Dokumente von Kunden auf verschiedene Arten anfordern

Inhaltsübersicht

Dokumente anfordern

TaxDome viele einfache und sichere Möglichkeiten, Dokumente von Kunden und Dritten zu erhalten. Außerdem können sie sich bei Bedarf sogar das Einloggen in das Portal sparen. Laden Sie das Cheatsheet „Wie fordert man Dokumente am besten an?“ herunter, damit Sie es immer zur Hand haben.

Dokumente anfordern

Hinweis

Laden Ihre Kunden Dokumentfotos statt PDFs hoch? Raten Sie ihnen, Fotos in PDFs zu konvertieren, indem Sie die Dokumentenscanner in die TaxDome Client Mobile App integriert.

In TaxDome bieten wir verschiedene Optionen für die Anforderung von Dokumenten von Ihren Kunden an, die entweder zum Webportal hinzugefügt oder von Dritten bereitgestellt werden. Im Folgenden finden Sie kurze Informationen über den Zweck, die Vorteile und die Grenzen jeder Option. Anschließend erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Optionen nutzen können.

Merkmal	Einen Link generieren	Chat	E-Mail	Fragebogen	Dokumenten-Checkliste	Mandantenanfrage
Zweck	СSammeln von Akten von Dritten oder potenziellen Kunden	Dateien in Echtzeit anfordern Verfolgung der Fertigstellung von Kundendokumenten	Anfordern von Dateien von Kunden, die es vorziehen, per E-Mail zu kommunizieren	Bereitstellung von Informationen über lange Steuerformulare. Automatisieren Sie onboarding.	Sammeln Sie Steuerdokumente mit AI Überprüfung und personalisierten Checklisten.	Stellen Sie Ad-hoc-Fragen, ohne auf das Portal zugreifen zu müssen.
Nutzen Sie	Schnelle Uploads ohne Anmeldung. Dateien werden automatisch in Ordnern oder Kundenkonten gespeichert.	Dateien werden automatisch in Ordnern oder Kundenkonten gespeichert. Verfolgen Sie die Fertigstellung von Dateien über Aufgabe .	E-Mail-Anfragen können über das TaxDome gesendet werden. Bei E-Mail-Anfragen werden Anhänge automatisch gespeichert.	Die Dateien werden innerhalb des leicht verständlichen Fragebogens hochgeladen und im Kundenkonto gespeichert.	AI Dokumente auf der Grundlage früherer Steuererklärungen AI . Kunden geben Gründe für fehlende Dokumente an. Der Fortschritt wird über alle Konten hinweg verfolgt.	Einfache Fragebögen für Uploads. Delegieren Sie Uploads an Nicht-Portal-Benutzer.
Zur Erstellung wird eine Vorlage benötigt	Nein	Ja/Nein	Ja/Nein	Ja	Ja	Ja/Nein
Kunden müssen Anmelden zum Hochladen Anmelden	Nein	Ja	Nein	Ja	Ja	Ja/Nein
Teilbarer Link für den Kunden	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Ja
Pipeline automations integration (once doc is received, a job is automoved)	Nein	Ja (über die Überprüfung von Aufgabe )	Nein	Ja (über die einreichenden Organisatoren)	Ja (durch Einreichen von Checklisten durch die Organisatoren)	Ja (durch Einreichung von Anträgen)
Automatische Erinnerung	Nein	Ja (wenn die Aufgabe nicht ausgefüllt ist)	Nein	Ja	Ja	Ja
Unterstützung für AI und -Benennung	Nein	Ja	Nein	Ja	Ja	Ja (für Anfragen, bei denen die Option "Anmeldung erforderlich" aktiviert ist)

Anträge in Dokumenten ablegen

In„Dokumente“ können Sie mit der Funktion „Dateianforderung“ einen Schnelllink erstellen, über den ein Kunde oder ein Dritter Dateien in den von Ihnen angegebenen Ordner hochladen kann. Sie können den Link auf beliebige Weise an den Empfänger senden, und dieser muss zum Hochladen nicht auf das Portal zugreifen.

