Chats (Basic): Vorlagen erstellen & anwenden

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Chat-Vorlagen sind nützlich für Mitteilungen, die Sie regelmäßig an Kunden senden. Sie werden auch in Pipelines als Automatisierungen verwendet, um automatische Benachrichtigungen an Kunden zu senden. Sie ersparen es Ihnen, die gleichen Nachrichten immer wieder von Grund auf neu zu schreiben. Auf diese Weise haben Sie sie immer zur Hand, wenn Sie sie brauchen.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

• Chatvorlagen erstellen
• Anwenden von Chatvorlagen
• Bearbeitung von Chatvorlagen
• Löschen von Chatvorlagen
• Automatisieren von Nachrichten an Kundenkonten

Chatvorlagen erstellen

Eine Chatvorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zur Vorlagen zu verwalten.

Um eine Chat-Vorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen, gehen Sie auf Chats und klicken Sie dann auf VORLAGE ERSTELLEN.

Sie können diese Seite auch aufrufen, indem Sie bei der Bearbeitung einer Pipeline die OptionNachricht senden Automatisierung hinzufügen und dann auf die Schaltfläche Neue Vorlage klicken.

Im Folgenden werden die nummerierten Abschnitte im Fenster Nachrichtenvorlage erstellen erläutert, in denen Sie Nachrichtenvorlagen erstellen:

1. Name: Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein - das, was Sie sehen, wenn Sie die Vorlage auswählen.

2. Von: Wählen Sie das Teammitglied aus, in dessen Namen die Nachricht gesendet werden soll. Dies ist der Name, den der Empfänger als Absender sieht, unabhängig davon, wer die Auftrag auf die nächste Stufe verschoben hat.

Ein Teammitglied kann hier ausgewählt werden, wenn:

• sie dem Konto zugeordnet sind, oder
• Sie haben Zugriffsrechte, um alle Konten einzusehen.

3. Betreff: Geben Sie eine Betreffzeile ein; sie wird als Name der Mitteilung in der Nachrichtenliste des Empfängers erscheinen.

4. Shortcode hinzufügen: Um die Nachricht zu individualisieren, können Sie Shortcodes (dynamische Daten) verwenden, um z. B. den Namen des Empfängers, den Kontonamen oder das Datum einzufügen. Shortcodes sind sowohl für den Nachrichtentitel als auch für den Nachrichtentext verfügbar. Hier erfahren Sie mehr über die Verwendung von Shortcodes in TaxDome.

5. Text: Verfassen Sie die Nachricht und verwenden Sie Formatierungen, Emojis, Links und mehr.

6. Erinnerungen an Kunden senden: Schalten Sie diese Option ein, um automatische Erinnerungen für ungelesene Chat-Themen zu senden. Erfahren Sie mehr über Erinnerungen in Chats.

7. Client-Aufgaben: Fügen Sie Kundenaufgaben hinzu. Die Aufgaben werden in Form einer Aufgabenliste mit Kontrollkästchen angezeigt. Klicken Sie auf Aufgabe, um weitere Aufgaben hinzuzufügen. Sobald eine Aufgabe ( Aufgabe ) erledigt ist, können entweder Sie oder der Kunde sie abhaken. Hier erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Kundenaufgaben.

8. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.

Anwenden von Chatvorlagen

Wenn Sie eine Chat-Vorlage erstellt haben, können Sie damit die Erstellung einer neuen Nachricht beschleunigen. So geht's:

1. Wählen Sie die Option zum Erstellen einer neuen Nachricht:

• Klicken Sie auf + NEU und wählen Sie dann Chat.
• Klicken Sie im Abschnitt Kommunikation eines Kontoprofils auf Neuer Chat .
• Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste aus und wählen Sie dann im Pulldown-Menü Nachricht senden.

2. Klicken Sie auf das Feld Vorlage und wählen Sie dann die Vorlage aus dem Pulldown-Menü.

3. Bearbeiten Sie den vorhandenen Text oder verfassen Sie einen neuen Text und legen Sie dann die Nachrichtenoptionen fest.

Hinweis! Änderungen, die Sie an der Nachricht vornehmen, haben keinen Einfluss auf die ausgewählte Vorlage.

Bearbeitung von Chatvorlagen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Chatvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen , gehen Sie zu Chats und klicken Sie dann auf den Namen der Chatvorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Chatvorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

Löschen von Chatvorlagen

Um eine Chat-Vorlage vollständig zu entfernen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen und öffnen Sie Chats. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Chat-Vorlage, wählen Sie Löschen und bestätigen Sie dann im Pop-up-Fenster " Löschbestätigung " mit LÖSCHEN .