfelder verwenden dasselbe Format für die Datumsauswahl wie die Felder „Startdatum“ und „Fälligkeitsdatum “. Sie können ohne Einschränkungen Datumsangaben in der Vergangenheit oder Zukunft festlegen, und die Datumsangaben müssen keiner bestimmten Reihenfolge folgen.

Update Aufnahmedaten und interne Fristen in großen Mengen

Sparen Sie Zeit, indem Sie mit der Massenbearbeitung Termine für mehrere Aufträge festlegen:

1. Gehen Sie zu Workflow Aufträge“.

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Aufträge , die Aufträge update.

3. Klicken Sie auf Bearbeiten im Aktionsmenü oberhalb der Tabelle.

4. Legen Sie in der Seitenleiste für die Massenbearbeitung das Eingangsdatum und/oder das interne Fälligkeitsdatum fest.

5. Klicken Sie auf „Speichern“ , um die Änderungen auf alle ausgewählten Aufträge anzuwenden.

Der Massenvorgang läuft im Hintergrund, daher kann es einen Moment dauern, bis die Daten nach dem Speichern in Ihrer Auftrag angezeigt werden.

Aufträge Eingangsdatum und internen Fristen anzeigen

You can see all the intake and internal deadline dates directly on the job cards in the Kanban view of your pipeline. This is managed by toggles in the pipeline’s settings (they are turned on by default).

Die Felder „Eingangsdatum“ und „Interne Frist“ werden ebenfalls als Spalten in Ihrer Auftrag angezeigt und können sortiert und gefiltert werden:

• Verwenden Sie das Einstellungssymbol in der Tabellenüberschrift, um diese Spalten auszublenden/anzuzeigen oder zu verschieben.
• Klicken Sie auf eine beliebige Datumsspaltenüberschrift, um Aufträge diesem Datum zu sortieren. Wechseln Sie zwischen aufsteigender (älteste zuerst) und absteigender (neueste zuerst) Reihenfolge. Aufträge leeren Datumsfeldern werden immer am Ende der sortierten Liste angezeigt.

Aufträge Eingangs- und internen Fälligkeitsterminen filtern

So filtern Sie Ihre Auftrag nach Eingangsdatum und/oder internem Fälligkeitsdatum:

1. Klicken Sie auf auf „Filter“ über der Auftrag .

2. Wählen Sie das Aufnahmedatum oder den internen Stichtag aus.

3. Wählen Sie aus voreingestellten Datumsbereichen, wählen Sie „Benutzerdefiniertes Datum“ für bestimmte Daten aus oder verwenden Sie „Nicht festgelegt“, um Aufträge Datumsangabe zu finden.

4. Wenden Sie mehrere Datumsfilter gleichzeitig an, um präzise Auftrag zu erstellen.

Erfahren Sie mehr über das Filtern von Aufträge

Verwendung von Eingangs- und internen Fristen in Auftrag

In Auftrag können Sie Standarddaten festlegen . Beim Anlegen einer Auftrag können Sie Regeln für das Fälligkeitsdatum, das interne Stichtagsdatum und die anderen Felder voreinstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass das System bei jeder Erstellung eines Auftrag z. B. „Steuererklärung 2025“) automatisch die richtigen Zeitangaben einträgt.

So funktionieren Vorlagen mit diesen Datumsfeldern:

• Sie können die Daten vor dem Speichern bei Bedarf für bestimmte Aufträge ändern.
• Legen Sie eine Vorlage als Standard für eine pipeline und alles neu Aufträge werden die voreingestellten Termine enthalten.
• Verwenden Sie Datumsvorlagen in wiederkehrenden Auftrag , um eine konsistente Datumseinstellung sicherzustellen.
• Du wirst trotzdem update das Eingangsdatum aktualisieren, sobald der Kunde die Unterlagen tatsächlich vorlegt

Dieser Ansatz sorgt für Konsistenz – jedes Mal, wenn Sie einen Auftrag anlegen, sind die richtigen Fristen bereits festgelegt. Anschließend fügen Sie das Eingangsdatum hinzu, sobald die Unterlagen des Kunden eintreffen.

So fügen Sie das Eingangsdatum und das interne Fälligkeitsdatum zu Ihrer Auftrag hinzu:

1. Gehen Sie zu „Vorlagen“ > „Kanzlei-Vorlagen“ > Registerkarte Aufträge “.

2. Klicken Sie auf „Vorlage erstellen “ oder bearbeiten Sie eine vorhandene Vorlage.

3. Legen Sie die Standardwerte für das Eingangsdatum und das interne Fälligkeitsdatum fest.

4. Speichern Sie die Vorlage.

Automatisierung der Erfassung und updates interner Fristen

Sie können Automatisierungen nutzen, um update diese Daten ohne manuelle Eingabe zu aktualisieren. Wenn ein Kunde beispielsweise seinen Fragebogen ausfüllt, können Sie das Erfassungsdatum automatisch auf den heutigen Tag setzen. Sie können updates auch miteinander verknüpfen: Wenn das Erfassungsdatum auf den heutigen Tag gesetzt wird, setzen Sie das interne Fälligkeitsdatum automatisch auf 14 Tage später. Diese Konsistenz hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out) zu organisieren, da jeder Auftrag einen eindeutigen Erfassungszeitstempel Auftrag .

Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie Auftrag automatisch update können .

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