Auftrag Wiederholungen (Erweitert): Erstellen, Bearbeiten, Löschen

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserer kostenlosen Online-Drehscheibe für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

TaxDome ermöglicht es Ihnen, Aufträge nach Bedarf wiederholen zu lassen - sie werden automatisch in Ihren Pipelines erstellt. Richten Sie einen Standardzeitplan für alle Aufträge in einer Pipeline ein, der täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederholt wird. Fügen Sie Auftrag Wiederholungen für jeden von Ihnen angebotenen Dienst hinzu und passen Sie die Wiederholungseinstellungen bei Bedarf einfach an.

Hier abgedeckt:

• Aktivieren der Standard-Wiederholung in den Pipeline-Einstellungen 
• Hinzufügen von Auftrag Wiederholungsterminen
• Einstellungen zur Wiederholung
• Wiederholungen bearbeiten
• Löschen von Auftrag Wiederholungen aus einem Zeitplan
• Woher weiß ich, wann eine geplante Auftrag erstellt wird?
• Zugriffsrechte für die Verwaltung von Auftrag recurrences

Aktivieren der Standard-Wiederholung in den Pipeline-Einstellungen

Um wiederkehrende Aufträge zu verwenden, müssen Sie zunächst die Wiederholung in den Pipeline-Einstellungen aktivieren. (Es ist nicht möglich, wiederkehrende Aufträge zu einer Pipeline hinzuzufügen, für die eine Wiederholung nicht aktiviert ist.) Sie sollten Standardeinstellungen für Wiederholungen einrichten; denken Sie daran, dass diese später für jede Auftrag Wiederholung, die Sie hinzufügen, leicht geändert werden können.

Öffnen Sie die Seite mit den Pipeline-Einstellungen, schalten Sie die OptionWiederholung aktivieren um, wählen Sie aus, wie oft Auftrag standardmäßig wiederholt werden soll, und legen Sie dann das Start- und Enddatum (optional) sowie den Wiederholungstag fest. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Siehe die Einstellungen im Detail und Beispiele unten.

Hinweis! Die Startzeiten der wiederkehrenden Aufträge werden durch die Einstellung Ihrer Zeitzone beeinflusst. Bitte überprüfen Sie daher, ob Sie sie richtig eingestellt haben.

Hinzufügen von Auftrag Wiederholungsterminen

Nachdem Sie die Standard-Wiederholung in Ihren Pipeline-Einstellungen aktiviert haben, können Sie Auftrag Wiederholungen für Kundenkonten hinzufügen. Sie können auf unterschiedliche Weise hinzugefügt werden:

• Auf der Registerkarte Auftrag recurrences auf der Seite Workflow (dies ist der einfachste Weg, denn von hier aus können Sie Wiederholungen für jede Pipeline und jeden Mandanten hinzufügen) 
• In der Kanban-Ansicht der Pipeline (verwenden Sie den Link Wiederholung verwalten , und befolgen Sie dann die nachstehenden Schritte ohne Auswahl der Pipeline)
• Aus dem Workflow im Kundenprofil (über den Link " Wiederholung verwalten ", dann auf " Neue Auftrag Wiederholung" klicken und speichern)

So fügen Sie die Wiederholung Auftrag aus der Liste der WiederholungenAuftrag hinzu:

1. Klicken Sie oben in der Liste auf Neue Auftrag Wiederholung.

2. Wählen Sie die Konten aus, die Sie der Wiederholung hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Weiter. 

Um die Suche nach Konten zu erleichtern, können Sie dies tun:

• Sortieren Sie die Liste nach Kontonamen oder nach der Anzahl der Auftrag Wiederholungen für ein Konto. 
• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen" oben links in der Seitenleiste "Neue Auftrag ", geben Sie den Kontonamen in das Suchfeld ein und drücken Sie dann die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur. Die Kontoliste wird entsprechend eingegrenzt. Klicken Sie auf X im Suchfeld, um es zu löschen.
• Filtern Sie Ihre Kontoliste, indem Sie auf die Schaltfläche Filter ganz rechts in der Menüleiste klicken (hier erfahren Sie mehr über die Verwendung von Filtern zur Eingrenzung Ihrer Kontoliste).

3. Wählen Sie die Rohrleitung aus, zu der der neue Rückfall hinzugefügt werden soll. 

Wenn die Pipeline ausgewählt ist, werden die Standardeinstellungen für die Wiederholung der Pipeline angezeigt. Sie können bei Bedarf weitere Einstellungen vornehmen oder sie später ändern. Einzelheiten dazu finden Sie im folgenden Abschnitt.

