Automatisierung Beispiele (Basic): Aktualisierung von Auftrag Empfängern

Wenn Ihr Unternehmen viele Mitarbeiter hat, pflegen die verschiedenen Personen die Auftrag auf verschiedenen pipeline Bühnen. Es ist wirklich leicht, einen Fehler zu machen, wenn Sie neu zuweisen Aufträge manuell. Stattdessen können Sie Auftrag Abtretungsempfänger, die in bestimmten Phasen der workflow.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Schritt 1. Definieren Sie Auftrag Adressaten

Haben Auftrag Mit Beauftragten können Sie sehen, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist Auftrag und ermöglicht es Ihnen auch, nach jedem Beauftragten zu filtern. Sie können für jeden so viele Verantwortlichen einrichten, wie Sie möchten Auftrag und Sie können sie alle in Ihrem Auftrag sofern Sie diese Option in Ihrem pipeline-Einstellungen.

Before adding the automation, you have to decide which team member should be assigned to a job and when they need it. That depends on your team member's role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. could be responsible for a job only during a certain workflow stage. For example, you can have a job assigned to a client manager in the first stage, then to the preparer in the next one, then to the reviewer, and so on.

Schritt 2. Richten Sie die Option "Update Auftrag Abtretungsempfänger" Automatisierung

To make sure all your staff is assigned to the job while they are completing their part in it, follow these steps:

1. Gehen Sie auf die Seite pipeline wählen Sie die Drucktaste Stufe zu dem Sie die Automatisierung, klicken Sie auf den Link Automatisierungen hinzufügen und wählen Sie dann Update Auftrag Beauftragte im Pulldown-Menü. Wählen Sie das/die Teammitglied(er) aus der Kontoliste aus.

2. Wählen Sie bei der Erstellung von Automatisierung die Mitarbeiter aus, die Sie automatisch als Auftrag Empfänger hinzufügen oder entfernen möchten.

Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:

  • Clear existing assignees on + Add assignees empty:
    When a job enters this stage, assigned employees become unassigned, and the job becomes unassigned.
  • Clear existing assignees on + Add assignees filled:
    When a job enters this stage, assigned employees become unassigned, and the ones listed in the Add assignees field are assigned to the job instead.
  • Clear existing assignees off + Add assignees filled:
    When a job enters this stage, assigned employees remain assigned to the job, and the ones listed in the Add assignees field are assigned as well.
  • Clear existing assignees off + Remove assignees filled:
    When a job enters this stage, employees listed in the Remove assignees field become unassigned.
  • Add assignees filled + Remove assignees filled:
    When a job enters this stage, employees listed in the Add assignees field are assigned to the job, and the ones listed in the Remove assignees are unassigned.

Sobald ein Auftrag die Stufe betritt, wird der Auftrag Empfänger automatisch aktualisiert.

Tipp

Anmerkung! Fürs Update Auftrag Abtretungsempfänger Automatisierung,es spielt keine Rolle, ob die Automatisches Verschieben Aufträge toggle für die Stufe eingeschaltet ist. Das Automatisierung wird automatisch ausgelöst und erfordert keine Aktionen von Kunden- oder Firmenseite, um abgeschlossen zu werden. Außerdem sind keine Elemente mit dem Auftrag Wenn die Automatisierung ausgelöst wird.

Schritt 3. Beachten Sie die Reihenfolge der Automatisierungen

Bei der Erstellung komplexer pipelines unter Verwendung von Update Auftrag Empfängern Automatisierung und bedingten Stufen und Automatisierungen ist die Reihenfolge der Automatisierungen zu beachten. Berücksichtigen Sie, dass die Automatisierungen nacheinander ausgelöst werden, von der ersten bis zur letzten. 

Vergleichen Sie zum besseren Verständnis die beiden folgenden Bilder. 

  • In the example on the left, a task will be created for a team member assigned to the job on a previous stage and then, the job will be assigned to another team member.
  • In the example on the right, the job will be assigned to a new team member first, and then, the task will be created for this specific team member.

Um die Reihenfolge der Automatisierungen zu ändern, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol Verschieben und ziehen Sie sie dann per Drag-and-Drop. 

Tipp

Tip! If, during the task template creation, you are uncertain about the specific task assignee, you can leave it blank and then enable the Assign task to job assignee toggle in Create task automation in conjunction with the Update job assignees automation. This way, the task will be assigned to a team member who was assigned to a job after the automation is triggered. Read more on matching task assignee with job assignee.

Ändern Sie Auftrag Empfänger beim Verschieben oder Hinzufügen Aufträge

The options you choose in the pipeline settings are the default ones. However, you can always decide which team members will be assigned or removed when moving your jobs manually or adding them to the pipeline.

Wenn es eine Update Auftrag Abtretungsempfänger Automatisierung erstellt in einem ausgewählten Stufe du bewegst dich Aufträge wird in einem Pop-up-Fenster angezeigt. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Wenn Sie möchten, dass Automatisierung mit den Standardeinstellungen ausgelöst wird, lassen Sie sie unverändert.
  • Wenn Sie nicht möchten, dass die Automatisierung ausgelöst wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
  • Wenn Sie die Einstellungen für die Beauftragten ändern möchten, fügen Sie die gewünschten Beauftragten hinzu oder entfernen Sie sie
  • Wenn Sie alle vorhandenen Empfänger für Auftrag löschen möchten, schalten Sie Vorhandene Empfänger löschen ein.

Also, you can see assigned team members from the kanban view, as well as add or remove assignees by editing a job card on the spot.

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