Chats (Basic): Client-Aufgaben

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Kundenaufgaben sind Checklisten, die Sie Ihren Kunden in Ihren Chats zur Verfügung stellen.

Wenn Sie einem Chat Aufgaben hinzufügen, werden diese bequem als Aufgaben mit Kontrollkästchen angezeigt. Sobald alle Aufgaben vom Kunden abgehakt sind, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Kunden markieren die erledigten Aufgaben bequem in der Benachrichtigung auf ihrem Dashboard. Diese können auch in der Pipeline-Automatisierung verwendet werden.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Hinzufügen von Kundenaufgaben

Aufgaben können entweder hinzugefügt werden: 

So fügen Sie auf der Seite zur Erstellung eines neuen Chats einen Kunden hinzu: Aufgabe :

  1. Klicken Sie unten auf der Seite auf den Link Client hinzufügen Aufgabe. Es erscheint ein Feld, in das Sie den Namen des Aufgabe eingeben können.
  2. Tippen Sie in das Feld. Sie können auch einen beliebigen Link aus dem Internet oder zu einer freigegebenen Wiki-Seite einfügen. 
  3. Klicken Sie auf Kunden hinzufügen Aufgabe, um weitere Aufgaben für den Kunden zu erstellen.

So fügen Sie einen Kunden Aufgabe aus einem bestehenden Chat hinzu:

  1. Klicken Sie auf den Link + Kundenaufgaben hinzufügen auf der rechten Seite, um den Bereich Kundenaufgaben zu öffnen. 
  2. Wählen Sie die Schaltfläche + Hinzufügen Aufgabe , so dass das Feld zur Eingabe des Namens Aufgabe erscheint. 
  3. Tippen Sie in das Feld. Sie können auch einen beliebigen Link aus dem Internet oder zu einer freigegebenen Wiki-Seite einfügen. 
  4. Klicken Sie auf + Hinzufügen Aufgabe, um weitere Aufgaben für den Kunden zu erstellen, oder wählen Sie Kundenaufgaben erneut senden, damit die Aufgaben direkt an den Chat-Thread gesendet werden.

Sie können den Bereich Kundenaufgaben jederzeit schließen, indem Sie auf das X oder den Link Kundenaufgaben ausblenden klicken.

Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie oder der Kunde das Kästchen neben der Aufgabe ankreuzen. 

Sie können auch:

  • Ändern Sie die Reihenfolge der Aufgaben, indem Sie das Sechs-Punkte-Symbol links neben jedem Client verwenden Aufgabe.
  • Löschen Sie Elemente in der Aufgabenliste eines Kunden, indem Sie das Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite verwenden.

Wie man Kunden an eine Aufgabe erinnert

Sie haben drei einfache Optionen, um Ihre Kunden an ihre Aufgaben zu erinnern:

Erneutes Senden von Client-Aufgaben an den Thread 

Lassen Sie Ihre Kundenaufgaben mit wenigen Klicks erneut versenden:

  1. Klicken Sie im Chat-Thread mit den Kundenaufgaben, für die Sie eine Erinnerung senden möchten, auf den Link Kundenaufgaben anzeigen auf der rechten Seite.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Client-Aufgaben erneut senden. Die Liste Aufgabe wird direkt an den Thread gesendet.

Client-Aufgaben in E-Mail-Benachrichtigungen aufnehmen

Ihre Kunden erhalten immer E-Mail-Benachrichtigungen über neue Nachrichten und Kundenaufgaben. Standardmäßig wird der Nachrichteninhalt zusammen mit den Kundenaufgaben nicht im E-Mail-Text angezeigt (der Kunde muss zu seinem Portal navigieren, um ihn zu sehen). Wenn der Inhalt jedoch nicht sensibel ist, können Sie ihn in der E-Mail anzeigen lassen. Diese Einstellung kann von einem Firmeninhaber oder Administrator geändert werden.

Und so geht's:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte Firmeneinstellungen .
  2. Aktivieren Sie im Abschnitt Systemgenerierte E-Mails die Option Nachrichtenkontext in Client-Benachrichtigungen anzeigen.

So wird die E-Mail-Benachrichtigung dann für den Kunden aussehen:

Woher weiß ich, dass jemand seine Aufgaben aktualisiert hat?

Aktualisierungen des Clients Aufgabe werden an denselben Chat-Thread gesendet wie die Nachrichten mit der Liste der erstellten und erledigten Aufgaben.

Außerdem erhalten Sie oder die einem Mandanten zugewiesenen Teammitglieder eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+ wenn jemand Änderungen an einem Kunden vornimmt Aufgabe. Sie sehen dann, ob es der Kunde oder ein Teammitglied war. Wenn Sie die Benachrichtigung ausklappen, sehen Sie auch den aktuellen Status der Aufgabe. Mehr über die Funktionsweise von Benachrichtigungen erfahren Sie hier.

Der Status der Aufgaben eines Kunden wird im Abschnitt " Kommunikation" seines Kontoprofils angezeigt. 

  • Die erste Zahl rechts neben dem Chatnamen zeigt an, wie viele Aufgaben in dem Thema erledigt wurden, die letzte Zahl zeigt die Gesamtanzahl der Aufgaben an. 
  • Die Anzahl der unvollständigen Aufgaben ist blau hervorgehoben, die der abgeschlossenen grau. 

Wenn Sie die Registerkarte Kommunikation geöffnet haben, sehen Sie die Aktualisierungen der Aufgaben. Wenn jemand Änderungen an Aufgaben vornimmt, wird die Chatliste sofort aktualisiert.

Alle Threads mit Aufgaben auf einer einzigen Seite anzeigen

Sie können alle Aufgaben eines Kunden mit Hilfe von Filtern verfolgen.

Öffnen Sie das Profil des Kundenkontos und gehen Sie auf die Unterregisterkarte Chats auf der Registerkarte Kommunikation. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter ganz rechts und wählen Sie aus:

  • Unerledigt: Zur Anzeige aller Chat-Threads, in denen der Kunde noch Aufgaben zu erledigen hat.
  • Erledigt: Zur Anzeige aller Chat-Threads mit abgehakten Aufgaben.
  • Alle: Zum Anzeigen aller Chat-Threads mit hinzugefügten Kundenaufgaben.

Standardmäßig werden alle Chat-Threads angezeigt, unabhängig davon, ob sie Client-Aufgaben enthalten oder nicht.

Was Kunden sehen, wenn Sie Chat-Threads mit Aufgaben erstellen

Kunden können eine von Ihnen gesendete Nachricht anzeigen und darauf antworten, indem sie auf die Benachrichtigung auf ihrem Dashboard klicken, auf den Link in einer E-Mail-Benachrichtigung klicken oder den Abschnitt Chats & Aufgaben in ihrem Portal aufrufen. In der Benachrichtigung werden die Kundenaufgaben als Aufgaben mit Kontrollkästchen angezeigt.

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