QuickBooks Integration (Fortgeschrittene): Probleme bei der Synchronisierung behandeln

In diesem Leitfaden werden häufige Synchronisierungsprobleme zwischen TaxDome und QuickBooks behandelt, und es wird erläutert, wie sie erkannt und behoben werden können.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Behebung von QuickBooks Synchronisationsproblemen in TaxDome

Gleich nachdem Sie QuickBooks Online mit TaxDome verbunden haben, beginnt TaxDome mit der kontinuierlichen Analyse der Synchronisation status. Wenn etwas schief geht, wird oben die folgende Fehlermeldung angezeigt:

Klicken Sie auf den Link in der Nachricht oder gehen Sie über das Menü in der Seitenleiste zu Einstellungen und öffnen Sie Integrationen > QuickBooks. Im Abschnitt QuickBooks Fehler sehen Sie die Anzahl der Fehler pro Kategorie. Sie können die Fehler auf jeder Registerkarte überprüfen und auswählen, wie sie behandelt werden sollen.

Fehlerarten:

  • Konten: Dies sind Fehler, die dadurch entstehen, dass die Daten von TaxDome und QuickBooks nicht übereinstimmen.
  • Rechnungen: Dies sind Fehler, die dadurch verursacht werden, dass die Daten von TaxDome Invoices und QuickBooks Invoices nicht übereinstimmen. Wenn Sie zum Beispiel eine TaxDome Rechnungsnummer manuell geändert haben, müssen Sie die Rechnungsnummer in QuickBooks duplizieren.
  • Zahlungen: Es handelt sich um Fehler, die durch nicht übereinstimmende Daten von TaxDome und QuickBooks Zahlungen verursacht werden.
  • Erstattungen: Dies sind Fehler, die durch nicht übereinstimmende Daten von TaxDome und QuickBooks Refunds verursacht werden.
  • Ausgaben: Dies sind Fehler, die durch Stripe Die Daten von Zahlungsbearbeitungsgebühren und QuickBooks Ausgaben stimmen nicht überein.
  • Dienstleistungen: Dies sind Fehler, die dadurch verursacht werden, dass die Daten von TaxDome und QuickBooks nicht übereinstimmen.

Verhindern Sie QuickBooks Synchronisationsprobleme

Um QuickBooks Synchronisierungsprobleme zu vermeiden, sollten Sie wissen, dass es hauptsächlich in eine Richtung funktioniert - von TaxDome zu QuickBooks Online .

Das bedeutet, dass Rechnungen und Zahlungen von TaxDome an QuickBooks gesendet werden, nicht umgekehrt. Also:

  • Wenn Ihre Rechnung von TaxDome in QuickBooks steht, sollten Sie sie nur in TaxDome ändern. Eine Änderung in QuickBooks führt zu Synchronisationsfehlern in TaxDome.
  • Das Löschen einer Rechnung oder Zahlung, die von TaxDome in QuickBooks online synchronisiert wurde, führt zu Fehlern.
  • Wenn Sie eine Rechnung oder Zahlung in QuickBooks erstellen, erscheint sie nicht in TaxDome. Wenn Sie sie manuell zu TaxDome hinzufügen möchten, nachdem Sie sie zu QuickBooks hinzugefügt haben, müssen Sie die Rechnungsnummer von QuickBooks nach TaxDome kopieren. Die Fehlermeldung wird angezeigt, führt aber nicht zur Erstellung eines doppelten Eintrags. Um den Fehler zu überspringen, gehen Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen und öffnen Sie Integrationen > QuickBooks. Suchen Sie dort den Fehler und wählen Sie Überspringen. 

Häufige Probleme und ihre Lösungen

Rechnung/Zahlung/Konto/Dienstleistung wurde nicht synchronisiert

Der Grund: 

  • Wenn eine Rechnung nicht synchronisiert wurde, wurde die zugehörige Rechnung/Dienstleistung/Konto möglicherweise von QuickBooks Online gelöscht. 
  • Wenn eine Zahlung nicht synchronisiert wurde, wurde die zugehörige Rechnung/Zahlung/Dienstleistung/Konto möglicherweise von QuickBooks Online gelöscht. 
  • Wenn ein Dienst nicht mehr synchronisiert wird, wurde der zugehörige Dienst möglicherweise von QuickBooks Online gelöscht.
  • Wenn ein Konto nicht mehr synchronisiert wird, kann das zugehörige Konto von QuickBooks Online gelöscht worden sein.

