Create and apply chat templates

Chat templates are useful for communications you regularly send to clients . They are also used in pipelines as automations to send automatic notifications to clients. They keep you from having to write the same messages from scratch repeatedly. So you have them ready whenever you need.

Chatvorlagen erstellen

A chat template can be created by a firm owner, an admin or any employee with access rights to manage templates .

To create a chat template, go to Templates > Firm templates > Chats, then click Create template.

Or access this page by adding the Send message automation while editing a pipeline, then clicking the New template button.

Chat template screen overview

Im Folgenden erklären wir die nummerierten Abschnitte im Fenster FensterNachrichtenvorlage erstellen, in dem Sie Nachrichtenvorlagen erstellen:

a. Name: Enter a name for the template—what you will see when you select the template.

b. From: Select the team member on whose behalf the message will be sent. This is the name the recipient will see as the sender, no matter who has moved the job to the next stage.

A team member can be selected here if they are assigned to the account or have access rights to view all accounts .

c. Betreff: Geben Sie eine Betreffzeile ein; sie wird als Name der Mitteilung in der Nachrichtenliste des Empfängers erscheinen.

d. Add shortcode: To individualize the message, apply shortcodes (dynamic data) to include, for example, the recipient’s name, the account name or the date. Shortcodes are available for both the message title and body. Here’s more on using shortcodes in TaxDome .

e. Body: Compose the message using formatting, emojis, links, and videos .

f. Send reminders to clients: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don’t have their tasks completed. Learn more about reminders in chats .

g. Attach a document: You can attach files to a chat template by either dragging and dropping the document or clicking Browse files to upload it. The attached document will automatically be included in every chat message where you apply this template.

h. Client tasks: Add client tasks. Tasks are displayed as a to-do list with checkboxes. Click Add task to add more to-do items. Once a task is completed, either you or the client can check it off. Here’s more about managing client tasks .

Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template, or Cancel to exit without saving.

Standard-Chatvorlagen aus unserer Bibliothek hinzufügen

Wir bieten Muster-Chatvorlagen an, die Sie leicht bearbeiten können. So fügen Sie eine Chat-Vorlage aus unserer Bibliothek hinzu:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste, wählen Sie die Registerkarte Chats und klicken Sie dann auf Aus Bibliothek kopieren.

2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol ganz rechts neben der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten. Bearbeiten Sie die Vorlage, indem Sie auf ihren Namen klicken.

   

Chatvorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Chatvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Feste Vorlagen in der Seitenleiste, wählen Sie Chats und klicken Sie dann auf den Namen der Chatvorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Chatvorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern und beenden.

Apply chat template

Once you’ve made a chat template, use it to speed up sending any new message or for sending automatic messages within the pipelines . Here’s how:

1. Choose the option to create a new chat thread:

• Klicken Sie auf Neu und wählen Sie dann Chat.

• Click New chat in the Communication section.

• Select one or more recipients in your Accounts list, click More actions and select Send message in the drop-down menu.

2. Click on the Templates field, then select the template from the drop-down menu.

3. Bearbeiten Sie den vorhandenen Text oder verfassen Sie einen neuen Text und legen Sie dann die Nachrichtenoptionen fest.

Hinweis

Änderungen, die Sie an der Nachricht vornehmen, wirken sich nicht auf die ausgewählte Vorlage aus.

Publish chat templates to the marketplace

Sie können Ihre Vorlage auf marketplace veröffentlichen, wenn Sie der Meinung sind, dass sie für andere Mitglieder der Gemeinschaft von Nutzen ist.

Warnung

You will not see Publish to marketplace unless you have registered as a creator .

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste und wählen Sie Chats. 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Publish to marketplace.

3. Complete the steps as instructed in the Creators hub article.

Doppelte Chatvorlagen

So erstellen Sie neue Chatvorlagen auf der Grundlage vorhandener Vorlagen:

1. Go to  Templates > Firm templates from the left menu bar and select Chats. 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Duplicate. When creating a duplicate, the chat template will be added with the same name as the original, followed by a sequential number in parentheses. For example: In review (original), In review (2) (the duplicate).

Chatvorlagen löschen

Um eine Chatvorlage vollständig zu entfernen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der Seitenleiste und wählen Sie Chats.

2. Click the three dots at the far right of the chat template’s name and select Delete. 

3. Bestätigen Sie die Aktion.

   

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