Rechnungszeit

Dieser Artikel zeigt Ihnen alle Möglichkeiten auf, wie Sie für die erfasste Zeit bezahlt werden können: Sie erfahren, wie Sie Rechnungen für alle abgeschlossenen Zeiteinträge ausstellen können.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie sich mit der Erstellung von Rechnungen aus erfasster Zeit befassen, ist es wichtig, die verschiedenen Ansätze zu verstehen, die Sie für die Zeiterfassung in TaxDome verwenden können. Hier sind zwei primäre Methoden:

• Rechnung im Voraus erstellen

• Erst die Zeit erfassen, dann eine Rechnung erstellen

Rechnung im Voraus erstellen

Die erste Möglichkeit, die Sie haben, besteht darin, den Prozess einzuleiten, indem Sie eine Rechnung im Voraus erstellen oder Ihren Kunden um eine Vorauszahlung bitten. Dann können Sie dieses Verfahren befolgen:

1. Während Sie oder Ihre Teammitglieder an Aufträge Aufgaben arbeiten, sollten Sie die dafür aufgewendete Zeit sorgfältig mit einem Zeiterfassungstool  

2. Überprüfen Sie regelmäßig die erfasste Zeit mit der ursprünglichen Rechnung, um sicherzustellen, dass sie den gesamten Zeitaufwand angemessen abdeckt. Sie können die nicht in Rechnung gestellte Zeit Ihres Teams für jeden Kunden jederzeit in den Profilen Rechnungen oder Zahlungen.

3. Je nach Situation können Sie sich dafür entscheiden:

Erstellen Sie eine weitere Rechnung, wenn zusätzliche Zeit aufgewendet wurde. Stellen Sie eine Rückerstattung aus oder belassen Sie sie auf dem Saldo des Kunden, wenn die ursprüngliche Rechnung/Vorauszahlung den tatsächlichen Zeitaufwand übersteigt.

4. Wenn Sie zufrieden sind, markieren Sie die Rechnung als bezahlt , um genaue Finanzunterlagen zu führen.

Erst Zeit erfassen, dann Rechnung erstellen

Oder Sie ziehen es vor, die Zeit unabhängig zu erfassen, ohne sie zunächst an eine bestimmte Rechnung zu binden: 

Nachdem Sie die verfolgten Aufgaben oder Projekte abgeschlossen haben, erstellen Sie eine Rechnung direkt aus der aufgelaufenen fakturierten Zeit. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails auf ihre Richtigkeit, bevor Sie die Rechnung abschließen und an Ihren Kunden senden. Dieser Ansatz bietet mehr Flexibilität, insbesondere wenn die aufgewendete Zeit bei verschiedenen Projekten oder Kunden variieren kann.

Erstellen von Rechnungen aus der Liste Zeiteintrag

Teammitglieder mit dem Zugriffsrecht „Rechnungen verwalten” können erfasste Zeiten in Rechnung stellen, indem sie direkt aus den Zeiteinträgen eine Rechnung erstellen:

1. Gehen Sie zu Abrechnung > Zeiteinträge oder zur Registerkarte Rechnungen > Zeiteinträge innerhalb eines Kundenkontos. 

Tipp

Sie können Filter verwenden, um die Suche nach den entsprechenden Rechnungen zu vereinfachen. Klicken Sie auf Filter oben rechts in der Liste der Zeiteinträge und wählen Sie den Kunden, den Typ und Nicht in Rechnung gestellt status.

2. Wählen Sie einen oder mehrere Zeiteinträge für einen einzelnen Mandanten aus. Wählen Sie in der Liste Zeiteintrag die Zeiteinträge aus, denen der Mandant zugeordnet ist.   

3. Klicken Sie oben links auf„Rechnung erstellen“. Es wird die Seitenleiste „Rechnung erstellen“ angezeigt, in der die Zeiteinträge als Einzelposten hinzugefügt wurden. Bei Bedarf können Sie jeden der Einzelposten bearbeiten.

4. Füllen Sie die SeitenleisteRechnung erstellen aus und klicken Sie auf Erstellen.

   

Denken Sie daran:

• Sie können eine Rechnung für mehrere Zeiteinträge gleichzeitig erstellen, jedoch nur für ein einziges Kundenkonto.

• Das Erstellen einer Rechnung ist nur für Zeiteinträge möglich, dieabrechnungsfähigsind und den status„Nicht abgerechnet“ haben.

• Sobald Sie eine Rechnung erstellt haben, status der status Zeiteintragvon „Nicht abgerechnet“ zu „Abrechnung erfolgt“.

• Der Service, das Servicedatum und die Beschreibung für den Zeiteintrag in den Service und die Beschreibung für die Position umgewandelt. Beachten Sie, dass die Beschreibung nicht angezeigt wird, wenn sie in den Positions-Einstellungen deaktiviert ist .

