Steuererklärung erstellen und versenden

Warnung

Dieser Artikel gilt für Unternehmen in den USA.

Die Übermittlung der Steuererklärung ist eine bequeme Möglichkeit, die Steuererklärung Ihres Kunden in einem übersichtlichen, strukturierten Format vorzulegen, bei Bedarf eine Zahlung anzufordern und eine Signatur zu erhalten. So können Sie wichtige Fragen sofort beantworten, sodass Ihr Kunde keine zusätzlichen Erklärungen oder Klarstellungen benötigt. Dies beschleunigt den Prozess, verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit und erleichtert die Durchführung der erforderlichen Schritte.

Steuererklärung erstellen

Die Steuererklärung-Lieferung ist ein Tool, mit dem Sie eine Erläuterung zur Steuererklärung erstellen und diese zusammen mit dem Dokument an Ihren Kunden senden können. Es ist Teil workflow zur Erfassung und Lieferung von Steuererklärungen TaxDome TaxDome workflow der Ihnen dabei hilft, Dokumente zu sammeln, fertige Steuererklärungen vorzubereiten und an Kunden zu liefern.

Um eine Steuererklärung zu erstellen, füllen Sie bitte die folgenden Felder aus:

a) Gruppenseiten für die Kundenlieferung: Ein Bereich, in dem Sie die wichtigsten Seiten der Steuererklärung für Ihren Kunden hervorheben können.

b) Einleitung: Ein einleitender Kontext und kundenorientierte Erläuterungen, die bei der Überprüfung des Dokuments helfen und die Notwendigkeit zusätzlicher Folgefragen reduzieren.

c) Highlights: Der Abschnitt enthält die Seiten, die Sie im Abschnitt „Gruppenseiten für die Kundenlieferung“ angegeben haben, mit wichtigen Details für Ihre Kunden: 1040-Formulare, besondere Anweisungen oder Sonstiges. Hier können Sie Zusammenfassungen der Steuererklärungen hinzufügen .

d) Signaturanforderungen: Ein Abschnitt, in dem Sie Ihre Signatur platzieren Signatur Platzhalter für die Signatur des Kunden einfügen können.

e) Rechnung: Eine beigefügte Rechnung, die die Zustellung der Steuererklärung bis zur Bezahlung sperrt.

f) Zahlungsbelege: Der Abschnitt mit den Seiten mit offiziellen IRS oder staatlich ausgestellten Zahlungsbelegen, die Sie im Abschnitt „Gruppenseiten für die Kundenlieferung” angegeben haben. Hier können Sie Steuererklärungszusammenfassungen hinzufügen .

g) Vollständiges Dokument: Das vollständige Steuererklärungsdokument.

Hinweis

Alle Abschnitte sind optional – Sie können jeden davon überspringen, wenn Sie nichts einzutragen haben.

Schritt 1. Dokumente auswählen

Info

Nur der Firmeninhaber, der Administrator und Teammitglieder mit der Berechtigung Dokumente verwalten können eine Steuererklärung erstellen und bearbeiten.

Zunächst müssen Sie die Steuererklärungsdokumente hochladen oder bereits vorhandene auswählen. Sie können die Steuererklärung aus einem einzigen Dokument erstellen oder mehrere Dokumente kombinieren.

Außerdem können Sie direkt aus der Auftrag eine Steuererklärung erstellen . Auf diese Weise wird sie automatisch mit dem Auftrag verknüpft.

Hinweis

Laden Sie Ihre Steuererklärungsdokumente in einen Ordner mit der Berechtigung „Kunde kann anzeigen“ hoch . Andernfalls können Sie diese nicht für den Kunden freigeben.

Beginnen Sie mit dem einzelnen Dokument.

So erstellen Sie eine Steuererklärung mit einem einzigen Dokument:

• Gehen Sie zu „Dokumente“ oder „Dokumente > Kundendokumente“: Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem gewünschten Dokument und wählen Sie im Menü „Steuererklärung zur Zustellung vorbereiten “ aus.

• Öffnen Sie das Steuererklärungsdokument, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Steuererklärung zur Einreichung vorbereiten”.

Beginnen Sie mit mehreren Dokumenten

Hinweis

Das gleiche Dokument kann je nach Bedarf zu mehreren Lieferpaketen hinzugefügt werden. Beigefügte Rechnungen und Signatur werden nicht übernommen – nur das Dokument selbst wird hinzugefügt.

