Dokumente (Erweitert): Dokumente von Kunden oder Drittparteien anfordern

TaxDome bietet viele einfache und sichere Möglichkeiten, Dokumente von Kunden und Dritten zu erhalten. Außerdem können sie bei Bedarf die Anmeldung beim Portal überspringen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Kunden und Nicht-Kunden Dokumente hochladen können. 

Hinweis

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Anfordern von Dokumenten von Kunden, die nicht in der Lage sind Anmelden

Haben Sie einen Kunden, der seine Anmeldedaten vergessen hat oder das Portal TaxDome nicht nutzt? TaxDome ermöglicht Ihnen die Erstellung von Links zu einer Seite zum Hochladen von angeforderten Dateien. Sobald der Kunde auf den Link klickt, wird er auf eine Seite weitergeleitet, auf der er seine Dokumente per Drag-and-Drop hochladen kann. Sie erhalten eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+ sobald die Dokumente hochgeladen worden sind.

So erstellen Sie einen Link zu einer Upload-Seite für angeforderte Dateien:

1. Gehen Sie auf der Registerkarte " Dokumente" auf " Dokumente" und wählen Sie den Kunden aus. Suchen Sie dann den Ordner, in den die Dokumente hochgeladen werden sollen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner und wählen Sie dann Dateien anfordern. 

Sie können diese Funktion auch über die Registerkarte " Dokumente" des Kundenkontos aufrufen. 

Tipp

Hinweis: Der Client kann die anderen Inhalte des Ordners nicht sehen.

2. Geben Sie eine Nachricht ein, zum Beispiel, warum Sie das angeforderte Dokument benötigen.

3. Wählen Sie eine Option:

  • Senden Sie den Link manuell: Klicken Sie auf ERSTELLEN, kopieren Sie dann den Link und versenden Sie ihn per E-Mail. Oder kopieren Sie ihn später, wenn Sie ihn brauchen: Gehen Sie auf die Registerkarte Dokumente und öffnen Sie dann die Unterregisterkarte Dateianforderungen , um ihn zu finden.
  • Senden Sie den Link automatisch: Schalten Sie auf Anfrage per E-Mail senden um, wählen Sie den Empfänger aus der Liste (die E-Mail-Adressen in dieser Liste sind für Kontonutzer mit aktiviertem Portalzugang) oder geben Sie eine beliebige E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf ERSTELLEN.

Um auf alle von Ihnen erstellten Links zuzugreifen, öffnen Sie die Registerkarte Dokumente des Kundenkontos und dann die Unterregisterkarte Dateianforderungen .

  • Wenn Sie den Link automatisch erneut senden möchten, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite und wählen Sie erneut senden.
  • Wenn Sie den Link manuell senden möchten, wählen Sie Link kopieren und senden Sie ihn dann in einer Nachricht oder E-Mail.
  • Wenn Sie die mit dem Link verbundene Nachricht ändern möchten, wählen Sie Bearbeiten, geben eine neue Nachricht ein und klicken dann auf SPEICHERN.
  • Wenn Sie nicht mehr möchten, dass der Kunde Dateien über den Link hochlädt, wählen Sie Widerrufen.

Erstellen eines sicheren Links für Nicht-Kunden zum Hochladen von Dokumenten

Erstellen Sie ein allgemeines Gastkonto, über das jeder sicher Dokumente hochladen kann. Die Person, die Dokumente auf das Gastkonto hochlädt, benötigt keinen TaxDome Portalzugang.

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

So geht's:

1. Erstellen Sie ein allgemeines Gastkonto. Verknüpfen Sie keine Kontakte mit diesem Konto. Sie können es mit verschiedenen Personen teilen - und nur Sie und Teammitglieder haben Zugriff darauf.

2. Bleiben Sie organisiert: Gehen Sie zu Dokumente und dann zu Dokumente. Erstellen Sie innerhalb des Ordners "Privat" einen Unterordner, in den Nicht-Kunden hochladen können; geben Sie ihm einen leicht erkennbaren Namen. 

3. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner und wählen Sie dann Dateien anfordern , um einen sicheren Link zu einer Upload-Seite zu erstellen. Senden Sie den Link an den Nicht-Kunden, von dem Sie Dokumente benötigen. 

4. Sobald die Dateien hochgeladen sind, können Sie sie auch für Dritte freigeben (weitere Informationen finden Sie hier).

Wie Kunden Dokumente auf ihr Portal hochladen

Sobald ein Kunde Zugang zum Portal hat, kann er auf der Seite Home oder Dokumente Dokumente hochladen. Weitere Einzelheiten finden Sie auf der Seite Hilfe-Center.

Wie Kunden Dokumente über die TaxDome Mobile App hochladen

Sobald ein Kunde Zugang zum Portal hat, kann er die TaxDome Mobile App auf seinem Smartphone installieren, um Dokumente von seinem Gerät aus hochzuladen. Oder sie können ein Foto von einem Dokument machen, es zuschneiden und drehen und dann in das Portal hochladen - ganz einfach. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Hilfe-Center.

Anfordern von Dokumenten in Chats

Chats bestehen aus Threads, in denen Sie sicher mit Kunden sprechen können. Dokumente können an Nachrichten angehängt werden, während sie erstellt werden oder auch nachträglich. Um sicherzustellen, dass ein Kunde nicht vergisst, einer Dokumentenanfrage nachzugehen, fügen Sie diese als Aufgabe in den Thread ein, indem Sie sie als Aufgabe mit Client Tasks hinzufügen. Die Anfrage wird dann als Teil einer Checkliste angezeigt, die der Kunde abarbeiten muss. Weitere Informationen über Kundenaufgaben finden Sie hier.

Anfordern von Dokumenten innerhalb von Client Organizern

Bei unseren Organizern handelt es sich um maßgeschneiderte Formulare, mit denen alle grundlegenden Angaben und Dokumente erfasst werden, die für die Aufnahme der Arbeit für einen Kunden erforderlich sind. Fragebogen Vorlagen können so gestaltet werden, dass sie so viele Datei-Upload-Anforderungen wie nötig enthalten. Dokumente, die auf Fragebogen hochgeladen werden, werden automatisch im Standard-Kundenordner mit Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugang. Erfahren Sie mehr über die Erstellung von Organizern hier.

Anfordern von Dokumenten in E-Mails

Denken Sie daran, dass die Anforderung von Dokumenten per E-Mail nicht die sicherste Art des Informationsaustauschs ist. Wenn Ihr E-Mail ist synchronisiert mit TaxDomesehen Sie alle E-Mails von Clients in TaxDome. Inbox+ und auch unter dem E-Mail eines jeden Kundenkontoprofils. Anhänge, die Clients per E-Mail senden, können automatisch in einem Standard-Client-Ordner gespeichert werden mit Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugang.

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