Update Auftrag automatisch

Lassen Sie die pipelines die Arbeit für Sie pipelines : Automatisieren Sie die Aktualisierung der Felder „Eingangsdatum“ und „Interne Frist“ , wenn Aufträge Ihren workflow. Auf diese Weise hat Ihr Team immer einen genauen Überblick darüber, wann Dokumente eingegangen sind und wann interne Fertigstellungsziele erreicht werden müssen, ohne dass manuelle updates erforderlich sind.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages , but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Schritt 1. Legen Sie fest, wann Daten update

Bevor Sie die Automatisierung hinzufügen, legen Sie fest, wann jedes Datumsfeld in Aufträge automatisch aktualisiert werden Aufträge und welchen Wert es haben soll.

Wenn ein Kunde beispielsweise seinen Fragebogen ausfüllt, können Sie das Aufnahmedatum automatisch auf den heutigen Tag setzen. Sie können auch updates verknüpfen: Wenn das Aufnahmedatum auf den heutigen Tag gesetzt ist, setzen Sie die interne Frist automatisch auf 14 Tage später. Diese Konsistenz hilft Ihnen, die Arbeit nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out) zu organisieren, da jeder Auftrag einen eindeutigen Aufnahmestempel Auftrag .

Schritt 2. Richten Sie die Auftrag Automatisierung ein.

Um sicherzustellen, dass Ihre Datumsfelder automatisch aktualisiert werden, wenn Aufträge Ihren workflow, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Select the stage on your pipeline when the date should be updated, then add the Update Job dates automation.

2. Wählen Sie beim Erstellen der Automatisierung das Datumsfeld aus, das Sie update und wie es berechnet werden soll.

Sobald ein Auftrag die Stufe Auftrag , werden Ihre Datumsfelder automatisch entsprechend Ihrer Konfiguration aktualisiert.

Hinweis

Für die Update Auftrag Automatisierung, spielt es keine Rolle, ob die Automove Aufträge Der Schalter für die Stufe aktiviert. Die Automatisierung automatisch ausgelöst und erfordert keine Maßnahmen seitens des Kunden oder der Kanzlei, um abgeschlossen zu werden.

Konfigurationsoptionen

Die Automatisierung kann auf verschiedene Weise konfiguriert werden:

a. Datumstyp auswählen: Wählen Automatisierung , welches Feld die Automatisierung update:

• Eingangsdatum: Verfolgt, wann Dokumente eingegangen sind
• Interne Frist: Legt interne Fertigstellungsziele fest

b. Datum festlegen Optionen verwenden:

• Datum Auftrag Stufe: Setzt das Datum auf heute, wenn der Auftrag diese Stufe Auftrag .
• Anderes Referenzdatum: Berechnet das Datum basierend auf einem anderen Datumsfeld.

c. Optionen für das Referenzdatum (bei Verwendung von „Anderes Referenzdatum”):

• Datum Auftrag Stufe: Verwendet heute als Basisdatum
• Eingangsdatum: Verwendet das Eingangsdatum Auftragals Basisdatum.
• Interne Frist: Verwendet die interne Frist Auftragals Basisdatum.
• Startdatum: Verwendet das Startdatum Auftragals Basisdatum.
• Fälligkeitsdatum: Verwendet das Fälligkeitsdatum Auftragals Basisdatum.

d. Hinzuzufügende Tage: Geben Sie an, wie viele Tage zum Referenzdatum hinzugefügt oder davon abgezogen werden sollen (maximal 999 Tage).

Wichtige Überlegungen

• Failed automations: If the reference date field is empty, the automation will fail and you’ll receive a notification in Inbox+ . For example, if you set up an automation to calculate “Start Date + 10 days” but the job has no Start Date, the automation won’t run.

• Mehrere Automatisierungen: Sie müssen für jedes Datumsfeld, das Sie automatisieren möchten, separate Automatisierungen erstellen. update. Sie können mehrere Update Auftrag ”-Automatisierungen auf derselben Stufe haben.

• Bedingungen hinzufügen: Verwenden Sie die Bedingungen , um Automatisierungen nur auf bestimmte Kundentypen, Kontogrößen oder andere Kriterien anzuwenden.

Update Auftrag Automatisierung

Beispiel 1: Markieren Sie das Aufnahmedatum, wenn der Kunde Fragebogen ausgefüllt hat.

• Stufe:Fragebogen
• Datumsart: Aufnahmedatum
• Datum festlegen mit: Datum Auftrag Stufe
• Ergebnis: Das Eingangsdatum wird auf den heutigen Tag gesetzt, wenn Aufträge diese Stufe Aufträge .

Beispiel 2: Interne Frist basierend auf dem Eingangsdatum festlegen

• Stufe:Fragebogen
• Datumsart: Interne Frist
• Datum festlegen unter Verwendung von: Anderes Referenzdatum
• Referenzdatum: Eingangsdatum
• Tage hinzufügen: 14
• Ergebnis: Die interne Frist wird auf 14 Tage nach dem Eingangsdatum festgelegt.

Beispiel 3: Interne Frist vor dem Fälligkeitsdatum festlegen

• Stufe: „In Arbeit“
• Datumsart: Interne Frist
• Datum festlegen unter Verwendung von: Anderes Referenzdatum
• Referenzdatum: Fälligkeitsdatum
• Tage hinzufügen: -5
• Ergebnis: Die interne Frist wird auf 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum Auftragfestgelegt.

Wer kann das tun?

Firmeninhaber und Administratoren können Datumsautomatisierungen ohne zusätzliche Zugriffsrechte einrichten.

Die Teammitglieder benötigen die folgenden Zugriffsrechte:

• Verwalten Sie die Zugriffsrechte pipelines, um Automatisierungen zu den pipelines hinzuzufügen, auf die pipelines Zugriff haben.
• Access to the specific pipeline where they want to add the automation (must be listed in the pipeline’s Available to field).

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