Manuelle und automatische Erinnerungen
Mahnungen benachrichtigen Kunden, wenn sie eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum nicht erledigt haben. Unabhängig davon, ob Sie die Erinnerungen automatisieren oder manuell versenden, halten sie die Kunden auf dem Laufenden, ohne dass Sie sie persönlich anstupsen müssen.
Hier abgedeckt:
- Mahnungen
- Setting up reminders via pipeline automation
- Reminding clients about pending organizers
- Reminding clients about pending proposals
- Reminding clients about pending invoices
- Reminding clients about actions inside a chat thread
- Reminding clients about pending signatures
- Reminding clients about pending approvals
Mahnungen
Wann immer Sie etwas mit einem Aktionspunkt an einen Kunden senden, wird dieser benachrichtigt. Alle mit dem Konto verknüpften Benutzer, die NOTIFY aktiviert haben, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Überprüfen Sie, welche Benutzer benachrichtigt werden, indem Sie auf die Registerkarte Info des Kundenkontos gehen und die NOTIFY-Knöpfe im Abschnitt Kontakte anzeigen.
Wenn Empfänger zu lange brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen - oder es vergessen -, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Senden Sie manuell eine Erinnerung an die ausstehende Fragebogen, den Vorschlag, die Rechnung oder das Dokument.
- Richten Sie automatische Erinnerungsfunktionen ein.
Manuelle Mahnungen
Um eine Erinnerung manuell erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Punkt, an den der Kunde erinnert werden muss, und dann aufErneut senden. Sie können dies sogar tun, wenn die automatische Erinnerung eingeschaltet ist.
Um eine bezahlte oder unbezahlte Rechnung manuell erneut zu versenden, klicken Sie entweder in der Liste Rechnungen oder im Kundenprofil des Kontos auf das Augensymbol ganz rechts neben der Rechnung, woraufhin diese in einem Pop-up-Fenster angezeigt wird. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnungsnummer und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Rechnung per E-Mail senden.
Um eine Benachrichtigung über ein zur Genehmigung anstehendes Dokument manuell erneut zu senden, öffnen Sie die Unterregisterkarte Genehmigungen, blättern Sie bis zum Ende der ausstehenden Dokumente und klicken Sie dann unten rechts auf Genehmigung für ausstehende Dokumente anfordern.
Das passiert folgendermaßen:
- Der Kunde erhält eine zusätzliche E-Mail zur Erinnerung.
- Eine Portalbenachrichtigung für den Aktionsgegenstand wird an den Anfang der Aufgabenliste des Kunden verschoben.
- Die Information über das erneute Senden wird in die Datei Audit Trail.
Automatische Mahnungen
Um automatische Erinnerungen zu aktivieren oder zu deaktivieren , öffnen Sie zunächst die ausstehende Fragebogen, Angebot, Chat, Rechnung, Dokument ausstehend Signatur oder dokumentieren Sie die ausstehende Genehmigung. Aktivieren Sie Erinnerungen , während Sie diese manuell oder über pipeline Automatisierung.
Wählen Sie, wie Sie die automatischen Erinnerungen einrichten möchten:
- Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung für die Aktion an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
- Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.
Einrichten von Erinnerungen über Pipeline Automationen
Sie müssen Nehmen Sie Änderungen an der pipeline So richten Sie Erinnerungen für Organisatoren, Vorschläge, Rechnungen und Nachrichtenautomatisierungen ein.
Bei den Automatisierungen Rechnung erstellen, Fragebogen, Vorschlag senden und Nachricht senden befindet sich der Schalter Erinnerungen unter dem Feld Vorlage auswählen. Schalten Sie Erinnerungen ein und wählen Sie dann, wie Sie die automatischen Erinnerungen einrichten möchten:
- Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung für die Aktion an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
- Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.
Erinnern von Kunden an ausstehende Organizer
Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.
So senden Sie manuell eine Erinnerung an eine ausstehende Fragebogen: Gehen Sie zur Registerkarte " Organisatoren" des Kontos, klicken Sie auf die drei Punkte entweder ganz rechts neben Fragebogen in der Liste oder im Fragebogen selbst und wählen Sie dann " Erneut senden".
So richten Sie Erinnerungen zu Organisatoren ein: Aktivieren Sie "Erinnerungen ", wenn Sie Senden Sie eine Fragebogen manuell oder über pipeline Automatisierung. So senden Sie Erinnerungen an Organisatoren, die über pipeline Automatisierung, schalten Sie die Option Erinnerungen im Feld pipeline Einstellungen für die Schaffen Fragebogen Automatisierung.
Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie die Seite Fragebogen öffnen. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen an den Erinnerungseinstellungen vornehmen.
Fragebogen DieErinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde die Fragebogen nicht eingereicht hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...der Kunde hat die Fragebogen eingereicht.
Erinnern von Kunden an ausstehende Vorschläge
Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.
So senden Sie manuell eine Erinnerung an einen ausstehenden Vorschlag: Gehen Sie in der linken Seitenleiste oder auf der gleichnamigen Registerkarte des Kundenkontos zu den Vorschlägen & ELs, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Vorschlag und wählen Sie dann erneut senden.
So richten Sie automatische Erinnerungen für Vorschläge ein: Aktivieren Sie die Option Erinnerungen am Ende des Schritts Allgemein, wenn Sie einen Vorschlag oder eine Vorlage für einen Vorschlag erstellen.
Sie können sie auch einschalten, wenn Sie den Sendevorschlag Automatisierung einrichten.
Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem der ausstehende Vorschlag geöffnet wird.
Die Vorschlagserinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde den Vorschlag nicht unterzeichnet hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...der Kunde hat den Vorschlag unterzeichnet.
Kunden an ausstehende Rechnungen erinnern
So senden Sie Erinnerungen an ausstehende Rechnungen: Aktivieren Sie Erinnerungen , wenn Sie eine Rechnung manuell oder über pipeline Automatisierung. So senden Sie Erinnerungen an Rechnungen, die über pipeline Automatisierung, aktivieren Sie die Option "Erinnerungen " in der pipeline Einstellungen für die Option Rechnung erstellen Automatisierung. Der Schalter Erinnerungen kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie die unbezahlte Rechnung bearbeiten.
Eine weitere Möglichkeit, automatische Erinnerungen für ausstehende Rechnungen einzurichten, besteht darin, sie innerhalb der Rechnungsvorlage einzurichten. To do , aktivieren Sie die Option Erinnerungen an Kunden senden, legen Sie die Tage bis zur nächsten Erinnerung und die Anzahl der Erinnerungen fest, und klicken Sie auf Speichern oder Speichern & Beenden.
Rechnungserinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde die Rechnung nicht bezahlt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...der Kunde die Rechnung bezahlt hat.
Hinweis: Sie können Rechnungen auch manuell an Kunden senden! Weitere Details finden Sie hier.
Reminding clients about actions inside a chat thread
To set up automatic reminders about pending actions inside a chat thread: Toggle on Reminders when you send a chat message either manually or via pipeline automation.
To send reminders about chat messages sent via pipeline automation, toggle on Reminders in the pipeline settings for the Send Message automation, set the days until next reminder and the number of reminders, and click Save.
Another way to set up automatic reminders for unread messages is to set them up within the chat template.
For details on how the reminders work for chats, go to the article about chat reminders.
Kunden an ausstehende Unterschriften erinnern
So senden Sie manuell eine Erinnerung an ein ausstehendes Dokument Signatur: Gehen Sie zur Registerkarte Dokumente des Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte entweder ganz rechts neben dem Dokument in der Liste oder im Dokument selbst und wählen Sie dann Unterschrift erneut senden.
So richten Sie automatische Erinnerungen an ausstehende Dokumente ein: Signatur: Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie eine Signatur für ein Dokument anfordern. Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie das ausstehende Dokument Signaturöffnen - auch wenn es bereits signiert wurde. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen an den Erinnerungseinstellungen vornehmen.
Die Unterschriftserinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde das Dokument nicht unterzeichnet hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...der Kunde hat das Dokument unterzeichnet.
Erinnern von Kunden an ausstehende Genehmigungen
So senden Sie manuell eine Erinnerung an ein Dokument, dessen Genehmigung noch aussteht: Gehen Sie auf die Registerkarte Dokumente des Kundenkontoprofils, klicken Sie auf die drei Punkte entweder ganz rechts neben dem Dokument in der Liste oder im Dokument selbst und wählen Sie dannGenehmigung erneut senden .
So senden Sie manuell eine Erinnerung an alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente: Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste auf Dokumente , öffnen Sie die Registerkarte Genehmigungen , klicken Sie auf Genehmigung für ausstehende Dokumente anfordern, überprüfen und bearbeiten Sie die Nachricht für den Kunden (optional) und klicken Sie dann auf Anforderung senden.
So richten Sie Erinnerungen für Dokumente ein, die zur Genehmigung anstehen: Schalten Sie Erinnerungen ein, wenn Sie die Genehmigung eines Dokuments beantragen.
Die Genehmigungserinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde das Dokument nicht genehmigt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...der Kunde hat das Dokument genehmigt.