Lösung: 

  • Für Rechnungen/Zahlungen: Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü neben der Rechnung/Zahlung in der Liste und gehen Sie auf Synchronisieren mit QuickBooks. Sie sehen dann, was genau gelöscht wurde. Gehen Sie zu dieser Entität, synchronisieren Sie sie erneut und erstellen Sie eine neue entsprechende Entität in QuickBooks.
  • Für Dienste/Konten: Gehen Sie zum Dienst/Konto, synchronisieren Sie es und erstellen Sie eine neue entsprechende Entität in QuickBooks.

Sie können keine genaue Übereinstimmung für *Kontoname* in Ihrem QuickBooks Konto

Grund 1: Sie haben diesen Kunden noch nicht in QuickBooks angelegt.

Lösung: Wählen Sie unter QuickBooks errors > Accounts die Option Create new customer in QuickBooks für alle Konten, die in QuickBooks fehlen, und klicken Sie auf bestätigen.

Grund 2: Sie haben diesen Kunden manuell in QuickBooks angelegt, nachdem Sie TaxDome mit QuickBooks synchronisiert haben.

Lösung: Synchronisieren Sie das Konto manuell unter TaxDome. 

Doppelte Rechnungen/Zahlungen erscheinen

Grund 1: Bei der Abstimmung von Banktransaktionen in QuickBooks Online kann die manuelle Erstellung von Einträgen wie Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben für Stripe Gebühren zu Duplikaten führen, wenn die automatische Erstellung in den Einstellungen aktiviert ist.

Lösung: Vermeiden Sie die manuelle Erstellung dieser Einträge in QuickBooks. Passen Sie stattdessen die von der Integration automatisch generierten Transaktionen an.

Grund 2: Es kann zu Überschneidungen kommen, wenn sowohl Stripe und TaxDome direkt mit QuickBooks Online integriert werden, da beide Systeme unabhängig voneinander Zahlungsvorgänge erzeugen.

Lösung: Um Duplikate zu vermeiden, schalten Sie die Stripe Integration in QuickBooks oder deaktivieren Sie die Synchronisierung von Zahlungstransaktionen von Stripe. Dadurch wird sichergestellt, dass nur TaxDome die Synchronisierung von Zahlungstransaktionen durchführt.

Grund 3: Aufgrund der Besonderheiten der Zahlungsabwicklung durch die Bank kann es zu Doppelungen kommen.

Lösung: Löschen Sie die doppelten Zahlungen manuell in QBO oder wenden Sie sich an Intuit, um das Problem zu lösen.

Eine erfolgreiche Zahlung in TaxDome ist "fehlgeschlagen" in QuickBooks

Grund: Es könnte ein Fehler bei der Zahlungsabwicklung aufgetreten sein, wenn Ihr Zahlungsdienstleister CPACharge ist und die Zahlung per Banklastschrift erfolgt ist.

Lösung: Löschen Sie die Zahlung in TaxDome. Bezahlen Sie dann die Rechnung erneut oder löschen Sie sie und erstellen Sie eine neue Rechnung. Dies ist sicher, da die vorherige Zahlung noch nicht abgeschlossen ist.

Doppelter Name existiert Fehler: Der angegebene Name existiert bereits

Grund 1: Die Zahlungsmethode in QuickBooks ist falsch gewählt. 

Lösung: Navigieren Sie auf QuickBooks zu Buchhaltung > Alle Listen > Zahlungsarten > ACH-Zahlungsart. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist eine Kredit- oder Debitkarte, falls es aktiviert ist. Rufen Sie dann Anmelden unter TaxDome als Firmeninhaber auf und synchronisieren Sie die Synchronisierungsfehler auf der Registerkarte QuickBooks der Seite Einstellungen > Integrationen.

Grund 2: Wenn Sie versuchen, ein Konto manuell über den Abschnitt QuickBooks Fehler zu synchronisieren, wählen Sie Neuen Kunden in QuickBooks anlegen, aber ein Kunde mit diesem Namen existiert bereits in QuickBooks.

Lösung: Wenn es sich bei dem Kunden mit demselben Namen in QuickBooks um den Kunden handelt, den Sie in TaxDome synchronisieren möchten, geben Sie im Abschnitt QuickBooks Fehler den Namen des Kunden in der Spalte Aktion in das Suchfeld ein und wählen ihn aus. Klicken Sie dann auf bestätigen. 

