Workflow (Grundlagen): Was sind Pipelines, Stadien, Aufträge, Aufgaben

TaxDome Workflow steigert Ihre Effizienz und beseitigt Routine. Die workflow besteht aus pipelines, Phasen, Aufträge und Aufgaben; erfahren Sie, wie sie zusammenarbeiten.

Workflow, erklärt

TaxDome Workflow spart Zeit und steigert die betriebliche Effizienz. Sie können in kürzerer Zeit mehr erreichen, indem Sie wiederholbare Prozesse einrichten und Routineaufgaben sowie die Kundenkommunikation automatisieren. Zur Anpassung an jeden Ihrer Geschäftsprozesse, Workflow bietet Ihnen drei leistungsstarke Funktionen, wie z. B. Pipelines, Aufträge und Aufgaben.

Was ist der Unterschied zwischenPipelines, Aufträge und Tasks? Wir zeigen Ihnen die Gesamtstruktur des Systems. TaxDome Workflow Systems.

Pipelines

Pipelines befinden sich auf der obersten Ebene der Workflow Hierarchie. Es handelt sich um ein festgelegtes Arbeitsverfahren - eine Abfolge von Schritten oder Phasen, die z. B. bei der Erstellung eines Formulars 1040 von Anfang bis Ende durchlaufen werden. Die allgemeine Funktion eines pipeline ist es, Ihnen zu helfen, den Fortschritt ähnlicher Aufträge für verschiedene Kunden zu verfolgen, während sie reibungslos zum Abschluss gebracht werden können.

Unsere pipelines sind so gestaltet, dass sie wie eine Kanban-Tafel aussehen. Aufträge Sie werden auf Karten angezeigt und wandern von Stufe zu Stufe auf der Tafel. Und einmal automatisiert, übernimmt pipelines einen Großteil der Arbeit für Sie!

Was passiert im Inneren eines pipeline:   

1. Etappen sind die Schritte in einem Gesamtarbeitsablauf. Wenn alle Arbeiten in einer Stufe abgeschlossen sind, geht eine Auftrag zur nächsten Stufe über.
2. Aufträgedie einzelnen Projekte, für die Sie von einem Kunden bezahlt werden (z. B. eine Steuererklärung oder eine Gehaltsabrechnung für den Januar), werden in einem pipeline speziell für sie entwickelt. Jedes Auftrag , das mit einem Kundenkonto verbunden ist, durchläuft die pipeline vom ersten bis zum letzten Stufe oder Abschluss. 
3. Automatisierungen, also die Mechanismen, die eine pipeline automatisieren, sorgen dafür, dass Dinge selbstständig ablaufen. Einmal ausgelöst, erstellen sie Aufgaben für Teammitglieder oder senden beispielsweise Organisatoren und Angebote an Kunden.

Etappen & Automatisierungen

A pipeline besteht aus Phasen, die die verschiedenen Schritte darstellen, die erforderlich sind, um eine Auftrag zum Abschluss zu bringen. Eine 1040-Steuererklärung Pipeline könnte beispielsweise Schritte wie " Dokumente prüfen", " Auftragsschreiben vorbereiten", " Steuererklärung vorbereiten" und " Prüfung" enthalten. Sie können diese Schritte an Ihre spezifischen workflow Prozesse anzupassen.

Zu den Stages gehören Automatisierungen, die Routineaufgaben wie das Versenden von Organisatoren, Nachrichten oder Rechnungen vereinfachen. Sie können Ihre pipelines so einrichten, dass jedes Mal automatische Aktionen ausgelöst werden, wenn ein Auftrag ein neues Stufe eingibt: z. B. wenn ein Aufgabe für ein Teammitglied erstellt oder eine E-Mail an einen Kunden gesendet wird.

Aufträge

Jede Auftrag ist eine individuelle Dienstleistung, für die ein Kunde bezahlt. Eine Auftrag geht in eine pipeline speziell für die gewünschte Dienstleistung entwickelt. Er kann auch mit einer einzelnen Fahrt durch eine pipeline für einen bestimmten Kunden. Zum Beispiel werden alle 1040-Erklärungen Ihrer Kunden für das Jahr 2022 in Ihre1040 Return pipeline.

Jedes Mal, wenn Sie eine Auftrag von einem Kunden erhalten, fügen Sie sie auf der ersten Stufe des entsprechenden pipeline. Dann verschieben Sie die Auftrag durch die Stufen der pipeline, entweder manuell oder über Automatisierung. Hier erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Aufträge zu pipelines.

Wann immer Sie eine Blockade haben, z. B. zusätzliche Anforderungen oder fehlende Dokumente, können Sie die Auftrag status in eine benutzerdefinierte ändern. Dies kann Automatisierungen auslösen oder einfach den Auftrag status visuell anzeigen, ohne ihn in einen anderen Stufe zu verschieben. Hier finden Sie weitere Informationen zum Auftrag Status.

Aufträge kann verknüpfte Elemente enthalten - Organisatoren, Aufgaben, Nachrichten, Rechnungen usw. Auf diese Weise enthält jede Auftrag immer alles, was Sie zur Erledigung benötigen.

Sie können eine Auftrag zu einem anderen pipeline zu jeder Zeit -- oder wenn es die letzte Stufe. Wenn z. B. ein Buchhaltungsleiter ein Kunde wird, möchten Sie diesen möglicherweise verschieben Auftrag von der Leine pipeline zu einer Buchhaltung pipeline.

Aufgaben

Aufgaben sind die Aufgaben, die Sie und Ihre Teammitglieder erledigen. Sie können eine beliebige Anzahl von Aufgaben zu Auftrag hinzufügen. Sie haben z. B. eine Steuervorbereitung Auftrag , für die Sie die Formulare 1040, 1120 und 8879 vorbereiten müssen. Für jedes Formular können Sie ein separates Aufgabe erstellen, es an verschiedene Teammitglieder delegieren und es mit einem Auftrag verknüpfen. So werden alle Formulare gleichzeitig als Teil eines einzigen Auftrag vorbereitet. 

Auf die Aufgaben kann über die Aufgabenliste zugegriffen werden, in der alle Informationen über die zugehörigen pipelines und Aufträge zu finden sind. Mehr über das Erstellen von Aufgaben und die Verwendung von Aufgaben erfahren Sie unter Aufträge. 

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