Auftrag Wiederholungen (Erweitert): Erstellen, Bearbeiten, Löschen

TaxDome ermöglicht es Ihnen, Aufträge nach Bedarf wiederholen zu lassen, indem Sie sie automatisch in Ihrem pipelines erzeugen. Sie können einen Standardzeitplan für alle Aufträge einrichten, die Sie zu einer pipeline hinzufügen, oder ihn für jede Wiederholung separat konfigurieren. Lassen Sie Ihre Aufträge täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederkehren. Fügen Sie Auftrag Wiederholungen für jede von Ihnen angebotene Dienstleistung hinzu und passen Sie die Einstellungen für die Wiederholung bei Bedarf einfach an.

Auftrag Wiederholungen hinzufügen

Es gibt drei einfache Möglichkeiten, Auftrag Wiederholungen hinzuzufügen:

• Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Workflow > Auftrag Wiederholungen (dies ist der einfachste Weg, denn von hier aus können Sie Wiederholungen für jeden pipeline und Mandanten hinzufügen) 
• In der Kanban-Ansicht der pipeline (verwenden Sie den Link Wiederholung verwalten und führen Sie dann die folgenden Schritte aus, außer pipeline Auswahl)
• Über die Registerkarte Workflow im Kundenprofil (verwenden Sie den Link Wiederholung verwalten und führen Sie dann die folgenden Schritte aus, außer pipeline und Auswahl der Konten)

So fügen Sie die Wiederholung Auftrag aus der Liste der WiederholungenAuftrag hinzu:

1. Klicken Sie oben auf der Seite auf Neue Auftrag Wiederholung.

2. Wählen Sie die Konten aus, die Sie der Wiederholung hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Weiter.

Um die Suche nach Konten zu erleichtern, können Sie dies tun:

• Sortieren Sie die Liste nach Kontonamen oder nach der Anzahl der Auftrag Wiederholungen für ein Konto. 
• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen" oben links in der Seitenleiste "Neue Auftrag ", geben Sie den Kontonamen in das Suchfeld ein und drücken Sie dann die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur. Die Kontoliste wird entsprechend eingegrenzt. Klicken Sie auf X im Suchfeld, um es zu löschen.
• Filtern Sie Ihre Kontoliste, indem Sie auf die Schaltfläche Filter ganz rechts in der Menüleiste klicken (hier erfahren Sie mehr über die Verwendung von Filtern zur Eingrenzung Ihrer Kontoliste).

3. Wählen Sie den pipeline wo die neue Wiederholung hinzugefügt werden soll. 

4. Richten Sie die Einstellungen für die Wiederholung ein. 

Sie können den Erstellungsprozess beschleunigen, indem Sie die Standardeinstellungen für Wiederholungen festlegen. Sobald Sie die Standard-Wiederholung hinzugefügt haben, wird sie automatisch auf alle neuen Wiederholungen angewendet und kann bei Bedarf leicht angepasst werden. 

5. Richten Sie die Parameter vonAuftrag ein, indem Sie eine Vorlage Auftrag und die für Auftrag zuständigen Personen auswählen, und klicken Sie dann auf Erstellen.

Jetzt wird jedes Mal, wenn ein Startdatum eintritt, die Auftrag für das ausgewählte Konto automatisch zur pipeline.

Tipp! Sie können so viele Auftrag Wiederholungen wie nötig für dasselbe Konto hinzufügen. Wenn Sie z. B. verschiedene Formulare für denselben Kunden vorbereiten müssen, können Sie diese in getrennten Aufträge unterbringen und jedes Auftrag so anpassen, wie Sie es benötigen, wobei für jedes Auftrag ein Wiederholungssatz festgelegt wird.

Nachdem die Auftrag Wiederholungen zum Zeitplan hinzugefügt wurden, werden sie in der Liste Auftrag Wiederholungen verfügbar. Sie sehen auch die Anzahl der Konten mit wiederkehrenden Aufträge unter dem pipeline Namen.

Wenn Sie die Einstellungen für Wiederholungen überprüfen möchten, gehen Sie zu Workflow > Auftrag Wiederholungen. 

