Kunden einladen

Obwohl es möglich ist, Kunden während des Imports einzuladen, bevorzugen die meisten TaxDome Unternehmen to do dies, nachdem alles eingerichtet und fertig ist. Hier erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, um Kunden den Zugang zum Portal zu gewähren (entweder in großen Mengen oder einzeln) und Einladungen zu versenden, ob die Kunden bereits Zugang haben und wie Sie Einladungen bei Bedarf erneut versenden können.

Bevor Sie beginnen

Granting clients portal access is different from inviting them to the portal. When you grant your clients access by checking the Login box , you can also send email invitation. 

Sobald ein Kunde eine E-Mail-Einladung zu seinem TaxDome Portal erhält, muss er das Konto aktivieren. Der Kunde klickt auf den Link in der E-Mail und erstellt dann ein Passwort.

Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie Ihre Kunden zur Mandantenportal einladen:

• Always invite your test client first to test all client portal features yourself. Find out more about testing accounts .

• Wenn Sie den Portalzugang als Massenaktivität hinzufügen, werden dieselben Einstellungen auf alle Kontakte angewendet, die mit den ausgewählten Konten verknüpft sind. Wenn zum Beispiel ein Konto zwei Kontakte hat und Sie den Portalzugang in der Masse gewähren, erhalten beide die Einladungen. 

• Wenn Sie den ausgewählten Kontokontakten Zugang gewähren möchten, tun Sie dies individuell über das Kundenprofil.

• You can configure your portal to allow certain actions —such as viewing, signing, uploading documents, paying invoices and completing client requests—without requiring portal access.

Portalzugang hinzufügen

You can add client portal access and invite your clients either in bulk or individually for specific clients:

• In der Masse für alle Kontakte

• Individuell für ausgewählte Kontakte

Hinweis

Alle Aktionen zum Hinzufügen/Ändern des Portalzugangs werden in der Aktivitäts-Feed Seite.

In der Masse für alle Kontakte

Um den Mandantenportal in großen Mengen hinzuzufügen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und folgen Sie diesen Schritten:

1. Filtern Sie Ihre Kontoliste, indem Sie auf Filter klicken, Letzte Anmeldung wählen und dann Offline wählen. Sie sehen dann nur die Kunden ohne Portalzugang.

2. Choose the clients, click More actions, then select Edit login, notify, email sync.

3. Select Enable for all contacts from the drop-down to the right of Login to enable portal access. Select the other contact settings if needed. Learn more about contact settings .  

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einladungen senden.

5. Fügen Sie eine Nachricht für die Einladungs-E-Mail hinzu (optional).

6. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Kunden in großen Mengen einzuladen. Die Einladungen werden an alle Kontakte der ausgewählten Konten gesendet.

   

Individuell für ausgewählte Kontakte

Manchmal ist es nicht notwendig, den Portalzugang für alle Benutzer der Konten zu aktivieren; auf diese Weise können Sie dies direkt über das Kundenprofil für ausgewählte Kontakte tun. To do dies To do :

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Info des Kundenprofils (verfügbar, sobald Sie ein Konto erstellt haben).

2. If you’ve already linked the account to one or more contacts , you’ll see them in the Contacts section. Check the Login box next to each contact to whom you want to give portal access.

3. Wenn Sie Ihrer Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen möchten, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht im Popup-Fenster ein, und klicken Sie dann auf Senden. 

   

Hinweis

Wenn ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft ist, müssen Sie den Portalzugang für jedes dieser Konten einzeln freigeben. Sie können dann zwischen Konten wechseln sobald sie Anmelden.

Einladungen an Benutzer senden, die noch nicht aktiviert sind

Der Benutzer gilt als noch nicht aktiviert, wenn:

• The Login box is checked, but the notification hasn’t been sent 

• wenn die Benachrichtigung verschickt wurde, der Nutzer sich aber noch nicht angemeldet hat

Sie können jederzeit auf der Registerkarte "Info" des Kundenprofils überprüfen, ob der Benutzer noch nicht aktiviert wurde. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben der E-Mail des Benutzers und dann auf Einladung senden, um die E-Mail zu senden/erneut zu senden.

Eine andere Möglichkeit, Benutzer zu definieren, die ihre Konten noch nicht aktiviert haben, besteht darin, in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten zu gehen und dann die Registerkarte Ausstehende Aktivierung zu wählen.

Hier werden Sie auch sehen...

• Email: die Email-Adresse der Person, die ihr Konto noch nicht aktiviert hat. Ein rotes Ausrufezeichen daneben bedeutet, dass die Adresse ungültig ist.

• Konto(s): der Name des Kontos. Wenn ein Benutzer mehrere Konten hat, werden sie alle angezeigt.

• Einladung gesendet: das Datum, an dem die Einladung zur Aktivierung des Kontos verschickt wurde. Klicken Sie auf den Pfeil nach oben/unten, um die Spalte nach Datum zu sortieren.

• Eingeladen von: der Name der Person (entweder das Teammitglied oder der Kunde), die die Person eingeladen hat.

If an invite was sent but the user hasn’t accepted it yet, you can resend an invitation: select the checkboxes to the left of the users, then click Resend to select.

You can also use the Pending activation tab to find clients for whom the Login box was checked but invites were not sent. Sort the list by the Invite sent column and select the accounts for which the column is empty, then click Resend to selected.

Sie können die Einladungen auch stornieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Klicken Sie To do auf Einladungen stornieren für ausgewählt. Auf diese Weise kann Anmelden der Benutzer nicht über den Link in der Einladungs-E-Mail Anmelden .

Wie erfahre ich, wenn sich neue Kunden auf TaxDome registriert haben?

Once a client sets up a TaxDome account, all assigned team members receive a notification in their Inbox+ and an email. Click on the Go to link to review the new client profile.

Hinweis

Alle neuen Kundenregistrierungen werden auf der Aktivitäts-Feed Seite.

Haben meine Kunden Zugang zum Portal?

Sie können leicht überprüfen, ob der Kunde zur Nutzung seines Portals eingeladen wurde, indem Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten navigieren. Die ID Spalte in Ihrer Kontenliste zeigt an, ob der Kunde sein Konto aktiviert hat. 

• Grün means the client account is Activated. The account has at least one user that can log on.

• Yellow means the client account is Pending activation. The invitation was sent, but the client hasn’t activated their account yet.

• Gray means the client account is Not activated. The account exists on TaxDome, but the invitation was not sent, and the account doesn’t have users that can log in.

If you want to check if the specific contact has portal access, go to the Info tab of the client profile. The client doesn’t have an access if: 

• The Login box is unchecked 

• The Login box is checked, but it is still pending activation (the invite was sent but not accepted by the client)

  

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