Bulk-Aktionen mit Dokumenten

Mit Massenaktionen können Sie Ihre Arbeit vereinfachen workflow. Sie können mehrere Dokumente und Ordner auf einmal verwalten, indem Sie sie freigeben, verschieben, herunterladen, als gelesen markieren, versiegeln, zusammenführen und löschen. 

Wie man Massenaktionen durchführt

To start performing a bulk action, navigate to the Documents section in the left sidebar menu. Open the Docs tab to view your list of clients, and then select the desired client. If you’re looking for a certain client account, enter their name in the Client search field. Once you’ve selected the client, you will see the documents and folders for that client. Choose the documents or folders you want to include in the bulk action, and then select the appropriate option from the menu bar above.

Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Ordnern

Geben Sie Dokumente und Ordner für Kollegen oder Benutzer per E-Mail frei. To do :

1. Wählen Sie die Dokumente oder Ordner aus, die Sie freigeben möchten.

2. Click the Share button.

3. The recipients will be automatically set from associated client accounts, and you can see their email addresses under the Choose recipients section.

4. Review the list of selected documents and recipients. If needed, click Add another email address to include third-party recipients.

5. Click Save to share the selected documents and folders via email.

   

Hinweis

You cannot share folders and files with Privat access. Learn more about sharing documents with third parties or clients without portal access .

Verschieben von Dokumenten und Ordnern

To move documents and folders, follow these steps:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie verschieben möchten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verschieben.

3. Select the destination account (optional). Leave it unchanged to move docs within the same account.

4. Wählen Sie den Zielordner oder Unterordner, in den Sie die Dateien verschieben möchten.

5. Click Move to relocate the selected documents and folders.

   

If needed, you can create a new folder by clicking on the three dots menu to the right of any folder and selecting New Folder. Enter the new name for your folder and click anywhere inside the Move to window. Your new folder is now ready to be used. Learn more about creating folders .

Herunterladen von Dokumenten und Ordnern

Wenn Sie eine lokale Kopie von Dokumenten und Ordnern benötigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie herunterladen möchten.

2. Click the Download button.

3. The selected documents and folder will be zipped into an archive named archive.zip and downloaded to your device. Learn more on how to download documents .

   

Dokumente und Ordner für den Kunden als gelesen markieren

If you want to indicate to your client that you’ve viewed uploaded documents and files, follow these steps:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie für den Client als gelesen markieren möchten.

2. Klicken Sie auf Als gelesen markieren für den Kunden.

   

Hinweis

You cannot mark as read for the client folders and files with Private access. Learn more about marking documents as read .

Dokumente und Ordner für Sie als gelesen markieren

If you have viewed a document or folder and want to remove the green New icon next to it, follow these steps:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie als gelesen markieren möchten.

2. Click Mark as read.

   

Hinweis

You cannot mark as read folders and files with  Private access. Learn more about marking documents as read for you .

Versiegeln von Dokumenten und Ordnern

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Dokumente und Ordner zu versiegeln, um Änderungen durch einen Client zu verhindern:

1. Select documents and folders you want to seal in the Client can view and edit access folder.

2. Klicken Sie auf Siegel.

   

Now client can’t make changes to those documents or folders. Learn more about sealing files .

Dokumente zusammenführen

Wenn Sie mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen zusammenfassen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie die PDF-Dateien aus, die Sie zusammenführen möchten.

2. Klicken Sie auf Zusammenführen.

3. Ordnen Sie die Dateien durch Ziehen und Ablegen in der gewünschten Reihenfolge an.

4. Wenn Sie Dateien aus der Liste entfernen möchten, klicken Sie auf das Mülleimersymbol auf der rechten Seite.

5. Finally, click Merge to combine the selected PDFs. Learn more about merging and splitting PDF files .

   

Löschen von Dokumenten und Ordnern

If you want to delete specific documents or folders, here’s what you need to do:

1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie löschen möchten.

2. Klicken Sie auf Löschen.

3. Confirm the deletion in the pop-up window that appears. Learn more about deleting and restoring files .

   

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