Chats (Basic): Manuell oder automatisch senden

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserer kostenlosen Online-Drehscheibe für
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TaxDomeMit der Funktion " Chats " können Sie sicher und in Echtzeit mit Ihren Kunden kommunizieren. Nutzen Sie die Funktion, um Termine zu vereinbaren oder Kunden nach fehlenden Informationen zu fragen. Außerdem können Sie mit Chats Erinnerungen einrichten, Dateien anhängen, den Kunden Aufgaben zuweisen und vieles mehr.

Hier abgedeckt:

Chats, Erklärt

Das Wichtigste zum Thema Chats:

  • Ähnlich wie Slack oder SMS ermöglichen Chats den Austausch von Nachrichten mit Ihren Kunden in Echtzeit.
  • Chat-Themen sind ein sicherer Ort, um Fragen zu stellen, Dateien anzufordern und Aufgaben zu vergeben.
  • Verwenden Sie @ vor dem Namen eines Teammitglieds, um dessen Aufmerksamkeit in einem Chat zu gewinnen. 
  • Kunden erhalten Benachrichtigungen über neue Chats und ausstehende Fragen.
  • Wenn jemand auf einen Chat antwortet, einen neuen Chat erstellt, Änderungen an Kundenaufgaben vornimmt oder ein Dokument hochlädt, erhalten Sie eine Benachrichtigung und eine E-Mail in Ihrem inbox+.
  • Wenn Sie innerhalb eines Chats Aufgaben für Kunden hinzufügen, werden diese als Aufgabenlisten mit Kontrollkästchen angezeigt. 
  • Der Fortschritt dieser Aufgabe To-Dos kann auf einer separaten Seite nachverfolgt werden.
  • Sie können automatische Erinnerungen für Chats einrichten.
  • Sobald Sie alles haben, was Sie brauchen, archivieren Sie den Chat, um Unordnung zu vermeiden.
  • Um identische Nachrichten an mehrere Kunden zu senden, verwenden Sie Chat-Vorlagen.
  • Die Funktion Chats ist auch auf der mobilen AppTaxDome verfügbar.

Um auf Chats zuzugreifen, gehen Sie auf die Registerkarte " Kommunikation" im Profil des Kunden.

Neue Chats erstellen

Ein Chat-Thread kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied erstellt werden , das dem Konto zugewiesen ist oder Zugriffsrechte auf alle Konten hat.

Tipp

Hinweis: Kunden, die ihr TaxDome Konto nicht aktiviert haben, können keine Nachrichten empfangen. Um Chats nutzen zu können, müssen die Kunden den Portalzugang auf der Seite der Firma aktiviert haben und ein Konto auf ihrer Seite haben.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, eine Chat-Nachricht zu senden:

Einen Chat mit einem Kunden beginnen

Um einen Chat zu starten , klicken Sie auf die Schaltfläche + NEU in der linken Seitenleiste, wählen Sie Chat aus dem Slide-out, schreiben Sie eine Notiz und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Chat erstellen. Sie können auch zum Konto des Kunden gehen, die Registerkarte "Kommunikation " öffnen und auf auf " Neuer Chat" klicken.

Im Folgenden werden die nummerierten Abschnitte im Bildschirm " Neuer Chat" erläutert, in denen Sie neue Themen erstellen:

1. An: Wählen Sie den Namen der Person, für die die Nachricht bestimmt ist.

2. Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage für eine häufig gesendete Nachricht. Weitere Informationen zu Vorlagen finden Sie hier. Wählen Sie eine Vorlage nur beim Erstellen eines neuen Chats, nicht beim Beantworten eines Chats.

3. Betreff: Geben Sie die Betreffzeile ein; sie wird in der Chatliste angezeigt. Wenn Sie eine Chat-Vorlage verwenden, wird diese automatisch ausgefüllt.

4. Nachricht: Verfassen Sie die Nachricht - verwenden Sie Textformatierung, Emoji, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen und Links. Wenn Sie eine Vorlage anwenden, wird die Nachricht automatisch ausgefüllt. Machen Sie ein Teammitglied in der Nachricht auf sich aufmerksam, indem Sie @ vor seinem Namen verwenden.

