Rechnungsstellung erklärt

Mit TaxDome können Sie Ihre gesamte Rechnungsstellung innerhalb des Portals abwickeln. Sie können Rechnungen ausstellen, Zahlungen online annehmen, Zahlungsnachweise führen, Zeit abrechnen und vieles mehr. In diesem Leitfaden finden Sie alle ersten Informationen zur Einrichtung und Nutzung der Rechnungsstellung in TaxDome.

Die Ersteinrichtung vornehmen

Bevor Sie mit der Rechnungsstellung an Ihre Kunden beginnen, müssen Sie die Grundeinstellungen to do :

• Verbinden Sie sich mit einem Zahlungsdienstleister: So können Ihre Kunden sicher innerhalb des Portals bezahlen.

• Synchronisieren Sie Ihr Portal mit QuickBooks Online So können Sie alle erforderlichen Rechnungen und Zahlungen nahtlos von TaxDome QuickBooks senden.

• Fügen Sie die Dienstleistungen hinzu: Sie können die Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden anbieten, hinzufügen und als Vorlagen für die Rechnungsstellung verwenden. Wenn Sie bereits einige in QuickBooks Online haben, können Sie diese TaxDome einem Klick zu TaxDome übertragen.

• Steuersatz einrichten Steuersatz Steuern automatisch in Ihre Rechnungen einbeziehen.

• Konfigurieren Sie die Überfälligkeitsfrist: Kontrollieren Sie, nach welchem Zeitraum Rechnungen als überfällig gelten.

• Wählen Sie die erste Rechnungsnummer aus: Wenn Sie die QuickBooks Online verwenden, können Sie die erste Rechnungsnummer auswählen, damit Rechnungen beim Senden an QuickBooks nicht doppelt erfasst werden.

• Rechnungen anpassen: Konfigurieren Sie, wie PDF für Kunden aussehen.

• Konfigurieren Sie, wann gesperrte Dokumente entsperrt werden: Wählen Sie , ob Dokumente sofort nach Einreichung der Zahlung oder nach Eingang der Zahlung entsperrt werden sollen.

Beginnen Sie mit der Rechnungsstellung für Ihre Kunden

Nach der Einrichtung können Sie TaxDome für die Rechnungsstellung an Ihre Kunden verwenden. Entdecken Sie die wichtigsten Rechnungsfunktionen:

• Rechnungen ausstellen: Fügen Sie die erbrachten Leistungen hinzu und senden Sie Rechnungen an Kunden.

• Rechnungsvorlagen erstellen: Rechnungsdaten vorab ausfüllen und mit einem Klick versenden.

• Automatische Erinnerungen einrichten: Stellen Sie sicher, dass Kunden keine Rechnungen übersehen und nicht vergessen, Sie zu bezahlen.

• Rabatte hinzufügen: Steigern Sie Ihren Umsatz, indem Sie Rabatte in Rechnungen einfügen.

• Offline-Zahlungen verarbeiten: Auch wenn Ihre Kunden bar oder außerhalb von TaxDome bezahlen, können Sie ihre Zahlungen im Portal erfassen.

• Vorauszahlungen aktivieren: Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden im Voraus bezahlen, können Sie ihnen Vorauszahlungen ermöglichen.

Vorschläge mit Rechnungen versenden

Es ist ratsam, Ihre gemeinsame Reise mit Ihrem Kunden mit einem Angebot zu beginnen, das alle Bedingungen enthält und entweder eine feste Preisliste oder gestaffelte Servicepakete zur Auswahl für den Kunden umfasst. Sie können auch Rechnungen beifügen, die mit der Unterzeichnung des Angebots zur Zahlung bereit sind.

• Überprüfen Sie den Angebotsablauf: Überprüfen Sie alle Einstellungen und sehen Sie sich an, was Ihre Kunden sehen, wenn sie Angebote lesen und unterzeichnen.

• Erstellen Sie eine Angebotsvorlage: Fügen Sie die wesentlichen Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsbedingungen ein, damit sie leicht an jede Kundengruppe angepasst werden kann.

• Bieten Sie gestaffelte Pakete oder eine feste Liste von Dienstleistungen an: Präsentieren Sie Dienstleistungen als eine einzige feste Liste oder erstellen Sie bis zu drei Dienstleistungspakete, die Kunden vergleichen und auswählen können.

• Fügen Sie Ihre Preisliste bei, verlangen Sie eine Anzahlung oder bieten Sie Abonnementdienste an: Wenn Ihre Kunden den Vorschlag annehmen, kann dies eine Rechnung auslösen, die nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums ausgestellt wird.

• Richten Sie automatische Erinnerungen ein: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden nicht vergessen, einen Vorschlag zu unterzeichnen.

Automatisieren Sie den Rechnungsstellungsprozess

Das Beste an der Arbeit mit Rechnungen in TaxDome ist, dass Sie sie automatisieren können und sicher sein können, dass keine Fehler in Ihren Rechnungen vorkommen. Hier ist, was Sie tun können:

• Dokumente an Rechnungen binden: Ihre Kunden können ein Dokument nur öffnen oder herunterladen, wenn sie die damit verknüpfte Rechnung bezahlen.

