Update AuftragAuftrag

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. It is really easy to make a mistake when you reassign jobs manually. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Automatisierung pipeline ">pipeline Phasen einrichten, aber dieser Ansatz gilt auch für die Einrichtung dieser Automatisierung in benutzerdefinierten Auftrag .

Schritt 1. Definieren Sie Auftrag Adressaten

Having job assignees helps you see who is responsible for a specific job and also allows you to filter by each assignee. You can set up as many assignees as you want for each job and you can have them all displayed in your job cards as long as you have that option enabled in your pipeline’s settings.

Bevor Sie die Automatisierung hinzuzufügen, müssen Sie entscheiden, welches Teammitglied zugewiesen Auftrag zugewiesen werden soll Auftrag wann es diesen benötigt. Das hängt von der Rolle oder den Verantwortlichkeiten Ihres Teammitglieds ab, da Ihr Vertriebsleiter/Steuerberater/Prüfer/etc. Auftrag während eines bestimmten workflow zugewiesen werden. Beispielsweise können Sie einen Auftrag in der ersten Stufezugewiesen Kundenmanagerzugewiesen , in der nächsten Stufe dem Steuerberater, dann dem Prüfer usw.

Schritt 2. Richten Sie die „Update Auftrag Automatisierung

Auftrag Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr gesamtes Personal unter zugewiesen zu finden ist, während es seinen Teil dazu beiträgt, befolgen Sie diese Schritte:

1. Go to the pipeline settings , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. Wählen Sie bei der Erstellung der Automatisierung die Mitarbeiter aus, die Sie automatisch als Auftrag hinzufügen oder entfernen möchten.

   

   Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:

• Bestehende Bearbeiter löschen bei „+ Bearbeiter hinzufügen “ leer: Wenn ein Auftrag diese Stufe Auftrag , werden zugewiesen nicht zugewiesen“ und der Auftrag nicht zugewiesen“.

• Bestehende Bearbeiter löschen + Bearbeiter hinzufügen ausgefüllt: Wenn ein Auftrag diese Stufe Auftrag , werden zugewiesen als nicht zugewiesen markiert, und die im Feld „Bearbeiter hinzufügen” aufgeführten Mitarbeiter werden Auftrag zugewiesen Auftrag zugewiesen .

• Bestehende Bearbeiter löschen + Bearbeiter hinzufügen ausgefüllt: Wenn ein Auftrag diese Stufe Auftrag , bleiben zugewiesen zugewiesen Auftrag zugewiesen , und die im Feld „Bearbeiter hinzufügen” aufgeführten Mitarbeiter werden zugewiesen .

• Bestehende Bearbeiter löschen + Bearbeiter entfernen: Wenn ein Auftrag diese Stufe Auftrag , werden die im Feld „Bearbeiter entfernen“ aufgeführten Mitarbeiter als nicht zugewiesen gekennzeichnet.

• Zugewiesene hinzufügen + Zugewiesene entfernen: Wenn ein Auftrag diese Stufe Auftrag , werden die im Feld „Zugewiesene hinzufügen” aufgeführten Mitarbeiter zugewiesen Auftrag zugewiesen , während die im Feld „Zugewiesene entfernen” aufgeführten Mitarbeiter nicht zugewiesen werden.

Sobald ein Auftrag die Stufe betritt, wird der Auftrag Empfänger automatisch aktualisiert.

Hinweis

Für die Update Auftrag Abtretungsempfänger Automatisierung, es spielt keine Rolle, ob die automove Aufträge Der Schalter für die Stufe aktiviert. Die Automatisierung automatisch ausgelöst und erfordert keine Maßnahmen seitens des Kunden oder der Kanzlei, um abgeschlossen zu werden. Außerdem sind keine Elemente mit dem Auftrag verknüpft, Auftrag die Automatisierung ausgelöst Automatisierung .

Schritt 3. Beachten Sie die Reihenfolge der Automatisierungen

Beachten Sie beim Erstellen komplexer pipelines Update Auftrag , Automatisierung bedingten Phasen und Automatisierungen die Reihenfolge der Automatisierungen. Berücksichtigen Sie, dass Automatisierungen nacheinander ausgelöst werden, von der ersten bis zur letzten. 

Vergleichen Sie zum besseren Verständnis die beiden folgenden Bilder. 

• Im Beispiel auf der linken Seite wird ein Aufgabe für ein Teammitglied zugewiesen zu dem Auftrag auf einem vorherigen Stufe erstellt und dann wird das Auftrag zu einem anderen Teammitglied zugewiesen .
• zugewiesen Im Beispiel auf der rechten Seite wird zuerst die Auftrag an ein neues Teammitglied vergeben, und dann wird die Aufgabe für dieses spezielle Teammitglied erstellt.

Um die Reihenfolge der Automationen zu ändern, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, bewegen Sie die Maus über das Verschieben-Symbol und ziehen Sie es dann per Drag-and-Drop. 

Tipp

Wenn Sie bei der Erstellung Aufgabe unsicher sind, Aufgabe , können Sie das Feld leer lassen und dann die Option Aufgabe an Auftrag zuweisen Ein-/Ausschalten erstellen. Aufgabe Automatisierung Verbindung mit dem Update AuftragAuftrag Automatisierung. Auf diese Weise Aufgabe die Aufgabe zugewiesen Teammitglied zugewiesen , das zugewiesen Auftrag zugewiesen wurde, Auftrag die Automatisierung ausgelöst Automatisierung . Weiterlesen unter Aufgabe mit Auftrag abgleichen .

Ändern Sie Auftrag Empfänger beim Verschieben oder Hinzufügen Aufträge

Die Optionen, die Sie in den pipeline Einstellungen gewählten Optionen sind die Standardoptionen. Sie können jedoch jederzeit entscheiden, welche Teammitglieder zugewiesen oder entfernt werden sollen, wenn Sie Ihre Aufträge manuell verschieben oder sie zur pipeline.

Wenn innerhalb einer ausgewählten Stufe , Aufträge Stufe Aufträge verschieben, ein Auftrag Automatisierung wurde, wird dieser in einem Popup-Fenster angezeigt. Sie haben folgende Optionen:

• Wenn Sie möchten, dass Automatisierung mit den Standardeinstellungen ausgelöst wird, lassen Sie sie unverändert.
• Wenn Sie nicht wollen, dass die Automatisierung ausgelöst wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
• Wenn Sie die Einstellungen für die Beauftragten ändern möchten, fügen Sie die gewünschten Beauftragten hinzu oder entfernen Sie sie
• Wenn Sie alle bestehenden Bearbeiter für den Auftrag löschen möchten, aktivieren Sie die Option „Bestehende Bearbeiter löschen“.

Außerdem können Sie in der Kanban-Ansicht die zugewiesen sehen und durch Bearbeiten einer Auftrag vor Ort Zuweisungen hinzufügen oder entfernen .

Auftrag als Absender in der Kommunikation verwenden

Sobald Auftrag eingerichtet und automatisiert sind, können Sie diese als Absender in Ihren E-Mail- und Nachrichtenautomatisierungen verwenden. Wenn Sie in den Vorlageneinstellungen der Automatisierungen „E-Mail senden“ oder „Nachricht senden“ Auftrag als Absender auswählen, wird die Kommunikation automatisch von dem zugewiesen Auftrag zugewiesen Teammitglied versendet.

This is particularly useful when job assignees change at different pipeline stages (e.g., from client manager to preparer to reviewer). Messages and emails will always come from the currently assigned team member, creating a seamless client experience.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Auftrag als Absender:

• Nachricht senden Automatisierung
• E-Mail Automatisierung

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