Sie können eine Steuererklärung für mehrere Dokumente gleichzeitig erstellen –TaxDome diese automatisch zu einer Datei zusammen. To do :

1. Gehen Sie zu „Dokumente “ des Kunden oder zu „Dokumente“ > „Kundendokumente“.

2. Wählen Sie alle benötigten Dokumente aus; es werden nur PDF unterstützt.

3. Klicken Sie auf „Steuererklärung zur Zustellung vorbereiten“.

4. Überprüfen Sie Ihre Auswahl. Sie können weitere Dokumente hinzufügen, falls Sie etwas übersehen haben.

5. Aktivieren Sie die Option „Originaldateien nach Erstellung der Steuererklärung löschen“, wenn die Steuererklärung doppelte Dateien aus zuvor hochgeladenen Dokumenten enthält.

6. Klicken Sie auf Weiter.

7. Benennen Sie das kombinierte Dokument und wählen Sie einen Ordner zum Speichern aus.

8. Klicken Sie auf „Speichern und fortfahren“. Die Dokumente werden zu einer einzigen PDF zusammengefasst.

Ohne Dokumentauswahl starten

Sie können zuerst den Editor öffnen und dann die Dokumente für die Steuererklärung auswählen. To do :

1. Öffnen Sie den Editor auf eine der folgenden Arten:

   • Klicken Sie auf „Neu“ > „Steuererklärung einreichen“.

   • Gehen Sie zum Abschnitt „Steuererklärung einreichen “ in den Unterlagen des Kunden und klicken Sie auf „Neue Steuererklärung einreichen“.

   • Open the job card from your pipeline or Workflow > Jobs section, click New, and select Tax return delivery from the list

2. Fügen Sie alle erforderlichen Dokumente aus TaxDome von Ihrem Computer hinzu; es werden nur PDF unterstützt.

3. Klicken Sie auf Weiter.

4. Wenn Sie Dateien von Ihrem Computer hochgeladen haben, wählen Sie einen Ordner zum Speichern der Dateien aus und klicken Sie auf „Speichern und fortfahren“.

Schritt 2. Seiten gruppieren

Damit sich Kunden auf das Wesentliche konzentrieren können, können Sie Folgendes festlegen:

a) Highlights. Die wichtigsten Seiten für Ihren Kunden: Zahlungsfristen, besondere Hinweise oder alles andere, worauf er vor der Einreichung achten sollte.

b) Signaturanforderungen. Seiten, die die Signatur des Kunden erfordern.

c) Zahlungsbelege. Seiten, die offizielle IRS oder staatlich ausgestellte Zahlungsbelege enthalten, die Kunden herunterladen und ausdrucken können, um eine Offline-Zahlung vorzunehmen.

Sie können die Seitenzahlen einzeln (z. B. 1, 2) oder als Bereich (z. B. 3–5) eingeben. Ihre Kunden erhalten die ausgewählten Seiten zusammen mit den Zusammenfassungen der Steuererklärung. Das vollständige Steuererklärungsdokument wird ebenfalls zur Verfügung stehen.

Schritt 3. Einleitung hinzufügen

Fügen Sie im Abschnitt „Einleitung“ einige einführende Informationen und kundenorientierte Erläuterungen hinzu, damit Ihr Kunde die Steuererklärung besser versteht. Sie können die Einleitung selbst verfassen oder eine Vorlage verwenden.

Zur Verbesserung der Kundenerfahrung:

• Verwenden Sie Formatierungen: verschiedene Schriftarten, Schriftgrößen, Listen und Links.

• Laden Sie Bilder von Ihrem Computer hoch

• Videos über einen Loom- oder YouTube-Link einbetten (andere Plattformen werden nicht unterstützt)

Schritt 4. Füllen Sie die Zusammenfassung der Steuererklärung aus.

Die Steuererklärung-Zusammenfassung gibt Kunden einen schnellen Überblick über ihre Steuern, Strafen und Rückerstattungen, ohne dass sie die gesamte Steuererklärung durchsehen müssen. Sie hebt wichtige Beträge hervor, sodass Kunden schnell sehen können, was sie schulden, was sie zurückbekommen und wie und wann sie zahlen müssen. So fügen Sie eine Steuererklärung-Zusammenfassung hinzu:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Highlights “ oder „Zahlungsbelege “.

