Update Auftrag automatisch

Lassen Sie die pipelines die Arbeit für Sie pipelines : Automatisieren Sie die Aktualisierung der Felder „Eingangsdatum“ und „interne Frist“ , wenn Aufträge Ihren workflow. Auf diese Weise hat Ihr Team stets einen genauen Überblick darüber, wann Dokumente eingegangen sind und wann die internen Fertigstellungstermine liegen – ganz ohne manuelle updates.

Schritt 1. Legen Sie fest, wann Daten update

Bevor Sie die Automatisierung hinzufügen, legen Sie fest, wann jedes Datumsfeld in Aufträge automatisch aktualisiert werden Aufträge und welchen Wert es haben soll.

Wenn ein Kunde beispielsweise seinen Fragebogen ausfüllt, können Sie das Erfassungsdatum automatisch auf den heutigen Tag setzen. Sie können updates auch miteinander verknüpfen: Sobald das Erfassungsdatum auf den heutigen Tag gesetzt ist, wird das interne Fälligkeitsdatum automatisch auf 14 Tage später festgelegt. Diese Konsistenz hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeit nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out) zu organisieren, da jeder Auftrag einen eindeutigen Zeitstempel für die Erfassung Auftrag .

Schritt 2. Richten Sie die Automatisierung für Update Auftrag ein

Um sicherzustellen, dass Ihre Datumsfelder automatisch aktualisiert werden, wenn Aufträge Ihren workflow, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Select the stage on your pipeline when the date should be updated, then add the Update job dates automation.

2. Wählen Sie beim Erstellen der Automatisierung das Datumsfeld aus, das Sie update und wie es berechnet werden soll.

Sobald ein Auftrag die Stufe Auftrag , werden Ihre Datumsfelder automatisch entsprechend Ihrer Konfiguration aktualisiert.

Hinweis

Für die Update Auftrag Automatisierung, spielt es keine Rolle, ob die Automove Aufträge Der Schalter für die Stufe aktiviert. Die Automatisierung automatisch ausgelöst und erfordert keine Maßnahmen seitens des Kunden oder der Kanzlei, um abgeschlossen zu werden.

Konfigurationsoptionen

Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:

a. Datumstyp auswählen: Wählen Automatisierung , welches Feld die Automatisierung update:

• Eingangsdatum: Erfasst, wann Dokumente eingegangen sind.
• Interne Frist: Legt interne Fertigstellungsziele fest.

b. Datum mithilfe der Optionen festlegen:

• Datum Auftrag Stufe: Legt fest, dass das Datum auf den heutigen Tag gesetzt wird, sobald der Auftrag diese Stufe Auftrag .
• Anderes Bezugsdatum: Berechnet das Datum auf der Grundlage eines anderen Datumsfelds.

c. Optionen für das Referenzdatum (bei Verwendung von „Anderes Referenzdatum”):

• Datum Stufe Auftrag : Als Basisdatum wird das heutige Datum verwendet.
• Eingangsdatum: Verwendet das Eingangsdatum Auftragals Basisdatum.
• Interner Fälligkeitstermin: Als Basisdatum wird der interne Fälligkeitstermin Auftragherangezogen.
• Startdatum: Verwendet das Startdatum Auftragals Basisdatum.
• Fälligkeitsdatum: Verwendet das Fälligkeitsdatum Auftragals Basisdatum.

d. Hinzuzufügende Tage: Geben Sie an, wie viele Tage zum Referenzdatum hinzugefügt werden sollen (maximal 999 Tage).

Wichtige Überlegungen

• Failed automations: If the reference date field is empty, the automation will fail and you’ll receive a notification in Inbox+ . For example, if you set up an automation to calculate “Start date + 10 days” but the job has no Start date, the automation won’t run.

• Mehrere Automatisierungen: Sie müssen für jedes Datumsfeld, das Sie aktualisieren möchten, eine eigene Automatisierung erstellen update. Sie können mehrere Automatisierungen Update Auftrag auf derselben Stufe einrichten.

• Bedingungen hinzufügen: Verwenden Sie die Bedingungen , um Automatisierungen nur auf bestimmte Kundentypen, Kontogrößen oder andere Kriterien anzuwenden.

Update Auftrag Automatisierung

Beispiel 1: Markieren Sie das Aufnahmedatum, wenn der Kunde Fragebogen ausgefüllt hat.

• Stufe:Fragebogen
• Akt updateisierungsdatum: Aufnahmedatum
• Datum festlegen anhand von: Datum Auftrag Stufe
• Ergebnis: Das Eingangsdatum wird auf den heutigen Tag gesetzt, wenn Aufträge diese Stufe Aufträge .

Beispiel 2: Interne Frist basierend auf dem Eingangsdatum festlegen

• Stufe:Fragebogen
• update: Interne Frist
• Datum festlegen anhand von: Anderes Referenzdatum
• Stichtag: Aufnahmedatum
• Tage hinzufügen: 14
• Ergebnis: Die interne Frist wird auf 14 Tage nach dem Aufnahmedatum festgelegt.

Beispiel 3: Interne Frist nach dem Startdatum festlegen

• Stufe: „In Arbeit“
• update: Interne Frist
• Datum festlegen anhand von: Anderes Referenzdatum
• Stichtag: Startdatum
• Noch verbleibende Tage: 30
• Ergebnis: Der interne Stichtag wird auf 30 Tage nach dem Startdatum Auftragfestgelegt.

Wer kann das tun?

Firmeninhaber und Administratoren können Datumsautomatisierungen ohne zusätzliche Zugriffsrechte einrichten.

Die Teammitglieder benötigen die folgenden Zugriffsrechte:

• Verwalten Sie die Zugriffsrechte pipelines, um Automatisierungen zu den pipelines hinzuzufügen, auf die pipelines Zugriff haben.
• Access to the specific pipeline where they want to add the automation (must be listed in the pipeline’s Available to field).

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