Zeiteinträge (Basic): Zeit abrechnen

Dieser Artikel zeigt Ihnen alle Möglichkeiten auf, wie Sie für die erfasste Zeit bezahlt werden können: Sie erfahren, wie Sie Rechnungen für alle abgeschlossenen Zeiteinträge ausstellen können.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie sich mit der Erstellung von Rechnungen auf der Grundlage der erfassten Zeit befassen, sollten Sie die verschiedenen Ansätze für die Zeiterfassung in TaxDome kennen. Es gibt zwei Hauptmethoden:

• Rechnung im Voraus erstellen
• Erst die Zeit erfassen, dann eine Rechnung erstellen

Rechnung im Voraus erstellen

Die erste Möglichkeit, die Sie haben, besteht darin, den Prozess einzuleiten, indem Sie eine Rechnung im Voraus erstellen oder Ihren Kunden um eine Vorauszahlung bitten. Dann können Sie dieses Verfahren befolgen:

1. Wenn Sie oder Ihre Teammitglieder an Aufträge und Aufgaben arbeiten, verfolgen Sie sorgfältig die Zeit, die für jede einzelne Aufgabe aufgewendet wird, indem Sie einen Time Tracker verwenden. 

2. Überprüfen Sie regelmäßig die erfasste Zeit mit der ursprünglichen Rechnung, um sicherzustellen, dass sie den gesamten Zeitaufwand angemessen abdeckt. Sie können die nicht in Rechnung gestellte Zeit Ihres Teams für jeden Kunden auf den Registerkarten " Rechnungen" oder " Zahlung " des jeweiligen Profils einsehen.

3. Je nach Situation können Sie Folgendes wählen:

• Erstellen Sie eine weitere Rechnung, wenn zusätzliche Zeit benötigt wird.
• Stellen Sie eine Erstattung aus oder belassen Sie sie auf dem Konto des Kunden, wenn die ursprüngliche Rechnung/Vorauszahlung den tatsächlichen Zeitaufwand übersteigt.

4. Wenn Sie zufrieden sind, markieren Sie die Rechnung als fakturiert, um genaue Finanzunterlagen zu erhalten.

Erst die Zeit erfassen, dann eine Rechnung erstellen

1. Nach Abschluss der verfolgten Aufgaben oder Projekte erstellen Sie eine Rechnung direkt aus der aufgelaufenen fakturierten Zeit.
2. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails auf ihre Richtigkeit, bevor Sie die Rechnung abschließen und an Ihren Kunden senden.

Rechnungen aus der Zeiterfassungsliste erstellen

Teammitglieder mit dem Zugriffsrecht Rechnungen verwalten können die erfasste Zeit in Rechnung stellen, indem sie direkt aus den Zeiteinträgen eine Rechnung erstellen:

1. Wechseln Sie innerhalb eines Kundenkontos zu Abrechnung > Zeiteinträge oder zur Registerkarte Rechnungen > Zeiteinträge. 

Tipp! Sie können Filter verwenden, um die Suche nach den entsprechenden Rechnungen zu erleichtern. Klicken Sie auf . Filtern oben rechts in der Liste der Zeiteinträge und wählen Sie den Kunden, die Abrechenbar Typ und nicht fakturierte status. 

2. Wählen Sie einen oder mehrere Zeiteinträge für einen einzelnen Mandanten aus. Wählen Sie in der Liste der Zeiteinträge die Zeiteinträge aus, denen der Mandant zugeordnet ist.   

3. Klicken Sie oben links auf Rechnung erstellen. Sie sehen die Seitenleiste Rechnung erstellen mit den Zeiteinträgen, die als Einzelposten hinzugefügt wurden. Sie können jede der Positionen bei Bedarf bearbeiten.

