Elektronische Signaturen für Dokumente – eine Erklärung

Mit den elektronischen Signaturen in TaxDome Kunden Formulare, Verträge und Steuererklärungen von jedem Gerät aus unterzeichnen – rechtsverbindlich und ohne den Umweg über „Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden“. Die gleiche E-Signatur-Engine funktioniert in zwei Bereichen: bei Dokumenten und bei Steuererklärungspaketen.

Elektronische Signaturen im Überblick

Elektronische Signaturen sind in den USA, Kanada, Europa und Australien seit Anfang der 2000er Jahre gesetzlich anerkannt. EineSignatur genauso rechtsgültig wie eine handschriftliche Signatur, doch müssen Kunden keine Zeit aus ihrem vollen Terminkalender opfern, um ein Dokument auszudrucken, zu unterschreiben, zu kopieren und per Post zurückzusenden. Stattdessen unterzeichnen sie Dokumente elektronisch und bestätigen Vereinbarungen über ihr TaxDome .

Es gibt zwei Möglichkeiten, elektronische Signaturen für Dokumente auf TaxDome zu verwenden.

• Durch die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten und Formularen können Sie Unterschriften für beliebige PDF anfordern PDF einschließlich offizieller Behördenformulare. Sie können Felder an beliebiger Stelle im Dokument platzieren, QES Identitätsprüfung KBA QES anfordern und Kunden die Unterzeichnung ermöglichen, ohne dass diese sich im Portal anmelden müssen.

• Die elektronische Unterzeichnung von Steuererklärungspaketen nutzt dieselbe Signatur-Engine wie bei der Übermittlung von Steuererklärungen. Kunden durchlaufen einen schrittweisen, geführten Prozess, um Dokumente zu prüfen, zu unterzeichnen und Rechnungen zu bezahlen – alles in einem einzigen Vorgang.

  

So funktioniert die elektronische Signatur

Im Allgemeinen ist der Workflow für die elektronische Signatur workflow wie folgt:

1. Bereiten Sie das Dokument vor – laden Sie eine PDF einen Ordner hoch, auf den der Kunde zumindest Zugriff hat, oder erstellen Sie einen Entwurf für die Steuererklärung.

2. Unterzeichner hinzufügen und Felder einfügen – wählen Sie Unterzeichner aus der verknüpften Kontaktliste aus, fügen Sie Dritte per E-Mail hinzu.

3. Wählen Sie eine Signatur aus – aktivieren Sie KBA, QES AdES eine zusätzliche Verifizierung erforderlich ist. Andernfalls wird standardmäßig eine einfache elektronische Signatur verwendet.

4. Die Anfrage senden – der Kunde erhält eine E-Mail und eine Benachrichtigung im Portal.

5. Kunden unterschreiben – Kunden klicken auf Signatur im Portal, in der mobilen App oder im E-Mail-Link, führen die erforderlichen Verifizierungsschritte durch und bestätigen.

6. Verfolgen Sie den Fortschritt – überwachen Siestatus laden Sie das signierte Dokument mit einer Abschlussbestätigung herunter, sobald alle Beteiligten unterschrieben haben.

Signaturverfahren

TaxDome vier Signatur , die jeweils unterschiedliche rechtliche Gültigkeit und Verifizierungsanforderungen aufweisen:

• Einfache elektronische Signatur – die Standardmethode. Der Kunde tippt oder zeichnet seine Signatur ein; TaxDome die Identität des Unterzeichners und den Zeitstempel im Prüfpfad
• Wissensbasierte Authentifizierung (KBA) — erforderlich für IRS Formular 8879. Der Kunde beantwortet vor der Unterzeichnung fünf Fragen zur Identitätsprüfung, die aus öffentlichen Verbraucherdaten generiert werden. Verfügbar für US-Kunden mit einer SSN
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES) — eIDAS-konforme Signatur dem höchsten rechtlichen status der EU, gleichwertig mit einer handschriftlichen Signatur. Der Kunde verifiziert seine Identität vor der Unterzeichnung über einen qualifizierten Vertrauensdienstleister
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (AdES) – derselbe Ablauf wie bei der qualifizierten elektronischen Signatur ( QES ohne qualifiziertes Zertifikat. Rechtlich weniger bindend als QES , wird QES in den meisten EU-Kontexten akzeptiert

KBA AdES kostenpflichtige Signaturen – die Kosten werden vom Firmenkonto abgebucht .

Zugriff und Berechtigungen

Der Zugriff auf die elektronische Signatur hängt davon ab, was unterzeichnet wird und wer unterzeichnet:

• Unternehmensseite – Firmeninhaber und Administratoren können für jedes Dokument eine elektronische Signatur anfordern. Teammitglieder benötigen die Dokumente verwalten sowie das Recht, das Firmenguthaben zu belasten, falls KBA, QES AdES Einsatz AdES
• Auf der Client-Seite – nur Kontakte, die mit dem Konto verknüpft sind und über eine Unterzeichnungsberechtigung verfügen, können Dokumente unterzeichnen. Die Dokumente müssen sich in einem Ordner befinden, für den der Client die Zugriffsrechte „Anzeigen“ oder „Anzeigen und bearbeiten“ hat, damit er sie sehen kann.

Prozesse mit elektronischen Signaturen automatisieren

Häufige Automatisierung :

• Einen Auftrag verschieben, Auftrag eineSignatur abgeschlossenSignatur — Verknüpfen Sie die ausstehende Signatur einerStufe „Automove“ aktiviert ist; der Auftrag , sobald alle Parteien unterschrieben haben
• Aufträge vorziehen, Aufträge die Steuererklärung unterzeichnet ist — Verknüpfen Sie die Übermittlung der Steuererklärung mit einem Auftrag aktivieren Sie „Automove“ auf der Stufe; der Auftrag weitergeleitet, sobald alle erforderlichen Unterschriften vorliegen
• Automatische Erinnerungen versenden — Planen Sie Folge-E-Mails an Kunden, die noch nicht unterschrieben haben, ohne dass Sie ihnen hinterherlaufen müssen

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er über den Erhalt einer Signatur informiert. Ihre Kunden können Signatur auf verschiedene Weise anzeigen und öffnen:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter der Aufgabenliste auf der Startseite oder im Abschnitt " Warten auf eine Aktion". Sie können sie auch direkt auf der Seite Dokumente öffnen.

• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Überprüfen & Unterschreiben.

Wenn Unterzeichner das Dokument ohne Anmeldung unterzeichnen können , ist der E-Mail-Link sieben Tage nach dem Versand gültig.

Wenn Sie eineSignatur mehr als einem Benutzer für ein Konto anfordern (z. B. Ehepartner), sieht jeder Benutzer nur sein eigenesSignatur . Das Dokument verbleibt im Status „Ausstehende E-Signatur status im Unterregister „Signaturen “, bis beide Parteien es unterzeichnet haben.

Wenn ein Kunde zum ersten Mal einen Signatur erhält, wird er aufgefordert, die Erklärung zu elektronischen Signaturen zu lesen und der Verwendung elektronischer Signaturen zuzustimmen.

Um die gesendete Signatur aus Sicht des Kunden anzuzeigen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf .