Dokumente von Ihren Lohnbuchhaltungsmandanten erhalten

Die Zusammenstellung von Unterlagen ist eine Routine, die Sie bei jedem Kunden wiederholen. In diesem Artikel finden Sie einen Spickzettel mit den hilfreichsten Tipps, wie Sie alle erforderlichen Unterlagen rechtzeitig zusammenstellen und an einem einzigen Ort organisieren können, unabhängig davon, wie Sie es bevorzugen to do .

Tipp

Laden Sie dieses herunter Einfache Checkliste um Ihren Fortschritt bei der Einrichtung zu verfolgen TaxDome für die Gehaltsabrechnung und sparen Sie Zeit!

Automatischer Abruf von Gehaltsabrechnungsdaten

Die Anforderung von Informationen oder Dokumenten in TaxDome bietet Ihnen TaxDome mehrere Vorteile: Sie sparen Zeit, bauen eine gute Kommunikation mit Ihren Kunden auf und vermeiden unnötige Verzögerungen in Ihrem workflow aufgrund von Dokumentenproblemen und schafft einen leicht zugänglichen Dokumentenspeicher für Ihr Team.

Wir empfehlen Ihnen, diese Optionen zu nutzen:

• Beantragung von Abrechnungsstunden über automatische Nachrichten

• Abrechnungsunterlagen über Upload-Link sammeln

• Informationen von Abrechnungskunden über Organisatoren anfordern

Beantragung von Abrechnungsstunden über automatische Nachrichten

Sobald der Kunde Dateien in einen Chat-Thread hochlädt, werden diese automatisch im Ordner „Vom Kunden hochgeladene Dokumente” gespeichert. Erstellen Sie Ihre Nachrichten automatisch, um in zwei Schritten die Abrechnung von Arbeitsstunden anzufordern:

• Erstellen Sie eine Chat-Vorlage . Verwenden Sie shortcodes , um bestimmte Informationen anzufordern (z. B. [LAST_WEEK] für die Anforderung der Arbeitsstunden der letzten Woche).

• Add the message automation to your pipeline (usually to the first stage).

   Der Chat-Thread wird automatisch mit der Website Auftrag verknüpft, so dass Ihre Teammitglieder ihn öffnen und die Liste der Dokumente sehen können.

  

  Sie können optional einen Client Aufgabe Chat-Vorlage hinzufügen (stellen Sie sicher, dass die Automove für die Stufe aktiviert Stufe ) oder die Funktion Auf den neuesten Thread antworten aktivieren, damit jede neue Nachricht an den bestehenden Chat-Thread gesendet wird.

  Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie diesen Prozess einrichten:

Abrechnungsunterlagen über Upload-Link sammeln

Wenn Sie Dokumente anfordern müssen, aber nicht möchten, dass Ihre Kunden Zugriff auf die anderen in ihrem Konto enthaltenen Informationen haben, verwenden Sie den Link zur Seite „Angeforderte Datei“ .  

Informationen von Abrechnungskunden über Organisatoren anfordern

Mit der Organizer-Funktion können Sie einen individuell gestalteten Fragenkatalog erstellen, um beliebige Informationen zu erfassen, z. B. Tabellen mit Arbeitszeiten, W-4-Formulare, Bankdaten für die Gehaltsabrechnung, Steueridentifikationsnummern, Mitarbeiterinformationen usw.

Organisatoren automatisch in zwei Schritten versenden:

• Erstellen Sie eine Fragebogen .

• Add a Create organizer automation to your pipeline.

  Hier sind einige Einstellungen für Ihre Gehaltsabrechnung Kanzlei:

• Neue Kunden: Fordern Sie Geschäftsunterlagen und Unternehmensinformationen an , bevor Sie ein Angebot senden. Kopieren Sie unsere Fragebogen zur Einrichtung der Lohnabrechnung Fragebogen Best Kanzlei) Fragebogen aus der Bibliothek und passen Sie sie nach Bedarf an.

• Bestehende Kunden: Lohnbuchhaltungskunden senden Ihnen jeden Monat ähnliche Dokumente. Kopieren Sie unsere Fragebogen „Payroll Fragebogen mit Anfragen für W-4-Formulare und die Tabelle mit den geleisteten Arbeitsstunden.

• Alle Kunden: Senden Sie ihnen eine Umfrage zum Jahresende, um ihre Zufriedenheit zu ermitteln und ihre Vorschläge zu sammeln.

Tipp

Dies ist bequemer als E-Mail, da alle Dokumente automatisch im Standard-Clientordner gespeichert werden.

Bearbeiten Sie per E-Mail übermittelte Stundenzettel und verknüpfen Sie sie mit Aufträge

Wenn Sie Stundenzettel und andere Dokumente von Kunden per E-Mail erhalten, können Sie auch diesen Prozess organisieren. Denken Sie nur daran, Ihre E-Mail in TaxDome zu öffnen, nicht in Ihrer E-Mail-App. Sobald Sie die E-Mail erhalten haben, können Sie sie im Kundenordner speichern . 

Oder Sie können die Funktion Anhänge automatisch speichern aktivieren. Auf diese Weise werden Anhänge, die Sie per E-Mail erhalten, automatisch in einem Standard-Kundenordner gespeichert, auf den der Kunde zugreifen undden er bearbeiten kann.

Unabhängig davon, welche Option Sie gewählt haben, können Sie dann Dokumente mit Ihrem Aufträge verknüpfen. 

Bearbeiten Sie TaxDome-gespeicherte Stundenzettel von Ihrem Desktop aus

Für einige Ihrer Kunden haben Sie die Stundenzettel auf Ihrem Desktop (z. B. per Fax). In diesem Fall können Sie diese einfach übertragen auf TaxDome für weitere Arbeiten. Sie können schnell hochladen auf TaxDome Dokumente von Ihrem Desktop und bearbeiten Sie sie, ohne sie erneut zu übertragen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Installieren Sie die TaxDome App.

• Laden Sie Dateien TaxDome dem Datei-Explorer in TaxDome hoch und verknüpfen Sie sie mit den entsprechenden Aufträge.

• Öffnen und bearbeiten Sie die in TaxDome gespeicherten Stundenzettel TaxDome Excel oder anderen Drittanbieteranwendungen, die Sie auf Ihrem Computer verwenden.

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