5. Mahnungen: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet wird, wenn dieser nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antwortet (weitere Einzelheiten siehe unten).

6. Dokumente: Hängen Sie Dateien von Ihrem Desktop oder von TaxDome an (weitere Einzelheiten siehe unten).

7. Aufgaben: Fügen Sie Checklisten für Ihre Kunden hinzu. Weitere Details finden Sie hier.

8. Chat erstellen: Klicken Sie auf , um Ihre Nachricht an den Kunden zu senden. Andernfalls klicken Sie auf Abbrechen.

Chats mit mehreren Kunden starten

Wenn Sie die gleiche Nachricht an viele Kunden senden müssen, nutzen Sie unsere Funktion für Massennachrichten.

Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Kunden , aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie die Nachricht senden möchten, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Weitere Aktionen und dann im Pulldown-Menü auf Nachricht senden . Wählen Sie eine Chat-Vorlage oder schreiben Sie einen Betreff für den Chat (optional), fügen Sie Ihren Text hinzu und klicken Sie dann auf Chats erstellen.

Fügen Sie bei Bedarf später Dokumente und Aufgaben zu einem Chat-Thread hinzu. 

Einrichten von Mahnungen

Jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht senden, wird eine Benachrichtigung verschickt. Benutzer, die mit dem Konto verbunden sind und dieBenachrichtigung aktiviert haben, erhalten sie. Sie können überprüfen, welche Benutzer die Benachrichtigung aktiviert haben, indem Sie auf die Registerkarte "Info" des Kontos gehen und den Abschnitt " Kontakte" anzeigen.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen to do die angeforderte Maßnahme, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Automatische Erinnerungen einrichten

Um automatische Erinnerungen an ausstehende Nachrichten und Kundenaufgaben einzurichten, aktivieren Sie die Option Erinnerungen in der Chat-Vorlage, wenn Sie den Chat entweder manuell oder über die Pipeline Automatisierungerstellen. Sie können dies auch jederzeit später direkt im Thema tun.

Wie man Erinnerungen konfiguriert :

  • Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung für die Aktion an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
  • Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.

Erinnerungen können auch jederzeit ein- und ausgeschaltet werden, indem Sie zu einem Chat-Thread gehen. Öffnen Sie die Registerkarte " Erinnerungen", schalten Sie " Erinnerungen an Kunden senden " ein und nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor, dann klicken Sie auf " Speichern".

Tipp

Hinweis: Die Erinnerungen werden immer für die letzte Nachricht im Thread gesendet.

Chat-Erinnerungen hören auf, wenn...

  • ...der Kunde nicht auf die Nachricht geantwortet hat, aber die eingestellte Anzahl von Mahnungen gesendet wurde.
  • ...der Kunde hat auf die letzte Nachricht in diesem Thema geantwortet.
  • ...wurden alle Client-Aufgaben in diesem Thread als erledigt markiert.
  • ...Sie haben den Chat-Thread archiviert.
  • ...Sie haben die Erinnerungsfunktion deaktiviert.
Tipp

Hinweis: Wenn Sie einen Chat-Thread archivieren und ihn dann wieder öffnen, wird die Erinnerungsfunktion aktiviert, als wäre die Nachricht neu.

Dateien in Chats anhängen

Ein Firmeninhaber, ein Administrator oder ein Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten können Sie Dateien an Chat-Themen anhängen. Zu diesem Zweck können Sie Dateien entweder von Ihrem Desktop oder aus einem Ordner der obersten Ebene mit Der Kunde kann sehen oder Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugang.

Um Dateien anzuhängen, wenn Sie einen Chat erstellen:

  1. Klicken Sie auf den Link + Dokumente anhängen unten auf der Seite zur Chaterstellung.
  2. Wählen Sie Von meinem Computer, klicken Sie dann auf + Dokumente hinzufügen und suchen Sie die Dateien, die Sie von Ihrem Desktop hochladen möchten, oder klicken Sie auf + Ordner hinzufügen, um einen Ordner hochzuladen. Andernfalls wählen Sie Von TaxDome und wählen Sie die Dokumente, die Sie anhängen möchten.
  3. Falls Sie Von meinem Computer ausgewählt haben, geben Sie Dateinamen und Dateibeschreibungen ein (optional) und aktivieren Sie bei Bedarf die Option Anhänger benachrichtigen, wenn der Kunde das Dokument öffnet.
  4. Falls Sie Von meinem Computer gewählt haben, klicken Sie auf Hochladen(Alle hochladen).

