Auftrag Wiederholungen (Erweitert): Erstellen, Bearbeiten, Löschen

TaxDome allows you to have jobs repeat as needed, automatically generating them in your pipelines. You can set up a default schedule for all jobs you add to a pipeline or configure it separately for each recurrence. Make your jobs recur daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly, or annually. Add job recurrences for each service you provide and easily adjust the recurrence settings if needed.

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

Hier abgedeckt:

• Hinzufügen von Auftrag Wiederholungsterminen
• Einstellungen zur Wiederholung
• Setting up default recurrence
• Wiederholungen bearbeiten
• Löschen von Auftrag Wiederholungen aus einem Zeitplan
• Woher weiß ich, wann eine geplante Auftrag erstellt wird?
• Zugriffsrechte für die Verwaltung von Auftrag wiederkehrenden Ereignissen

Hinzufügen von Auftrag Wiederholungsterminen

There are three simple ways to add job recurrences:

• By going to Workflow > Job recurrences from the left menu bar (this is the easiest way because from here you can add recurrences for any pipeline and client) 
• From the kanban view of the pipeline (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)
• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

So fügen Sie die Wiederholung Auftrag aus der Liste der WiederholungenAuftrag hinzu:

1. Click New job recurrence at the top of the page.

2. Select the accounts you want to add to the recurrence and click Continue.

Um die Suche nach Konten zu erleichtern, können Sie dies tun:

• Sortieren Sie die Liste nach Kontonamen oder nach der Anzahl der Auftrag Wiederholungen für ein Konto. 
• Click the search button at the top left of the New job recurrence sidebar, start entering the account name into the search field, and then press enter on your keyboard. The account list is narrowed accordingly. Click X in the search field to clear it.
• Filtern Sie Ihre Kontoliste, indem Sie auf die Schaltfläche Filter ganz rechts in der Menüleiste klicken (hier erfahren Sie mehr über die Verwendung von Filtern zur Eingrenzung Ihrer Kontoliste).

3. Select the pipeline where the new recurrence should be added. 

4. Set up the recurrence settings. 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings. Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Set up  Job parameters by selecting a job template and assignees responsible for the job, then click Create.

Now, each time a start date occurs, the job for the selected account is automatically added to the pipeline.

Tipp! Sie können so viele Auftrag Wiederholungen wie nötig für dasselbe Konto hinzufügen. Wenn Sie z. B. verschiedene Formulare für denselben Kunden vorbereiten müssen, können Sie diese in getrennten Aufträge unterbringen und jedes Auftrag so anpassen, wie Sie es benötigen, wobei für jedes Auftrag ein Wiederholungssatz festgelegt wird.

After the job recurrences have been added to the schedule, they will become available in the Jobs recurrences list. You’ll see the number of accounts with recurrent jobs under the name of the pipeline as well.

When you need to review the recurrence settings, go to the  Workflow > Job recurrences page. Hover your mouse over the recurrency's schedule to see the details.

Einstellungen zur Wiederholung

Wiederholungseinstellungen im Detail:

• Wiederholung:
• Jedes Jahr
• Alle 3 Monate
• Jeden Monat
• Jede Woche
• Jeden Tag
• Recurrence period: The start and the end (optional) dates of recurrence. These are the first and the last days the job appears in the pipeline.
• Wiederholt sich alle: Wählen Sie die benutzerdefinierte Periodizität und die Wiederholungsdaten/Wochentage aus der Dropdown-Liste.
• Auftrag Parameter: Wählen Sie eine Auftrag Vorlage und die für die Auftrag zuständigen Beauftragten.

Denken Sie daran:

• The Start date cannot be earlier or the same as the current date.
• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting, so please check to make sure that you've set them up correctly.
• The End date is the last date the scheduled job will be created.
• If you choose the 31st as the repeat date, your jobs will only start in months with that date.
• You can change settings for the recurrence you add at a later point.

Here are some examples of what you will get by selecting different schedule settings :

Setting up default recurrence

If you set up the default recurrence settings (which is optional), they will be used to pre-fill fields when you set up recurrences to save time.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates, and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings.

When you need to review the default recurrence pipeline settings, go to  the Workflow > Pipelines page. Hover your mouse over the pipeline's schedule to see the details.

Wiederholungen bearbeiten

When you add a new job recurrence to the pipeline, you always can decide if you want to use the default recurrence pipeline settings (if any) or to select individual settings for the recurrence. The recurrence settings for any recurrence added to the pipeline could also be edited at any time, one by one, or in bulk.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here's more on using recurrences with job templates).

Bei einem erneuten Auftreten können Sie wechseln: 

• The repeat period, 
• the first recurring date, the last recurring date
• Die Vorlage Auftrag
• The job assignee (assignees chosen here override the ones previously selected in the job template)

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow > Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

To modify settings from the pipeline or from the client profile, click  Manage Recurrence, select one or more recurrences, and click on the Recurrence settings link.

Beachten Sie das:

• Individual recurrence settings override the default recurrence pipeline settings.
• Bei der Massenbearbeitung von Wiederholungseinstellungen werden nur die Felder ausgefüllt, die bei den von Ihnen ausgewählten Konten gleich sind. (Wenn beispielsweise mehrere Wiederholungen das gleiche Datum, aber unterschiedliche Empfänger haben, wird das Datumsfeld ausgefüllt, während das Empfängerfeld leer bleibt).
• Future changes made to the default recurrence pipeline settings won’t apply to job recurrences that have already been added. Always modify recurrence settings via individual schedules.
• Durch die Deaktivierung eines Teammitglieds mit zugewiesenen Auftrag Wiederholungen werden diese wiederkehrenden Aufträge dem Firmeninhaber zugewiesen.

Die nächstgelegenen wiederkehrenden Termine finden Sie bei der Verwaltung Ihrer wiederkehrenden Termine: 

Hinweis: Wenn Sie versuchen, die Einstellungen für Wiederholungen Seite zu verlassen, ohne auf Speichernklicken, erhalten Sie eine Warnung. Klicken Sie auf . Weiter bearbeiten in der Pop-up-Warnung, wenn Sie mit den Änderungen fortfahren möchten, oder Änderungen verwerfen wenn Sie alle vorgenommenen Änderungen verwerfen möchten. Vermeiden Sie es, das Kontrollkästchen Verhindern, dass diese Seite weitere Dialoge erstellt zu aktivieren, wenn Sie diese nützliche Popup-Warnung sehen möchten.

Löschen von Auftrag Wiederholungen aus einem Zeitplan

Wenn Sie nicht mehr benötigte Wiederholungen löschen möchten, wählen Sie sie in der Liste Auftrag aus, klicken Sie auf Entfernen und dann auf Bestätigen.

This also can be done from the  Manage Recurrence section inside the pipeline.

Wie erfahre ich, dass eine geplante Auftrag erstellt wurde?

When a new job is created inside a pipeline, you’ll receive a notification in your Inbox+ about it. You’ll also get a link to it. If something is preventing a job from being created, you’ll also get a notification about it that will explain why. Here's more on system notifications about job automation issues.

Zugriffsrechte für die Verwaltung von Auftrag wiederkehrenden Ereignissen

The firm owner and the admin have access rights to manage the recurrence settings.

Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter ebenfalls Zugriff hat, müssen Sie ihm die entsprechenden Rechte erteilen:

1. Go to  Settings > Team & Plans from the left menu bar, open the Team members tab, then click on the team member’s name in the list.

2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol im Abschnitt Zugriffsrechte bearbeiten und schalten Sie die gewünschten Einstellungen ein (beide oder nur eine): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access.
• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access.

3. Klicken Sie auf Speichern.