Bulk-Aktionen mit Dokumenten

Mit Massenaktionen können Sie Ihre Arbeit vereinfachen workflow. Sie können mehrere Dokumente und Ordner auf einmal verwalten, indem Sie sie freigeben, verschieben, herunterladen, als gelesen markieren, versiegeln, zusammenführen und löschen. 

Wie man Massenaktionen durchführt

Um eine Massenaktion durchzuführen, navigieren Sie zum Abschnitt „Dokumente“ im Menü der linken Seitenleiste. Öffnen Sie die Registerkarte „Dokumente“, um Ihre Kundenliste anzuzeigen, und wählen Sie dann den gewünschten Kunden aus. Wenn Sie nach einem bestimmten Kundenkonto suchen, geben Sie dessen Namen in dasSuchfeld „Kunde“ein. Nachdem Sie den Kunden ausgewählt haben, werden die Dokumente und Ordner für diesen Kunden angezeigt. Wählen Sie die Dokumente oder Ordner aus, die Sie in die Massenaktion einbeziehen möchten, und wählen Sie dann die entsprechende Option aus der Menüleiste oben aus.

Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Ordnern

Geben Sie Dokumente und Ordner für Kollegen oder Benutzer per E-Mail frei. To do :

1. Wählen Sie die Dokumente oder Ordner aus, die Sie freigeben möchten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen “.

3. Die Empfänger werden automatisch aus den zugehörigen Kundenkonten ausgewählt, und Sie können ihre E-Mail-Adressen im Abschnitt „Empfänger auswählen“ sehen.

4. Überprüfen Sie die Liste der ausgewählten Dokumente und Empfänger. Klicken Sie bei Bedarf auf „Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen“, um Empfänger von Drittanbietern hinzuzufügen.

5. Klicken Sie auf „Speichern“, um die ausgewählten Dokumente und Ordner per E-Mail zu teilen.

   

Hinweis

Sie können keine Ordner und Dateien freigeben mit Privat Zugang. Erfahren Sie mehr über Weitergabe von Dokumenten an Dritte oder Kunden ohne Portalzugang .

Verschieben von Dokumenten und Ordnern

Um Dokumente und Ordner zu verschieben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie verschieben möchten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verschieben.

3. Wählen Sie das Zielkonto aus (optional). Lassen Sie es unverändert, um Dokumente innerhalb desselben Kontos zu verschieben.

4. Wählen Sie den Zielordner oder Unterordner, in den Sie die Dateien verschieben möchten.

5. Klicken Sie auf „Verschieben“, um die ausgewählten Dokumente und Ordner zu verschieben.

   

Bei Bedarf können Sie einen neuen Ordner erstellen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben einem beliebigen Ordner klicken und „ Neuer Ordner“ auswählen. Geben Sie den neuen Namen für Ihren Ordner ein und klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Fenster „Verschieben nach “. Ihr neuer Ordner ist nun einsatzbereit. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Ordnern .

Herunterladen von Dokumenten und Ordnern

Wenn Sie eine lokale Kopie von Dokumenten und Ordnern benötigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie herunterladen möchten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen “.

3. Die ausgewählten Dokumente und Ordner werden in ein Archiv namens „archive.zip“ komprimiert und auf Ihr Gerät heruntergeladen. Weitere Informationen zum Herunterladen von Dokumenten finden Sie hier .

   

Dokumente und Ordner für den Kunden als gelesen markieren

Wenn Sie Ihrem Kunden mitteilen möchten, dass Sie die hochgeladenen Dokumente und Dateien angesehen haben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie für den Client als gelesen markieren möchten.

2. Klicken Sie auf Als gelesen markieren für den Kunden.

   

Hinweis

Sie können Client-Ordner und -Dateien mit privatem Zugriff nicht als gelesen markieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente als gelesen markieren .

Dokumente und Ordner für Sie als gelesen markieren

Wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner angezeigt haben und das grüne Symbol„Neu“ daneben entfernen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie als gelesen markieren möchten.

2. Klicken Sie auf „Als gelesen markieren“.

   

Hinweis

Sie können Ordner und Dateien mit privatem Zugriff nicht als gelesen markieren. Weitere Informationen zu Dokumente für Sie als gelesen markieren .

Versiegeln von Dokumenten und Ordnern

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Dokumente und Ordner zu versiegeln, um Änderungen durch einen Client zu verhindern:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie im Client-Ordner „Anzeigen und Bearbeiten “ versiegeln möchten.

2. Klicken Sie auf Siegel.

   

Der Kunde kann nun keine Änderungen mehr an diesen Dokumenten oder Ordnern vornehmen. Erfahren Sie mehr über das Versiegeln von Dateien .

Dokumente zusammenführen

Wenn Sie mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen zusammenfassen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie die PDF-Dateien aus, die Sie zusammenführen möchten.

2. Klicken Sie auf Zusammenführen.

3. Ordnen Sie die Dateien durch Ziehen und Ablegen in der gewünschten Reihenfolge an.

4. Wenn Sie Dateien aus der Liste entfernen möchten, klicken Sie auf das Mülleimersymbol auf der rechten Seite.

5. Klicken Sie abschließend auf „Zusammenführen“, um die ausgewählten PDF-Dateien zu kombinieren. Erfahren Sie mehr über das Zusammenführen und Teilen PDF .

   

Löschen von Dokumenten und Ordnern

Wenn Sie bestimmte Dokumente oder Ordner löschen möchten, to do Sie wie folgt to do:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie löschen möchten.

2. Klicken Sie auf Löschen.

3. Bestätigen Sie den Löschvorgang im angezeigten Popup-Fenster. Weitere Informationen zum Löschen und Wiederherstellen von Dateien finden Sie hier .

Hinweis

Sie können den Standardordner des Clients nicht löschen. Wenn Sie ihn in die Liste für die Massenlöschung aufnehmen, können Sie den Vorgang nicht fortsetzen.

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