Erstellen und Anwenden von Ordnervorlagen

Folder templates let you create reusable folder structures for organizing client documents—including any files and forms clients will need. Apply them to new or existing accounts manually or through pipeline automations .

Erstellen von Ordnervorlagen

Hinweis

Ordnervorlagen können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder jedem Teammitglied mit der Zugriffsberechtigung „Vorlagen verwalten“ erstellt werden .

1. Um eine Ordner-Vorlage zu erstellen, gehen Sie zu Vorlagen > Feste Vorlagen in der linken Menüleiste, öffnen Sie die Unterregisterkarte Ordner und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Oder greifen Sie auf diese Seite zu, indem Sie die Ordnervorlage „Anwenden“ hinzufügen Automatisierung beim Erstellen oder Bearbeiten eines pipeline und klicken Sie dann auf Neue Vorlage .

Eine Beschreibung der einzelnen Felder und Optionen finden Sie unter „Referenz zu den Feldern der Ordnervorlage“.

Ordnervorlagen anwenden

Durch das Anwenden einer Ordnervorlage wird die Ordnerstruktur der Vorlage in einem Kundenkonto erstellt – es werden nur Ordner hinzugefügt, die im Konto noch fehlen; vorhandene Ordner und Dokumente bleiben an ihrem Platz.

Hinweis

Um eine Ordnervorlage anzuwenden, müssen Sie Firmeninhaber, Administrator oder ein beliebiges Teammitglied mit der Dokumente verwalten Zugriffsrecht .

Auf ein Konto

1. Öffnen Sie auf der Seite „Dokumente“ des Kundenkontos die Registerkarte „Dokumente“ und klicken Sie dann auf „Ordnervorlage anwenden“.

   

2. Klicken Sie auf das Feld „Ordnervorlage“, wählen Sie eine Vorlage aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie dann auf „Übernehmen“.

   

Auf mehrere Konten

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Kunden > Konten “.

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Konten, auf die Sie die Vorlage anwenden möchten.

3. Klicken Sie auf die drei Punkte links neben „Weitere Aktionen“ und dann auf „Ordnervorlage anwenden“.

4. Fügen Sie bei Bedarf weitere Konten hinzu, indem Sie einen Namen, ID oder eine E-Mail-Adresse in das Suchfeld eingeben.

5. Klicken Sie auf das Feld „Ordnervorlage“, wählen Sie eine Vorlage aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie dann auf „Übernehmen“.

   

Zu neuen Konten

Sie können eine benutzerdefinierte Ordnervorlage anwenden, wenn Sie neue Konten manuell oder per Import anlegen .

Über Automatisierung

To apply folder templates automatically when a job enters a pipeline stage, see Apply folder templates automatically .

Hinweis

Das Anwenden einer Vorlage bewirkt nicht update die Datenschutzstufen von Ordnern, die bereits im Client-Konto vorhanden sind. Alle neuen Konten enthalten zudem eine fest codierte oberste Ebene Vom Kunden hochgeladene Dokumente Ordner mit dem Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugriffsebene – wird unabhängig von der Vorlage immer hinzugefügt. Wird dieser Ordner in einer Vorlage oder in einem Kundenkonto umbenannt, wird er beim Anwenden von Vorlagen nicht als derselbe Ordner erkannt. Damit Ordner zusammengeführt werden können, müssen sowohl der Name als auch die Zugriffsebene exakt übereinstimmen.

Standardordnervorlage festlegen

Wenn Sie neue Konten zu TaxDome hinzufügen TaxDome manuell oder per Import), wird für jedes Konto automatisch eine Ordnervorlage mit dem Namen „Standard-Steuerjahre“ erstellt. Kanzleiinhaber und Administratoren können dies auf drei verschiedene Arten ändern.

Vorlage „Standard-Steuerjahre“ bearbeiten

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf „Vorlagen“ > „Kanzlei-Vorlagen “.
2. Öffnen Sie die Registerkarte „Ordner “ und klicken Sie dann auf „Standardsteuerjahre“.
3. Bearbeiten, löschen oder fügen Sie nach Bedarf Ordner und Unterordner hinzu.
4. Klicken Sie auf „Speichern und beenden“.

Eine andere Vorlage als Standard festlegen

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen .
2. Wählen Sie im Abschnitt „Standardordnervorlage “ die gewünschte Vorlage aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Standard-Ordnervorlage deaktivieren

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen .
2. Klicken Sie im Abschnitt „Standard-Ordnervorlage “ auf „X “.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten von Ordnervorlagen (Hinzufügen eines Unterordners "Neues Steuerjahr" usw.)

1. Um Änderungen an einer Vorlage vorzunehmen, gehen Sie im Seitenmenü zu Vorlagen > Kanzlei-Vorlagen. Gehen Sie zu „Ordner“ und klicken Sie dann auf den Namen der Ordnervorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Ordnervorlage vor und klicken Sie auf „Speichern & Beenden“, um die Vorlage fertigzustellen – mit der Option „Speichern“ werden Ihre Änderungen übernommen, die Vorlage bleibt jedoch für weitere Bearbeitungen geöffnet. Sie können an jedem der drei Speicherorte (Privat, Mit dem Kunden geteilte Kanzleidokumente und Vom Kunden hochgeladene Dokumente) Ordner hinzufügen oder löschen.

Eine Beschreibung der einzelnen Felder finden Sie unter „Referenz zu den Feldern der Ordnervorlage“.

Hinweis

Die Änderungen, die Sie an einer Ordnervorlage vornehmen, werden nicht an anderer Stelle wiedergegeben. Sie müssen die aktualisierte Vorlage auf das Profil des Kundenkontos anwenden, um die Änderungen zu sehen. Und zuvor erstellte Ordner werden nicht gelöscht.

Ordnervorlagen löschen

So entfernen Sie eine Ordnervorlage:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Ordnervorlage.

2. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Löschen“ aus.

3. Klicken Sie erneut auf „Löschen“, um den Vorgang zu bestätigen.

Alle Ordnerstrukturen, die bereits anhand dieser Vorlage erstellt wurden, bleiben erhalten.

Teilen Sie

Link kopiert