E-Mail: Übersicht

Mit der E-Mail-Funktion müssen Sie während der Arbeit weder Gmail noch eine Drittanbieter-App verwenden. Die E-Mail-Synchronisierung verbindet Ihr E-Mail-Konto mit TaxDome Sie alle Ihre TaxDome an einem Ort verwalten und den Austausch mit Ihren Kunden verbessern können.

Was ist E-Mail in TaxDome?

E-Mail in TaxDome eine sichere integrierte Funktion, mit der Sie Nachrichten von Ihrem E-Mail-Konto aus versenden und die Korrespondenz Ihrer Kunden direkt im TaxDome einsehen können. Das System synchronisiert Ihren bestehenden E-Mail-Anbieter ( Gmail, Outlook, Microsoft 365 usw.) mit TaxDome ein separates E-Mail-System zu erstellen.

Nach der Synchronisierung werden alle Kundenkorrespondenzen automatisch an einem zentralen Ort gesammelt – Sie können entweder über das Profil des jeweiligen Kunden oder über die globale Kommunikationsseite darauf zugreifen . Das bedeutet, dass unabhängig davon, welches Teammitglied mit einem Kunden kommuniziert, jeder E-Mail-Austausch über den kundenspezifischen Posteingang zugänglich ist. Dieses zentralisierte System gewährleistet vollständige Transparenz aller Kundenkommunikationen für Ihr gesamtes Team.

Was ist E-Mail-Synchronisierung?

Die E-Mail-Synchronisierung ist die zugrunde liegende Technologie, die die E-Mail-Funktionalität in TaxDome ermöglicht. Es handelt sich um eine bidirektionale Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Anbieter und TaxDome :

• Importiert Kunden-E-Mails aus dem Posteingang Ihres Providers in TaxDome.
• Versendet E-Mails von TaxDome Ihr E-Mail-Konto
• Hält die Synchronisierung aufrecht, sodass E-Mails in beiden Systemen angezeigt werden
• Organisiert Nachrichten automatisch nach Kundenprofil

Jedes Teammitglied synchronisiert sein individuelles E-Mail-Konto mit TaxDome. TaxDome alle gängigen E-Mail-Anbieter und bietet eine optimierte Einrichtung für Gmail, Outlook und Microsoft 365.

Hinweis

Nach der Synchronisierung werden nur Konversationen mit Ihren Kunden aus der TaxDome in den TaxDome übertragen. Andere E-Mails aus den Postfächern der Mitarbeiter sind über das Portal nicht zugänglich.

Warum TaxDome , E-Mails mit TaxDome zu synchronisieren

Die E-Mail-Synchronisierung verändert die Art und Weise, wie Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Kommunikation mit ihren Kunden verwalten. Folgende Änderungen ergeben sich durch die Synchronisierung:

So funktioniert die E-Mail-Synchronisierung

Das E-Mail-Synchronisierungssystem funktioniert über eine sichere Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Anbieter und TaxDome:

Für eingehende E-Mails:

1. Der Kunde sendet eine E-Mail an die E-Mail-Adresse Ihrer Firma.

2. Die E-Mail kommt in deinem Posteingang an (Gmail, Outlook usw.).

3. TaxDome kopiert die E-Mail TaxDome .

4. Das System ordnet den Absender einem Kundenprofil zu.

5. Die E-Mail erscheint unter der Registerkarte „E-Mail“ dieses Kunden.

6. Teammitglieder mit Kundenzugang können darauf zugreifen und damit interagieren.

Für ausgehende E-Mails:

1. Teammitglieder verfassen E-Mails in TaxDome ihrer eigenen synchronisierten E-Mail-Adresse oder im Namen eines anderen Teammitglieds (sofern delegiert).

2. E-Mails werden über ihr synchronisiertes Provider-Konto versendet.

3. E-Mail erscheint im regulären Posteingang des Kunden

4. Die Kopie bleibt in TaxDome dem Kundenprofil gespeichert.

Diese Architektur gewährleistet, dass Sie Ihre bestehende E-Mail-Adresse und Infrastruktur beibehalten und gleichzeitig von den organisatorischen Vorteilen TaxDomeprofitieren können.

Hinweis

Archivierte E-Mails und E-Mails in Ihrem Ordner „Gelöschte Objekte“ bleiben in TaxDome lange erhalten, wie sie in Ihrem E-Mail-Postfach vorhanden sind. Sobald sie endgültig gelöscht werden, werden sie auch aus TaxDome entfernt.

Wer muss synchronisieren?

Die E-Mail-Synchronisierung ist nur für Teammitglieder erforderlich, die E-Mails von ihrer eigenen E-Mail-Adresse versenden. Wenn ein Teammitglied nur E-Mails im Namen anderer versendet (unter Verwendung der E-Mail-Adresse einer anderen Person), muss es seine eigene E-Mail nicht synchronisieren. Stattdessen muss die Person, deren E-Mail-Adresse verwendet wird, die Option Anderen erlauben, von meiner E-Mail aus zu senden aktivieren.