Tipp

Tipp! Sie können Zip-Dateien von Ihrem Desktop hochladen und sie werden automatisch entpackt. Hier erfahren Sie mehr über das Hochladen von Zip-Dateien.

So hängen Sie Dateien an Ihren bestehenden Chat-Thread an:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche 📎 Anhängen am Ende des Chat-Threads.
  2. Wählen Sie Von meinem Gerät und suchen Sie die Dateien, die Sie von Ihrem Desktop hochladen möchten. Oder wählen Sie Von TaxDome, wählen Sie die Dokumente, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie oder Ihr Kunde mindestens ein Dokument in einen Chat-Thread hochladen, erscheint darin eine Registerkarte Dokumente mit dem Büroklammer-Symbol im Chat-Namen:

1,2. Registerkarte " Dokumente" und das Büroklammer-Symbol: werden nur angezeigt, wenn an den Chat Dokumente angehängt sind.

3. + Dokumente hinzufügen: Laden Sie neue Dokumente in das Thema hoch.

4. Vom Kunden hochgeladene Dokumente: herunterladen, ansehen oder löschen. Durch das Löschen von Dokumenten werden diese auch aus dem Chat-Thread entfernt.

In Chats hochgeladene Dateien werden im Standardordner des Kunden gespeichert ( vom Kunden hochgeladene Dokumente).

Wenn ein Kunde oder ein anderes Teammitglied ein Dokument hochlädt, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Chat-Thread und in Inbox+. 

Einschließlich Videos in Chats

Möchten Sie Ihre Nachrichten an Kunden visuell aufwerten? Fügen Sie Loom-, Vimeo-, YouTube- und Google Drive-Clips ein, wenn es einfacher ist, sie zu zeigen als zu erzählen. Klicken Sie auf das Videosymbol in der Symbolleiste für die Textformatierung und fügen Sie dann einen Link in das Popup-Fenster " Video einbetten " ein. 

Ihr Kunde sieht das Video direkt in Ihrem gemeinsamen Chat-Thread. 

Hinzufügen von Bildern zu Chats

Sie können Bilder und Screenshots entweder von Ihrem Gerät oder von einem beliebigen website an Chats senden. Öffnen Sie einen Chat-Thread und verwenden Sie eine der verfügbaren Optionen:

  • Laden Sie ein Bild von Ihrem Gerät mit der Schaltfläche 📎 Anhängen hoch.
  • Einfügen eines beliebigen Bildes aus dem Internet in das Nachrichtenfeld

Möglichkeiten zum Hinzufügen von Bildern, die nicht unterstützt werden:

  • Ziehen Sie ein Bild per Drag & Drop in das Nachrichtenfeld.
  • Fügen Sie eine Datei mit dem Bild von Ihrem Gerät in das Nachrichtenfeld ein.

Was Kunden sehen, wenn Sie Nachrichten senden

Ein Kunde sieht eine Nachricht, die Sie ihm geschickt haben, und antwortet darauf, indem er auf die Benachrichtigung in seinem Dashboard klickt, den Link in der E-Mail-Benachrichtigung anklickt oder den Abschnitt Chats & Aufgaben in seinem Portal aufruft. Kundenaufgaben werden auch in Benachrichtigungen angezeigt.

Tipp

Tipp: Standardmäßig wird der Inhalt der Nachricht nicht im E-Mail-Text angezeigt (der Kunde muss zu seinem Portal navigieren, um ihn zu sehen). Wenn der Inhalt jedoch nicht sensibel ist, zeigen Sie ihn in der E-Mail an.

Wenn Sie TaxDome von der Seite des Kunden aus sehen möchten, greifen Sie auf eine schreibgeschützte Ansicht seines Portals zu.

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