Manuelle und automatische Erinnerungsfunktion

Mahnungen benachrichtigen Kunden, wenn sie eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum nicht erledigt haben. Unabhängig davon, ob Sie die Erinnerungen automatisieren oder manuell versenden, halten sie die Kunden auf dem Laufenden, ohne dass Sie sie persönlich anstupsen müssen.

Mahnungen, erklärt

Wann immer Sie etwas mit einem Aktionspunkt an einen Kunden senden, wird dieser benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind - mit Benachrichtigung aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.   

Wenn Empfänger zu lange brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen - oder es vergessen -, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Resend a reminder manually about the pending organizer, proposal, invoice or document.

• Set up automatic reminders .

Manuelle Mahnungen

Um eine Erinnerung manuell erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Element, an das der Kunde erinnert werden soll, und dann auf Erneut senden. Sie können dies sogar tun, wenn die automatische Erinnerung eingeschaltet ist.

Um eine bezahlte oder unbezahlte Rechnung manuell erneut zu versenden, klicken Sie entweder in der Liste Rechnungen oder im Kundenprofil des Kontos auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnungsnummer und wählen dann im Dropdown-Menü die Option Rechnung per E-Mail versenden.

Um eine Benachrichtigung über ein zur Genehmigung anstehendes Dokument manuell erneut zu senden, öffnen Sie die Unterregisterkarte Genehmigungen, blättern Sie bis zum Ende der ausstehenden Dokumente und klicken Sie dann unten rechts auf Genehmigung für Ausstehend anfordern.

Das passiert folgendermaßen:

Der Kunde erhält eine zusätzliche E-Mail zur Erinnerung.

• A portal notification for the action item is moved to the top of the client’s to-dos .

• Informationen über das erneute Senden werden dem Audit Trail hinzugefügt.

Automatische Mahnungen

To turn on or off automatic Reminders, first open the pending organizer, client request, proposal, chat, invoice, document pending signature or document pending approval. Toggle on Reminders while sending these manually or via pipeline automation.

Wählen Sie, wie Sie die automatischen Erinnerungen einrichten möchten:

• Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung für die Aktion an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.

• Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.

Einrichten von Erinnerungen über pipeline Automatisierungen

You’ll need to make changes to the pipeline to set up reminders for organizers, proposals, invoices and messages automations.

Bei den Automatisierungen Rechnung senden, Fragebogen erstellen, Mandantenanfrage senden, Vorschlag/EL senden und Nachricht senden befindet sich der Schalter Erinnerungen unter dem Feld Vorlage auswählen. Schalten Sie Erinnerungen ein und wählen Sie dann, wie Sie die automatischen Erinnerungen einrichten möchten:

• Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung für die Aktion an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.

• Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.

Hinweis

Disabling reminders for the pipeline automation will only affect jobs entering the pipeline stage in the future. It won’t disable reminders for previously triggered automations, such as already sent organizers or invoices.

Erinnern Sie Ihre Kunden an

Erinnern Sie die Kunden an die ausstehenden Organisatoren

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• Um manuell eine Erinnerung an einen ausstehenden Fragebogen zu senden: Gehen Sie auf die Registerkarte " Organisatoren" des Kontos, klicken Sie auf die drei Punkte entweder ganz rechts neben dem Fragebogen in der Liste oder im Fragebogen selbst und wählen Sie dann " Erneut senden".

  

• To set up automatic reminders about organizers: Toggle on Reminders when you send an organizer manually or via pipeline automation. To send reminders about organizers that go out via pipeline automation, toggle on Reminders for the Create organizer automation when editing pipeline stages. The Reminders toggle can be turned on or off at any time by opening the pending organizer. Don’t forget to click Save when you make changes to the Reminders settings.

  

Fragebogen hören auf, wenn:

• Der Kunde hat die Fragebogen nicht eingereicht, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.
• Der Kunde hat die Fragebogen eingereicht.
• Die Website Fragebogen ist versiegelt.
• Die Auftrag mit dem Link Fragebogen wird archiviert.

Erinnern Sie an ausstehende Kundenanfragen

You can send reminders for client requests in the Pending or In progress status .

• So senden Sie manuell eine Erinnerung an eine Mandantenanfrage : Gehen Sie zur Registerkarte " Anfragen" des Kontos, klicken Sie entweder auf die drei Punkte ganz rechts neben der Anfrage in der Liste oder auf die Anfrage selbst und wählen Sie dann " Erneut senden".

  

• To set up automatic reminders about client requests: Toggle on Reminders when you send or edit a client request manually or when setting up the Send client requests automation in the pipeline.

  Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie den nicht eingereichten Antrag öffnen. Denken Sie daran, auf " Speichern" zu klicken, wenn Sie Änderungen an den Einstellungen für "Erinnerungen" vornehmen.

  

Mandantenanfrage Erinnerungen stoppen, wenn:

• Der Kunde beantwortet alle erforderlichen Fragen und sendet den Antrag ab.

• Sie haben den status Anfrage auf Erledigt geändert.

• Der Kunde hat die Mandantenanfrage nicht eingereicht, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.

• Der Auftrag mit der damit verknüpften Mandantenanfrage ist archiviert.

Kunden an ausstehende Vorschläge erinnern

• So senden Sie manuell eine Erinnerung an einen ausstehenden Vorschlag: Gehen Sie in der linken Seitenleiste oder auf der gleichnamigen Registerkarte des Kundenkontos zu den Vorschlägen & ELs, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Vorschlag und wählen Sie dann erneut senden.

• To set up automatic reminders about proposals: Toggle on Reminders at the bottom of the General step when you create a proposal or proposal template.

Sie können sie auch einschalten, wenn Sie die Option Vorschlag senden/EL Automatisierung.

Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem der ausstehende Vorschlag geöffnet wird. 

Die Vorschlagserinnerungen hören auf, wenn:

• Der Kunde hat den Vorschlag nicht unterzeichnet, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.

• Der Kunde hat den Vorschlag unterzeichnet.

• Der Auftrag mit dem damit verbundenen Vorschlag ist archiviert.

  

Kunden an ausstehende Rechnungen erinnern

To send reminders about pending invoices: Toggle on Reminders when you send an invoice manually or via pipeline automation. To send reminders about invoices sent via pipeline automation, turn on Reminders for the Send invoice automation when editing pipeline stages. The Reminderstoggle can be turned on or off at any time by editing the unpaid invoice.

Eine weitere Möglichkeit, automatische Erinnerungen für ausstehende Rechnungen einzurichten, besteht darin, sie innerhalb der Rechnungsvorlage einzurichten. Schalten Sie To do die Option Erinnerungen an Kunden senden, legen Sie die Tage bis zur nächsten Erinnerung und die Anzahl der Erinnerungen fest, und klicken Sie auf Speichern oder Speichern & Beenden.

Rechnungserinnerungen hören auf, wenn:

• Der Kunde hat die Rechnung nicht bezahlt, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.

• Der Kunde hat die Rechnung bezahlt.

• Die Auftrag mit der damit verknüpften Rechnung wird archiviert.

  Mahnungen für Rechnungen hören nicht auf, wenn der Kunde teilweise bezahlt hat.

  

Hinweis

Sie können Rechnungen auch manuell an Kunden senden! Weitere Details finden Sie hier.

Erinnern Sie Kunden an Aktionen in Chat-Threads

• To set up automatic reminders about pending ations inside a chat thread: Toggle on Reminders when you send a chat message either manually or via pipeline automation. 

• To send reminders about chat messages sent via pipeline automation, toggle on  Reminders for the Send message automation when editing pipeline stages, set the days until next reminder and the number of reminders, and click Save.

• Eine andere Möglichkeit, automatische Erinnerungen für ungelesene Nachrichten einzurichten, besteht darin, sie in der Chat-Vorlage einzurichten. 

  For details on how the reminders work for chats, go to the article about chat reminders .

  

Erinnern Sie Kunden an ausstehende Unterschriften

• So senden Sie manuell eine Erinnerung an ein zur Signatur anstehendes Dokument: Gehen Sie zur Registerkarte Dokumente des Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte entweder ganz rechts neben dem Dokument in der Liste oder im Dokument selbst und wählen Sie erneut senden.

  

• To set up automatic reminders about documents pending signature: Toggle on Reminders when you request a signature for a document . 

Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden, indem Sie das Dokument öffnen, das zur Signatur ansteht (auch wenn einer der Unterzeichner es bereits elektronisch signiert hat). Öffnen Sie to do das Kundenprofil und wechseln Sie zur Unterregisterkarte Dokumente > Signaturen. Suchen Sie ein Dokument und klicken Sie auf dessen Namen. Klicken Sie dann auf Unterzeichner anzeigen und update die Erinnerungseinstellungen. Denken Sie daran, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.

Die Unterschriftserinnerungen hören auf, wenn:

• Der Kunde hat das Dokument nicht unterzeichnet, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.
• Der Kunde hat das Dokument unterzeichnet.
• Der Auftrag mit dem damit verknüpften, zur Signatur anstehenden Dokument wird archiviert.

Kunden an ausstehende Genehmigungen erinnern

• So senden Sie manuell eine Erinnerung an ein Dokument, dessen Genehmigung noch aussteht: Gehen Sie auf die Registerkarte Dokumente des Kundenkontoprofils, klicken Sie auf die drei Punkte entweder ganz rechts neben dem Dokument in der Liste oder im Dokument selbst und wählen Sie dann Genehmigung erneut senden.

  

• So senden Sie manuell eine Erinnerung an alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente: Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente, öffnen Sie die Registerkarte Genehmigungen, klicken Sie auf Genehmigung für ausstehende Dokumente anfordern, überprüfen und bearbeiten Sie die Nachricht für den Kunden (optional) und klicken Sie dann auf Anforderung senden.

  

• To set up reminders about documents pending approval: Toggle on Reminders when you request a document approval .

Genehmigungserinnerungen hören auf, wenn:

• Der Kunde hat das Dokument nicht genehmigt, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.

• Der Kunde hat das Dokument genehmigt.

• Der Auftrag , der mit dem zu genehmigenden Dokument verknüpft ist, wird archiviert.

  

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