Was sind pipelines, Stufen, Aufträge, Aufgaben?

TaxDome Workflow hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten, indem es Routineprozesse automatisiert. Es besteht aus pipelines, Phasen, Aufträge und Aufgaben – erfahren Sie, wie diese miteinander verbunden sind und zusammenwirken.

Workflow, erklärt

TaxDome Workflow spart Zeit und steigert die betriebliche Effizienz. Durch die Einrichtung wiederholbarer Prozesse und die Automatisierung von Routineaufgaben sowie der Kundenkommunikation können Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen. Um sich an Ihre jeweiligen Geschäftsprozesse anzupassen, Workflow drei leistungsstarke Funktionen, darunter pipelines, Aufträge und Aufgaben.

Was ist der Unterschied zwischen pipelines, Aufträge und Aufgaben? Wir erklären Ihnen alles anhand der Gesamtstruktur des TaxDome Workflow aufschlüsseln.

Pipelines

Pipelines befinden sich auf der obersten Ebene der Workflow Hierarchie. Es handelt sich um ein festgelegtes Arbeitsverfahren - eine Abfolge von Schritten oder Phasen, die z. B. bei der Erstellung eines Formulars 1040 von Anfang bis Ende durchlaufen werden. Die allgemeine Funktion eines pipeline ist es, Ihnen zu helfen, den Fortschritt ähnlicher Aufträge für verschiedene Kunden zu verfolgen, während sie reibungslos zum Abschluss gebracht werden können.

Unsere pipelines so gestaltet, dass sie wie ein Kanban-Board aussehen. Aufträge, die auf Karten angezeigt werden, bewegen sich von Stufe Stufe dem Board. Und sobald sie automatisiert sind, pipelines einen Großteil der Arbeit für Sie!

Was passiert im Inneren eines pipeline:   

1. Etappen sind die Schritte in einem Gesamtarbeitsablauf. Wenn alle Arbeiten in einer Stufe abgeschlossen sind, geht eine Auftrag zur nächsten Stufe über.

2. Aufträge , die einzelnen Projekte, für die ein Kunde Sie bezahlt (wie z. B. eine Steuererklärung oder eine Gehaltsabrechnung für Januar), werden einem vorgestellt pipeline speziell dafür entwickelt. Jedes Auftrag Die mit einem Kundenkonto verknüpften Bewegungen durchlaufen den pipeline vom ersten bis zum letzten Stufe oder Fertigstellung. 

3. Automatisierungen, also die Mechanismen, die eine pipeline automatisieren, sorgen dafür, dass Dinge selbstständig ablaufen. Einmal ausgelöst, erstellen sie Aufgaben für Teammitglieder oder senden beispielsweise Organisatoren und Angebote an Kunden.

Stufen & Automatisierungen

A pipeline consists of stages, which represent the different steps required to progress a job towards completion. For instance, a 1040 Tax Return Pipeline could include stages like Review Docs, Prepare Engagement Letter, Prepare Return, and Review. You can customize these stages to align with your specific workflow processes.

Zu den Phasen gehören Automatisierungen, die Routineaufgaben wie das Versenden von Organisatoren, Nachrichten oder Rechnungen vereinfachen. Sie können Ihre pipelines einrichten, pipelines jedes Mal, wenn ein Auftrag eine neue Stufe Auftrag , automatische Aktionen ausgelöst werden: z. B. Aufgabe eine Aufgabe für ein Teammitglied erstellt oder eine E-Mail an einen Kunden versendet.

Aufträge

Jede Auftrag ist eine individuelle Dienstleistung, für die ein Kunde bezahlt. Auftrag geht in ein pipeline speziell für den benötigten Service entwickelt. Es kann auch mit einer einzelnen Fahrt durch ein pipeline für einen bestimmten Mandanten. Beispielsweise werden alle Steuererklärungen (Formular 1040) Ihrer Mandanten für das Jahr 2022 in Ihre Steuererklärung (Formular 1040) aufgenommen. pipeline Die

Jedes Mal, wenn Sie eine Auftrag von einem Kunden, fügen Sie es dem ersten hinzu Stufe der entsprechenden pipeline Dann bewegst du die Auftrag durch die Phasen der pipeline entweder manuell oder über Automatisierung . Hier finden Sie weitere Informationen zum Hinzufügen Aufträge zu pipelines .

Wenn Sie auf Hindernisse wie zusätzliche Anforderungen oder fehlende Dokumente stoßen, können Sie denstatus einen benutzerdefinierten Status ändern. Dadurch können Automatisierungen ausgelöst werden oder derstatus kann visuell angezeigt werden,status er in eine andere Stufe verschoben wird. Weitere Informationen zu Auftrag finden Sie hier.

Aufträge kann verknüpfte Elemente enthalten - Organisatoren, Aufgaben, Nachrichten, Rechnungen usw. Auf diese Weise enthält jede Auftrag immer alles, was Sie zur Erledigung benötigen.

Sie können einen Auftrag zu einem anderen pipeline jederzeit – oder wenn es das letzte erreicht Stufe Wenn beispielsweise ein Buchhaltungs-Lead zu einem Kunden wird, möchten Sie möglicherweise diesen verschieben Auftrag aus der Feder pipeline zur Buchhaltung pipeline Die

Aufgaben

Aufgaben sind die Aufgaben, die Sie und Ihre Teammitglieder erledigen. Sie können eine beliebige Anzahl von Aufgaben zu Auftrag hinzufügen. Sie haben z. B. eine Steuervorbereitung Auftrag , für die Sie die Formulare 1040, 1120 und 8879 vorbereiten müssen. Für jedes Formular können Sie ein separates Aufgabe erstellen, es an verschiedene Teammitglieder delegieren und es mit einem Auftrag verknüpfen. So werden alle Formulare gleichzeitig als Teil eines einzigen Auftrag vorbereitet. 

Auf Aufgaben kann über die Aufgabenliste zugegriffen werden, in der alle Informationen zu pipelines zugehörigen pipelines Aufträge sichtbar Aufträge . Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Aufgaben und die Verwendung von Aufgaben in Aufträge  

Hinweis

Entdecken Sie, wie Sie Ihre Prozesse verwalten, die Effizienz steigern und den Fortschritt Ihrer Arbeit verfolgen können, indem Sie die meisten Ihrer sich wiederholenden Aufgaben automatisieren mit Hebelkraft workflow Automatisierung in TaxDome .

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