Wie Stufe in pipelines funktionieren

Automatisierungen sparen Ihnen Zeit, indem sie automatisch Aktionen zum richtigen Zeitpunkt in Ihrem workflow. Wenn Sie eine Auftrag durch verschiedene Phasen bewegen, wird der nächste Schritt ohne manuellen Aufwand eingeleitet.

Automatisierungen, erklärt

Eine Automatisierung ist ein Mechanismus, der Ihren workflow automatisch ablaufen lässt. TaxDome initiieren Aktionen für Sie, Ihre Teammitglieder oder Ihre Kunden während der verschiedenen Phasen oder in benutzerdefinierten Auftrag Ihrer Arbeitsabläufe:

• As a job moves through the different stages of a pipeline , the automations you set up trigger actions that need to be taken in order for the job to be completed.

• As you assign a custom job status , the automations you set up trigger actions that allow your job to move from a custom status (e.g., Missing information) to the Active status. 

Zu den Automatisierungen gehört auch die Funktion Aufträge automove. Sie können Auslöser für Ursache und Wirkung einrichten, so dass ein Auftrag automatisch zum nächsten Stufe verschoben wird, wenn alle Anforderungen für das aktuelle Stufe erfüllt sind. 

Wenn ein Kunde beispielsweise eine Rechnung bezahlt und eine Fragebogen einreicht, wird die Auftrag automatisch zum nächsten Stufe im pipelinewo eine neue Automatisierung ausgelöst wird (z. B. wird eine Aufgabe für Ihr Team erstellt).

Ein Beispiel: Ihre Firma hat einen Prozess für persönliche Steuern. Sie möchten vielleicht eine Einführungs-E-Mail und ein individuelles Fragebogen automatisch an den Kunden senden. Wenn der Kunde dann die Fragebogen abschickt, wird Auftrag für sein Konto automatisch zum nächsten Stufe weitergeleitet, z. B. Tax Prep. Sie können dann ein Aufgabe für ein Teammitglied zum Ausfüllen initiieren, und so weiter.

Hier sehen Sie, wie ein Beispielprozess für Ihren Kunden aussehen könnte. Sie können sehen, dass jede Stufe Automatisierungen haben kann, die Ihre Routine vereinfachen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Download a pipeline from the Marketplace . This will also copy all templates used inside automations.

2. Wählen Sie eine Stufe aus, fügen Sie Automatisierung(en) als Folgeaktivität hinzu oder bearbeiten Sie sie, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Decide if you want to use the jobs automove feature. You can turn it on or off for each stage except for the last one.

4. Save the pipeline. Once the automation is added, you can see it by going to the pipeline page and clicking the automation icon above the stage.

   

Automatisierungen hinzufügen

Warnung

Neu hinzugefügte Automatisierungen werden nicht für Aufträge ausgelöst, die in eine Stufe verschoben wurden, bevor die Automatisierung erstellt wurde.

Bevor Sie Automatisierungen erstellen, sollten Sie sich Gedanken über die verschiedenen Phasen Ihres Arbeitsprozesses machen, die eine bestimmte Art der Nachbereitung erfordern:

1. Wenn Sie einen Auftrag haben, schreiben Sie die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses auf.

2. Kreise die Phasen ein, die Folgemaßnahmen erfordern.

3. Definieren Sie, was diese Aktionen sind, damit Sie sie als Automatisierungen hinzufügen können, wenn Sie eine neue pipeline auf TaxDome.

Sobald Sie wissen, welche Automatisierungen Sie erstellen möchten, besteht Ihr nächster Schritt darin, sie zu einem pipeline:

1. When editing pipeline stages or custom job statuses , select the stage you want to link the automation to, click Add automations or click Edit automations on any automation if you already have one:

   

   Wählen Sie dann den Typ Automatisierung :

• Apply folder template: Once a job for a client enters this stage, the folder structure of their docs is changed to that of a selected template.

• Update account tags: Once a job for a client enters this stage, a selected tag is automatically applied to their account or deleted from it. You can also decide to clear all account tags.

• Send invoice: Once a job for a client enters this stage, an invoice based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Create organizer: Once a job for a client enters this stage, an organizer based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Create task: Once a job for a client enters this stage, a task based on a selected template is created. It is also automatically linked to the job.

• Send client request: Once a job for a client enters this stage, a client request based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job. 

• Send proposal/EL: Once a job for a client enters this stage, a proposal based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Send email: Once a job for a client enters this stage, an email based on a selected template is sent to them.