Einstellungen zur Wiederholung

Wiederholungseinstellungen im Detail:

• Wiederholungszeitraum: Das Anfangs- und Enddatum (optional) der Wiederholung. Dies sind der erste und der letzte Tag, an dem Auftrag in der pipeline.
• Wiederholt sich alle: Wählen Sie eine benutzerdefinierte Periodizität und die Wiederholungsdaten/Wochentage aus der Dropdown-Liste, z. B. jedes Jahr, alle 3 Monate usw.
• Auftrag Parameter: Wählen Sie eine Auftrag Vorlage und Verantwortliche für die Auftrag aus. Beachten Sie, dass manuell festgelegte Auftrag Verantwortliche die zugewiesen in der Auftrag Vorlage außer Kraft setzen. 

Denken Sie daran:

• Das Startdatum kann nicht vor dem aktuellen Datum liegen oder mit diesem übereinstimmen.
• Geplante Aufträge beginnen um 12 Uhr. Die Startzeiten hängen von der Einstellung Ihrer Zeitzone ab. Bitte überprüfen Sie daher, ob Sie sie richtig eingestellt haben.
• Das Enddatum ist das letzte Datum, an dem die geplante Auftrag erstellt wird.
• Wenn Sie den 31. als Wiederholungsdatum wählen, beginnt Ihr Aufträge nur in Monaten mit diesem Datum.
• Sie können die Einstellungen für die hinzugefügte Wiederholung zu einem späteren Zeitpunkt ändern.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die verschiedenen Zeitplaneinstellungen :

Standard-Wiederholung einrichten

Wenn Sie die Standardeinstellungen für Wiederholungen einrichten (was optional ist), werden diese zum Vorausfüllen von Feldern verwendet, wenn Sie Wiederholungen einrichten, um Zeit zu sparen.

To do Gehen Sie also auf die Einstellungsseitepipeline und wählen Sie aus, wie oft Auftrag wiederholt werden soll, legen Sie dann das Start- und Enddatum (optional) und den Wiederholungstag fest. Einzelheiten finden Sie im Abschnitt über die Wiederholungseinstellungen.

Wiederholungen bearbeiten

Wenn Sie eine neue Auftrag Rekursion zu der pipelinehinzufügen, können Sie immer entscheiden, ob Sie die Standardeinstellungen für Wiederholungen pipeline Einstellungen verwenden (falls vorhanden) oder individuelle Einstellungen für die Wiederholung auswählen. Die Wiederholungseinstellungen für eine beliebige Wiederholung, die der Liste pipeline hinzugefügten Wiederholungen können auch jederzeit einzeln oder im Ganzen bearbeitet werden.

So können Sie zum Beispiel alle Ihre Lohnbuchhaltungs- oder Buchhaltungsmandanten in einem pipelinezu haben, aber jeder mit seinem eigenen Zeitplan (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich). Oder Sie haben verschiedene Auftrag Vorlagen für verschiedene Kunden (hier erfahren Sie mehr über die Verwendung von Wiederholungen mit Auftrag Vorlagen).

Bei einem erneuten Auftreten können Sie wechseln: 

• Der Wiederholungszeitraum 
• Das erste und letzte wiederkehrende Datum
• Die Vorlage Auftrag
• Der Auftrag Empfänger (die hier gewählten Empfänger überschreiben die zuvor in der Vorlage Auftrag ausgewählten)

Um die Einstellungen für eine Wiederholung zu ändern, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Workflow > Auftrag Wiederholungen, wählen eine oder mehrere Wiederholungen aus und klicken auf Bearbeiten.

Zum Ändern von Einstellungen aus dem pipeline oder vom Kundenprofil aus zu ändern, klicken Sie auf Wiederholung verwalten, wählen Sie eine oder mehrere Wiederholungen aus, und klicken Sie auf den Link Wiederholungseinstellungen.

