Chats (Basic): Aufgaben des Kunden

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Kundenaufgaben sind Checklisten, die Sie Ihren Kunden in Ihren Chats zur Verfügung stellen.

Wenn Sie Aufgaben zu einem Chat hinzufügen, werden diese bequem als To-do-Elemente mit Kontrollkästchen angezeigt. Sobald alle To-dos vom Kunden abgehakt sind, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Kunden markieren ihre Aufgaben bequem in der Benachrichtigung auf ihrem dashboard. Diese könnten auch in pipeline Automationen.

In manchen Fällen wäre es bequemer, Client-Anfragen für ähnliche Zwecke zu verwenden. Bedenken Sie also den Unterschied:

  • Kundenaufgaben eignen sich am besten als nicht dringende To-Do-Listen. Da sie als Checklisten funktionieren, können sie Ihnen und Ihrem Kunden helfen, den Umfang der Aufgaben zu klären und zu verstehen, wie die Arbeit läuft. 
  • Kundenanfragen sind ein einfacher und schneller Weg, um eine Anfrage mit direkten Fragen zu senden, die so schnell wie möglich beantwortet werden müssen.

Kundenaufgaben hinzufügen

Aufgaben können entweder hinzugefügt werden: 

So fügen Sie auf der Seite zur Erstellung eines neuen Chats einen Kunden hinzu: Aufgabe :

  1. Klicken Sie unten auf der Seite auf den Link Client hinzufügen Aufgabe. Es erscheint ein Feld, in das Sie den Namen des Aufgabe eingeben können.
  2. Tippen Sie in das Feld. Sie können auch einen beliebigen Link aus dem Internet oder zu einer freigegebenen Wiki-Seite einfügen. 
  3. Klicken Sie auf Kunden hinzufügen Aufgabe, um weitere Aufgaben für den Kunden zu erstellen.

So fügen Sie einen Kunden Aufgabe aus einem bestehenden Chat hinzu:

  1. Klicken Sie auf den Link + Kundenaufgaben hinzufügen auf der rechten Seite, um den Bereich Kundenaufgaben zu öffnen. 
  2. Wählen Sie die Schaltfläche + Hinzufügen Aufgabe , so dass das Feld zur Eingabe des Namens Aufgabe erscheint. 
  3. Tippen Sie in das Feld. Sie können auch einen beliebigen Link aus dem Internet oder zu einer freigegebenen Wiki-Seite einfügen. 
  4. Klicken Sie auf + Hinzufügen Aufgabe, um weitere Aufgaben für den Kunden zu erstellen, oder wählen Sie Kundenaufgaben erneut senden, um die Aufgaben direkt an den Chat-Thread zu senden.

Sie können den Bereich Kundenaufgaben jederzeit schließen, indem Sie auf das X oder den Link Kundenaufgaben ausblenden klicken.

Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie oder der Kunde das Kästchen neben der Aufgabe ankreuzen. 

Sie können auch:

  • Ändern Sie die Reihenfolge der Aufgaben, indem Sie das Sechs-Punkte-Symbol links neben jedem Client verwenden Aufgabe
  • Aufgaben mit dem Stiftsymbol auf der rechten Seite bearbeiten
  • Elemente in der Aufgabenliste eines Kunden mit dem Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite löschen

Erinnern Sie Kunden an Aufgaben

Sie haben drei einfache Optionen, um Ihre Kunden an ihre Aufgaben zu erinnern:

Client-Aufgaben erneut an den Thread senden 

Lassen Sie Ihre Kundenaufgaben mit wenigen Klicks erneut versenden:

  1. Klicken Sie im Chat-Thread mit den Kundenaufgaben, für die Sie eine Erinnerung senden möchten, rechts auf Kundenaufgaben anzeigen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Client-Aufgaben erneut senden. Die Liste Aufgabe wird direkt an den Thread gesendet.

Kundenaufgaben in E-Mail-Benachrichtigungen einbeziehen

Ihre Kunden erhalten immer E-Mail-Benachrichtigungen über neue Nachrichten und Kundenaufgaben. Standardmäßig wird der Nachrichteninhalt zusammen mit den Kundenaufgaben nicht im E-Mail-Text angezeigt (der Kunde muss zu seinem Portal navigieren, um ihn zu sehen). Wenn der Inhalt jedoch nicht sensibel ist, können Sie ihn in der E-Mail anzeigen lassen. Diese Einstellung kann von einem Firmeninhaber oder Administrator geändert werden.

So geht's:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Firmeneinstellungen.
  2. Aktivieren Sie im Abschnitt Systemgenerierte E-Mails die Option Nachrichtenkontext in Client-Benachrichtigungen anzeigen.

So wird die E-Mail-Benachrichtigung dann für den Kunden aussehen:

Woher weiß ich, dass jemand seine Aufgaben aktualisiert hat?

Client Aufgabe updates und Nachrichten mit der Liste der erstellten und erledigten Aufgaben werden an denselben Chat-Thread gesendet. Das Hinzufügen neuer Aufgaben zum selben Chat-Thread führt update die zuvor erstellte Aufgabe Liste (falls vorhanden).

Außerdem erhalten Sie oder die Teammitglieder zugewiesen zu einem Mandanten eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+ wenn jemand Änderungen an einem Kunden Aufgabe vornimmt. Sie sehen dann, ob es der Kunde oder ein Teammitglied war. Wenn Sie die Benachrichtigung erweitern, können Sie auch die aktuelle status der Aufgabe sehen. Lesen Sie mehr darüber, wie Benachrichtigungen funktionieren.

Das status der Aufgaben eines Kunden wird im Abschnitt Kommunikation seines Kontoprofils angezeigt. 

  • Die erste Zahl rechts neben dem Chatnamen zeigt an, wie viele Aufgaben in dem Thema erledigt wurden, die letzte Zahl zeigt die Gesamtanzahl der Aufgaben an. 
  • Die Anzahl der unvollständigen Aufgaben ist blau hervorgehoben, die der abgeschlossenen grau. 

Wenn Sie die Registerkarte Kommunikation geöffnet haben, sehen Sie die Aufgaben updates. Wenn jemand Änderungen an Aufgaben vornimmt, wird die Chatliste sofort aktualisiert.

Alle Themen mit Aufgaben anzeigen

Sie können alle Aufgaben eines Kunden mit Hilfe von Filtern verfolgen.

Öffnen Sie das Profil des Kundenkontos und gehen Sie auf die Unterregisterkarte Chats der Registerkarte Kommunikation. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter ganz rechts und wählen Sie aus:

  • Unerledigt: Zur Anzeige aller Chat-Threads, in denen der Kunde noch Aufgaben zu erledigen hat.
  • Erledigt: Zur Anzeige aller Chat-Threads mit abgehakten Aufgaben.
  • Alle: Zum Anzeigen aller Chat-Threads mit hinzugefügten Kundenaufgaben.

Standardmäßig werden alle Chat-Threads angezeigt, unabhängig davon, ob sie Client-Aufgaben enthalten oder nicht.

Wie können Kunden Chat-Threads mit Aufgaben sehen?

Kunden können eine von Ihnen gesendete Nachricht anzeigen und beantworten, indem sie auf die Benachrichtigung in ihrem dashboard, indem Sie auf den Link in einer E-Mail-Benachrichtigung klicken oder zum Abschnitt "Chats und Aufgaben" des Portals wechseln. Innerhalb der Benachrichtigung werden Client-Aufgaben als To-do-Elemente mit Kontrollkästchen angezeigt.

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