What are pipelines, stages, jobs, tasks

TaxDome Workflow helps you work more efficiently by automating routine processes. It’s built from pipelines, stages, jobs, and tasks—learn how they connect and function together.

Workflow, erklärt

TaxDome Workflow saves time and drives operational efficiency. You can achieve more in less time by setting repeatable processes and automating menial tasks, as well as automating client communications. To align with each of your business processes, Workflow offers you three powerful features, such as pipelines, jobs and tasks.

What’s the difference between pipelines, jobs and tasks? We break it all down by showing you the overall structure of the TaxDome Workflow system.

Pipelines

Pipelines befinden sich auf der obersten Ebene der Workflow Hierarchie. Es handelt sich um ein festgelegtes Arbeitsverfahren - eine Abfolge von Schritten oder Phasen, die z. B. bei der Erstellung eines Formulars 1040 von Anfang bis Ende durchlaufen werden. Die allgemeine Funktion eines pipeline ist es, Ihnen zu helfen, den Fortschritt ähnlicher Aufträge für verschiedene Kunden zu verfolgen, während sie reibungslos zum Abschluss gebracht werden können.

Our pipelines are designed to look like a kanban board . Jobs, displayed on cards, move from stage to stage on the board. And once automated, pipelines do much of the work for you!

Was passiert im Inneren eines pipeline:   

1. Etappen sind die Schritte in einem Gesamtarbeitsablauf. Wenn alle Arbeiten in einer Stufe abgeschlossen sind, geht eine Auftrag zur nächsten Stufe über.

2. Jobs, the individual projects a client pays you for (such as a tax return or a January payroll), are introduced to a pipeline specifically designed for it. Each job associated with a client account moves through the pipeline from the first to the last stage, or completion. 

3. Automatisierungen, also die Mechanismen, die eine pipeline automatisieren, sorgen dafür, dass Dinge selbstständig ablaufen. Einmal ausgelöst, erstellen sie Aufgaben für Teammitglieder oder senden beispielsweise Organisatoren und Angebote an Kunden.

Stages & automations

A pipeline consists of stages, which represent the different steps required to progress a job towards completion. For instance, a 1040 Tax Return Pipeline could include stages like Review Docs, Prepare Engagement Letter, Prepare Return, and Review. You can customize these stages to align with your specific workflow processes.

Stages include automations that simplify routine tasks, such as sending organizers, messages or invoices. You can set up your pipelines so automatic actions are triggered each time a job enters a new stage: e.g., a task is created for a team member, or an email is sent out to a client.

Aufträge

Each job is an individual service a client pays for. A job goes into a pipeline specifically designed for the service it requires. It can also be compared to a single trip through a pipeline for a given client. For example, all of your clients’ 1040 returns for 2022 will go into your 1040 Return pipeline.

Each time you receive a job from a client, you add it to the first stage of the appropriate pipeline. Then, you move the job through the stages of the pipeline, either manually or via automation. Here’s more on adding jobs to pipelines .

Whenever you have any blocker, such as additional requirements or missing documents, you can change the job status to a custom one. This can trigger automations or just visually indicate the job status without moving it to a different stage. Here’s more on job statuses .

Aufträge kann verknüpfte Elemente enthalten - Organisatoren, Aufgaben, Nachrichten, Rechnungen usw. Auf diese Weise enthält jede Auftrag immer alles, was Sie zur Erledigung benötigen.

You can move a job to another pipeline at any time — or when it reaches the last stage. For example, when a bookkeeping lead becomes a client, you may want to move that job from the lead pipeline to a bookkeeping pipeline.

Aufgaben

Aufgaben sind die Aufgaben, die Sie und Ihre Teammitglieder erledigen. Sie können eine beliebige Anzahl von Aufgaben zu Auftrag hinzufügen. Sie haben z. B. eine Steuervorbereitung Auftrag , für die Sie die Formulare 1040, 1120 und 8879 vorbereiten müssen. Für jedes Formular können Sie ein separates Aufgabe erstellen, es an verschiedene Teammitglieder delegieren und es mit einem Auftrag verknüpfen. So werden alle Formulare gleichzeitig als Teil eines einzigen Auftrag vorbereitet. 

Tasks could be accessed via the Tasks list where all info about associated pipelines and jobs is visible. Learn more about creating tasks and using tasks in jobs . 

Hinweis

Entdecken Sie, wie Sie Ihre Prozesse verwalten, die Effizienz steigern und den Fortschritt Ihrer Arbeit verfolgen können, indem Sie die meisten Ihrer sich wiederholenden Aufgaben automatisieren mit Hebelkraft workflow Automatisierung in TaxDome .

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