Synchronisieren Sie Ihre E-Mails, wenn Sie:

• Senden oder empfangen Sie Kunden-E-Mails von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse.
• Möchten Sie, dass Kunden Ihre E-Mail-Adresse als Absender sehen?
• Möchten Sie E-Mail-Benachrichtigungen in TaxDome erhalten?

Sie müssen nicht synchronisieren, wenn Sie:

• Nur E-Mails im Namen anderer Teammitglieder versenden
• Kommunizieren Sie nicht direkt mit Kunden per E-Mail.

Sobald alle Teammitglieder, die direkt mit Kunden kommunizieren, ihre E-Mails synchronisiert haben, ist jeder E-Mail-Austausch über den kundenspezifischen Posteingang im Profil des jeweiligen Kunden zugänglich, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter mit einem Kunden kommuniziert.

Hinweis

Jede E-Mail-Adresse kann nur mit einem TaxDome synchronisiert werden. Doppelte Synchronisierungen werden automatisch getrennt.

Firmeninhaber und Administratoren können jederzeit unter „Einstellungen > Team & Pläne > Teammitglieder“ überprüfen, ob die E-Mail-Synchronisierung für jedes Teammitglied eingerichtet ist.

Tipp

Damit alle E-Mails Ihrer Kunden korrekt synchronisiert und in TaxDome angezeigt werden, empfehlen wir Ihnen, die Option „E-Mail-Synchronisierung“ für Kontakte zu aktivieren, die mit einem Kundenkonto verknüpft sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die Registerkarte „E-Mail“ im Kundenkonto angezeigt wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihre Kunden die von Ihnen gesendete Nachricht in ihremMandantenportal erhalten. Sie können E-Mails nur in ihrem E-Mail-Posteingang anzeigen.

Zugriff und Berechtigungen

E-Mails in TaxDome Ihre bestehende Zugriffskontrollstruktur. E-Mails können gesendet werden von:

• Firmeninhaber
• Unternehmensadministratoren
• Teammitglieder mit Zugriffsrechten zum Anzeigen aller Konten oder zugewiesen Konto zugewiesen

Teammitglieder sehen nur E-Mails für Kunden, auf die sie Zugriff haben, wodurch angemessene Informationsgrenzen innerhalb Ihres Unternehmens gewahrt bleiben.

E-Mail-Funktionen

Das E-Mail-System TaxDomeunterstützt verschiedene workflows:

• Einzel- und Massenversand: Sie können einem einzelnen Kunden eine E-Mail senden oder mithilfe des Massenversands gleich mehrere Kunden anschreiben . Erstellen Sie E-Mail-Inhalte von Grund auf neu oder verwenden Sie E-Mail-Vorlagen mit shortcodes , um Nachrichten zu personalisieren.
• Geplantes Versenden: Planen Sie E-Mails für einen späteren Zeitpunkt, was für die Planung der Kommunikation rund um Termine oder Geschäftszeiten nützlich ist.
• Automatisierung: E-Mails mit TaxDome automatisieren als Teil Ihres workflow. In einem typischen 1040-Prozess (Steuererklärung) könnte der automatisierte E-Mail-Versand beispielsweise Folgendes umfassen:
  • Willkommen auf dem Portal
  • Begrüßung wiederkehrender Kunden
  • Benachrichtigung, dass ein Manager die erhaltenen Dokumente prüft
  • Erfolgreicher Abschluss der Steuererklärung
  • Aufforderung zur Bewertung der Qualität der Arbeit

Warnung

Um Automatisierung zu vermeiden, müssen Sie Teammitgliedern erlauben, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden .

E-Mail-Benachrichtigungen

Whenever a client sends a new email to your firm or replies to an existing email thread, team members who have access to that client’s account receive a notification in their Inbox+ . To view the most recent email and respond to it, click Go to….

Hinweis

Sie können Benachrichtigungen für alle neuen Nachrichten von Kunden erhalten, auf die Sie Zugriff haben, oder diese auf zugewiesen beschränken. Erfahren Sie mehr über das Ändern Ihrer Benachrichtigungseinstellungen .

Ansicht des Kunden

Aus Sicht Ihrer Kunden ändert sich nichts an der Nutzung von E-Mails. Kunden erhalten E-Mails von TaxDome in ihrem regulären E-Mail-Posteingang – nicht im TaxDome Mandantenportal. Sie beantworten E-Mails wie gewohnt mit ihrer bevorzugten E-Mail-Anwendung.

Dank dieser Transparenz müssen Kunden kein neues System erlernen oder ihre Kommunikationsgewohnheiten ändern. Die organisatorischen Vorteile der TaxDome liegen vollständig auf der Seite Ihres Unternehmens.

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