Chats (Basic): Manuell oder automatisch senden
Mit der Chats-Funktion vonTaxDome können Sie sicher und in Echtzeit mit Ihren Kunden kommunizieren. Nutzen Sie diese Funktion, um Termine zu vereinbaren oder Kunden nach fehlenden Informationen zu fragen. Hier erfahren Sie, wie Sie Nachrichten über Chats an Mandanten senden können.
Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.
Neue Chats erstellen
Ein Chat-Thread kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied zugewiesen erstellt werden , das Zugriffsrechte auf das Konto oder auf alle Konten hat.
Hinweis: Sie können Chat-Nachrichten an Kunden senden, die ihr TaxDome Konto noch nicht aktiviert haben. Wenn ihre Kontakte über E-Mails verfügen, erhalten sie E-Mail-Benachrichtigungen über Chat-Nachrichten, auch wenn sie das Portal nicht nutzen. Wenn einer Ihrer Kunden das Portal nutzt, kann er die Chat-Nachrichten lesen, die Sie ihm zuvor geschickt haben.
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, eine Chat-Nachricht zu senden:
- Einen Chat mit einem Kunden beginnen
- Chats mit mehreren Kunden starten
- Automatisches Senden einer Nachricht an Kunden
Chat mit Kunde starten
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Chat zu beginnen:
- Klicken Sie oben auf Neu, wählen Sie Chat, füllen Sie ihn aus und klicken Sie auf Chat erstellen.
- Gehen Sie zum Kundenkonto, öffnen Sie die Registerkarte " Kommunikation" und klicken Sie auf " Neuer Chat".
Im Folgenden erläutern wir die Abschnitte im Neu сhat Bildschirm, auf dem Sie neue Themen/Chats erstellen:
a. An: Wählen Sie den Namen der Person, für die die Nachricht bestimmt ist.
b. Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage für häufig gesendete Nachrichten. Wählen Sie eine Vorlage nur beim Erstellen eines neuen Chats, nicht beim Beantworten eines Chats.
c. Betreff: Geben Sie den Betreff ein. Er wird in der Chat-Liste angezeigt. Es wird automatisch eine Chat-Vorlage erstellt. Klicken Sie auf . Kurzcode hinzufügen um den Betreff zu individualisieren (der Kurzcode enthält dynamische Daten, die z. B. durch den Namen eines Kunden oder das Datum ersetzt werden).
d. Nachricht: Verfassen Sie die Nachricht. Verwenden Sie Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen und Links. Wenn Sie eine Vorlage anwenden, wird die Nachricht automatisch ausgefüllt. Machen Sie ein Teammitglied in der Nachricht auf sich aufmerksam, indem Sie @ vor seinem Namen verwenden, oder klicken Sie auf Anhängen, um Dateien von Ihrem Desktop oder TaxDome hinzuzufügen.
e. Mahnungen: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet wird, wenn er nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antwortet oder seine Aufgaben nicht erledigt hat (weitere Einzelheiten siehe unten).
g. Aufgaben: Fügen Sie Checklisten für Ihre Kunden hinzu.
h. Verknüpfen Sie mit Aufträge: Wählen Sie Aufträge und klicken Sie dann auf Speichern.
f. Chat erstellen: Klicken Sie auf , um Ihre Nachricht an den Kunden zu senden. Andernfalls klicken Sie auf Abbrechen.
Chats mit mehreren Kunden starten
Wenn Sie dieselbe Nachricht an viele Kunden senden müssen, nutzen Sie unsere Funktion für Massennachrichten.
Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Kunden , aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie die Nachricht senden möchten, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Weitere Aktionen und dann im Pulldown-Menü auf Nachricht senden . Wählen Sie eine Chat-Vorlage oder schreiben Sie einen Betreff für den Chat (optional), fügen Sie Ihren Text hinzu und klicken Sie auf Chats erstellen.
Fügen Sie bei Bedarf später Dokumente und Aufgaben zu einem Chat-Thread hinzu.