Wenn der Kunde mit demselben Namen in QuickBooks nicht Ihr Kunde in TaxDome ist, müssen Sie seinen Namen bearbeiten, da sowohl TaxDome als auch QuickBooks keine doppelten Namen für Kunden zulassen.

Grund 3: Ein anderer Anbieter verwendet bereits diesen Namen. 

Lösung: Bevor Sie ein neues Konto anlegen, prüfen Sie, ob ein Lieferant mit diesem Namen in Ihrer QBO-Datenbank existiert. Wenn dies der Fall ist, erstellen Sie ein Schema zur Unterscheidung und legen Sie einen neuen Namen an. Zum Beispiel kann John Doe ein Kunde und ein Lieferant sein: Speichern Sie ihre Namen im Kundenobjekt als John Doe (Kunde) und im Lieferantenobjekt als John Doe (Lieferant).

Ungültiger Kunde: Der Kunde, den Sie angegeben haben, wurde gelöscht. Sie können keine Transaktion mit einem gelöschten Kunden erstellen oder bearbeiten.

Grund: Das Konto wurde von QuickBooks entfernt. Möglicherweise hatten Sie einen Kunden mit demselben Namen, haben ihn aber gelöscht. 

Lösung: Versuchen Sie, die Verbindung zu QuickBooks wiederherzustellen. 

Fehler durch doppelte Belegnummer: Sie müssen eine andere Nummer angeben. Diese Nummer wurde bereits verwendet. 

Grund 1: Die Rechnung mit der gleichen Nummer existiert bereits in QuickBooks.

Lösung 2: Ändern Sie die Rechnungsnummer in TaxDome und synchronisieren Sie die Rechnung erneut. 

Um solche Probleme in Zukunft zu vermeiden, empfiehlt es sich,:

  • Stellen Sie die Nummernreihenfolge manuell in TaxDome nach Überprüfung nicht verwendeter Nummern in QuickBooks. Erfahren Sie hier mehr.
  • Aktivieren Sie in den Einstellungen von QuickBooks die Option Benutzerdefinierte Transaktionsnummern, um bestimmte Nummern für Transaktionen einzugeben.
  • Umschalten auf Rechnungsnummer mit QuickBooks synchronisieren auf der Registerkarte QuickBooks auf der Seite Einstellungen > Integrationen.

Grund 2: Die Rechnungsnummer ist identisch mit der Gutschriftsnummer in QBO, was diesen Fehler verursacht. 

Lösung 2: Weisen Sie eine eindeutige Gutschriftsnummer zu und versuchen Sie die Synchronisierung erneut. 

Ungültige Referenz-Id: Line.SalesItemLineDetail.ItemRef

Grund 1: Der Mandant zugewiesen zu dieser Transaktion wurde gelöscht.

Grund 2: Fehler bei der Dienstsynchronisierung.

Lösung: Wählen Sie im Abschnitt QuickBooks errors die Option Resync for all entities with this error und klicken Sie auf bestätigen.

Business Validation Error: Der erhaltene Betrag (plus Guthaben) kann nicht kleiner sein als die ausgewählten Gebühren. Außerdem dürfen die ausgewählten Kosten nicht kleiner sein als die ausgewählten Guthaben.

Grund: Dieser Fehler tritt auf, wenn ein Lieferantenguthaben auf die Rechnung in TaxDome angewandt wird und diese Anwendung versucht, mit QuickBooks Online zu synchronisieren, aber der offene Saldo der Rechnung in QuickBooks Online geringer ist als der angewandte Kreditbetrag.

Lösung: Wenn die Rechnung in QuickBooks Online bereits als bezahlt markiert ist, überprüfen Sie die Zahlungen in QuickBooks Online und TaxDome , um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen. Stornieren Sie die Zahlung und/oder entfernen Sie die Gutschriften in QuickBooks Online , falls erforderlich.

Ungültiger Kontotyp: Überprüfen Sie Ihre Kontodaten, bevor Sie fortfahren. Möglicherweise müssen Sie eine andere Art von Konto für Ihre Transaktion auswählen.

Grund: In den Ausgabeneinstellungen unter QuickBooks ist ein falsches Konto ausgewählt.

