Ordner-Vorlagen (Basic): Erstellen & Anwenden

Ordnervorlagen rationalisieren den Prozess der Erstellung von Ordnersätzen zur Organisation Ihrer Kundendokumente. Halten Sie Ordnervorlagen bereit, die Sie schnell auf neue und bestehende Konten anwenden können. Sie können sogar sehr proaktiv sein und die Dokumente und Formulare, die Ihre Kunden benötigen, in die Ordner einfügen.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Standard-Ordner-Vorlagen

Wenn Sie neue Konten zu TaxDome hinzufügen (manuell oder durch Import), erhält jedes automatisch eine Ordner-Vorlage mit dem Namen Standard-Steuerjahre.

Sie sollten entweder die Standardordnervorlage bearbeiten oder einen neuen Ordner erstellen, den Sie als Standardordner festlegen, damit Sie die gewünschte Ordnerstruktur für die Dokumente der Kundenkonten haben. Sowohl Firmeninhaber als auch Administratoren haben Zugriff auf to do .

Es gibt drei Möglichkeiten, die Standard-Ordnervorlage zu verwenden:

  • Bearbeiten Sie die Vorlage Standard-Steuerjahre: Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen, wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen, gehen Sie auf Ordner und klicken Sie dann auf Standardsteuerjahre. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage vor, indem Sie Ordner und Unterordner bearbeiten, löschen und hinzufügen. Klicken Sie auf Speichern & Beenden , wenn Sie fertig sind.
  • Erstellen Sie eine neue Ordnervorlage, die Sie als Standardvorlage verwenden möchten: Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Einstellungen, wählen Sie die Registerkarte Firmeneinstellungen und wählen Sie dann im Abschnitt Standard-Ordnervorlage die Vorlage aus, die Sie als Standard verwenden möchten. Klicken Sie auf Speichern & Beenden.

Wenn Sie die Vorlage bearbeiten, können Sie die Änderungen beibehalten und mit der Bearbeitung fortfahren, indem Sie auf Speichern klicken.

  • Neue Konten ohne Standard-Ordnervorlagen erstellen: Gehe zu "Einstellungen", wählen Sie die Firmeneinstellungen und klicken Sie dann auf die Registerkarte x im Standard-Ordner-Vorlage Abschnitt. Klicken Sie auf . SPEICHERN.

Tipp

Hinweis: Ein neues Konto hat immer einen Ordner für vom Kunden hochgeladene Dokumente auf der obersten Ebene. Weitere Informationen über Sichtbarkeitseinstellungen und Zugriffsebenen (wer kann die Dokumente in einem Ordner sehen und/oder bearbeiten) finden Sie hier.

Erstellen von Ordnervorlagen

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Ordnervorlagen werden von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Vorlagen erstellt.

1. Um eine Ordnervorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen, wählen Sie die Registerkarte Vorlagen, öffnen Sie die Unterregisterkarte Ordner und klicken Sie dann auf VORLAGE ERSTELLEN.

Sie können auf diese Seite auch zugreifen, indem Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Pipeline die Vorlage Ordner anwenden Automatisierung hinzufügen und dann auf Neue Vorlage klicken.

2. Als nächstes erstellen Sie eine Ordnerstruktur. Im Fenster " Ordnervorlage erstellen " sehen Sie drei Ordner der obersten Ebene(vom Kunden hochgeladene Dokumente, mit dem Kunden geteilte Firmendokumente und Privat). Sie können diese umbenennen, bearbeiten und löschen und so viele Ordner der obersten Ebene erstellen, wie Sie benötigen.

