Update Auftrag automatisch

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. Reassigning jobs manually is error-prone. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

Schritt 1. Definieren Sie Auftrag Adressaten

Haben Auftrag Die Liste der Zuweisungsempfänger hilft Ihnen zu sehen, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist. Auftrag und ermöglicht es Ihnen außerdem, nach jedem Bearbeiter zu filtern. Sie können beliebig viele Bearbeiter für jeden Bearbeiter festlegen. Auftrag Sie können alle diese Informationen in Ihren Auftrag anzeigen lassen, sofern diese Option in Ihren Einstellungen aktiviert ist. pipeline 's Einstellungen.

Bevor Sie die Automatisierung hinzuzufügen, müssen Sie entscheiden, welches Teammitglied zugewiesen Auftrag zugewiesen werden soll Auftrag wann es diesen benötigt. Das hängt von der Rolle oder den Verantwortlichkeiten Ihres Teammitglieds ab, da Ihr Vertriebsleiter/Steuerberater/Prüfer/etc. Auftrag während eines bestimmten workflow zugewiesen werden. Beispielsweise können Sie einen Auftrag in der ersten Stufezugewiesen Kundenmanagerzugewiesen , in der nächsten Stufe dem Steuerberater, dann dem Prüfer usw.

Schritt 2. Richten Sie die „Update Auftrag Automatisierung

Auftrag Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr gesamtes Personal unter zugewiesen zu finden ist, während es seinen Teil dazu beiträgt, befolgen Sie diese Schritte:

1. Go to the pipeline settings , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu.

2. Wählen Sie aus, wie Sie update die Zuweisungen mithilfe des Schalters Update “: Teammitglied oder Rolle (verfügbar für Beta-Nutzer).

   

   Hinweis

   Die Update von Die Umschaltfunktion wird nur angezeigt, wenn Ihre Kanzlei mindestens einen Kontenrolle einrichten. Ohne Benutzerrollen, Rolle wird neben dem Element als deaktiviert angezeigt Teammitglied, mit einem Tooltip, der erklärt, dass Rollen Aufträge der Zuständigkeit zuweisen. Konto-Rollen hinzufügen um diese Option zu aktivieren.

   

Hinweis

Die Automove Aufträge Der Schalter hat bei dieser Automatisierung keine Auswirkung. Update AuftragAuftrag wird immer ausgeführt, sobald der Auftrag die Stufe Auftrag – es wird nicht darauf gewartet, dass der Kunde oder Ihr Team eine Aktion durchführt.

Update von einem Teammitglied

Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie als Auftrag hinzufügen oder entfernen möchten. Die Funktionen „Bestehende Zuweisungen löschen“, „Zuweisungen hinzufügen“ und „Zuweisungen entfernen“ lassen sich wie folgt kombinieren:

Update nach Rolle (Beta)

Laufende Arbeiten

Die Funktion wird derzeit entwickelt und steht Beta-Nutzern zur Verfügung. Die Dokumentation zur Verwendung der Funktion wird derzeit erstellt.

Anstatt ein bestimmtes Teammitglied zu benennen, weisen Sie den Auftrag der Person Auftrag , die derzeit eine ausgewählte Kundenrolle für diesen Kunden innehat. Auf diese Weise funktioniert die Automatisierung auch dann Automatisierung einwandfrei, wenn Mitarbeiter ihre Rollen wechseln.

• Rolle zuweisen: Wählen Sie eine oder mehrere Kundenrollen aus. Wenn die Automatisierung , TaxDome alle Personen, die derzeit diese Rollen für den Kunden innehaben, und weist ihnen den Auftrag . Wenn eine Person mehr als eine der ausgewählten Rollen innehat, wird sie nur einmal hinzugefügt.
• Bestehende Zuordnungen löschen: Gleiche Umschaltfunktion wie im Teammitglieder-Modus , standardmäßig deaktiviert.

Hinweis

• Der Rollenmodus ist auf „Nur hinzufügen“ beschränkt – das spätere Entfernen von „wer auch immer diese Rolle innehat“ könnte versehentlich die falsche Person betreffen, falls die Rolle inzwischen an eine andere Person übergegangen ist. Um Zuweisungen zu entfernen, verwenden Sie den Teammitglieder- Modus oder aktivieren Sie die Option „Bestehende Zuweisungen löschen“.

• Beim Wechsel zwischen „Teammitglied“ und „Rolle“ werden die Einstellungen des jeweils anderen Modus gelöscht.

