E-Mail (Basic): Senden, Antworten, Drucken, Bilder hinzufügen

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Sie müssen während der Arbeit nicht Ihr Google Mail oder eine App eines Drittanbieters verwenden: TaxDome bietet eine eigene integrierte sichere E-Mail. Synchronisieren Sie Ihr E-Mail-Konto mit TaxDome , um alle Ihre TaxDome Geschäfte an einem Ort zu speichern und den Austausch mit Kunden zu verbessern.

Hier abgedeckt:

Versenden von E-Mails

Die E-Mail kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriff auf das Konto oder mit Zugriffsrechten zur Anzeige aller Konten gesendet werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails zu versenden:

Versenden von E-Mails über die Schaltfläche Neu

Um eine E-Mail von einer beliebigen Seite Ihres Portals aus zu versenden, klicken Sie oben links auf Neu, wählen Sie E-Mail aus dem Schiebe-Menü, wählen Sie ein Konto, einen Kontakt oder damit verknüpfte E-Mail-Adressen aus und schreiben Sie dann die E-Mail. Das war's schon! Klicken Sie auf Senden.

Im Folgenden finden Sie weitere Einzelheiten zu unseren Nachrichtenfunktionen.

Tipp

Achtung! 

  • If you email an account (account shortcodes mode), all the linked contacts receive the same copy with cc.
  • If you email contacts (contact shortcodes mode), all of them receive individual emails. However, you can choose specific email addresses to receive an email.

Massenversand von E-Mails aus der Kontenliste

Manchmal müssen Sie dieselbe E-Mail an viele Kunden senden, z. B. um alle über eine bevorstehende Frist zu informieren oder update.

Um eine Massen-E-Mail zu versenden, rufen Sie die Seite Konten > Kunden in der linken Seitenleiste auf, aktivieren die Kontrollkästchen neben den gewünschten Konten, klicken auf @E-Mail senden und schreiben dann die E-Mail oder wählen eine Vorlage aus. Das war's schon! Klicken Sie auf Senden.

Die E-Mail wird an alle Kontakte gesendet, die mit den ausgewählten Konten verbunden sind.

Im Folgenden erfahren Sie, was to do in den einzelnen nummerierten Abschnitten enthält:

1. Vorlage: Klicken Sie auf und wählen Sie eine der von Ihnen erstellten E-Mail-Vorlagen aus dem Pulldown-Menü aus. E-Mail-Vorlagen sind besonders nützlich für Nachrichten, die Sie häufig an Kunden senden.

2. Mode: Select the contacts or accounts mode to be able to add dynamic data to your message, such as the email recipient’s name or the date. For more about shortcodes, go here.

3. Von: Sie können eine E-Mail im Namen eines anderen Teammitglieds senden, indem Sie dessen Namen im Feld Von auswählen.

Tipp

Hinweis! Das Teammitglied muss in den Einstellungen seines TaxDome Kontos die Option Anderen erlauben, von meiner E-Mail zu senden aktiviert haben.

4. An: Je nach dem von Ihnen gewählten Modus können Sie Konten oder einzelne Kontakte als Empfänger auswählen.

5. Betreff: Dieser wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine Vorlage verwenden.

6. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your messages. Depending on the mode you chose, you’ll be able to use different types of shortcodes, including the ones based on custom fields. Shortcodes can be added to the subject line as well as to the body of the email. For more on shortcodes, go here.

7. Nachricht: Diese wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine Vorlage verwenden.

8. Datei anhängen: Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie weiter unten.

9. Zeitplan für die E-Mail: Legen Sie fest, wann die E-Mail versendet werden soll. Mehr dazu finden Sie hier.

10. Senden Sie Vorschau an mich: Klicken Sie hier, um zu sehen, wie Ihre Nachricht aussehen wird, bevor Sie auf Senden klicken.

11. Senden: Senden Sie die E-Mail an alle ausgewählten Konten/Kontakte.

Und es gibt noch mehr:

  • Verwenden Sie Tags, um eine Kontenliste nach bestimmten Empfängern zu filtern. Zum Beispiel müssen Lohnbuchhaltungskunden möglicherweise andere E-Mails erhalten als Firmenkunden.
  • E-Mails werden von dem E-Mail-Konto versendet, das Sie mit TaxDome synchronisiert haben. Sie sehen sie auch im Abschnitt E-Mail auf der Registerkarte Gesendet im Profil des jeweiligen Empfängers.
  • Pro Tag können nur 400 E-Mails versendet werden. Wenn mehr Empfänger ausgewählt werden, teilt TaxDome die Warteschlange auf und sendet 400 auf einmal. Sie erhalten eine Benachrichtigung, die Ihnen mitteilt, wie viele Tage es dauern wird, alle E-Mails zu versenden.
  • Die Kunden können die anderen Empfänger in den Feldern An oder CC nicht sehen.

Senden von E-Mails an Kunden über Automatisierung

Weitere Informationen finden Sie hier.

Woher weiß ich, dass ein Kunde eine E-Mail gesendet hat?

Jedes Mal, wenn ein Kunde eine neue E-Mail an Ihre Kanzlei sendet oder auf einen bestehenden Chat-Thread antwortet, erhalten Teammitglieder, die Zugriff auf ihr Konto haben, eine Benachrichtigung in ihrem Inbox+ . Wenn sie auf einen Thread antworten oder eine neue E-Mail in einem Thread vorhanden ist, werden die Benachrichtigungen aktualisiert, und alle neuen Nachrichten werden nach oben verschoben. Wenn der Thread archiviert ist, wird er aus dem To Do Artikel. Um die letzte E-Mail anzuzeigen und darauf zu antworten, klicken Sie auf Gehe zu....

