Zeit auf der Strecke: Übersicht

Mit der in TaxDome integrierten Zeiterfassung können Sie die geleisteten Stunden genau erfassen, Stundensätze für verschiedene Leistungen festlegen und Rechnungen aus der Zeiteintrag erstellen. Darüber hinaus können Sie Zeiteinträge verwenden, um die Kapazität des Teams zu planen, die Leistung des Teams zu bewerten und die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter zu berechnen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Zeiteinträgen arbeiten können und wann Sie sie benötigen.

Zeiteinträge, erklärt

Unter TaxDome können Sie die Zeiterfassung starten und Ihre Zeit aufzeichnen, wenn Sie an etwas arbeiten. Sie können sie auch später jederzeit manuell erfassen. 

Hier sehen Sie, was mit Zeiteinträgen in TaxDome möglich ist:

• Find out how many time spent for a job/task. Track time right from the job/task card .

• Convert time tracked to money paid: Track your and your team’s work and pay them based on the hourly rate.

• Bill your clients: Issue invoices for your clients using the selected time entries.

• Analyze time utilization: Generate reports on work hours and assess overall efficiency. Analyze reports and determine if hiring more staff is necessary.

• Plan the weekly team capacity: Set weekly capacity for your team members, compare it to the actual time worked and analyze the workload.

• Plan job budget: Assess the time allocated for a job versus the actual time spent .

  

Bevor Sie beginnen

Before you start using time entries, it’s important to understand the differences in access rights between different roles and set up the settings for time entries , such as obligatory service indication and impossibility of editing finished entries for common team members. 

Standardmäßig können alle Zeiteinträge und deren Sätze sowie die Tabelle WIP nur von Firmeninhabern und Administratoren eingesehen und bearbeitet werden. Teammitglieder können nur auf ihre eigenen Zeiteinträge zugreifen und diese mit Aufträge verknüpfen, auf die sie Zugriff haben.

Wenn Sie jedoch möchten, dass Teammitglieder alle Zeiteinträge und Tarife darin verwalten können, können Sie ihre Zugriffsrechte entsprechend festlegen:

• Verwalten Sie Zeiteinträge: Anzeigen und Bearbeiten aller Zeiteinträge, Hinzufügen von manueller Zeit, unabhängig von den eingestellten Zeiteinträgen.

• Verwalten Sie Tarife in Zeiteinträgen: Ändern Sie bei der Erstellung von Zeiteinträgen die Kosten für Dienstleistungen und zeigen Sie die Tarife an.

• Verwalten Sie Rechnungen: Erstellen Sie Rechnungen aus Zeiteinträgen.

• Verwalten Sie Ihr Zeitbudget. Legen Sie ein Zeitbudget für Aufträge fest oder vergleichen Sie die zugewiesene Zeit mit der Zeit, die bereits für die Bearbeitung von Aufträge aufgewendet wurde.

  

Zeit erfassen

TaxDome offers you several options for tracking time. You can do it in real time and start logging your work from any page or job card. Or, if you want to record time spent retroactively – for example, after a meeting or consultation – you can manually set the duration.

Die andere bequeme Art der Zeiterfassung ist eine Auftrag oder Aufgabe Karte, während das Teammitglied arbeitet. Auf diese Weise wird die Zeiteintrag automatisch mit einer Auftrag verknüpft und die von den verschiedenen Teammitgliedern aufgewendete Zeit wird summiert. 

Stellen Sie Ihren Kunden eine Rechnung

After you complete working on a project, you can select all time entries related to this project and generate an invoice from them . All rates and services will be automatically summed up and included in your client’s invoice.

There is a separate WIP page where all billable but not yet billed time entries are grouped by client, making it easy to see total unbilled time and total unbilled revenue and clear out the WIP. 

Analysieren Sie die Zeitnutzung

The Time Utilization Dashboard, which is a part of a powerful Reporting tool, allows you to analyze the time utilization of all your employees. It provides insights on efficiency and revenue potential, guiding better pricing, resource allocation and client relationship strategies.

Planen Sie die wöchentliche Teamkapazität

You can set the weekly capacity for your team members individually (e.g., for contractors) or in bulk (for full-time employees). After they track time, you can use the Reporting tool to compare their weekly capacity in hours with the actual time they worked. You can build these reports for different time periods depending on what you want to achieve with them: check on new employees, find out the remaining capacity for the team or detect overloaded employees during the tax season.

Planen Sie das Zeitbudget Auftrag

In TaxDome können Sie Zeiterfassung verwenden, um die erwartete Zeit für eine Auftrag mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit zu vergleichen. Dies ist der Schlüssel zu einer genauen Abrechnung und Arbeitslastverwaltung. 

When the job is created, the responsible team member can set the time budget for it . Employees working on the job are supposed to track time, after it’s done, time entries are accumulated and compared to the allocated budget. This helps you plan the team capacity better and provide more accurate estimations to your clients.