Starten Sie eine Unterhaltung über Kunden-Chats

Nutzen Sie die Client-Chat-Funktion TaxDomefür Echtzeit-Nachrichten, um Termine zu vereinbaren und Dokumente anzufordern. Hier erfahren Sie, wie Sie neue Chat-Threads erstellen und Erinnerungen einrichten können.

Neuen Chat-Thread erstellen

Ein Chat-Thread kann von einem Firmeninhaber, einem Admin oder einem Teammitglied erstellt werden , zugewiesen Konto zugewiesen oder über die Zugriffsrechte „Alle Konten anzeigen“ verfügt.

Einen Thread mit einem Client starten

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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, manuell einen neuen Chat-Thread mit einem Kunden zu erstellen:

• Gehen Sie zu „Kommunikation“ > „Chat“ oder zu „Kunden“ > „Konten“ > „Kommunikation“ > „Chat“ und klicken Sie auf „Neuer Chat“.

• Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Neu“, wählen Sie„Chat“ aus, füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf „Chat erstellen“. 

  

Sie können neue Chat-Threads entweder über den Posteingangsbildschirm oder über „Konten > Konto auswählen > Chats” erstellen.

Übersicht über den neuen Chat-Bildschirm

Im Folgenden erklären wir Ihnen die Bereiche des neuen Chat- Bildschirms, in denen Sie einen neuen Thread erstellen können:

a. Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage für häufig versendete Nachrichten . Wenn Sie dies tun, werden die Felder „Betreff“ und „Nachricht“ automatisch ausgefüllt. Sie können eine Vorlage nur beim Erstellen eines neuen Chats auswählen, nicht beim Beantworten eines Chats.

b. Von: Teammitglied, in dessen Namen die Nachricht gesendet wird. Standardmäßig sind Sie der Absender, aber Sie können auch ein anderes Teammitglied auswählen.

c. Thread : Wählen Sie aus, wer automatisch zugewiesen , um diese Konversation zu verwalten. Dies bestimmt, wer für die Nachverfolgung der Kundenantworten verantwortlich ist. Teammitglieder müssen über einen Kontozugang verfügen , um Threads zugewiesen werden.

d. An: Wählen Sie den Namen der Person aus, an die die Nachricht gerichtet ist.

e. Betreff: Geben Sie den Betreff ein. Dieser wird in der Chat-Liste angezeigt. Klicken Sie auf Shortcode hinzufügen , um den Betreff zu individualisieren (der Shortcode enthält dynamische Daten, die beispielsweise durch den Namen eines Kunden oder das Datum ersetzt werden).

f. Nachricht: Verfassen Sie die Nachricht. Verwenden Sie Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen und Links. Machen Sie ein Teammitglied in der Nachricht auf sich aufmerksam, indem Sie @ vor dessen Namen setzen, oder klicken Sie auf „Anhängen“, um Dokumente von Ihrem Desktop oder TaxDome hinzuzufügen.

g. Link zu Aufträge: Wählen Sie Aufträge verknüpfenden Aufträge aus und klicken Sie dann auf „Speichern“.

h. Erinnerungen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet wird, wenn dieser nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antwortet oder seine Aufgaben nicht erledigt hat (weitere Details unten ) .

i. Aufgaben: Fügen Sie Checklisten für Ihre Kunden hinzu . 

j. Chat erstellen: Klicken Sie hier, um Ihre Nachricht an den Kunden zu senden. Andernfalls klicken Sie auf „Abbrechen“.

Threads mit mehreren Clients starten

Wenn Sie dieselbe Nachricht an viele Kunden senden müssen, nutzen Sie unsere Funktion für Massennachrichten.

1. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Kunden > Konten “.

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie die Nachricht senden möchten.

3. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Weitere Aktionen “ und dann im Pulldown-Menü auf „Nachricht senden “.