• Wenn Sie eine Rechnung für mehrere Zeiteinträge mit derselben Dienstleistung, demselben Tarif und derselben Beschreibung erstellen, werden diese zu einer einzigen Position zusammengefasst.

• Das Bearbeiten einer Position in der Rechnung hat keine Auswirkungen auf den Zeiteintrag z. B. ändert das Ändern des Satzes in der Position der Rechnung nicht den im Zeiteintrag aufgeführten Satz).

• Ebenso hat die Bearbeitung eines Zeiteintrag der Erstellung einer Rechnung keine Auswirkungen auf die Rechnung.

• Wenn Sie beim Erstellen einer Rechnung eine Vorlage anwenden, werden die Positionen aus der Vorlage zu den bereits in der Rechnung enthaltenen Positionen hinzugefügt. Wenn die Vorlage keine Positionen enthält, werden die in der Rechnung enthaltenen Positionen nicht gelöscht.

Tipp

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Kunden alle Leistungen, die Sie für die Erfassung Ihrer Arbeit in Anspruch genommen haben, in der Rechnung sehen, sondern nur den Endbetrag, notieren Sie nach der Auswahl der Zeiteinträge und der Erstellung der Rechnung irgendwo den Gesamtbetrag. Löschen Sie dann die Einzelposten in der Rechnung und fügen Sie den Gesamtbetrag manuell in das Feld Zwischensumme ein. Beachten Sie, dass dadurch die Zeiteinträge weiterhin als abgerechnet markiert werden.

Rechnungen von der Seite WIP erstellen ( WIP löschen)

Auf der Seite „Work in Progress (WIP)” können Sie alle unbezahlten abrechnungsfähigen Zeiteinträge nach Kundenkonten gruppiert anzeigen. Von hier aus können Sie schnell Rechnungen auf deren Grundlage erstellen:

1. Gehen Sie zu Fakturierung > WIP in der linken Menüleiste und klicken Sie auf Rechnung für einen Kunden erstellen.

2. Wählen Sie aus, welche unbezahlten abrechenbaren Zeiteinträge für diesen Kunden in Rechnung gestellt werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter zur Rechnung.

3. In der Seitenleiste „Rechnung erstellen“ werden Zeiteinträge als Einzelposten hinzugefügt. Bei Bedarf können Sie jeden dieser Einzelposten bearbeiten.

4. Füllen Sie die SeitenleisteRechnung erstellen aus und klicken Sie auf Erstellen.

Denken Sie daran:

• Sobald Sie eine Rechnung erstellt haben, status der status Zeiteintragvon „Nicht abgerechnet“ zu „Abrechnung erfolgt“ und diese Zeiteinträge werden aus dem WIP entfernt.

• Der Service, das Servicedatum und die Beschreibung für den Zeiteintrag in den Service, das Servicedatum und die Beschreibung für die Position umgewandelt. Beachten Sie, dass die Beschreibung nicht angezeigt wird, wenn sie in den Positions-Einstellungen deaktiviert ist .

• Wenn Sie eine Rechnung für mehrere Zeiteinträge mit derselben Dienstleistung, demselben Tarif und derselben Beschreibung erstellen, werden diese zu einer einzigen Position zusammengefasst.

• Das Bearbeiten einer Position in der Rechnung hat keine Auswirkungen auf den Zeiteintrag z. B. ändert das Ändern des Satzes in der Position der Rechnung nicht den im Zeiteintrag aufgeführten Satz).

• Ebenso hat die Bearbeitung eines Zeiteintrag der Erstellung einer Rechnung keine Auswirkungen auf die Rechnung.

• Wenn Sie beim Erstellen einer Rechnung eine Vorlage anwenden, werden die Positionen aus der Vorlage zu den bereits in der Rechnung enthaltenen Positionen hinzugefügt. Wenn die Vorlage keine Positionen enthält, werden die in der Rechnung enthaltenen Positionen nicht gelöscht.

Zeiteinträge als fakturiert markieren

Wenn Ihr Kunde Sie im Voraus oder in bar bezahlt, möchten Sie vielleicht einige Zeiteinträge als in Rechnung gestellt markieren:

1. Gehen Sie zu Abrechnung > Zeiteinträge oder zur Registerkarte Rechnungen > Zeiteinträge innerhalb eines Kundenkontos.

2. Wählen Sie einen oder mehrere Zeiteinträge für Ihre Kunden aus und klicken Sie oben links auf Bereits abgerechnet markieren. Klicken Sie im Bestätigungs-Pop-up auf Als abgerechnet markieren.

Die Rechnungen werden als fakturiert markiert und aus der WIP entfernt. Sie können sie dann nicht mehr in Rechnung stellen.

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