2. Klicken Sie auf das + neben dem gewünschten Zusammenfassungstyp:

   • Steuerschulden
   • Geschätzte Zahlungen
   • Rückerstattungen

Sie können mehrere Einträge desselben Typs hinzufügen, auch für Bundes-, Landes- und Stadtsteuern.

3. Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus.

Für geschätzte Zahlungen und geschuldete Steuern:

• Behörde: Bundes-, Landes- oder Stadtbehörde
• Zahlungsweise
• Steuerschuld oder Gutscheinbetrag
• Strafen und Zinsen (nur für fällige Zahlungen)
• Gutschrift aus dem Vorjahr (nur für fällige Zahlungen)
• Fälligkeitsdatum

Für Rückerstattungen:

• Behörde: Bundes-, Landes- oder Stadtbehörde
• Überzahlung
• Strafen und Zinsen
• Angewendet auf die Steuer des nächsten Jahres

Hinweis

Der zu zahlende Betrag und die zu erhaltenden Rückerstattungen werden automatisch berechnet.

4. Fügen Sie bei Bedarf zu jedem Zusammenfassungstyp einen Kommentar mit Zahlungsanweisungen hinzu.

5. Klicken Sie auf Speichern.

6. Fügen Sie bei Bedarf weitere Zusammenfassungstypen hinzu.

Sie können den Abschnitt weiterhin überprüfen und Änderungen vornehmen . Um die Zusammenfassung zu löschen, klicken Sie auf „Abschnitt entfernen “ oder „Alle entfernen“.

Verfügbare Zahlungsmethoden

Die Zahlungsmethode gibt Kunden Auskunft darüber, wie sie die jeweilige Zahlung vornehmen können. Es stehen fünf Zahlungsmethoden zur Auswahl:

1. Behördenportal. Die Zahlung erfolgt direkt auf der Website der Steuerbehörde. website. Wenn Sie eine Behörde (z. B. einen Bundesstaat) auswählen, stellt TaxDome den Kunden TaxDome einen Link zum Zahlungsportal dieser Behörde

Hinweis

Wir bieten Links zu Zahlungsportalen für Bundes- und die meisten Landessteuerbehörden. Links zu lokalen Behörden sind noch nicht verfügbar.

2. Automatische Abbuchung geplant. Die Zahlung wird am geplanten Datum automatisch vom Konto des Kunden abgebucht. Eine manuelle Zahlung seitens des Kunden ist nicht erforderlich.

3. Die Firma wird sich darum kümmern. Sie werden die Zahlung im Namen des Kunden abwickeln.

4. NurOnline . Der Kunde muss über ein online bezahlen, jedoch nicht unbedingt über die Website einer Steuerbehörde. website.

5. Nur EFTPS. Die Zahlung muss über das IRSfür elektronische Steuerzahlungen (EFTPS) erfolgen.

Schritt 5. Zahlungserinnerungen einrichten

Wenn Sie möchten, dass Ihr Kunde eine Benachrichtigung über ausstehende Zahlungen erhält, aktivieren Sie nach dem Erstellen einer Steuerzusammenfassung die Option „Automatische Zahlungserinnerungen senden “.

Ihr Kunde erhält 14 Tage vor Ablauf der Zahlungsfrist eine Erinnerung. Liegt das Zahlungsziel weniger als zwei Wochen in der Zukunft, wird die Erinnerung unmittelbar nach dem Versand der Steuererklärung versandt.

Sie können den status der Erinnerung status der Seite „Steuererklärung senden“ innerhalb des gesendeten Dokuments überprüfen.

Schritt 6. Signatur anfordern

Um Ihren Kunden ein reibungsloses End-to-End-Erlebnis zu bieten, fügen Sie Ihre Signatur ein Signatur fügen Sie Signatur direkt in die Steuererklärung ein. To do :

1. Klicken Sie auf „Signaturanfragen“. Der Einfachheit halber werden in diesem Abschnitt nur die Seiten angezeigt, die Sie im Abschnitt „Gruppenseiten für die Kundenauslieferung “ angegeben haben.

2. Unterzeichner auswählen. Sie können Kontakte auswählen, die mit dem Konto verknüpft sind und Zugriff auf das Portal haben .

