Rechnungszeit

Dieser Artikel zeigt Ihnen alle Möglichkeiten auf, wie Sie für die erfasste Zeit bezahlt werden können: Sie erfahren, wie Sie Rechnungen für alle abgeschlossenen Zeiteinträge ausstellen können.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie sich mit der Erstellung von Rechnungen aus erfasster Zeit befassen, ist es wichtig, die verschiedenen Ansätze zu verstehen, die Sie für die Zeiterfassung in TaxDome verwenden können. Hier sind zwei primäre Methoden:

• Rechnung im Voraus erstellen

• Erst die Zeit erfassen, dann eine Rechnung erstellen

Rechnung im Voraus erstellen

Die erste Möglichkeit, die Sie haben, besteht darin, den Prozess einzuleiten, indem Sie eine Rechnung im Voraus erstellen oder Ihren Kunden um eine Vorauszahlung bitten. Dann können Sie dieses Verfahren befolgen:

1. As you or your team members work on jobs and tasks, diligently track the time spent on each of them using time tracker . 

2. Überprüfen Sie regelmäßig die erfasste Zeit mit der ursprünglichen Rechnung, um sicherzustellen, dass sie den gesamten Zeitaufwand angemessen abdeckt. Sie können die nicht in Rechnung gestellte Zeit Ihres Teams für jeden Kunden jederzeit in den Profilen Rechnungen oder Zahlungen.

3. Je nach Situation können Sie sich dafür entscheiden:

Erstellen Sie eine weitere Rechnung, wenn zusätzliche Zeit aufgewendet wurde. Stellen Sie eine Rückerstattung aus oder belassen Sie sie auf dem Saldo des Kunden, wenn die ursprüngliche Rechnung/Vorauszahlung den tatsächlichen Zeitaufwand übersteigt.

4. Once satisfied, mark the invoice as billed to maintain accurate financial records.

Erst Zeit erfassen, dann Rechnung erstellen

Oder Sie ziehen es vor, die Zeit unabhängig zu erfassen, ohne sie zunächst an eine bestimmte Rechnung zu binden: 

Nachdem Sie die verfolgten Aufgaben oder Projekte abgeschlossen haben, erstellen Sie eine Rechnung direkt aus der aufgelaufenen fakturierten Zeit. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails auf ihre Richtigkeit, bevor Sie die Rechnung abschließen und an Ihren Kunden senden. Dieser Ansatz bietet mehr Flexibilität, insbesondere wenn die aufgewendete Zeit bei verschiedenen Projekten oder Kunden variieren kann.

Erstellen von Rechnungen aus der Liste Zeiteintrag

Team members with the Manage invoices access rights can bill tracked time by creating an invoice directly from time entries:

1. Gehen Sie zu Abrechnung > Zeiteinträge oder zur Registerkarte Rechnungen > Zeiteinträge innerhalb eines Kundenkontos. 

Tipp

können Sie Filter verwenden, um die Suche nach den entsprechenden Rechnungen zu erleichtern. Klicken Sie oben rechts in der Liste der Zeiteinträge und wählen Sie den Kunden, den Typ und den statusNicht abgerechnet".

2. Wählen Sie einen oder mehrere Zeiteinträge für einen einzelnen Mandanten aus. Wählen Sie in der Liste Zeiteintrag die Zeiteinträge aus, denen der Mandant zugeordnet ist.   

3. Click  Create invoice at the top left. You will see the Create invoice sidebar with time entries added as line items. You can edit any of the line items if needed.

4. Füllen Sie die SeitenleisteRechnung erstellen aus und klicken Sie auf Erstellen.

   

   Denken Sie daran:

Sie können eine Rechnung für mehrere Zeiteinträge auf einmal erstellen, aber nur für ein einziges Kundenkonto

• Das Erstellen einer Rechnung ist nur für Zeiteinträge möglich, die fakturierbar sind und das Kennzeichen Nicht fakturiert haben. status

• Sobald Sie eine Rechnung erstellen, ändert sich der status des Zeiteintragvon "nicht berechnet" zu "berechnet".

• The service, service date and description for the time entry are converted into the service and description for the line item. Note that you won’t see the description if it is turned off in the line items settings

• Wenn Sie eine Rechnung für mehrere Zeiteinträge mit derselben Leistung, demselben Tarif und derselben Beschreibung erstellen, werden diese in einer einzigen Position zusammengefasst.

