Anforderung einer Anzahlung aus dem Angebot

Sie können in Ihrem Angebot eine Anzahlung verlangen, um einen Teil der Zahlung im Voraus zu erhalten. Dies ist hilfreich, wenn Sie vor Projektbeginn eine Zusage benötigen, Vorlaufkosten decken oder das finanzielle Risiko bei neuen Kunden reduzieren möchten.

Einlagen im Überblick

Eine Anzahlung ist eine Vorauszahlung, die der Kunde bei Unterzeichnung des Angebots leistet. Das Angebot kann erst unterzeichnet werden, wenn die Anzahlung geleistet wurde. Nach der Zahlung wird die Anzahlung dem Guthaben des Kunden gutgeschrieben – es handelt sich nicht um eine separate Rechnung oder ein separates Dokument, sondern um Geld, das auf dem Konto hinterlegt ist und zur Begleichung künftiger Rechnungen verwendet werden kann.

Wenn Sie ein Angebot mit einer Anzahlung erstellen, legen Sie auch fest, was mit dem Restbetrag geschieht. Es gibt zwei Möglichkeiten.

Nur Anzahlung – Restbetrag wird später in Rechnung gestellt

1. Der Kunde unterzeichnet das Angebot und leistet die Anzahlung. Der Betrag wird seinem Guthaben gutgeschrieben, und das Angebot wird als unterzeichnet gekennzeichnet, ohne dass eine Rechnung beigefügt wird.
2. Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu stellen, erstellen Sie die Rechnung auf der Grundlage des unterzeichneten Angebots und passen den Endbetrag gegebenenfalls an.
3. Sie verrechnen die Anzahlung, sodass der Kunde nur noch den Restbetrag schuldet.

Verwenden Sie diese Option, wenn der Endbetrag oder das Rechnungsdatum bei Vertragsunterzeichnung noch nicht feststeht – beispielsweise bei einem Beratungsauftrag, der nach tatsächlich geleisteten Stunden abgerechnet wird, oder bei einem Projekt, bei dem die Schlussrechnung erst nach der Lieferung ausgestellt wird.

Einzahlung mit terminierter Rechnung

1. Der Kunde unterzeichnet das Angebot, leistet die Anzahlung und speichert seine Zahlungsdaten. Die Anzahlung wird dem Guthaben gutgeschrieben.
2. Zu dem im Angebot angegebenen Datum wird die Rechnung automatisch ausgestellt.
3. Wenn die automatische Rechnungszahlung aktiviert ist, wird zunächst die Anzahlung verrechnet, und erst der Restbetrag wird über die hinterlegte Zahlungsmethode abgebucht. Ist diese Funktion deaktiviert, bezahlt der Kunde die Rechnung manuell, und die Anzahlung wird standardmäßig an der Kasse angerechnet.

Verwenden Sie diese Option, wenn Ihnen sowohl der Rechnungsbetrag als auch das Datum im Voraus bekannt sind – beispielsweise wenn Sie bei Vertragsunterzeichnung 30 % einziehen und den Restbetrag zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Abschluss der Lieferung in Rechnung stellen.

Einzahlungen einrichten

Die Einrichtung von Anzahlungen ist möglich, wenn Sie entweder an der Angebotsvorlage arbeiten oder ein Angebot für Ihren Kunden erstellen . To do :

1. Gehen Sie zum Schritt „Dienstleistungen“ Ihres Angebots oder Ihrer Vorlage.

2. Wählen Sie entweder „Tiered-Pakete “ oder „List-Services“.

3. Im Abschnitt „Zahlung “:

   • Wählen Sie bei den Anzahlungsbedingungen „Ja – Anzahlung einziehen“ aus.
   • Für Rechnung über den Restbetrag ausstellen, wählen Sie aus, wie Sie mit dem Restbetrag verfahren möchten:
     • Nein – stellen Sie keine Rechnung aus – ziehen Sie nur die Anzahlung ein. Sie erstellen die Rechnung später auf der Grundlage des unterzeichneten Angebots.
     • Ja – Rechnung erstellen — die Anzahlung im Voraus einziehen und eine Rechnung über den Restbetrag erstellen.

4. Fügen Sie Dienstleistungen als Einzelposten hinzu.
5. Wählen Sie unten auf der Seite die Einzahlungsart aus und geben Sie den Betrag ein.

6. Wenn Sie „Ja – Rechnung erstellen“ ausgewählt haben, geben Sie die Rechnungsdaten ein .

7. Fahren Sie mit der Erstellung Ihres Angebots fort. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Angeboten .

Wie die Anzahlung auf die Rechnung angerechnet wird

Die Anzahlung wird bei Vertragsunterzeichnung stets dem Guthaben des Kunden gutgeschrieben. Wie sie auf eine Rechnung angerechnet wird, hängt davon ab, welches Szenario Sie gewählt haben.

Wenn Sie die Rechnung erst später stellen (nur Anzahlung)

Nachdem der Kostenvoranschlag unterzeichnet wurde, gehen Sie zu „Abrechnung > Kostenvoranschläge & ELs“ und klicken Sie bei dem unterzeichneten Kostenvoranschlag auf „Rechnung erstellen “. Wenden Sie beim Erstellen der Rechnung das Guthaben an – die Anzahlung deckt die Rechnung teilweise oder vollständig ab, und der Kunde zahlt nur den Restbetrag.

Wenn die Rechnung im Angebot vorgesehen ist

An dem im Angebot festgelegten Datum wird die Rechnung automatisch ausgestellt. Die Gutschrift hängt dann von der Einstellung „Automatische Rechnungszahlung“ im Schritt „Senden“ des Angebots ab:

• Bei — wird die Anzahlung automatisch angerechnet und der Restbetrag über die Zahlungsmethode abgebucht, die der Kunde bei Vertragsabschluss hinterlegt hat
• Aus – Die Rechnung wurde ausgestellt, aber noch nicht abgebucht. Wenn der Kunde sie manuell über sein Portal bezahlt, ist die Option „Gutschriften anrechnen“ standardmäßig aktiviert, sodass die Anzahlung automatisch angerechnet wird, sofern der Kunde diese Option nicht deaktiviert

Wenn das Angebot mehrere oder wiederkehrende Rechnungen enthält

Wenn ein Angebot mehr als eine Rechnung umfasst (einmalige, wiederkehrende oder beides), wird die Anzahlung in der Zusammenfassung jeder Rechnung angezeigt. Bei einer wiederkehrende Rechnung wird die prozentuale Anzahlung auf der Grundlage der Gesamtsumme aller wiederkehrenden Beträge berechnet, nicht auf der Grundlage einer einzelnen Periode. Dieselbe Regel für die automatische Rechnungszahlung legt fest, ob die Gutschrift automatisch auf jede Rechnung angerechnet wird, sobald diese ausgestellt wird.