Dokumente (Basic): Manuell oder automatisch hochladen
Für das Hochladen von Dokumenten auf TaxDome gibt es zahlreiche Möglichkeiten: Sie können sie per Drag-and-Drop hochladen, eine Zip-Datei verwenden, die automatisch entpackt wird - und vieles mehr.
Dokumente können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied hochgeladen werden, das Zugang zu einem Konto hat oder Dokumente verwalten Zugriffsrechte hat. Lesen Sie weiter, um alle Ihre Upload-Optionen zu entdecken.
Hier finden Sie folgende Informationen:
- Wie man Dokumente hochlädt
- Zugriffsebenen und Sichtbarkeit von Dokumenten
- Hochladen von Ordnern
- Hochladen von Zip-Dateien
- Was Kunden sehen, wenn Sie ihnen Dokumente schicken
Wie man Dokumente hochlädt
Es gibt viele Möglichkeiten zum Hochladen; wählen Sie, was für Sie am besten funktioniert:
- Klicken Sie oben links auf Neu.
- Ziehen Sie die Dokumente oder Ordner von Ihrem Desktop auf die Registerkarte Dokumente / Zuletzt verwendet auf der Seite Dokumente und legen Sie sie an einer beliebigen Stelle auf dem Bildschirm ab. Sie können sie auch an einer beliebigen Stelle innerhalb der Registerkarte " Dokumente" für das Konto ablegen oder sie einfach in einem bestimmten Ordner oder Unterordner ablegen, um Dokumente dorthin hochzuladen.
- Klicken Sie auf Dokumente hochladen oder Ordner hochladen auf der Registerkarte Dokumente auf der Seite Dokumente oder auf der Registerkarte Dokumente für das Konto.
- Verwenden Sie die TaxDome Desktop App.
- Verwenden Sie TaxDome Drive.
- Mobile App verwenden.
- Laden Sie sie mit Hilfe von Ordnervorlagen und Automatisierungen in pipelines hoch.
1. Klicken Sie oben links auf Neu, wählen Sie Dokument aus dem Slide-out oder klicken Sie auf Dokumente hochladen auf der Registerkarte Dokumente auf der Seite Dokumente oder auf der Registerkarte Dokumente für das Konto und wählen Sie dann die Dateien aus, die Sie von Ihrem Computer hochladen möchten. Um mehrere Dateien aus einem Ordner auszuwählen, drücken Sie die Strg- oder Umschalttaste auf Ihrer Tastatur.
2. Gehen Sie zu dem Konto, in das Sie die Dateien hochladen möchten.
3. Wählen Sie, wohin Sie hochladen möchten. Für jedes Dokument und jeden Ordner gibt es sichtbare Symbole zur einfachen Identifizierung.
4. Klicken Sie zum Abschluss auf Hochladen . Wenn Sie in einen Ordner der obersten Ebene hochladen, auf den der Kunde zugreifen kann , oder auf den der Kunde zugreifen und ihn bearbeiten kann (weitere Informationen finden Sie hier), können Sie einige hilfreiche Einstellungen aktivieren (siehe unten).
Denken Sie daran:
- Einige Dateitypen werden nicht erkannt (weitere Informationen finden Sie hier).
- Die maximale Upload-Größe beträgt 300 MB.
- Um das Hochladen abzubrechen, während es läuft, klicken Sie auf das x.
- Es ist nicht möglich, Dokumente in einen versiegelten Ordner hochzuladen.
Zusätzliche Einstellungen beim Hochladen
Wenn Sie Dokumente in einen Ordner der obersten Ebene hochladen, auf den ein Kunde zugreifen kann oder auf den ein Kunde zugreifen und ihn bearbeiten kann (weitere Informationen finden Sie hier), können Sie einige hilfreiche Einstellungen aktivieren. Sie können sie entweder für alle hochgeladenen Dokumente oder nur für einige einschalten.
Im Folgenden finden Sie weitere Informationen zu den nummerierten Artikeln:
1. Kunden benachrichtigen: Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten alle Kontakte, die mit dem Konto verknüpft sind und Benachrichtigungen aktiviert haben (weitere Informationen finden Sie hier), eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie etwas hochladen.
2. Für Kunden als gelesen markieren: Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Dokumente hochgeladen, aber für den Kunden nicht als neu markiert; er erhält dann keine Benachrichtigung darüber. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie einen Kunden zum ersten Mal auf TaxDome verschieben.
3. Follower benachrichtigen, wenn ein Kunde ein Dokument öffnet: Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten alle Teammitglieder mit Kontozugriff und aktivierten Benachrichtigungen für Dokumente eine Benachrichtigung per E-Mail und in ihren Inbox+ wenn der Kunde das Dokument zum ersten Mal öffnet. (Weitere Informationen zur Zuweisung von Teammitgliedern zu Konten finden Sie hier).
