Update job assignees

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. It is really easy to make a mistake when you reassign jobs manually. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Schritt 1. Definieren Sie Auftrag Adressaten

Having job assignees helps you see who is responsible for a specific job and also allows you to filter by each assignee. You can set up as many assignees as you want for each job and you can have them all displayed in your job cards as long as you have that option enabled in your pipeline’s settings.

Before adding the automation , you have to decide which team member should be assigned to a job and when they need it. That depends on your team member’s role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. could be responsible for a job only during a certain workflow stage. For example, you can have a job assigned to a client manager in the first stage, then to the preparer in the next one, then to the reviewer, and so on.

Step 2. Set up the “Update job assignee” automation

Auftrag Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr gesamtes Personal unter zugewiesen zu finden ist, während es seinen Teil dazu beiträgt, befolgen Sie diese Schritte:

1. Go to the pipeline settings , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. While creating the automation, select employees you want to add or remove as job assignees automatically.

   

   Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:

• Clear existing assignees on + Add assignees empty: When a job enters this stage, assigned employees become unassigned, and the job becomes unassigned.

• Clear existing assignees on + Add assignees filled: When a job enters this stage, assigned employees become unassigned, and the ones listed in the Add assignees field are assigned to the job instead.

• Clear existing assignees off + Add assignees filled: When a job enters this stage, assigned employees remain assigned to the job, and the ones listed in the Add assignees field are assigned as well.

• Clear existing assignees off + Remove assignees filled: When a job enters this stage, employees listed in the Remove assignees field become unassigned.

• Add assignees filled + Remove assignees filled: When a job enters this stage, employees listed in the Add assignees field are assigned to the job, and the ones listed in the Remove assignees are unassigned.

Sobald ein Auftrag die Stufe betritt, wird der Auftrag Empfänger automatisch aktualisiert.

Hinweis

Für die Update Auftrag Abtretungsempfänger automation,it doesn’t matter if the automove jobs toggle for the stage is turned on. The automation is triggered automatically and doesn’t require actions from either the client or the firm side to be completed. Also, no elements are linked to the job when the automation is triggered.

Schritt 3. Beachten Sie die Reihenfolge der Automatisierungen

When building complex pipelines using Update job assignees automation and conditional stages and automations, be aware of the order of automations. Take into consideration that automations are triggered one by one, from first to last. 

Vergleichen Sie zum besseren Verständnis die beiden folgenden Bilder. 

• Im Beispiel auf der linken Seite wird ein Aufgabe für ein Teammitglied zugewiesen zu dem Auftrag auf einem vorherigen Stufe erstellt und dann wird das Auftrag zu einem anderen Teammitglied zugewiesen .
• zugewiesen Im Beispiel auf der rechten Seite wird zuerst die Auftrag an ein neues Teammitglied vergeben, und dann wird die Aufgabe für dieses spezielle Teammitglied erstellt.

Um die Reihenfolge der Automationen zu ändern, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, bewegen Sie die Maus über das Verschieben-Symbol und ziehen Sie es dann per Drag-and-Drop. 

Tipp

If, during the task template creation, you are uncertain about the specific task assignee, you can leave it blank and then enable the Aufgabe an Auftrag zuweisen toggle in erstellen. Aufgabe automation in conjunction with the Update job assignees automation. This way, the task will be assigned to a team member who was assigned to a job after the automation is triggered. Read more on matching task assignee with job assignee .

Ändern Sie Auftrag Empfänger beim Verschieben oder Hinzufügen Aufträge

Die Optionen, die Sie in den pipeline Einstellungen gewählten Optionen sind die Standardoptionen. Sie können jedoch jederzeit entscheiden, welche Teammitglieder zugewiesen oder entfernt werden sollen, wenn Sie Ihre Aufträge manuell verschieben oder sie zur pipeline.

If there is an Update job assignee automation created inside a selected stage you are moving jobs to, it is displayed on a pop-up. You have the following options:

• Wenn Sie möchten, dass Automatisierung mit den Standardeinstellungen ausgelöst wird, lassen Sie sie unverändert.
• Wenn Sie nicht wollen, dass die Automatisierung ausgelöst wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
• Wenn Sie die Einstellungen für die Beauftragten ändern möchten, fügen Sie die gewünschten Beauftragten hinzu oder entfernen Sie sie
• If you want to clear all existing assignees for the job, toggle on Clear existing assignees

Also, you can see assigned team members from the kanban view, as well as add or remove assignees by editing a job card on the spot.

Teilen Sie

Link kopiert