Signaturen (Basic): Drei Möglichkeiten zur Verwendung von elektronischen Signaturen in TaxDome

Die Verwendung elektronischer Signaturen ermöglicht es den Kunden, wichtige Dokumente und Vereinbarungen, wie z. B. Angebote oder regelmäßige Zahlungen, von ihrem Telefon oder Computer aus zu unterzeichnen, was allen Beteiligten Zeit spart. Elektronische Unterschriften sind genauso rechtsverbindlich wie das Schreiben mit dem Stift auf Papier. Außerdem können Sie elektronische Unterschriften von mehreren Personen für ein und dasselbe Dokument verlangen.

Hier finden Sie folgende Informationen:

E-Signaturen, erklärt

Elektronische Unterschriften sind in den USA, Kanada, Europa und Australien seit den frühen 2000er Jahren gesetzlich anerkannt. Eine elektronische Unterschrift (Signatur ) ist genauso gültig wie eine handschriftliche Unterschrift ( Signatur), aber die Kunden müssen sich nicht die Zeit nehmen, ein Dokument auszudrucken, zu unterschreiben, Kopien anzufertigen und mit der Post zurückzuschicken. Stattdessen unterzeichnen sie Dokumente elektronisch und akzeptieren Vereinbarungen auf ihrem Portal TaxDome .

Es gibt drei Möglichkeiten, elektronische Signaturen auf TaxDome zu verwenden:

Aufforderung an Kunden, ausgefüllte Dokumente und Formulare elektronisch zu unterzeichnen

Hier erfahren Sie, wie Sie elektronische Unterschriften mit unserer Funktion Signatur verwenden können:

1. Laden Sie das Dokument hoch.

2. Gehen Sie zu Dokumente, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts auf der Seite PDF und klicken Sie dann in der Auswahlliste auf Antrag Signatur.

3. Wählen Sie den Unterzeichner manuell in der Liste der Unterzeichner aus, fügen Sie ihn über seine E-Mail-Adresse hinzu oder verwenden Sie eine Signatur Vorlage.

4. Geben Sie an, wo der Kunde seine Signatur hinzufügen muss.

5. Fügen Sie so viele e-Signatur Felder hinzu, wie Sie benötigen, eines für jeden Unterzeichner.

6. Fügen Sie eine individuelle Nachricht für den Kunden hinzu. 

7. Fügen Sie eine beliebige Anzahl von Datums- und Freitextfeldern hinzu, um beliebige Informationen von einem Kunden anzufordern.

8. Fügen Sie Dokumenten Ihre oder die elektronischen Unterschriften Ihrer Teammitglieder hinzu.

So sieht die elektronische Unterschrift für den Kunden aus:

Sobald der Kunde elektronisch unterschrieben hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer E-Mail und Inbox+. Das fertige Dokument ist im Profil des Kundenkontos sichtbar und kann heruntergeladen werden.

Tipp

Hinweis: TaxDome unterstützt derzeit keine elektronischen Signaturen für passwortgeschützte Dokumente.

Kunden auffordern, eine Vereinbarung mit Ihrer Firma elektronisch zu unterzeichnen

Hier erfahren Sie, wie Sie elektronische Unterschriften mit unserer Funktion für Vorschläge verwenden können:

1. Erstellen Sie Angebotsvorlagen für Ihre Vereinbarungen. Sie brauchen das Dokument nicht mit Feldern für elektronische Signaturen zu versehen; eine Anfrage für elektronische Signaturen (Signatur ) und eine Vereinbarung zu den Bedingungen werden automatisch zur Angebotsvorlage hinzugefügt.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Position von Signatur in den Vorschlägen nicht ändern können. Sie befindet sich immer am unteren Rand der Seite.

2. Vorlagen bearbeiten und Angebote an Kunden zur elektronischen Unterzeichnung senden.

3. Alle Kontakte mit einer Unterschriftsberechtigung, die mit dem Konto des Kunden verknüpft sind, werden aufgefordert, den Vorschlag von ihrer Mandantenportal aus elektronisch zu unterzeichnen. Der Vorschlag ist unterzeichnet, wenn alle Parteien ihre elektronischen Unterschriften hinzugefügt haben. Wenn Sie bei der Angebotsannahme eine Rechnung hinzugefügt haben, muss mindestens ein Kontakt seine Zahlungsdaten eingeben, um fortzufahren.

So sieht der Prozess der elektronischen Unterschrift für den Kunden aus:

4. Sobald Ihre Kunden elektronisch unterschrieben haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer E-Mail und Inbox+. Der abgeschlossene Vorschlag ist im Profil des Kundenkontos sichtbar. Wenn Sie auf den Namen des Vorschlags klicken, sehen Sie die Adresse des Kunden Signatur sowie Datum und Zeitstempel.

Tipp

Tipp! Lesen Sie mehr über die Verwendung der Funktion " Vorschläge" zum Versenden von Verlobungsschreiben und Vorschlägen.

Bitten Sie Ihre Kunden um die elektronische Unterzeichnung einer Vereinbarung, die regelmäßige Zahlungen an Ihr Unternehmen vorsieht.

Hier erfahren Sie, wie Sie elektronische Signaturen mit unserer Funktion Wiederkehrende Rechnungen verwenden können:

1. Erstellen Sie eine wiederkehrende Rechnung mit automatischer Zahlungsautorisierung. Sie müssen diese nicht mit e-Signatur Feldern ausstatten; eine e-Signatur Anfrage und eine Zustimmung zu den Bedingungen werden automatisch zu wiederkehrende Rechnung hinzugefügt.

2. Alle Kontakte, die über eine mit dem Kundenkonto verknüpfte Zeichnungsberechtigung verfügen, werden aufgefordert, die wiederkehrende Rechnung von ihrer Mandantenportal aus elektronisch zu unterzeichnen. Allerdings reicht eine einzige Signatur aus, um eine wiederkehrende Rechnung zu akzeptieren.

3. Sobald Ihre Kunden elektronisch unterschrieben haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer E-Mail und Inbox+Die Kreditkarte bzw. das Bankkonto des Kunden wird automatisch nach einem auf wiederkehrende Rechnung angegebenen Zeitplan belastet.

Tipp

Tipp! Lesen Sie mehr darüber, wie Sie wiederkehrende Rechnungen verwenden können.

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