Chat-Vorlagen erstellen und anwenden

Chat-Vorlagen sind nützlich für Mitteilungen, die Sie regelmäßig an Kunden senden . Sie werden auch in pipelines Automatisierungen verwendet, um automatische Benachrichtigungen an Kunden zu senden. Sie ersparen Ihnen, immer wieder dieselben Nachrichten von Grund auf neu zu schreiben. So haben Sie sie immer griffbereit, wenn Sie sie brauchen.

Chat-Vorlagen hinzufügen

Sie können schnell loslegen, indem Sie eine vorgefertigte Vorlage verwenden oder eine ganz neue Vorlage erstellen, die zum Arbeitsablauf Ihres Unternehmens passt. workflow.

Beginnen Sie mit einer vorgefertigten Vorlage

Sie können vorgefertigte Chat-Vorlagen herunterladen, die unter Verwendung der Best Practices erstellt wurden. Diese lassen sich leicht bearbeiten.

So fügen Sie eine Chat-Vorlage aus dem Marketplace hinzu:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu„Vorlagen“ > Marketplaceund wählen Sie die Registerkarte„Chats“aus.

2. Klicken Sie bei der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten,auf „Kostenlos erhalten“oder klicken Sie auf den Preis und fahren Sie mit der Zahlung fort, wenn es sich um eine kostenpflichtige Vorlage handelt. 

3. Gehen Sie zu Vorlagen > Chatsund klicken Sie auf den Namen der Vorlage, um sie zu überprüfen und zu bearbeiten .

Chat-Vorlage von Grund auf neu erstellen

Eine Chat-Vorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder jedem Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zum Verwalten von Vorlagen erstellt werden .

Um eine Chat-Vorlage zu erstellen, gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen > Chats und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Or access this page by adding the Send message automation while editing a pipeline, then clicking the New template button.

Übersicht über den Chat-Vorlagenbildschirm

Im Folgenden erklären wir die nummerierten Abschnitte im Fenster FensterNachrichtenvorlage erstellen, in dem Sie Nachrichtenvorlagen erstellen:

a. Name: Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein – diesen sehen Sie, wenn Sie die Vorlage auswählen.

b. Absender: Wählen Sie das Teammitglied aus, in dessen Namen die Nachricht gesendet wird. Dies ist der Name, den der Empfänger als Absender sieht, unabhängig davon, wer den Auftrag die nächste Stufe verschoben hat. Der Absender kann beim Anwenden einer Vorlage geändert werden.

Hier kann ein Teammitglied ausgewählt werden, wenn es zugewiesen Konto zugewiesen oder über Zugriffsrechte verfügt, um alle Konten anzuzeigen .

c. Thread : Wählen Sie aus, wer automatisch zugewiesen wird, zugewiesen diesen Konversations-Thread zugewiesen verwalten . Damit legen Sie fest, wer für die Nachverfolgung der Kundenantworten verantwortlich ist.

d. Betreff: Geben Sie eine Betreffzeile ein; diese erscheint als Name der Nachricht in der Nachrichtenliste des Empfängers.

e. Shortcode hinzufügen: Um die Nachricht zu individualisieren, wenden Sie shortcodes (dynamische Daten) ein, um beispielsweise den Namen des Empfängers, den Kontonamen oder das Datum einzufügen. Shortcodes sind sowohl für den Titel als auch für den Text der Nachricht verfügbar. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwendung von shortcodes TaxDome

f. Hauptteil: Verfassen Sie die Nachricht unter Verwendung von Formatierungen, Emojis, Links und Videos .

g. Erinnerungen an Kunden senden: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet wird, wenn dieser innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht antwortet oder seine Aufgaben nicht erledigt hat. Erfahren Sie mehr über Erinnerungen in Chats .

h. Dokument anhängen: Sie können Dateien an eine Chat-Vorlage anhängen . Das angehängte Dokument wird automatisch in jede Chat-Nachricht eingefügt, in der Sie diese Vorlage verwenden.

i. Kundenaufgaben: Fügen Sie Kundenaufgaben hinzu. Aufgaben werden als To-do-Liste mit Kontrollkästchen angezeigt. Klicken Sie auf Aufgabe, um weitere To-do-Elemente hinzuzufügen. Sobald eine Aufgabe erledigt Aufgabe , können entweder Sie oder der Kunde sie abhaken. Hier finden Sie weitere Informationen zum Verwalten von Kundenaufgaben .

