Chats (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

Chat-Vorlagen sind nützlich für Mitteilungen, die Sie regelmäßig an Kunden senden. Sie werden auch in pipelines als Automatisierungen verwendet, um automatische Benachrichtigungen an Kunden zu senden. Sie ersparen es Ihnen, die gleichen Nachrichten immer wieder von Grund auf neu zu schreiben. Auf diese Weise haben Sie sie immer zur Hand, wenn Sie sie brauchen.

Chatvorlagen erstellen

Eine Chatvorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zur Vorlagen zu verwalten.

Um eine Chat-Vorlage zu erstellen, gehen Sie im Menü der Seitenleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen, dann auf Chats und klicken Sie auf Vorlage erstellen.

Sie können auf diese Seite auch zugreifen, indem Sie bei der Bearbeitung eines Dokuments die OptionNachricht senden Automatisierung hinzufügen. pipelineund dann auf die Schaltfläche Neue Vorlage klicken.

Im Folgenden werden die nummerierten Abschnitte im Fenster Nachrichtenvorlage erstellen erläutert, in denen Sie Nachrichtenvorlagen erstellen:

a. Name: Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein - das, was Sie sehen werden, wenn Sie die Vorlage auswählen.

b. Von: Wählen Sie das Teammitglied aus, in dessen Namen die Nachricht gesendet werden soll. Dies ist der Name, den der Empfänger als Absender sieht, unabhängig davon, wer die Auftrag auf die nächste Stufe verschoben hat.

Ein Teammitglied kann hier ausgewählt werden, wenn es zugewiesen ist oder Zugriffsrechte hat, um alle Konten zu sehen.

c. Betreff: Geben Sie eine Betreffzeile ein; sie wird als Name der Mitteilung in der Nachrichtenliste des Empfängers erscheinen.

d. Shortcode hinzufügen: Um die Nachricht zu individualisieren, verwenden Sie shortcodes (dynamische Daten), um z. B. den Namen des Empfängers, den Kontonamen oder das Datum einzufügen. Shortcodes sind sowohl für den Nachrichtentitel als auch für den Nachrichtentext verfügbar. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwendung von shortcodes in TaxDome.

e. Text: Verfassen Sie die Nachricht mit Formatierungen, Emojis, Links und Videos.

f. Mahnungen an Kunden senden: Schalten Sie ein, wenn Sie möchten, dass eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet wird, wenn er nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens antwortet oder seine Aufgaben nicht erledigt hat. Erfahren Sie mehr über Erinnerungen in Chats.

g. Kundenaufgaben: Fügen Sie Kundenaufgaben hinzu. Die Aufgaben werden als Aufgabenliste mit Kontrollkästchen angezeigt. Klicken Sie auf Aufgabe, um weitere Aufgaben hinzuzufügen. Sobald eine Aufgabe ( Aufgabe ) erledigt ist, können entweder Sie oder der Kunde sie abhaken. Hier erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Kundenaufgaben.

Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren; auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.

Standard-Chatvorlagen aus unserer Bibliothek hinzufügen

Wir bieten Muster-Chatvorlagen an, die Sie leicht bearbeiten können. So fügen Sie eine Chat-Vorlage aus unserer Bibliothek hinzu:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen, wählen Sie die Registerkarte Chats und klicken Sie dann auf Aus Bibliothek kopieren.

2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol ganz rechts neben der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten. Bearbeiten Sie die Vorlage, indem Sie auf ihren Namen klicken.

Chatvorlagen anwenden

Wenn Sie eine Chat-Vorlage erstellt haben, können Sie damit die Erstellung einer neuen Nachricht beschleunigen. So geht's:

1. Wählen Sie die Option zum Erstellen einer neuen Nachricht:

Klicken Sie auf Neu und wählen Sie dann Chat.
Klicken Sie auf der Registerkarte Kommunikation eines Kontoprofils auf Neuer Chat .
Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste aus, klicken Sie auf Weitere Aktionen und wählen Sie im Dropdown-Menü Nachricht senden.

2. Klicken Sie auf das Feld Vorlage und wählen Sie dann die Vorlage aus dem Dropdown-Menü.

3. Bearbeiten Sie den vorhandenen Text oder verfassen Sie einen neuen Text und legen Sie dann die Nachrichtenoptionen fest.

Hinweis! Änderungen, die Sie an der Nachricht vornehmen, haben keinen Einfluss auf die ausgewählte Vorlage.

Chatvorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Chatvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen, wählen Sie Chats und klicken Sie dann auf den Namen der Chatvorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Chatvorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern und beenden.

Veröffentlichen Sie Chatvorlagen auf marketplace

Sie können Ihre Vorlage auf marketplace veröffentlichen, wenn Sie der Meinung sind, dass sie für andere Mitglieder der Gemeinschaft von Nutzen ist.

Achtung! Sie sehen die Seite Veröffentlichen auf marketplace nur, wenn Sie sich als Ersteller registriert haben.

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen und wählen Sie Chats.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Chatvorlage und wählen Sie Veröffentlichen auf marketplace.

3. Führen Sie die Schritte aus, die im Artikel über den Creators Hub beschrieben sind.

Doppelte Chatvorlagen

So erstellen Sie neue Chatvorlagen auf der Grundlage vorhandener Vorlagen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen und wählen Sie Chats.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Chatvorlage und wählen Sie Duplizieren. Wenn Sie ein Duplikat erstellen, wird die Chatvorlage mit demselben Namen wie das Original hinzugefügt, gefolgt von einer fortlaufenden Nummer in Klammern. Zum Beispiel: In Prüfung (Original), In Prüfung (2) (das Duplikat).

Chatvorlagen löschen

Um eine Chatvorlage vollständig zu entfernen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen unter in der Seitenleiste und wählen Sie Chats.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Chatvorlage und wählen Sie Löschen.

3. Bestätigen Sie die Aktion.