E-Mail (Basic): Senden, Antworten, Drucken, Bilder hinzufügen

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserer kostenlosen Online-Drehscheibe für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Sie müssen während der Arbeit nicht Ihr Google Mail oder eine App eines Drittanbieters verwenden: TaxDome bietet eine eigene integrierte sichere E-Mail. Synchronisieren Sie Ihr E-Mail-Konto mit TaxDome , um alle Ihre TaxDome Geschäfte an einem Ort zu speichern und den Austausch mit Kunden zu verbessern.

Hier abgedeckt:

Versenden von E-Mails

Die E-Mail kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriff auf das Konto oder mit Zugriffsrechten zur Anzeige aller Konten gesendet werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails zu versenden:

E-Mail-Versand mit + Neu

Um eine E-Mail von einer beliebigen Seite Ihres Portals aus zu versenden, klicken Sie auf + Neu in der linken Seitenleiste, wählen Sie E-Mail aus dem Slide-Out-Menü, wählen Sie ein Konto oder die damit verknüpften Kontakte aus und schreiben Sie dann die E-Mail. Das war's schon! Klicken Sie auf Senden.

Im Folgenden finden Sie weitere Einzelheiten zu unseren Nachrichtenfunktionen.

Tipp

Achtung! 

  • Wenn Sie eine E-Mail an ein Konto senden( ModusKontoverkürzungen ), erhalten alle verknüpften Kontakte die gleiche Kopie mit cc.
  • Wenn Sie E-Mails an Kontakte senden (Modus Kontakt-Shortcodes), erhalten alle diese Kontakte individuelle E-Mails.

Massenversand von E-Mails über die Kontenliste

Manchmal müssen Sie dieselbe E-Mail an viele Kunden senden, z. B. um alle über einen bevorstehenden Termin oder update zu informieren.

Um eine Massen-E-Mail zu versenden, gehen Sie in der linken Seitenleiste zum Abschnitt Kunden , aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Konten, klicken Sie auf @E-Mail senden und schreiben Sie dann die E-Mail oder wählen Sie eine Vorlage. Das war's schon! Klicken Sie auf Senden.

Die E-Mail wird an alle Kontakte gesendet, die mit den ausgewählten Konten verbunden sind.

Im Folgenden erfahren Sie, was to do in den einzelnen nummerierten Abschnitten enthält:

1. Vorlage: Klicken Sie auf und wählen Sie eine der von Ihnen erstellten E-Mail-Vorlagen aus dem Pulldown-Menü aus. E-Mail-Vorlagen sind besonders nützlich für Nachrichten, die Sie häufig an Kunden senden.

2. Modus: Wählen Sie den Modus "Kontakte" oder "Konten", um Ihrer Nachricht dynamische Daten hinzuzufügen, z. B. den Namen des E-Mail-Empfängers oder das Datum. Mehr über Shortcodes finden Sie hier.

3. Von: Sie können eine E-Mail im Namen eines anderen Teammitglieds senden, indem Sie dessen Namen im Feld Von auswählen.

Tipp

Hinweis! Das Teammitglied muss in den Einstellungen seines TaxDome Kontos die Option Anderen erlauben, von meiner E-Mail zu senden aktiviert haben.

4. An: Je nach dem von Ihnen gewählten Modus können Sie Konten oder einzelne Kontakte als Empfänger auswählen.

5. Betreff: Dieser wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine Vorlage verwenden.

6. Shortcode hinzufügen: Fügen Sie dynamische Daten ein, um Ihre Nachrichten zu individualisieren. Je nach dem von Ihnen gewählten Modus können Sie verschiedene Arten von Shortcodes verwenden, darunter auch solche, die auf benutzerdefinierten Feldern basieren. Shortcodes können sowohl in die Betreffzeile als auch in den Text der E-Mail eingefügt werden. Weitere Informationen zu Shortcodes finden Sie hier.

7. Nachricht: Diese wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine Vorlage verwenden.

8. Datei anhängen: Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie weiter unten.

9. Zeitplan für die E-Mail: Legen Sie fest, wann die E-Mail versendet werden soll. Mehr dazu finden Sie hier.

10. Senden Sie Vorschau an mich: Klicken Sie hier, um zu sehen, wie Ihre Nachricht aussehen wird, bevor Sie auf Senden klicken.

11. Senden: Senden Sie die E-Mail an alle ausgewählten Konten/Kontakte.

Und es gibt noch mehr:

  • Verwenden Sie Tags, um eine Kontenliste nach bestimmten Empfängern zu filtern. Zum Beispiel müssen Lohnbuchhaltungskunden möglicherweise andere E-Mails erhalten als Firmenkunden.
  • E-Mails werden von dem E-Mail-Konto versendet, das Sie mit TaxDome synchronisiert haben. Sie sehen sie auch im Abschnitt E-Mail auf der Registerkarte Gesendet im Profil des jeweiligen Empfängers.
  • Pro Tag können nur 400 E-Mails versendet werden. Wenn mehr Empfänger ausgewählt werden, teilt TaxDome die Warteschlange auf und sendet 400 auf einmal. Sie erhalten eine Benachrichtigung, die Ihnen mitteilt, wie viele Tage es dauern wird, alle E-Mails zu versenden.
  • Die Kunden können die anderen Empfänger in den Feldern An oder CC nicht sehen.

Senden von E-Mails an Kunden über Automatisierung

Weitere Informationen finden Sie hier.

Woher weiß ich, dass ein Kunde eine E-Mail gesendet hat?

Immer wenn ein Kunde eine neue E-Mail an Ihr Unternehmen sendet oder auf ein bestehendes Chat-Thema antwortet, erhalten Teammitglieder, die Zugriff auf sein Konto haben, eine Benachrichtigung in ihrem Inbox+ . Wenn sie auf ein Thema antworten oder eine neue E-Mail in einem Thema eintrifft, werden die Benachrichtigungen aktualisiert und alles Neue wird an den Anfang verschoben. Wenn das Thema archiviert ist, wird es von den To Do Elemente. Um die neueste E-Mail anzuzeigen und darauf zu antworten, klicken Sie auf Gehe zu....

Um auf einen kundenspezifischen Posteingang zuzugreifen, gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste auf Kunden, klicken Sie auf den Namen des Kundenkontos und navigieren Sie dann zur Registerkarte E-Mail . Wenn es ungelesene E-Mails von dem Kunden gibt, wird auf der Registerkarte E-Mail eine Benachrichtigung angezeigt.

Gesendete E-Mails werden auf der Registerkarte Gesendet gespeichert.

E-Mails werden automatisch in Themen eingeteilt, um ein Durcheinander zu vermeiden. Um eine Konversation anzuzeigen, klicken Sie auf die Betreffzeile der E-Mail, um alle Antworten zu sehen.

Beantwortung von E-Mails

Zum Beantworten einer E-Mail:

  1. Klicken Sie auf die E-Mail, um sie zu erweitern, und klicken Sie dann auf das grau-grüne Konversationssymbol auf der rechten Seite.
  2. Klicken Sie in das Feld An , um weitere Empfänger hinzuzufügen.
  3. Schreiben Sie die E-Mail. Sie können Textformatierungen, Emoji, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen und mehr verwenden.
  4. Klicken Sie auf SENDEN.

Hinzufügen von Anhängen

Tipp

Hinweis: Wenn Sie mehr als ein Konto als Empfänger ausgewählt haben, können Sie keine Dateien von TaxDome hinzufügen, da Ihr Dokumentenspeicher kontospezifisch ist.

Es gibt zwei Optionen für das Anhängen von Dateien an E-Mails, die von TaxDome aus gesendet werden:

  • Um Dateien von Ihrem Computer hinzuzufügen, klicken Sie auf Datei anhängen, wählen Sie Von meinem Computer und suchen Sie dann die Datei, die Sie hochladen möchten. Erfahren Sie, welche Dateitypen akzeptiert werden.
  • So fügen Sie Dateien aus TaxDome, klicken Datei anhängenauswählen Von TaxDome, klicken Sie auf den Ordner und wählen Sie dann die Dateien aus. Fügen Sie bereits auf TaxDome hochgeladene Dateien aus beliebigen Top-Level-Ordnern mit Der Kunde kann sehen und und Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugang.

Tipp

Hinweis: Wenn Sie eine Nachricht mit einer Datei von TaxDome an einen Empfänger senden, der kein TaxDome -Benutzer ist, benötigt dieser keine Anmeldung, um auf die Datei zuzugreifen. Um die Datei sicher zu halten, geben Sie dem Link ein Verfallsdatum. Erfahren Sie mehr über die Sicherheit von E-Mail-Anhängen.

Hinzufügen von Bildern zu E-Mails

Sie können Bilder in E-Mails entweder von Ihrem Gerät oder von einem beliebigen website senden. Verwenden Sie eine der verfügbaren Optionen beim Erstellen einer neuen E-Mail:

  • Laden Sie ein Bild von Ihrem Gerät hoch, indem Sie die Schaltfläche 📎 Bild anhängen oder hinzufügen verwenden
  • Einfügen eines Bildes aus der Zwischenablage direkt in das E-Mail-Textfeld
  • Einfügen eines beliebigen Bildes aus dem Internet in das E-Mail-Textfeld

Möglichkeiten zum Hinzufügen von Bildern, die nicht unterstützt werden:

  • Ziehen Sie ein Bild per Drag & Drop in das E-Mail-Textfeld
  • Fügen Sie eine Datei mit dem Bild in das E-Mail-Textfeld auf Ihrem Gerät ein

E-Mail-Suche

Um nach einer bestimmten Nachricht zu suchen, geben Sie ein Schlüsselwort in das Suchfeld ein und drücken dann dieEingabetaste auf Ihrer Tastatur. Suchen Sie nach einer E-Mail, indem Sie den Namen des Kunden oder ein Stichwort aus der Betreffzeile oder dem Text der E-Mail verwenden.

Klicken Sie auf das x, um das Suchfeld zu löschen.

E-Mail drucken Thread

Um einen bestimmten Thread auszudrucken, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem E-Mail-Thread und wählen dann Drucken. Ihr Browser bietet Ihnen dann an, den E-Mail-Faden zu drucken.

Anhänge direkt in Client-Dokumenten speichern

Informationen zum Speichern in einem Standard-Clientordner finden Sie hier.

Tipp

Tipp: Besuchen Sie die TaxDome Academy für unterhaltsame, umfassende Kurse, um ein TaxDome Superstar zu werden!

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