3. Ziehen Sie das Signatur per Drag & Drop. Bewegen Sie den Mauszeiger bei Bedarf über eine der Feldecken und ändern Sie die Größe des Feldes. Sie können auch KBA anfordern.

Hinweis

Wenn Sie sich für die Verwendung KBA entscheiden, werden Ihnen die Versuche jedes Unterzeichners, ein Signatur mit KBA auszufüllen, in Rechnung gestellt. Erfahren Sie mehr über KBA .

Hinweis

Die Übermittlung der Steuererklärung löst keine automatischen Signatur aus. Um Kunden über ausstehende Aktionen zu benachrichtigen, richten Sie Folgendes ein: Erinnerungen für das gesamte Lieferpaket beim Versand.

Schritt 7. Steuererklärung mit Rechnung verknüpfen

Sie können Rechnungen direkt an Ihre Steuererklärung anhängen, um sicherzustellen, dass Kunden bezahlen, bevor sie auf das Dokument zugreifen können. Dies schafft ein nahtloses Erlebnis, bei dem Kunden bezahlen, überprüfen und Anmelden Schritt Anmelden , sodass Sie Zahlungen schneller erhalten.

Hinweis

Wenn Sie eine Steuererklärung mit einer Rechnung verknüpft haben, kann der Kunde diese erst nach Abschluss der Zahlung einsehen oder herunterladen. Erfahren Sie mehr über das Sperren von Dokumenten für Rechnungen .

Um Ihrer Steuererklärung eine Rechnung hinzuzufügen:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Rechnung “.

2. Klicken Sie auf den Link „Rechnung“.

3. Wählen Sie eine Rechnung aus den bereits an den Kunden gesendeten Rechnungen aus oder erstellen Sie eine neue Rechnung .

4. Klicken Sie auf Speichern.

Lieferpaket überprüfen und an Kunden senden

Sobald Sie eine Steuererklärung erstellt haben , wird das Dokument unter der Registerkarte „Dokumente” im Abschnitt „Steuererklärung” angezeigt. Sie können es überprüfen und Änderungen vornehmen. Die Steuererklärung ist für den Kunden jedoch erst sichtbar, wenn Sie sie versenden. So geht's:

1. Klicken Sie auf einer beliebigen Seite des Erstellungsprozesses für die Steuererklärung auf „An Kunden senden “.

2. Überprüfen Sie die enthaltenen Abschnitte.

3. Richten Sie automatische Erinnerungs-E-Mails für das gesamte Lieferpaket ein, um Kunden dazu anzuregen, das Paket zu bewerten: Wählen Sie die Anzahl der Erinnerungen und den Abstand zwischen ihnen. Sie können Erinnerungen jederzeit überprüfen und bearbeiten .

4. Fügen Sie eine Nachricht hinzu, wenn Sie möchten. Der Kunde erhält sie per E-Mail.

5. Klicken Sie zur Bestätigung erneut auf „An Kunden senden “.

Ansicht des Kunden

Sobald Sie die Steuererklärung versendet haben, können Kunden das Versandpaket einsehen und alle ihre Steuerzahlungen im Abschnitt Steuerübersicht finden.

Paket zur Einreichung der Steuererklärung

Der Kunde sieht die Steuererklärung in seiner Aufgabenliste auf der homepage. Wenn Sie das Dokument mit einer Rechnung verknüpft haben , wird eine Karte „Zahlung ausstehend“ angezeigt.

Nach der Zahlung (falls erforderlich) können Kunden ihre Steuererklärung Schritt für Schritt überprüfen:

1. Lesen Sie die Einleitung (falls vorhanden).

2. Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Steuererklärung zusammen mit den spezifischen Seiten, die Sie im Abschnitt „Gruppenseiten für die Kundenlieferung“ ausgewählt haben.

3. Unterschreiben Sie das Dokument.

Steuerübersicht

Kunden sehen alle eingereichten Steuererklärungen im Abschnitt „Steuerübersicht“ ihres Portals. In jeder Steuererklärung finden sie Zahlungsbeträge mit wichtigen Details, Links zu Behördenportalen für online und die spezifischen Gutscheinseiten, die Sie für Offline- oder Bankzahlungen ausgewählt haben. Kunden können Zahlungen als bezahlt und Rückerstattungen als erhalten markieren und unterschriebene Steuererklärungen herunterladen, sobald diese verfügbar sind.

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