• Send message: Once a job for a client enters this stage, a message based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Update account access: Once a job for a client enters this stage, account access permissions for the team members who have access to the account are updated.

• Update job dates : Once a job for a client enters this stage, the intake date and/or internal deadline are automatically updated according to your configuration (e.g., date job entered stage or other reference date).

• Update job assignees:  Once a job for a client enters this stage, team members are automatically assigned to the job and/or become unassigned.

• Add wiki page: Once a job for a client enters this stage, a published wiki page with instructions is automatically linked to the job, making it easily accessible for your team members.

• Update client-facing job status : Once a job for a client enters this stage, client-facing statuses are updated accordingly.

2. Wählen Sie eine Vorlage für Ihre Automatisierung oder klicken Sie auf Neue Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Sobald die Vorlage erstellt und gespeichert ist, können Sie sie in der Liste auswählen.

   

3. If you want additional emails to be sent to your clients when they don’t respond within a certain time frame, enable the Reminders feature . These automations work for the organizers, client requests, proposals, invoices and messages.

   

4. If you want your automation to be triggered only for certain clients, click Add conditions or Edit conditions (if the logis is already set up), then add a condition. Here’s more on conditional stages and automations .

   

5. Fügen Sie für jede Stufe so viele Automatisierungen wie nötig hinzu. 

   

6. Decide if you want your jobs to be moved automatically to the next stage once all associated actions are done, e.g., the organizer is completed, the invoice is paid, etc. Read more on automoving jobs .

   

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

Die Reihenfolge der Automatisierungen

Normalerweise sollten Sie sich nicht über die Reihenfolge der Automatisierungen innerhalb einer Stufe oder eines benutzerdefiniertenstatus im Klaren sein. Sie werden nacheinander ausgelöst, sobald ein Auftrag die Stufe betritt oder einen status zugewiesen bekommt. Wenn also eine Nachricht zusammen mit dem Fragebogen an den Kunden gesendet wird, passieren diese beiden Ereignisse fast gleichzeitig.

In einigen Fällen ist die Reihenfolge der Automatisierung jedoch von Bedeutung, da einige Automatisierungen von anderen abhängen können. Zum Beispiel, wenn Sie die Update account tags Automatisierung , die alle Tags von Kundenkonten löscht, und die bedingte Automatisierung , die Organisatoren nur an die Konten sendet, denen ein bestimmtes Tag zugewiesen wurde, sollten Sie die Reihenfolge sorgfältig prüfen. Im letztgenannten Beispiel sollten Sie die Automatisierung Update zweiter Stelle platzieren, da sonst die bedingte Automatisierung nicht funktioniert.

Sie können die Reihenfolge der Automatisierungen ändern. Für den Zugriff auf die Automations-Seitenleiste zu gelangen, klicken Sie auf eine beliebige Automatisierung innerhalb der Stufe, fahren Sie mit der Maus über das Symbol " Verschieben" und ziehen Sie es dann per Drag-and-Drop. 

Automatisierungen löschen

Sie können Automatisierungen löschen, während Sie eine pipeline.

1. When editing the pipeline in the Stages tab, select the stage or a custom job status with the automation. You can see the number of automations in a stage on the middle.

2. Klicken Sie auf eine Automatisierung innerhalb der Stufe oder auf den Link Automationen bearbeiten, um die Automations-Seitenleiste zu öffnen.

3. Klicken Sie auf das Mülleimersymbol rechts neben der Automatisierung und dann auf Speichern.

   

Automationen anzeigen in pipelines

Sie können jederzeit herausfinden, welche Automatisierungen in einem pipeline. Sie können Automatisierungen auch schnell hinzufügen oder löschen.

• Über jedem Stufe befindet sich ein Automatisierung Symbol mit einem Zähler. Klicken Sie auf das Symbol, um die Details zu sehen: welche Automatisierungen die Stufe hat und welche Vorlagen verwendet werden. Wenn es bedingte Automatisierungen gibt, werden sie entsprechend markiert. Zeigen Sie mit dem Cursor auf den Tag, der die Automatisierung auslöst.

• Wenn es eine bedingte Stufe gibt, sehen Sie den Link Stufe über dieser Stufe. Klicken Sie darauf, um zu erfahren, welche Tags als Auslöser verwendet werden.

• To make changes to the pipeline, click the Add automations or Add tags link. This will open the Edit pipeline window.

  

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