Ihre Optionen im Fenster Ordnervorlage erstellen:

  • Erstellen Sie einen neuen Ordner der obersten Ebene: Klicken Sie auf Ordner erstellen, benennen Sie den Ordner, wählen Sie die Datenschutz-/Zugriffsstufe(Privat, Kunde kann sehen oder Kunde kann sehen und bearbeiten) und klicken Sie dann auf Senden. Lesen Sie hier mehr über Datenschutzstufen.
  • Erstellen Sie einen Unterordner: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem übergeordneten Ordner, klicken Sie auf Neuer Ordner, benennen Sie den Ordner und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
  • Ändern Sie die Sichtbarkeit eines Ordners der obersten Ebene: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner, klicken Sie auf Bearbeiten, wählen Sie die Datenschutz-/Zugriffsstufe und klicken Sie dann auf Speichern.
  • Benennen Sie einen Ordner/Unterordner um: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner, klicken Sie auf Bearbeiten, benennen Sie den Ordner und klicken Sie dann auf Speichern.
  • Löschen von Ordnern: Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Ordner und dann auf Löschen.

3. Sie können nun Dokumente und Formulare zu Ordnern hinzufügen. Wenn Sie möchten, dass Kunden bestimmte Dokumente erhalten, fügen Sie diese zu den Ordnern hinzu. Ziehen Sie sie per Drag-and-Drop oder klicken Sie auf Dokumente hochladen. Sie können auch mehrere Dokumente aus einem Ordner hochladen, indem Sie auf Ordner hochladen klicken (weitere Informationen darüber, wie TaxDome Ordner verarbeitet, finden Sie hier).

Fügen Sie den verschiedenen Ordnern der obersten Ebene so viele Dokumente wie nötig hinzu. Fügen Sie zum Beispiel Buchhaltungs-, Buchführungsoder Steuervorlagen in den Ordner Privat Ordner und eine Dienstleistungsvereinbarung in den Ordner mit Der Kunde kann einsehen löschen.

Tipp

Hinweis: Dokumente können von einem Firmeneigentümer, Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten zu Ordnern hinzugefügt werden Dokumente verwalten.

4. Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, oder auf Speichern, um Ihre Änderungen zu behalten und die Bearbeitung der Vorlage fortzusetzen.

Anwenden von Ordnervorlagen

Jetzt, wo Sie eine Ordnervorlage erstellt haben, wie geht es weiter?

  • Um eine Ordnervorlage anzuwenden, müssen Sie Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten.

  • Sie können Ordnervorlagen manuell anwenden, während Sie ein Konto erstellen oder eine Kundenliste in TaxDomeimportieren.

  • Ordnervorlagen können sowohl auf neue als auch auf bestehende Konten angewendet werden.

  • Nachdem Sie eine Ordnervorlage angewendet haben, können Sie immer noch Änderungen an der Ordnerstruktur vornehmen. To do Gehen Sie dazu während des Hochladens von Dokumenten in den Bereich Dokumente oder in die Baumansicht.

Was passiert, wenn Sie eine Ordner-Vorlage auf ein Konto anwenden?

  • Wenn die Ordner und Dokumente bereits im Kundenkonto vorhanden sind, werden sie nicht dupliziert, wenn eine Ordnervorlage diese enthält.
  • Wenn es im Kundenkonto Ordner und Dokumente gibt, die in der Vorlage fehlen, bleiben sie an ihrem Platz.
  • Wenn es in der Vorlage Ordner und Dokumente gibt, die im Kundenkonto fehlen, werden diese erstellt.
  • Wenn Sie den Ordner " Vom Kunden hochgeladene Dokumente " in der Vorlage umbenennen, wird er auch im Kundenkonto umbenannt.
  • Wenn Sie mehrere Dienstleistungen für denselben Kunden erbringen, können Sie mehrere Vorlagen nacheinander anwenden, und die im Kundenkontoprofil fehlenden Ordner und Dokumente werden erstellt.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ordnervorlagen anzuwenden:

Eine Ordnervorlage auf ein Konto anwenden

1. Öffnen Sie auf der Seite " Dokumente" des Kundenkontos die Registerkarte " Dokumente" und klicken Sie dann auf " Ordnervorlage anwenden".

2. Klicken Sie in das Feld Ordnervorlage, um eine Vorlage aus dem Dropdown-Menü auszuwählen (z. B. Neue Kunden), und klicken Sie dann auf Übernehmen , um die Ordnerstruktur für das ausgewählte Konto zu ändern.

