E-Mail erklärt

Mit der E-Mail-Funktion müssen Sie während der Arbeit weder Gmail noch eine Drittanbieter-App verwenden. Die E-Mail-Synchronisierung verbindet Ihr E-Mail-Konto mit TaxDome Sie alle Ihre TaxDome an einem Ort verwalten und den Austausch mit Ihren Kunden verbessern können.

E-Mail in TaxDome einen Blick

E-Mail in TaxDome eine sichere integrierte Funktion, mit der Sie Nachrichten von Ihrem E-Mail-Konto aus versenden und die Korrespondenz Ihrer Kunden direkt im TaxDome einsehen können. Das System synchronisiert Ihren bestehenden E-Mail-Anbieter ( Gmail, Outlook, Microsoft 365 usw.) mit TaxDome ein separates E-Mail-System zu erstellen.

Nach der Synchronisierung wird die gesamte Kundenkorrespondenz automatisch an einem zentralen Ort gesammelt . Sie können darauf entweder über das Profil des jeweiligen Kunden oder über die globale Seite „Kommunikation“ zugreifen . Das bedeutet, dass unabhängig davon, welches Teammitglied mit einem Kunden kommuniziert, jeder E-Mail-Austausch über den kundenspezifischen Posteingang abrufbar ist. Dieses zentralisierte System gewährleistet vollständige Transparenz über die gesamte Kundenkommunikation im gesamten Team.

Folgendes können Sie in TaxDome mit E-Mails tun:

• Einzel- und Massenversand: Senden Sie eine E-Mail an einen einzelnen Kunden oder erreichen Sie viele Kunden gleichzeitig, wenn Sie dieselbe Nachricht an eine größere Gruppe senden möchten.
• Vorlagen und Personalisierung: Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen mit shortcodes , damit jeder Kunde eine maßgeschneiderte Nachricht erhält, ohne dass Sie diese neu verfassen müssen.
• Zeitgesteuerter Versand: Planen Sie den Versand einer E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt – nützlich für die Planung im Hinblick auf Fristen oder Geschäftszeiten.

Was ist E-Mail-Synchronisierung?

Die E-Mail-Synchronisierung ist die zugrunde liegende Technologie, die die E-Mail-Funktionalität in TaxDome ermöglicht. Es handelt sich um eine bidirektionale Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Anbieter und TaxDome :

• Importiert Kunden-E-Mails aus dem Posteingang Ihres Providers in TaxDome.
• Versendet E-Mails von TaxDome Ihr E-Mail-Konto
• Hält die Synchronisierung aufrecht, sodass E-Mails in beiden Systemen angezeigt werden
• Organisiert Nachrichten automatisch nach Kundenprofil

Jedes Teammitglied synchronisiert sein individuelles E-Mail-Konto mit TaxDome. TaxDome alle gängigen E-Mail-Anbieter und bietet eine optimierte Einrichtung für Gmail, Outlook und Microsoft 365.

Hinweis

Nach der Synchronisierung werden nur Konversationen mit Ihren Kunden aus der TaxDome in den TaxDome übertragen. Andere E-Mails aus den Postfächern der Mitarbeiter sind über das Portal nicht zugänglich.

Wie die E-Mail-Integration Ihren workflow

So funktioniert die E-Mail-Integration

Das E-Mail-Synchronisierungssystem funktioniert über eine sichere Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Anbieter und TaxDome:

Für eingehende E-Mails:

1. Der Kunde sendet eine E-Mail an die E-Mail-Adresse Ihrer Firma.

2. Die E-Mail kommt in deinem Posteingang an (Gmail, Outlook usw.).

3. TaxDome kopiert die E-Mail TaxDome .

4. Das System ordnet den Absender einem Kundenprofil zu.

5. Die E-Mail erscheint unter der Registerkarte „E-Mail“ dieses Kunden.

6. Teammitglieder mit Kundenzugang können darauf zugreifen und damit interagieren.

Für ausgehende E-Mails:

1. Teammitglieder verfassen E-Mails in TaxDome ihrer eigenen synchronisierten E-Mail-Adresse oder im Namen eines anderen Teammitglieds (sofern delegiert).

