Zeit auf der Strecke: Übersicht

Mit der in TaxDome integrierten Zeiterfassung können Sie die geleisteten Stunden genau erfassen, Stundensätze für verschiedene Leistungen festlegen und Rechnungen aus der Zeiteintrag erstellen. Darüber hinaus können Sie Zeiteinträge verwenden, um die Kapazität des Teams zu planen, die Leistung des Teams zu bewerten und die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter zu berechnen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Zeiteinträgen arbeiten können und wann Sie sie benötigen.

Zeiteinträge, erklärt

Unter TaxDome können Sie die Zeiterfassung starten und Ihre Zeit aufzeichnen, wenn Sie an etwas arbeiten. Sie können sie auch später jederzeit manuell erfassen. 

Hier sehen Sie, was mit Zeiteinträgen in TaxDome möglich ist:

• Finden Sie heraus, wie viel Zeit für einenAufgabe aufgewendet wurde. Verfolgen Sie die Zeit direkt von der Aufgabe aus .

• Erfasste Arbeitszeit in bezahlte Arbeitszeit umwandeln: Erfassen Sie Ihre eigene Arbeitszeit und die Ihres Teams und bezahlen Sie sie auf Basis des Stundensatzes.

• Rechnungen an Ihre Kunden: Stellen Sie Rechnungen für Ihre Kunden anhand der ausgewählten Zeiteinträge aus .

• Zeitnutzung analysieren: Erstellen Sie Berichte über die Arbeitszeiten und bewerten Sie die Gesamteffizienz. Analysieren Sie die Berichte und entscheiden Sie, ob die Einstellung weiterer Mitarbeiter erforderlich ist.

• Planen Sie die wöchentliche Teamkapazität: Legen Sie die wöchentliche Kapazität für Ihre Teammitglieder fest, vergleichen Sie diese mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit und analysieren Sie die Arbeitsbelastung.

• Auftrag planen: Bewerten Sie die für einen Auftrag vorgesehene Zeit Auftrag zur tatsächlich aufgewendeten Zeit .

  

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie mit der Zeiterfassung beginnen, sollten Sie sich unbedingt mit den unterschiedlichen Zugriffsrechten der verschiedenen Rollen vertraut machen und die Einstellungen für die Zeiterfassung vornehmen , wie z. B. die obligatorische Leistungsangabe und die Unmöglichkeit für normale Teammitglieder, abgeschlossene Einträge zu bearbeiten. 

Standardmäßig können alle Zeiteinträge und deren Sätze sowie die Tabelle WIP nur von Firmeninhabern und Administratoren eingesehen und bearbeitet werden. Teammitglieder können nur auf ihre eigenen Zeiteinträge zugreifen und diese mit Aufträge verknüpfen, auf die sie Zugriff haben.

Wenn Sie jedoch möchten, dass Teammitglieder alle Zeiteinträge und Tarife darin verwalten können, können Sie ihre Zugriffsrechte entsprechend festlegen:

• Verwalten Sie Zeiteinträge: Anzeigen und Bearbeiten aller Zeiteinträge, Hinzufügen von manueller Zeit, unabhängig von den eingestellten Zeiteinträgen.

• Verwalten Sie Tarife in Zeiteinträgen: Ändern Sie bei der Erstellung von Zeiteinträgen die Kosten für Dienstleistungen und zeigen Sie die Tarife an.

• Verwalten Sie Rechnungen: Erstellen Sie Rechnungen aus Zeiteinträgen.

• Verwalten Sie Ihr Zeitbudget. Legen Sie ein Zeitbudget für Aufträge fest oder vergleichen Sie die zugewiesene Zeit mit der Zeit, die bereits für die Bearbeitung von Aufträge aufgewendet wurde.

  

Zeit erfassen

TaxDome Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Sie können dies in Echtzeit tun und Ihre Arbeit von jeder Seite oder Auftrag aus protokollieren. Wenn Sie die aufgewendete Zeit rückwirkend erfassen möchten – beispielsweise nach einem Meeting oder einer Beratung – können Sie die Dauer manuell einstellen.

Die andere bequeme Art der Zeiterfassung ist eine Auftrag oder Aufgabe Karte, während das Teammitglied arbeitet. Auf diese Weise wird die Zeiteintrag automatisch mit einer Auftrag verknüpft und die von den verschiedenen Teammitgliedern aufgewendete Zeit wird summiert. 

Stellen Sie Ihren Kunden eine Rechnung

Nachdem Sie die Arbeit an einem Projekt abgeschlossen haben, können Sie alle Zeitangaben zu diesem Projekt auswählen und daraus eine Rechnung erstellen . Alle Preise und Leistungen werden automatisch addiert und in die Rechnung Ihres Kunden aufgenommen.

Es gibt eine separate WIP , auf der alle abrechnungsfähigen, aber noch nicht in Rechnung gestellten Zeiteinträge nach Kunden gruppiert sind. So lassen sich die insgesamt noch nicht in Rechnung gestellte Zeit und die insgesamt noch nicht in Rechnung gestellten Einnahmen leicht erkennen und die WIP bereinigen. 

Analysieren Sie die Zeitnutzung

Das Dashboard, das Teil eines leistungsstarken Reporting-Tools ist, ermöglicht Ihnen die Analyse der Zeitnutzung all Ihrer Mitarbeiter. Es liefert Einblicke in Effizienz und Umsatzpotenzial und dient als Leitfaden für eine bessere Preisgestaltung, Ressourcenzuweisung und Kundenbeziehungsstrategien.

Planen Sie die wöchentliche Teamkapazität

Sie können die wöchentliche Kapazität für Ihre Teammitglieder einzeln (z. B. für Auftragnehmer) oder gesammelt (für Vollzeitmitarbeiter) festlegen . Nachdem sie ihre Arbeitszeit erfasst haben, können Sie mit dem Berichtstool ihre wöchentliche Kapazität in Stunden mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit vergleichen. Sie können diese Berichte für verschiedene Zeiträume erstellen, je nachdem, was Sie damit erreichen möchten: neue Mitarbeiter überprüfen, die verbleibende Kapazität für das Team ermitteln oder überlastete Mitarbeiter während der Steuersaison erkennen.

Planen Sie das Zeitbudget Auftrag

In TaxDome können Sie Zeiterfassung verwenden, um die erwartete Zeit für eine Auftrag mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit zu vergleichen. Dies ist der Schlüssel zu einer genauen Abrechnung und Arbeitslastverwaltung. 

Wenn der Auftrag erstellt Auftrag , kann das zuständige Teammitglied das Zeitbudget dafür festlegen . Die Mitarbeiter, die an dem Auftrag arbeiten, Auftrag ihre Arbeitszeit erfassen. Nach Abschluss des Auftrags werden die Zeiteinträge gesammelt und mit dem zugewiesenen Budget verglichen. Dies hilft Ihnen, die Teamkapazität besser zu planen und Ihren Kunden genauere Schätzungen zu liefern.