Kunden einladen

Obwohl es möglich ist, Kunden während des Imports einzuladen, bevorzugen die meisten TaxDome Unternehmen to do dies, nachdem alles eingerichtet und fertig ist. Hier erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, um Kunden den Zugang zum Portal zu gewähren (entweder in großen Mengen oder einzeln) und Einladungen zu versenden, ob die Kunden bereits Zugang haben und wie Sie Einladungen bei Bedarf erneut versenden können.

Bevor Sie beginnen

Kunden den Zugang zum Portal zu gewähren ist nicht dasselbe wie sie zum Portal einzuladen. Wenn Sie Ihren Kunden den Zugang gewähren, indem Sie das Feld „Anmelden”aktivieren, können Sie auch eine E-Mail-Einladung versenden. 

Sobald ein Kunde eine E-Mail-Einladung zu seinem TaxDome Portal erhält, muss er das Konto aktivieren. Der Kunde klickt auf den Link in der E-Mail und erstellt dann ein Passwort.

Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie Ihre Kunden zur Mandantenportal einladen:

• Laden Sie immer zuerst Ihren Testkunden ein, um alle Mandantenportal selbst zu testen. Erfahren Sie mehr über Testkonten .

• Wenn Sie den Portalzugang als Massenaktivität hinzufügen, werden dieselben Einstellungen auf alle Kontakte angewendet, die mit den ausgewählten Konten verknüpft sind. Wenn zum Beispiel ein Konto zwei Kontakte hat und Sie den Portalzugang in der Masse gewähren, erhalten beide die Einladungen. 

• Wenn Sie den ausgewählten Kontokontakten Zugang gewähren möchten, tun Sie dies individuell über das Kundenprofil.

• Sie können Ihr Portal so konfigurieren, dass bestimmte Aktionen – wie das Anzeigen, Unterzeichnen und Hochladen von Dokumenten, das Bezahlen von Rechnungen und das Ausführen von Kundenanfragen – ohne Portalzugang möglich sind .

Portalzugang hinzufügen

Sie können Mandantenportal hinzufügen und Ihre Kunden entweder gesammelt oder einzeln für bestimmte Kunden einladen:

• In der Masse für alle Kontakte

• Individuell für ausgewählte Kontakte

Hinweis

Alle Aktionen zum Hinzufügen/Ändern des Portalzugangs werden in der Aktivitäts-Feed Seite.

In der Masse für alle Kontakte

Um den Mandantenportal in großen Mengen hinzuzufügen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und folgen Sie diesen Schritten:

1. Filtern Sie Ihre Kontoliste, indem Sie auf Filter klicken, Letzte Anmeldung wählen und dann Offline wählen. Sie sehen dann nur die Kunden ohne Portalzugang.

2. Wählen Sie die Clients aus, klicken Sie auf „Weitere Aktionen“ und wählen Sie dann „Anmeldung bearbeiten, benachrichtigen, E-Mail-Synchronisierung“.

3. Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts neben „Anmelden“ die Option „Für alle Kontakte aktivieren“, um den Portalzugriff zu aktivieren. Wählen Sie bei Bedarf die anderen Kontakteinstellungen aus. Weitere Informationen zu den Kontakteinstellungen .   

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einladungen senden.

5. Fügen Sie eine Nachricht für die Einladungs-E-Mail hinzu (optional).

6. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Kunden in großen Mengen einzuladen. Die Einladungen werden an alle Kontakte der ausgewählten Konten gesendet.

   

Individuell für ausgewählte Kontakte

Manchmal ist es nicht notwendig, den Portalzugang für alle Benutzer der Konten zu aktivieren; auf diese Weise können Sie dies direkt über das Kundenprofil für ausgewählte Kontakte tun. To do dies To do :

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Info des Kundenprofils (verfügbar, sobald Sie ein Konto erstellt haben).

2. Wenn Sie das Konto bereits mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft haben, werden diese im Abschnitt „Kontakte“ angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anmelden“ neben jedem Kontakt, dem Sie Portalzugriff gewähren möchten.

3. Wenn Sie Ihrer Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen möchten, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht im Popup-Fenster ein, und klicken Sie dann auf Senden. 