Beachten Sie das:

• Individuelle Einstellungen für Wiederholungen überschreiben die Standardeinstellungen für Wiederholungen. pipeline Einstellungen.
• Bei der Massenbearbeitung von Wiederholungseinstellungen werden nur die Felder ausgefüllt, die bei den von Ihnen ausgewählten Konten gleich sind. (Wenn beispielsweise mehrere Wiederholungen das gleiche Datum, aber unterschiedliche Empfänger haben, wird das Datumsfeld ausgefüllt, während das Empfängerfeld leer bleibt).
• Künftige Änderungen an den Standardeinstellungen für Wiederholungen pipeline vorgenommen werden, gelten nicht für bereits hinzugefügte Auftrag Wiederholungen. Ändern Sie die Einstellungen für Wiederholungen immer über individuelle Zeitpläne.
• Durch die Deaktivierung eines Teammitglieds mit zugewiesen Auftrag Wiederholungen werden diese wiederkehrenden Aufträge dem Firmeninhaber zugewiesen.

Die nächstgelegenen wiederkehrenden Termine finden Sie bei der Verwaltung Ihrer wiederkehrenden Termine: 

Hinweis: Wenn Sie versuchen, die Einstellungen für Wiederholungen Seite zu verlassen, ohne auf Speichernklicken, erhalten Sie eine Warnung. Klicken Sie auf . Weiter bearbeiten in der Pop-up-Warnung, wenn Sie mit den Änderungen fortfahren möchten, oder Änderungen verwerfen wenn Sie alle vorgenommenen Änderungen verwerfen möchten. Vermeiden Sie es, das Kontrollkästchen Die Erstellung weiterer Dialoge auf dieser Seite verhindern zu aktivieren, wenn Sie diese nützliche Popup-Warnung sehen möchten.

Löschen von Auftrag Wiederholungen aus einem Zeitplan

Wenn Sie nicht mehr benötigte Wiederholungen löschen möchten, wählen Sie sie in der Liste Auftrag aus, klicken Sie auf Entfernen und dann auf Bestätigen.

Dies kann auch über den Abschnitt "Wiederholungen verwalten" innerhalb der pipeline.

Wie erfahre ich, dass eine geplante Auftrag erstellt wurde?

Wenn eine neue geplante Auftrag innerhalb einer pipelineerstellt wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit dem Link zum pipeline. Wenn ein Auftrag aus irgendeinem Grund nicht erstellt werden kann, erhalten Sie ebenfalls eine Benachrichtigung, die den Grund dafür erklärt. Hier finden Sie weitere Informationen zu Systembenachrichtigungen über Auftrag Automatisierung Probleme.

Standardmäßig werden die Benachrichtigungen an Ihre Inbox+ und per E-Mail. Sie können Ihre Benachrichtigungseinstellungen jederzeit ändern.

Zugriffsrechte für die Verwaltung von Auftrag wiederkehrenden Ereignissen

Der Firmeninhaber und der Administrator haben Zugriffsrechte zur Verwaltung der Wiederholungseinstellungen.

Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter ebenfalls Zugriff hat, müssen Sie ihm die entsprechenden Rechte erteilen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Team & Pläne, öffnen Sie die Registerkarte Teammitglieder und klicken Sie dann auf die drei Punkte neben dem Namen des Teammitglieds in der Liste. Wählen Sie Bearbeiten.

2. Schalten Sie im Abschnitt Zugriffsrechte die gewünschten Einstellungen ein (beide oder nur eine): 

• Der Schalter Auftrag Wiederholungen verwalten gewährt Zugriffsrechte zum Hinzufügen neuer Wiederholungen und zum Bearbeiten bestehender Wiederholungen sowie zum Zugriff auf die Liste Auftrag Wiederholungen. Sie gibt das Recht, Zeitpläne nur für die Kundenkonten festzulegen, auf die der Mitarbeiter bereits Zugriff hat.
• Der Schalter pipelines verwalten gewährt Zugriffsrechte zum Festlegen und Ändern der Einstellungen von pipelines , einschließlich derStandard-Wiederholungen pipeline Einstellungen. Sie gibt Rechte zum Ändern pipeline Einstellungen nur für die pipelines , auf die der Mitarbeiter Zugriff hat.

3. Klicken Sie auf Speichern.