• Die Bearbeitung einer Rechnungsposition wirkt sich nicht auf den Zeiteintrag aus (z. B. ändert die Änderung des Tarifs in der Rechnungsposition nicht den im Zeiteintrag aufgeführten Tarif).

• Ebenso hat die Bearbeitung einer Zeiteintrag nach der Erstellung einer Rechnung keine Auswirkungen auf die Rechnung.

• Wenn Sie beim Erstellen einer Rechnung eine Vorlage anwenden, werden die Positionen der Vorlage zu den bereits in der Rechnung enthaltenen Positionen hinzugefügt. Wenn keine Positionen in der Vorlage vorhanden sind, werden die in der Rechnung enthaltenen Positionen nicht gelöscht.

  

  Tipp

  Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Kunden alle Leistungen, die Sie für die Erfassung Ihrer Arbeit in Anspruch genommen haben, in der Rechnung sehen, sondern nur den Endbetrag, notieren Sie nach der Auswahl der Zeiteinträge und der Erstellung der Rechnung irgendwo den Gesamtbetrag. Löschen Sie dann die Einzelposten in der Rechnung und fügen Sie den Gesamtbetrag manuell in das Feld Zwischensumme ein. Beachten Sie, dass dadurch die Zeiteinträge weiterhin als abgerechnet markiert werden.

Rechnungen von der Seite WIP erstellen ( WIP löschen)

The Work in Progress (WIP) page lets you view all unpaid billable time entries grouped by client account. From here, you can quickly create invoices based on them:

1. Gehen Sie zu Fakturierung > WIP in der linken Menüleiste und klicken Sie auf Rechnung für einen Kunden erstellen.

2. Wählen Sie aus, welche unbezahlten abrechenbaren Zeiteinträge für diesen Kunden in Rechnung gestellt werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter zur Rechnung.

3. On the Create Invoice sidebar time entries will be added as line items. You can edit any of the line items if needed.

4. Füllen Sie die SeitenleisteRechnung erstellen aus und klicken Sie auf Erstellen.

Denken Sie daran:

• Sobald Sie eine Rechnung erstellen, ändert sich der status des Zeiteintragvon nicht fakturiert auf fakturiert, und diese Zeiteinträge werden aus dem WIP Seite

• The service, service date and description for the time entry are converted into the service, service date and description for the line item. Note that you won’t see the description if it is turned off in the line items settings

• Wenn Sie eine Rechnung für mehrere Zeiteinträge mit derselben Leistung, demselben Tarif und derselben Beschreibung erstellen, werden diese in einer einzigen Position zusammengefasst.

• Die Bearbeitung einer Rechnungsposition wirkt sich nicht auf den Zeiteintrag aus (z. B. ändert die Änderung des Tarifs in der Rechnungsposition nicht den im Zeiteintrag aufgeführten Tarif).

• Ebenso hat die Bearbeitung einer Zeiteintrag nach der Erstellung einer Rechnung keine Auswirkungen auf die Rechnung.

• Wenn Sie beim Erstellen einer Rechnung eine Vorlage anwenden, werden die Positionen der Vorlage zu den bereits in der Rechnung enthaltenen Positionen hinzugefügt. Wenn keine Positionen in der Vorlage vorhanden sind, werden die in der Rechnung enthaltenen Positionen nicht gelöscht.

Zeiteinträge als fakturiert markieren

Wenn Ihr Kunde Sie im Voraus oder in bar bezahlt, möchten Sie vielleicht einige Zeiteinträge als in Rechnung gestellt markieren:

1. Gehen Sie zu Abrechnung > Zeiteinträge oder zur Registerkarte Rechnungen > Zeiteinträge innerhalb eines Kundenkontos.

2. Wählen Sie einen oder mehrere Zeiteinträge für Ihre Kunden aus und klicken Sie oben links auf Bereits abgerechnet markieren. Klicken Sie im Bestätigungs-Pop-up auf Als abgerechnet markieren.

Die Rechnungen werden als fakturiert markiert und aus der WIP entfernt. Sie können sie dann nicht mehr in Rechnung stellen.

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