2. E-Mails werden über ihr synchronisiertes Provider-Konto versendet.

3. E-Mail erscheint im regulären Posteingang des Kunden

4. Die Kopie bleibt in TaxDome dem Kundenprofil gespeichert.

Diese Architektur gewährleistet, dass Sie Ihre bestehende E-Mail-Adresse und Infrastruktur beibehalten und gleichzeitig von den organisatorischen Vorteilen TaxDomeprofitieren können.

Hinweis

Archivierte E-Mails und E-Mails in Ihrem Ordner „Gelöschte Objekte“ bleiben in TaxDome lange erhalten, wie sie in Ihrem E-Mail-Postfach vorhanden sind. Sobald sie endgültig gelöscht werden, werden sie auch aus TaxDome entfernt.

Wer muss synchronisieren?

Die E-Mail-Synchronisierung ist nur für Teammitglieder erforderlich, die E-Mails von ihrer eigenen E-Mail-Adresse aus versenden. Wenn ein Teammitglied E-Mails ausschließlich im Namen anderer versendet (unter Verwendung der E-Mail-Adresse einer anderen Person), muss es seine eigene E-Mail-Adresse nicht synchronisieren – stattdessen muss die Person, deren E-Mail-Adresse verwendet wird, die Option „Anderen das Versenden von E-Mails über meine E-Mail-Adresse erlauben“ aktivieren.

Synchronisieren Sie Ihre E-Mails, wenn Sie:

• Senden oder empfangen Sie Kunden-E-Mails von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse.
• Möchten Sie, dass Kunden Ihre E-Mail-Adresse als Absender sehen?
• Möchten Sie E-Mail-Benachrichtigungen in TaxDome erhalten?

Sie müssen nicht synchronisieren, wenn Sie:

• Nur E-Mails im Namen anderer Teammitglieder versenden
• Kommunizieren Sie nicht direkt mit Kunden per E-Mail.

Hinweis

Jede E-Mail-Adresse kann nur mit einem TaxDome synchronisiert werden. Doppelte Synchronisierungen werden automatisch getrennt.

E-Mail-Benachrichtigungen

Whenever a client sends a new email to your firm or replies to an existing email thread, team members who have access to that client’s account receive a notification in their Inbox+ . To view the most recent email and respond to it, click Go to….

Hinweis

Sie können Benachrichtigungen für alle neuen Nachrichten von Kunden erhalten, auf die Sie Zugriff haben, oder diese auf zugewiesen beschränken. Erfahren Sie mehr über das Ändern Ihrer Benachrichtigungseinstellungen .

Zugriff und Berechtigungen

E-Mails in TaxDome Ihre bestehende Zugriffskontrollstruktur. E-Mails können gesendet werden von:

• Firmeninhaber
• Unternehmensadministratoren
• Teammitglieder mit Zugriffsrechten zum Anzeigen aller Konten oder zugewiesen Konto zugewiesen

Teammitglieder sehen nur E-Mails für Kunden, auf die sie Zugriff haben, wodurch angemessene Informationsgrenzen innerhalb Ihres Unternehmens gewahrt bleiben.

Prozesse per E-Mail automatisieren

Email can be automated via pipeline automations . This means that the email is automatically sent to the client the moment a job reaches the specified stage.

Häufige Automatisierung – zum Beispiel bei einem typischen 1040-Prozess (Steuererklärung):

• Willkommen auf dem Portal
• Begrüßung wiederkehrender Kunden
• Benachrichtigung, dass ein Manager die erhaltenen Dokumente prüft
• Erfolgreicher Abschluss der Steuererklärung
• Aufforderung zur Bewertung der Qualität der Arbeit

Ansicht des Kunden

Aus Sicht Ihrer Kunden ändert sich nichts an der Nutzung von E-Mails. Kunden erhalten E-Mails von TaxDome in ihrem regulären E-Mail-Posteingang – nicht im TaxDome Mandantenportal. Sie beantworten E-Mails wie gewohnt mit ihrer bevorzugten E-Mail-Anwendung.

Dank dieser Transparenz müssen Kunden kein neues System erlernen oder ihre Kommunikationsgewohnheiten ändern. Die organisatorischen Vorteile der TaxDome liegen vollständig auf der Seite Ihres Unternehmens.

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