Emails senden

Sie müssen während der Arbeit weder Gmail noch eine Drittanbieter-App verwenden: TaxDome eine eigene sichere integrierte E-Mail-Funktion. Hier erfahren Sie, wie Sie Kunden-E-Mails direkt in TaxDome versenden, planen, beantworten und verwalten können.

Hinweis

Sie müssen Ihre E-Mails synchronisieren , bevor Sie diese Funktion nutzen können.

E-Mail-Konversation mit einem Kunden starten

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Es gibt mehrere Möglichkeiten, manuell einen neuen E-Mail-Thread mit einem Client zu erstellen:

• Gehen Sie zu „Kommunikation“ > „E-Mails“ oder zu „Kunden“ > „Konten“ > „Kommunikation“ > „E-Mails“ und klicken Sie auf „Neue E-Mail“.

• Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie dann „E-Mail“ aus.

Sie können E-Mails an Ihre TaxDome über Ihre externe E-Mail-App senden. To do :

1. Gehen Sie zu „Kunden“ > „Kontakte“.

2. Tippen Sie auf den Kontakt, um dessen Seite zu öffnen.

3. Tippen Sie auf die Schaltfläche „E-Mail“, um Ihre E-Mail-App zu öffnen, und verfassen und versenden Sie dann die Nachricht.

Übersicht über den neuen E-Mail-Bildschirm

a. Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage für häufig versendete E-Mails.  

b. Shortcodes : Verwenden Sie Account shortcodes, um dieselbe Nachricht an alle verknüpften Kontakte (mit CC) zu senden, oder shortcodes, um individuelle E-Mails an bestimmte E-Mail-Adressen zu senden. Weitere Informationen finden Sie im ausführlichen Artikel .  

c. Von: Wählen Sie den E-Mail-Absender aus. Sie können anderen Teammitgliedern erlauben , in Ihrem Namen zu senden.

d. An: Wählen Sie ein Konto, einen Kontakt oder eine E-Mail-Adresse, an die die E-Mail gesendet werden soll, je nach ausgewähltem Shortcodes .

e. Betreff: Geben Sie den Betreff der E-Mail ein. Klicken Sie auf Shortcode hinzufügen , um ihn mithilfe dynamischer Daten wie dem Namen des Kunden oder dem Datum zu personalisieren.

f. Nachricht: Verfassen Sie die E-Mail und verwenden Sie Formatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen und mehr. Klicken Sie auf Shortcode, um sie mit dynamischen Daten zu personalisieren.

g. Datei anhängen: Anhänge hinzufügen .

h. E-Mail planen:Wenn Sie eine E-Mail an einem bestimmten Tag versenden müssen, planen Sie dies im Voraus.

i. Vorschau an mich senden: Klicken Sie darauf, um eine Kopie der E-Mail an Ihren Posteingang zu senden und sie aus der Sicht des Empfängers zu überprüfen.

j. Senden: Klicken Sie auf , um Ihre E-Mail an die Empfänger zu senden. Andernfalls klicken Sie auf Abbrechen.

E-Mail-Threads mit mehreren Kunden starten

Wenn Sie häufig ähnliche E-Mails versenden müssen, müssen to do nicht manuell to do . Sparen Sie Zeit mit E-Mail-Vorlagen und Massenversand.

Weitere Informationen finden Sie in unserem speziellen Artikel zum Thema Massen-E-Mails .

Auf die E-Mail antworten

Sie können Kunden Textnachrichten, Bilder und Dokumente senden. Um auf eine E-Mail zu antworten, gehen Sie zum Abschnitt „Kommunikation > E-Mail” im Profil des Kunden.

Eine E-Mail-Antwort senden

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Zum Beantworten einer E-Mail:

1. Gehen Sie entweder zu „Kommunikation > E-Mails” oder zu „Kunden > Konten > Kommunikation > E-Mail” und wählen Sie dann den Thread aus, auf den Sie antworten möchten.

2. Klicken Sie auf „Antworten“.

3. Schreiben Sie die E-Mail oder verwenden Sie die Vorlage für eine schnelle Antwort. Sie können Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen, Dateien und Bilder verwenden .

4. Klicken Sie jetzt auf „Senden“.

Hinweis

Beim Beantworten von E-Mails können Sie die Felder„Von“ und „An“ nicht bearbeiten. Die E-Mail wird von der Adresse gesendet, die die E-Mail erhalten hat, und an den ursprünglichen Absender.

Öffnen Sie den Posteingang. Tippen Sie auf die gewünschte E-Mail und dann auf „Öffnen“. Dadurch wird die E-Mail in Ihrer E-Mail-App geöffnet, sodass Sie direkt antworten können.

Interne Kommentare senden

In jedem E-Mail-Thread können Sie interne Kommentare erstellen, die nur für Teammitglieder sichtbar und für Kunden unsichtbar sind. Verwenden Sie interne Kommentare, um Kunden-E-Mails zu besprechen, Antworten zu koordinieren oder Kontextinformationen mit Kollegen zu teilen, ohne die Konversation zu verlassen.

So erstellen Sie einen internen Kommentar:

1. Öffnen Sie den E-Mail-Thread und klicken Sie unterhalb des Nachrichtenfelds auf „Internen Kommentar hinzufügen ”.