Denken Sie daran:

• Das aktuelle Datum kann nicht mit dem Startdatum identisch sein.
• Das Programm Aufträge beginnt um 12 Uhr (für Ihre Zeitzone).
• Das Enddatum ist das letzte Datum, an dem die geplante Auftrag erstellt wird.
• Obwohl ein Zeitplan immer eine Standard-Wiederholung hat, die durch die Bearbeitung einer Pipeline eingerichtet wird, können Sie diese für die hinzugefügte Wiederholung oder später ändern, wenn Sie sie bearbeiten.
• Wenn Sie den 31. als Wiederholungsdatum wählen, beginnt Ihre Aufträge nur in Monaten, die dieses Datum haben.

4. Richten Sie die Parameter vonAuftrag ein: Wählen Sie eine Vorlage Auftrag und die für Auftrag zuständigen Personen aus.

5. Klicken Sie auf Erstellen.

Jetzt wird jedes Mal, wenn ein Startdatum eintritt, die Auftrag für das ausgewählte Konto automatisch zur Pipeline hinzugefügt.

Tipp! Sie können so viele Auftrag Wiederholungen wie nötig für dasselbe Konto hinzufügen. Wenn Sie z. B. verschiedene Formulare für denselben Kunden vorbereiten müssen, können Sie diese in getrennten Aufträge unterbringen und jedes Auftrag so anpassen, wie Sie es benötigen, mit einem Wiederholungssatz für jedes Auftrag.

Nachdem die Auftrag Wiederholungen zum Zeitplan hinzugefügt wurden, werden sie in der Liste Aufträge Wiederholungen verfügbar. Die Anzahl der Konten mit wiederkehrenden Aufträge wird auch unter dem Namen der Pipeline angezeigt.

Wenn Sie die Standardeinstellungen für die Wiederholung von Pipelines einsehen möchten, gehen Sie zu IhrerPipelines-Liste . Bewegen Sie den Mauszeiger über den Zeitplan der Pipeline, um die Wiederholungsdaten/Wochentage der Wiederholung anzuzeigen.

Um die Einstellungen für bestimmte Auftrag Wiederholungen zu sehen, gehen Sie zur ListeAuftrag Wiederholungen.

Einstellungen zur Wiederholung

Wiederholungseinstellungen im Detail:

• Wiederholung:
• Jedes Jahr
• Alle 3 Monate
• Jeden Monat
• Jede Woche
• Jeden Tag
• Wiederholungszeitraum: Das Start- und Enddatum (optional) der Wiederholung. Dies sind der erste und der letzte Tag, an dem Auftrag in der Pipeline erscheint.
• Wiederholt sich alle: Wählen Sie die benutzerdefinierte Periodizität und die Wiederholungsdaten/Wochentage aus der Dropdown-Liste.
• Auftrag Parameter: Wählen Sie eine Auftrag Vorlage und die für die Auftrag zuständigen Beauftragten.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die verschiedenen Zeitplaneinstellungen :

Wiederholungen bearbeiten

Wenn Sie der Pipeline eine neue Auftrag Wiederholung hinzufügen, können Sie immer entscheiden, ob Sie die für die Pipeline festgelegten Standardeinstellungen für Wiederholungen verwenden oder individuelle Einstellungen für die Wiederholung auswählen möchten. Die Rekursionseinstellungen für jede zur Pipeline hinzugefügte Rekursion können auch jederzeit einzeln oder in der Gesamtheit bearbeitet werden.

So können Sie z. B. alle Ihre Lohnbuchhaltungs- oder Buchhaltungsmandanten in einer Pipeline haben, aber jeder mit seinem eigenen Zeitplan (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich). Oder Sie haben verschiedene Auftrag Vorlagen für verschiedene Kunden (hier erfahren Sie mehr über die Verwendung von Wiederholungen mit Auftrag Vorlagen).

Bei einem erneuten Auftreten können Sie wechseln: 

• Der Wiederholungszeitraum
• Der erste wiederkehrende Termin
• Das letzte wiederkehrende Datum
• Die Vorlage Auftrag
• Der Auftrag Empfänger (Hinweis: Die hier ausgewählten Empfänger haben Vorrang vor den zuvor in der Vorlage Auftrag ausgewählten Empfängern)

Um die Einstellungen für eine Wiederholung zu ändern, wählen Sie in der Liste Auftrag recurrences des Abschnitts Workflow eine oder mehrere Wiederholungen aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

Um die Einstellungen in der Pipeline oder im Kundenprofil zu ändern, klicken Sie auf Wiederholung verwalten, wählen eine oder mehrere Wiederholungen aus und klicken auf den Link Wiederholungseinstellungen.