   

Hinweis

Wenn ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft ist, müssen Sie den Portalzugang für jedes dieser Konten einzeln freigeben. Sie können dann zwischen Konten wechseln sobald sie Anmelden.

Einladungen an Benutzer senden, die noch nicht aktiviert sind

Der Benutzer gilt als noch nicht aktiviert, wenn:

• Das Anmeldefeld ist aktiviert, aber die Benachrichtigung wurde nicht gesendet. 

• wenn die Benachrichtigung verschickt wurde, der Nutzer sich aber noch nicht angemeldet hat

Sie können jederzeit auf der Registerkarte "Info" des Kundenprofils überprüfen, ob der Benutzer noch nicht aktiviert wurde. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben der E-Mail des Benutzers und dann auf Einladung senden, um die E-Mail zu senden/erneut zu senden.

Eine andere Möglichkeit, Benutzer zu definieren, die ihre Konten noch nicht aktiviert haben, besteht darin, in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten zu gehen und dann die Registerkarte Ausstehende Aktivierung zu wählen.

Hier werden Sie auch sehen...

• Email: die Email-Adresse der Person, die ihr Konto noch nicht aktiviert hat. Ein rotes Ausrufezeichen daneben bedeutet, dass die Adresse ungültig ist.

• Konto(s): der Name des Kontos. Wenn ein Benutzer mehrere Konten hat, werden sie alle angezeigt.

• Einladung gesendet: das Datum, an dem die Einladung zur Aktivierung des Kontos verschickt wurde. Klicken Sie auf den Pfeil nach oben/unten, um die Spalte nach Datum zu sortieren.

• Eingeladen von: der Name der Person (entweder das Teammitglied oder der Kunde), die die Person eingeladen hat.

Wenn eine Einladung gesendet wurde, der Benutzer diese jedoch noch nicht angenommen hat, können Sie die Einladung erneut senden: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Benutzern und klicken Sie dann auf„Erneut senden“, um die Auswahl zu bestätigen.

Sie können auch die Registerkarte „Ausstehende Aktivierung“ verwenden, um Kunden zu finden, für die das Kontrollkästchen„Anmelden“ aktiviert wurde, aber keine Einladungen gesendet wurden. Sortieren Sie die Liste nach der Spalte„Einladung gesendet“und wählen Sie die Konten aus, für die die Spalte leer ist. Klicken Sie dann auf„An ausgewählte erneut senden“.

Sie können die Einladungen auch stornieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Klicken Sie To do auf Einladungen stornieren für ausgewählt. Auf diese Weise kann Anmelden der Benutzer nicht über den Link in der Einladungs-E-Mail Anmelden .

Wie erfahre ich, wenn sich neue Kunden auf TaxDome registriert haben?

Once a client sets up a TaxDome account, all assigned team members receive a notification in their Inbox+ and an email. Click on the Go to link to review the new client profile.

Hinweis

Alle neuen Kundenregistrierungen werden auf der Aktivitäts-Feed Seite.

Haben meine Kunden Zugang zum Portal?

Sie können leicht überprüfen, ob der Kunde zur Nutzung seines Portals eingeladen wurde, indem Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten navigieren. Die ID Spalte in Ihrer Kontenliste zeigt an, ob der Kunde sein Konto aktiviert hat. 

• Grün bedeutet, dass das Kundenkonto AktiviertDas Konto hat mindestens einen Benutzer, der sich anmelden kann.

• Gelb bedeutet, dass das Kundenkonto Aktivierung steht noch ausDie Einladung wurde verschickt, aber der Kunde hat sein Konto noch nicht aktiviert.

• Grau bedeutet, dass das Kundenkonto Nicht aktiviertDas Konto existiert auf TaxDome, aber die Einladung wurde nicht versendet, und das Konto hat keine Benutzer, die Anmelden können.

Wenn Sie überprüfen möchten, ob der jeweilige Kontakt Zugang zum Portal hat, gehen Sie zur Registerkarte„Info” des Kundenprofils. Der Kunde hat keinen Zugang, wenn: 

• Das An meldefeld ist nicht markiert. 

• Das Anmeldefeld ist aktiviert, aber die Aktivierung steht noch aus (die Einladung wurde gesendet, aber vom Kunden noch nicht angenommen).

  

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