Klicken Sie auf „Speichern und beenden“, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren. Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu speichern und die Vorlage weiter zu bearbeiten, oderauf „Abbrechen“, um das Fenster ohne Speichern zu schließen.

Anhänge zu Nachrichtenvorlagen hinzufügen

Hinweis

Die maximale Größe aller an eine Vorlage angehängten Dateien beträgt 20 MB. Unterstützte Dateitypen: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Sie können Anhänge zu Nachrichtenvorlagen von Ihrem Computer aus hinzufügen. Verwenden Sie dazu eine der Optionen, die beim Erstellen oder Bearbeiten einer Nachrichtenvorlage verfügbar sind:

• Ziehen Sie eine einzelne Datei per Drag-and-Drop in den vorgesehenen Bereich.
• Klicken Sie auf Dateien durchsuchen und wählen Sie eine oder mehrere Dateien in Ihrem Datei-Explorer aus.

Bilder zu Nachrichtenvorlagen hinzufügen

Warnung

Das Bild muss von einem Drittanbieter gehostet oder als Anhang .

1. Laden Sie das Bild auf Ihren Computer oder auf eine Bildhosting-Website wie imgbb.com hoch.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das hochgeladene Bild in Ihrem Browser und wählen Sie dann Bildkopieren.

3. Gehen Sie zum Bildschirm für die Erstellungvon Nachrichtenvorlagen und fügen Sie das Bild in Ihre Vorlage ein.

Chatvorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Chatvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Feste Vorlagen in der Seitenleiste, wählen Sie Chats und klicken Sie dann auf den Namen der Chatvorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Chatvorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern und beenden.

Chat-Vorlage anwenden

Sobald Sie eine Chat-Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um das Senden neuer Nachrichten zu beschleunigen oder automatische Nachrichten innerhalb der pipelines zu versenden pipelines So geht's:

1. Wählen Sie die Option zum Erstellen eines neuen Chat-Threads:

• Klicken Sie auf Neu und wählen Sie dann Chat.

• Klicken Sie im Abschnitt „Kommunikation “ auf „Neuer Chat “.

• Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste aus, klicken Sie auf „Weitere Aktionen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Nachricht senden“ aus.

2. Klicken Sie auf das Feld „Vorlagen“ und wählen Sie dann die Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus.

3. Bearbeiten Sie den vorhandenen Text oder verfassen Sie einen neuen Text und richten Sie anschließend die Nachrichtenoptionen ein. Bei Bedarf können Sie auch den Absender ändern.

Hinweis

Änderungen, die Sie an der Nachricht vornehmen, wirken sich nicht auf die ausgewählte Vorlage aus.

Chat-Vorlagen auf dem marketplace veröffentlichen

Sie können Ihre Vorlage auf marketplace veröffentlichen, wenn Sie der Meinung sind, dass sie für andere Mitglieder der Gemeinschaft von Nutzen ist.

Warnung

Sie werden nicht sehen Auf marketplace veröffentlichen es sei denn, Sie haben sich als Schöpfer .

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste und wählen Sie Chats. 

2. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Chatvorlage und wählen Sie „Auf marketplace veröffentlichen“.

3. Führen Sie die Schritte gemäß den Anweisungen im Creators Hub-Artikel

Doppelte Chatvorlagen

So erstellen Sie neue Chatvorlagen auf der Grundlage vorhandener Vorlagen:

1. Gehen Sie zuVorlagen > Firmenvorlagenin der linken Menüleiste und wählen SieChats aus. 

2. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Chatvorlage und wählen Sie „Duplizieren“. Beim Erstellen eines Duplikats wird die Chatvorlage mit dem gleichen Namen wie das Original hinzugefügt, gefolgt von einer fortlaufenden Nummer in Klammern. Beispiel: In Überprüfung (Original), In Überprüfung (2) (das Duplikat).

Chatvorlagen löschen

Um eine Chatvorlage vollständig zu entfernen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der Seitenleiste und wählen Sie Chats.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Chatvorlage und wählen Sie „Löschen“. 

3. Bestätigen Sie die Aktion.

   

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