Um auf einen kundenspezifischen Posteingang zuzugreifen, gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Konten > Kunden, klicken Sie auf den Namen des Kundenkontos und navigieren Sie dann zur Registerkarte E-Mail . Wenn es ungelesene E-Mails von dem Kunden gibt, wird auf der Registerkarte E-Mail eine Benachrichtigung angezeigt.

Alle gesendeten E-Mails werden auf der Registerkarte Gesendet gespeichert.

E-Mails werden automatisch in Themen eingeteilt, um ein Durcheinander zu vermeiden. Um eine Konversation anzuzeigen, klicken Sie auf die Betreffzeile der E-Mail, um alle Antworten zu sehen.

Beantwortung von E-Mails

Zum Beantworten einer E-Mail:

  1. Klicken Sie auf die E-Mail, um sie zu erweitern, und klicken Sie dann auf das grau-grüne Konversationssymbol auf der rechten Seite.
  2. Klicken Sie in das Feld An , um weitere Empfänger hinzuzufügen.
  3. Schreiben Sie die E-Mail. Sie können Textformatierungen, Emoji, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen und mehr verwenden.
  4. Klicken Sie auf SENDEN.

Hinzufügen von Anhängen

Tipp

Hinweis: Wenn Sie mehr als ein Konto als Empfänger ausgewählt haben, können Sie keine Dateien von TaxDome hinzufügen, da Ihr Dokumentenspeicher kontospezifisch ist.

Es gibt zwei Optionen für das Anhängen von Dateien an E-Mails, die von TaxDome aus gesendet werden:

  • Um Dateien von Ihrem Computer hinzuzufügen, klicken Sie auf Datei anhängen, wählen Sie Von meinem Computer und suchen Sie dann die Datei, die Sie hochladen möchten. Erfahren Sie, welche Dateitypen akzeptiert werden.
  • So fügen Sie Dateien aus TaxDome, klicken Datei anhängenauswählen Von TaxDome, klicken Sie auf den Ordner und wählen Sie dann die Dateien aus. Fügen Sie bereits auf TaxDome hochgeladene Dateien aus beliebigen Top-Level-Ordnern mit Der Kunde kann sehen und und Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugang.

Tipp

Hinweis: Wenn Sie eine Nachricht mit einer Datei von TaxDome an einen Empfänger senden, der kein TaxDome -Benutzer ist, benötigt dieser keine Anmeldung, um auf die Datei zuzugreifen. Um die Datei sicher zu halten, geben Sie dem Link ein Verfallsdatum. Erfahren Sie mehr über die Sicherheit von E-Mail-Anhängen.

Hinzufügen von Bildern zu E-Mails

Sie können Bilder in E-Mails entweder von Ihrem Gerät oder einem anderen website. Verwenden Sie eine der Optionen, die beim Erstellen einer neuen E-Mail verfügbar sind:

  • Laden Sie ein Bild von Ihrem Gerät hoch, indem Sie die Schaltfläche 📎 Bild anhängen oder hinzufügen verwenden
  • Einfügen eines Bildes aus der Zwischenablage des Browsers direkt in das E-Mail-Textfeld
  • Einfügen eines beliebigen Bildes aus dem Internet in das E-Mail-Textfeld

Möglichkeiten zum Hinzufügen von Bildern, die nicht unterstützt werden:

  • Ziehen Sie ein Bild per Drag & Drop in das E-Mail-Textfeld
  • Fügen Sie eine Datei mit dem Bild in das E-Mail-Textfeld auf Ihrem Gerät ein

Filtern/Suchen von E-Mails

Damit Sie sich nicht in dem Stapel von E-Mails verlieren, können Sie auswählen, welche E-Mail-Themen angezeigt werden sollen:

  • Alle: Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Threads zwischen allen Teammitgliedern mit synchronisierten E-Mails und dem Kunden angezeigt.
  • Meine: Wenn Sie diese Option wählen, werden nur Threads zwischen Ihnen und dem Kunden angezeigt (die an Ihre E-Mail gesendet werden, die Sie mit Ihrem TD-Konto synchronisiert haben).

Sie können auch nach einer bestimmten Nachricht suchen. To do geben Sie dazu ein Schlüsselwort in das Suchfeld ein und klicken Sie dann auf Ihrer Tastatur aufEnter . Suchen Sie nach einer E-Mail, indem Sie den Namen des Kunden oder ein Stichwort aus der Betreffzeile oder dem Text der E-Mail verwenden.

Klicken Sie auf das x, um das Suchfeld zu löschen.

Tipp

Hinweis! Wenn Sie bestimmte E-Mail-Themen nicht finden können, sind sie möglicherweise stummgeschaltet. Erfahren Sie mehr über stummgeschaltete Themen.

E-Mail-Thread drucken

Um einen bestimmten Thread auszudrucken, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem E-Mail-Thread und wählen dann Drucken. Ihr Browser bietet Ihnen an, den E-Mail-Faden zu drucken.

Anhänge direkt in Kundendokumenten speichern

Informationen zum Speichern in einem Standard-Clientordner finden Sie hier.

Tipp

Trinkgeld: Abreise TaxDome Akademie für unterhaltsame, umfassende Kurse, um ein TaxDome Superstar!

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