Fakturierung: Übersicht

Mit TaxDome können Sie Ihre gesamte Rechnungsstellung innerhalb des Portals abwickeln. Sie können Rechnungen ausstellen, Zahlungen online annehmen, Zahlungsnachweise führen, Zeit abrechnen und vieles mehr. In diesem Leitfaden finden Sie alle ersten Informationen zur Einrichtung und Nutzung der Rechnungsstellung in TaxDome.

Tipp: Laden Sie diese einfache Checkliste herunter, um Ihre Fortschritte beim Erlernen und Implementieren der TaxDome zu verfolgen!

Die Ersteinrichtung vornehmen

Bevor Sie mit der Rechnungsstellung an Ihre Kunden beginnen, müssen Sie die Grundeinstellungen to do :

• Verbinden Sie sich mit einem Zahlungsdienstleister: So können Ihre Kunden sicher innerhalb des Portals bezahlen, entweder mit Stripe, CPACharge oder mit beiden.
• Synchronisieren Sie Ihr Portal mit QuickBooks Online: Es hilft Ihnen, alle Rechnungen und Zahlungen, die Sie benötigen, nahtlos von TaxDome an QuickBooks zu senden.
• Fügen Sie die Dienstleistungen hinzu: Sie können die Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden anbieten, hinzufügen und sie als Vorlagen für die Rechnungsstellung verwenden. Wenn Sie bereits welche in QuickBooks Online haben, können Sie sie mit einem Klick in TaxDome übertragen.
• Richten Sie einen Steuersatz ein: Fügen Sie die Steuern automatisch in Ihre Rechnungen ein.
• Konfigurieren Sie den überfälligen Zeitraum: Legen Sie den Zeitraum fest, nach dem Rechnungen als überfällig gelten.
• Wählen Sie die erste Rechnungsnummer: Wenn Sie die QuickBooks Online verwenden, können Sie die erste Rechnungsnummer auswählen, damit die Rechnungen nicht doppelt an QuickBooks gesendet werden.
• Anpassen von Rechnungen: Konfigurieren Sie, wie PDF für Kunden aussehen.

Beginnen Sie mit der Rechnungsstellung für Ihre Kunden

Nach der Einrichtung können Sie TaxDome für die Rechnungsstellung an Ihre Kunden verwenden. Entdecken Sie die wichtigsten Rechnungsfunktionen:

• Stellen Sie Rechnungen aus: Fügen Sie die erbrachten Leistungen hinzu und senden Sie Rechnungen an Kunden.
• Erstellen Sie Rechnungsvorlagen: Füllen Sie die Rechnungsdaten vorab aus und versenden Sie sie mit einem Klick.
• Richten Sie automatische Mahnungen ein: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden keine Rechnungen übersehen und nicht vergessen, Sie zu bezahlen.
• Rabatte hinzufügen: Steigern Sie Ihren Umsatz, indem Sie Rabatte in die Rechnungen aufnehmen.
• Verarbeiten Sie Offline-Zahlungen: Auch wenn Ihre Kunden bar oder außerhalb von TaxDome bezahlen, können Sie ihre Zahlungen im Portal erfassen.
• Aktivieren Sie Vorauszahlungen: Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden im Voraus bezahlen, können Sie ihnen erlauben, Vorauszahlungen zu leisten.

Vorschläge mit Rechnungen versenden

Es ist eine gute Idee, Ihre gemeinsame Reise mit Ihrem Kunden mit einem Angebot zu beginnen, das alle Bedingungen enthält und entweder eine Preisliste für alle Dienstleistungen oder sogar Rechnungen, die zusammen mit der Unterzeichnung des Angebots bezahlt werden können.

• Überprüfen Sie den Angebotsablauf: Überprüfen Sie alle Einstellungen und erkunden Sie, was Ihre Kunden sehen, wenn sie die Angebote lesen und unterschreiben.
• Erstellen Sie eine Angebotsvorlage: Fügen Sie die wichtigsten Informationen über Ihr Unternehmen und die Bedingungen ein, so dass das Angebot leicht an die jeweilige Kundengruppe angepasst werden kann.
• Fügen Sie Ihre Preisliste bei, bitten Sie um eine Anzahlung oder bieten Sie Dienste auf Abonnementbasis an: Wenn Ihre Kunden das Angebot annehmen, kann es eine Rechnung auslösen, die nach einem bestimmten Zeitraum ausgestellt wird.
• Richten Sie automatische Erinnerungen ein: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden nicht vergessen, ein Angebot zu unterschreiben.