Interne Nachrichten senden
Bearbeiten, Löschen und Beantworten von Nachrichten
Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke einer Nachricht (öffentlich oder intern), um eine der folgenden Aktionen zu wählen:
- Bearbeiten: Die Bearbeitung ist innerhalb von 24 Stunden nach dem Absenden möglich.
- Löschen: Das Löschen ist dauerhaft, d. h. die Nachricht kann nicht wiederhergestellt werden.
- Antworten: Wenn die Nachricht, auf die Sie antworten, intern war, werden auch die Antworten von intern sein.
Erinnerungen einrichten
Immer wenn Sie etwas im Chat an Kunden senden, werden diese benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verbunden sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Benachrichtigung aktiviert ist. Überprüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.
Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um Ihre Nachricht zu lesen/beantworten oder um die Aufgabe in einem Thema zu vervollständigen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Wenn Sie eine Erinnerung einrichten, erscheint in Ihrem Chat-Thread eine Benachrichtigung, die die Anzahl der Erinnerungen und deren Intervall anzeigt. Ihr Kunde erhält ebenfalls eine Benachrichtigung in seinem Chat-Thread, die angibt, welche Aktion erforderlich ist, um die Erinnerungen zu stoppen:
Automatische Erinnerungen einrichten
Um automatische Erinnerungen an ungelesene/unbeantwortete Nachrichten und unerledigte Kundenaufgaben einzurichten, aktivieren Sie Erinnerungen in der Chatvorlage, wenn Sie den Chat entweder manuell oder über pipeline Automatisierung. Sie können dies auch jederzeit später direkt im Thema tun.
Wie man Erinnerungen konfiguriert :
- Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung über eine neue Nachricht an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
- Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.
Erinnerungen können auch jederzeit ein- und ausgeschaltet werden, indem Sie zu einem Chat-Thread gehen. Öffnen Sie die Registerkarte " Erinnerungen", schalten Sie " Erinnerungen an Kunden senden " ein und nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor.
Hinweis: Die Erinnerungen werden immer für die letzte Nachricht im Thread gesendet.
Die Erinnerungsfunktion stoppt für jedes Thema, wenn:
- Wenn es Client-Aufgaben im Chat-Thread gibt:
- Als unvollständig markierte Aufgaben: Die Erinnerung wird beendet, wenn alle Client-Aufgaben im Thread als abgeschlossen markiert und alle Nachrichten gelesen wurden.
- Aufgaben als erledigt markiert: Erinnerungen werden beendet, wenn alle Nachrichten gelesen wurden.
- Wenn es keine Aufgaben im Chat-Thread gibt: Die Erinnerung wird beendet, sobald der Kunde auf die letzte Nachricht antwortet.
- Unabhängig von der Anwesenheit von Aufgabe im Chat-Thread werden die Erinnerungen auch beendet, wenn:
- ...Sie haben den Chat-Thread archiviert.
- ...haben Sie die Erinnerungsfunktion deaktiviert.
- ...die eingestellte Anzahl von Mahnungen gesendet wurde.
Hinweis: Wenn Sie einen Chat-Thread archivieren und ihn dann wieder öffnen, wird die Erinnerungsfunktion aktiviert, als wäre die Nachricht neu.
Dateien in Chats anhängen
Ein Firmeninhaber, ein Administrator oder ein Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten kann Dateien an Chat-Themen anhängen. Zu diesem Zweck können Sie Dateien entweder von Ihrem Desktop oder aus Top-Level-Ordnern mit verwenden:
Der Kunde kann den Zugang einsehen und bearbeiten .
Der Kunde kann sehen Zugang.
Um Dateien anzuhängen, wenn Sie einen Chat erstellen:
- Klicken Sie auf 📎 Anhängen oben links im Nachrichtenfeld, sowohl beim Erstellen eines Chats als auch beim Anzeigen eines bestehenden Chatverlaufs.
- Wählen Sie Von meinem Computer und suchen Sie die Dateien, die Sie von Ihrem Desktop hochladen möchten. Andernfalls wählen Sie Von TaxDome und wählen Sie die Dokumente, die Sie anhängen möchten.