4. Wählen Sie eine Chat-Vorlage aus oder geben Sie einen Betreff für den Chat ein (optional), fügen Sie Ihren Text und gegebenenfalls Aufgaben hinzu. Sie können keine Dokumente in Massen-Nachrichten hinzufügen, aber Sie können diese anschließend einzeln versenden.

5. Klicken Sie auf „Chats erstellen“.

Sie können Chat-Threads auch in großen Mengen erstellen, so wie Sie es für einen einzelnen Kunden tun – fügen Sie einfach weitere Empfänger hinzu.

Beim Erstellen von Chats in großen Mengen können Sie Threads einem Teammitglied zuweisen . Wenn der Zuweisungsempfänger keinen Zugriff auf bestimmte Konten hat, werden diese Threads erstellt, bleiben jedoch nicht zugewiesen.

Hinweis

Sie können einen Chat-Thread auch mit Kunden erstellen, die ihr TaxDome noch nicht aktiviert haben. Wenn ihre Kontakte über E-Mail-Adressen verfügen, erhalten sie E-Mail-Benachrichtigungen. Sobald sie das Portal nutzen, können sie die zuvor von Ihnen gesendeten Chat-Nachrichten lesen.

Chat-Erinnerungen einrichten

Erinnerungen sind automatische Folge-E-Mails, die Kunden daran erinnern, die noch nicht auf eine Chat-Nachricht geantwortet oder eine im Thread aufgeführte Aufgabe erledigt haben.

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Um sie zu aktivieren, schalte beim Erstellen eines Chats die Option „Erinnerungen“ ein und nimm dann folgende Einstellungen vor:

• Tage bis zur nächsten Erinnerung – wie oft die Erinnerung wiederholt wird (Standard: 3)
• Anzahl der Erinnerungen – wie viele Erinnerungen insgesamt versendet werden sollen (Standard: 1)

Der Erinnerungsplan wird sowohl für Sie als auch für den Kunden im Chat-Verlauf angezeigt, wobei der Kunde sehen kann, welche Maßnahme die Erinnerungen beendet.

Zu update Erinnerungen später anzupassen oder zu deaktivieren, öffne den Chat-Thread, klicke auf das Glockensymbol und passe den Schalter „Erinnerungen an Kunden senden “ an.

Erinnerungen können nur im Webportal eingerichtet werden, aber in der mobilen App kannst du sehen, ob sie für einen Chat aktiv sind. Wenn eine Erinnerung aktiviert ist, erscheint neben dem Chat-Namen ein Glockensymbol – tippe darauf, um den Zeitplan und die verbleibenden Erinnerungen anzuzeigen.

Tipp

Weitere Informationen zu Erinnerungen — genaue Standardwerte für Felder, Stoppbedingungen und die Menüaktion für jeden manuellen erneuten Versand.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er über neue Nachrichten oder einen neuen Chat-Thread informiert. Ihre Kunden können Chat-Nachrichten auf verschiedene Arten sehen und öffnen:

• Über das Mandantenportal die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter der Startseite in der Aufgabenliste oder direkt auf der Seite „Chats “.
• Aus der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf „Chat anzeigen “. Standardmäßig wird der Inhalt der Nachricht nicht im Textkörper der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt. Wenn der Inhalt jedoch nicht vertraulich ist, können Sie ihn in der E-Mail anzeigen .

Hinweis

Wenn Ihre Kunden nicht in einem Chat-Thread auf eine Nachricht antworten, sondern auf die Benachrichtigungs-E-Mail, wird die Nachricht nicht zugestellt und sie erhalten eine E-Mail darüber. Wenn sie jedoch die E-Mail über den Fehler übersehen und sich fragen, warum ihre Antwort im Thread nicht angekommen ist, könnte dies der Grund dafür sein.

Ihre Kunden können über ihr Portal mit Ihrem Chat-Thread interagieren: Antworten, Aufgaben als erledigt markieren, Dokumente hochladen und neue Chats erstellen (sofern Sie dies erlaubt haben ) . 

Tipp

Sie können die gesendete Nachricht aus der Perspektive des Kunden sehen .

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