💰 Gehaltsabrechnung: Erhalten Sie Dokumente von Ihren Kunden

Die Zusammenstellung von Unterlagen ist eine Routine, die Sie bei jedem Kunden wiederholen. In diesem Artikel finden Sie einen Spickzettel mit den hilfreichsten Tipps, wie Sie alle erforderlichen Unterlagen rechtzeitig zusammenstellen und an einem einzigen Ort organisieren können, unabhängig davon, wie Sie es bevorzugen to do .

Tipp

Tipp: Laden Sie diese einfache Checkliste herunter, um Ihre Fortschritte bei der Einrichtung von TaxDome für die Gehaltsabrechnung zu verfolgen und Zeit zu sparen!

Hier finden Sie folgende Informationen:

Automatischer Abruf von Gehaltsabrechnungsdaten

Das automatische Anfordern von Informationen oder Dokumenten in TaxDome bietet Ihnen mehrere Vorteile: Es spart Zeit, sorgt für eine gute Kommunikation mit den Kunden, verhindert unnötige Verzögerungen in Ihrem workflow und schafft einen leicht zugänglichen Dokumentenspeicher für Ihr Team.

Wir empfehlen Ihnen, diese Optionen zu nutzen:

Beantragung von Abrechnungsstunden über automatische Nachrichten

Sobald der Kunde Dateien in einen Chat-Thread hochlädt, werden diese automatisch im Ordner " Vom Kunden hochgeladene Dokumente " gespeichert. Lassen Sie Ihre Nachrichten automatisch erstellen, um Lohnstunden anzufordern - in zwei Schritten:

  1. Erstellen Sie eine Chatvorlage. Verwenden Sie shortcodes um spezifische Informationen anzufordern (z.B. [LAST_WEEK] für die Abfrage von Lohnstunden für die letzte Woche).
  2. Fügen Sie die Nachricht Automatisierung zu Ihrem pipeline (normalerweise an der ersten Stelle Stufe).

 Der Chat-Thread wird automatisch mit der Website Auftrag verknüpft, so dass Ihre Teammitglieder ihn öffnen und die Liste der Dokumente sehen können.

Sie können optional einen Client Aufgabe zur Chatvorlage hinzufügen (stellen Sie sicher, dass die Option Automatisch verschieben für Stufe eingeschaltet ist), oder aktivieren Sie die Funktion Antwort an den letzten Thread aktivieren, damit jede neue Nachricht an den bestehenden Chat-Thread gesendet wird.

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie diesen Prozess einrichten:

Abrechnungsunterlagen über Upload-Link sammeln

Wenn Sie Dokumente anfordern müssen, aber nicht möchten, dass Ihre Kunden Zugang zu den anderen Informationen in ihrem Konto haben, verwenden Sie den Link zur Seite" Angeforderte Datei". 

Informationen von Abrechnungskunden über Organisatoren anfordern

Die Organisatoren können Sie eine benutzerdefinierte Reihe von Fragen erstellen, um beliebige Informationen abzurufen, z. B. Tabellen mit geleisteten Arbeitsstunden, W-4-Formulare, Bankinformationen zur Gehaltsabrechnung, Steueridentifikationsnummern, Mitarbeiterinformationen usw.

Organisatoren automatisch in zwei Schritten versenden:

  1. Erstellen Sie eine Fragebogen Vorlage.
  2. Fügen Sie ein Fragebogen Automatisierung zu Ihrem pipeline.

Hier sind einige Einstellungen für Ihre Gehaltsabrechnung Kanzlei:

  • Neue Kunden: Fordern Sie Geschäftsunterlagen und Unternehmensinformationen an, bevor Sie ein Angebot senden. Kopieren Sie unsere Vorlage für die Einrichtung der Gehaltsabrechnung Fragebogen (Best Kanzlei ) Fragebogen aus der Bibliothek und bearbeiten Sie sie nach Bedarf.
  • Bestehende Kunden: Lohnbuchhaltungskunden senden Ihnen jeden Monat ähnliche Dokumente. Kopieren Sie unsere Vorlage für die Gehaltsabrechnung Fragebogen mit der Anforderung von W-4-Formularen und der Tabelle mit den geleisteten Arbeitsstunden.
  • Alle Kunden: Senden Sie ihnen eine Umfrage zum Jahresende, um ihre Zufriedenheit zu ermitteln und ihre Vorschläge zu sammeln.
Tipp

Tipp! Dies ist bequemer als E-Mail, da alle Dokumente automatisch im Standard-Clientordner gespeichert werden.

Bearbeiten Sie per E-Mail übermittelte Stundenzettel und verknüpfen Sie sie mit Aufträge

Wenn Sie Zeiterfassungsbögen und andere Dokumente von Kunden per E-Mail erhalten, können Sie auch diesen Prozess organisieren. Denken Sie nur daran, Ihre E-Mail in TaxDome zu öffnen, nicht in Ihrer Mail-App. Sobald Sie die E-Mail erhalten haben, können Sie sie im Kundenordner speichern. 

Oder Sie können die Funktion Anhänge automatisch speichern aktivieren. Auf diese Weise werden Anhänge, die Sie per E-Mail erhalten, automatisch in einem Standard-Client-Ordner gespeichert, auf den der Kunde zugreifen und bearbeiten kann.

Unabhängig davon, welche Option Sie gewählt haben, können Sie dann Dokumente mit Ihrem Aufträge verknüpfen. 

Bearbeiten Sie TaxDome-gespeicherte Stundenzettel von Ihrem Desktop aus

Bei einigen Ihrer Kunden befinden sich die Stundenzettel auf Ihrem Schreibtisch (z. B. weil sie Ihnen gefaxt wurden). Wenn dies der Fall ist, können Sie sie zur weiteren Bearbeitung einfach an TaxDome übertragen.

Sie können Dokumente schnell von Ihrem Desktop auf TaxDome hochladen und bearbeiten, ohne sie erneut zu übertragen. Folgen Sie diesen Schritten:

  1. Installieren Sie die TaxDome Desktop App.
  2. Laden Sie Dateien über den Datei-Explorer auf TaxDome hoch und verknüpfen Sie sie mit dem entsprechenden Aufträge.
  3. Öffnen und bearbeiten Sie die auf TaxDome gespeicherten Zeiterfassungsbögen mit Excel oder anderen Anwendungen von Drittanbietern, die Sie auf Ihrem Computer verwenden.
Tipp

Tip: Check out the TaxDome Academy comprehensive course on using TaxDome for Payroll.

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