Hinweis

Sie benötigen keine E-Mail-Synchronisierung, um interne Kommentare zu erstellen. Jedes Teammitglied mit Zugriff auf den E-Mail-Thread kann Kommentare hinzufügen, auch wenn es keine E-Mail-Synchronisierung aktiviert hat.

2. Geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie auf „Senden“. Interne Kommentare werden mit der Bezeichnung „Interner Kommentar “ in Orange angezeigt.

For effective collaboration, combine internal comments with @mentions to notify specific colleagues. Team members receive notifications in Inbox+ and via email. Internal comments do not affect read status or counters.

Sie können Ihre eigenen Kommentare innerhalb von 24 Stunden bearbeiten oder löschen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü klicken und „Bearbeiten“ auswählen. Um einen Kommentar zu löschen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie „Löschen“. Das Löschen ist dauerhaft und entfernt alle zugehörigen Erwähnungsbenachrichtigungen.

Demnächst verfügbar

Die Möglichkeit, direkt auf interne Kommentare zu antworten, ist für eine zukünftige Version geplant. Derzeit können Sie zusätzliche interne Kommentare erstellen, um die Diskussion fortzusetzen.

Dateien anhängen

Sie können Dateien aus Ihrem Computer oder direkt aus TaxDome mit Zugriffsrechten „Kunde kann anzeigen“ oder „Kunde kann anzeigen und bearbeiten“ an Ihre E-Mail anhängen:

• Um Dateien vom Computer hinzuzufügen, klicken Sie auf „Datei anhängen“, wählen Sie „Von meinem Computer“ und suchen Sie dann die Datei, die Sie hochladen möchten.

• Um Dateien aus TaxDome hinzuzufügen, klicken Sie auf „Datei anhängen“, wählen Sie „Aus TaxDome und wählen Sie dann die Dateien aus, die Sie anhängen möchten.

  

Wenn Sie mehr als ein Konto als Empfänger ausgewählt haben, können Sie keine Dateien aus TaxDome hinzufügen, da Ihre Dokumentenablage kontospezifisch ist.

Hinweis

Die maximale Größe aller an eine E-Mail angehängten Dateien beträgt 20 MB. Unterstützte Dateitypen: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Bilder einfügen

Sie können Bilder und Screenshots entweder von Ihrem Gerät oder von einer beliebigen websiteeinfügen. Verwenden Sie To do eine der folgenden Optionen:

• Laden Sie ein Bild von Ihrem Gerät oder aus dem Internet über das Bildsymbol hoch. Um ein Bild aus dem Internet hochzuladen, fügen Sie dessen Adresse in das Feld „Dateiname“ ein, nachdem Sie auf das Bildsymbol geklickt haben, und klicken Sie dann auf „Öffnen“.

• Kopieren Sie ein beliebiges Bild aus dem Internet oder von Ihrem Gerät und fügen Sie es in das Nachrichtenfeld ein.

• Ziehen Sie ein Bild von Ihrem Gerät in das Nachrichtenfeld und legen Sie es dort ab.

E-Mails automatisch versenden

You can have your emails sent automatically as s part of pipeline. It may be useful, for example, to inform your clients that you have received their documents, their return is ready, or you have started the payroll process. To set up this automation, you need to use templates and add email sending to pipeline stages.

Weitere Informationen finden Sie im speziellen Artikel .

Zeitplan für E-Mails

Wenn Sie eine E-Mail an einem bestimmten Tag versenden müssen, planen Sie dies im Voraus, damit Sie es von Ihrer To-do-Liste streichen können. So erstellen Sie eine geplante E-Mail:

• Beim Erstellen eines neuen E-Mail-Threads. Geben Sie die E-Mail-Informationen ein, aktivieren Sie die Option „Zeitplan“, geben Sie dann das Datum und die Uhrzeit an, zu denen die E-Mail versendet werden soll, und bestätigen .

• Wenn Sie auf einen bestehenden Thread antworten. Geben Sie die E-Mail-Informationen ein. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Jetzt senden“ und wählen Sie „E-Mail planen“. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, zu denen die E-Mail versendet werden soll, und bestätigen Sie die Planung.

Hinweis

Wenn Sie E-Mails in einem Thread planen, geben Sie das Datum und die Uhrzeit für jede Nachricht separat an.

• Im Abschnitt „Geplant “. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue E-Mail “, geben Sie die E-Mail-Informationen ein und legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu denen die E-Mail gesendet werden soll.

Geplante E-Mails anzeigen

Nachdem Sie eine geplante E-Mail erstellt haben, können Sie Vorschau , um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Alle geplanten E-Mails werden im Abschnitt „Geplant“ gespeichert. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Uhrensymbol, um das Datum und die Uhrzeit anzuzeigen, zu denen die E-Mail versendet werden soll.

Um eine geplante E-Mail zu lesen, klicken Sie auf den Namen, um Vorschau . Hier sehen Sie den Namen des Absenders, den Betreff der E-Mail, ihren Inhalt und den Zeitpunkt, zu dem sie versendet wird.

Geplante E-Mails abbrechen

Wenn Sie Ihre Meinung geändert haben, können Sie eine geplante E-Mail vor dem Versand stornieren. To do :

1. Gehen Sie zu „Kunden > Konten > Kommunikation > E-Mails “ und öffnen Sie den Abschnitt „Geplant “.

2. Klicken Sie auf die E-Mail, die Sie abbestellen möchten.

3. Klicken Sie auf das Symbol „Abbrechen“. oben rechts.

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