4. Genehmigung des Kunden anfordern: Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn das Hochladen in einen Ordner der obersten Ebene mit der Zugriffsstufe " Kunde kann sehen" erfolgt (weitere Informationen finden Sie hier ).
5. Erinnerungen: Schaltet die Kundenerinnerungen über die beantragte Genehmigung ein (Details finden Sie in unserem Artikel über Erinnerungen).
6. Beschreibung hinzufügen: Geben Sie Details über das Dokument ein. Wird für jedes Dokument gleich sein, wenn Sie mehrere auf einmal hochladen, kann aber individuell bearbeitet werden.
7. Dokument für unbezahlte Rechnung sperren : Damit können Sie ein Dokument hochladen, so dass der Kunde sieht, dass es verfügbar ist, es aber nicht ansehen oder herunterladen kann, bis er für die Arbeit bezahlt hat (weitere Informationen finden Sie hier).
8, 9. Aufträge: Verknüpfen Sie das Dokument mit Aufträge. Hier finden Sie weitere Informationen zum Verknüpfen von Dokumenten.
Auswählen zusätzlicher Einstellungen für einzelne Dateien
Wenn Sie mehrere Dokumente in ein Konto hochladen, möchten Sie vielleicht für jede Datei andere Einstellungen wählen. Sie möchten z. B. die Genehmigung eines Kunden für ein Dokument einholen und ein anderes Dokument für eine Rechnung sperren. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie oben rechts auf Einzeln einrichten . Diese Einstellungsoption wird nur angezeigt, wenn Sie zwei oder mehr Dateien hochladen.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts neben der Datei und wählen Sie dann die Einstellungen aus.
3. Klicken Sie auf Speichern, und wiederholen Sie den Vorgang für jede Datei. Dokumente mit hinzugefügten Einstellungen werden zur leichteren Identifizierung mit farbcodierten status Tags versehen(Ausstehende Genehmigung, Ausstehende Zahlung, Verfolger benachrichtigen, Als gelesen markieren oder Kunden benachrichtigen).
4. Klicken Sie zum Abschluss auf Hochladen.
Hochladen von ganzen Ordnern
Um ganze Ordner hochzuladen, wählen Sie den Weg, der für Sie am besten geeignet ist:
- Ziehen Sie Ordner von Ihrem Computer auf die Registerkarte Dokumente / Zuletzt verwendet auf der Seite Dokumente und legen Sie sie an einer beliebigen Stelle auf dem Bildschirm ab. Sie können sie auch an einer beliebigen Stelle innerhalb der Registerkarte " Dokumente" für das Konto ablegen oder sie einfach in einem bestimmten Ordner oder Unterordner ablegen, um dort Ordner hochzuladen.
- Klicken Sie aufOrdner hochladen in der Registerkarte Dokumente auf der Seite Dokumente oder in der Registerkarte Dokumente für das Konto.
- Klicken Sie oben links auf Neu, und wählen Sie dann Ordner aus dem Schiebefenster.
Denken Sie daran:
- Dateien, die nicht erkannt werden, können nicht hochgeladen werden.
- Ihre Ordnerstruktur wird übernommen. Alle Dokumente werden in dem ausgewählten Ordner TaxDome in ihren ursprünglichen Ordnern abgelegt.
Hochladen einer Zip-Datei
ZIP-Dateien sind eine gute Möglichkeit, mehrere Dokumente auf einmal hochzuladen. TaxDome ermöglicht das Hochladen von ZIP-Dateien mit einer Größe von bis zu 300 MB. Sie werden genauso hochgeladen wie andere Dateien. Sobald jedoch eine Zip-Datei hochgeladen wurde:
- Die Zip-Datei wird automatisch entpackt.
- Nicht erkannte Dateitypen können nicht hochgeladen werden.
- Die Ordner in der Zip-Datei werden nicht auf TaxDome repliziert, so dass Sie neue Ordner erstellen müssen, um die Dokumente zu organisieren.
- Die ursprüngliche Zip-Datei, die Sie hochgeladen haben, wird automatisch gelöscht.
Was Kunden sehen, wenn Sie ihnen Dokumente schicken
Kunden können auf Dokumente zugreifen, die Sie in den Ordner " Kunden können sehen" hochgeladen haben.
Sie können sie öffnen...
- ...indem Sie auf die Seite Dokumente gehen.
- ...indem Sie auf den Link in ihrer automatischen E-Mail-Benachrichtigung klicken.
- ...durch Anklicken der Benachrichtigung auf ihrer dashboard.
Zugriff auf eine schreibgeschützte Ansicht des Kundenportals, um TaxDome von der Seite des Kunden aus zu sehen.
Tipp: Besuchen Sie die TaxDome Academy für unsere umfassenden Kurse, die Spaß machen.