• Wenn derzeit niemand die ausgewählte Rolle innehat, wird niemand hinzugefügt. Ist die Option „Bestehende Zuweisungen löschen“ aktiviert, werden bestehende Zuweisungen dennoch entfernt – der Auftrag hat dann Auftrag keine Zuweisungen mehr.

Schritt 3. Beachten Sie die Reihenfolge der Automatisierungen

Beachten Sie beim Erstellen komplexer pipelines Update Auftrag , Automatisierung bedingten Phasen und Automatisierungen die Reihenfolge der Automatisierungen. Berücksichtigen Sie, dass Automatisierungen nacheinander ausgelöst werden, von der ersten bis zur letzten. 

Vergleichen Sie zum besseren Verständnis die beiden folgenden Bilder. 

• Im Beispiel auf der linken Seite wird ein Aufgabe für ein Teammitglied zugewiesen zu dem Auftrag auf einem vorherigen Stufe erstellt und dann wird das Auftrag zu einem anderen Teammitglied zugewiesen .
• zugewiesen Im Beispiel auf der rechten Seite wird zuerst die Auftrag an ein neues Teammitglied vergeben, und dann wird die Aufgabe für dieses spezielle Teammitglied erstellt.

Um die Reihenfolge der Automationen zu ändern, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, bewegen Sie die Maus über das Verschieben-Symbol und ziehen Sie es dann per Drag-and-Drop. 

Tipp

Wenn Sie sich bei der Erstellung Aufgabe nicht sicher sind, Aufgabe konkret Aufgabe , können Sie das Feld leer lassen und anschließend die Option aktivieren Aufgabe an Auftrag zuweisen in erstellen. Aufgabe Automatisierung Verbindung mit dem Update AuftragAuftrag Automatisierung. Auf diese Weise Aufgabe die Aufgabe zugewiesen Teammitglied zugewiesen , das zugewiesen Auftrag zugewiesen wurde, Auftrag die Automatisierung ausgelöst Automatisierung . Weiterlesen unter Aufgabe mit Auftrag abgleichen .

Ändern Sie Auftrag Empfänger beim Verschieben oder Hinzufügen Aufträge

Die Optionen, die Sie in den pipeline Einstellungen gewählten Optionen sind die Standardoptionen. Sie können jedoch jederzeit entscheiden, welche Teammitglieder zugewiesen oder entfernt werden sollen, wenn Sie Ihre Aufträge manuell verschieben oder sie zur pipeline.

Wenn innerhalb einer ausgewählten Stufe , Aufträge Stufe Aufträge verschieben, ein Auftrag Automatisierung wurde, wird dieser in einem Popup-Fenster angezeigt. Sie haben folgende Optionen:

• Wenn Sie möchten, dass Automatisierung mit den Standardeinstellungen ausgelöst wird, lassen Sie sie unverändert.
• Wenn Sie nicht wollen, dass die Automatisierung ausgelöst wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
• Wenn Sie die Einstellungen für die Beauftragten ändern möchten, fügen Sie die gewünschten Beauftragten hinzu oder entfernen Sie sie
• Wenn Sie alle bestehenden Bearbeiter für den Auftrag löschen möchten, aktivieren Sie die Option „Bestehende Bearbeiter löschen“.

Hinweis

Wenn die Automatisierung auf Update nach Rollenmodus , zeigt das Popup-Fenster Rollennamen anstelle der zugewiesen an. Nach der Bestätigung werden diese Rollen aufgelöst und die Zuweisungen aktualisiert.

Außerdem können Sie in der Kanban-Ansicht die zugewiesen sehen und durch Bearbeiten einer Auftrag vor Ort Zuweisungen hinzufügen oder entfernen .

Auftrag als Absender in der Kommunikation verwenden

Sobald Auftrag eingerichtet und automatisiert sind, können Sie diese als Absender in Ihren E-Mail- und Nachrichtenautomatisierungen verwenden. Wenn Sie in den Vorlageneinstellungen der Automatisierungen „E-Mail senden“ oder „Nachricht senden“ Auftrag als Absender auswählen, wird die Kommunikation automatisch von dem zugewiesen Auftrag zugewiesen Teammitglied versendet.

Dies ist besonders nützlich, wenn Auftrag Die Beauftragten wechseln zu verschiedenen Zeitpunkten pipeline Phasen (z. B. vom Kundenbetreuer über den Bearbeiter zum Prüfer). Nachrichten und E-Mails kommen immer vom aktuellen Ansprechpartner. zugewiesen Teammitglied, das für ein reibungsloses Kundenerlebnis sorgt.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Auftrag als Absender.

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