Eine Ordnervorlage auf mehrere Konten anwenden

1. Gehen Sie zu Kunden, markieren Sie die Kontrollkästchen der Konten, auf die Sie die Ordnervorlage anwenden möchten, klicken Sie auf die drei Punkte links neben Weitere Aktionen in der Menüleiste und dann auf Ordnervorlage anwenden.

2. Fügen Sie bei Bedarf weitere Konten hinzu, indem Sie einen Namen, eine ID oder eine E-Mail-Adresse in das Suchfeld eingeben.

3. Klicken Sie in das Feld Ordnervorlage , um eine der Vorlagen aus dem Dropdown-Menü auszuwählen (z. B. Neue Kunden), und klicken Sie dann auf Übernehmen , um die Ordnerstruktur für die ausgewählten Konten zu ändern.

Ordnervorlagen auf Konten anwenden über Automatisierung

Speichern

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Ordnervorlagen können mit Hilfe von Automatisierungen innerhalb einer Pipeline hinzugefügt werden. Wenn ein Auftrag für einen Kunden zu einer neuen Stufe in der Pipeline wechselt, wird auf diese Weise automatisch eine neue Ordnerstruktur auf sein Konto angewendet. So geht's:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie Pipelines und klicken Sie dann auf den Namen der Pipeline oder auf Pipeline.

2. Wählen Sie die Stufe , zu der Sie die Automatisierung hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link Automatisierungen hinzufügen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Ordnervorlage anwenden.

3. Klicken Sie in das Feld Ordnervorlage anwenden, wählen Sie die Vorlage im Menü aus und klicken Sie dann auf Speichern , um die Änderungen zu übernehmen. Sobald Automatisierung hinzugefügt wurde, können Sie es auf der Pipeline-Seite sehen, indem Sie auf das Symbol Automatisierung über Stufe klicken.

Sobald ein Auftrag zu einem Stufe mit einer Ordner-Vorlage Automatisierung verschoben wird, erscheint ein Pop-up-Fenster, das anzeigt, dass der Automatisierung ausgelöst werden soll. Wenn Sie nicht möchten, dass automatisch Ordner erstellt werden, deaktivieren Sie die Aktion und klicken Sie dann auf Verschieben.

Ordnervorlagen auf neue Konten anwenden

Sie können eine benutzerdefinierte Ordnervorlage anwenden, wenn Sie neue Konten manuell oder per Import erstellen.

Wenn Sie möchten, dass eine bestimmte Vorlage automatisch angewendet wird, legen Sie diese als Standard fest. Auf diese Weise wird sie auf alle neuen Konten angewendet, die manuell oder per Import erstellt werden.

Bearbeiten von Ordnervorlagen (Hinzufügen eines neuen Unterordners für das Steuerjahr usw.)

Nehmen Sie jetzt an unseren Online-Schulungen in der TaxDome Akademie teil und erfahren Sie alles über TaxDome.

1. Um Änderungen an einer Vorlage vorzunehmen, gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste auf Einstellungen und wählen Sie dann in der Menüleiste Vorlagen . Navigieren Sie zu Ordner und klicken Sie dann auf den Namen der Ordnervorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Ordnervorlage vor und klicken Sie auf Speichern & Beenden. Sie können Ordner an jedem der drei Speicherorte hinzufügen oder löschen(Privat, mit dem Kunden geteilte Firmendokumente und vom Kunden hochgeladene Dokumente).

Tipp

Hinweis: Die Änderungen, die Sie an einer Ordnervorlage vornehmen, werden an anderer Stelle nicht übernommen. Sie müssen die aktualisierte Vorlage auf das Profil des Kundenkontos anwenden, um die Änderungen zu sehen. Und zuvor erstellte Ordner werden nicht gelöscht.

Löschen von Ordnervorlagen

Entfernen Sie eine Ordnervorlage, wenn Sie sie nicht mehr benötigen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Ordner-Vorlage, wählen Sie Löschen aus der Dropdown-Liste und bestätigen Sie mit LÖSCHEN . Alle Ordnerstrukturen, die für Ihre Konten mit dieser Vorlage erstellt wurden, bleiben erhalten.

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