Dokumente (Basic): Bulk-Aktionen

Mit Massenaktionen können Sie Ihre Arbeit vereinfachen workflow. Sie können mehrere Dokumente und Ordner auf einmal verwalten, indem Sie sie freigeben, verschieben, herunterladen, als gelesen markieren, versiegeln, zusammenführen und löschen. 

Hier finden Sie folgende Informationen:

Wie man Massenaktionen durchführt

Um mit der Durchführung einer Massenaktion zu beginnen, navigieren Sie zum Abschnitt Dokumente in der linken Seitenleiste. Öffnen Sie die Registerkarte Dokumente , um Ihre Kundenliste anzuzeigen, und wählen Sie dann den gewünschten Kunden aus. Wenn Sie nach einem bestimmten Kundenkonto suchen, geben Sie dessen Namen in das Feld Kundensuche ein. Sobald Sie den Kunden ausgewählt haben, werden die Dokumente und Ordner für diesen Kunden angezeigt. Wählen Sie die Dokumente oder Ordner aus, die Sie in die Sammelaktion einbeziehen möchten, und wählen Sie dann die entsprechende Option in der oberen Menüleiste.

Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Ordnern

Geben Sie Dokumente und Ordner für Kollegen oder Benutzer per E-Mail frei. To do :

  1. Wählen Sie die Dokumente oder Ordner aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben .
  3. Die Empfänger werden automatisch aus den verknüpften Kundenkonten ausgewählt, und Sie können ihre E-Mail-Adressen unter dem Abschnitt Empfänger auswählen sehen.
  4. Überprüfen Sie die Liste mit den ausgewählten Dokumenten und Empfängern. Klicken Sie bei Bedarf auf Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen, um weitere Empfänger hinzuzufügen.
  5. Klicken Sie auf Senden , um die ausgewählten Dokumente und Ordner per E-Mail freizugeben.

Hinweis

Hinweis! Sie können keine Ordner und Dateien mit privatem Zugang teilen. Erfahren Sie mehr über die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Dritten oder Kunden ohne Portalzugang.

Verschieben von Dokumenten und Ordnern

Um Dokumente und Ordner zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie verschieben möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verschieben.
  3. Wählen Sie den Zielordner oder Unterordner, in den Sie die Dateien verschieben möchten.
  4. Klicken Sie auf Verschieben , um die ausgewählten Dokumente und Ordner zu verschieben.

Bei Bedarf können Sie einen neuen Ordner erstellen, indem Sie auf das Menü mit den drei Punkten rechts neben einem beliebigen Ordner klicken und " Neuer Ordner " wählen . Geben Sie den neuen Namen für Ihren Ordner ein und klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Fenster Verschieben nach. Ihr neuer Ordner ist nun bereit für die Verwendung. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Ordnern.

Herunterladen von Dokumenten und Ordnern

Wenn Sie eine lokale Kopie von Dokumenten und Ordnern benötigen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie herunterladen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Download .
  3. Die ausgewählten Dokumente und Ordner werden in ein Archiv mit dem Namen archive.zip gezippt und auf Ihr Gerät heruntergeladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumente herunterladen können.

Kennzeichnung von Dokumenten und Ordnern als gelesen für den Kunden

Wenn Sie Ihrem Kunden mitteilen möchten, dass Sie hochgeladene Dokumente und Dateien eingesehen haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie für den Client als gelesen markieren möchten.
  2. Klicken Sie auf Als gelesen markieren für den Kunden.

Hinweis

Hinweis! Sie können Client-Ordner und Dateien mit privatem Zugriff nicht als gelesen markieren. Erfahren Sie mehr über das Markieren von Dokumenten als gelesen.

Markieren von Dokumenten und Ordnern als gelesen für Sie

Wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner angezeigt haben und das grüne Neu-Symbol daneben entfernen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie als gelesen markieren möchten.
  2. Klicken Sie auf Als gelesen markieren.

Hinweis

Hinweis! Sie können Ordner und Dateien mit privatem Zugriff nicht als gelesen markieren. Erfahren Sie mehr über das Markieren von Dokumenten als gelesen für Sie.

Versiegeln von Dokumenten und Ordnern

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Dokumente und Ordner zu versiegeln, um Änderungen durch einen Client zu verhindern:

  1. Wählen Sie Dokumente und Ordner, die Sie versiegeln möchten, in der Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugangsordner.
  2. Klicken Sie auf Siegel.

Jetzt kann der Kunde keine Änderungen an diesen Dokumenten oder Ordnern vornehmen. Erfahren Sie mehr über das Versiegeln von Dateien.

Zusammenführung von Dokumenten

Wenn Sie mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen zusammenfassen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie die PDF-Dateien aus, die Sie zusammenführen möchten.
  2. Klicken Sie auf Zusammenführen.
  3. Ordnen Sie die Dateien durch Ziehen und Ablegen in der gewünschten Reihenfolge an.
  4. Wenn Sie Dateien aus der Liste entfernen möchten, klicken Sie auf das Mülleimersymbol auf der rechten Seite.
  5. Klicken Sie abschließend auf Zusammenführen , um die ausgewählten PDFs zu kombinieren. Erfahren Sie mehr über das Zusammenführen und Teilen von PDF Dateien.

Löschen von Dokumenten und Ordnern

Wenn Sie bestimmte Dokumente oder Ordner löschen möchten, benötigen Sie Folgendes: to do:

  1. Wählen Sie die Dokumente und Ordner aus, die Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie auf Löschen.
  3. Bestätigen Sie den Löschvorgang in dem daraufhin angezeigten Popup-Fenster. Erfahren Sie mehr über das Löschen und Wiederherstellen von Dateien.

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