Automatisieren Sie den Rechnungsstellungsprozess

Das Beste an der Arbeit mit Rechnungen in TaxDome ist, dass Sie sie automatisieren können und sicher sein können, dass keine Fehler in Ihren Rechnungen vorkommen. Hier ist, was Sie tun können:

• Sperren Sie Dokumente mit Rechnungen: Ihre Kunden können ein Dokument erst dann öffnen oder herunterladen, wenn sie eine damit verbundene Rechnung bezahlt haben.
• Rechnungen für wiederkehrende Dienstleistungen: Wenn Sie abonnementbasierte Dienstleistungen wie monatliche Buchhaltung anbieten, können Sie wiederkehrende Rechnungen verwenden. Dabei handelt es sich um eine Reihe von einmaligen Rechnungen, die automatisch nach einem bestimmten Zeitplan ausgestellt werden. 
• Automatisieren Sie Rechnungen in pipelines: In pipelines können Sie eine Automatisierung einrichten, die Rechnungen erstellt, wenn Aufträge bestimmte Stufen erreichen. Sobald die Rechnung bezahlt ist, kann der Auftrag automatisch in die nächste Stufe verschoben werden, wodurch die weiteren Automatisierungen ausgelöst werden.
• Automatisieren Sie Angebote: In den pipelines können Sie eine Automatisierung einrichten, die ohne Ihr Zutun Angebote an Ihre Kunden sendet.

Lernen Sie bewährte Verfahren für eine effiziente Rechnungsstellung

Zusätzlich zu Ihren wichtigsten fakturabezogenen workflows haben Sie vielleicht noch einige andere Szenarien, die Sie unbedingt abwickeln müssen:

• Nehmen Sie Änderungen an Rechnungen vor: Halten Sie Ihre Finanzunterlagen korrekt.
• Bearbeiten Sie den Zeitplan für wiederkehrende Rechnung : Passen Sie den allgemeinen Zeitplan oder Details einzelner Rechnungen innerhalb einer wiederkehrenden Serie an.
• Umgang mit überfälligen Rechnungen: Lassen Sie sich über unbezahlte Rechnungen benachrichtigen und mahnen Sie diese an, um eventuelle Zahlungsprobleme zu lösen.
• Heben Sie die Verknüpfung nicht bearbeiteter Zahlungen auf: Wenn eine Zahlung hängen bleibt, können Sie sie aus der Rechnung herausnehmen, damit Kunden sie wieder bezahlen können.
• Erstattungen vornehmen: Unabhängig von der Zahlungsart können Sie eine Erstattung vornehmen und sicherstellen, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt sind.
• Belohnen Sie Ihre Kunden mit Gutschriften: Sie können Ihren treuen Kunden Gutschriften erteilen, die sie später zur Bezahlung von Rechnungen verwenden können.

Zeit erfassen und abrechnen

Die Zeiterfassung in TaxDome hilft Ihnen, Ihre Mandanten entsprechend der aufgewendeten Zeit abzurechnen. Mit der integrierten Zeiterfassung können Sie sicher sein, dass jede geleistete Stunde korrekt abgerechnet wird.

• Zeiterfassung: Jedes Teammitglied kann die Zeiterfassung starten, wenn es an einem Auftrag oder einer Aufgabe arbeitet. Nach Abschluss der Arbeit wird ein Zeiteintrag erstellt. Es ist auch möglich, Zeiteinträge manuell hinzuzufügen und die Zeit für beliebige Aktivitäten zu erfassen.
• Zeit in Rechnung stellen: Erstellen Sie eine Rechnung aus einem oder mehreren fertigen Zeiteinträgen und senden Sie diese an Ihren Kunden.
• Entrümpeln Sie den WIP: Senden Sie Ihrem Kunden bequem eine Rechnung für alle Zeiteinträge über einen bestimmten Zeitraum.

Analysieren Sie den Zeitaufwand und planen Sie die Kapazität

Die Zeiterfassung geht über die Abrechnung mit Ihren Kunden hinaus, da sie Ihnen hilft, ein transparentes Arbeitsumfeld zu schaffen. Mit allen gesammelten Daten können Sie Ihre Mitarbeiter auf der Grundlage der geleisteten Arbeitszeit bezahlen, ihre Leistung analysieren, die Teamkapazität verwalten und vieles mehr.

• Arbeiten Sie mit dem dashboard Zeitnutzung: Messen Sie die Leistung Ihres Teams und bereiten Sie die Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter vor.
• Planen und analysieren Sie Auftrag : Vergleichen Sie die für einen Auftrag vorgesehene Zeit mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit und analysieren Sie Zeitabweichungen.
• Verwalten Sie die Kapazität Ihres Teams: Analysieren Sie unbedingt die wöchentliche Kapazität Ihres Teams, um die Produktivität zu überwachen und die Arbeitsbelastung auszugleichen.

Akademie: Möchten Sie mehr praktische Schulungen zu allen oben genannten Themen? Dann können Sie unsere Kursreihe zur Rechnungsstellung in TaxDome erkunden.