Dokumente über Kundenanfragen anfordern

Kundenanfragen sind kleine Fragebögen zur dringenden Klärung fehlender oder irrelevanter Informationen während der Arbeit an einer Auftrag. Sie können entweder an die Kunden oder an die mit ihnen verbundenen Dritten (z. B. einen Assistenten) geschickt werden, und Sie können entscheiden, ob diese zum Hochladen auf das Portal zugreifen müssen oder nicht. Die Dokumente werden in einen beliebigen Unterordner des Standard-Mandantenordners hochgeladen mit Kunde kann einsehen und bearbeiten Bild Zugang.

Dokumente über Organisatoren anfordern

Organizer sind maßgeschneiderte Formulare, in denen alle grundlegenden Angaben und Dokumente gesammelt werden, die für die Aufnahme der Arbeit für einen Kunden erforderlich sind. Sie basieren auf Vorlagen die so gestaltet werden können, dass sie so viele Datei-Upload-Anforderungen wie nötig enthalten. Organizer können nur an Kunden gesendet werden; Benutzer müssen Anmelden aufrufen, um sie zu vervollständigen. Sie können einen Ordner hinzufügen für das Hochladen von Dokumenten oder erlauben Sie Ihren Kunden, Dateien in einen beliebigen Unterordner innerhalb des Standard-Kundenordners hochzuladen mit Kunde kann einsehen und bearbeiten Bild Zugang.

Dokumente über Dokumenten-Checklisten anfordern

Dokumenten-Checklisten sind personalisierte Listen mit Steuerunterlagen, die Kunden hochladen müssen und die auf ihre spezifische Steuersituation zugeschnitten sind. Checklisten können manuell erstellt oder mithilfe von AI den Daten der vorherigen Steuererklärung eines Kunden generiert werden. Sie werden als separate Einheit erstellt, aber immer über einen Fragebogen an die Kunden übermittelt.

Wenn Kunden eine Checkliste erhalten, sehen sie genau, welche Dokumente benötigt werden, können Dateien direkt hochladen und einen Grund angeben, wenn ein Dokument nicht sofort verfügbar ist. Kunden ordnen hochgeladene Dokumente den Punkten der Checkliste zu, um den Fortschritt zu verfolgen.

Dokumente über Chats anfordern

Chats sind Threads, in denen Sie sicher mit Kunden sprechen und sie um nicht zeitkritische Informationen bitten können. Dokumente können an Nachrichten angehängt werden, während sie erstellt werden oder danach. Nachrichten über Chats können nur an Kunden gesendet werden; Benutzer müssen Anmelden aufrufen, um sie anzusehen und Dokumente in Chats hochzuladen.

Um sicherzustellen, dass ein Kunde daran denkt, eine Dokumentenanforderung weiterzuverfolgen, fügen Sie diese Ihrer Aufgabe hinzu oder erstellen Sie, falls Sie das Dokument dringend benötigen, eine Mandantenanfrage direkt aus dem Chat-Thread heraus.

Dokumente per E-Mail anfordern

Denken Sie daran, dass das Anfordern von Dokumenten per E-Mail nicht die sicherste Art des Informationsaustauschs ist. Sie können jedoch darauf zurückgreifen, wenn Ihre Kunden diese Art der Kommunikation bevorzugen.

Wenn Ihr E-Mail ist synchronisiert mit TaxDome sehen Sie alle E-Mails von Kunden in TaxDome. Inbox+ und auch unter dem E-Mail eines jeden Kundenkontoprofils. Wenn Sie wollen, dass alle von Kunden gesendete Dokumente werden automatisch gespeichert aktivieren Sie die Automatisches Speichern von Anhängen umschalten. Anhänge, die Clients per E-Mail senden, können automatisch in einem Standard-Client-Ordner gespeichert werden, mit Kunde kann einsehen und bearbeiten Bild Zugang.