Beachten Sie das:

• Individuelle Wiederholungseinstellungen setzen die Wiederholungseinstellungen der Pipeline außer Kraft.
• Wenn eine hinzugefügte Auftrag Wiederholung nicht mit einem individuellen Zeitplan versehen ist, wird der Standardzeitplan angewendet.
• Bei der Massenbearbeitung von Wiederholungseinstellungen werden nur die Felder ausgefüllt, die bei den von Ihnen ausgewählten Konten gleich sind. (Wenn beispielsweise mehrere Wiederholungen das gleiche Datum, aber unterschiedliche Empfänger haben, wird das Datumsfeld ausgefüllt, während das Empfängerfeld leer bleibt).
• Künftige Änderungen an den Standard-Wiederholungen in den Pipeline-Einstellungen gelten nicht für Auftrag Wiederholungen, die bereits hinzugefügt wurden. Ändern Sie die Einstellungen für Wiederholungen immer über einzelne Zeitpläne.
• Durch die Deaktivierung eines Teammitglieds mit zugewiesenen Auftrag Wiederholungen werden diese wiederkehrenden Aufträge dem Firmeninhaber zugewiesen.

Die nächstgelegenen wiederkehrenden Termine finden Sie bei der Verwaltung Ihrer wiederkehrenden Termine: 

Hinweis: Wenn Sie versuchen, die Einstellungen für Wiederholungen Seite zu verlassen, ohne auf Speichernklicken, erhalten Sie eine Warnung. Klicken Sie auf . Weiter bearbeiten in der Pop-up-Warnung, wenn Sie mit den Änderungen fortfahren möchten, oder Änderungen verwerfen wenn Sie alle vorgenommenen Änderungen verwerfen möchten. Vermeiden Sie es, das Kontrollkästchen Verhindern, dass diese Seite weitere Dialoge erstellt zu aktivieren, wenn Sie diese nützliche Popup-Warnung sehen möchten.

Löschen von Auftrag Wiederholungen aus einem Zeitplan

Wenn Sie nicht mehr benötigte Wiederholungen löschen möchten, wählen Sie sie in der Liste Auftrag aus, klicken Sie auf Entfernen und dann auf Bestätigen.

Dies kann auch über den Abschnitt "Wiederholungen verwalten " in der Pipeline erfolgen.

Wie erfahre ich, dass eine geplante Auftrag erstellt wurde?

Wenn eine neue Auftrag in einer Pipeline erstellt wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+ darüber. Sie erhalten auch einen Link dazu. Wenn etwas verhindert, dass ein Auftrag erstellt wird, erhalten Sie ebenfalls eine Benachrichtigung darüber, in der erklärt wird, warum. Hier finden Sie weitere Informationen zu Systembenachrichtigungen über Auftrag Automatisierung Probleme.

Zugriffsrechte für die Verwaltung von Auftrag recurrences

Der Firmeninhaber und der Administrator haben Zugriffsrechte zur Verwaltung der Standard-Wiederholungen Einstellungen für Pipelines sowie die individuellen Zeitpläne für jeden Mandanten zu verwalten.

Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter ebenfalls Zugriff hat, müssen Sie ihm die entsprechenden Rechte erteilen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Team & Pläne, navigieren Sie zu Aktive Teammitglieder und klicken Sie in der Liste auf den Namen des Teammitglieds, dann auf das Bleistiftsymbol Zugriffsrechte bearbeiten.

2. Schalten Sie die gewünschten Einstellungen ein (beide oder nur eine): 

• Die Schaltfläche Pipelines verwalten gewährt Zugriffsrechte zum Festlegen und Ändern von Pipeline-Einstellungen, einschließlich der Standard-Wiederholung.
• Der Schalter Auftrag Wiederholungen verwalten gewährt Zugriffsrechte zum Hinzufügen neuer und zum Bearbeiten bestehender Wiederholungen sowie zum Zugriff auf die Liste Auftrag Wiederholungen.

3. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis! Der Schalter Auftrag Wiederholung verwalten gibt nur Zugriffsrechte zum Einstellen individueller Zeitpläne für die Kundenkonten, auf die der Mitarbeiter bereits Zugriff hat.