Einmalige Rechnungen: Übersicht

In TaxDome können Sie ganz einfach eine einmalige Rechnung für einmalige Dienstleistungen wie Beratungen, Audits, Liquidationen und mehr erstellen. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Rechnungen in TaxDome verwenden können.

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Einmalige Rechnungen, erklärt

Neben den seriellen Buchhaltungsdienstleistungen wie Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuererstellung, die wiederkehrende Rechnungen erfordern, sind auch einmalige Dienstleistungen möglich:

• Beratungsleistungen, wie Steuerplanung oder Wirtschaftsprüfung
• Prüfung von Steuererklärungen oder Jahresabschlüssen von Unternehmen
• Anpassung oder Optimierung von Buchhaltungssoftware und -systemen
• Erstellung von Finanzunterlagen im Falle der Liquidation von Unternehmen usw.

Einmalige Rechnungen werden manuell erstellt, um einen bestimmten Betrag vom Konto eines Kunden abzubuchen. So sieht die erstellte Rechnung für den Kunden aus:

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie Ihre erste einmalige Rechnung erstellen, sollten Sie einige wichtige Dinge beachten:

1. Verbinden Sie Ihr TaxDome Konto mit Stripe oder CPACharge, um Zahlungen per Kreditkarte oder Bankabbuchung zu akzeptieren. Andernfalls können Ihre Kunden die Rechnung nicht bezahlen und erhalten eine Fehlermeldung. 

2. Wenn Sie Stripeverwenden, aktivieren Sie Ihre bevorzugte Zahlungsmethode und erlauben Sie Bankabbuchungen auf TaxDome, damit Ihre Kunden per Bankabbuchung bezahlen können. Bei Bankabbuchungen (ACH-Zahlungen) fallen in der Regel geringere Bearbeitungsgebühren an, was die Gesamtkosten der Zahlungsabwicklung senkt.

3. Synchronisieren Sie Ihr TaxDome Konto mit QuickBooks Online . Sobald Sie dies getan haben, sehen Sie alle Zahlungen und Details, die über TaxDome getätigt wurden, in Ihrem QuickBooks Konto.

4. Use a default tax rate to add the tax automatically.

5. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle von Ihnen erbrachten Dienstleistungen aufgeschlüsselt haben. Sie können sie dann schnell als Einzelposten in Ihre Rechnungen aufnehmen.

6. Passen Sie das Aussehen Ihrer Rechnungen an, indem Sie das Farbschema Ihrer Rechnungen festlegen, das Layout auswählen und vieles mehr. 

Anschließend können Sie mit der Erstellung von Rechnungen fortfahren.

Wie Rechnungsnummern generiert werden

The invoice number is a unique identifier assigned to each invoice that helps to track and distinguish between invoices. Each invoice inside your firm has a unique number.

If you don’t enter an invoice number but leave the field empty when you create an invoice, a number is generated for you. Autogenerated invoice numbers are sequential. This means that numbers will be assigned sequentially without omissions, following a logical numerical order. For example, if the first invoice number is  001, the next will be 002, 003, etc.

• Sobald TaxDome und QuickBooks synchronisiert sind, stimmen die Rechnungsnummern auf QuickBooks überein. Um Fehler durch doppelte Nummern zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass die Option " Rechnungsnummern mit QuickBooks Online synchronisieren " unter " Einstellungen" aktiviert ist.
• Nach der Synchronisierung werden Rechnungsnummern automatisch bearbeitetupdate auf QuickBooks.

Auswahl der ersten Rechnungsnummer

Sie können die erste Rechnungsnummer auf TaxDome wenn Sie ein Firmeninhaber oder Administrator sind. Dies ist nützlich, wenn Ihre Firma beispielsweise bereits 1.500 Rechnungen hat und Sie nicht bei Nr. 1 anfangen möchten, da dies abwirft QuickBooks synchronisieren.

To do gehen Sie dazu in der linken Menüleiste aufEinstellungen > Rechnung. Geben Sie die Nummer im Abschnitt Rechnungsnummerierung ein und klicken Sie dann auf Speichern. Nun beginnt TaxDome mit der Nummerierung der Rechnungen ab der angegebenen Nummer.

Wie sehen Ihre Kunden einmalige Rechnungen

Ihre Kunden können einmalige Rechnungen auf verschiedene Weise einsehen und bezahlen, indem sie darauf klicken:

• Die Benachrichtigung auf ihrer dashboard oder in der mobilen App unter " Waiting for action
• Der Link auf der Seite Rechnungen von ihrem Portal oder ihrer mobilen App
• The link in their email notification (no need to log into the client portal to pay)

Ihre Kunden können einmalige Rechnungen ganz oder teilweise bezahlen. Standardmäßig sehen sie den zu zahlenden Gesamtbetrag, aber Sie können sie auffordern, einen kleineren Betrag als Anzahlung zu leisten und den Restbetrag später zu zahlen.

Wenn Sie sehen möchten, wie TaxDome aus der Sicht eines Kunden aussieht, können Sie eine schreibgeschützte Ansicht seines Portals aufrufen.

Teilweise Zahlungen

Wenn Sie eine Anzahlung verlangen oder Ihre Kunden bitten möchten, einen Teil des Rechnungsbetrags im Voraus zu zahlen, können Sie Ihre Dienstleistungen absichern, indem Sie eine Rechnung ausstellen und sie bitten, den entsprechenden Teil im Voraus zu zahlen. Dies ist besonders praktisch, wenn Ihre Kunden viele Rechnungen haben (z. B. wenn Sie mehrere verschiedene Dienstleistungen anbieten) und Sie deren Zahlungen verwalten und Teilzahlungen für bestimmte Rechnungen verlangen möchten.

Diese Option ist standardmäßig aktiviert, und Sie müssen nichts unter to do eingeben, um sie zu nutzen. Sie können den gesamten Zahlungsverlauf in der Rechnung finden.

Wo finde ich die einmalige Rechnung, wenn sie verschickt wurde?

Sobald die einmalige Rechnung erstellt ist, finden Sie sie im Bereich Rechnungsstellung > Rechnungen. Von hier aus können Sie:

• Einsicht in die Rechnung status (ob sie akzeptiert, rechtzeitig bezahlt wurde usw.)
• Ermitteln Sie den Gesamtbetrag und die Summe der unbezahlten Rechnungen
• Bearbeiten Sie die Rechnungsdaten, verlinken Sie auf Aufträge, laden Sie sie herunter, usw., wenn sie Unbezahlt hat. status

Beachten Sie, dass die Liste der Maßnahmen, die für unbezahlte Rechnungen zur Verfügung stehen, viel umfangreicher ist als für bezahlte Rechnungen.