Add Job recurrences

TaxDome ermöglicht es Ihnen, Aufträge nach Bedarf wiederholen zu lassen, indem Sie sie automatisch in Ihrem pipelines erzeugen. Sie können einen Standardzeitplan für alle Aufträge einrichten, die Sie zu einer pipeline hinzufügen, oder ihn für jede Wiederholung separat konfigurieren. Lassen Sie Ihre Aufträge täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederkehren. Fügen Sie Auftrag Wiederholungen für jede von Ihnen angebotene Dienstleistung hinzu und passen Sie die Einstellungen für die Wiederholung bei Bedarf einfach an.

Auftrag Wiederholungen hinzufügen

Es gibt drei einfache Möglichkeiten, Auftrag Wiederholungen hinzuzufügen:

• By going to Workflow > Job recurrences from the left menu bar (this is the easiest way because from here you can add recurrences for any pipeline and client) 

• From the kanban view of the pipeline (use the Manage recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)

• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

So fügen Sie den Auftrag aus der Liste derAuftrag :

1. Klicken Sie auf . Neue Auftrag oben auf der Seite.

2. Wählen Sie die Konten aus, die Sie der Wiederholung hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Fortfahren.

Um die Suche nach Konten zu erleichtern, können Sie dies tun:

• Sortieren Sie die Liste nach Kontonamen oder nach der Anzahl der Auftrag Wiederholungen für ein Konto. 

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen" oben links in der Seitenleiste "Neue Auftrag ", geben Sie den Kontonamen in das Suchfeld ein und drücken Sie dann die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur. Die Kontoliste wird entsprechend eingegrenzt. Klicken Sie auf X im Suchfeld, um es zu löschen.

• Filter your account list by clicking the Filter button on the far right of the menu bar. (Here’s more on using filters to narrow down your account list.)

3. Select the pipeline where the new recurrence should be added. 

4. Set up the recurrence settings . 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings . Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Richten Sie Auftrag , indem Sie eine Auftrag und die für den Auftrag verantwortlichen Personen auswählen und dann auf Erstellen klicken.

Jetzt wird jedes Mal, wenn ein Startdatum eintritt, die Auftrag für das ausgewählte Konto automatisch zur pipeline.

Tipp

Sie können so viele Auftrag für ein und dasselbe Konto hinzufügen, wie Sie benötigen. Wenn Sie z. B. verschiedene Formulare für denselben Kunden vorbereiten müssen, können Sie diese in separaten Aufträge haben und jeden Auftrag so anpassen, wie Sie es brauchen, mit einem Wiederholungssatz für jeden Auftrag.

After the job recurrences have been added to the schedule, they will become available in the Job recurrences list. You’ll also see the number of accounts with recurrent jobs under the pipeline name.

Wenn Sie die Einstellungen für Wiederholungen überprüfen möchten, gehen Sie zu Workflow > Auftrag . 

Einstellungen zur Wiederholung

Wiederholungseinstellungen im Detail:

• Wiederholungszeitraum: Das Anfangs- und Enddatum (optional) der Wiederholung. Dies sind der erste und der letzte Tag, an dem Auftrag in der pipeline.

• Wiederholt sich alle: Wählen Sie eine benutzerdefinierte Periodizität und die Wiederholungsdaten/Wochentage aus der Dropdown-Liste, z. B. jedes Jahr, alle 3 Monate usw.

• Job parameters: Select a job template and assignees responsible for the job. Note that manually set job assignees override those assigned in the job template . 

Denken Sie daran:

• Das Startdatum kann nicht vor dem aktuellen Datum liegen oder mit diesem übereinstimmen.

• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting , so please check to make sure that you’ve set them up correctly.

• Das Enddatum ist das letzte Datum, an dem der geplante Auftrag erstellt wird.

Wenn Sie den 31. als Wiederholungsdatum wählen, werden Ihre Aufträge nur in Monaten mit diesem Datum beginnen. Sie können die Einstellungen für die von Ihnen hinzugefügte Wiederholung zu einem späteren Zeitpunkt ändern.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, was Sie durch die Auswahl verschiedener Zeitplaneinstellungen erhalten:

Standard-Wiederholung einrichten

Wenn Sie die Standardeinstellungen für Wiederholungen einrichten (was optional ist), werden diese zum Vorausfüllen von Feldern verwendet, wenn Sie Wiederholungen einrichten, um Zeit zu sparen.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings .

Wiederholungen bearbeiten

Wenn Sie eine neue Auftrag Rekursion zu der pipelinehinzufügen, können Sie immer entscheiden, ob Sie die Standardeinstellungen für Wiederholungen pipeline Einstellungen verwenden (falls vorhanden) oder individuelle Einstellungen für die Wiederholung auswählen. Die Wiederholungseinstellungen für eine beliebige Wiederholung, die der Liste pipeline hinzugefügten Wiederholungen können auch jederzeit einzeln oder im Ganzen bearbeitet werden.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here’s more on using recurrences with job templates ).

Bei einem erneuten Auftreten können Sie wechseln: 

• Der Wiederholungszeitraum 
• Das erste und letzte wiederkehrende Datum
• Die Vorlage Auftrag
• Der Auftrag Empfänger (die hier gewählten Empfänger überschreiben die zuvor in der Vorlage Auftrag ausgewählten)

Um die Einstellungen für einen Wiederholungsauftrag zu ändern, gehen Sie zu Workflow Auftrag in der linken Menüleiste, wählen Sie eine oder mehrere Wiederholungen aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

To modify settings from the pipeline or from the client profile, click  Manage recurrence, select one or more recurrences, and click on the Recurrence settings link.

Beachten Sie das:

• Individuelle Einstellungen für Wiederholungen überschreiben die Standardeinstellungen für Wiederholungen. pipeline Einstellungen.
• Bei der Massenbearbeitung von Wiederholungseinstellungen werden nur die Felder ausgefüllt, die bei den von Ihnen ausgewählten Konten gleich sind. (Wenn beispielsweise mehrere Wiederholungen das gleiche Datum, aber unterschiedliche Empfänger haben, wird das Datumsfeld ausgefüllt, während das Empfängerfeld leer bleibt).
• Künftige Änderungen an den Standardeinstellungen für Wiederholungen pipeline vorgenommen werden, gelten nicht für bereits hinzugefügte Auftrag Wiederholungen. Ändern Sie die Einstellungen für Wiederholungen immer über individuelle Zeitpläne.
• Durch die Deaktivierung eines Teammitglieds mit zugewiesen Auftrag Wiederholungen werden diese wiederkehrenden Aufträge dem Firmeninhaber zugewiesen.

Die nächstgelegenen wiederkehrenden Termine finden Sie bei der Verwaltung Ihrer wiederkehrenden Termine: 

Hinweis

Wenn Sie versuchen, die Seite zu verlassen, ohne auf zu klicken, erhalten Sie eine Warnung. Klicken Sie auf die Pop-up-Warnung, wenn Sie die Änderungen fortsetzen oder die vorgenommenen Änderungen verwerfen möchten. Vermeiden Sie es, das Kontrollkästchen zu aktivieren, wenn Sie diese nützliche Pop-up-Warnung sehen möchten.

Löschen von Auftrag Wiederholungen aus einem Zeitplan

Wenn Sie nicht mehr benötigte Wiederholungen löschen möchten, wählen Sie sie in der Liste ListeAuftrag aus, klicken Sie auf Entfernen und dann auf Bestätigen.

This also can be done from the  Manage recurrence  section inside the pipeline.

Wie erfahre ich, dass eine geplante Auftrag erstellt wurde?

When a new scheduled job is created inside a pipeline, you’ll receive a notification with the link to the pipeline. If something prevents a job from being created, you’ll also get a notification explaining why.  Here’s more on system notifications about job automation issues .

By default, notifications are sent to your Inbox+ and via email. You can change your notification preferences at any time.

Zugriffsrechte für die Verwaltung von Auftrag wiederkehrenden Ereignissen

Der Firmeninhaber und der Administrator haben Zugriffsrechte zur Verwaltung der Wiederholungseinstellungen.

Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter ebenfalls Zugriff hat, müssen Sie ihm die entsprechenden Rechte erteilen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Team & Pläne in der linken Menüleiste, öffnen Sie die Registerkarte Teammitglieder und klicken Sie dann auf drei Punkte neben dem Namen des Teammitglieds in der Liste. Wählen Sie Bearbeiten.

2. Im Abschnitt Zugriffsrechte schalten Sie die gewünschten Einstellungen ein (beide oder nur eine): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access .

• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access .

3. Klicken Sie auf . Speichern.

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