Lösung: Ändern Sie den Typ des Aufwandskontos unter QuickBooks in Kreditkarte. Wählen Sie dann unter TaxDome im Abschnitt QuickBooks Fehler die Option Resync für den Fehler und klicken Sie auf bestätigen.

Ungültiger Kontotyp: Sie können ein Produkt oder eine Dienstleistung nicht mit Konten bestimmter Typen verknüpfen (z. B. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung).

Grund: Dieser Fehler tritt auf, wenn ein Artikel versucht, von TaxDome auf QuickBooks Online zu synchronisieren, aber der mit dem bereitgestellten Dienst verbundene Kontotyp nicht korrekt ist.

Lösung: Ändern Sie unter TaxDome die angegebene Dienstleistung auf den richtigen Kontotyp und synchronisieren Sie erneut. Wenn es sich bei dem Produkt oder der Dienstleistung um etwas handelt, das Sie verkaufen, wählen Sie ein Einnahmenkonto; wenn es sich um etwas handelt, das Sie kaufen, wählen Sie ein Ausgabenkonto. Weitere Informationen finden Sie hier.

Die Länge der Zeichenkette ist entweder kürzer oder länger als von der Spezifikation unterstützt: Die angegebene Länge der Zeichenkette stimmt nicht mit der unterstützten Länge überein. Min:0 Max:100 unterstützt

Grund: Diese Fehlermeldung erscheint, wenn der Text in einem Feld zu lang für QuickBooks Online ist. Dies geschieht in der Regel in Feldern wie Rechnung ID, Artikelname, Notizen oder jedem anderen Feld, das Informationen an QuickBooks Online sendet.

Lösung: Lesen Sie den Nachrichtentext und passen Sie den Feldwert entsprechend an. Beachten Sie, dass die Höchstwerte je nach Feld unterschiedlich sein können. Wählen Sie dann Resync für den Fehler im Abschnitt QuickBooks errors und klicken Sie auf bestätigen.

Verschiedene Dienstfehler

Grund: Es kann verschiedene Gründe für diese Fehler geben. Zum Beispiel kann es aufgrund von technischen Problemen passieren.

Lösung: Löschen Sie den Dienst auf der Registerkarte QuickBooks Registerkarte der Seite Einstellungen > Integrationen . Bearbeiten Sie außerdem das Diensteinkommenskonto, erstellen Sie dann einen neuen Dienst und synchronisieren Sie ihn mit QuickBooks.

Der Name der Dienstleistung erscheint in der Positionsbeschreibung

Der Grund dafür: Dies geschieht, wenn Dienstleistungen nicht mit QuickBooks Online synchronisiert werden oder wenn der Name der Dienstleistung manuell in die Rechnungen auf TaxDome eingegeben wird.

Lösung: Überprüfen Sie die Synchronisierungseinstellungen, um sicherzustellen, dass die Dienste korrekt mit QuickBooks synchronisiert werden. Verwenden Sie die Liste der Dienste auf TaxDome , anstatt die Namen der Dienste manuell einzugeben, um dieses Problem zu vermeiden.

Rechnungsbeschreibung wird mit dem Feld Memo synchronisiert

Begründung: Die Rechnungsbeschreibung in TaxDome ist als Vermerk zur Identifizierung des Rechnungsinhalts gedacht, nicht als Dienstleistung.

Lösung: Verwenden Sie Einzelposten, um Dienstleistungen auf Rechnungen anzugeben. Passen Sie Positionen an, um das Ausfüllen zu vereinfachen und sicherzustellen, dass die richtigen Informationen mit QuickBooks synchronisiert werden.

Schaltflächen sind nicht verfügbar

Grund 1: Es kann sein, dass Sie einige Aktionen nicht durchführen können, weil Ihnen die erforderlichen Berechtigungen fehlen.

Lösung: Überprüfen Sie die Berechtigungen und bitten Sie Ihren Firmeninhaber oder Administrator, die erforderlichen Maßnahmen durchzuführen.

Grund 2: Möglicherweise können Sie aufgrund Ihres Browsers einige Aktionen nicht durchführen.

Lösung: Versuchen Sie die allgemeinen Schritte zur Fehlerbehebung.

Keine Option zum erneuten Synchronisieren einer Rechnung nach dem Löschen aus QuickBooks

Lösung: Löschen Sie die Rechnung aus TaxDome und erstellen Sie eine neue.

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