4. Füllen Sie die Seitenleiste Rechnung erstellen aus und klicken Sie auf Erstellen.

Denken Sie daran:

• Sie können eine Rechnung für mehrere Zeiteinträge auf einmal erstellen, aber nur für ein einziges Kundenkonto
• Das Erstellen einer Rechnung ist nur für Zeiteinträge möglich, die fakturierbar sind und das Kennzeichen Nicht fakturiert haben. status
• Sobald Sie eine Rechnung erstellen, ändert sich der Zeiteintrag status von nicht fakturiert zu fakturiert.
• Die Leistung und die Beschreibung für den Zeiteintrag werden in die Leistung und die Beschreibung für die Belegposition umgewandelt. Beachten Sie, dass Sie die Beschreibung nicht sehen, wenn sie in den Einstellungen für die Positionen deaktiviert ist
• Wenn Sie eine Rechnung für mehrere Zeiteinträge mit derselben Leistung, demselben Tarif und derselben Beschreibung erstellen, werden diese in einer einzigen Position zusammengefasst.
• Die Bearbeitung einer Rechnungsposition wirkt sich nicht auf den Zeiteintrag aus (z. B. ändert eine Änderung des Satzes in der Rechnungsposition nicht den im Zeiteintrag aufgeführten Satz).
• Ebenso hat die Bearbeitung eines Zeiteintrags nach der Erstellung einer Rechnung keine Auswirkungen auf die Rechnung.
• Wenn Sie beim Erstellen einer Rechnung eine Vorlage anwenden, werden die Positionen der Vorlage zu den bereits in der Rechnung enthaltenen Positionen hinzugefügt. Wenn keine Positionen in der Vorlage vorhanden sind, werden die in der Rechnung enthaltenen Positionen nicht gelöscht.

Tipp! Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Kunden alle Leistungen, die Sie für die Erfassung Ihrer Arbeit in Anspruch genommen haben, in der Rechnung sehen, sondern nur den Endbetrag, notieren Sie nach der Auswahl der Zeiteinträge und der Erstellung der Rechnung irgendwo den Gesamtbetrag. Löschen Sie dann die Positionen in der Rechnung und fügen Sie den Gesamtbetrag manuell in das Feld Zwischensumme ein. Beachten Sie, dass dadurch die Zeiteinträge weiterhin als abgerechnet markiert werden.

Erstellen Sie Rechnungen auf der Seite WIP (Löschen Sie die Seite WIP)

Auf der Seite " Unfertige Leistungen" (WIP ) können Sie alle unbezahlten fakturierbaren Zeiteinträge gruppiert nach Kundenkonto einsehen. Von hier aus können Sie schnell Rechnungen auf der Grundlage dieser Einträge erstellen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Abrechnung > WIP und klicken Sie auf Rechnung für einen Kunden erstellen.

2. Wählen Sie aus, welche unbezahlten abrechenbaren Zeiteinträge für diesen Kunden in Rechnung gestellt werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter zur Rechnung.

3. In der Seitenleiste " Rechnung erstellen" werden die Zeitangaben als Positionen hinzugefügt. Sie können jede der Positionen bei Bedarf bearbeiten.

4. Füllen Sie die Seitenleiste Rechnung erstellen aus und klicken Sie auf Erstellen.

Denken Sie daran:

• Sobald Sie eine Rechnung erstellen, ändert sich der Zeiteintrag status von nicht fakturiert zu fakturiert und diese Zeiteinträge werden von der WIP Seite
• Die Leistung und die Beschreibung für den Zeiteintrag werden in die Leistung und die Beschreibung für die Belegposition umgewandelt. Beachten Sie, dass Sie die Beschreibung nicht sehen, wenn sie in den Einstellungen für die Positionen deaktiviert ist
• Wenn Sie eine Rechnung für mehrere Zeiteinträge mit derselben Leistung, demselben Tarif und derselben Beschreibung erstellen, werden diese in einer einzigen Position zusammengefasst.
• Die Bearbeitung einer Rechnungsposition wirkt sich nicht auf den Zeiteintrag aus (z. B. ändert eine Änderung des Satzes in der Rechnungsposition nicht den im Zeiteintrag aufgeführten Satz).
• Ebenso hat die Bearbeitung eines Zeiteintrags nach der Erstellung einer Rechnung keine Auswirkungen auf die Rechnung.
• Wenn Sie beim Erstellen einer Rechnung eine Vorlage anwenden, werden die Positionen der Vorlage zu den bereits in der Rechnung enthaltenen Positionen hinzugefügt. Wenn keine Positionen in der Vorlage vorhanden sind, werden die in der Rechnung enthaltenen Positionen nicht gelöscht.

Zeiteinträge als fakturiert markieren