• Rechnung für wiederkehrende Dienstleistungen: Wenn Sie abonnementbasierte Dienstleistungen wie monatliche Buchhaltung anbieten, können Sie wiederkehrende Rechnungen verwenden. Dabei handelt es sich um eine Reihe von einmaligen Rechnungen, die automatisch nach einem bestimmten Zeitplan ausgestellt werden. 

• Rechnungen in pipelines automatisieren pipelines In pipelines können Sie eine Automatisierung einrichten, Automatisierung Rechnungen erstellt, wenn Aufträge bestimmte Phasen Aufträge . Sobald die Rechnung bezahlt ist, Auftrag der Auftrag automatisch in die nächste Stufe verschoben werden, Stufe weitere Automatisierungen Stufe .

• Angebote automatisieren: In pipelines können Sie eine Automatisierung einrichten, Automatisierung Ihren Kunden Angebote zusendet, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.

Lernen Sie bewährte Verfahren für eine effiziente Rechnungsstellung

Zusätzlich zu Ihren wichtigsten fakturabezogenen workflows haben Sie vielleicht noch einige andere Szenarien, die Sie unbedingt abwickeln müssen:

• Änderungen an Rechnungen vornehmen: Halten Sie Ihre Finanzunterlagen korrekt.

• wiederkehrende Rechnung bearbeiten: Passen Sie den allgemeinen Zeitplan oder die Details bestimmter Rechnungen innerhalb einer wiederkehrenden Serie an.

• Überfällige Rechnungen bearbeiten: Lassen Sie sich über unbezahlte Rechnungen benachrichtigen und versenden Sie Zahlungserinnerungen, um Zahlungsprobleme zu lösen.

• Unbearbeitete Zahlungen entkoppeln: Wenn eine Zahlung hängen bleibt, können Sie sie aus der Rechnung entkoppeln, damit Kunden sie erneut bezahlen können.

• Rückerstattungen vornehmen: Unabhängig von der Zahlungsart können Sie eine Rückerstattung vornehmen, wobei Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Unterlagen korrekt sind.

• Belohnen Sie Kunden mit Gutschriften: Sie können Ihren treuen Kunden Gutschriften hinzufügen, die diese später zur Begleichung von Rechnungen verwenden können.

Zeit erfassen und abrechnen

Die Zeiterfassung in TaxDome hilft Ihnen, Ihre Mandanten entsprechend der aufgewendeten Zeit abzurechnen. Mit der integrierten Zeiterfassung können Sie sicher sein, dass jede geleistete Stunde korrekt abgerechnet wird.

• Zeiterfassung: Jedes Teammitglied kann den Zeiterfasser starten, wenn es an einem Auftrag Aufgabe arbeitet. Nach Beendigung der Arbeit Zeiteintrag ein Zeiteintrag erstellt. Es ist auch möglich, Zeiteinträge manuell hinzuzufügen und die Zeit für beliebige Aktivitäten zu erfassen.

• Rechnungszeitpunkt: Erstellen Sie eine Rechnung aus einem oder mehreren abgeschlossenen Zeiteinträgen und senden Sie diese an Ihren Kunden.

• WIP bereinigen WIP Senden Sie Ihrem Kunden bequem eine Rechnung für alle Zeiteinträge eines bestimmten Zeitraums.

Analysieren Sie den Zeitaufwand und planen Sie die Kapazität

Die Zeiterfassung geht über die Abrechnung mit Ihren Kunden hinaus, da sie Ihnen hilft, ein transparentes Arbeitsumfeld zu schaffen. Mit allen gesammelten Daten können Sie Ihre Mitarbeiter auf der Grundlage der geleisteten Arbeitszeit bezahlen, ihre Leistung analysieren, die Teamkapazität verwalten und vieles mehr.

• Arbeiten Sie mit dem dashboard zur Zeitnutzung dashboard Messen Sie die Leistung Ihres Teams und bereiten Sie die Gehaltsabrechnung für Ihre Mitarbeiter vor.

• Auftrag planen und analysieren: Vergleichen Sie die für einen Auftrag zugewiesene Zeit Auftrag der tatsächlich aufgewendeten Zeit und analysieren Sie Zeitabweichungen.

• Verwalten Sie die Kapazität Ihres Teams: Analysieren Sie wöchentlich die Kapazität Ihres Teams, um die Produktivität zu überwachen und die Arbeitslast auszugleichen.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er darüber informiert, dass er eine Rechnung erhalten hat. Ihre Kunden können Rechnungen auf verschiedene Arten einsehen und öffnen:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf eine Aktion" oder auf den Link auf der Seite " Abrechnung". 

• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Rechnung bezahlen. Sie müssen sich nicht in das Mandantenportal einloggen, um zu bezahlen. Die Rechnung im PDF wird an die E-Mail angehängt.

Dann werden die Kunden mit Ihrer Rechnung interagieren. 

Wenn sie die Rechnung bezahlen, status deren status von „Unbezahlt“ zu„Bezahlt“, und Sie erhalten eine Benachrichtigung.

Um die versendete Rechnung aus Sicht des Kunden anzuzeigen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.