- Wählen Sie den Ordner, in den das Dokument hochgeladen werden soll, und klicken Sie auf Speichern.
Tipp! Sie können Zip-Dateien von Ihrem Desktop hochladen und sie werden automatisch entpackt. Hier erfahren Sie mehr über das Hochladen von Zip-Dateien.
Wenn Sie oder Ihre Kunden mindestens ein Dokument in einen Chat-Thread hochladen, erscheint darin eine Registerkarte Dokumente mit dem Büroklammer-Symbol im Chat-Namen.
a, b. Registerkarte Dokumente und das Büroklammer-Symbol: Wird nur angezeigt, wenn an den Chat Dokumente angehängt sind.
c. + Dokumente hinzufügen: Laden Sie neue Dokumente in das Thema hoch.
d. Vom Kunden hochgeladene Dokumente: Herunterladen, ansehen oder löschen. Durch das Löschen von Dokumenten werden diese auch aus dem Chat-Thread entfernt.
Wenn ein Kunde oder ein anderes Teammitglied ein Dokument hochlädt, werden Sie im Chat-Thread und in Inbox+.
Videos in Chats einbinden
Sie möchten Ihre Nachrichten an Kunden mit visuellen Elementen ergänzen? Fügen Sie Loom-, Vimeo-, YouTube- und Google Drive-Clips ein, wenn es einfacher ist, sie zu zeigen als zu erzählen. Klicken Sie auf das Videosymbol in der Symbolleiste für die Textformatierung und fügen Sie dann einen Link in das Popup-Fenster "Video einbetten " ein. Ihr Kunde sieht das Video dann direkt in Ihrem gemeinsamen Chat-Thread.
Bilder zu Chats hinzufügen
Sie können Bilder und Screenshots an Chats senden, entweder von Ihrem Gerät oder von einem beliebigen website. Öffnen Sie einen Chat-Thread und verwenden Sie eine der verfügbaren Optionen:
- Laden Sie mit 📎 Anhängen ein Bild von Ihrem Gerät hoch .
- Fügen Sie ein beliebiges Bild aus dem Internet in das Nachrichtenfeld ein.
Möglichkeiten zum Hinzufügen von Bildern, die nicht unterstützt werden:
- Ziehen Sie ein Bild per Drag & Drop in das Nachrichtenfeld.
- Fügen Sie eine Datei mit dem Bild von Ihrem Gerät in das Nachrichtenfeld ein.
Ansicht des Kunden
Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden eingeschaltet sind, wird er über den Erhalt einer neuen Nachricht oder den Beginn eines neuen Chat-Threads informiert. Ihre Kunden können Chat-Nachrichten auf unterschiedliche Weise sehen und öffnen:
- Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter der Aufgabenliste auf der Startseite oder im Abschnitt " Warten auf Aktion". Sie können sie auch direkt auf der Seite "Chats" öffnen.
- In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Chat anzeigen.
Standardmäßig wird der Inhalt der Nachricht nicht im Text der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt. Wenn der Inhalt jedoch nicht sensibel ist, wird er in der E-Mail angezeigt.
Dann interagieren Ihre Kunden mit Ihrem Chat-Thread.
Um die gesendete Nachricht aus der Sicht des Clients zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.
Wenn Sie diese Funktion nicht ausdrücklich deaktivieren, können Ihre Kunden auch selbst einen Chat-Thread starten, indem sie auf derStartseite des Mandantenportal oder im Bereich Chats & Aufgaben auf Neuer Chat klicken oder in der mobilen App auf Firmennachricht.
Hinweis! Wenn Ihre Kunden auf eine Nachricht nicht in einem Chat-Thread, sondern durch eine Antwort auf die Benachrichtigungs-E-Mail antworten, wird die Nachricht nicht zugestellt, und sie erhalten eine E-Mail darüber. Wenn sie jedoch die E-Mail über den Fehler verpassen und sich fragen, warum ihre Thread-Antwort nicht empfangen wurde, könnte dies der Grund sein.